HƯỚNG DẪN TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH “ ĐÚNG CHUẨN ” NGHỊ ĐỊNH 30/2020 / NĐ-CP

Từ lâu, việc trình diễn văn bản hành chính đúng chuẩn được thực thi theo hướng dẫn của Thông tư 01/2011 / TT-BNV. Tuy nhiên, từ 05/3/2020, khi Nghị định 30/2020 / NĐ-CP có hiệu lực hiện hành đã biến hóa nhiều điểm trong thể thức và cách trình diễn văn bản .

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Khổ giấy : Khổ A4 ( 210 mm X 297 mm ) .

2. Kiểu trình bày: Theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng.

3. Định lề trang : Cách mép trên và mép dưới 20 – 25 mm, cách mép trái 30-35 mm, cách mép phải 15-20 mm ( Khoảng cách 20-25 mm ở phép phải và những khoảng cách ở mép trái, mép trên, dưới tùy thuộc vào từng nội dung văn bản mà ta hoàn toàn có thể chọn 20 hay 21 hay 25 mm ở mép phải )

4. Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
5. Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

6. Vị trí trình diễn những thành phần thể thức :

7. Số trang văn bản : Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập. Cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất .

II. CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC CHÍNH

1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ

a ) Quốc hiệu “ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ” :

Chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và ở phía trên cùng, bên phải trang tiên phong của văn bản .

b ) Tiêu ngữ “ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ” :

Chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu ; vần âm đầu của những cụm từ được viết hoa, giữa những cụm từ có gạch nối ( – ), có cách chữ ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ .

c ) Hai dòng chữ Quốc hiệu và Tiêu ngữ được trình diễn cách nhau dòng đơn .

2. Tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản

• Là tên chính thức, khá đầy đủ của cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước của người có thẩm quyên phát hành văn bản .
• Được trình diễn bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai chủ quản trực tiếp ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .

3. Số, ký hiệu của văn bản

a ) Số của văn bản

Là số thứ tự văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành trong một năm được ĐK tại Văn thư cơ quan theo lao lý, số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả Rập .

b ) Ký hiệu của văn bản

Gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai hoặc chức vụ nhà nước có thẩm quyền phát hành văn bản .Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức triển khai và những đơn vị chức năng trong mỗi cơ quan, tổ chức triển khai hoặc nghành nghề dịch vụ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai pháp luật đơn cử, bảo vệ ngắn gọn, dễ hiểu .

c ) Số, ký hiệu của văn bản

Được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản .Từ “ Số ” được trình diễn băng chữ in thường, cỡ chữ 13, kiêu chữ đứng ; sau từ “ Số ” có dấu hai chấm ( 🙂 ; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước .Ký hiệu của văn bản được trình diễn băng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng. Giữa số và ký hiệu văn bản có dâu gạch chéo ( / ), giữa những nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối ( – ), không cách chữ .

4. Địa danh và thời hạn phát hành văn bản

a ) Địa danh ghi trên văn bản do cơ quan nhà nước ở TW phát hành. Là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố thường trực TW nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở .Địa danh do cơ quan nhà nước ở địa phương phát hành là tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hành chính nơi cơ quan phát hành văn bản đóng trụ sở .b ) Thời gian phát hành văn bảnLà ngày, tháng, năm văn bản được phát hành. Thời gian phát hành văn bản phải được viết không thiếu ; những số bộc lộ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả Rập ; so với những số bộc lộ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước .c ) Địa danh và thời hạn phát hành văn bản được trình diễn trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4 Mục IV Phan I Phụ lục này, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng ; những vần âm đầu của địa điểm phải viết hoa ; sau địa điểm có dấu phẩy (, ) ; địa điểm và ngày, tháng, năm được đặt dưới, canh giữa so với Quốc hiệu và Tiêu ngữ .

5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

a ) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành. Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung đa phần của văn bản .b ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản được trình diễn tại ô số 5 a Mục IV Phần I Phụ lục này. Đặt canh giữa theo chiều ngang văn bản .

• Tên loại văn bản : chữ in hoa, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, đậm .
• Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, trình diễn bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Bên dưới trích yếu nội dung văn bản có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 50% độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ .

Đối với công văn, trích yếu nội dung văn bản được trình diễn tại ô số 5 b Mục IV Phần I Phụ lục này, sau chữ “ V / v ” bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng ; đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6 pt với số và ký hiệu văn bản .

6. Nội dung văn bản

a ) Căn cứ phát hành văn bản

– Bao gồm văn bản lao lý thẩm quyền, công dụng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; và những văn bản pháp luật nội dung, cơ sở để phát hành văn bản .

– Ghi đầy đủ tên loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
– Được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;); dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

b ) Khi viện dẫn lần đầu văn bản có tương quan :

Phải ghi vừa đủ tên loại, số, ký hiệu của văn bản, thời hạn phát hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản ; và trích yếu nội dung văn bản ( so với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh ) ; trong những lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó .

c ) Bố cục của nội dung văn bản :

Tùy theo tên loại và nội dung, văn bản hoàn toàn có thể có phần địa thế căn cứ pháp lý để phát hành, phần khởi đầu và hoàn toàn có thể được bố cục tổng quan theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm ; hoặc được phân loại thành những phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định .

• Đối với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, tiểu mục, điều thì phần, chương, mục, tiểu mục, điều phải có tiêu đề. Tiêu đề là cụm từ chỉ nội dung chính của phần, chương, mục, tiểu mục, điều.

  Xem thêm: TIẾP THỊ & QUẢNG CÁO | Business Owner Space

d ) Cách trình diễn phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm

– Từ “ Phần ”, “ Chương ” và số thứ tự của phần, chương được trình diễn trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiêu chữ đứng, đậm. Sô thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình diễn ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .- Từ “ Mục ”, “ Tiểu mục ” và số thứ tự của mục, tiểu mục được trình diễn trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục, tiểu mục dùng chữ số Ả Rập. Tiêu đề của mục, tiểu mục được trình diễn ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .- Từ “ Điều ”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình diễn bằng chữ in thường, lùi đầu dòng 1 cm hoặc 1,27 cm. số thứ tự của điều dùng chữ số Ả Rập, sau số thứ tự có dấu chấm (. ) ; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn, kiểu chữ đứng, đậm .

e ) Nội dung văn bản

Được trình diễn bằng chữ in thường, được canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng ; cỡ chữ từ 13 đến 14 ; khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm ; khoảng cách giữa những đoạn văn tối thiểu là 6 pt ; khoảng cách giữa những dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines .

7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

a ) Chữ ký

Chữ ký của người có thẩm quyền là chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy hoặc chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử .

b ) Quyền hạn của người ký :

– TM : ký thay mặt đại diện tập thể- Q. : được giao quyền cấp trưởng- KT. : ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai- TL. : ký thừa lệnh- TƯQ. : ký thừa ủy quyền

c ) Chức vụ, chức vụ và họ tên của người ký

– Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định.
– Chức danh: là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
– Đối với những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

– Đối với những tổ chức tư vấn không được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong tổ chức tư vấn.
– Chức vụ (chức danh) của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban Chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng thì phải ghi rõ chức vụ (chức danh) và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác ở phía trên họ tên người ký.
– Họ và tên người ký văn bản bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác. Việc ghi thêm quân hàm, học hàm, học vị trước họ tên người ký đối với văn bản của các đơn vị vũ trang nhân dân, các tổ chức sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.

d ) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (. png ) nền trong suốt ; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký .

8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai

a ) Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai là hình ảnh dấu của cơ quan, tô chức phát hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích cỡ băng kích cỡ thực tiễn của dấu, định dạng (. png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái .

b) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

c ) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai được trình diễn tại ô số 8 Mục IV Phần I Phụ lục này .

9. Nơi nhận

a ) Nơi nhận văn bản gồm : Nơi nhận để triển khai ; nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo giải trình, trao đổi việc làm, để biết ; nơi nhận để lưu văn bản .b ) Đối với Tờ trình, Báo cáo ( cơ quan, tổ chức triển khai cấp dưới gửi cơ quan, tổ chức triển khai cấp trên ; ĐÂY là pháp luật mới so với báo cáo giải trình cấp dưới gửi cấp trên phải có từ kính gửi dưới trích yếu nội dung báo cáo giải trình ) và Công văn, nơi nhận gồm có :

• Phần thứ nhất gồm có từ “ Kính gửi ”, sau đó là tên những cơ quan, tổ chức triển khai hoặc đơn vị chức năng, cá thể trực tiếp xử lý việc làm .
• Phần thứ hai gồm có từ “ Nơi nhận ”, phía dưới là từ “ Như trên ”, tiếp theo là tên những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể có tương quan khác nhận văn bản .

c ) Đối với những văn bản khác, nơi nhận gồm có từ “ Nơi nhận ” và phần liệt kê những cơ quan, tổ chức triển khai, đơn vị chức năng và cá thể nhận văn bản .

III. CÁC THÀNH PHÀN THẺ THỨC KHÁC

1. Phụ lục

a ) Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có hướng dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì những Phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã .b ) Từ “ Phụ lục ” và số thứ tự của Phụ lục được trình diễn thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm ; tên Phụ lục ( nếu có ) được trình diễn canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .

c) Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được ban hành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữa phía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ ỉục (Kèm theo văn bản số ngày …. tháng ….năm ….) được ghi đầy đủ đối với văn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trí này.

d) Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục. Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèm theo, cụ thể:
Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của mỗi tệp tin.
Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.
Thông tin: số và ký hiệu văn bản; thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút
giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

đ ) Số trang của Phụ lục được đánh số riêng theo từng Phụ lục .e ) Mau trình diễn phụ lục văn bản triển khai theo pháp luật tại Phụ lục III Nghị định này .

2. Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành

a ) Dấu chỉ độ mật

Việc xác lập vị trí và đóng dấu chỉ độ mật ( tuyệt mật, tối mật hoặc mật ), dấu tài liệu tịch thu so với văn bản có nội dung bí hiểm nhà nước được triển khai theo pháp luật hiện hành. Con dấu những độ mật ( TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT ) và dấu tài liệu tịch thu được khắc sẵn theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước. Dấu chỉ độ mật được đóng vào ô số 10 a Mục IV Phần I Phụ lục này ; dấu tài liệu tịch thu được đóng vào ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này .

b ) Dấu chỉ mức độ khẩn

Khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết định. Tuỳ theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo các mức sau: hoả tốc, thượng khẩn, khẩn.
Con dấu các mức độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30 mm X 8 mm, 40 mm X 8 mm và 20 mm X 8 mm, trên đó các từ “HỎA TỐC”, “THƯỢNG KHẨN” và “KHẨN”, trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu chỉ mức độ khẩn được đóng vào ô số 10b Mục IV Phần I Phụ lục này. Mực để đóng dấu chỉ mức độ khẩn dùng màu đỏ tươi.

c ) Các hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành

Đối với những văn bản có khoanh vùng phạm vi, đối tượng người tiêu dùng, sử dụng hạn chế, sử dụng những hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành như “ XEM XONG TRẢ LẠI ”, “ LƯU HÀNH NỘI BỘ ”. Các hướng dẫn về khoanh vùng phạm vi lưu hành trình diễn tại ô số 11 Mục IV Phần I Phụ lục này, trình diễn cân đối trong một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm .

3. Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành

Được trình diễn tại ô số 12 Mục IV Phần I Phụ lục này ; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng .

4. Địa chỉ cơ quan, tổ chức triển khai ; thư điện tử ; trang thông tin điện tử ; số điện thoại thông minh ; số Fax

Các thành phần này được trình bày tại ô số 13 Mục IV Phần I Phụ lục này ở trang thứ nhất của văn bản. Bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng. Dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.

Download toàn văn Nghị định tại đây

Có thể bạn quan tâm:

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp