Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết và chính xác nhất

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho như thế nào? Làm thế nào để kiểm kê hàng tồn cho doanh nghiệp nhanh và hiệu quả nhất? Nếu bạn đang phân vân về những vấn đề liên quan đến kiểm kho cho doanh nghiệp hãy tham khảo bài viết dưới đây và tìm kiếm câu trả lời nhé.

1. Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho đúng mực tại đa kênh bán hàng

Kiểm kê hàng tồn kho là hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp nắm được tình hình kinh doanh của mình và có phương pháp đổi mới phù hợp. Những kế hoạch và chính sách kinh doanh hàng hóa sẽ được nghiên cứu, phân tích dựa theo số liệu hàng tồn trong kho. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính là quá trình kiểm tra, so sánh và có sự điều chỉnh các chênh lệch giữa lượng hàng hoá thực tế trong kho với số liệu trong sổ sách. Kiểm kho cần được thực hiện trong mọi đơn vị kinh doanh từ cửa hàng nhỏ lẻ đến doanh nghiệp lớn.

Bạn đang đọc: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết và chính xác nhất

2 Tầm quan trọng của quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kho là việc cần làm trong mỗi doanh nghiệp. Doanh nghiệp có số lượng hàng trong kho ít, không bảo vệ sự phong phú hoàn toàn có thể khiến người mua rời đi. Tuy nhiên, nếu số lượng hàng tồn kho quá lớn dễ khiến doanh nghiệp tốn nhiều ngân sách không thiết yếu và làm loại sản phẩm mất giá, lỗi thời .Những quyền lợi của việc kiểm kê hàng tồn kho phải kể đến như sau :

• Kiểm kê hàng tồn giúp doanh nghiệp biết được đúng mực lượng mẫu sản phẩm, những mã loại sản phẩm nhiều hay ít, mã nào sắp quá hạn hay sắp lỗi thời … Điều này giúp doanh nghiệp có giải pháp giải quyết và xử lý nhanh tránh tiêu tốn lãng phí, hư hỏng sản phẩm & hàng hóa .
• Kiểm kê hàng tồn giúp giảm ngân sách lưu kho, nhân công và giải phóng khoảng trống cho kho tàng trữ .
• Kiểm kê hàng tồn sẽ thuận tiện phát hiện ra những sai sót trong số liệu thực tiễn và sổ sách để có điều hướng tương thích cho sự chênh lệch này .
• Kiểm kê hàng tồn giúp tối ưu hóa lưu động vốn cho doanh nghiệp .

Kiểm kê hàng tồn kho giúp tối ưu hóa doanh nghiệp

3. Các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho cần bảo vệ những bước chuẩn bị sẵn sàng và thực thi chuyên nghiệp. Cách để giúp doanh nghiệp kiểm kho thuận tiện và nhanh gọn hơn là nên kiểm kê hàng tồn kho tiếp tục hoặc kiểm kê hàng theo định kỳ. Cụ thể như sau :

3.1 Kiểm kê hàng tồn thường xuyên

Tùy theo loại hàng, số lượng sản phẩm & hàng hóa mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực thi kiểm kê hàng ngày hoặc hàng tuần. Cách thức này nên vận dụng với những doanh nghiệp sản xuất và bán những loại sản phẩm có giá trị cao, ít loại sản phẩm như doanh nghiệp thiết bị, máy móc, thiết kế xây dựng …Việc kiểm kê hàng tồn liên tục sẽ giúp chủ doanh nghiệp hạn chế tối đa những xô lệch và thất thoát hoàn toàn có thể xảy ra. Tuy nhiên, điểm yếu kém của chiêu thức này là doanh nghiệp cần chi trả tiền cho nhân lực kiểm tra sản phẩm & hàng hóa cao hơn và bộ phận kế toán của doanh nghiệp cũng sẽ tốn thời hạn với số lượng việc làm lớn hơn .

3.2 Kiểm kê hàng tồn theo định kỳ

Kiểm kê định kỳ hoàn toàn có thể thực thi theo tháng, theo quý hoặc theo chu kỳ luân hồi riêng của mỗi doanh nghiệp. Cách thức này hiện được vận dụng phổ cập nhất trên thị trường, đặc biệt quan trọng tương thích với những doanh nghiệp có loại sản phẩm số lượng lớn, phong phú mã mẫu sản phẩm và giá trị mẫu sản phẩm trung bình .Cách thức kiểm kho này giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn, giảm bớt áp lực đè nén cho kế toán hơn so với hình thức kiểm kho kể trên. Tuy nhiên, điểm yếu kém lớn của phương pháp kiểm hàng này là tương đối khó phát hiện sai sót trong sản phẩm & hàng hóa vì thời hạn kiểm kê mỗi đợt khá xa nhau .

Kiểm kê hàng tồn kho tương hỗ việc làm kinh doanh thương mại

4. Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chi tiết nhất

4.1 Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Trước khi thực thi kiểm kê hàng, doanh nghiệp cần có bước chuẩn bị sẵn sàng trước để bảo vệ quy trình kiểm kê hàng tồn kho diễn ra nhanh và đúng mực nhất .

• Chủ động thông tin đến những bộ phận tương quan để nhân sự sẵn sàng chuẩn bị. Ngoài ra, vào ngày thực thi kiểm kê hoàn toàn có thể thông tin cho bên cung ứng, người mua nếu cần để tránh làm phiền bên đối tác chiến lược .
• Phân công nhân sự rõ ràng và người sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm tham gia kiểm kê. Trong doanh nghiệp thường thì sẽ có thủ kho và kế toán phối hợp để cùng nhau thực thi việc làm này .
• Đưa kế hoạch đơn cử về yếu tố kiểm kê sản phẩm & hàng hóa như sẽ kiểm kê khu nào trước, mã hàng nào ưu tiên hơn và kiểm kê từ thời hạn nào đến thời hạn nào .

4.2 Các bước của quy trình kiểm kê hàng tồn kho

Tùy theo đặc trưng mẫu sản phẩm kinh doanh thương mại của doanh nghiệp mà sẽ có những bước kiểm kê hàng tồn kho tương thích. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể triển khai theo tiến trình quản trị kho sau hoặc linh động sao cho tương thích với nghành kinh doanh thương mại của công ty mình .

• Bước 1: Dựa theo phần mềm quản lý và những báo cáo về tình trạng tồn kho để tiến hành lên bảng thống kê hàng tồn kho đầy đủ, chi tiết theo thứ tự phù hợp. Mẫu bảng kiểm kê hàng tồn thường sẽ bao gồm cột hàng hoá, số lượng hàng, ghi chú…

• Bước 2: Kiểm kê tại kho và ghi chú vào bảng thông tin về số lượng. Quá trình kiểm kho nên thực hiện hai người cùng kiểm hàng song song, ghi số liệu độc lập tại hai biên bản để đối chiếu sau khi hoàn thành.

• Bước 3: Hoàn thành kiểm kê và so sánh kết quả hai biên bản kiểm kê. Trong trường hợp có chênh lệch, người phụ trách kiểm kê cần đếm lại để có kết quả chính xác nhất.

• Bước 4: Chốt số lượng hàng hoá tồn kho thực tế và đối chiếu số lượng tương ứng trên báo cáo. Nếu chênh lệch, thủ kho và kế toán cần có giải trình chi tiết.

  Xem thêm: Tổng quan về các phương pháp định giá doanh nghiệp – Finhay

• Bước 5: Sau khi giải trình, kế toán điều chỉnh lại sự chênh lệch theo số liệu thực tế.

• Bước 6: Hoàn tất biên bản kiểm kê hàng hoá và yêu cầu bên liên quan ký xác nhận.

• Bước 7: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho đã hoàn thành nhưng nếu trường hợp có sai lệch ban giám đốc cần tìm hiểu nguyên nhân để có biện pháp xử lý cho lần kiểm tra sau.

Tuân thủ quy trình tiến độ kiểm kê hàng tồn kho

5. Cách để kiểm kê kho hàng tồn kho dễ dàng và chính xác

Để quy trình kiểm kho thuận tiện và nhanh gọn hơn, doanh nghiệp nên xem xét những chú ý quan tâm sau :

5.1 Phân loại sản phẩm tồn kho

Những chuyên viên trong nghành kinh doanh thương mại đã ra lời khuyên cho những doanh nghiệp là nên chia số lượng tồn kho thành nhiều nhóm. Nhóm A là những mẫu sản phẩm giá cao, nhập số lượng ít. Nhóm B là gồm những loại sản phẩm ở khoảng chừng giữa có giá bán vừa phải. Nhóm C là những loại sản phẩm nhập giá thấp, năng lực bán nhanh .Việc phân loại này giúp bạn có giải pháp tương thích khi kiểm kê kho hàng như nên ưu tiên kiểm kê nhóm nào trước để hạn chế tốn ngân sách lưu kho cho doanh nghiệp .

5.2 Theo dõi đầy đủ thông tin sản phẩm

Doanh nghiệp cần ghi chép mọi thông tin về những loại sản phẩm trong kho như SKU, mã vạch, số lô, nguồn gốc, nhà phân phối. Ngoài ra, bạn cần theo dõi ngân sách của từng loại sản phẩm để có giải pháp biến hóa tương thích .

5.3 Nhất quán trong cách làm việc

Để tránh những yếu tố đau đầu như số liệu không khớp, quá trình kiểm kê sai sót bạn cần bảo vệ nhân viên cấp dưới kho và nhân viên cấp dưới nhập hàng có giải pháp thao tác thống nhất. Điều này giúp quy trình thao tác diễn ra suôn sẻ hơn, ít xảy ra những sai sót không đáng có .

5.4 Ứng dụng công nghệ vào kiểm kê hàng hóa

Một giải pháp bảo vệ quá trình kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp nhanh gọn và đúng mực là ứng dụng công nghệ tiên tiến, ứng dụng quản trị mưu trí. Sử dụng bảng tính hay sổ ghi chép bằng tay thủ công lúc bấy giờ có khá nhiều điểm yếu kém không tương thích với thời đại công nghệ 4.0 như lúc bấy giờ .Vì vậy, để tăng lợi thế cạnh tranh đối đầu những doanh nghiệp nên xem xét ứng dụng mạng lưới hệ thống quản trị hàng tồn kho vào hoạt động giải trí quản trị của công ty mình. Phần mềm này sẽ giúp việc làm quản trị hàng tồn kho của doanh nghiệp đơn thuần, thuận tiện và bảo vệ tính đúng chuẩn cao hơn so với chiêu thức truyền thống lịch sử. Tuy nhiên, trước khi chọn bất kỳ công nghệ phần mềm nào doanh nghiệp nên xem xét kỹ để bảo vệ tương thích nhất với nhu yếu .

Ứng dụng công nghệ tiên tiến trong quy trình tiến độ kiểm kê hàng tồn kho

5. Những sai lầm dễ gặp khi kiểm kê hàng tồn kho

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho hoàn toàn có thể gặp phải nhiều sai lầm đáng tiếc tác động ảnh hưởng đến chất lượng việc làm. Một số sai lầm đáng tiếc dễ gặp phải kể đến như :

5.1 Không chuẩn bị kho lưu trữ trước

Sai lầm phổ cập của doanh nghiệp là chưa dự trù được đơn cử khoảng trống tàng trữ sản phẩm & hàng hóa. Việc sắp xếp sản phẩm & hàng hóa lộn xộn sẽ dẫn đến yếu tố tìm kiếm vật tư, sản phẩm & hàng hóa khó khăn vất vả hơn .

5.2 Thiếu nhân sự kiêm kê

Các yếu tố thường gặp phải như nhân viên cấp dưới kiểm kê không đủ trình độ, không được huấn luyện và đào tạo chính quy dẫn đến kiểm kê thiếu đúng mực .

5.3 Không xử lý lỗi khi kiểm kê

Lỗi kiểm kê dù lớn hay nhỏ cũng đều cần giải quyết và xử lý để bảo vệ hiệu quả kiểm kê đúng chuẩn nhất. Bất kỳ biến hóa nào cũng sẽ tác động ảnh hưởng đến hiệu quả kiểm kê và gây tác động ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp .

5.4 Không xử lý hàng tồn kho nguồn gốc không rõ ràng

Xử lý hàng tồn kho có lý lịch không rõ ràng cần làm trước khi thực thi kiểm kê sản phẩm & hàng hóa. Doanh nghiệp nên dùng một khu riêng để làm kho tàng trữ mẫu sản phẩm này và cử người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm riêng .

6. Kết Luận

Trong bài viết này, Haravan đã gửi đến bạn đọc những thông tin về tiến trình kiểm kê hàng tồn kho, cách kiểm kê kho đúng chuẩn nhất và chỉ ra những sai lầm đáng tiếc thường gặp phải trong việc làm này. Nếu bạn đang gặp khó khăn vất vả về vấn kiểm kê sản phẩm & hàng hóa tồn kho hoàn toàn có thể tìm hiểu và khám phá thêm về những ứng dụng, ứng dụng tương hỗ quản trị tài liệu để tăng hiệu suất thao tác, giảm ngân sách nhân lực hiệu suất cao .Phần mềm quản trị kho hàng hóa Haravan là lựa chọn tối ưu dành cho mọi doanh nghiệp. Khi sử dụng ứng dụng này, doanh nghiệp sẽ chớp lấy được đúng mực số lượng hàng tồn kho và giảm sai sót cũng như thất thoát sản phẩm & hàng hóa. Mọi tiến trình quản trị hàng tồn kho đều sẽ được quản trị trên cùng một ứng dụng duy nhất giúp doanh nghiệp quản trị thuận tiện .Haravan chuẩn bị sẵn sàng giúp bạn xử lý mọi yếu tố trong kinh doanh thương mại, đặc biệt quan trọng là những khó khăn vất vả trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho. Quý khách hàng có nhu yếu cần tư vấn vui mừng liên hệ với chúng tôi để nhận tương hỗ nhanh nhất !

———–

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

Doanh nghiệp đang có khuynh hướng kinh doanh thương mại đa kênh, liên kết với đa sàn thương mại điện tử thì giải pháp Haravan là sự lựa chọn số 1 lúc bấy giờ. Giải pháp Omnichannel – giải pháp bán hàng đa kênh, quản trị tập trung chuyên sâu giúp tối ưu hiệu suất kinh doanh thương mại trực tuyến trên Website, mạng xã hội ( Facebook, Instagram, Zalo ), sàn Thương mại điện tử ( Shopee, Tiki, Lazada ) cho đến chuỗi shop. Đăng ký dùng thử ngay !

>> Xem thêm :

• Quản lý kho là gì? Các cách quản lý kho hiệu quả
• Tổng hợp các phần mềm quản lý kho hàng hóa
• Chia sẻ cách quản lý hàng hóa đơn giản, dễ dàng

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp