Hệ thống thông tin kế toán 2 – Tài liệu, ebook, giáo trình, hướng dẫn

30 trang

Bạn đang đọc: Hệ thống thông tin kế toán 2 – Tài liệu, ebook, giáo trình, hướng dẫn

| Chia sẻ : tranhoai21

| Lượt xem: 7075

Xem thêm: Hướng dẫn giải bài 1,2,3,4,5 trang 25 SGK Công nghệ 7

| Lượt tải: 9

Xem thêm: Tin tuyển sinh Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội 2022

Bạn đang xem trước 20 trang

tài liệu Hệ thống thông tin kế toán 2, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 1 – BÀI GIẢNG MÔN : HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 2 GV : PHẠM THỊ HOÀNG Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 2 – CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu chung :  Các khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin kế toán.  Vai trò của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp.  Phân loại hệ thống, hệ thống thông tin kế toán.  Quá trình tăng trưởng hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. 1. Khái niệm hệ thống : a ) Khái niệm – Hệ thống : là một tập hợp những thành phần tích hợp với nhau và cùng nhau hoạt động giải trí để đạt được những mục tiêu chung. Ví dụ : hệ thống giao thông vận tải, hệ thống đường đi bộ, hệ thống máy tính. – Hệ thống cha và hệ thống con Một hệ thống hoàn toàn có thể gồm có nhiều Lever khác nhau. Hệ thống này hoàn toàn có thể là hệ thống con của hệ thống khác. Ví dụ : Hệ thống giao thông vận tải gồm hệ thống đường đi bộ, hệ thống đường tàu, hệ thống đường thủy, hệ thống đường hàng không. b ) Phân loại hệ thống Hệ thống có rất nhiều dạng khác nhau nhưng hoàn toàn có thể được phân thành 4 loại cơ bản sau : – Hệ thống đóng : là hệ thống cô lập với môi trường tự nhiên. Nó không có mối quan hệ với bên ngoài. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang đặc thù triết lý vì thực tiễn những hệ thống đều tác động ảnh hưởng qua lại với môi trường tự nhiên theo nhiều cách khác nhau. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 3 – – Hệ thống đóng có quan hệ : là hệ thống có sự tương tác với môi trường tự nhiên nhưng lại trấn áp được ảnh hưởng tác động của môi trường tự nhiên lên tiến trình. Quan hệ ở đây bộc lộ qua những nhập liệu và kết xuất. – Hệ thống mở : là hệ thống không trấn áp được sự tác động ảnh hưởng qua lại của nó với thiên nhiên và môi trường. – Hệ thống trấn áp phản hồi : là những hệ thống thường có thông tin đầu ra là xuất của quy trình triển khai tiềm năng đó và đề ra những quyết định hành động kiểm soát và điều chỉnh hoạt động giải trí của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu suất cao cao nhất. 2. Hệ thống thông tin a ) Khái niệm Hệ thống thông tin là hệ thống thu nhận những tài liệu nguồn vào, giải quyết và xử lý những tài liệu theo một trình tự từ đó đưa ra những thông tin thiết yếu, Giao hàng cho nhu yếu của người sử dụng. Quá trình giải quyết và xử lý thông tin : Xử lý thông tin là quy trình : tích lũy, phân loại, tổng hợp, tàng trữ và truyền thông tin. Quá trình giải quyết và xử lý thông tin tạo ra dòng thông tin. Lưu trữ Thu thập dữ liệu Xử lý Cung cấp thông tin Kiểm soát – Phản hồi Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 4 – Ví dụ : Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế toán, ghi sổ chi tiết cụ thể vật tư, tổng hợp báo cáo giải trình xuất vật tư, chuyển báo cáo giải trình cho giám đốc. b ) Cấu trúc trấn áp quản trị Trong một tổ chức triển khai, những nhà quản trị được chia thành 3 cấp : cấp cao, cấp trung và cấp cơ sở. Mỗi cấp có một vai trò và trách nhiệm đơn cử tương ứng là : trấn áp kế hoạch, trấn áp quản trị và trấn áp hoạt động giải trí. Chính vì vậy, nhà quản trị ở mỗi cấp khác nhau nhu yếu những thông tin khác nhau. – Kiểm soát kế hoạch : những nhà quản trị cấp cao như tổng giám đốc, giám đốc, hội đồng quản trị chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về tiềm năng của doanh nghiệp, những chủ trương hoạt động giải trí, những kế hoạch kinh doanh thương mại. Ví dụ : lựa chọn thị trường mới, sản xuất dòng mẫu sản phẩm mới. – Kiểm soát quản trị : những nhà quản trị cấp trung như những trưởng phòng ( nhân sự, kế toán kinh tế tài chính, điều tra và nghiên cứu và tăng trưởng … ) thực thi những trách nhiệm quản trị, trong một khoanh vùng phạm vi được định trước bởi cấp trên. – Kiểm soát hoạt động giải trí : Các nhà quản trị những hoạt động giải trí như quản trị phân xưởng, trưởng bộ phận bán hàng trấn áp hoạt động giải trí của nhân viên cấp dưới, công nhân. c ) Luồng thông tin – Luồng thông tin từ trên xuống : Từ cấp cao xuống những cấp bên dưới. Ví dụ : những quyết định hành động, lệnh, thông tư, nghị định … – Luồng thông tin từ dưới lên : Các nhà quản trị cấp dưới báo cáo giải trình lên cho những nhà quản trị cấp trên. Ví dụ : báo cáo giải trình kinh tế tài chính, báo cáo giải trình tình hình triển khai kế hoạch. 3. Hệ thống thông tin kế toán Thủ kho Kế toán Giám đốc Xuất hàng BC xuất hàng Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 5 – a ) Bản chất của hệ thống thông tin kế toán – Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán : cung ứng thông tin kinh tế tài chính cho ngưởi sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. – Đầu vào là những nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp – Quy trình giải quyết và xử lý gồm có những bước :  Thu thập dữ liệu : lập và lưu những chứng từ kế toán  Phân tích ảnh hưởng tác động kinh tế tài chính : ghi sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ chi tiết cụ thể nợ công, sổ tổng hợp  Kiểm tra, so sánh  Tổng hợp, báo cáo giải trình – Cách thức giải quyết và xử lý : thủ công bằng tay ( trọn vẹn do con người triển khai ), bán bằng tay thủ công ( con người với sự tương hỗ của máy tính ). b ) Vai trò của hệ thống thông tin kế toán – Hằng ngày, khi những nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh, hệ thống thông tin kế toán nghiên cứu và phân tích, ghi chép và tàng trữ .. – Khi cần, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ những tài liệu đã tàng trữ mà nghiên cứu và phân tích, tổng hợp và lập những báo cáo giải trình thích hợp cung ứng thông tin cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Người sử dụng thông tin kế toán gồm :  Người quản trị doanh nghiệp : sử dụng thông tin để lập những tiềm năng, đưa ra những quyết định hành động cho những hoạt động giải trí của doanh nghiệp để doanh nghiệp hoạt động giải trí một cách có hiệu suất cao nhất.  Người có quyền lợi trực tiếp từ hoạt động giải trí của doanh nghiệp như chủ sở hữu, những chủ nợ, nhà phân phối để ra những quyết định hành động góp vốn đầu tư, cung ứng sản phẩm & hàng hóa … Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 6 –  Người có quyền lợi gián tiếp từ hoạt động giải trí của doanh nghiệp : cơ quan thuế, những cơ quan chức năng để tính triển khai những nghĩa vụ và trách nhiệm và phân phối thông tin cho ngành và trên cơ sở đó hoạch định những chủ trương kinh tế tài chính. – Hỗ trợ thực thi và quản trị những hoạt động giải trí phát sinh hằng ngày tại doanh nghiệp. – Hỗ trợ ra những quyết định hành động quản trị. – Hoạch định và trấn áp – Thiết lập hệ thống trấn áp nôi bộ. c ) Các chiêu thức của kế toán : – Chứng từ kế toán : lập chứng từ là việc làm tiên phong của kế toán. Chứng từ kế toán là những sách vở và vật mang tin phản ánh nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh và hoàn thành xong. Ví dụ : hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho … – Kiểm kê gia tài : cân, đo, đong, đếm số lượng, nhìn nhận chất lượng, giá trị gia tài để xác lập số thực có của gia tài tại một thời gian kiểm kê. Phương pháp này nhằm mục đích phát hiện những khoản chênh lệch giữa thực tiễn và sổ sách để có giải pháp giải quyết và xử lý thích hợp. – Tính giá những đối tượng người dùng kế toán : Các đối tượng người tiêu dùng của kế toán được biểu lộ dưới những thước đo tiền tệ. Việc tính giá tiền loại sản phẩm giúp doanh nghiệp thấy được hiệu suất cao sản xuất của mình. – Tài khoản kế toán : mỗi đối tượng người dùng kế toán được theo dõi trên một thông tin tài khoản riêng không liên quan gì đến nhau. Đây là một chiêu thức tàng trữ thông tin, mỗi một thông tin tài khoản là một đơn vị chức năng tàng trữ thông tin về một chỉ tiêu báo cáo giải trình. – Ghi sổ kép : ghi một nhiệm vụ kinh tế tài chính phát sinh vào tối thiểu hai thông tin tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế tài chính và mối quan hệ khách quan của những thông tin tài khoản. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 7 – – Báo cáo kinh tế tài chính : những báo cáo giải trình được lập theo chuẩn mực kế toán và chính sách kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế tài chính – kinh tế tài chính của doanh nghiệp, nhằm mục đích phân phối thông tin ship hàng nhu yếu quản trị và quản lý hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Ví dụ : bảng cân đối kế toán, báo cáo giải trình lưu chuyển tiền tệ, báo cáo giải trình hoạt động giải trí kinh doanh thương mại. d ) Phân loại hệ thống thông tin kế toán – Theo đối tượng người dùng cung ứng thông tin :  Hệ thống thông tin kế toán kinh tế tài chính : phân phối thông tin hầu hết cho những đối tượng người dùng bên ngoài như nhà sản xuất, cơ quan thuế .. Các thông tin này phải tuân thủ những lao lý, chính sách kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành.  Hệ thống thông tin kế toán quản trị : Cung cấp thông tin cho nhà quản trị trong nôi bộ doanh nghiệp để dự báo những sự kiện sẽ xảy ra và ra những quyết định hành động tương thích. Các thông tin này không cần phải tuân theo những pháp luật hiện hành. – Theo phương tiện đi lại giải quyết và xử lý :  HTTT kế toán giải quyết và xử lý bằng tay thủ công : do con người trực tiếp giải quyết và xử lý. Phương thức này thông dụng từ năm 1980 trở lại trước.  HTTT kế toán trên nền máy tính : máy tính thực thi hàng loạt những việc làm kế toán dưới sự điều khiển và tinh chỉnh, trấn áp của con người. Con người nhập tài liệu vào máy tính, máy tính tổng hợp tài liệu và cho ra những thông tin thiết yếu.  HTTT kế toán máy tính : hàng loạt những việc làm đều do máy tính triển khai. Dữ liệu trong những hệ thống này được lưu dữ dưới dạng tập tin. Ví dụ : hệ thống thanh toán giao dịch tự động hóa ATM, hệ thống ghi và tính cước điện thoại thông minh …  Môn học này điều tra và nghiên cứu hầu hết về HTTT kế toán trên nền máy tính. 4. Phát triển hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 8 – a ) Mục tiêu tăng trưởng hệ thống thông tin kế toán Phát triển hệ thống thông tin kế toán nhằm mục đích mục tiêu đạt được một hệ thống thông tin kế toán tuyệt vời và hoàn hảo nhất : cung ứng thông tin nhanh gọn, kịp thời, đáng an toàn và đáng tin cậy, thời hạn tăng trưởng hài hòa và hợp lý, thỏa mãn nhu cầu nhu yếu thông tin của doanh nghiệp và những người sử dụng. Phát triển hệ thống là quy trình thiết lập toàn bộ những thành phần của một hệ thống thông tin kế toán theo một trình tự nhất định. Việc tổ chức triển khai HTTT kế toán phải được thực thi trên cơ sở những tiềm năng đề ra. Việc tổ chức triển khai một hệ thống thông tin kế toán không phải là việc làm chỉ riêng bộ phận kế toán mà nó tương quan và ảnh hưởng tác động đến hàng loạt doanh nghiệp. b ) Phương pháp tăng trưởng hệ thống – Phát triển theo mẫu thử nghiệm : Sau khi xác lập nhu yếu thông tin đầu ra, chỉ huy sẽ lựa chọn một hệ thống có sẵn cung ứng không thiếu nhất với nhu yếu thông tin đầu ra của doanh nghiệp sau đó vận dụng vào doanh nghiệp mình. Trong quy trình sử dụng, nếu thấy những yếu tố chưa tương thích, thì sẽ chỉnh sửa, thêm bớt cho đến khi đạt tiềm năng. Phương pháp này vận dụng được trong những doanh nghiệp nhỏ, hệ thống đơn thuần. – Phát triển theo những quy trình tiến độ chuẩn mực : Doanh nghiệp sẽ nghiên cứu và phân tích và phong cách thiết kế riêng cho mình một hệ thống thông tin kế toán tương thích với tình hình đơn cử cho doanh nghiệp mình. Sau đó sẽ triển khai và quản lý và vận hành hệ thống đó. Phương pháp này tốn khá nhiều ngân sách, nên đa phần vận dụng tại những doanh nghiệp với quy mô lớn. Một hệ thống thông tin kế toán là rất thiết yếu và hữu dụng cho bất kể một doanh nghiệp nào. Tuy nhiên, cần quan tâm rằng không phải một hệ thống thông tin nào được trang bị văn minh cũng mang lại tác dụng tốt mà đôi lúc còn cho hiệu quả ngược lại. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 9 – Chính vì vậy những công ty cần phải vận dụng cho mình một hệ thống tương thích nhất, ngân sách hài hòa và hợp lý, tàng trữ thông tin hoàn toàn có thể sử dụng cho nhiều mục tiêu, giao diện thân thiện, giải quyết và xử lý nhanh gọn và đúng chuẩn, cung ứng nhu yếu thông tin để ra những quyết định hành động. c ) Chu kì tăng trưởng của hệ thống thông tin kế toán – Phân tích hệ thống : Xem xét, nhìn nhận hệ thống hiện hành và đưa ra những nhu yếu, giải pháp tăng trưởng. – Thiết kế hệ thống : Phác thảo bằng quy mô, hình vẽ, văn bản những thành phần của hệ thống thông tin kế toán theo nhu yếu của quy trình tiến độ nghiên cứu và phân tích. – Thực hiện hệ thống : Triển khai thực thi hiệu quả của quy trình phong cách thiết kế hệ thống vào trong doanh nghiệp và quy đổi sang hệ thống mới. – Vận hành hệ thống : Tiến hành sử dụng và nhìn nhận mức độ vận dụng nhu yếu của hệ thống mới. 5. Hệ thống thông tin quản trị Hệ thống thông tin quản trị là một hệ thống thông tin gồm có những thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức triển khai nhằm mục đích tương hỗ cho những hoạt động giải trí công dụng của một tổ chức triển khai, tương hỗ quy trình ra những quyết định hành động của những cấp quản trị trải qua việc phân phối thông tin để hoạch định, tổ chức triển khai, thực thi và trấn áp quy trình hoạt Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 10 – động của tổ chức triển khai. Ví dụ : hệ thống thông tin quản trị nhân sự trong một công ty, hệ thống quản trị sinh viên trong một trường ĐH, hệ thống bán hàng của một công ty. Hệ thống thông tin quản trị có trách nhiệm cung ứng thông tin thiết yếu cho việc quản trị quản lý và điều hành của một tổ chức triển khai. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản trị là một cơ sở hợp nhất chứa những thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của một hệ thống và những thông tin về những hoạt động giải trí diễn ra trong hệ thống. Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 11 – CHƯƠNG 2 CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mục tiêu chung :  Ý nghĩa của việc miêu tả bằng hệ thống bằng những công cụ kỹ thuật  Mô tả, đọc và hiểu hệ thống bằng sơ đồ dòng tài liệu  Mô tả, đọc và hiểu hệ thống bằng lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống 1. Sơ đồ dòng tài liệu ( Data Flow Diagram – DFD ) Sơ đồ dòng tài liệu diễn đạt bằng hình ảnh những thành phần, những dòng lưu chuyển tài liệu giữa những thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi tàng trữ tài liệu của một hệ thống thông tin. Sơ đồ dòng tài liệu không chú trọng đến trình tự lưu chuyển chứng từ hay hình thức và phương pháp tàng trữ tài liệu mà nhấn mạnh vấn đề đến luồng lưu chuyển thông tin giữa những hệ thống giải quyết và xử lý. Các ký hiệu sử dụng : – Dòng dữ liệu : Là dòng chuyển dời thông tin đi vào hoặc ra khỏi một tiến trình, một công dụng, một kho tài liệu hay một đối tượng người dùng nào đó. Các thành phần của dòng tài liệu gồm có đường biểu diễn dòng, mũi tên bộc lộ hướng di dời thông tin và tên của dòng. – Hoạt động giải quyết và xử lý : là một quy trình đổi khác thông tin. từ thông tin nguồn vào mà nó đổi khác, tổ chức triển khai lại, bổ trợ thông tin và tạo ra những thông tin mới, tổ chức triển khai thành Hoạt động giải quyết và xử lý Đối tượng ngoài hệ thống ( điểm đầu, điểm kết thúc ) Lưu trữ tài liệu Dòng dữ liệu Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 12 – thông tin đầu ra, Giao hàng cho hoạt động giải trí của hệ thống như lưu vào kho tài liệu hoặc gửi cho hoạt động giải trí giải quyết và xử lý khác. Các hoạt động giải trí giải quyết và xử lý thường được ký hiệu bằng những hình tròn trụ hoặc hình có dạng trỏn, tên của hoạt động giải trí giải quyết và xử lý thường được đặt trong hình này. – Kho dữ liệu : là nơi bộc lộ những thông tin cần tàng trữ. Dưới dạng vật lý, kho tài liệu này hoàn toàn có thể là tập tài liệu, cặp hồ sơ hoặc tệp thông tin trên đĩa. Trong sơ đồ dòng tài liệu, dưới tên kho tài liệu tất cả chúng ta sẽ chỉ chăm sóc tới những thông tin được chứa trong đó. Trong mỗi sơ đồ dỏng tài liệu, tất cả chúng ta có thề đặt một kho tài liệu ở nhiều chỗ, nhằm mục đích giúp việc biểu lộ những dòng tài liệu trở nên thuận tiện hơn. – Đối tượng bên ngoài hệ thống : hoàn toàn có thể là một người, một nhóm người, hoặc một tổ chức triển khai bên ngoài hệ thống, nhưng có mối liên hệ với hệ thống. Đối tượng bên ngoài hoàn toàn có thể là người mua, ngân hàng nhà nước, chủ nợ, nhà cung ứng Sơ đồ dòng tài liệu có nhiều cấp : DFD khái quát ( cấp 0 ), DFD cấp 1, DFD cấp 2 … Khi phân cấp DFD những quy trình giải quyết và xử lý sẽ được chi tiết cụ thể hóa thành nhiều cấp. Quá trình giải quyết và xử lý cấp chi tiết cụ thể được đánh số theo cấp cao hơn ( 1.1, 1.2, 1.3 … ). Dòng dữ liệu vào và ra những cấp cụ thể khi tổng hợp lại sẽ trùng với cấp cao hơn. a ) DFD cấp 0 ( khái quát ) Là sơ đồ cấp cao nhất miêu tả một cách khái quát nội dung của hệ thống bởi một hình tròn trụ, trình diễn dòng tài liệu đi vào và đi ra giữa hệ thống và những đối tượng người dùng bên ngoài hệ thống. DFD cho biết hệ thống này là gì, dòng tài liệu khởi đầu và kết thúc ở đâu. Để vẽ sơ đồ dòng tài liệu cấp 0 cần thực thi 4 bước : – Bước 1 : Mô tả hệ thống hiện hành bằng những đoạn văn miêu tả – Bước 2 : Lập bảng đối tượng người dùng và những hoạt động giải trí tương quan đến những đối tượng người dùng đó Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 13 – – Bước 3 : Đánh dấu những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý tài liệu trong những hoạt động giải trí trong bảng diễn đạt ở bước 2.  Hoạt động giải quyết và xử lý tài liệu gồm có : truy xuất, chuyển hóa, tàng trữ tài liệu. Các hoạt động giải trí nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, thống kê giám sát, tổng hợp …  Các hoạt động giải trí chuyển và nhận tài liệu giữa những đối tượng người tiêu dùng không phải là hoạt động giải trí giải quyết và xử lý tài liệu.  Các hoạt động giải trí công dụng như nhập xuất, bán hàng, mua hàng … không phải là hoạt động giải trí giải quyết và xử lý tài liệu. – Bước 4 : Nhận diện những đối tượng người tiêu dùng bên ngoài hệ thống. Các đối tượng người tiêu dùng bên ngoài hệ thống là những đối tượng người tiêu dùng không triển khai bất kể những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý tài liệu nào trong hệ thống. – Bước 5 : Vẽ sơ đồ  Vẽ những hình chữ nhật trình diễn những đối tượng người tiêu dùng bên ngoài.  Vẽ một vòng tròn trình diễn nội dung chính trong hoạt động giải trí giải quyết và xử lý của hệ thống hiện hành.  Vẽ những dòng tài liệu nối vòng tròn và những đối tượng người tiêu dùng bên ngoài hệ thống.  Đặt tên cho những dòng tài liệu theo những động từ chỉ hành vi nhận và gửi tài liệu. Ví dụ : Quy trình thu tiền bán chịu Bước 1 : Khách hàng trả tiền cho nhân viên cấp dưới bán hàng kèm theo thông tin trả nợ của công ty. Nhân viên bán hàng nhận tiền, lập phiếu thu 2 liên và ghi số tiền giao dịch thanh toán, số phiếu thu vào thông tin trả tiền kèm theo. Nhân viên bán hàng chuyển phiếu thu và tiền cho thủ quỹ, chuyển thông tin trả tiền cho kế toán phải thu. Thủ quỹ nhận tiền, Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 14 – kiểm tra số tiền trên phiếu thu và đóng dấu xác nhận. Sau đó chuyển một phiếu thu cho kế toán phải thu, phiếu còn lại dùng để ghi vào sổ quỹ và lưu theo số thứ tự. Kế toán phải thu nhận giấy báo trả nợ do NVBH chuyển đến. Lưu lại theo hồ sơ người mua. Sau khi nhận phiếu thu từ thủ quỹ, kế toán kiểm tra, so sánh với giấy báo trả nợ, sau đó nhập vào chương trình quản trị phải thu. Phần mềm kiểm tra mã người mua, số hóa đơn còn chưa trả. Nếu đúng, ứng dụng sẽ được cho phép ghi nhận nhiệm vụ thanh toán giao dịch làm giảm nợ phải thu của người mua theo từng hóa đơn. Định kỳ, ứng dụng sẽ in bảng tổng hợp giao dịch thanh toán và chuyển cho kế toán tổng hợp. Định kỳ, thủ quỹ lập giấy nộp tiền cho ngân hàng nhà nước, sau đó chuyển tiền cho ngân hàng nhà nước. Bước 2 : Đối tượng Hoạt động Ghi chú Khách hàng Chuyển thông tin trả tiền Chuyển tiền Nhân viên bán hàng Nhận tiền Nhận thông tin trả tiền Lập phiếu thu Xử lý Ghi nội dung thanh toán giao dịch vào thông tin trả tiền Xử lý Chuyển tiền Chuyển phiếu thu Thủ quỹ Nhận tiền Nhận phiếu thu Xác nhận thu tiền Xử lý Ghi sổ quỹ Xử lý Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 15 – Lưu phiếu thu Xử lý Kế toán phải thu Nhận thông tin trả tiền Lưu thông báo trả tiền Xử lý Nhận phiếu thu Đối chiếu chứng từ Xử lý Nhập liệu chứng từ Xử lý Phần mềm kế toán Ghi nhận nhiệm vụ giao dịch thanh toán Xử lý Lập và in bảng tổng hợp giao dịch thanh toán Xử lý Chuyển thông tin thanh toán giao dịch cho KT tổng hợp KT tổng hợp Nhận thông tin tổng hợp thanh toán giao dịch Thủ quỹ Lập giấy nộp tiền Xử lý Chuyển tiền vào ngân hàng nhà nước Ngân hàng Nhận tiền Nhận giấy nộp tiền từ thủ quỹ Ghi nhớ : Đối tượng tham gia tối thiểu một hoạt động giải trí giải quyết và xử lý là đối tượng người dùng bên trong. Đối tượng không tham gia vào hoạt động giải trí giải quyết và xử lý là đối tượng người tiêu dùng bên ngoài hệ thống. Bước 3, 4, 5 Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 16 – b ) DFD cấp 1 Sơ đồ dòng tài liệu cấp 1 trình diễn hệ thống bằng hình vẽ những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý, dòng tài liệu đi vào, đi ra những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý đó. Sơ đồ này cho tất cả chúng ta biết tài liệu được giải quyết và xử lý qua những quy trình như thế nào mà không chăm sóc đến việc đó do ai làm, dưới hình thức gì và ở đâu ; nó chú trọng đến những công dụng mà hệ thống thực thi. Để vẽ được sơ đồ dòng tài liệu cấp 1, tất cả chúng ta cũng triển khai tựa như bước 1, 2, 3 của sơ đồ cấp 0, và triển khai tiếp những bước : – Bước 4 : Liệt kê những hợp đồng giải quyết và xử lý tài liệu theo trình tự diễn ra những hoạt động giải trí đó. – Bước 5 : Nhóm những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý tài liệu trên theo những cách sau : + ) Nhóm những hoạt động giải trí xảy ra cùng một nơi và cùng một thời gian + ) Nhóm những hoạt động giải trí xảy ra cùng thời gian nhưng khác nơi xảy ra – Bước 6 : Vẽ hình tròn trụ và đặt tên chung cho mỗi nhóm theo một động từ nêu bật nội dung chính những hoạt động giải trí trong nhóm. – Bước 7 : Đọc lại bảng miêu tả hệ thống và nối những hình tròn trụ với nhau theo mối liên hệ hài hòa và hợp lý – Bước 8 : Bổ sung những nơi tàng trữ tài liệu nếu thấy thiết yếu Hệ thống thông tin kế toán 2 GV : Phạm Thị Hoàng – 17 – Nếu muốn phân cấp DFD thành những cấp nhỏ hơn, tất cả chúng ta phân thành nhóm nhỏ những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý như ở bước 5. Mỗi nhóm nhỏ trong một nhóm lớn là những hình tròn trụ giải quyết và xử lý cấp con cho hình tròn trụ lớn. Sau đó lại liên tục triển khai những bước 6, 7, 8. Ví dụ : ( tiếp theo ) Bước 1, 2, 3, 4 : tương tự như Bước 5 : Nhóm những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý – Nhóm 1 : Ghi nhận thô

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ