Giáo trình hành chính văn phòng

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1001.4 KB, 71 trang )

Bạn đang đọc: Giáo trình hành chính văn phòng – Tài liệu text

Chương 1
KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ VÀ
QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. VĂN PHÒNG
1. Khái niệm:
Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng,
phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô
lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.
Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp
đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.
Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ
như Tổng giám đốc, nghị sĩ…
Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu
nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác
văn thư.
Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức
năng, phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho
hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.
2.Chức năng của Văn phòng :
a Chức năng giúp việc điều hành :
– Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc.
– Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch.
– Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan
b. Chức năng tham mưu tổng hợp:
Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan
và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử lý.
c. Chức năng hậu cần, qủan trị:
Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan
3. Nhiệm vụ của Văn phòng :
– Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình

đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan;
– Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo
tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ
đạo, điều hành của thủ trưởng
– Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn
bản của cơ quan ban hành
– Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn
vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ
trình đó;
– Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ,
tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác;
– Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn
mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp
vụ;
2

– Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất,
kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan, đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động và
công tác của cơ quan;
– Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ
quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân, tiếp
khách một các khoa học và văn minh
– Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn
phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính – văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn
nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết.
4. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng:
a. Lãnh đạo Văn phòng (Phòng HC) :
– Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP là người điều hành
chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quan trọng như
xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo

VN quan trọng, công tác cơ yếu…
– Giúp việc có các Phó Chánh Văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC)
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề
cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng.
b. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :
– Bộ phận hành chính,văn thư :
+ Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong
và ngoài cơ quan, doanh nghiệp;
+ Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết
+ Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động
của văn thư
– Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ trương,
đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan;
+ Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động;
+ Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời
cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết.
– Bộ phận lưu trữ :Thực hiện công tác lưu trữ
+ Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ;
+ Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
– Bộ phận Quản trị :
+ Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của
cơ quan, doanh nghiệp;
+ Sửa chữa, quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả.
– Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )
– Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …
5.Chế độ làm việc của văn phòng:
Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng lãnh đạo. Nguyên tắc của chế độ này là Chánh
Văn phòng là người đứng đầu của văn phòng, có thẩm quyền quyết định tất cả các vấn đề thuộc
phạm vi công tác của văn phòng, trên cơ sở tham mưu giúp việc của phó Văn phòng.
Tuy nhiên, trong quá trình điều hành thì Chánh văn phòng có sự tham khảo ý kiến của các

cấp phó và các bộ phận chức năng. Trong đó các chuyên viên thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi
3

cần thiết có thể làm việc trực tiếp với Chánh Văn phòng, báo cáo kết quả thường xuyên với Chánh
văn phòng. Các đơn vị khác hoạt động dưới sự phân cấp quản lý của Chánh văn phòng.
6. Mối quan hệ công tác:
Trong quá trình công tác thì văn phòng có mối quan hệ phối hợp công tác với các phòng
ban, đơn vị chức năng chuyên môn khác trong cơ quan, doanh nghiệp trong việc thực hiện các
nhiệm vụ chung cũng như trong các hoạt động khác. Cùng chịu sự chỉ đạo và điều hành chung của
lãnh đạo cơ quan
II. QUẢN TRỊ:
1. Khái niệm: Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị:
* Theo từ điển Việt Nam của Đào Duy Anh thì “quản trị” được hiểu:
– Là tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, một tổ chức như Hội đồng
quản trị, Ban Giám đốc…
– Là quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc tại cơ quan, tổ chức như phòng
Quản trị.
* Theo Mary Parker Follet: Quản trị là nghệ thuật làm cho công việc được thực hiện
thông qua người khác.
* Theo Stephen P.Robbins thì quản trị là một tiến trình làm cho các hoạt động được
hình thành một cách có hiệu quả và thông qua người khác.
* Theo TS. Hà Nam Khánh Giao: Quản trị là quy trình sử dụng các nguồn lực của
tổ chức nhằm đạt đến các mục tiêu của tổ chức bằng cách hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và
kiểm soát”.
Như vậy, có thể hiểu một cách chung nhất: “Quản trị là sự tác động có tổ chức, định
hướng và mục đích của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị và sử dụng có hiệu quả
nhất các tiềm năng cơ hội của tổ chức để đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện môi
trường tổ chức luôn biến động”.
2. Ý nghĩa, mục đích của hoạt động quản trị:
Khi con người kết hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau làm việc, người ta

có thể tự phát làm những việc cần thiết theo cách suy nghĩ riêng của mỗi người. Lối làm
việc như thế cũng có thể đem lại kết quả, hoặc cũng có thể không đem lại kết quả. Nhưng
nếu người ta biết tổ chức hoạt động thì triển vọng đạt kết quả sẽ chắc chắn hơn, đặc biệt
quan trọng không phải chỉ là kết quả mà sẽ còn ít tốn kém thời gian, tiền bạc, nguyên vật
liệu và những phí tổn khác. Khi chúng ta so sánh giữa kết quả đạt được với chi phí để thực
hiện sẽ có khái niệm là hiệu quả.

Hiệu quả = Kết quả – Chi phí
Hiệu quả sẽ tăng trong hai trường hợp:
+ Tăng kết quả với chi phí không đổi.
+ Giảm chi phí mà vẫn giữ nguyên kết quả.
Muốn đạt được cả hai điều đó đòi hỏi phải biết cách quản trị, không biết cách quản
trị lãnh đạo cũng đạt được kết quả nhưng hiệu quả sẽ đạt thấp. Một sự quản trị, lãnh đạo
giỏi không những mang lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quan
trọng góp phần đưa nền kinh tế đất nước nhanh chóng phát triển. Trong hoạt động kinh
doanh, người nào luôn tìm cách giảm chi phí và tăng kết quả tức là luôn tìm cách tăng hiệu
quả. Có thể nói rằng, lý do cần thiết của hoạt động quản trị lãnh đạo chính là muốn có hiệu
quả và chỉ khi nào người ta quan tâm đến hiệu quả thì người ta mới quan tâm đến hoạt
động quản trị, lãnh đạo.
4

Trong thực tế, mọi nỗ lực hữu ích của một doanh nghiệp được vạch ra nhằm đạt
được mục tiêu của tổ chức, với thời gian, nguyên vật liệu ít nhất đều phải lựa chọn quá
trình cơ bản, các nguyên tắc và các kỹ thuật.
Mục tiêu của hoạt động quản trị, lãnh đạo như vậy là nhằm giúp chúng ta có những
kiến thức, kỹ năng cần thiết để gia tăng hiệu quả trong hoạt động kinh doanh vì mục tiêu
lợi nhuận cũng như mục tiêu phi lợi nhuận.
Quản trị vừa là khoa học đồng thời là nghệ thuật:
Quản trị là một hiện tượng xã hội xuất hiện cùng một lúc với con người, nó biểu
hiện trong mối quan hệ giữa con người với con người. Đó là mối quan hệ giữa người chủ

nô và kẻ nô lệ, giữa chủ và tớ, rồi tiến hóa dần dần qua nhiều thế kỷ với ít nhiều thay đổi từ
trong cách xử sự đầy lạm quyền dưới các chế độ độc tài phong kiến mang tính chất độc
đoán, gia trưởng đến những ý tưởng quản trị dân chủ mới mẻ như hiện nay. Theo xu thế
vận động thì quản trị hiện nay không còn mang bản chất của sự cai trị như trong quá khứ,
mà quản trị hiện nay được coi là một khoa học. Đó là khoa học mà đối tượng của nó chủ
yếu tác động tới con người. Chính vì thế nó còn được coi là một môn khoa học đặc biệt,
vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật.
– Quản trị là khoa học thể hiện ở chỗ quản trị vận dụng và phối hợp kiến thức của
nhiều ngành khoa học khác nhau để xây dựng học thuyết của riêng mình. Trong quản trị
học có rất nhiều kiến thức khoa học của các ngành như triết học, kinh tế học, khoa học tổ
chức, thống kê, hạch toán tài chính, phân tích kinh tế…khoa học tự nhiên như toán học,
tin học. Khoa học xã hội như xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học…
– Quản trị là nghệ thuật thể hiện ở chỗ trong quản trị vận dụng linh hoạt và sáng tạo
những học thuyết, nguyên tắc quản trị trong những tình huống, điều kiện hoàn cảnh cụ thể.
Nhà quản trị khi giải quyết các nhiệm vụ của mình đã xuất phát từ những đặc điểm, tình
huống cụ thể, nhưng luôn tính đến đặc điểm các nhân của người chấp hành. Trong thực tế,
hoạt động quản trị sẽ không thành công nếu chỉ áp dụng máy móc và rập khuôn theo một
công thức có sẵn. Có thể nói nghệ thuật quản trị là ‘bí quyết”, cái mẹo”, “cái biết làm thế
nào” (know-how) của nhà quản trị để đạt đến mục tiêu cuối cùng. Nghệ thuật quản trị là tài
nghệ, năng lực tổ chức, kinh nghiệm … của nhà quản trị trong việc giải quyết những
nhiệm vụ đề ra một cách khéo léo, sáng tạo và có hiệu quả cao nhất. Ví dụ như nghệ thuật
sử dụng con người (bố trí đúng vị trí, sử dụng đúng khả năng, biết động viên, tập hợp và
thu hút nhân viên). Nghệ thuật mua bán; nghệ thuật cạnh tranh trong kinh doanh, sản xuất,
nghệ thuật ra quyết định (nhanh,, đúng, kịp thời) và thực hiện quyết định (sáng tạo, linh
hoạt), nghệ thuật đàm phán, giao tiếp; nghệ thuật giải quyết các khó khăn nảy sinh trong
quá trình điều hành… Đặc điểm chủ yếu của nghệ thuật quản trị là những “mẹo” gắn liền
với những tình huống cụ thể với tất cả sự đa dạng, phong phú, khéo léo, uyển chuyển và
sáng tạo.
Hai mặt khoa học và nghệ thuật của hoạt động quản trị là hai mặt của một vấn đề,
chúng không mâu thuẫn, loại trừ nhau mà chúng luôn tác động lẫn nhau và bổ sung cho

nhau trong quá trình thực hiện hoạt động quản trị. Nghệ thuật phải dựa trên nền tảng, trên
sự hiểu biết một cách khoa học về vẫn đề, lĩnh vực quản lý. Nếu không dựa trên cơ sở
khoa học thì nhà quản trị chỉ dựa vào may rủi, chủ quan và kinh nghiệm cá nhân mà thôi.
Do đó chỉ có thể thành công ở tình huống này mà có thể không thành công ở tình huống
khác. Ngược lại, nếu chỉ dựa trên các nguyên lý của các ngành khoa học mà không chú
trọng tính nghệ thuật trong quản trị thì hoạt động của nhà quản trị cũng khó thành công,
5

bởi vì thực tiễn xã hội, những hoàn cảnh của thực tế là rất khác nhau, muôn hình muôn vẻ
và luôn thay đổi. Do đó nhà quản trị, để đạt được thành công thì không thể không vận dụng
hai yếu tố khoa học và nghệ thuật trong hoạt động điều hành của mình.
3. Các chức năng quản trị:
a Hoạch định (planning) :
Là chức năng đầu tiên trong tiến trình hoạt động quản trị, xây dựng kế hoạch để phối
hợp các hoạt động, xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho
từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành
các mục tiêu đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bại
trong quản trị. Có nhiều công ty không hoạt động được hay chỉ hoạt động với một phần
công suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém.
b. Tổ chức: (organizing):
Đây là chức năng thiết kế cơ cấu, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự cho một tổ
chức. Công việc này bao gồm: xác định những việc phải làm, người nào phải làm, phối
hợp hoạt động ra sao để đạt được mục tiêu. Công tác này thực hiện tốt sẽ quyết định tới
sự thành công của doanh nghiệp và ngược lại cho dù các nguồn lực khác dồi dào
c. Lãnh đạo (leading):
Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người, mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn
cảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của
những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác,
chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở
trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các xung đột giữa các thành phần, thắng được

sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi. Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa công ty
đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh
đạo kém.
d. Kiểm soát (controlling):
Sau khi đã đề ra những mục tiêu, xác định những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơ
cấu, tuyển dụng, huấn luyện và động viên nhân sự, công việc còn lại vẫn còn có thể thất
bại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra bao gồm việc xác định thành quả, so sánh thành
quả thực tế với thành quả đã được xác định và tiến hành các biện pháp sửa chữa nếu có sai
lệch, nhằm bảo đảm tổ chức đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành mục tiêu.
Những chức năng trên đây là phổ biến đối với mọi nhà quản trị, dù cho đó là tổng
giám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng trong cơ quan, hay
chỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong xí nghiệp. Dĩ nhiên, phổ biến không có nghĩa là
đồng nhất. Vì mỗi tổ chức đều có những đặc điểm về môi trường, xã hội, ngành nghề, quy
trình công nghệ riêng v.v. nên các hoạt động quản trị cũng có những hoạt động khác nhau.
Nhưng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, phương pháp thực
hiện, chứ không khác nhau về bản chất.
3. Quản trị hành chính văn phòng:
a. Khái niệm về Quản trị hành chính VP: Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổ
chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động xử lý thông tin
b. Các chức năng quản trị HCVP:
– Hoạch định công việc hành chính
– Tổ chức công việc hành chính
– Lãnh đạo công việc hành chính
6

– Kiểm soát công việc hành chính
– Thực hiện dịch vụ hành chính
Như vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải thực hiện các chức năng quản trị (phòng,
ban nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành
chính). Hoạt động của DN ví như một chiếc xe ô tô, thì các chức năng dịch vụ HCVP là

bốn bánh xe.
4. Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị:
a. Công việc hành chính văn phòng:
Đó là các công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo VB, giao
dịch điện thoại…do các nhân viên hành chính văn phòng thực hiện. Họ làm việc với giấy
tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng.
Mặc dù công việc hành chính văn phòng chủ yếu do nhân viên văn phòng thực hiện,
nhưng công việc hành chính VP có mặt ở mọi phòng ban trong tổ chức, mọi thành viên (từ
cấp nhân viên đến cấp quản trị) đều thực hiện công việc hành chính ở các mức độ khác
nhau.
b. Công việc quản trị:
Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện, đó chính là: hoạch định, tổ chức, lãnh
đạo và kiểm tra. Họ làm việc với con người và các ý tưởng
Mọi thành viên đều thực hiện công việc hành chính VP, nhưng cáp quản trị càng
cao thì các công việc hành chính văn phòng càng ít và công việc quản trị càng nhiều.

III. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG:
1. Tổ chức và bố trí nơi làm việc :
Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những
phương tiện cần thiết, trong đó Cán bộ, công chức thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình.
a Những yêu cầu chung cần thiết của nơi làm việc:
– Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan: trụ sở cơ quan phải thể
hiện được bộ mặt cơ quan, tương thích với vị trí, tuy nhiên không phô trương quá mức làm
lãng phí tiền của đối với cơ quan nhà nước. Các cơ quan cần sắp xếp, bố trí, sử dụng hợp
lý trụ sở làm việc và phương tiện hiện có để phục vụ công việc.

– Tính thuận lợi phục vụ công việc: môi trường xung quanh thích hợp (không quá
ồn ào), trang bị phương tiện đầy đủ (luôn được hoàn thiện, cải tiến) phục vụ cho công vụ
và sinh hoạt cá nhân, cách thức tổ chức và tạo ra một tâm lý tích cực, giảm căng thẳng, mệt
nhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cũng như giữa họ và nơi làm việc.
– Tính dễ dàng liên hệ giao dịch
– Tính bảo mật.
b. Sắp xếp bố trí nơi làm việc:
– Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tư
thế nhất. Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền
Công việc quản trị

Công việc HC-VP
7

giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau được bố trí gần
nhau, các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào …
– Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập,
cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị
– Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận
– Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế, tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí
sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc.
– Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác
động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc….
– Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng
chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.
c. Các phương pháp bố trí văn phòng:
* Văn phòng “mở”:
Hiện nay các cơ quan, DN có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng mở. Các

phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong, các ô vuông cao khoảng 2m…
– Ưu điểm:
+ Tiết kiệm chi phí diện tích;
+ Dễ giám sát quản lý;
+ Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc;
+ Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng;
+ Dễ thay đổi khi cần thiết

* Văn phòng “đóng”:
Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi các phòng riêng. Ưu điểm của nó là
đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư, và phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao.
Tuy nhiên nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc chi
trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.

8

d. Các yếu tố gây ảnh hưởng đến khả năng làm việc :
– Ánh sáng đầy đủ, thích hợp làm giảm mệt mỏi, giảm sai sót và nâng cao hiệu
năng. Ánh sáng nơi làm việc phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng thiên
nhiên
– Màu sắc có tác dụng tâm lý đến người làm việc trong văn phòng và khách đến.
Màu sắc phản chiếu ánh sáng rất đa dạng. Sau đây là một số khái niệm về sự phản chiếu
ánh sáng :
+ Màu trắng : 85%; màu trắng ngà: 77%; Màu kem: 66%; Màu xám bạc: 50%;
màu xanh da trời: 50%; Màu xanh lá cây 40%; Nói chung các văn phòng hãy dùng màu
trắng trên trần nhà, màu mát trên bức tường trước mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt. Các
phòng tiếp tân nên dùng màu vui vẻ, trung hoà tránh đơn điệu; phòng tầng hầm hoặc kho
nên dùng màu sáng và phản chiếu ánh sáng cao.
– Tiếng ồn là một nhân tố môi trường có nhiều ảnh hưởng đến hiệu năng của văn
phòng. cần sử dụng vách ngăn cách âm một số trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùng

nhiều vật dụng bằng kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm an toàn khi dùng các thiết bị điện, thực
hiện phòng cháy chữa cháy theo đúng quy định.
3. Hiện đại hóa công tác văn phòng:
Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản trị, nó có thể thực hiện theo các hướng: văn
phòng điện tử, văn phòng tự động hóa…
a. Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng:
+ Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan tổ chức
+ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, chuyển tải thông
tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan tổ chức
+ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lý thoát khỏi
những công việc hành chính mang tính sự vụ,tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi
Cán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành công việc
đạt hiệu quả cao nhất.
+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng.
b. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng:
– Tổ chức bộ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng chức năng
– Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụng
mạng LAN, internet,wireless…
– Trang bị các thiết bị hiện đại như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm,
máy chiếu đa năng…Các máy móc hiện đại này giảm thiểu chi phí sức lực, đem lại năng
suất cao trong hoạt động.
– không ngừng hoàn thiện kỹ năng và nghiệp vụ

9

Chương 2
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG – MỘT NGHỀ CHUYÊN NGHIỆP

I. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:
1. Khái niệm:
– Nhà quản trị là người làm việc trong tổ chức, được giao nhiệm vụ điều khiển công
việc của người khác và chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của những người đó. Nhà
quản trị là người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra con người, tài chính, vật chất
và thông tin trong tổ chức sao cho có hiệu quả để giúp tổ chức đạt mục tiêu.
– Nhà Quản trị HC-VP: trước tiên phải là nhà quản trị. Tức là phải hoàn thành 4 chức
năng nhiệm vụ: Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra bộ phận hành chính của mình.
Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động xã hội của con người, và chính vì
vậy nó cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức các công việc về quản trị
không chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét. Có thể chia
các nhà quản trị thành 3 loại: các nhà quản trị cao cấp, các nhà quản trị cấp giữa (còn gọi là
cấp trung gian) và các nhà quản trị cấp cơ sở.
2. Phân loại các cấp quản trị
– Quản trị viên cao cấp:
Là nhà quản trị hoạt động ở bậc cao nhất trong tổ chức, là người chịu trách nhiệm
về những thành quả cuối cùng của tổ chức.
Nhiệm vụ: Quản lý chung mọi hoạt động của tổ chức; đưa ra các quyết định chiến
lược, tổ chức thực hiện chiến lược để duy trì và phát triển tổ chức.
Chức danh: chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hội
đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc
– Quản trị viên cấp trung gian:
Là nhà quản trị hoạt động ở dưới các quản trị viên lãnh đạo (quản trị viên cao cấp)
nhưng ở trên các quản trị viên cấp cơ sở.
Nhiệm vụ: đưa ra các quyết định chiến thuật, thực hiện các kế hoạch và chính sách
của doanh nghiệp, phối hợp các hoạt động, các công việc để hoàn thành mục tiêu chung.
Chức danh: trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc
– Quản trị viên cấp cơ sở:
Là nhà quản trị hoạt động ở cấp bậc cuối cùng trong hệ thống cấp bậc của các nhà

quản trị trong cùng một tổ chức.
Nhiệm vụ: Đưa ra các quyết định tác nghiệp nhằm đốc thúc, hướng dẫn, điều khiển
các công nhân viên trong các công việc sản xuất kinh doanh cụ thể hàng ngày, nhằm thực
hiện mục tiêu chung. Bên cạnh đó họ cũng tham gia trực tiếp vào công việc sản xuất, kinh
doanh hàng ngày của doanh nghiệp.
Chức danh: tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng các tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca
* Các chức vụ của các cấp quản trị:
– Trợ lý hành chính.
– Chánh Văn phòng
– Trưởng phòng hành chính
– Giám đốc hành chính
– Phó Tổng Giám đốc hành chính

10

3. Vai trò của nhà quản trị
Vai trò là toàn bộ những cách ứng xử được thiết lập sao cho phù hợp với chức vụ
hoặc bộ phận, cơ quan riêng biệt.
Henry Mintzberg nghiên cứu các hoạt động của nhà quản lý và cho rằng mọi nhà
quản lý đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau:
a – Nhóm vai trò quan hệ với con người:
Nhóm vai trò quan hệ với con người bao gồm khả năng phát triển và duy trì mối
quan hệ với người khác một cách hiệu quả.
Vai trò đại diện gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò lãnh đạo đòi
hỏi việc xây dựng mối quan hệ với cộng sự, tiếp xúc và thúc đẩy họ làm việc, vai trò liên
hệ tập trung vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Vai trò quan
hệ với con người giúp các nhà quản trị xây dựng mạng lưới làm việc cần thiết để thực hiện
các vai trò quan trọng khác.
b – Nhóm vai trò thông tin:
Vai trò thông tin gắn liền với việc tiếp nhận thông tin và truyền đạt thông tin sao

cho nhà quản trị thể hiện là trung tâm đầu não của tổ chức.
+ Vai trò thu thập thông tin là nắm bắt thông tin cả bên trong và bên ngoài doanh
nghiệp.
+ Vai trò truyền đạt hoạt động theo 2 cách: thứ nhất, nhà quản lý truyền đạt những
thông tin tiếp nhận được từ bên ngoài đến các thành viên trong nội bộ doanh nghiệp,
những người có thể sử dụng những thông tin này; thứ hai, nhà quản lý giúp truyền đạt
những thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến các thành viên khác trong tổ
chức, những người có thể sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhất. Trong khi vai trò
truyền đạt cung cấp thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ biến thông tin cho bên
ngoài về những vấn đề như kế hoạch, chính sách, kết quả hoạt động của tổ chức.
Do đó, nhà quản lý tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin với
nội bộ và sau đó kết hợp việc cung cấp thông tin quan trọng theo yêu cầu của vai trò quyết
định.
c – Nhóm vai trò quyết định:
Nhóm vai trò quyết định bao gồm việc ra những quyết định quan trong có ảnh
hưởng đến tổ chức. Có 4 vai trò mô tả nhà quản lý là người quyết định.
– Vai trò cách tân hay còn gọi là vai trò doanh nhân, là người luôn ở điểm gốc của
mọi thay đổi và cải tiến,khai thác các cơ hội mới.
– Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò xử lý các tình huống: gắn liền với việc đưa
ra các hành động kịp thời khi tổ chức phải đối mặt với những biến cố bất ngờ, những khó
khăn không lường trước được.
– Vai trò thứ ba là phân phối các nguồn lực của tổ chức.
– Cuối cùng, vai trò đàm phán thể hiện sự đại diện cho tổ chức thương lượng đàm
phán ký kết các hợp đồng, ảnh hưởng tùy theo các lĩnh vực trách nhiệm của nhà quản lý.
Trong các cuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản lý phải là một chuyên gia trong lĩnh vực ngoại
giao. Trong thời mở cửa đa phần là các cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cách
thương lượng. Mềm dẻo kết hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản là
bí quyết thành công trong thương lượng với đối tác.
* Vai trò của doanh nhân (nhà kinh doanh): khuyến khích sự đổi mới. Ðổi mới là sự
khởi đầu một ý tưởng mới được áp dụng cho quá trình tiến triển của công việc, sản phẩm

11

hoặc dịch vụ. Quá trình đổi mới, cải tiến gắn liền với vai trò của những người đứng đầu
trong doanh nghiệp, cụ thể như gắn liền với sự tìm kiếm các cơ hội trong kinh doanh. Tuy
nhiên, thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới trong doanh nghiệp đòi hỏi phải kết hợp những nỗ lực
của các thành viên. Hiếm khi có sự cải tiến, đổi mới thành công lại là kết quả lao động duy
nhất của một người. Các nghiên cứu đã cho thấy rằng, quá trình đổi mới cải tiến thường
diễn ra ở những nơi mà ở đó các cá nhân ở các cấp độ khác nhau thực hiện 3 loại vai trò
khác nhau của doanh nhân: người khởi xướng ý tưởng, người tài trợ (đỡ đầu) và là người
phối hợp hoạt động.
– Người khởi xướng ý tưởng: là người phát hiện ra những ý tưởng mới hoặc tin
tưởng vào giá trị của những sáng kiến và ủng hộ nó mặc dù phải đương đầu nhiều khó
khăn trở ngại. Chúng ta thường cho rằng những người cách tân là người sáng tạo, dám
chấp nhận những mạo hiểm rủi ro. Họ thường là những người ở các cấp thấp hơn trong tổ
chức, người phát hiện ra vấn đề và biết đề xuất giải pháp. Tuy nhiên, sự sáng tạo cần thiết
phải có các loại vai trò kế tiếp.
– Người tài trợ: Một người quản trị cấp giữa nhận biết những điểm quan trọng về
những sáng kiến của tổ chức, từ đó giúp tìm kiếm nguồn tài chính cần thiết cho việc phát
triển cải tiến và thúc đẩy các bước tiến hành thực sự. Ðổi mới trong tổ chức không thể
thiếu sự hiện diện của người tài trợ, tuy nhiên việc thực hiện những đổi mới đó còn phụ
thuộc vào vai trò thứ ba người phối hợp hoạt động
– Người phối hợp: Là người quản trị cấp cao, người ủng hộ cho sự cần thiết phải đổi
mới, cung cấp tài chính cho các hoạt động cải tiến, khuyến khích, nâng đỡ và tôn trọng,
bảo vệ các sáng kiến cải tiến của các thành viên. Việc cải tiến thường vấp phải các cản trở
của lề lối cũ và nó thường khiến cho những người quen thói thủ thường e ngại. Người phối
hợp sẽ đảm nhận vai trò cân bằng các thế lực sao cho các sáng kiến cải tiến có thể được
thực hiện. Thông qua việc thực hiện vai trò phối hợp, các nhà quản lý sẽ khuyến khích,
thúc đẩy việc cải tiến, đổi mới. Thiếu một trong ba vai trò thì sự đổi mới,cải tiến khó có
thể thực hiện được.
4. Tiêu chuẩn của nhà Quản trị Hành chính văn phòng:

Là một nhà tri thức, có trình độ tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản
trị HC-VP. Có sức khỏe;
– Có khả năng đảm đương công việc hành chính VP;
– Có khả năng giảng dạy, hướng dẫn cho nhân viên hành chính văn phòng và toàn thể
nhân viên công ty;
– Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những yếu tố và phương pháp làm việc mới;
– Có tính gần gũi, hòa đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên;
– Có óc khôi hài, giúp làm dịu đi những tình huống khó khăn, căng thẳng;
– Phong cách lịch sự;
– Kiểm soát cảm xúc;
– Có óc sáng kiến;
– Tự tin;
– Có óc phán đoán;
– Có khả năng thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới.

12

II.THƯ KÝ VĂN PHÒNG:
1. Khái niệm:
– Theo IPS (International Professional Scretaries):
Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị,nắm vững nghiệp vụ hành chính văn phòng,
có khả năng nhận lãnh trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực
tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và có thể đưa ra các quyết định trong phạm vi quyền
hạn của mình.
– Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ các
công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như: quản lý
văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức, sắp
xếp công việc hàng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan hoặc người lãnh
đạo của một cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.
2. Chức năng của Thư ký văn phòng:

– Nhóm chức năng liên quan đến việc tổ chức thông tin: xử lý văn bản đi – đến
(đăng ký các văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành các chỉ thị, quyết định của thủ
trưởng, thảo các văn bản,…)
– Nhóm chức năng thuộc quản lý công việc: tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm
thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác,…
3. Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng:
– Thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách
để phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị;
– Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu
– Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan, đơn vị;
– Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt
động của cơ quan, đơn vị.
4. Nhiệm vụ của Thư ký giám đốc:
a. Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ nhân sự:
– Tiếp khách đến liên hệ công tác với thủ trưởng và chuẩn bị các chuyến đi công tác
của thủ trưởng;
– Giữ vững liên lạc với thủ trưởng trên đường đi công tác của thủ trưởng. Hướng
dẫn một cách khái quát công việc của những người tháp tùng và thu thập tình hình khi họ
trở về;
– Làm trung gian trong quan hệ điện thoại của thủ trưởng;
– Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp và thảo luận do thủ trưởng triệu
tập.
b. Những nhiệm vụ thuộc quan hệ văn bản
– Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền thủ trưởng, vào
sổ các bưu phẩm đến và đi;
– Chuyển giao văn bản giữa các bộ phận;
– Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của thủ trưởng, đánh máy
công văn trao đổi của thủ trưởng;
– Kiểm tra thể thức các văn bản trình thủ trưởng ký.
c. Những nhiệm vụ thuộc về tổ chức công việc

Xem thêm: Hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp【++Full Biểu Mẫu++】

– Lập lịch hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng;
– Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các chỉ thị của thủ trưởng;
13

– Chăm lo sắp xếp phòng làm việc của thủ trưởng.
d. Những nhiệm vụ khác
– Sắp xếp, bảo quản những văn bản, hồ sơ nguyên tắc;
– Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác,
những sự kiện quan trọng trong cơ quan, xí nghiệp;
– Quản lý thư viện, tư liệu riêng của thủ trưởng; chăm lo chuyển tạp chí trong các bộ
phận thuộc quyền của thủ trưởng;
– Tổ chức một số công việc thuộc hành chính, sự vụ có tính chất cá nhân (của những
bộ phận của thủ trưởng) các vấn đề thuộc về phương tiện đi lại, các vấn đề thuộc lĩnh vực
kinh tế (trang bị cho văn phòng thủ trưởng);
– Thực hiện một số công việc cần thiết khác do thủ trưởng giao.
5. Những phẩm chất cần thiết của người Thư ký :
– Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệp
Lòng yêu nghề sẽ giúp cho người thư ký văn phòng luôn có trách nhiệm và nhiệt
tình với công việc; luôn muốn đóng góp vào thành công chung của cơ quan và doanh
nghiệp bằng những nghiệp vụ cụ thể mà mình được giao đảm nhận; luôn tìm tòi cải tiến để
công việc ngày càng khoa học, hợp lý và có hiệu quả cao.
Lòng yêu nghề cũng sẽ là động lực thúc đẩy các thư ký văn phòng không ngừng
phấn đấu vươn lên để đạt được những nấc thang cao hơn trong nghề nghiệp.
– Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việc
Tính kỷ luật giúp người thư ký đảm bảo đúng giờ làm việc, nghiêm túc chấp hành
các nội quy, quy chế, góp phần tạo nên sự thống nhất trong hoạt động của cơ quan.
Tính tự giác đòi hỏi người thư ký luôn chủ động trong công việc, nắm vững nhiệm
vụ của mình. Tự biết sắp xếp và triển khai công việc một cách hợp lý; khi giải quyết công
việc phải tìm cách khắc phục khó khăn, trở ngại, tìm ra nhiều hướng, nhiều phương án giải
quyết.

Tính triệt để giúp người thư ký rèn luyện thêm ý thức tự giác và kỷ luật.
– Cẩn thận và chu đáo
Tính cẩn thận đòi hỏi người thư ký phải có thái độ nghiêm túc khi thực hiện nhiệm
vụ, tránh chủ quan, đại khái, qua loa.
Tính chu đáo đòi hỏi người thư ký phải dự liệu tất cả các tình huống có thể xảy ra
khi thực thi nhiệm vụ và chuẩn bị các biện pháp, các phương án đối phó và giải quyết khi
cần thiết.
– Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiết
Người quảng giao là người cởi mở, hoà nhã, vui vẻ, chủ động trong giao tiếp và biết
tận dụng các cơ hội có thể để mở rộng giao tiếp, mở rộng các mối quan hệ của mình.
Thư ký văn phòng phải chủ động trong giao tiếp, qua giao tiếp giúp cho người thư ký
có thêm nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, tự điều chỉnh mình cho phù hợp
với các mối quan hệ ở trong và ngoài cơ quan.
Tính cởi mở, vui vẻ, tế nhị và đúng mực của người thư ký văn phòng trong giao tiếp
còn góp phần gây thiện cảm, để lại những ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ quan, góp
phần mở rộng và giữ vững các mối quan hệ của cơ quan với bên ngoài.
– Kín đáo
Đây là phẩm chất đặc biệt cần thiết của người thư ký văn phòng. Phẩm chất này
giúp họ biết giữ kín những tin tức cần thiết mà do tính chất công việc họ có thể được biết
14

qua các thông tin từ văn bản, từ điện thoại hoặc từ các cuộc họp mà họ được quyền tham
dự để ghi chép hoặc thu thập thông tin.
Tính kín đáo còn giúp các thư ký văn phòng trong việc giao tiếp với người khác,
trong việc lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, biết sắp xếp tài liệu ngăn nắp, gọn gàng, biết sử dụng
các hệ thống bảo mật thông tin trên máy tính.
– Năng động và linh hoạt
Sự năng động giúp người thư ký luôn tìm tòi, học hỏi và cải tiến trong công việc,
luôn cố gắng đổi mới về chuyên môn nghiệp vụ để đạt hiệu quả cao hơn., chủ động sắp
xếp công việc cho phù hợp với cường độ hoạt động của cơ quan.

Sự linh hoạt rất cần thiết đối với các thư ký văn phòng khi họ được giao đảm nhận
các công việc như tổ chức hội nghị, hội thảo, tiếp khách hoặc khi tổ chức các chuyến đi
công tác cho cán bộ và lãnh đạo của cơ quan.
– Tương trợ và đoàn kết
Sự tương trợ sẽ giúp các thư ký văn phòng tăng cường tình đoàn kết. Và ngược lại,
sự đoàn kết sẽ giúp họ luôn sẵn sàng biết phối hợp và tương trợ lẫn nhau.
6. Các yêu cầu về trình độ, khả năng của Thư ký :
– Kỹ năng nghiệp vụ hành chính văn phòng:
+ soạn thảo văn bản. Quản lý văn bản đi-đến, lưu trữ hồ sơ, hiện đại hoá công tác văn
phòng …
+ Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng…
+ Tiếp khách
+ Lên lịch công tác
+ trách nhiệm điện thoại
– Các kiến thức tổng quát về mọi mặt: kinh tế, pháp luật, quản trị, Kế toán tài chính,
tâm lý xã hội, văn hoá nghệ thuật, ngoại ngữ
– Trách nhiệm tổ chức công việc một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọi
việc trong tầm kiểm soá
7. Nghiệp vụ tổ chức 1 ngày làm việc:
a. Lên lịch làm việc:
– Lịch làm việc của lãnh đạo
– Lịch làm việc của văn phòng
– Lịch làm việc của cá nhân
b. Một số công việc thực hiện hàng ngày của người thư ký:
1. Khởi đầu ngày làm việc:
– Đến văn phòng làm việc đúng giờ, tốt nhất nên đến sớm vài phút để:
+ Mở cửa phòng, bàn làm việc, các tủ hồ sơ, kiểm tra điện thoại;
+ Kiểm tra phòng làm việc của lãnh đạo: nhiệt độ, mở máy lạnh, mở đèn, sắp xếp
bàn làm việc, xé lịch;
– Khẩn trương giải quyết văn bản đi, văn bản đến

– Khi lãnh đạo xem và cho ý kiến giải quyết các văn thư, tờ trình, thư ký chuyển giao
ngay cho các cá nhân, đơn vị có trách nhiệm thi hành, đồng thời phải ghi vào sổ tay của
mình những công việc được giao
2. Lên kế hoạch lịch làm việc trong ngày:
– Lên kế hoạch công tác trong ngày:
Có 3 loại lịch làm việc trong ngày:
15

+ Lịch làm việc hàng ngày của Thư ký;
+ Lịch làm việc hàng ngày để trên bàn của lãnh đạo;
+ Lịch bỏ túi của người lãnh đạo.
Các lịch này phải luôn được thống nhất với nhau.
Ngay chiều hôm trước, thư ký xem lại các lịch tuần, sổ tay để lên kế hoạch cho hôm
sau. Công việc trước tiên của buổi sáng và kiểm tra lại 3 lịch, điều chỉnh, bổ sung kịp thời
để 3 lịch này luôn thống nhất
– Lịch tiếp khách:
+ Thư ký cần xếp lịch tiếp khách hàng ngày cùng với lịch làm việc ngày.
+ Với các cuộc giao tiếp mang tính xã hội hoặc kinh doanh cần ghi chính xác ngày
giờ hẹn, các chi tiết về quần áo, ăn mặc, đính kèm theo giấy mời, chương trình cuộc họp.
+ Nếu địa điểm giao tiếp ngoài cơ quan, thư ký phải tính cả thời gian để người lãnh
đạo khi đến tham dự cuộc họp có thời gian nghỉ ngơi, đọc qua tài liệu
+ Khi có cuộc hẹn gặp hoặc báo qua điện thoại, thư ký phải ghi ngay ngày hẹn vào
tập lịch làm việc.
3. Các cuộc hội họp trong ngày:
– Gửi chương trình cuộc họp cho những người có liên quan.
– Chuẩn bị các tài liệu cần thiết kèm theo chương trình như các báo cáo, tài liệu
tham khảo…
– Mở hồ sơ (1 tờ bìa, 1 bìa kẹp) dành cho mỗi cuộc họp. Tập hồ sơ phải đềy đủ các
tài liệu liên quan nội dung cuộc họp và phải được đặt trên bàn lãnh đạo vào đầu giờ làm
việc mỗi ngày.

4. Thực hiện vai trò trợ lý tham gia quá trình ban hành các quyết định của lãnh đạo:
Thư ký có trách nhiệm thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho
lãnh đạo, tham mưu, đưa ra nhiều giải pháp để thủ trưởng ra quyết định tối ưu.
Khi có quyết định thủ trưởng, thư ký hổ trợ việc truyền đạt, tổ chức thực hiện, lập
hồ sơ theo dõi.
5. Tổ chức soạn thảo văn bản: Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
6. Các tình huống đột xuất xảy ra:
Là những vụ việc xảy ra ngoài dự kiến, bất thường. VD: Máy hỏng, đình công, tai
nạn lao động Thư ký cần xem xét vấn đề và có cách ứng xử khéo léo. Nhanh chóng báo
cáo với giám đốc vụ việc để có biện pháp xử lý kịp thời
7. Sắp xếp ưu tiên:
Công việc đôi khi nhiều và vượt khỏi tầm quản lý theo lịch ngày. Vì vậy, vấn đề sắp
xếp công việc ưu tiên được đặt ra và hầu như thường xuyên phải điều chỉnh lịch làm việc
ngày sao cho phù hợp.
– Căn cứ xác định thứ tự ưu tiên:
+ Ý kiến chỉ đạo của giám đốc.
+ Thứ tự tham gia của kế hoạch làm việc.
+ Lịch ngày của chánh văn phòng.
– Thứ tự giải quyết các công việc:
+ Xếp thứ tự ưu tiên công việc theo A, B, C. Làm xong A rồi làm B, làm C
+ Nếu khi cấp trên yêu cầu một công việc gấp, theo hạn định sát nút thì đó là ưu tiên
một, cả văn phòng cần dồn sức cho kịp thời hạn quy định.
16

8. Quản lý hồ sơ:
Thư ký thực hiện tốt công tác quản lý hồ sơ tài liệu theo quy định của công tác văn
thư, lưu trữ.
Sơ bộ phân loại tài liệu, vào sổ đăng ký và chuyển văn bản đến thủ trưởng đơn vị,
người có thẩm quyền xử lý văn bản để giải quyết.
Đối với tài liệu đòi hỏi giải quyết ngay thì lập thành hồ sơ “chờ giải quyết” và ghi số

hồ sơ vào sổ đăng ký hồ sơ “chờ giải quyết”.
9. Tranh thủ tiết kiệm thời gian:
Phải biết tranh thủ tiết kiệm thời gian sao cho dành được từ 3-5 phút/1 giờ, khoảng 45
đến 60p/1 ngày và sử dụng khoảng thời gian đó thật có ích. Ví dụ:
– Tìm hiểu những vấn đề của công ty, qua xem hồ sơ lưu, trao đổi với các đồng
nghiệp.
– Làm ngay những việc thường gây ùn tắc vào giờ cao điểm.
– Tính toán sao cho công việc mình làm được nhanh hơn, hiệu quả hơn.
– Thu dọn bàn làm việc của mình, chỉ để lại những thứ thật cần thiết.
– Giúp đỡ các bạn đồng nghiệp đang bị “quá tải” với công việc, dù phải làm thêm
ngoài giờ.
10. Trách nhiệm của người thư ký đối với những hoạt động mang tính chất xã hội của
người lãnh đạo:
Lãnh đạo cơ quan đơn vị đôi khi tham gia vào các hoạt động xã hội. Thư ký có trách
nhiệm giúp lãnh đạo nhằm bảo đảm cho công việc của DN và bên ngoài được tiến triển tốt.
Hoạt động bên ngoài có thể làm thay đổi nhịp độ hoạt động hàng ngày nhưng nó giúp cho
thư ký có điều kiện mở rộng quan hệ giao tiếp, tích lũy những kinh nghiệm bổ ích.
11. Kết thúc ngày làm việc:
Khi ngày làm việc sắp kết thúc, người thư ký phải tiến hành một số các hoạt động tiếp
theo như:
– Hoàn chỉnh các thư từ, kiểm tra các tài liệu kèm theo và trình lãnh đạo ký;
– Xác định độ khẩn của từng loại thư từ, yêu cầu bộ phận văn thư chuyển gấp.
Gửi qua bưu điện những thư từ cần gửi.
– Kiểm tra lại công văn, giấy tờ giải quyết ngày hôm sau để trình lãnh đạo ngay đầu
giờ;
– Lập danh sách các khách hẹn gặp vào ngày hôm sau, thông báo danh sách ấy đến
các nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ ở phòng khách;
– Đánh máy danh mục các cuộc họp và hẹn gặp ngày hôm sau và đặt lên bàn giám
đốc.
– Khi lãnh đạo có cuộc họp ở ngoài công sở vào ngày hôm sau, cần bảo đảm có đủ

những thứ cần thiết (tài liệu, các bản báo cáo, bản chỉ dẫn đường đi…).
– Tính toán sớm những công việc của ngày hôm sau như chuẩn bị hồ sơ giấy tờ, ghi ra
giấy những yêu cầu của lãnh đạo đối với các bộ phận
– Thu xếp bàn làm việc, sắp xếp ngăn nắp các hồ sơ, tài liệu, tắt đèn, tắt quạt, các thiết
bị trong phòng làm việc trước khi ra về.

17

Chương 3.
HOẠCH ĐỊNH, TỖ CHỨC, LÃNH ĐẠO VÀ KIỂM TRA
CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

I. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:
1. Tầm quan trọng của hoạch định:
“Trong kinh doanh nếu bạn không lập kế hoạch thì có nghĩa là bạn đang chuẩn bị
một kế hoạch để thất bại” (Crawford H.Greenewalt). Hoạch định giúp cho:
– Giảm thiểu lãng phí công sức, thời gian, tiền bạc.
– Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau
– Giúp người thực hiện thấy rõ mục tiêu, hướng đi
Bất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công tác hoạch định. Cấp quản trị thấp thì
hoạch định mang tính tác vụ, tác nghiệp (hoạch định HC-VP), cấp quản trị cao thì hoạch
định mang tính chiến lược.
2. Khái niệm:
Hoạch định trong văn phòng là quá trình lập kế hoạch cho các công việc hành chính
văn phòng nhằm quản lý và tổ chức thực hiện các nhiệm vụ đó được hiệu quả.
* Tác dụng:
– Giúp các nhà quản trị văn phòng chủ động trong việc điều hành và tổ chức thực
hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng trong mối quan hệ công tác với các đơn vị, phòng
ban khác trong cơ quan, doanh nghiệp.
– Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị. Thông qua hoạch định thì các mục

tiêu được xác định chính xác, các biện pháp được đề ra một cách hợp lý, các nguồn lực
được tổ chức chặt chẽ nhằm mục đích cuối cùng là hoàn thành nhiệm vụ. Chính vì thế, kết
quả của hoạch định là cơ sở quan trọng để thực hiện các chức năng khác như tổ chức thực
hiện, điều hành lãnh đạo và giám sát kiểm tra thực hiện.
– Giúp nhà quản trị văn phòng tư duy một cách có hệ thống để dự đoán, đề phòng
những bất trắc hay những cơ hội có thể đến trong tương lai để có biện pháp giải quyết phù
hợp.
– Giúp cho nhà quản trị phối hợp hiệu quả các nguồn lực của tổ chức, giảm thiểu các
chi phí từ đó gia tăng kết quả các nhiệm vụ.
– Hoạch định là căn cứ triển khai đồng bộ và có trọng điểm công tác văn phòng
trong từng thời điểm cụ thể. Đồng thời giúp nhà quản trị văn phòng tập trung vào các mục
tiêu và chính sách chính của cơ quan và của văn phòng.
– Các bản hoạch định là căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát và đánh
giá năng lực thực hiện công việc của các đơn vị và từng cá nhân trong văn phòng. Giúp
cho các đơn vị và các cá nhân hoàn thành công việc đúng theo mục tiêu và định hướng đã
đực xác định.
Nói cách khác, hoạch định là giai đoạn đầu tiên và rất cần thiết trong công tác quản
trị văn phòng. Nếu không có hoạch định hoặc hoạch định không chính xác sẽ dẫn tới kết
quả công việc khó hoàn thành, lãng phí về nhân lực, thời gian, tài chính hay các chi phí
khác, từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của nhà quản trị văn phòng nói riêng và của
bộ máy văn phòng nói chung.
3. Phân loại hoạch định.
a. Hoạch định chiến lược (Strategic planning)
18

Hoạch định chiến lược là hoạch định tương lai cho một tổ chức, thường là 5 hay 10
năm. Quản trị viên trước hết đặt vấn đề tổng quát, sau đó nghiên cứu môi trường bên
ngoài, rồi định hướng cho tổ chức. Hoạch định khởi đầu từ việc xác định sứ mạng của tổ
chức, sau đó mới đặt mục tiêu, khai triển kế hoạch thực hiện mục tiêu, và lập các kế hoạch
phụ để yểm trợ kế hoạch chủ yếu của tổ chức. Khi xác định sứ mạng của tổ chức, quản trị

viên cần để ý tới ba cấu tố quan trọng là lịch sử của tổ chức, sản phẩm đặc trưng hay đặc
thù của tổ chức, và những ảnh hưởng của tổ chức trên môi trường. Vì vậy, sứ mạng phải
nhắm đến thị trường hoặc môi trường hơn là sản phẩm, sứ mạng phải mang tính khả thi
(achievable), động viên và đặc thù.
Tiến trình này được trình bày qua biểu đồ sau đây:

Hoạch định chiến thuật (Tactical planning):
Là đề ra các kế hoạch tổng quát cho các bộ phận chuyên môn, có tính chất trung hạn
(từ 1 đến 5 năm)và do cấp quản trị trung gian thực hiện

Hoạch định dài hạn (Long term strategy)
Hoạch định dài hạn là những hoạch định kéo dài từ 1 đến 5 năm. Những kế hoạch
này nhằm đáp ứng các điều kiện thị trường, mục tiêu tài chính, và tài nguyên cần thiết để
thi hành sứ mạng của tổ chức. Hoạch định dài hạn mang tính chiến thuật nhằm giải quyết
những mục tiêu trên một địa bàn hoạt động nhưng mang tầm ảnh hưởng đến hoạch định
chiến lược.

Hoạch định ngắn hạn (operational strategy)
Hoạch định ngắn hạn là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng hay từng năm.
Quản trị viên lập kế hoạch ngắn hạn để hoàn thành những bước đầu hoặc những khâu việc
trong tiến trình dài hạn đã được dự trù. Nói cách khác, kế hoạch ngắn hạn nhắm đến việc
giải quyết những vấn đề trước mắt trong một phạm vi công tác giới hạn hoặc một khâu
việc trong một guồng máy điều hành.
Hoạch định tác vụ, tác nghiệp (Operational planning):
Là đề ra các kế hoạch cụ thể cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (trong
đó có hoạch định HC-VP) và do cấp quản trị tuyến cơ sở thực hiện. Thời gian dưới 1 năm.

Ki
nh t
ế

Xã hội
Kỹ thuật
Chính trị / luật
pháp
Tài nguyên/nhân
sự.
Khách hàng

Thông tin

Môi Trư
ờng

Sứ mạng

(Mission)

Mục
tiêu
(Objectives)

Kế hoạch

(Strategies)

Các kế
hoạch
hỗ trợ

(Supporting
Plans)

Ho
ạch Định Chiến L
ư

ợc

Th
ực hiện

19

Hoạch định trong hành chính văn phòng chủ yếu là hoạch định tác nghiệp. Đặc
điểm của hoạch định trong hành chính văn phòng được thực hiện trong thời gian ngắn
hạn, rất chi tiết về các nội dung tiến hành và thường bị ảnh hưởng tác động bởi các điều
kiện bên ngoài, chính vì thế thường bị thay đổi và điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện
thực tiễn. Đây là một yếu tố mà nhà quản trị văn phòng cần lưu ý để quản lý và tổ chức
thực hiện được chặt chẽ.
4. Các căn cứ hoạch định:
– Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước;
– Các chỉ tiêu của Nhà nước, quyết định của cấp trên trực tiếp;
– Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng,
nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan.
– Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp.
– * Ngoài ra còn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau:
– Tình hình giao dịch với các cơ quan khác
– Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở
Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo, biên chế…)- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói
chung có tác động đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.
5. Nội dung hoạch định trong hành chính văn phòng.
Thông thường một bản hoạch định cho dù là chiến lược hay tác nghiệp thường bao
gồm sáu nội dung cơ bản sau (six W questions):
1. Xác định công việc cần thực hiện (What)

2. Tại sao cần thực hiện những công việc đó (Why)
3. Thời gian thực hiện (When)
4. Địa điểm thực hiện (Where)
5. Biện pháp thực hiện (How)
6. Đơn vị, cá nhân chị trách nhiệm thi hành (Who)
Có thể nói khi thực hiện hoạch định người chịu trách nhiệm cần phải xác định được
sáu yếu tố cơ bản trên và tính toán, cân nhắc và lựa chọn những điểm hợp lý nhất, từ đó sẽ
xây dựng được một bản kế hoạch có tính khả thi cao, dễ áp dụng, dễ quản lý và kiểm soát
cho việc hoàn thành nhiệm vụ.
Hoạch định trong văn phòng tập trung vào các nội dung công việc sau:
– Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan, của văn phòng.
– Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, qúy, năm và trong nhiều năm.
– Lập kế hoạch tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỷ niệm … trong doanh nghiệp.
– Lập kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành viên trong
doanh nghiệp
– Lập kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ
hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp
6. Quy trình lập kế hoạch trong hành chính văn phòng
Bước 1: Xác định mục đích hay những công việc cần giải quyết
Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên quan. Đánh giá các
điều kiện thực thi.
Bước 3: Dự thảo bản hoạch định, xây dựng các phương án lựa chọn.
Bước 4: Lấy ý kiến hoặc trình phê duyệt.
20

Bước 5: Hoàn chỉnh bản kế hoạch định chính thức và trình ký phê duyệt chính thức.
Bước 6: Tổ chức thực hiện và theo dõi việc tổ chức thi hành.
Bước 7: Đánh giá kết quả thực hiện.
Để công tác hoạch định được hiệu quả, cần có sự phối hợp của nhiều đơn vị chức
năng, đặc biệt là việc trao đổi thông tin giữa đơn vị theo dõi tổng hợp việc thực hiện hoạch

định với các đơn vị phối hợp thực thi khác. Trong quá trình thực hiện cần linh hoạt để có
thể điều chỉnh kịp thời những phát sinh không theo ý muốn của thực tế nhằm đạt tới mục
đích cuối cùng mà bản hoạch địch hướng tới.
a. Hoạch định kế hoạch năm
* Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm:
– Từ chiến lược của công ty
– Từ các dự án tham gia
– Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao
– Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.
* Nội dung của kế hoạch công tác năm:
– Nội dung các mục tiêu công việc
– Thời gian thực hiện
– Mức độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào
công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
b. Hoạch định kế hoạch tháng:
* Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng
– Các công việc trong kế hoạch năm
– Các công việc tháng trước còn tồn tại
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao.
* Nội dung kế hoạch tháng
– Các công việc quan trọng trong tháng
– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực
hiện.
Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong
tháng sau)
c. Hoạch định kế tuần
* Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:
– Các công việc trong kế hoạch tháng
– Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.

* Nội dung kế hoạch tuần
– Các công việc quan trọng trong tuần
– Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người
thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
– Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong
tuần sau).
7. Các công cụ hoạch định:
Các công cụ hoạch định HC-VP bao gồm các dự án lớn, nhỏ khác nhau. Một số công
cụ để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày là:
– Lịch thời gian biểu công tác (lịch làm việc);
21

– Sổ tay, sổ nhật ký;
– Lịch để bàn, treo tường.

MẪU: Bảng kế hoạch trong tuần

II. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG:
1. Khái niệm
Chức năng tổ chức trong văn phòng là việc xây dựng và thiết kế cơ cấu tổ chức của
văn phòng bao gồm các đơn vị, các cá nhân với chức năng, nhiệm vụ khác nhau và cơ chế
hoạt động nhằm thực hiện hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
2. Mục đích của chức năng tổ chức trong văn phòng
Xây dựng bộ máy văn phòng gồm các cá nhân có năng lực chuyên môn nghiệp vụ
vững vàng, có trình độ, có tư cách đạo đức để hoàn thành hiệu quả các công việc của văn
phòng.
Thiết kế công việc hợp lý cho từng đơn vị, từng cá nhân trong văn phòng.

Đáp ứng linh hoạt về cơ cấu tổ chức bộ máy trong điều kiện những thay đổi của
thực tiễn.
22

3. Nội dung cơ bản của kỹ thuật và kỹ năng hành chính trong điều hành hoạt
động văn phòng
a.Thiết kế và phân tích công việc trong công sở:
– Thiết kế công việc: phân chia các công việc lớn, nhỏ hợp lý.
* Yêu cầu:
+ Phù hợp với mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp.
+Nội dung công việc phải rõ ràng, phù hợp thực tế.
+ Công việc phải có ý nghĩa đối với nhiệm vụ chung
+ Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ, Công nhân viên (phát huy tính tự chủ, thời
gian hợp lý, cách thức giải quyết công việc).
+ Tạo được khả năng hợp tác khi giải quyết công việc.
+ Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc thuận lợi.
*Phương pháp thiết kế công việc:
-Thiết kế công việc theo dây chuyền: một nhiệm vụ được chia thành nhiều công việc
có liên quan với nhau như một dây chuyền có nhiều mắt xích. VD: nhiệm vụ tuyển dụng
nhân viên có thể chia thành nhiều công việc cụ thể để giao cho các bộ phận giải quyết như:
thông báo tuyển dụng, xác định các tiêu chuẩn lựa chọn, tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn tuyển
dụng, tuyển dụng
– Thiết kế công việc theo nhóm: đòi hỏi phải có một tập thể cùng tham gia thực hiện
công việc, nhưng mỗi người chỉ thực hiện một phần việc mà thôi
– Thiết kế công việc theo từng cá nhân: giao cho cá nhân phụ trách các công việc có
tính độc lập. VD: làm báo cáo, tờ trình, hoặc theo dõi việc thực hiện 1 dịch vụ hành chính.
– Phân tích công việc:
Khi phân tích công việc cần làm sáng tỏ tính chất của nội dung công việc, chú ý xem
xét những điều kiện vật chất, môi trường, đánh giá ảnh hưởng môi trường đối với công
việc và phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công việc, loại bỏ các yêu cầu không cần

thiết. Đồng thời lựa chọn cán bộ hợp lý và sắp xếp vào những vị trí cần thiết để triển khai
công việc. Những kỹ năng cần có của nhân viên là:
+ Kỹ năng tự quản lý: có trách nhiệm, có thái độ làm việc tích cực.
+ Kỹ năng giao tiếp: những kỹ năng xã hội, truyền thông và giải quyết vấn đề.
+ Kỹ năng kỹ thuật: là kỹ năng, kiến thức chuyên môn
Cần đánh giá kết quả công việc sau khi hoàn tất.
b.Phân công công việc: dựa trên cơ sở thực tế.
– Cơ sở của quá trình phân công công việc:
+Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan;
+ Theo khối lượng và tính chất công việc;
+Theo khối lượng biên chế và cơ câu tổ chức của cơ quan
Các kiểu phân công công việc:
+ Phân công theo chuyên môn hoá: Là phương pháp để nhân viên đi sâu vào công
việc và có thói quen nghề nghiệp tốt. Từ đó sẽ có khả năng tăng năng suất lao động.
Muốn chuyên môn hóa tốt cần có hiểu biết rộng. Kiến thức chuyên môn và các kiến
thức chung luôn tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết và bản lĩnh cho nhà quản
lý.Trong thời đại KHKT, chuyên môn hoá công việc không chỉ trong sản xuất mà trong
nhiều lĩnh vực khác nhau.
23

+ Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể: Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì sẽ
càng thuận lợi khi phân công. Khi xây dựng tiêu chuẩn phải chú ý hai mặt: chất và lượng.
Các tiêu chuẩn, định mức phải xây dựng sao cho có thể khuyến khích cán bộ, công chức
làm việc
+ Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực nhân viên: Dựa trên
nguyên tắc phù hợp khả năng trước mắt, lâu dài, yêu cầu của công việc và mục tiêu cuối
cùng cần đạt tới. Chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận (pháp lý, tổ chức,
kiểm tra,…).Tạo điều kiện để nhân viên có thể tiến bộ qua công việc được giao.
+ Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan, đơn vị: tạo ra sự
đoàn kết, tăng thêm tiềm lực nội bộ cho cơ quan. Sự hợp tác lệ cần thuộc vào trình độ,

nhận thức mỗi người, nội dung và sự phân công công việc và nhân viên có thể thay thế lẫn
nhau khi cần thiết.

4. Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị:
a. Nguyên tắc về mục tiêu:
1. Mỗi nhóm có một mục tiêu xác định mối tương quan trong phạm vi cơ cấu tổ
chức
2. Mục tiêu của mỗi nhóm phải được mô tả rõ ràng
3. Mục tiêu của hành chính là phục vụ một cách tiết kiệm và có hiệu quả. HCVP là
một chức năng tạo sự thuận lợi cho các bộ phận khác
4. Mục tiêu của nhóm phục vụ phải ở dưới mục tiêu của các nhóm hoạt động chính
b. Nguyên tắc về chức năng:
5. Một tổ chức hoàn thiện là một tổ chức đơn giản và dễ hiểu
6.Chức năng và nhiệm vụ phải được xác định trước khi các cá nhân được bổ nhiệm
vào chức vụ đó
7. các đơn vị tổ chức phải được quân bình dựa trên nhu cầu và tầm quan trọng
8. Khi các chức năng nhiệm vụ đã được phân công, các chức năng mới khác có thể
phát sinh.
9. Các thiếu hụt mất mát nhân viên trong bất cứ trường hợp nào không được ảnh
hưởng đến sự ổn định của tổ chức đó
c. Nguyên tắc liên quan đến cá nhân
10. Nên để cho nhân viên tham gia thảo luận các vấn đề về quản trị có ảnh hưởng
đến công việc của họ
11. Cần phải chú ý xem xét những nhân viên cá biệt, những khác biệt cá nhân giữa
các nhân viên với nhau trong tổ chức
12. Các khuyến khích sẽ thúc đểy nổ lực của các cá nhân nhiều nhất
13. Nhân viên cần phải có khả năng xác định vai trò của mình đối với các mục tiêu
và thủ tục
14. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ ý thức được tại sao phải thực hiện công
việc đó, tại sao phải tuân theo một số chính sách nào đó

d. Nguyên tắc về trách nhiệm:
15. Trách nhiệm phải được quy định rõ ràng trước khi phân công công việc
16. Khi phân công công việc, phải chú ý đế việc chuyên môn hóa.
17. Các chức năng có liên quan hoặc tương tự cần được ghép chung lại với nhau
thành một nhóm
24

18. Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ ràng
e. Nguyên tắc về báo cáo
19. Mỗi công nhân chỉ báo cáo cho một cấp trên duy nhất (Nguyên tắc thống nhất
chỉ huy)
20. Hình thức, khoảng cách và phạm vi báo cáo phải được quy định rõ ràng
21. Báo cáo chỉ gồm những dữ kiện chính yếu
22. Hình thức những báo cáo cùng loại nên càng thống nhất càng tốt
f. Nguyên tắc về quyền hạn:
23. Quyền hạn phải được phân chia và chỉ định một cách phù hợp
24. Quyền hạn phải được giao cụ thể, rõ ràng và người được giao quyền hiển rõ
ràng
25. Quyền hạn phải bằng trách nhiệm
g. Nguyên tắc về ủy quyền:
26. Quyền hạn và trách nhiệm có thể được ủy thác cho người khác, nhựng người ủy
thác vẫn phải báo cáo kết quả cho cấp trên
27. Sự ủy thác quyền hạn và trách nhiệm có hiệu quả giúp ta dễ dàng sử dụng
nguyên tắc biệt lệ
h. Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát:
28. Số nhân viên trực thuộc có thể báo cáo trực tiếp cho một cấp trên phải được hạn
chế lại.
29. Cơ cấu tổ chức phải được duyệt xét lại theo định kỳ
i. Nguyên tắc điều hành tổ chức:
30. Sơ đồ tổ chức là kim chỉ năm hướng dẫn

Xem thêm: Tổng quan về các phương pháp định giá doanh nghiệp – Finhay

31. Sơ đồ tổ chức chỉ trình bày hình thức tổ chức, tổ chức thật sự là kết quả của
phần đóng góp của nhiều cá nhân
32. Tổ chức phải linh hoạt, uyển chuyển
33. Hiểu rõ yếu tố con người là cần thiết cho việc tổ chức và quản trị có hiệu quả.

5. Mô hình tổ chức của văn phòng

Văn thư Tổng hợp
Quản trị
đời sống
Tin học Lưu trữ
Phó trưởng phòng
Tr
ưởng phòng
25

Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà cơ cấu tổ chức của các cơ quan, doanh nghiệp
được tổ chức theo cơ cấu trực tuyến hay cơ cấu chức năng, cơ cấu tham mưu hoặc cơ cấu
dự án.
Cơ cấu trực tuyến. Người lãnh đạo thực hiện tất cả các chức năng quản lý; các mối
liên hệ của các thành viên được thực hiện theo đường thẳng. Người cấp dưới chỉ nhận
mệnh lệnh của người phụ trách trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người phụ trách đó.
Cơ cấu chức năng: Có sự xuất hiện của các bộ phận chuyên môn phụ trách từng
mảng công tác chuyên biệt và có quyền can thiệp vào công tác của các đơn vị.
Cơ cấu hỗn hợp (trực tuyến và chức năng): xuất hiện các bộ phận chức năng phụ
trách các mảng công việc chuyên môn tuy nhiên không có quyền can thiệp vào công tác
của các đơn vị chuyên môn mà chỉ có chức năng tham mưu cho lãnh đạo trong công tác
chuyên môn đó.
Cơ cấu công trình (dự án, đề án ): là cơ cấu được hình thành khi tiến hành thực

hiện một công ttrình, một dự án mà cơ quan, doanh nghiệp tham gia thực hiện. Cơ cấu tổ
chức này đực hình thành khi thực hiện đề án và giải thể khi công trình, đề án đó đã hoàn
thành. Nó được tổ chức trên cơ sở cơ cấu tổ chức cũ của cơ quan, doanh nghiệp.
Trên thực tế, bộ máy văn phòng của các cơ quan, doanh nghiệp được xây dựng
theo mô hình cơ cấu trực tuyến nhằm đảm bảo sự điều hành nhanh chóng từ nàh quản trị
văn phòng tới các bộ phận, các cá nhân trong việc thực hiện các chức năng của văn
phòng.

6. Xây dựng bộ máy văn phòng hiệu quả.
Một là thành lập các đơn vị chức năng trong văn phòng: đó là xây dựng cơ cấu tổ
chức văn phòng với các đơn vị chức năng cụ thể để đảm trách các nhiệm vụ hoặc các
nhóm nhiệm vụ của văn phòng như bộ phận văn thư – lưu trữ; bộ phận tổng hợp, bộ phận
lễ tân… Đồng thời quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận cũng như sụ phối
hợp giữa các bộ phận chức năng.
Hai là xác định biên chế cho từng đơn vị phù hợp với nhiệm vụ đựơc phân công.
Đây là quá trình phức tạp đòi hỏi nhà quản trị phải đề ra được các bản mô tả công việc và
bản tiêu chuẩn công việc cho từng vị trí trong văn phòng. Qua đó tiến hành tuyển dụng
đúng người có năng lực chuyên môn, có phẩm chất đạo đức và sắp xếp vào đúng vị trí
công tác để giải quyết hiệu quả các công việc được giao, đồng thời phát huy được những
năng lực cá nhân của các nhân viên.
Ba là thiết kế công việc hợp lý: Đây là công việc quan trọng đòi hỏi nhà quản trị
văn phòng phải thiết kế được các nhiệm vụ cụ thể cho từng đơn vị, cho từng vị trí công tác.
Cần thiết kế được các công việc một cách khoa học, chính xác và hợp lý trên cơ sở chức
năng của văn phòng, đồng thời tính toán đến khối lượng công việc giữa các đơn vị, các bộ
phận và từng vị trí công tác Trên thực tế việc có đơn vị phải hoàn thành khối lượng công
việc nhiều hơn các đơn vị khác hoặc vị trí này phải thực hiện khối lượng công việc nhiều
hơn hay phức tạp hơn vị trí khác đã xẩy ra, điều đó làm cho mối quan hệ công tác và bầu
không khí trong văn phòng không được thuận lợi cho việc thực thi công việc.
Bốn là có quy chế chặt chẽ: Đặt ra quy chế chặt chẽ, khoa học trong công tác tổ
chức, đặc biệt là các quy định về mối quan hệ công tác và sự phối hợp giữa các đơn vị, các

thành viên trong văn phòng. Đây chính là cơ sở để điều hành công việc được hiệu quả.
Nếu quy chế chặt chẽ, rõ ràng, công khai minh bạch thì việc điều hành của nhà quản trị và
đó ; sắp xếp ; sắp xếp chương trình thao tác hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan ; – Thu thập, giải quyết và xử lý, quản trị và tổ chức triển khai sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáotình hình hoạt động giải trí trong đơn vị chức năng, yêu cầu đề xuất kiến nghị những giải pháp thực thi, ship hàng sự chỉđạo, quản lý của thủ trưởng – Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo vănbản của cơ quan phát hành – Thực hiện công tác làm việc văn thư – tàng trữ, xử lý những văn thư tờ trình của những đơnvị và cá thể theo quy định của cơ quan ; tổ chức triển khai theo dõi việc xử lý những văn thư, tờtrình đó ; – Tổ chức tiếp xúc đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức triển khai trong công tác làm việc thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức triển khai mình với cơ quan, tổ chức triển khai khác ; – Lập kế hoạch kinh tế tài chính, dự trù kinh phí đầu tư hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạnmức kinh phí đầu tư, báo cáo giải trình kế toán, cân đối hàng quý, năm ; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệpvụ ; – Mua sắm trang thiết bị cơ quan, thiết kế xây dựng cơ bản, thay thế sửa chữa, quản trị cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện đi lại thao tác của cơ quan, bảo vệ nhu yếu phục vụ hầu cần cho hoạt động giải trí vàcông tác của cơ quan ; – Tổ chức và triển khai công tác làm việc y tế, bảo vệ sức khỏe thể chất ; bảo vệ trật tự bảo đảm an toàn cơquan ; tổ chức triển khai Giao hàng những buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực thi công tác làm việc lễ tân, tiếpkhách một những khoa học và văn minh – Thường xuyên kiện toàn bộ máy, thiết kế xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên cấp dưới trong vănphòng, từng bước hiện đại hóa công tác làm việc hành chính – văn phòng ; hướng dẫn và hướng dẫnnghiệp vụ văn phòng cho những văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chức năng trình độ khi thiết yếu. 4. Cơ cấu tổ chức triển khai của Văn phòng : a. Lãnh đạo Văn phòng ( Phòng HC ) : – Chánh văn phòng ( Trưởng phòng hành chính ) : Chánh VP là người điều hànhchung, chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về hàng loạt công tác làm việc VP, chỉ huy một số ít việc làm quan trọng nhưxây dựng và theo dõi triển khai chương trình, kế hoạch công tác làm việc, hoàn hảo những dự thảoVN quan trọng, công tác làm việc cơ yếu … – Giúp việc có những Phó Chánh Văn phòng ( hoặc Phó Trưởng phòng HC ) Văn phòng thao tác theo chính sách thủ trưởng. Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đềcao nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị trong VP và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước thủ trưởng. b. Các bộ phận thường trực Văn phòng : – Bộ phận hành chính, văn thư : + Quản lý, quản lý công tác làm việc đảm nhiệm, giải quyết và xử lý, dữ gìn và bảo vệ, chuyển giao văn bản trongvà ngoài cơ quan, doanh nghiệp ; + Tổ chức công tác làm việc lễ tân, khánh tiết + Quản lý, sử dụng có hiệu suất cao những trang thiết bị kỹ thuật Giao hàng cho hoạt độngcủa văn thư – Bộ phận tổng hợp : gồm 1 số ít nhân viên, có trách nhiệm nghiên cứu và điều tra chủ trương, đường lối, chủ trương của cấp trên, những nghành nghề dịch vụ trình độ có tương quan ; + Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác làm việc chỉ huy, quản lý và điều hành hoạt động giải trí ; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động giải trí của cơ quan đơn vị chức năng để báo cáp kịp thờicho thủ trưởng và yêu cầu giải pháp xử lý. – Bộ phận tàng trữ : Thực hiện công tác làm việc tàng trữ + Phân loại, nhìn nhận, chỉnh lý, thống kê tài liệu tàng trữ ; + Khai thác, tổ chức triển khai sử dụng tài liệu tàng trữ – Bộ phận Quản trị : + Cung cấp không thiếu kịp thời những phương tiện đi lại, điều kiện kèm theo vật chất cho hoạt động giải trí củacơ quan, doanh nghiệp ; + Sửa chữa, quản trị, sử dụng những phương tiện đi lại vật chất có hiệu suất cao. – Bộ phận tài vụ ( tùy từng cơ quan ) – Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ … 5. Chế độ thao tác của văn phòng : Văn phòng thao tác theo chính sách thủ trưởng chỉ huy. Nguyên tắc của chính sách này là ChánhVăn phòng là người đứng đầu của văn phòng, có thẩm quyền quyết định hành động toàn bộ những yếu tố thuộcphạm vi công tác làm việc của văn phòng, trên cơ sở tham mưu giúp việc của phó Văn phòng. Tuy nhiên, trong quy trình quản lý và điều hành thì Chánh văn phòng có sự tìm hiểu thêm quan điểm của cáccấp phó và những bộ phận tính năng. Trong đó những nhân viên thuộc khối nghiên cứu và điều tra tổng hợp khicần thiết hoàn toàn có thể thao tác trực tiếp với Chánh Văn phòng, báo cáo giải trình tác dụng liên tục với Chánhvăn phòng. Các đơn vị chức năng khác hoạt động giải trí dưới sự phân cấp quản trị của Chánh văn phòng. 6. Mối quan hệ công tác làm việc : Trong quy trình công tác làm việc thì văn phòng có mối quan hệ phối hợp công tác làm việc với những phòngban, đơn vị chức năng công dụng trình độ khác trong cơ quan, doanh nghiệp trong việc thực thi cácnhiệm vụ chung cũng như trong những hoạt động giải trí khác. Cùng chịu sự chỉ huy và quản lý và điều hành chung củalãnh đạo cơ quanII. QUẢN TRỊ : 1. Khái niệm : Có nhiều định nghĩa khác nhau về quản trị : * Theo từ điển Nước Ta của Đào Duy Anh thì “ quản trị ” được hiểu : – Là tổ chức triển khai, quản lý việc làm của một cơ quan, một tổ chức triển khai như Hội đồngquản trị, Ban Giám đốc … – Là quản trị và cấp phép những phương tiện đi lại thao tác tại cơ quan, tổ chức triển khai như phòngQuản trị. * Theo Mary Parker Follet : Quản trị là nghệ thuật và thẩm mỹ làm cho việc làm được thực hiệnthông qua người khác. * Theo Stephen P.Robbins thì quản trị là một tiến trình làm cho những hoạt động giải trí đượchình thành một cách có hiệu suất cao và trải qua người khác. * Theo TS. Hà Nam Khánh Giao : Quản trị là quá trình sử dụng những nguồn lực củatổ chức nhằm mục đích đạt đến những tiềm năng của tổ chức triển khai bằng cách hoạch định, tổ chức triển khai, chỉ huy vàkiểm soát ”. Như vậy, hoàn toàn có thể hiểu một cách chung nhất : “ Quản trị là sự tác động ảnh hưởng có tổ chức triển khai, địnhhướng và mục tiêu của chủ thể quản trị lên đối tượng người dùng bị quản trị và sử dụng có hiệu quảnhất những tiềm năng thời cơ của tổ chức triển khai để đạt được tiềm năng đã đề ra trong điều kiện kèm theo môitrường tổ chức triển khai luôn dịch chuyển ”. 2. Ý nghĩa, mục tiêu của hoạt động giải trí quản trị : Khi con người phối hợp với nhau trong một tập thể để cùng nhau thao tác, người tacó thể tự phát làm những việc thiết yếu theo cách tâm lý riêng của mỗi người. Lối làmviệc như thế cũng hoàn toàn có thể đem lại hiệu quả, hoặc cũng hoàn toàn có thể không đem lại tác dụng. Nhưngnếu người ta biết tổ chức triển khai hoạt động giải trí thì triển vọng đạt tác dụng sẽ chắc như đinh hơn, đặc biệtquan trọng không phải chỉ là hiệu quả mà sẽ còn ít tốn kém thời hạn, tiền tài, nguyên vậtliệu và những phí tổn khác. Khi tất cả chúng ta so sánh giữa tác dụng đạt được với ngân sách để thựchiện sẽ có khái niệm là hiệu suất cao. Hiệu quả = Kết quả – Chi phíHiệu quả sẽ tăng trong hai trường hợp : + Tăng tác dụng với ngân sách không đổi. + Giảm ngân sách mà vẫn giữ nguyên tác dụng. Muốn đạt được cả hai điều đó yên cầu phải biết cách quản trị, không biết cách quảntrị chỉ huy cũng đạt được hiệu quả nhưng hiệu suất cao sẽ đạt thấp. Một sự quản trị, lãnh đạogiỏi không những mang lại nhiều doanh thu cho doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa quantrọng góp thêm phần đưa nền kinh tế tài chính quốc gia nhanh gọn tăng trưởng. Trong hoạt động giải trí kinhdoanh, người nào luôn tìm cách giảm ngân sách và tăng hiệu quả tức là luôn tìm cách tăng hiệuquả. Có thể nói rằng, nguyên do thiết yếu của hoạt động giải trí quản trị chỉ huy chính là muốn có hiệuquả và chỉ khi nào người ta chăm sóc đến hiệu suất cao thì người ta mới chăm sóc đến hoạtđộng quản trị, chỉ huy. Trong thực tiễn, mọi nỗ lực có ích của một doanh nghiệp được vạch ra nhằm mục đích đạtđược tiềm năng của tổ chức triển khai, với thời hạn, nguyên vật liệu tối thiểu đều phải lựa chọn quátrình cơ bản, những nguyên tắc và những kỹ thuật. Mục tiêu của hoạt động giải trí quản trị, chỉ huy như vậy là nhằm mục đích giúp tất cả chúng ta có nhữngkiến thức, kiến thức và kỹ năng thiết yếu để ngày càng tăng hiệu suất cao trong hoạt động giải trí kinh doanh thương mại vì mục tiêulợi nhuận cũng như tiềm năng phi doanh thu. Quản trị vừa là khoa học đồng thời là thẩm mỹ và nghệ thuật : Quản trị là một hiện tượng kỳ lạ xã hội Open cùng một lúc với con người, nó biểuhiện trong mối quan hệ giữa con người với con người. Đó là mối quan hệ giữa người chủnô và kẻ nô lệ, giữa chủ và tớ, rồi tiến hóa từ từ qua nhiều thế kỷ với không ít đổi khác từtrong cách xử sự đầy lạm quyền dưới những chế độ độc tài phong kiến mang đặc thù độcđoán, gia trưởng đến những sáng tạo độc đáo quản trị dân chủ mới lạ như lúc bấy giờ. Theo xu thếvận động thì quản trị lúc bấy giờ không còn mang thực chất của sự quản lý như trong quá khứ, mà quản trị lúc bấy giờ được coi là một khoa học. Đó là khoa học mà đối tượng người tiêu dùng của nó chủyếu ảnh hưởng tác động tới con người. Chính vì vậy nó còn được coi là một môn khoa học đặc biệt quan trọng, vừa mang tính khoa học, vừa mang tính nghệ thuật và thẩm mỹ. – Quản trị là khoa học bộc lộ ở chỗ quản trị vận dụng và phối hợp kiến thức và kỹ năng củanhiều ngành khoa học khác nhau để thiết kế xây dựng học thuyết của riêng mình. Trong quản trịhọc có rất nhiều kiến thức và kỹ năng khoa học của những ngành như triết học, kinh tế học, khoa học tổchức, thống kê, hạch toán kinh tế tài chính, nghiên cứu và phân tích kinh tế tài chính … khoa học tự nhiên như toán học, tin học. Khoa học xã hội như xã hội học, tâm lý học, giáo dục học, luật học … – Quản trị là thẩm mỹ và nghệ thuật biểu lộ ở chỗ trong quản trị vận dụng linh động và sáng tạonhững học thuyết, nguyên tắc quản trị trong những trường hợp, điều kiện kèm theo thực trạng đơn cử. Nhà quản trị khi xử lý những trách nhiệm của mình đã xuất phát từ những đặc thù, tìnhhuống đơn cử, nhưng luôn tính đến đặc thù những nhân của người chấp hành. Trong thực tiễn, hoạt động giải trí quản trị sẽ không thành công xuất sắc nếu chỉ vận dụng máy móc và rập khuôn theo mộtcông thức có sẵn. Có thể nói nghệ thuật và thẩm mỹ quản trị là ‘ tuyệt kỹ ”, cái mẹo ”, “ cái biết làm thếnào ” ( know-how ) của nhà quản trị để đạt đến tiềm năng sau cuối. Nghệ thuật quản trị là tàinghệ, năng lượng tổ chức triển khai, kinh nghiệm tay nghề … của nhà quản trị trong việc xử lý nhữngnhiệm vụ đề ra một cách khôn khéo, phát minh sáng tạo và có hiệu suất cao cao nhất. Ví dụ như nghệ thuậtsử dụng con người ( sắp xếp đúng vị trí, sử dụng đúng năng lực, biết động viên, tập hợp vàthu hút nhân viên cấp dưới ). Nghệ thuật mua và bán ; nghệ thuật và thẩm mỹ cạnh tranh đối đầu trong kinh doanh thương mại, sản xuất, thẩm mỹ và nghệ thuật ra quyết định hành động ( nhanh, , đúng, kịp thời ) và triển khai quyết định hành động ( phát minh sáng tạo, linhhoạt ), thẩm mỹ và nghệ thuật đàm phán, tiếp xúc ; nghệ thuật giải quyết những khó khăn vất vả phát sinh trongquá trình quản lý … Đặc điểm hầu hết của thẩm mỹ và nghệ thuật quản trị là những “ mẹo ” gắn liềnvới những trường hợp đơn cử với toàn bộ sự phong phú, nhiều mẫu mã, khôn khéo, uyển chuyển vàsáng tạo. Hai mặt khoa học và thẩm mỹ và nghệ thuật của hoạt động giải trí quản trị là hai mặt của một yếu tố, chúng không xích míc, loại trừ nhau mà chúng luôn tác động ảnh hưởng lẫn nhau và bổ trợ chonhau trong quy trình thực thi hoạt động giải trí quản trị. Nghệ thuật phải dựa trên nền tảng, trênsự hiểu biết một cách khoa học về vẫn đề, nghành nghề dịch vụ quản trị. Nếu không dựa trên cơ sởkhoa học thì nhà quản trị chỉ dựa vào may rủi, chủ quan và kinh nghiệm tay nghề cá thể mà thôi. Do đó chỉ hoàn toàn có thể thành công xuất sắc ở trường hợp này mà hoàn toàn có thể không thành công xuất sắc ở tình huốngkhác. Ngược lại, nếu chỉ dựa trên những nguyên tắc của những ngành khoa học mà không chútrọng tính thẩm mỹ và nghệ thuật trong quản trị thì hoạt động giải trí của nhà quản trị cũng khó thành công xuất sắc, chính do thực tiễn xã hội, những thực trạng của thực tiễn là rất khác nhau, muôn hình muôn vẻvà luôn đổi khác. Do đó nhà quản trị, để đạt được thành công xuất sắc thì không hề không vận dụnghai yếu tố khoa học và nghệ thuật và thẩm mỹ trong hoạt động giải trí quản lý của mình. 3. Các công dụng quản trị : a Hoạch định ( planning ) : Là tính năng tiên phong trong tiến trình hoạt động giải trí quản trị, thiết kế xây dựng kế hoạch để phốihợp những hoạt động giải trí, kiến thiết xây dựng chương trình, tiềm năng kế hoạch, kế hoạch hoạt động giải trí chotừng tiến trình, từng bộ phận và quyết định hành động lựa chọn những giải pháp thích hợp để hoàn thànhcác tiềm năng đó. Nếu không lập kế hoạch thận trọng và đúng đắn thì dễ dẫn đến thất bạitrong quản trị. Có nhiều công ty không hoạt động giải trí được hay chỉ hoạt động giải trí với một phầncông suất do không có hoạch định hoặc hoạch định kém. b. Tổ chức : ( organizing ) : Đây là công dụng phong cách thiết kế cơ cấu tổ chức, tổ chức triển khai việc làm và tổ chức triển khai nhân sự cho một tổchức. Công việc này gồm có : xác lập những việc phải làm, người nào phải làm, phốihợp hoạt động giải trí ra làm sao để đạt được tiềm năng. Công tác này thực thi tốt sẽ quyết định hành động tớisự thành công xuất sắc của doanh nghiệp và ngược lại mặc dầu những nguồn lực khác dồi dàoc. Lãnh đạo ( leading ) : Một tổ chức triển khai khi nào cũng gồm nhiều người, mỗi một cá thể có đậm chất ngầu riêng, hoàncảnh riêng và vị trí khác nhau. Nhiệm vụ của chỉ huy là phải biết động cơ và hành vi củanhững người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển và tinh chỉnh, chỉ huy những người khác, tinh lọc những phong thái chỉ huy tương thích với những đối tượng người dùng và thực trạng cùng sởtrường của người chỉ huy, nhằm mục đích xử lý những xung đột giữa những thành phần, thắng đượcsức ỳ của những thành viên trước những biến hóa. Lãnh đạo xuất sắc có năng lực đưa công tyđến thành công xuất sắc dù kế hoạch và tổ chức triển khai chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc như đinh thất bại nếu lãnhđạo kém. d. Kiểm soát ( controlling ) : Sau khi đã đề ra những tiềm năng, xác lập những kế hoạch, vạch rõ việc xếp đặt cơcấu, tuyển dụng, huấn luyện và đào tạo và động viên nhân sự, việc làm còn lại vẫn còn hoàn toàn có thể thấtbại nếu không kiểm tra. Công tác kiểm tra gồm có việc xác lập thành quả, so sánh thànhquả trong thực tiễn với thành quả đã được xác lập và triển khai những giải pháp sửa chữa thay thế nếu có sailệch, nhằm mục đích bảo vệ tổ chức triển khai đang trên đường đi đúng hướng để hoàn thành xong tiềm năng. Những tính năng trên đây là phổ cập so với mọi nhà quản trị, dù cho đó là tổnggiám đốc một công ty lớn, hiệu trưởng một trường học, trưởng phòng trong cơ quan, haychỉ là tổ trưởng một tổ công nhân trong nhà máy sản xuất. Dĩ nhiên, phổ cập không có nghĩa làđồng nhất. Vì mỗi tổ chức triển khai đều có những đặc thù về môi trường tự nhiên, xã hội, ngành nghề, quytrình công nghệ tiên tiến riêng v.v. nên những hoạt động giải trí quản trị cũng có những hoạt động giải trí khác nhau. Nhưng những cái khác nhau đó chỉ là khác nhau về mức độ phức tạp, chiêu thức thựchiện, chứ không khác nhau về thực chất. 3. Quản trị hành chính văn phòng : a. Khái niệm về Quản trị hành chính VP : Quản trị HC-VP là việc hoạch định, tổchức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và trấn áp những hoạt động giải trí giải quyết và xử lý thông tinb. Các công dụng quản trị HCVP : – Hoạch định việc làm hành chính – Tổ chức việc làm hành chính – Lãnh đạo việc làm hành chính – Kiểm soát việc làm hành chính – Thực hiện dịch vụ hành chínhNhư vậy, Quản trị HC-VP trước hết phải triển khai những công dụng quản trị ( phòng, ban nào cũng có ), và bổ trợ thêm tính năng dịch vụ hành chính ( chỉ có ở phòng hànhchính ). Hoạt động của Doanh Nghiệp ví như một chiếc xe xe hơi, thì những công dụng dịch vụ HCVP làbốn bánh xe. 4. Phân biệt việc làm hành chính văn phòng và việc làm quản trị : a. Công việc hành chính văn phòng : Đó là những việc làm hành chính đơn thuần như giải quyết và xử lý công văn, soạn thảo VB, giaodịch điện thoại cảm ứng … do những nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng thực thi. Họ thao tác với giấytờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng. Mặc dù việc làm hành chính văn phòng hầu hết do nhân viên cấp dưới văn phòng thực thi, nhưng việc làm hành chính VP xuất hiện ở mọi phòng ban trong tổ chức triển khai, mọi thành viên ( từcấp nhân viên cấp dưới đến cấp quản trị ) đều triển khai việc làm hành chính ở những mức độ khácnhau. b. Công việc quản trị : Công việc quản trị do nhà quản trị triển khai, đó chính là : hoạch định, tổ chức triển khai, lãnhđạo và kiểm tra. Họ thao tác với con người và những ý tưởngMọi thành viên đều triển khai việc làm hành chính VP, nhưng cáp quản trị càngcao thì những việc làm hành chính văn phòng càng ít và việc làm quản trị càng nhiều. III. TỔ CHỨC VĂN PHÒNG : 1. Tổ chức và sắp xếp nơi thao tác : Nơi thao tác là những khoảng chừng khoảng trống nhất định được trang bị và sắp xếp nhữngphương tiện thiết yếu, trong đó Cán bộ, công chức thực thi công vụ, trách nhiệm của mình. a Những nhu yếu chung thiết yếu của nơi thao tác : – Phù hợp với đặc thù và quy mô hoạt động giải trí của cơ quan : trụ sở cơ quan phải thểhiện được bộ mặt cơ quan, thích hợp với vị trí, tuy nhiên không phô trương quá mức làmlãng phí tiền của so với cơ quan nhà nước. Các cơ quan cần sắp xếp, sắp xếp, sử dụng hợplý trụ sở thao tác và phương tiện đi lại hiện có để ship hàng việc làm. – Tính thuận tiện ship hàng việc làm : thiên nhiên và môi trường xung quanh thích hợp ( không quáồn ào ), trang bị phương tiện đi lại khá đầy đủ ( luôn được hoàn thành xong, nâng cấp cải tiến ) ship hàng cho công vụvà hoạt động và sinh hoạt cá thể, phương pháp tổ chức triển khai và tạo ra một tâm ý tích cực, giảm stress, mệtnhọc, tình cảm gắn bó giữa cán bộ, nhân viên cấp dưới cũng như giữa họ và nơi thao tác. – Tính thuận tiện liên hệ thanh toán giao dịch – Tính bảo mật thông tin. b. Sắp xếp sắp xếp nơi thao tác : – Các bộ phận chỉ huy, văn phòng : cần được sắp xếp ở nơi dễ thanh toán giao dịch nhất và có tưthế nhất. Các phòng thao tác được sắp xếp theo nguyên tắc bảo vệ xử lý dây chuyềnCông việc quản trịCông việc HC-VPgiải quyết việc làm, những phòng ban có quan hệ liên tục với nhau được sắp xếp gầnnhau, những phòng ban tiếp khách được sắp xếp gần lối ra vào … – Các phòng có phương tiện đi lại máy móc, kỹ thuật, tàng trữ nên sắp xếp ở vị trí khác biệt, cần trang bị những phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ giữ gìn máy móc, thiết bị – Diện tích phòng thao tác phải tương thích với đặc thù của từng bộ phận – Các vật dụng văn phòng, bàn và ghế, tủ hồ sơ, những loại sổ sách, giấy bút … cần bố trísắp xếp tương thích với động tác thao tác, ngăn nắp tạo không khí tự do trong thao tác. – Phòng thao tác phải bảo vệ phát huy hết công dụng tích cực của những yếu tố tácđộng đến hiệu suất lao động như sự thoáng rộng, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, sắc tố …. – Có mạng lưới hệ thống bảng hướng dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng thao tác, từngchức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác làm việc. c. Các chiêu thức sắp xếp văn phòng : * Văn phòng “ mở ” : Hiện nay những cơ quan, Doanh Nghiệp có xu thế sắp xếp mạng lưới hệ thống văn phòng mở. Cácphòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong, những ô vuông cao khoảng chừng 2 m … – Ưu điểm : + Tiết kiệm ngân sách diện tích quy hoạnh ; + Dễ giám sát quản trị ; + Thuận tiện trong việc tiếp xúc giữa nhân viên cấp dưới và việc làm ; + Dễ tập trung chuyên sâu những hoạt động giải trí trong văn phòng ; + Dễ đổi khác khi thiết yếu * Văn phòng “ đóng ” : Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi những phòng riêng. Ưu điểm của nó làđảm bảo tính bảo đảm an toàn, bí hiểm, sự riêng tư, và tương thích với việc làm yên cầu tập trung chuyên sâu cao. Tuy nhiên nó có những điểm yếu kém là chiếm diện tích quy hoạnh, tăng ngân sách trong việc chitrả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm ngưng trệ luồng việc làm. d. Các yếu tố gây ảnh hưởng tác động đến năng lực thao tác : – Ánh sáng vừa đủ, thích hợp làm giảm stress, giảm sai sót và nâng cao hiệunăng. Ánh sáng nơi thao tác phải đạt độ đồng đều. nên tận dụng tối đa ánh sáng thiênnhiên – Màu sắc có tính năng tâm ý đến người thao tác trong văn phòng và khách đến. Màu sắc phản chiếu ánh sáng rất phong phú. Sau đây là một số ít khái niệm về sự phản chiếuánh sáng : + Màu trắng : 85 % ; màu trắng ngà : 77 % ; Màu kem : 66 % ; Màu xám bạc : 50 % ; màu xanh da trời : 50 % ; Màu xanh lá cây 40 % ; Nói chung những văn phòng hãy dùng màutrắng trên trần nhà, màu mát trên bức tường trước mặt nhân viên cấp dưới vì nó làm dịu mắt. Cácphòng tiếp tân nên dùng màu vui tươi, trung hòa tránh đơn điệu ; phòng tầng hầm dưới đất hoặc khonên dùng màu sáng và phản chiếu ánh sáng cao. – Tiếng ồn là một tác nhân môi trường tự nhiên có nhiều ảnh hưởng tác động đến hiệu năng của vănphòng. cần sử dụng vách ngăn cách âm một số ít trang thiết bị để giảm tiếng ồn, tránh dùngnhiều đồ vật bằng sắt kẽm kim loại, gỗ cứng. Bảo đảm bảo đảm an toàn khi dùng những thiết bị điện, thựchiện phòng cháy chữa cháy theo đúng pháp luật. 3. Hiện đại hóa công tác làm việc văn phòng : Là một yên cầu cấp thiết của nhà quản trị, nó hoàn toàn có thể thực thi theo những hướng : vănphòng điện tử, văn phòng tự động hóa … a. Mục tiêu của hiện đại hóa văn phòng : + Tạo tiền đề để tăng trưởng cho mỗi cơ quan tổ chức triển khai + Giảm thời hạn tiêu tốn lãng phí và những ách tắc trong tiếp đón, giải quyết và xử lý, chuyển tải thôngtin ship hàng cho hoạt động giải trí của cơ quan tổ chức triển khai + Nâng cao hiệu suất lao động của cơ quan tổ chức triển khai, giúp cho nhà quản trị thoát khỏinhững việc làm hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện kèm theo phát huy tính phát minh sáng tạo của mỗiCán bộ công nhân viên chức trong VP, tìm kiếm những giải pháp tối ưu để điều hành quản lý công việcđạt hiệu suất cao cao nhất. + Thực hiện tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách cho công tác làm việc văn phòng. b. Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác làm việc văn phòng : – Tổ chức cỗ máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ, đúng tính năng – Từng bước công nghệ hóa công tác làm việc văn phòng, tin học hóa văn phòng, sử dụngmạng LAN, internet, wireless … – Trang bị những thiết bị tân tiến như máy tính, fax, photocopy, máy scan, máy ghi âm, máy chiếu đa năng … Các máy móc tân tiến này giảm thiểu ngân sách công sức của con người, đem lại năngsuất cao trong hoạt động giải trí. – không ngừng triển khai xong kỹ năng và kiến thức và nghiệp vụChương 2H ÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG – MỘT NGHỀ CHUYÊN NGHIỆPI. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG : 1. Khái niệm : – Nhà quản trị là người thao tác trong tổ chức triển khai, được giao trách nhiệm điều khiển và tinh chỉnh côngviệc của người khác và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước tác dụng hoạt động giải trí của những người đó. Nhàquản trị là người lập kế hoạch, tổ chức triển khai, chỉ huy và kiểm tra con người, kinh tế tài chính, vật chấtvà thông tin trong tổ chức triển khai sao cho có hiệu suất cao để giúp tổ chức triển khai đạt tiềm năng. – Nhà Quản trị HC-VP : thứ nhất phải là nhà quản trị. Tức là phải triển khai xong 4 chứcnăng trách nhiệm : Hoạch định, tổ chức triển khai, chỉ huy và kiểm tra bộ phận hành chính của mình. Hoạt động quản trị cũng là một dạng hoạt động giải trí xã hội của con người, và chính vìvậy nó cũng cần được chuyên môn hóa. Trong mỗi tổ chức triển khai những việc làm về quản trịkhông chỉ có tính chuyên môn hóa cao mà nó còn mang tính thứ bậc rất rõ nét. Có thể chiacác nhà quản trị thành 3 loại : những nhà quản trị hạng sang, những nhà quản trị cấp giữa ( còn gọi làcấp trung gian ) và những nhà quản trị cấp cơ sở. 2. Phân loại những cấp quản trị – Quản trị viên hạng sang : Là nhà quản trị hoạt động giải trí ở bậc cao nhất trong tổ chức triển khai, là người chịu trách nhiệmvề những thành quả sau cuối của tổ chức triển khai. Nhiệm vụ : Quản lý chung mọi hoạt động giải trí của tổ chức triển khai ; đưa ra những quyết định hành động chiếnlược, tổ chức triển khai triển khai kế hoạch để duy trì và tăng trưởng tổ chức triển khai. Chức danh : quản trị hội đồng quản trị, phó chủ tịch hội đồng quản trị, ủy viên hộiđồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc – Quản trị viên cấp trung gian : Là nhà quản trị hoạt động giải trí ở dưới những quản trị viên chỉ huy ( quản trị viên hạng sang ) nhưng ở trên những quản trị viên cấp cơ sở. Nhiệm vụ : đưa ra những quyết định hành động giải pháp, thực thi những kế hoạch và chính sáchcủa doanh nghiệp, phối hợp những hoạt động giải trí, những việc làm để triển khai xong tiềm năng chung. Chức danh : trưởng phòng, phó phòng, chánh quản đốc, phó quản đốc – Quản trị viên cấp cơ sở : Là nhà quản trị hoạt động giải trí ở cấp bậc ở đầu cuối trong mạng lưới hệ thống cấp bậc của những nhàquản trị trong cùng một tổ chức triển khai. Nhiệm vụ : Đưa ra những quyết định hành động tác nghiệp nhằm mục đích đốc thúc, hướng dẫn, điều khiểncác công nhân viên trong những việc làm sản xuất kinh doanh thương mại đơn cử hàng ngày, nhằm mục đích thựchiện tiềm năng chung. Bên cạnh đó họ cũng tham gia trực tiếp vào việc làm sản xuất, kinhdoanh hàng ngày của doanh nghiệp. Chức danh : tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng những tổ bán hàng, đốc công, trưởng ca * Các chức vụ của những cấp quản trị : – Trợ lý hành chính. – Chánh Văn phòng – Trưởng phòng hành chính – Giám đốc hành chính – Phó Tổng Giám đốc hành chính103. Vai trò của nhà quản trịVai trò là hàng loạt những cách ứng xử được thiết lập sao cho tương thích với chức vụhoặc bộ phận, cơ quan riêng không liên quan gì đến nhau. Henry Mintzberg điều tra và nghiên cứu những hoạt động giải trí của nhà quản trị và cho rằng mọi nhàquản lý đều phải triển khai 10 vai trò khác nhau và được phân thành 3 nhóm như sau : a – Nhóm vai trò quan hệ với con người : Nhóm vai trò quan hệ với con người gồm có năng lực tăng trưởng và duy trì mốiquan hệ với người khác một cách hiệu suất cao. Vai trò đại diện thay mặt gắn liền với vị trí trong sự phân cấp quản trị, vai trò chỉ huy đòihỏi việc kiến thiết xây dựng mối quan hệ với tập sự, tiếp xúc và thôi thúc họ thao tác, vai trò liênhệ tập trung chuyên sâu vào việc duy trì mối quan hệ cả bên trong và bên ngoài tổ chức triển khai. Vai trò quanhệ với con người giúp những nhà quản trị thiết kế xây dựng mạng lưới thao tác thiết yếu để thực hiệncác vai trò quan trọng khác. b – Nhóm vai trò thông tin : Vai trò thông tin gắn liền với việc đảm nhiệm thông tin và truyền đạt thông tin saocho nhà quản trị biểu lộ là TT đầu não của tổ chức triển khai. + Vai trò tích lũy thông tin là chớp lấy thông tin cả bên trong và bên ngoài doanhnghiệp. + Vai trò truyền đạt hoạt động giải trí theo 2 cách : thứ nhất, nhà quản trị truyền đạt nhữngthông tin đảm nhiệm được từ bên ngoài đến những thành viên trong nội bộ doanh nghiệp, những người hoàn toàn có thể sử dụng những thông tin này ; thứ hai, nhà quản trị giúp truyền đạtnhững thông tin từ cấp dưới này đến cấp thấp hơn hoặc đến những thành viên khác trong tổchức, những người hoàn toàn có thể sử dụng thông tin một cách hiệu suất cao nhất. Trong khi vai tròtruyền đạt phân phối thông tin cho nội bộ thì vai trò phát ngôn phổ cập thông tin cho bênngoài về những yếu tố như kế hoạch, chủ trương, tác dụng hoạt động giải trí của tổ chức triển khai. Do đó, nhà quản trị tìm kiếm thông tin trong vai trò giám sát, truyền đạt thông tin vớinội bộ và sau đó phối hợp việc cung ứng thông tin quan trọng theo nhu yếu của vai trò quyếtđịnh. c – Nhóm vai trò quyết định hành động : Nhóm vai trò quyết định hành động gồm có việc ra những quyết định hành động quan trong có ảnhhưởng đến tổ chức triển khai. Có 4 vai trò miêu tả nhà quản trị là người quyết định hành động. – Vai trò cải cách hay còn gọi là vai trò người kinh doanh, là người luôn ở điểm gốc củamọi đổi khác và nâng cấp cải tiến, khai thác những thời cơ mới. – Vai trò thứ 2 trong nhóm này là vai trò giải quyết và xử lý những trường hợp : gắn liền với việc đưara những hành vi kịp thời khi tổ chức triển khai phải đương đầu với những biến cố giật mình, những khókhăn không lường trước được. – Vai trò thứ ba là phân phối những nguồn lực của tổ chức triển khai. – Cuối cùng, vai trò đàm phán biểu lộ sự đại diện thay mặt cho tổ chức triển khai thương lượng đàmphán ký kết những hợp đồng, tác động ảnh hưởng tùy theo những nghành nghề dịch vụ nghĩa vụ và trách nhiệm của nhà quản trị. Trong những cuộc tiếp xúc làm ăn, nhà quản trị phải là một chuyên viên trong nghành nghề dịch vụ ngoạigiao. Trong thời Open đa số là những cuộc tiếp xúc, muốn thành đạt phải học cáchthương lượng. Mềm dẻo phối hợp với cứng rắn và cương quyết, lý trí cùng với nhân bản làbí quyết thành công xuất sắc trong thương lượng với đối tác chiến lược. * Vai trò của người kinh doanh ( nhà kinh doanh ) : khuyến khích sự thay đổi. Đổi mới là sựkhởi đầu một sáng tạo độc đáo mới được vận dụng cho quy trình tiến triển của việc làm, sản phẩm11hoặc dịch vụ. Quá trình thay đổi, nâng cấp cải tiến gắn liền với vai trò của những người đứng đầutrong doanh nghiệp, đơn cử như gắn liền với sự tìm kiếm những thời cơ trong kinh doanh thương mại. Tuynhiên, thôi thúc sự nâng cấp cải tiến, thay đổi trong doanh nghiệp yên cầu phải phối hợp những nỗ lựccủa những thành viên. Hiếm khi có sự nâng cấp cải tiến, thay đổi thành công xuất sắc lại là hiệu quả lao động duynhất của một người. Các điều tra và nghiên cứu đã cho thấy rằng, quy trình thay đổi nâng cấp cải tiến thườngdiễn ra ở những nơi mà ở đó những cá thể ở những Lever khác nhau thực thi 3 loại vai tròkhác nhau của người kinh doanh : người khởi xướng sáng tạo độc đáo, người hỗ trợ vốn ( đỡ đầu ) và là ngườiphối hợp hoạt động giải trí. – Người khởi xướng ý tưởng sáng tạo : là người phát hiện ra những ý tưởng sáng tạo mới hoặc tintưởng vào giá trị của những ý tưởng sáng tạo và ủng hộ nó mặc dầu phải đương đầu nhiều khókhăn trở ngại. Chúng ta thường cho rằng những người cải cách là người phát minh sáng tạo, dámchấp nhận những mạo hiểm rủi ro đáng tiếc. Họ thường là những người ở những cấp thấp hơn trong tổchức, người phát hiện ra yếu tố và biết đề xuất kiến nghị giải pháp. Tuy nhiên, sự phát minh sáng tạo cần thiếtphải có những loại vai trò tiếp nối. – Người hỗ trợ vốn : Một người quản trị cấp giữa phân biệt những điểm quan trọng vềnhững sáng tạo độc đáo của tổ chức triển khai, từ đó giúp tìm kiếm nguồn kinh tế tài chính thiết yếu cho việc pháttriển nâng cấp cải tiến và thôi thúc những bước tiến hành thực sự. Đổi mới trong tổ chức triển khai không thểthiếu sự hiện hữu của người hỗ trợ vốn, tuy nhiên việc triển khai những thay đổi đó còn phụthuộc vào vai trò thứ ba người phối hợp hoạt động giải trí – Người phối hợp : Là người quản trị cấp cao, người ủng hộ cho sự thiết yếu phải đổimới, cung ứng kinh tế tài chính cho những hoạt động giải trí nâng cấp cải tiến, khuyến khích, nâng đỡ và tôn trọng, bảo vệ những sáng tạo độc đáo nâng cấp cải tiến của những thành viên. Việc nâng cấp cải tiến thường vấp phải những cản trởcủa lề lối cũ và nó thường khiến cho những người quen thói thủ thường lo lắng. Người phốihợp sẽ tiếp đón vai trò cân đối những thế lực sao cho những sáng tạo độc đáo nâng cấp cải tiến hoàn toàn có thể đượcthực hiện. Thông qua việc thực thi vai trò phối hợp, những nhà quản trị sẽ khuyến khích, thôi thúc việc nâng cấp cải tiến, thay đổi. Thiếu một trong ba vai trò thì sự thay đổi, nâng cấp cải tiến khó cóthể triển khai được. 4. Tiêu chuẩn của nhà Quản trị Hành chính văn phòng : Là một nhà tri thức, có trình độ tổng quát và được huấn luyện và đào tạo chuyên về hoạt động giải trí quảntrị HC-VP. Có sức khỏe thể chất ; – Có năng lực đảm đương việc làm hành chính VP ; – Có năng lực giảng dạy, hướng dẫn cho nhân viên cấp dưới hành chính văn phòng và toàn thểnhân viên công ty ; – Có quan điểm khoa học để tiếp đón những yếu tố và chiêu thức thao tác mới ; – Có tính thân mật, hòa đồng với những sáng tạo độc đáo và những yếu tố của nhân viên cấp dưới ; – Có óc khôi hài, giúp làm dịu đi những trường hợp khó khăn vất vả, căng thẳng mệt mỏi ; – Phong cách lịch sự và trang nhã ; – Kiểm soát cảm hứng ; – Có óc ý tưởng sáng tạo ; – Tự tin ; – Có óc phán đoán ; – Có năng lực thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới. 12II. THƯ KÝ VĂN PHÒNG : 1. Khái niệm : – Theo IPS ( International Professional Scretaries ) : Thư ký là người trợ lý của cấp quản trị, nắm vững nhiệm vụ hành chính văn phòng, có năng lực nhận lãnh nghĩa vụ và trách nhiệm, hành vi độc lập mà không cần có sự kiểm tra trựctiếp, có óc phán đoán, óc ý tưởng sáng tạo và hoàn toàn có thể đưa ra những quyết định hành động trong khoanh vùng phạm vi quyềnhạn của mình. – Thư ký văn phòng là những người được giao tiếp đón một phần hoặc hàng loạt cáccông việc có tương quan đến những nghành trình độ của một văn phòng như : quản lývăn bản, hồ sơ tài liệu ; bảo vệ những nhu yếu về thông tin, liên lạc, tiếp xúc và tổ chức triển khai, sắpxếp việc làm hàng ngày nhằm mục đích tương hỗ, Giao hàng cho hoạt động giải trí của cơ quan hoặc người lãnhđạo của một cơ quan, tổ chức triển khai và doanh nghiệp. 2. Chức năng của Thư ký văn phòng : – Nhóm chức năng tương quan đến việc tổ chức triển khai thông tin : giải quyết và xử lý văn bản đi – đến ( ĐK những văn bản, giúp chỉ huy kiểm tra việc thi hành những thông tư, quyết định hành động của thủtrưởng, thảo những văn bản, … ) – Nhóm chức năng thuộc quản trị việc làm : tổ chức triển khai tiếp khách, họp, hội nghị, đàmthoại điện thoại thông minh, chuẩn bị sẵn sàng cho thủ trưởng đi công tác làm việc, … 3. Nhiệm vụ của Thư ký văn phòng : – Thu thập, giải quyết và xử lý và phân phối thông tin về những nghành nghề dịch vụ mà mình được giao phụ tráchđể ship hàng cho hoạt động giải trí quản trị của cơ quan, đơn vị chức năng ; – Biên tập văn bản, tổ chức triển khai sắp xếp, quản trị văn bản, hồ sơ tài liệu – Tổ chức sắp xếp những hoạt động giải trí hành chính của cơ quan, đơn vị chức năng ; – Giải quyết những thủ tục hành chính để bảo vệ kinh phí đầu tư và cơ sở vật chất cho hoạtđộng của cơ quan, đơn vị chức năng. 4. Nhiệm vụ của Thư ký giám đốc : a. Những trách nhiệm thuộc về quan hệ nhân sự : – Tiếp khách đến liên hệ công tác làm việc với thủ trưởng và sẵn sàng chuẩn bị những chuyến đi công táccủa thủ trưởng ; – Giữ vững liên lạc với thủ trưởng trên đường đi công tác làm việc của thủ trưởng. Hướngdẫn một cách khái quát việc làm của những người tháp tùng và tích lũy tình hình khi họtrở về ; – Làm trung gian trong quan hệ điện thoại thông minh của thủ trưởng ; – Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản những cuộc họp và tranh luận do thủ trưởng triệutập. b. Những trách nhiệm thuộc quan hệ văn bản – Phân chia những bưu phẩm nhận được cho những bộ phận thuộc quyền thủ trưởng, vàosổ những bưu phẩm đến và đi ; – Chuyển giao văn bản giữa những bộ phận ; – Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn thuần theo thông tư của thủ trưởng, đánh máycông văn trao đổi của thủ trưởng ; – Kiểm tra thể thức những văn bản trình thủ trưởng ký. c. Những trách nhiệm thuộc về tổ chức triển khai việc làm – Lập lịch hàng ngày, tuần, tháng của thủ trưởng ; – Thống kê và kiểm tra việc thực thi những thông tư của thủ trưởng ; 13 – Chăm lo sắp xếp phòng thao tác của thủ trưởng. d. Những trách nhiệm khác – Sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ những văn bản, hồ sơ nguyên tắc ; – Báo cáo một cách tổng quát những cuộc hội ý, những lần đi liên hệ công tác làm việc, những sự kiện quan trọng trong cơ quan, xí nghiệp sản xuất ; – Quản lý thư viện, tư liệu riêng của thủ trưởng ; chăm sóc chuyển tạp chí trong những bộphận thuộc quyền của thủ trưởng ; – Tổ chức 1 số ít việc làm thuộc hành chính, sự vụ có đặc thù cá thể ( của nhữngbộ phận của thủ trưởng ) những yếu tố thuộc về phương tiện đi lại đi lại, những yếu tố thuộc lĩnh vựckinh tế ( trang bị cho văn phòng thủ trưởng ) ; – Thực hiện một số ít việc làm thiết yếu khác do thủ trưởng giao. 5. Những phẩm chất thiết yếu của người Thư ký : – Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề nghiệpLòng yêu nghề sẽ giúp cho người thư ký văn phòng luôn có nghĩa vụ và trách nhiệm và nhiệttình với việc làm ; luôn muốn góp phần vào thành công xuất sắc chung của cơ quan và doanhnghiệp bằng những nhiệm vụ đơn cử mà mình được giao tiếp đón ; luôn tìm tòi nâng cấp cải tiến đểcông việc ngày càng khoa học, hài hòa và hợp lý và có hiệu suất cao cao. Lòng yêu nghề cũng sẽ là động lực thôi thúc những thư ký văn phòng không ngừngphấn đấu vươn lên để đạt được những nấc thang cao hơn trong nghề nghiệp. – Có ý thức kỷ luật, tự giác và triệt để trong công việcTính kỷ luật giúp người thư ký bảo vệ đúng giờ thao tác, tráng lệ chấp hànhcác nội quy, quy định, góp thêm phần tạo nên sự thống nhất trong hoạt động giải trí của cơ quan. Tính tự giác yên cầu người thư ký luôn dữ thế chủ động trong việc làm, nắm vững nhiệmvụ của mình. Tự biết sắp xếp và tiến hành việc làm một cách hài hòa và hợp lý ; khi xử lý côngviệc phải tìm cách khắc phục khó khăn vất vả, trở ngại, tìm ra nhiều hướng, nhiều giải pháp giảiquyết. Tính triệt để giúp người thư ký rèn luyện thêm ý thức tự giác và kỷ luật. – Cẩn thận và chu đáoTính cẩn trọng yên cầu người thư ký phải có thái độ trang nghiêm khi thực thi nhiệmvụ, tránh chủ quan, đại khái, qua loa. Tính chu đáo yên cầu người thư ký phải dự liệu toàn bộ những trường hợp hoàn toàn có thể xảy rakhi thực thi trách nhiệm và chuẩn bị sẵn sàng những giải pháp, những giải pháp đối phó và xử lý khicần thiết. – Quảng giao, cởi mở và biết tự kiềm chế khi cần thiếtNgười quảng giao là người cởi mở, hòa nhã, vui tươi, dữ thế chủ động trong tiếp xúc và biếttận dụng những thời cơ hoàn toàn có thể để lan rộng ra tiếp xúc, lan rộng ra những mối quan hệ của mình. Thư ký văn phòng phải dữ thế chủ động trong tiếp xúc, qua tiếp xúc giúp cho người thư kýcó thêm nhiều thông tin, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm tay nghề, tự kiểm soát và điều chỉnh mình cho phù hợpvới những mối quan hệ ở trong và ngoài cơ quan. Tính cởi mở, vui tươi, tế nhị và đúng mực của người thư ký văn phòng trong giao tiếpcòn góp thêm phần gây thiện cảm, để lại những ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ quan, gópphần lan rộng ra và giữ vững những mối quan hệ của cơ quan với bên ngoài. – Kín đáoĐây là phẩm chất đặc biệt quan trọng thiết yếu của người thư ký văn phòng. Phẩm chất nàygiúp họ biết giữ kín những tin tức thiết yếu mà do đặc thù việc làm họ hoàn toàn có thể được biết14qua những thông tin từ văn bản, từ điện thoại thông minh hoặc từ những cuộc họp mà họ được quyền thamdự để ghi chép hoặc tích lũy thông tin. Tính kín kẽ còn giúp những thư ký văn phòng trong việc tiếp xúc với người khác, trong việc lưu giữ những tài liệu, hồ sơ, biết sắp xếp tài liệu ngăn nắp, ngăn nắp, biết sử dụngcác mạng lưới hệ thống bảo mật thông tin thông tin trên máy tính. – Năng động và linh hoạtSự năng động giúp người thư ký luôn tìm tòi, học hỏi và nâng cấp cải tiến trong việc làm, luôn cố gắng nỗ lực thay đổi về trình độ nhiệm vụ để đạt hiệu suất cao cao hơn., dữ thế chủ động sắpxếp việc làm cho tương thích với cường độ hoạt động giải trí của cơ quan. Sự linh động rất thiết yếu so với những thư ký văn phòng khi họ được giao đảm nhậncác việc làm như tổ chức triển khai hội nghị, hội thảo chiến lược, tiếp khách hoặc khi tổ chức triển khai những chuyến đicông tác cho cán bộ và chỉ huy của cơ quan. – Tương trợ và đoàn kếtSự tương hỗ sẽ giúp những thư ký văn phòng tăng cường tình đoàn kết. Và ngược lại, sự đoàn kết sẽ giúp họ luôn chuẩn bị sẵn sàng biết phối hợp và tương hỗ lẫn nhau. 6. Các nhu yếu về trình độ, năng lực của Thư ký : – Kỹ năng nhiệm vụ hành chính văn phòng : + soạn thảo văn bản. Quản lý văn bản đi-đến, tàng trữ hồ sơ, hiện đại hóa công tác làm việc vănphòng … + Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng … + Tiếp khách + Lên lịch công tác làm việc + nghĩa vụ và trách nhiệm điện thoại thông minh – Các kỹ năng và kiến thức tổng quát về mọi mặt : kinh tế tài chính, pháp lý, quản trị, Kế toán kinh tế tài chính, tâm ý xã hội, văn hóa truyền thống nghệ thuật và thẩm mỹ, ngoại ngữ – Trách nhiệm tổ chức triển khai việc làm một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọiviệc trong tầm kiểm soá7. Nghiệp vụ tổ chức triển khai 1 ngày thao tác : a. Lên lịch thao tác : – Lịch thao tác của chỉ huy – Lịch thao tác của văn phòng – Lịch thao tác của cá nhânb. Một số việc làm thực thi hàng ngày của người thư ký : 1. Khởi đầu ngày thao tác : – Đến văn phòng thao tác đúng giờ, tốt nhất nên đến sớm vài phút để : + Mở cửa phòng, bàn thao tác, những tủ hồ sơ, kiểm tra điện thoại cảm ứng ; + Kiểm tra phòng thao tác của chỉ huy : nhiệt độ, mở máy lạnh, mở đèn, sắp xếpbàn thao tác, xé lịch ; – Khẩn trương xử lý văn bản đi, văn bản đến – Khi chỉ huy xem và cho quan điểm xử lý những văn thư, tờ trình, thư ký chuyển giaongay cho những cá thể, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm thi hành, đồng thời phải ghi vào sổ tay củamình những việc làm được giao2. Lên kế hoạch lịch thao tác trong ngày : – Lên kế hoạch công tác làm việc trong ngày : Có 3 loại lịch thao tác trong ngày : 15 + Lịch thao tác hàng ngày của Thư ký ; + Lịch thao tác hàng ngày để trên bàn của chỉ huy ; + Lịch bỏ túi của người chỉ huy. Các lịch này phải luôn được thống nhất với nhau. Ngay chiều hôm trước, thư ký xem lại những lịch tuần, sổ tay để lên kế hoạch cho hômsau. Công việc thứ nhất của buổi sáng và kiểm tra lại 3 lịch, kiểm soát và điều chỉnh, bổ trợ kịp thờiđể 3 lịch này luôn thống nhất – Lịch tiếp khách : + Thư ký cần xếp lịch tiếp khách hàng ngày cùng với lịch thao tác ngày. + Với những cuộc tiếp xúc mang tính xã hội hoặc kinh doanh thương mại cần ghi đúng mực ngàygiờ hẹn, những cụ thể về quần áo, ăn mặc, đính kèm theo giấy mời, chương trình cuộc họp. + Nếu khu vực tiếp xúc ngoài cơ quan, thư ký phải tính cả thời hạn để người lãnhđạo khi đến tham gia cuộc họp có thời hạn nghỉ ngơi, đọc qua tài liệu + Khi có cuộc hẹn gặp hoặc báo qua điện thoại thông minh, thư ký phải ghi ngay ngày hẹn vàotập lịch thao tác. 3. Các cuộc hội họp trong ngày : – Gửi chương trình cuộc họp cho những người có tương quan. – Chuẩn bị những tài liệu thiết yếu kèm theo chương trình như những báo cáo giải trình, tài liệutham khảo … – Mở hồ sơ ( 1 tờ bìa, 1 bìa kẹp ) dành cho mỗi cuộc họp. Tập hồ sơ phải đềy đủ cáctài liệu tương quan nội dung cuộc họp và phải được đặt trên bàn chỉ huy vào đầu giờ làmviệc mỗi ngày. 4. Thực hiện vai trò trợ lý tham gia quy trình phát hành những quyết định hành động của chỉ huy : Thư ký có nghĩa vụ và trách nhiệm tích lũy, giải quyết và xử lý, phân phối thông tin đúng chuẩn, kịp thời cholãnh đạo, tham mưu, đưa ra nhiều giải pháp để thủ trưởng ra quyết định hành động tối ưu. Khi có quyết định hành động thủ trưởng, thư ký hổ trợ việc truyền đạt, tổ chức triển khai thực thi, lậphồ sơ theo dõi. 5. Tổ chức soạn thảo văn bản : Đây là trách nhiệm quan trọng số 1. 6. Các trường hợp đột xuất xảy ra : Là những vấn đề xảy ra ngoài dự kiến, không bình thường. VD : Máy hỏng, đình công, tainạn lao động Thư ký cần xem xét yếu tố và có cách ứng xử khôn khéo. Nhanh chóng báocáo với giám đốc vấn đề để có giải pháp giải quyết và xử lý kịp thời7. Sắp xếp ưu tiên : Công việc đôi lúc nhiều và vượt khỏi tầm quản trị theo lịch ngày. Vì vậy, yếu tố sắpxếp việc làm ưu tiên được đặt ra và phần nhiều tiếp tục phải kiểm soát và điều chỉnh lịch làm việcngày sao cho tương thích. – Căn cứ xác lập thứ tự ưu tiên : + Ý kiến chỉ huy của giám đốc. + Thứ tự tham gia của kế hoạch thao tác. + Lịch ngày của chánh văn phòng. – Thứ tự xử lý những việc làm : + Xếp thứ tự ưu tiên việc làm theo A, B, C. Làm xong A rồi làm B, làm C + Nếu khi cấp trên nhu yếu một việc làm gấp, theo hạn định sát nút thì đó là ưu tiênmột, cả văn phòng cần dồn sức cho kịp thời hạn pháp luật. 168. Quản lý hồ sơ : Thư ký triển khai tốt công tác làm việc quản trị hồ sơ tài liệu theo lao lý của công tác làm việc vănthư, tàng trữ. Sơ bộ phân loại tài liệu, vào sổ ĐK và chuyển văn bản đến thủ trưởng đơn vị chức năng, người có thẩm quyền giải quyết và xử lý văn bản để xử lý. Đối với tài liệu yên cầu xử lý ngay thì lập thành hồ sơ “ chờ xử lý ” và ghi sốhồ sơ vào sổ ĐK hồ sơ “ chờ xử lý ”. 9. Tranh thủ tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn : Phải biết tranh thủ tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn sao cho dành được từ 3-5 phút / 1 giờ, khoảng chừng 45 đến 60 p / 1 ngày và sử dụng khoảng chừng thời hạn đó thật có ích. Ví dụ : – Tìm hiểu những yếu tố của công ty, qua xem hồ sơ lưu, trao đổi với những đồngnghiệp. – Làm ngay những việc thường gây ùn tắc vào giờ cao điểm. – Tính toán sao cho việc làm mình làm được nhanh hơn, hiệu suất cao hơn. – Thu dọn bàn thao tác của mình, chỉ để lại những thứ thật thiết yếu. – Giúp đỡ những bạn đồng nghiệp đang bị “ quá tải ” với việc làm, dù phải làm thêmngoài giờ. 10. Trách nhiệm của người thư ký so với những hoạt động giải trí mang đặc thù xã hội củangười chỉ huy : Lãnh đạo cơ quan đơn vị chức năng đôi lúc tham gia vào những hoạt động giải trí xã hội. Thư ký có tráchnhiệm giúp chỉ huy nhằm mục đích bảo vệ cho việc làm của Doanh Nghiệp và bên ngoài được tiến triển tốt. Hoạt động bên ngoài hoàn toàn có thể làm đổi khác nhịp độ hoạt động giải trí hàng ngày nhưng nó giúp chothư ký có điều kiện kèm theo lan rộng ra quan hệ tiếp xúc, tích góp những kinh nghiệm tay nghề hữu dụng. 11. Kết thúc ngày thao tác : Khi ngày thao tác sắp kết thúc, người thư ký phải thực thi một số ít những hoạt động giải trí tiếptheo như : – Hoàn chỉnh những thư từ, kiểm tra những tài liệu kèm theo và trình chỉ huy ký ; – Xác định độ khẩn của từng loại thư từ, nhu yếu bộ phận văn thư chuyển gấp. Gửi qua bưu điện những thư từ cần gửi. – Kiểm tra lại công văn, sách vở xử lý ngày hôm sau để trình chỉ huy ngay đầugiờ ; – Lập list những khách hẹn gặp vào ngày hôm sau, thông tin list ấy đếncác nhân viên cấp dưới bảo vệ, nhân viên cấp dưới ship hàng ở phòng khách ; – Đánh máy hạng mục những cuộc họp và hẹn gặp ngày hôm sau và đặt lên bàn giámđốc. – Khi chỉ huy có cuộc họp ở ngoài văn phòng vào ngày hôm sau, cần bảo vệ có đủnhững thứ thiết yếu ( tài liệu, những bản báo cáo giải trình, bản chỉ dẫn đường đi … ). – Tính toán sớm những việc làm của ngày hôm sau như sẵn sàng chuẩn bị hồ sơ sách vở, ghi ragiấy những nhu yếu của chỉ huy so với những bộ phận – Thu xếp bàn thao tác, sắp xếp ngăn nắp những hồ sơ, tài liệu, tắt đèn, tắt quạt, những thiếtbị trong phòng thao tác trước khi ra về. 17C hương 3. HOẠCH ĐỊNH, TỖ CHỨC, LÃNH ĐẠO VÀ KIỂM TRACÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNGI. HOẠCH ĐỊNH CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG : 1. Tầm quan trọng của hoạch định : “ Trong kinh doanh thương mại nếu bạn không lập kế hoạch thì có nghĩa là bạn đang chuẩn bịmột kế hoạch để thất bại ” ( Crawford H.Greenewalt ). Hoạch định giúp cho : – Giảm thiểu tiêu tốn lãng phí sức lực lao động, thời hạn, tài lộc. – Tránh việc trùng lắp và giẫm chân nhau – Giúp người triển khai thấy rõ tiềm năng, hướng điBất kỳ cấp quản trị nào cũng phải làm công tác làm việc hoạch định. Cấp quản trị thấp thìhoạch định mang tính tác vụ, tác nghiệp ( hoạch định HC-VP ), cấp quản trị cao thì hoạchđịnh mang tính kế hoạch. 2. Khái niệm : Hoạch định trong văn phòng là quy trình lập kế hoạch cho những việc làm hành chínhvăn phòng nhằm mục đích quản trị và tổ chức triển khai triển khai những trách nhiệm đó được hiệu suất cao. * Tác dụng : – Giúp những nhà quản trị văn phòng dữ thế chủ động trong việc quản lý và điều hành và tổ chức triển khai thựchiện công dụng, trách nhiệm của văn phòng trong mối quan hệ công tác làm việc với những đơn vị chức năng, phòngban khác trong cơ quan, doanh nghiệp. – Giữ vai trò mở đường của hoạt động giải trí quản trị. Thông qua hoạch định thì những mụctiêu được xác lập đúng mực, những giải pháp được đề ra một cách hài hòa và hợp lý, những nguồn lựcđược tổ chức triển khai ngặt nghèo nhằm mục đích mục tiêu ở đầu cuối là hoàn thành xong trách nhiệm. Chính do đó, kếtquả của hoạch định là cơ sở quan trọng để thực thi những công dụng khác như tổ chức triển khai thựchiện, điều hành quản lý chỉ huy và giám sát kiểm tra thực thi. – Giúp nhà quản trị văn phòng tư duy một cách có mạng lưới hệ thống để Dự kiến, đề phòngnhững nguy hiểm hay những thời cơ hoàn toàn có thể đến trong tương lai để có giải pháp xử lý phùhợp. – Giúp cho nhà quản trị phối hợp hiệu suất cao những nguồn lực của tổ chức triển khai, giảm thiểu cácchi phí từ đó ngày càng tăng tác dụng những trách nhiệm. – Hoạch định là địa thế căn cứ tiến hành đồng điệu và có trọng điểm công tác làm việc văn phòngtrong từng thời gian đơn cử. Đồng thời giúp nhà quản trị văn phòng tập trung chuyên sâu vào những mụctiêu và chủ trương chính của cơ quan và của văn phòng. – Các bản hoạch định là địa thế căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát và đánhgiá năng lượng thực thi việc làm của những đơn vị chức năng và từng cá thể trong văn phòng. Giúpcho những đơn vị chức năng và những cá nhân hoàn thành việc làm đúng theo tiềm năng và khuynh hướng đãđực xác lập. Nói cách khác, hoạch định là tiến trình tiên phong và rất thiết yếu trong công tác làm việc quảntrị văn phòng. Nếu không có hoạch định hoặc hoạch định không đúng mực sẽ dẫn tới kếtquả việc làm khó triển khai xong, tiêu tốn lãng phí về nhân lực, thời hạn, kinh tế tài chính hay những chi phíkhác, từ đó tác động ảnh hưởng tới hiệu suất cao hoạt động giải trí của nhà quản trị văn phòng nói riêng và củabộ máy văn phòng nói chung. 3. Phân loại hoạch định. a. Hoạch định kế hoạch ( Strategic planning ) 18H oạch định kế hoạch là hoạch định tương lai cho một tổ chức triển khai, thường là 5 hay 10 năm. Quản trị viên trước hết đặt yếu tố tổng quát, sau đó nghiên cứu và điều tra môi trường tự nhiên bênngoài, rồi xu thế cho tổ chức triển khai. Hoạch định khởi đầu từ việc xác lập sứ mạng của tổchức, sau đó mới đặt tiềm năng, khai triển kế hoạch triển khai tiềm năng, và lập những kế hoạchphụ để yểm trợ kế hoạch đa phần của tổ chức triển khai. Khi xác lập sứ mạng của tổ chức triển khai, quản trịviên cần chú ý tới ba cấu tố quan trọng là lịch sử dân tộc của tổ chức triển khai, mẫu sản phẩm đặc trưng hay đặcthù của tổ chức triển khai, và những tác động ảnh hưởng của tổ chức triển khai trên môi trường tự nhiên. Vì vậy, sứ mạng phảinhắm đến thị trường hoặc môi trường tự nhiên hơn là mẫu sản phẩm, sứ mạng phải mang tính khả thi ( achievable ), động viên và đặc trưng. Tiến trình này được trình diễn qua biểu đồ sau đây : Hoạch định giải pháp ( Tactical planning ) : Là đề ra những kế hoạch tổng quát cho những bộ phận trình độ, có đặc thù trung hạn ( từ 1 đến 5 năm ) và do cấp quản trị trung gian thực hiệnHoạch định dài hạn ( Long term strategy ) Hoạch định dài hạn là những hoạch định lê dài từ 1 đến 5 năm. Những kế hoạchnày nhằm mục đích phân phối những điều kiện kèm theo thị trường, tiềm năng kinh tế tài chính, và tài nguyên thiết yếu đểthi hành sứ mạng của tổ chức triển khai. Hoạch định dài hạn mang tính giải pháp nhằm mục đích giải quyếtnhững tiềm năng trên một địa phận hoạt động giải trí nhưng mang tầm tác động ảnh hưởng đến hoạch địnhchiến lược. Hoạch định thời gian ngắn ( operational strategy ) Hoạch định thời gian ngắn là những kế hoạch cho từng ngày, từng tháng hay từng năm. Quản trị viên lập kế hoạch thời gian ngắn để triển khai xong những trong bước đầu hoặc những khâu việctrong tiến trình dài hạn đã được dự trù. Nói cách khác, kế hoạch thời gian ngắn nhắm đến việcgiải quyết những yếu tố trước mắt trong một khoanh vùng phạm vi công tác làm việc số lượng giới hạn hoặc một khâuviệc trong một guồng máy điều hành quản lý. Hoạch định tác vụ, tác nghiệp ( Operational planning ) : Là đề ra những kế hoạch đơn cử cho mọi hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại, dịch vụ ( trongđó có hoạch định HC-VP ) và do cấp quản trị tuyến cơ sở triển khai. Thời gian dưới 1 năm. Kinh tXã hộiKỹ thuậtChính trị / luậtphápTài nguyên / nhânsự. Khách hàngThông tinMôi TrườngSứ mạng ( Mission ) Mụctiêu ( Objectives ) Kế hoạch ( Strategies ) Các kếhoạchhỗ trợ ( SupportingPlans ) Hoạch Định Chiến LợcThực hiện19Hoạch định trong hành chính văn phòng đa phần là hoạch định tác nghiệp. Đặcđiểm của hoạch định trong hành chính văn phòng được thực thi trong thời hạn ngắnhạn, rất cụ thể về những nội dung triển khai và thường bị tác động ảnh hưởng ảnh hưởng tác động bởi những điềukiện bên ngoài, chính vì thế thường bị đổi khác và kiểm soát và điều chỉnh cho tương thích với điều kiệnthực tiễn. Đây là một yếu tố mà nhà quản trị văn phòng cần chú ý quan tâm để quản trị và tổ chứcthực hiện được ngặt nghèo. 4. Các địa thế căn cứ hoạch định : – Chủ trương, đường lối, chủ trương của Đảng và pháp lý của nhà nước ; – Các chỉ tiêu của Nhà nước, quyết định hành động của cấp trên trực tiếp ; – Yêu cầu trong thực tiễn đặt ra trong từng quy trình tiến độ lịch sử vẻ vang tương ứng với công dụng, trách nhiệm đơn cử của từng cơ quan. – Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, thời gian ngắn của cơ quan, tổ chức triển khai, doanhnghiệp. – * Ngoài ra còn phải chăm sóc nghiên cứu và điều tra những yếu tố sau : – Tình hình thanh toán giao dịch với những cơ quan khác – Sự trưởng thành và tăng trưởng của tổ chức triển khai công sởSự đổi khác nhân sự ( chỉ huy, biên chế … ) – Những dịch chuyển chính trị, kinh tế tài chính, xã hội nóichung có ảnh hưởng tác động đến hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng. 5. Nội dung hoạch định trong hành chính văn phòng. Thông thường một bản hoạch định mặc dầu là kế hoạch hay tác nghiệp thường baogồm sáu nội dung cơ bản sau ( six W questions ) : 1. Xác định việc làm cần thực thi ( What ) 2. Tại sao cần triển khai những việc làm đó ( Why ) 3. Thời gian triển khai ( When ) 4. Địa điểm triển khai ( Where ) 5. Biện pháp triển khai ( How ) 6. Đơn vị, cá thể chị nghĩa vụ và trách nhiệm thi hành ( Who ) Có thể nói khi thực thi hoạch định người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm cần phải xác lập đượcsáu yếu tố cơ bản trên và giám sát, xem xét và lựa chọn những điểm hài hòa và hợp lý nhất, từ đó sẽxây dựng được một bản kế hoạch có tính khả thi cao, dễ vận dụng, dễ quản trị và kiểm soátcho việc triển khai xong trách nhiệm. Hoạch định trong văn phòng tập trung chuyên sâu vào những nội dung việc làm sau : – Xây dựng chương trình công tác làm việc thường kỳ của cơ quan, của văn phòng. – Xây dựng lịch công tác làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm và trong nhiều năm. – Lập kế hoạch tổ chức triển khai những cuộc họp, những hội nghị, lễ kỷ niệm … trong doanh nghiệp. – Lập kế hoạch tổ chức triển khai những chuyến công tác làm việc của chỉ huy và những thành viên trongdoanh nghiệp – Lập kế hoạch shopping trang thiết bị, kiến thiết xây dựng triển khai xong cơ sở vật chất phục vụhoạt động của cơ quan, doanh nghiệp6. Quy trình lập kế hoạch trong hành chính văn phòngBước 1 : Xác định mục tiêu hay những việc làm cần giải quyếtBước 2 : Thu thập thông tin, khảo sát, nhìn nhận tình hình có tương quan. Đánh giá cácđiều kiện thực thi. Bước 3 : Dự thảo bản hoạch định, thiết kế xây dựng những giải pháp lựa chọn. Bước 4 : Lấy quan điểm hoặc trình phê duyệt. 20B ước 5 : Hoàn chỉnh bản kế hoạch định chính thức và trình ký phê duyệt chính thức. Bước 6 : Tổ chức triển khai và theo dõi việc tổ chức triển khai thi hành. Bước 7 : Đánh giá tác dụng thực thi. Để công tác làm việc hoạch định được hiệu suất cao, cần có sự phối hợp của nhiều đơn vị chức năng chứcnăng, đặc biệt quan trọng là việc trao đổi thông tin giữa đơn vị chức năng theo dõi tổng hợp việc triển khai hoạchđịnh với những đơn vị chức năng phối hợp thực thi khác. Trong quy trình thực thi cần linh động để cóthể kiểm soát và điều chỉnh kịp thời những phát sinh không theo ý muốn của trong thực tiễn nhằm mục đích đạt tới mụcđích ở đầu cuối mà bản hoạch địch hướng tới. a. Hoạch định kế hoạch năm * Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm gồm có : – Từ kế hoạch của công ty – Từ những dự án Bất Động Sản tham gia – Từ tiềm năng của công ty và tiềm năng bộ phận do công ty giao – Từ những trách nhiệm theo tính năng trách nhiệm bộ phận. * Nội dung của kế hoạch công tác làm việc năm : – Nội dung những tiềm năng việc làm – Thời gian triển khai – Mức độ quan trọng của những công viêc ( để giúp bộ phận hoàn toàn có thể đặt trọng tâm vàocông tác nào và nhìn nhận việc làm cuối năm ). b. Hoạch định kế hoạch tháng : * Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng – Các việc làm trong kế hoạch năm – Các việc làm tháng trước còn sống sót – Các việc làm mới phát sinh do công ty giao. * Nội dung kế hoạch tháng – Các việc làm quan trọng trong tháng – Phần những việc làm đơn cử gồm : nội dung việc làm, thời hạn thực thi, người thựchiện. Các việc làm chưa xác lập được lịch ( nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trongtháng sau ) c. Hoạch định kế tuần * Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần : – Các việc làm trong kế hoạch tháng – Các việc làm trong tuần trước chưa thực thi xong – Các việc làm mới phát sinh do công ty giao thêm. * Nội dung kế hoạch tuần – Các việc làm quan trọng trong tuần – Phần những việc làm đơn cử gồm : nội dung việc làm, thời hạn triển khai, ngườithực hiện, ghi chú ( nhu yếu hiệu quả ). – Các việc làm chưa xác lập được lịch ( nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trongtuần sau ). 7. Các công cụ hoạch định : Các công cụ hoạch định HC-VP gồm có những dự án Bất Động Sản lớn, nhỏ khác nhau. Một số côngcụ để lên kế hoạch và lịch công tác làm việc hàng ngày là : – Lịch thời hạn biểu công tác làm việc ( lịch thao tác ) ; 21 – Sổ tay, sổ nhật ký ; – Lịch để bàn, treo tường. MẪU : Bảng kế hoạch trong tuầnII. CHỨC NĂNG TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG : 1. Khái niệmChức năng tổ chức triển khai trong văn phòng là việc thiết kế xây dựng và phong cách thiết kế cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai củavăn phòng gồm có những đơn vị chức năng, những cá thể với tính năng, trách nhiệm khác nhau và cơ chếhoạt động nhằm mục đích thực thi hiệu suất cao công dụng, trách nhiệm của văn phòng. 2. Mục đích của công dụng tổ chức triển khai trong văn phòngXây dựng cỗ máy văn phòng gồm những cá thể có năng lượng trình độ nghiệp vụvững vàng, có trình độ, có tư cách đạo đức để hoàn thành xong hiệu suất cao những việc làm của vănphòng. Thiết kế việc làm hài hòa và hợp lý cho từng đơn vị chức năng, từng cá thể trong văn phòng. Đáp ứng linh động về cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai cỗ máy trong điều kiện kèm theo những biến hóa củathực tiễn. 223. Nội dung cơ bản của kỹ thuật và kỹ năng và kiến thức hành chính trong điều hành quản lý hoạtđộng văn phònga. Thiết kế và nghiên cứu và phân tích việc làm trong văn phòng : – Thiết kế việc làm : phân loại những việc làm lớn, nhỏ hài hòa và hợp lý. * Yêu cầu : + Phù hợp với tiềm năng của cơ quan, doanh nghiệp. + Nội dung việc làm phải rõ ràng, tương thích thực tiễn. + Công việc phải có ý nghĩa so với trách nhiệm chung + Tạo ra năng lực phát minh sáng tạo cho cán bộ, Công nhân viên ( phát huy tính tự chủ, thờigian hài hòa và hợp lý, phương pháp xử lý việc làm ). + Tạo được năng lực hợp tác khi xử lý việc làm. + Có năng lực kiểm tra việc thi hành việc làm thuận tiện. * Phương pháp phong cách thiết kế việc làm : – Thiết kế việc làm theo dây chuyền sản xuất : một trách nhiệm được chia thành nhiều công việccó tương quan với nhau như một dây chuyền sản xuất có nhiều mắt xích. VD : trách nhiệm tuyển dụngnhân viên hoàn toàn có thể chia thành nhiều việc làm đơn cử để giao cho những bộ phận xử lý như : thông tin tuyển dụng, xác lập những tiêu chuẩn lựa chọn, tiếp đón hồ sơ, phỏng vấn tuyểndụng, tuyển dụng – Thiết kế việc làm theo nhóm : yên cầu phải có một tập thể cùng tham gia thực hiệncông việc, nhưng mỗi người chỉ thực thi một phần việc mà thôi – Thiết kế việc làm theo từng cá thể : giao cho cá thể đảm nhiệm những việc làm cótính độc lập. VD : làm báo cáo giải trình, tờ trình, hoặc theo dõi việc triển khai 1 dịch vụ hành chính. – Phân tích việc làm : Khi nghiên cứu và phân tích việc làm cần làm sáng tỏ đặc thù của nội dung việc làm, quan tâm xemxét những điều kiện kèm theo vật chất, môi trường tự nhiên, nhìn nhận ảnh hưởng tác động môi trường tự nhiên so với côngviệc và phát hiện những yếu tố làm hạn chế tác dụng việc làm, vô hiệu những nhu yếu không cầnthiết. Đồng thời lựa chọn cán bộ hài hòa và hợp lý và sắp xếp vào những vị trí thiết yếu để triển khaicông việc. Những kiến thức và kỹ năng cần có của nhân viên cấp dưới là : + Kỹ năng tự quản lý : có nghĩa vụ và trách nhiệm, có thái độ thao tác tích cực. + Kỹ năng tiếp xúc : những kiến thức và kỹ năng xã hội, tiếp thị quảng cáo và xử lý yếu tố. + Kỹ năng kỹ thuật : là kỹ năng và kiến thức, kỹ năng và kiến thức chuyên mônCần nhìn nhận hiệu quả việc làm sau khi hoàn tất. b. Phân công việc làm : dựa trên cơ sở trong thực tiễn. – Cơ sở của quy trình phân công việc làm : + Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan ; + Theo khối lượng và đặc thù việc làm ; + Theo khối lượng biên chế và cơ câu tổ chức triển khai của cơ quanCác kiểu phân công việc làm : + Phân công theo chuyên môn hóa : Là giải pháp để nhân viên cấp dưới đi sâu vào côngviệc và có thói quen nghề nghiệp tốt. Từ đó sẽ có năng lực tăng hiệu suất lao động. Muốn chuyên môn hóa tốt cần có hiểu biết rộng. Kiến thức trình độ và những kiếnthức chung luôn tác động ảnh hưởng bổ trợ cho nhau, nâng cao hiểu biết và bản lĩnh cho nhà quảnlý. Trong thời đại khoa học kỹ thuật, chuyên môn hóa việc làm không riêng gì trong sản xuất mà trongnhiều nghành nghề dịch vụ khác nhau. 23 + Phân công theo những tiêu chuẩn và định mức đơn cử : Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì sẽcàng thuận tiện khi phân công. Khi kiến thiết xây dựng tiêu chuẩn phải quan tâm hai mặt : chất và lượng. Các tiêu chuẩn, định mức phải thiết kế xây dựng sao cho hoàn toàn có thể khuyến khích cán bộ, công chứclàm việc + Phân công trên cơ sở nghĩa vụ và trách nhiệm được giao và năng lượng nhân viên cấp dưới : Dựa trênnguyên tắc tương thích năng lực trước mắt, lâu bền hơn, nhu yếu của việc làm và tiềm năng cuốicùng cần đạt tới. Chỉ rõ nghĩa vụ và trách nhiệm của từng cá thể, từng bộ phận ( pháp lý, tổ chức triển khai, kiểm tra, … ). Tạo điều kiện kèm theo để nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể tân tiến qua việc làm được giao. + Phân công theo những nhóm nhằm mục đích tạo sự cân đối trong cơ quan, đơn vị chức năng : tạo ra sựđoàn kết, tăng thêm tiềm lực nội bộ cho cơ quan. Sự hợp tác lệ cần thuộc vào trình độ, nhận thức mỗi người, nội dung và sự phân công việc làm và nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể thay thế sửa chữa lẫnnhau khi thiết yếu. 4. Các nguyên tắc tổ chức triển khai so với nhà quản trị : a. Nguyên tắc về tiềm năng : 1. Mỗi nhóm có một tiềm năng xác lập mối đối sánh tương quan trong khoanh vùng phạm vi cơ cấu tổ chức tổchức2. Mục tiêu của mỗi nhóm phải được miêu tả rõ ràng3. Mục tiêu của hành chính là Giao hàng một cách tiết kiệm ngân sách và chi phí và có hiệu suất cao. HCVP làmột công dụng tạo sự thuận tiện cho những bộ phận khác4. Mục tiêu của nhóm ship hàng phải ở dưới tiềm năng của những nhóm hoạt động giải trí chínhb. Nguyên tắc về tính năng : 5. Một tổ chức triển khai triển khai xong là một tổ chức triển khai đơn thuần và dễ hiểu6. Chức năng và trách nhiệm phải được xác lập trước khi những cá thể được bổ nhiệmvào chức vụ đó7. những đơn vị chức năng tổ chức triển khai phải được quân bình dựa trên nhu yếu và tầm quan trọng8. Khi những tính năng trách nhiệm đã được phân công, những tính năng mới khác có thểphát sinh. 9. Các thiếu vắng mất mát nhân viên cấp dưới trong bất kỳ trường hợp nào không được ảnhhưởng đến sự không thay đổi của tổ chức triển khai đóc. Nguyên tắc tương quan đến cá nhân10. Nên để cho nhân viên cấp dưới tham gia đàm đạo những yếu tố về quản trị có ảnh hưởngđến việc làm của họ11. Cần phải chú ý quan tâm xem xét những nhân viên cấp dưới riêng biệt, những độc lạ cá thể giữacác nhân viên cấp dưới với nhau trong tổ chức12. Các khuyến khích sẽ thúc đểy nổ lực của những cá thể nhiều nhất13. Nhân viên cần phải có năng lực xác lập vai trò của mình so với những mục tiêuvà thủ tục14. Nhân viên sẽ làm việc tốt hơn khi họ ý thức được tại sao phải thực thi côngviệc đó, tại sao phải tuân theo 1 số ít chủ trương nào đód. Nguyên tắc về nghĩa vụ và trách nhiệm : 15. Trách nhiệm phải được lao lý rõ ràng trước khi phân công công việc16. Khi phân công việc làm, phải chú ý quan tâm đế việc chuyên môn hóa. 17. Các tính năng có tương quan hoặc tương tự như cần được ghép chung lại với nhauthành một nhóm2418. Trách nhiệm phải được phân công cụ thể, rõ rànge. Nguyên tắc về báo cáo19. Mỗi công nhân chỉ báo cáo giải trình cho một cấp trên duy nhất ( Nguyên tắc thống nhấtchỉ huy ) 20. Hình thức, khoảng cách và khoanh vùng phạm vi báo cáo giải trình phải được lao lý rõ ràng21. Báo cáo chỉ gồm những dữ kiện chính yếu22. Hình thức những báo cáo giải trình cùng loại nên càng thống nhất càng tốtf. Nguyên tắc về quyền hạn : 23. Quyền hạn phải được phân loại và chỉ định một cách phù hợp24. Quyền hạn phải được giao đơn cử, rõ ràng và người được giao quyền hiển rõràng25. Quyền hạn phải bằng trách nhiệmg. Nguyên tắc về ủy quyền : 26. Quyền hạn và nghĩa vụ và trách nhiệm hoàn toàn có thể được ủy thác cho người khác, nhựng người ủythác vẫn phải báo cáo giải trình tác dụng cho cấp trên27. Sự ủy thác quyền hạn và nghĩa vụ và trách nhiệm có hiệu suất cao giúp ta thuận tiện sử dụngnguyên tắc biệt lệh. Nguyên tắc về tầm hạn trấn áp : 28. Số nhân viên thường trực hoàn toàn có thể báo cáo giải trình trực tiếp cho một cấp trên phải được hạnchế lại. 29. Cơ cấu tổ chức triển khai phải được duyệt xét lại theo định kỳi. Nguyên tắc quản lý và điều hành tổ chức triển khai : 30. Sơ đồ tổ chức triển khai là kim chỉ năm hướng dẫn31. Sơ đồ tổ chức triển khai chỉ trình diễn hình thức tổ chức triển khai, tổ chức triển khai thật sự là tác dụng củaphần góp phần của nhiều cá nhân32. Tổ chức phải linh động, uyển chuyển33. Hiểu rõ yếu tố con người là thiết yếu cho việc tổ chức triển khai và quản trị có hiệu suất cao. 5. Mô hình tổ chức triển khai của văn phòngVăn thư Tổng hợpQuản trịđời sốngTin học Lưu trữPhó trưởng phòngTrưởng phòng25Tùy theo công dụng, trách nhiệm mà cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai của những cơ quan, doanh nghiệpđược tổ chức triển khai theo cơ cấu tổ chức trực tuyến hay cơ cấu tổ chức công dụng, cơ cấu tổ chức tham mưu hoặc cơ cấudự án. Cơ cấu trực tuyến. Người chỉ huy thực thi tổng thể những công dụng quản trị ; những mốiliên hệ của những thành viên được thực thi theo đường thẳng. Người cấp dưới chỉ nhậnmệnh lệnh của người đảm nhiệm trực tiếp và chỉ thi hành mệnh lệnh của người đảm nhiệm đó. Cơ cấu công dụng : Có sự Open của những bộ phận trình độ đảm nhiệm từngmảng công tác làm việc chuyên biệt và có quyền can thiệp vào công tác làm việc của những đơn vị chức năng. Cơ cấu hỗn hợp ( trực tuyến và công dụng ) : Open những bộ phận tính năng phụtrách những mảng việc làm trình độ tuy nhiên không có quyền can thiệp vào công táccủa những đơn vị chức năng trình độ mà chỉ có công dụng tham mưu cho chỉ huy trong công tácchuyên môn đó. Cơ cấu khu công trình ( dự án Bất Động Sản, đề án ) : là cơ cấu tổ chức được hình thành khi triển khai thựchiện một công ttrình, một dự án Bất Động Sản mà cơ quan, doanh nghiệp tham gia triển khai. Cơ cấu tổchức này đực hình thành khi triển khai đề án và giải thể khi khu công trình, đề án đó đã hoànthành. Nó được tổ chức triển khai trên cơ sở cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai cũ của cơ quan, doanh nghiệp. Trên trong thực tiễn, cỗ máy văn phòng của những cơ quan, doanh nghiệp được xây dựngtheo quy mô cơ cấu tổ chức trực tuyến nhằm mục đích bảo vệ sự quản lý nhanh gọn từ nàh quản trịvăn phòng tới những bộ phận, những cá thể trong việc triển khai những công dụng của vănphòng. 6. Xây dựng cỗ máy văn phòng hiệu suất cao. Một là xây dựng những đơn vị chức năng tính năng trong văn phòng : đó là thiết kế xây dựng cơ cấu tổ chức tổchức văn phòng với những đơn vị chức năng tính năng đơn cử để đảm trách những trách nhiệm hoặc cácnhóm trách nhiệm của văn phòng như bộ phận văn thư – tàng trữ ; bộ phận tổng hợp, bộ phậnlễ tân … Đồng thời lao lý rõ tính năng, trách nhiệm của từng bộ phận cũng như sụ phốihợp giữa những bộ phận công dụng. Hai là xác lập biên chế cho từng đơn vị chức năng tương thích với trách nhiệm được phân công. Đây là quy trình phức tạp yên cầu nhà quản trị phải đề ra được những bản diễn đạt việc làm vàbản tiêu chuẩn việc làm cho từng vị trí trong văn phòng. Qua đó triển khai tuyển dụngđúng người có năng lượng trình độ, có phẩm chất đạo đức và sắp xếp vào đúng vị trícông tác để xử lý hiệu suất cao những việc làm được giao, đồng thời phát huy được nhữngnăng lực cá thể của những nhân viên cấp dưới. Ba là phong cách thiết kế việc làm hài hòa và hợp lý : Đây là việc làm quan trọng yên cầu nhà quản trịvăn phòng phải phong cách thiết kế được những trách nhiệm đơn cử cho từng đơn vị chức năng, cho từng vị trí công tác làm việc. Cần thiết kế được những việc làm một cách khoa học, đúng chuẩn và hài hòa và hợp lý trên cơ sở chứcnăng của văn phòng, đồng thời thống kê giám sát đến khối lượng việc làm giữa những đơn vị chức năng, những bộphận và từng vị trí công tác làm việc Trên thực tiễn việc có đơn vị chức năng phải hoàn thành xong khối lượng côngviệc nhiều hơn những đơn vị chức năng khác hoặc vị trí này phải triển khai khối lượng việc làm nhiềuhơn hay phức tạp hơn vị trí khác đã xẩy ra, điều đó làm cho mối quan hệ công tác làm việc và bầukhông khí trong văn phòng không được thuận tiện cho việc thực thi việc làm. Bốn là có quy định ngặt nghèo : Đặt ra quy định ngặt nghèo, khoa học trong công tác làm việc tổchức, đặc biệt quan trọng là những pháp luật về mối quan hệ công tác làm việc và sự phối hợp giữa những đơn vị chức năng, cácthành viên trong văn phòng. Đây chính là cơ sở để quản lý việc làm được hiệu suất cao. Nếu quy định ngặt nghèo, rõ ràng, công khai minh bạch minh bạch thì việc quản lý và điều hành của nhà quản trị và

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp