Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Tìm hiểu cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là bước đầu tiên trong quy trình xây dựng bản mô tả công việc.

Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Khái niệm cơ cấu tổ chức doanh nghiệp:

Cơ cấu tổ chức là một mạng lưới hệ thống những mối quan hệ hoạt động giải trí chính thức gồm có nhiều việc làm riêng rẽ, cũng như những việc làm tập thể. Cơ cấu tổ chức là tổng hợp những bộ phận ( đơn vị chức năng, cá thể ) có mối liên hệ phụ thuộc vào lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những nghĩa vụ và trách nhiệm, quyền hạn nhất định, được sắp xếp thành những khâu, những cấp khác nhau nhằm mục đích triển khai những công dụng quản trị và ship hàng tiềm năng chung của tổ chức .
Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là tổng hợp những bộ phận ( đơn vị chức năng và cá thể ) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc vào lẫn nhau, để thực thi trách nhiệm kinh doanh thương mại của doanh nghiệp .

Tại sao cần cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần có tổ chức vì:

• Trong tổ chức tuy có nhiều bộ phận khác nhau, thực hiện các chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưng đều thống nhất và tập trung nhằm tạo ra kết quả cho mục tiêu đã được xác định của tổ chức.
• Các thành viên trong tổ chức đều có một vai trò nhất định và đóng góp nỗ lực của mình nhằm đưa tổ chức đạt được mục tiêu chung.
• Sự phân công lao động cho mỗi thành viên, đảm bảo tính chuyên môn, hoạt động sâu của một thành viên vào một công việc nhất định. Phân công hợp lý sẽ tác động đến hiệu quả của tổ chức.
• Một tổ chức phải có sự thống nhất về quyền lãnh đạo, đây là điều kiện tạo nên trật tự trong tổ chức. Đồng thời, góp phần tạo ra sự cố gắng, nỗ lực, tăng tính trách nhiệm của các thành viên trong tổ chức muốn hoạt động hiệu quả và khoa học hơn.

Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN

Cơ cấu theo thực tuyến là một quy mô tổ chức quản trị, trong đó nhà quản trị ra quyết định hành động và giám sát trực tiếp so với cấp dưới và ngược lại, mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự quản lý và điều hành và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước một người chỉ huy trực tiếp cấp trên .
Cơ cấu theo trực tuyến được minh họa qua sơ đồ sau :

Đặc điểm cơ bản của mô hình này là : Mối quan hệ giữa những thành viên trong tổ chức cỗ máy được triển khai theo trực tuyến. Người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người đảm nhiệm trực tiếp. Là một mắt xích trong dây chuyền sản xuất chỉ huy, mỗi nhà quản trị với quyền hạn trực tuyến có quyền ra quyết định hành động cho cấp dưới trực tiếp và nhận sự báo cáo giải trình của họ .
Trong trong thực tiễn, trực tuyến còn được dùng để chỉ những bộ phận có mối quan hệ trực tiếp với việc thực thi những tiềm năng của tổ chức như bộ phận phong cách thiết kế mẫu sản phẩm và dịch vụ, sản xuất và phân phối mẫu sản phẩm. Người đứng đầu bộ phận trực tuyến được gọi là nhà quản trị trực tuyến hay quản trị tác nghiệp .
Cơ cấu trực tuyến có ưu điểm là tạo thuận tiện cho việc vận dụng chính sách thủ trưởng, tập trung chuyên sâu, thống nhất, làm cho tổ chức nhạy bén linh động với sự biến hóa của thiên nhiên và môi trường và có ngân sách quản trị doanh nghiệp thấp. Mặt khác theo cơ cấu này những người chịu sự chỉ huy rất dễ thực thi mệnh lệnh vì có sự thống nhất trong mệnh lệnh phát ra .
Tuy nhiên cơ cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng những chuyên viên có trình độ nhiệm vụ cao về từng mặt quản trị và yên cầu người chỉ huy phải có kỹ năng và kiến thức tổng lực để chỉ huy toàn bộ những bộ phận quản trị trình độ. Nhưng trong trong thực tiễn thì năng lực của con người hạn chế nên những quyết định hành động đưa ra mang tính rủi ro đáng tiếc cao. Do đó cơ cấu này thường được vận dụng cho những đơn vị chức năng có quy mô nhỏ và việc quản trị không quá phức tạp .

CƠ CẤU THEO CHỨC NĂNG

Cơ cấu theo công dụng là mô hình cơ cấu tổ chức trong đó từng công dụng quản trị được tách riêng do một bộ phân một cơ quan tiếp đón. Cơ cấu này có đặc thù là những nhân viên cấp dưới công dụng phải là người am hiểu trình độ và thành thạo nhiệm vụ trong khoanh vùng phạm vi quản trị của mình .
Sơ đồ cơ cấu theo tính năng :

Cơ cấu này có ưu điểm là : Thực hiện chuyên môn hoá những công dụng quản trị, lôi cuốn được những chuyên viên có kỹ năng và kiến thức sâu về nhiệm vụ trình độ vào công tác làm việc quản trị, tránh được sự sắp xếp chồng chéo tính năng, trách nhiệm giữa những bộ phận. Thúc đẩy sự chuyên môn hoá kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp, nâng cao chất lượng và kiến thức và kỹ năng xử lý yếu tố. Các quyết định hành động đưa ra có độ rủi ro đáng tiếc thấp hơn so với cơ cấu trực tuyến. Tuy nhiên cơ cấu theo tính năng làm cho cấp dưới phải phục tùng nhiều đầu mối chỉ huy khác nhau của cùng một cơ quan quản trị cấp trên do đễ làm suy yếu chính sách thủ trưởng, những nhà quản trị trở thành những chuyên viên trong nghành hẹp .

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN – CHỨC NĂNG

Cơ cấu này là sự tích hợp của cơ cấu theo trực tuyến và cơ cấu theo tính năng. Theo đó, mối quan hệ giữa cấp dưới và cấp trên là một đường thẳng còn những bộ phận tính năng chỉ làm trách nhiệm sẵn sàng chuẩn bị những lời hướng dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động giải trí của những bộ phận trực tuyến .
Sơ đồ cơ cấu theo trực tuyến – công dụng :

Cơ cấu theo trực tuyến công dụng sẽ lôi cuốn những chuyên viên vào việc xử lý những yếu tố trình độ, do đó giảm bớt gánh nặng cho nhà quản trị. Tuy nhiên cơ cấu này sẽ làm cho số cơ quan chức năng trong tổ chức tăng lên do đó làm cho cỗ máy quản trị cồng kềnh, nhiều đầu mối và yên cầu người chỉ huy phải luôn điều hoà phối hợp hoạt động giải trí của những bộ phận để khắc phục hiện tượng kỳ lạ không ăn khớp, cục bộ của những cơ quan chức năng .

CƠ CẤU THEO TRỰC TUYẾN – THAM MƯU

Cơ cấu này có đặc thù là người chỉ huy ra mệnh lệnh và chịu trọn vẹn chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về quyết định hành động của mình, khi gặp những yếu tố phức tạp người chỉ huy phải tìm hiểu thêm quan điểm của những chuyên viên ở bộ phận tham mưu giúp việc .

Cơ cấu này cho phép người lãnh đạo tận dụng được những tài năng, chuyên môn của các chuyên gia, giảm bớt sự phức tạp của cơ cấu tổ chức. Nhưng nó đòi hỏi người lãnh đạo phải tìm và tuyển chọn được những chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực và đương nhiên chi phí để chọn được những chuyên gia này là rất lớn.

CƠ CẤU MA TRẬN

Cơ cấu ma trận là kiểu cơ cấu quản trị hiệu suất cao, tân tiến. Cơ cấu này được thiết kế xây dựng bằng cách tích hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình – tiềm năng. Việc quản trị theo từng nghành hoạt động giải trí của tổ chức : Nghiên cứu khoa học, khảo sát, phong cách thiết kế, sản xuất, đáp ứng. .. được kiến thiết xây dựng tương thích với cơ cấu trực tuyến. Việc quản trị những chương trình được tổ chức tương thích với cơ cấu chương trình – tiềm năng. Trong cơ cấu này, những cán bộ quản trị theo tính năng và theo mẫu sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo giải trình cho cùng một cấp chỉ huy và có thẩm quyền ra quyết định hành động thuộc nghành nghề dịch vụ mà họ đảm nhiệm .
Sơ đồ cơ cấu theo ma trận trong kỹ thuật :

A : Chủ nhiệm của đề án 1 .
B : Chủ nhiệm của đề án 2 .
Trong cơ cấu ma trận nhân viên cấp dưới trong tổ chức chịu sự chỉ huy của hai người chỉ huy : Giám đốc bộ phận trình độ và chỉ huy chương trình. Trong chương trình này người chỉ huy chương trình thao tác với chuyên viên không dưới quyền mình, họ thường trực quyền của người chỉ huy trực tuyến, Người chỉ huy chương trình quyết định hành động cái gì và khi nào phải làm theo chương trình đơn cử, còn những người chỉ huy trực tuyến thì quyết định hành động ai sẽ triển khai và thực thi như thế nào công tác làm việc này hoặc công tác làm việc khác .
Để hình thành cơ cấu tổ chức ma trận, khi xác lập cơ cấu theo chiều ngang cần phải lựa chọn và chỉ định người chỉ huy chương trình và cấp phó của họ theo từng quan hệ, tương thích với cơ cấu chương trình. Xác định và chỉ định những người thực thi có ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm trong mỗi bộ phận chuyên môn hóa, tổ chức phòng, ban chuyên môn hoá để quản trị chương trình. Tổ chức những mối liên hệ và những luồng thông tin .
Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo ma trận là : giảm bớt việc làm của người chỉ huy cấp trên bằng cách giao cho cấp quản trị trung gian quyền ra quyết định hành động trong điều kiện kèm theo duy trì sự thống nhất giữa công tác làm việc phối hợp và kiểm tra những quyết định hành động về tổ chức kỹ thuật chủ chốt ở cấp trên. Bảo đảm tính mềm dẻo và linh động để sủ dụng những nguồn lực khi triển khai 1 số ít chương trình trong khoanh vùng phạm vi tổ chức : Xoá bỏ những khâu và cơ cấu trung gian trong việc quản trị những chương trình về mặt nhiệm vụ. Tăng cường nghĩa vụ và trách nhiệm cá thể của người chỉ huy so với chương trình nói chung cũng như với từng yếu tố của chương trình. Các nhà quản trị hoàn toàn có thể linh động điều động nhân sự giữa những bộ phận, đem lại kiến thức và kỹ năng nâng cao về những loại mẫu sản phẩm – dự án Bất Động Sản, thôi thúc sự hợp tác giữa những bộ phận trong tổ chức, được cho phép tổ chức vận dụng những giải pháp quản trị văn minh. Mặt khác cơ cấu ma trận còn tạo điều kiện kèm theo cho việc phân chia một cách có hiệu suất cao những chuyên viên và tận dụng được tính hiệu suất cao nhờ quy mô trải qua việc phân phối cho tổ chức những người có kĩ năng nhất và sử dụng họ nhằm mục đích mang lại hiệu qủa cao .
Tuy nhiên cơ cấu này còn 1 số ít hạn chế : khi tổ chức vận dụng quy mô cơ cấu theo ma trận làm cho nhân viên cấp dưới dưới quyền lâm vào thực trạng hoảng sợ khi phải nhận những mệnh lệnh trái ngược nhau từ hai cấp quản trị. Mặt khác khi có sự trùng lắp về quyền hạn và nghĩa vụ và trách nhiệm của những nhà quản trị sữ tạo ra những xung đột. Hơn nữa đây là một mô hình cơ cấu phức tạp và không bền vững và kiên cố, nó dễ bị biến hóa trước những ảnh hưởng tác động của thiên nhiên và môi trường .
Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức trong điều kiện kèm theo thiên nhiên và môi trường biến hóa nhanh với nhiều yếu tố bất định. Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy tính năng là sự rõ ràng trong mối quan hệ quyền hạn giữa những cán bộ quản trị và chính sách phối hợp .
Cơ cấu ma trận chỉ vận dụng khi :

• Tổ chức gặp phải áp lực từ bên ngoài trong việc tập trung những nỗ lực đáp ứng những yếu tố tác động từ bên ngoài và sự hoạt động bên trong tổ chức.
• Tổ chức gặp phải áp lực về năng lực xử lý thông tin cao.
• Tổ chức gặp phải áp lực về chia sẻ nguồn lực.

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

Trong quy trình hoạt động cơ cấu tổ chức luôn chịu sự ảnh hưởng tác động rất nhiều yếu tố như : khoa học công nghệ tiên tiến, chủ trương của Nhà nước … Các yếu tố này được tập hợp thành 2 nhóm chính là yếu tố khách quan và yếu tố chủ quan. Khi những yếu tố này đổi khác sẽ làm cho tổ chức phải tự kiểm soát và điều chỉnh cơ cấu tổ chức cho tương thích bằng cách giải thể, bổ xung, sát nhập hoặc thêm một số ít bộ phận. ..

NHŨNG YẾU TỐ KHÁCH QUAN

Những yếu tố khách quan là những yếu tố mà tổ chức không hề biến hóa cũng như Dự kiến và trấn áp được nó. Các yếu tố này gồm :

• Những quy định của Nhà nước về hệ thống tổ chức và sự phân cấp của nó.
• Khối lượng công việc được giao.
• Trình độ công nghệ, kỹ thuật và mức độ trang bị lao động.
• Địa bàn hoạt động của tổ chức.
• Môi trường hoạt động của tổ chức.

Tuy là không bao giờ thay đổi nhưng tổ chức trọn vẹn hoàn toàn có thể tự đổi khác cho tương thích với những yếu tố này, khi đó tổ chức sẽ tận dụng được nguồn lực sẵn có nhằm mục đích phát huy tối đa hiệu suất cao .

NHỮNG YẾU TỐ CHỦ QUAN

Các yếu tố chủ quan là những yếu tố ở bên trong tổ chức. Đây là những yếu tố có ảnh hưởng mạnh đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Hơn nữa đây là các yếu tố mà tổ chức hoàn toàn có thể kiểm soát, điều chỉnh, thay đổi theo hướng của mình. Các yếu tố này gồm:

• Trình độ của người lao động quản lý.
• Ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức cũ.
• Trình độ, năng lực của cán bộ ở bộ phận tham mưu tổ chức.
• Quan hệ bên trong tổ chức.
• Mục tiêu, phương hướng của tổ chức.

Nguồn tổng hợp

Sau khi tìm hiểu cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, bước tiếp theo của Quy trình mô tả công việc là Xác định chức năng, nhiệm vụ của bộ phận

Có thể bạn quan tâm: Khóa học hành chính nhân sự chuyên nghiệp

Source: https://vh2.com.vn
Category: Doanh Nghiệp