10 thủ thuật “vàng” giúp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng – quán cafe

Khi quán ăn, nhà hàng đi vào hoạt động giải trí, đó cũng chính là lúc mà nhiều yếu tố phát sinh. Một trong những yếu tố quan trọng là chi phí, rất nhiều chi phí bạn phải chi trả hằng ngày. Vậy có những cách nào trấn áp chi phí một cách tối ưu nhất ? Mời bạn cùng PosApp khám phá 10 nguyên tắc vàng qua bài viết này .

Bạn đang đọc: 10 thủ thuật “vàng” tối ưu chi phí vận hành nhà hàng, cafe

Chi phí vận hành là gì?

Chi phí vận hàng của nhà hàng

Trước tiên, tất cả chúng ta sẽ khám phá ” Chi phí vận hành ” là gì ? Chi phí vận hành ( overhead cost ) còn gọi là “ chi phí chung ”, “ chi phí ẩn ”, “ chi phí gián tiếp ”, là những chi phí tương quan đến việc vận hành thường ngày của shop hoặc doanh nghiệp. Chi phí này không gồm có chi phí nhân công và chi phí nguyên vật liệu trực tiếp .

Tại sao phải tối ưu chi phí hoạt động quán?

Trong tình hình kinh doanh thương mại lúc bấy giờ, những thử thách đến từ cuộc khủng hoảng kinh tế buộc những doanh nghiệp phải nhìn lại và tối ưu toàn bộ hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Một trong những điều cần tối ưu can đảm và mạnh mẽ ở thời gian này chính là tối ưu chi phí – cắt giảm mọi chi phí không thiết yếu sống sót trong doanh nghiệp .

Xem thêm: Hướng dẫn thủ tục kinh doanh nhà hàng, quán ăn

1. Xác định các loại chi phí trong quán cafe – nhà hàng

Chi phí cố định phải chi hàng tháng

Chi phí chung phải trả hàng tháng

Những khoản chi phí cố định mà bạn cần trả qua mỗi tháng cho dù số lượng khách hàng bạn phục vụ tăng từ 15.000 đến 35.000 khách, điều này cũng không làm ảnh hưởng đến hạng mục chi phí này. PosApp sẽ đưa ra cho bạn ví dụ liên quan đến loại chi phí này: chi phí mặt bằng, chi phí thiết kế – trang trí nội thất, chi phí mua trang thiết bị, chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng – quán cafe, chi phí nguyên vật liệu, chi phí đăng ký các loại giấy phép kinh doanh.

Chi phí không thường xuyên phải chi hoặc có thể cắt giảm

Các loại chi phí nên cắt giảm

Cách quản trị chi phí hiệu suất cao trong nhà hàng – quán cafe, cắt giảm chi phí cũng được coi là một cách hài hòa và hợp lý. Chi phí vận hành cao cũng đồng nghĩalợi nhuận của bạn cũng sẽ bị giảm nhưng nếu bạn tìm ra nguyên do để chi phí kinh tế tài chính giảm mạnh thì đây chính là thời cơ giúp doanh thu của bạn tăng đáng kể .

Bạn cần phải lập ra một kế hoạch cắt giảm chi phí đơn cử và hài hòa và hợp lý nhất. Và thông tin đến hàng loạt nhân viên cấp dưới trong shop, đặc biệt quan trọng là người quản trị nhằm mục đích bảo vệ sự tập trung chuyên sâu và hạn chế những lo ngại, bất mãn .

Những loại chi phí nên cắt giảm mà không ảnh hưởng tác động nhiều đến nhà hàng – quán cafe của bạn : cắt giảm nhân viên cấp dưới, tìm nhà đáp ứng nguyên vật liệu với giả cả tương thích, trấn áp số lượng văn phòng phẩm cho hài hòa và hợp lý ( khuyến khích sử dụng giao dịch thanh toán điện tử thay vi sử dụng hóa đơn giấy ), hạn chế sử dụng điện khi không thiết yếu .

Xem thêm: Kinh doanh Food Court trong các trung tâm thương mại – Lời hay Lỗ?

2. Theo dõi và quản lý hàng tồn kho đảm bảo kiểm soát chi phí thực phẩm

Bước tiên phong của trấn áp giá nhà hàng là theo dõi và trấn áp hàng tồn dư của bạn. Điều thiết yếu là phải theo dõi hàng tồn dư hàng ngày và mức tiêu thụ trong thực tiễn trong suốt cả ngày .

Kiểm soát chi phí thực phẩm trong nhà hàng

Đừng ngại góp vốn đầu tư vào một mạng lưới hệ thống quản trị kho và hàng tồn mưu trí. Một mạng lưới hệ thống này sẽ giúp bạn tối ưu lượng hàng nhập, tránh việc nhập quá nhiều hoặc quá ít sản phẩm & hàng hóa .

Một hệ thống quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp giúp gì được cho bạn?

✓ Báo cáo chi tiết lượng hàng tồn, nguyên vật liệu trong kho
✓ Báo cáo tỷ trọng hàng bán, mặt hàng bán chạy: Giúp người quản lý chủ động nhập hàng tồn kho khi lượng hàng tồn xuống thấp, loại bỏ các mặt hàng không bán chạy khỏi menu của mình
✓ Hỗ trợ định lượng nguyên liệu theo công thức, khi xuất món bán hàng, phần mềm sẽ tự động trừ kho theo công thức đã được nhập sẵn (Ví dụ: Bán 1 phần beefsteak sẽ trừ 100 gam bò, 50 gam khoai tây, 1 chai nước ngọt trong kho)
✓ Kiểm kho: vào cuối ngày, lượng hàng tồn giữa báo cáo hàng tồn kho trên phần mềm có thể khác so với lượng hàng tồn thực tế. Lúc đó, bạn cần phải kiểm kho, điều chỉnh lượng hàng tồn trên phần mềm về tới mức hàng tồn thực tế. Việc lượng hàng tồn thực tế có thể khác so với lượng hàng tồn bởi một trong số các lý do sau đây:
– Bếp làm không đúng hoặc sai lệch công thức một chút (Ví dụ: 1 dĩa bò beefsteak bếp làm 80 gam thịt thay vì 100 gam)
– Do bếp ăn bớt nguyên liệu để đem về
– Do đồ hỏng, phải hủy…
✓ Quản lý đơn vị cung cấp: Nhiều đơn vị cung cấp sẽ đưa cho bạn các mức giá khác nhau. Việc quản lý các đơn vị cung cấp sẽ giúp bạn lựa chọn được đơn vị có mức giá tối ưu nhất.

Xem thêm: Ứng dụng quản lý kho nguyên vật liệu đơn giản dành cho mọi cửa hàng

3. Báo cáo hàng ngày và hàng tuần để theo dõi chi phí nhà hàng – quán cafe

Một mẹo quan trọng khác mà bạn phải tuân theo là theo dõi tiếp tục hoạt động giải trí kinh doanh thương mại nhà hàng một cách tổng thể và toàn diện, bao quát. Báo cáo theo thời hạn thực cực kỳ tiện lợi trong trường hợp này. Bằng cách theo dõi những số lượng và trải qua báo cáo giải trình liên tục, bạn sẽ hoàn toàn có thể trấn áp ngặt nghèo doanh nghiệp của mình và xác lập những bộ phận gây thất thoát lệch giá. Đồng thời báo cáo giải trình chi tiết cụ thể những chi phí mua hàng, nguyên vật liệu .

Thế nào là báo cáo theo thời gian thực?

Thông thường, đối vơi những ứng dụng quản trị nhà hàng, quán cafe thế hệ cũ chỉ cho phép bạn tàng trữ tài liệu trên 1 thiết bị bán hàng duy nhất ( Máy tính, máy POS hoặc điện thoại thông minh ). Trong trường hợp chủ shop không xuất hiện ở quán thì không hề xem báo cáo giải trình được. Báo cáo thời hạn thực giúp bạn xử lý yếu tố này. Dữ liệu bán hàng của nhân viên cấp dưới sẽ được đồng điệu đến điện thoại cảm ứng của người quản trị gần như ngay lập tức

Xem thêm: Quản lý từ xa với phần mềm tính tiền nhà hàng, quán ăn

4. Tự động hóa các quy trình thủ công

Việc góp vốn đầu tư bắt đầu cho những thiết bị công nghệ tiên tiến tưởng tốn kém nhưng hóa ra lại vô cùng có ích, bạn hoàn toàn có thể tối ưu được chi phí nhân lực và quản trị được những rủi ro đáng tiếc .

Sở hữu mạng lưới hệ thống tự động hóa quá trình từ order, Giao hàng đến lúc tính tiền của PosApp là giải pháp không hề bỏ lỡ. Ngay khi nhận được đơn hàng của nhân viên cấp dưới order trên máy tính bảng, tablet hoặc máy tính tiền cầm tay, máy in tại căn phòng nhà bếp sẽ in phiếu chế biến lập tức. Nhờ vậy mà hạn chế được sai sót và tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn so với cách thủ công nhân viên order tại bàn của khách, sau đó chạy đến nhà bếp để đưa order .

Xem thêm: Máy in order bếp là gì? Các loại máy in bếp phổ biến

5. Đo lường hiệu suất của nhân viên

Theo dõi và đo lường và thống kê hiệu suất nhân viên cấp dưới nhà hàng của bạn là điều thiết yếu để xác lập những chỗ nhân viên cấp dưới đang làm tốt và những chỗ họ hoàn toàn có thể cải tổ. Quyết định những chỉ số hiệu suất chính cho nhân viên cấp dưới của bạn và theo dõi họ một cách ngặt nghèo .

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

Đánh giá hiệu quả làm việc của từng nhân viên từ đó có khen chê thích hợp sẽ giúp bạn nâng cao được chất lượng nhân sự trong nhà hàng. Bạn không thể chỉ quan sát bằng mắt thường hoặc hỏi ý kiến người quản lý. Bạn nên theo dõi những số liệu báo cáo từ phần mềm quản lý nhà hàng. Với PosApp, bạn có thể xem chi tiết hiệu quả hoạt động của từng nhân viên theo:
+ Doanh thu của nhân viên đó mang lại
+ Số bàn nhân viên đó phục vụ
+ Số lượng món bị huỷ/ bị order sai
Bằng các chỉ số này mà cuối tháng bạn có thể có chế độ thưởng phạt phù hợp cho từng nhân viên

Xem thêm: Phần mềm quản lý dành cho nhà hàng, quán ăn chuyên nghiệp

6. Hạn chế tối đa thất thoát do gian lận, ăn cắp vặt

Không có mạng lưới hệ thống quản trị ngặt nghèo là điều kiện kèm theo tốt cho nhân viên cấp dưới gian lận. Khi đó chi phí của quán ăn, nhà hàng bạn sẽ dội lên rất nhiều. Bạn hoàn toàn có thể trấn áp được những gian lận này bằng cách lên những lao lý bán hàng ngặt nghèo cũng như sử dụng mạng lưới hệ thống camera giám sát và mạng lưới hệ thống pos tự động hóa. Một số những cách chống thất thoát hoàn toàn có thể nói đến như :

– Lên quy trình rõ ràng, nên phân quyền rõ cho nhân viên (Ví dụ: Bếp không được xuất món khi chưa có phiếu báo từ phục vụ hoặc chỉ có thu ngân mới có quyền lấy tiền trong két…)
– Sử dụng phần mềm bán hàng F&B, các phần mềm này đặc biệt là phần mềm PosApp giúp bạn quản lý cửa hàng chặt chẽ hơn. Các tính năng phải kể đến như:

+ Kiểm soát kho chặt chẽ, hạn chế gian lận từ bếp
+ Báo cáo món huỷ, hoá đơn huỷ
+ Báo cáo doanh thu chi tiết
+ Báo cáo tiền thu theo từng ca: Giúp phát hiện sai sót nằm ở ca làm việc nào

– Sử dụng camera giám sát : Camera giám sát giúp bạn thu lại những dẫn chứng đánh cắp từ nhân viên cấp dưới shop. Một số mạng lưới hệ thống camera giám sát lúc bấy giờ được cho phép bạn theo dõi shop từ xa ngay trên điện thoại cảm ứng

Xem thêm: Cảnh báo dành riêng cho người quản lý nhà hàng, quán cafe

7. Tối ưu chi phí mua nguyên liệu từ nhà cung cấp

Bạn có thể kiểm soát chi phí nhà hàng của mình bằng cách tối ưu dòng tiền. Bạn có thể giãn thời gian trả tiền bằng cách “mua chịu” mua nguyên vật liệu theo từng đợt trả cố định trong tháng thay vì phải trả ngay tiền cho nhà cung cấp khi nhận hàng. Ngoài ra, việc mua nhiều hàng hoá cùng lúc cũng giúp cho chi phí mua hàng rẻ hơn so với mua nhỏ lẻ từng đợt

Việc “mua chịu” này giúp được gì? Hãy thử tưởng tượng như thế này:
• Ở quy trình cũ: Bạn mua hàng -> Trả tiền (Lỗ) -> Chế biến món -> Thu tiền khách (Lời)
• Ở quy trình mới: Bạn mua hàng -> Chế biến món -> Thu tiền khách (Có lãi và chưa bao gồm chi phí mua hàng) -> Trả tiền mua hàng (Có lãi đã bao gồm chi phí mua hàng)
Như vậy, nhờ “giãn” thời gian trả tiền, bạn đã tối ưu được dòng tiền, tối ưu được chi phí vận hành, tránh áp lực về giá vốn hàng bán. Thông thường, thời gian trả sau nhà cung cấp cho bạn trả trễ thường rơi vào khoảng từ 7 – 15 ngày.

Tuy nhiên so với những nhà hàng, quán ăn nhỏ. Bạn thường khó có năng lực đàm phán để nhận được những khuyễn mãi thêm này. Lúc này bạn cần nhờ đến sự tương hỗ của hội đồng, hãy tham gia những hội nhóm trên Facebook, tìm kiếm những nhà hàng, quán cafe trong cùng khu vực. Các bạn hoàn toàn có thể đặt hàng cùng nhau để được mức giá tặng thêm

Ngoài ra, để chắc như đinh những chủ trương giá khuyến mại và chất lượng hàng nhập luôn được cố định và thắt chặt. Bạn nên ký hợp đồng hàng năm so với những đơn vị chức năng cung ứng

Tuy nhiên, bạn không nên quá cứng ngắc hoặc chèn ép những đơn vị chức năng phân phối, dẫn đến việc mối quan hệ luôn căng thẳng mệt mỏi. Điều này sẽ không tốt cho việc làm kinh doanh thương mại

Xem thêm: Mở Nhà Hàng Ăn Uống Cần Bao Nhiêu Vốn?

8. Kiểm soát lượng thức ăn thừa

Thức ăn thừa, tiêu tốn lãng phí dẫn đến chi phí thực phẩm leo thang. Việc người mua của bạn không ăn hết hoặc chừa lại một phần nhỏ trong suất ăn ( Ví dụ như cà chua )

Chúng tôi khuyên bạn nên tạo biểu đồ theo dõi dựa trên những tham số sau :

• Thực phẩm được trả lại bởi khách hàng
• Thực phẩm bị cháy trong bếp
• Thực phẩm bị đổ trong nhà bếp hoặc sàn nhà
• Phần ăn thêm (Như rau sống) bị đổ đi

Khi bạn mở màn đo những tham số này, bạn hoàn toàn có thể triển khai những hành vi khắc phục dựa trên hiệu quả. Ví dụ, nếu thực phẩm được trả lại bởi người mua, bạn cần cải tổ mùi vị và chất lượng của món ăn, hoặc mở màn giảm size phần được ship hàng. Nếu thực phẩm tiếp tục bị cháy trong nhà bếp, bạn cần giảng dạy đầu bếp tốt hơn hoặc hoàn toàn có thể xem xét mua thiết bị phòng bếp tốt hơn. Trường hợp phần ăn thêm bị thừa nhiều ví dụ rau sống gồm : Rau muống, giá, xà lách – nếu bạn thấy xà lách bị dư nhiều bạn nên bỏ bớt xà lách ra khỏi phần ăn thêm

9. Giảm chi phí dành cho nhân sự

Thuê một nhân viên cấp dưới nhà hàng cần rất nhiều nguồn lực, mở màn từ phỏng vấn đến tuyển dụng và giảng dạy. Nhưng nếu một nhân viên cấp dưới rời khỏi nhà hàng của bạn chỉ trong vài tuần tiên phong, tổng thể những tài nguyên mà bạn đã đưa vào để thuê người đó sẽ tiêu tốn lãng phí .

Vì vậy, trong khi tuyển dụng nhân viên cấp dưới mới trong nhà hàng của bạn, trọng tâm chính của bạn là tuyển dụng chất lượng và bảo vệ những điều kiện kèm theo thuận tiện để họ gắn bó vĩnh viễn hơn. Dành thời hạn trong việc tuyển dụng và nhìn nhận vừa đủ hồ sơ của ứng viên khi tuyển dụng họ .

Ngoài ra, bảo vệ rằng bạn phân phối một chính sách lương thưởng tốt, công nhận và phần thưởng cho nhân viên cấp dưới nhà hàng của bạn để họ hoàn toàn có thể có động lực liên tục thao tác tại nhà hàng của bạn. Điều này sẽ giúp bạn giảm chi phí lao động .

Xem thêm: 5 cách quản lý nhân viên nhà hàng quán ăn hiệu quả

10. Phát triển khách hệ thống khách hàng mới theo nguyên lý Pareto (80/20)

Quy luật Pareto hay quy luật 80/20 nói rằng trong nhiều sự kiện, khoảng chừng 80 % hiệu quả là do 20 % nguyên do gây ra. Đây cũng là quy luật thông dụng trong kinh doanh thương mại ví dụ điển hình 80 % lệch giá là từ 20 % trong số những người mua. Để hiểu rõ hơn về nguyên tắc này, PosApp sẽ đưa ra cho bạn ví dụ nhé .

Bạn đang kinh doanh thương mại quy mô cafe, giá đồ uống xê dịch từ 50.000 đến 75.000 VNĐ, quy mô kinh doanh thương mại của bạn hướng tới mọi những tầng lớp người mua. Doanh thu trung bình tháng tiên phong của shop bạn chỉ có 200.000 triệu VNĐ. Sau khi nghiên cứu và phân tích biểu đồ bán hàng, bạn nhận thấy rằng 80 % lệch giá đến từ 20 % người mua. Việc bạn nên làm ở đây là tìm ra loại người mua nào tìm đến shop bạn nhiều hơn. Và chỉ tập trung chuyên sâu biến hóa quy mô theo nhu yếu của loại người mua đó. Thì chắc chắc lệch giá của bạn sẽ tăng .

Có 2 điểm mà bạn cần lưu ý: 
• Nguyên tắc Pareto không phải là một điều luật. Nó có thể được áp dụng trong một số trường hợp và trong những khoảng thời gian nhất định, nhưng không phải lúc nào cũng đúng trong mọi trường hợp.
• Nguyên tắc Pareto có thể gây ảnh hưởng rất lớn. Và điều đó cũng có nghĩa là ẩn sau những dữ liệu bạn thu thập được đều là một câu chuyện chứa đựng nhiều ý nghĩa.

Vì vậy, hãy vận dụng nguyên tắc Pareto một cách cẩn trọng. Nhưng hãy cứ vận dụng nó ! Nó hoàn toàn có thể tạo ra một ảnh hưởng tác động tích cực to lớn so với việc làm kinh doanh thương mại của bạn .

Trên đây là những mẹo giúp bạn quản trị chi phí ngặt nghèo và tối ưu nhất dành cho nhà hàng .

Xem thêm:
+ Thu nhập tiền triệu với ý tưởng kinh doanh đồ ăn sáng lãi cao
+ Mở quán lẩu nướng không khói doanh thu bạc tỉ? Lợi nhuận hay đồn đoán
+ 7 Bí quyết để mở quán ăn vặt thành công “hái ra tiền”

Xem thêm: Hướng dẫn sử dụng tủ điều khiển máy bơm chữa cháy

Tham khảo: 12 cách marketing tối ưu cho quán cafe – nhà hàng

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp