7 Nguyên tắc giúp quản lý hệ thống quán cafe hiệu quả

Bạn đang đọc: 7 Nguyên tắc giúp quản lý hệ thống quán cafe hiệu quả

Nhiều người chủ khi mở quán chưa có kinh nghiệm tay nghề quản trị quán cafe, không trấn áp được lệch giá, ngân sách, nguyên vật liệu. Điều này khiến cho người chủ quán thậm chí còn không hề trấn áp được lệch giá, ngân sách, nguyên vật liệu trong một tháng .

Chính việc quản lý cafe như vậy dẫn đến những thất thoát không đáng có, tạo lỗ hổng khiến nhân viên có thể lợi dụng để trục lợi cá nhân. Sau đây PosApp xin giới thiệu các cách quản lý quán cafe hiệu quả.

1/ Chất lượng sản phẩm

Vấn đề về chất lượng loại sản phẩm đi liền với công thức pha chế, mùi vị của món nước, nguyên vật liệu pha chế cũng như mức độ hài lòng trước và sau khi người mua thưởng thức dịch vụ .

Đảm bảo về chất lượng mẫu sản phẩm

Các quán cafe phải bảo vệ và duy trì được giá trị cốt lõi của mình. Đồng thời bảo vệ về chất lượng dịch vụ phải gần như tương tự nhau. Như vậy tỷ lệ quán cafe đông khách mới bảo vệ .

Thời điểm khi vừa mở bán khai trương và sau khi quán hoạt động giải trí được một thời hạn hoặc giữa Trụ sở này với Trụ sở khác thì chất lượng món nước khi đến tay người mua phải gần như tương tự như nhau. Đồng thời giá cả giữa các Trụ sở trong chuỗi phải bảo vệ giống hệt với nhau, tránh việc cùng một tên thương hiệu nhưng mỗi Trụ sở lại để một giá .

Nguyên liệu đảm hòn đảo có nguồn gốc rõ ràng

Về nguyên vật liệu nguồn vào, bạn cần bảo vệ nguyên vật liệu có nguồn gốc nguồn gốc rõ ràng và bảo vệ vệ sinh bảo đảm an toàn thực phẩm. Điều này rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng tác động trực tiếp đến sức khỏe thể chất của người tiêu dùng. Tại quầy thu ngân, khi bạn tọa lạc giấy phép bảo đảm an toàn vệ sinh thực phẩm, bạn đã phần nào lấy được niềm tin của người mua ngay từ lần đầu khach hàng vào quán .

Bên cạnh chất lượng và mùi vị mẫu sản phẩm, bạn cũng nên chú trọng đến hình thức trang trí bên ngoài của thức uống. Một ly đồ uống được trang trí đẹp mắc, chỉnh chu sẽ lôi cuốn người mua hơn là một ly thức uống được decor quá đổi thông thường và không đẹp mắt .

Cuối cùng, nếu quán có thêm mạng lưới hệ thống shipper giao hàng, quán cần bảo vệ chất lượng loại sản phẩm đến tay người mua luôn được như nhau, giao hàng nhanh nhất cho người mua .

>> Xem thêm: 8 thủ thuật “vàng” giúp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng – quán cafe

2/ Quản lý nhân viên

Khi mở một mạng lưới hệ thống kinh doanh thương mại cafe, điều tiên phong đó chính là tuyển nhân viên cấp dưới có thái độ tốt. Một nhân viên cấp dưới có ít kinh nghiệm tay nghề, nhiệm vụ trong việc làm hoàn toàn có thể giảng dạy được, nhưng một nhân viên cấp dưới có thái độ không tốt sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy cho quán .

Hệ lụy tiên phong phải kể đến khi tuyển một nhân viên cấp dưới có thái độ không tốt đó là cách họ cư xử với người mua, làm mất người mua. Nhiều nhân viên cấp dưới tận dụng lỗ hổng trong quản trị để đánh cắp thời hạn hoặc gây thất thoát cho quán cafe. Vì vậy, điều cần làm là tuyển dụng đúng người có thái độ tốt .

Cách quản trị nhân viên cấp dưới quán cafe hiệu suất cao

Về phía người quản lý, bạn cần đảm sự công bằng giữa các nhân viên, tránh việc phân biệt đối xử sẽ làm mất lòng nội bộ. Ngoài ra bạn cần xây dựng bảng mô tả công việc chi tiết để nhân viên theo đó làm việc, bạn cũng dễ quản lý công việc hằng ngày của nhân viên hơn.

Việc động viên khuyến khích nhân viên cấp dưới cũng quan trọng không kém. Nếu chỉ có lương nhưng không có một hình thức động viên, khen thưởng bằng tiền cũng thuận tiện khiến họ nản mà rời bỏ quán bạn .

Vậy nên kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống KPI cũng là một chiêu thức hữu hiệu giúp bạn quản trị nhân viên cấp dưới thuận tiện hơn. KPI là công cụ đắc lực sẽ giúp bạn chớp lấy được hiệu suất thao tác của nhân viên cấp dưới cũng như nhìn nhận năng lượng của nhân viên cấp dưới hằng tháng, từ đó có mức thưởng phạt riêng .

Các chỉ số KPI bạn hoàn toàn có thể nhìn nhận gồm có : các việc làm cần thực thi, tiềm năng đề ra, thực tiễn đạt được, thời hạn thực thi, …

>> Xem thêm: Kinh nghiệm trong tuyển dụng nhân viên quán cafe

3/ Quản lý dòng tiền, doanh thu

Điều cần chăm sóc hơn hết khi mở quán cafe thì quan trọng nhất là doanh thu, nên bạn phải biết cách quản trị thu chi một cách chặc chẽ để không phải hao hụt tài lộc. Bởi vì tiền cũng vẫn là thành phần TT của quán, không có tiền không có lệch giá thì không hề duy trì hoạt động giải trí quán được .

Quản lý thu

Cách quản trị thu cho quán cafe

Đã có rất nhiều trường hợp ở những quán cafe vào mỗi cuối ca kiểm tra lại tiền thì đều bị hụt hoặc dư tiền. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này:
• Nhân viên thu ngân thiếu trung thực: để tránh tình trạng này, việc tuyển chọn vị trí thu ngân rất quan trọng. Việc thu ngân lấy bớt tiền của quán là điều có thể xả ra nếu bạn không có những yêu cầu khắt khe trong việc tuyển thu ngân.
• Quên thối tiền thừa lại cho khách: trong những trường hợp quá quán đông khách việc quên thối tiền là điều sẽ xảy ra, nên bạn cũng nên chú ý nhắc nhở nhân viên phải thật cẩn thận, tránh trường hợp khách quay lại đòi tiền. Họ sẽ có cái nhìn không tốt về quán của bạn. 
• Thu nhầm tiền: trường hợp này cũng sẽ hay xảy ra đối với những quán thanh toán hóa đơn thủ công.

Quản lý chi

Cách quản trị chi cho quán cafe

Ở những cửa hàng kinh doanh cafe, nhà hàng, quán ăn ngoài việc quản lý lợi nhuận thu được còn phải tính toán tới việc chi. Bạn phải kiểm soát được bạn chi ra bao nhiêu trong mỗi ngày cửa hàng bạn hoạt động để không dẫn đến việc bị hụt hàng hóa hoặc thu-chi không cân xứng. Một giải pháp toàn diện, tối ưu hóa trong việc bán hàng của bạn là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Phần mềm phù hợp với tất cả các mô hình kinh doanh cafe hiện nay, giải quyết tất cả những vấn đề trong khâu quản lý của bạn.

Quản lý công nợ

Cách quản trị nợ công cho quán cafe

Nhằm giúp cho dòng tiền tại shop luôn được ổn đinh, ngoài việc quản trị thu – chi, bạn cũng nên để tâm đến nợ công đối tác chiến lược, người mua .

Dưới đây, PosApp sẽ bật mý cho bạn các thao tác giúp cho việc quản trị nợ công hiệu suất cao hơn. Cụ thể :

+ Tạo một mạng lưới hệ thống theo dõi nợ công hoàn hảo gồm có : tên đối tác chiến lược, ngày thanh toán giao dịch, nội dung, ghi chú, kỳ trước, kỳ sau, …

+ Duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác chiến lược

+ Xem lại các khoảng chừng phải thu liên tục với người mua

+ Gửi hóa đơn chứng từ đến người mua nhanh gọn

+ Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi công nợ của đối tác

>> Xem thêm: 6 Cách tăng năng suất làm việc của nhân viên cafe, nhà hàng

4/ Quản lý nguồn nguyên liệu

Khi kinh doanh thương mại quy mô quán cafe, ngoài ngân sách tiền thuê mặt phẳng thường là tiền nguyên vật liệu. Đây là 2 ngân sách chiếm tỷ trọng lớn nhất. Nếu nhập không đủ sẽ ảnh hưởng tác động đến số lượng đồ ra ship hàng khách, nếu nhập thừa những nguyên vật liệu khó dữ gìn và bảo vệ thì sẽ rất tiêu tốn lãng phí .

Cách quản trị nguyên vật liệu quán cafe

Thậm chí ngay cả khi có công thức chế biến với định mức nguyên vật liệu chuẩn cho mỗi món nước, rất khó bảo vệ nhân viên cấp dưới pha chế của mồi quầy sẽ tuân thủ ngặt nghèo khi không có người chủ sát sao bên cạnh .

Nhiều quán cafe khi mở ra dù có doanh số lớn, lượng người mua đông nhưng không trấn áp được lượng nguyên vật liệu khiến nhân viên cấp dưới tận dụng, cấu kết với nhau làm thất thoát đi một lượng lớn lệch giá của chủ quán cafe .

Vậy đâu là cách quản lý quán cafe dành cho bạn?

>> Xem thêm: Quản lý nhân viên quán cafe, trà sữa sao cho hiệu quả

5/ Cách quản lý chuỗi cafe hiệu quả

Hệ thống quản trị quán cafe hiệu suất cao

Bạn có thể dễ dàng giải quyết được vấn đề này với phần mềm quản lý quán cafe PosApp mà không cần phải thuê mướn nhân viên  quản lý. Mọi nghiệp vụ từ quản lý nhân viên, quản lý dòng tiền và doanh thu cho đến quản lý, định lượng nguyên vật liệu. Tất cả đều được tích hợp trong phần mềm quản lý quán cafe, nhà quản lý chỉ cần mất 5 phút làm quen với phần mềm là đã có thể sử dụng tất cả các tính năng mà phần mềm đem lại.

Các tính năng cơ bản của phần mềm có thể kể đến như:

5.1/ Phân quyền quản lý nhân viên

Chắc chắn bạn không còn phải lo về yếu tố quản trị nhân viên cấp dưới quán cafe tiếp tục nữa vì ứng dụng PosApp chỉ phân quyền, và công dụng đến một số ít nhân viên cấp dưới nhất định. Việc phân quyền bảo vệ một nhân viên cấp dưới chỉ đảm nhiệm một tính năng nhất định. Ví dụ nhân viên cấp dưới Giao hàng không có tính năng hủy hóa đơn của người mua, nhân viên cấp dưới thu ngân không hề trả món. Cho dù nhân viên cấp dưới có link với nhau đi nữa thì hàng loạt hóa đơn hủy, trả món đều được thống kê giúp chủ quán thuận tiện kiểm tra. Quản lý nguyên vật liệu :

Cách quản trị nhân viên cấp dưới quán cafe

PosApp có công dụng quản trị nguyên vật liệu, chỉ cần bạn định lượng nguyên vật liệu cho món, PosApp sẽ quản trị bằng việc trừ các định lượng nguyên vật lượng trong kho. Giúp chủ quán thuận tiện quản trị được lượng hàng tồn, xuất kho .

>> Xem thêm: 13 bước lập chiến lược PR – Marketing Plan & Quảng cáo cho quán Bar – Coffee

5.2/ Kiểm tra tình hình thu-chi của quán cafe

Xem thêm: Hồ sơ thành lập công ty/doanh nghiệp【++Full Biểu Mẫu++】

Phần mềm có mạng lưới hệ thống 30 biểu đồ kinh doanh thương mại báo cáo giải trình thu-chi hàng loạt tình hình kinh doanh thương mại cho người quản trị giúp bạn quản trị việc làm kinh doanh thương mại từ xa mọi lúc mọi nơi .

Cách quản trị lệch giá quán cafe

5.3/ Xem order, gọi món, tính tiền online

PosApp lúc bấy giờ có tính năng order từ nhân viên cấp dưới đến nhà bếp hoặc trực tiếp từ điện thoại cảm ứng của người mua nếu khách có thiết lập ứng dụng và đăng nhập vào wifi của quán. Khi gọi tính tiền, nhân viên cấp dưới chỉ việc sử dụng điện thoại thông minh in hóa đơn từ xa giúp việc giao dịch thanh toán nhanh gọn .

5.4/ Cách quản lý quán cafe từ xa

Làm sao để bạn có thể vừa quản lý quán cafe hiệu quả vừa có thể giải quyết những công việc khác? PosApp sẽ chỉ cho bạn một bí quyết nhé! Đó là sử dụng phần mềm quản lý quán cafe. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, tương thích với các thiết bị sẵn có như điện thoại, máy tính bảng, máy bàn cho đến các thiết bị chuyên nghiệp như máy POS cầm tay, máy POS thu ngân. Vậy là đi đâu bạn cũng có thể xem các báo cáo tình hình chi tiết của quán. 

Phần mềm quản trị quán cafe từ xa

5.5/ Tạo web order bán hàng miễn phí

Việc sở hữu website riêng mang tên tên thương hiệu không riêng gì biểu lộ sự chuyên nghiệp của bạn trong kinh doanh thương mại mà còn giúp bạn thuận tiện tiếp thị tên thương hiệu của mình .

Thông qua web order, khách của bạn sẽ thuận tiện order sản phẩm & hàng hóa mà không cần phải đến trực tiếp shop. Với thông tin mà người mua để lại trên website bán hàng, bạn trọn vẹn hoàn toàn có thể thêm vào tệp người mua của mình rồi đưa ra các chương trình tặng thêm, khuyến mãi phiếu giảm giá, tri ân người mua nhằm mục đích giữ chân người mua lâu hơn, tốt hơn .

Ngoài ra, việc sở hữu website bán hàng riêng được PosApp cung ứng không lấy phí còn giúp bạn tiết kiệm chi phí một khoản ngân sách đang kể nếu thuê bên thứ ba tạo lập website .

5.6/ Quản lý doanh thu cửa hàng online

Việc mở các shop trực tuyến trên Grabfood, Shopee Food, Gojek, Beamin, … không quá lạ lẫm với các chủ kinh doanh thương mại trong nghành nghề dịch vụ F&B. Tuy nhiên để quản trị hiệu suất cao toàn bộ đơn hàng và lệch giá tại các shop trực tuyến này thật sự không dễ

Nhưng với việc ứng ứng dụng quản trị quán cafe PosApp, bạn hoàn toàn có thể tổng hợp và đảm nhiệm đơn hàng từ nhiều nguồn như Grabfood, Shopee Food, Gojek, Beamin, … Phần mềm quản trị giúp bạn trấn áp mọi đơn hàng ngoài, tránh trường hợp soát đơn của khách .

Chủ shop khi vào tính năng xem báo cáo giải trình trên ứng dụng ứng dụng quản trị PosApp hoàn toàn có thể dữ thế chủ động xem nguồn lệch giá ngoài từ các đơn hàng trực tuyến. Từ các báo cáo giải trình này, chủ shop hoàn toàn có thể dữ thế chủ động hơn trong các kế hoạch kinh doanh thương mại sắp tới của mình .

5.7/ Hỗ trợ đa dạng phương thức thanh toán

Phần mềm quản trị quán cafe PosApp hổ trợ phong phú phương pháp giao dịch thanh toán cho người mua như thanh toán giao dịch trực tiếp tại quầy thu ngân bằng tiền mặt, quét mã QR để giao dịch thanh toán qua các ví điện tử như Momo, VNPay hay giao dịch thanh toán trực tiếp bằng cách quẹt thẻ ngân hàng nhà nước ATM trong nước, Visa / Mastercard, ….

6/ Đồng bộ hình ảnh thương hiệu quán

Đối với tên thương hiệu cafe có nhiều Trụ sở, điều gì sẽ xảy ra khi nước uống của mỗi Trụ sở trong mạng lưới hệ thống có vị khác nhau, nhân viên cấp dưới mặc đồng phục không giống nhau hay chất lượng Giao hàng mỗi nơi mỗi khác ,. Khách hàng sẽ có một cái nhìn không mấy thiện cảm về tên thương hiệu của bạn .

Hệ thống quản trị quán cafe phải đồng điệu

Do vậy, việc đồng điệu về ship hàng, thống nhất quá trình như nhau tại tổng thể các Trụ sở là điều bạn cần làm ngay khi mở màn lan rộng ra kinh doanh thương mại. Những yếu tố từ đồng phục, cách ship hàng, chào hỏi khách, đến quy trình tiến độ order, tính tiền, … đều cần phải được chuẩn hóa và vận dụng như nhau tại toàn bộ Trụ sở .

Xem thêm: Cách tăng like, tương tác Facebook, Instagram cho cafe, nhà hàng

7/ Đồng bộ dữ liệu khách hàng

Quản lý tài liệu người mua hiệu suất cao

Để hoàn toàn có thể giữ chân người mua, lúc bấy giờ hầu hết những tên thương hiệu cafe sẽ tạo ra chương trình Membership. Khách hàng sẽ ĐK thông tin cá thể để tạo thẻ thành viên. Những người mua sẽ được tích điểm sau mỗi hóa đơn thanh toán giao dịch và được hưởng những khuyến mại từ shop. Việc tích lũy thông tin và đồng nhất tài liệu của người mua, cũng sẽ giúp bạn phân biệt được những người mua thân thương, tiếp tục lui tới từ đó sẽ đưa ra những chương trình tặng thêm tương thích với họ .

8/ Một số kinh nghiệm quản lý cafe hiệu quả

Dưới đây, PosApp sẽ gợi ý cho bạn thêm một số ít kinh nghiệm tay nghề quản trị quán cafe khác, giúp bạn quản trị quán mình hiệu suất cao hơn .

• + Phục vụ thêm nước mát

Khách hàng thích được chăm sóc và thích được Tặng Kèm quà đặc biệt quan trọng là những thứ không tính tiền. Đơn giản là bê cho người mua một ly trà đá trong thời hạn họ đợi nước hoặc lâu lâu nhân viên cấp dưới châm thêm trà cho khách. Tất cả những điều này, chắc như đinh đều làm người mua ấn tượng và có thiện cảm với sự chuyên nghiệp của quán bạn .

• + Kiên nhẫn chờ đợi khách order món

Quán cafe là nơi khách đến thư giãn giải trí hay trò chuyện cùng bè bạn thế cho nên nhân viên cấp dưới không nên nôn nả thúc người mua order món nhanh. Những hàng động thô lỗ, hối thúc người mua đều không đem lại giá trị tốt đẹp cho quán bạn .

Thay vào đó, nhân viên cấp dưới nên dữ thế chủ động gợi ý món nước ngon nhất hay cháy khách nhất tại quán để không chỉ giúp người mua order nước nhanh hơn mà còn giúp quán bạn PA cho món nước của quán mình .

• + Chủ động dắt xe giúp khách

Ngay nay yếu tố bảo mật an ninh luôn được đặt lên số 1. Không ít quán cafe, trà sữa đã gặp thực trạng bị mất trộm xe. Vì vậy quán bạn nên tuyển thêm vị trí giữ xe. Khách hàng sẽ yên tâm hơn khi đến quán. Đồng thời hành vi dắt xe hộ người mua sẽ tăng thiện cảm của quán trong lòng người mua .

• + Ghi nhớ tên khách hàng thân thiết

Việc nhớ tên, thậm chí còn là sở trường thích nghi của người mua là tips quan trọng giúp bạn thuận tiện giữ chân người mua nhất. Bởi trong trường hợp này, người mua cảm thấy bản thân được coi trọng và sẽ muốn gắn bó với quán lâu hơn .

• + Thường xuyên cập nhật menu đồ uống mới

Nếu chỉ sử dụng một menu duy nhất cho quán, về lâu về dài sẽ gây cảm xúc nhàm chán cho người mua. Nhằm luôn tạo sự hứng thú cho người mua, bạn nên liên tục update menu mới. Khuyến khích nhân viên cấp dưới phát minh sáng tạo thêm nhiều món nước mới và hứa hẹn hoa hồng nếu món nước mới được người mua yêu thích .

• + Đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm

Không người mua nào muốn vào một quán cafe không thật sạch, chiêm ngưỡng và thưởng thức những món nước bẩn. Vậy nên điều bạn cần làm là vệ sinh quán tiếp tục, quét dọn và lau bàn và ghế khi khách ra về, vệ sinh dụng cụ pha chế tiếp tục .

• + Thực hiện khuyến mãi, tri ân khách hàng

Tri ân người mua, khuyến mại được xem là các hoạt động giải trí thực thi, giúp shop của bạn ngày càng tăng năng lực bán hàng cũng như tạo dựng tên thương hiệu tốt, hiệu suất cao. Tri ân người mua sẽ giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người mua, giữ chân người mua ở lại, gắn bó với quán lâu hơn .

Bài viết trên đây, PosApp đã chia sẽ cho bạn những cách quản lý mô hình cafe mang lại hiệu quả tối ưu nhất. Chúc bạn thành công!

PosApp là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các phần mềm quản lý quán cafe và các thiết bị hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng như máy Pos thu ngân, máy quét mã vạch, máy in hóa đơn, ngăn kéo đựng tiền,… uy tín, được hơn 30.000 khách hàng trải dài khắp Việt Nam tin dùng.

Năm 2021, PosApp được Shark Nguyễn Hòa Bình tin yêu và góp vốn đầu tư. Shark Bình nguyên là nhà sáng lập kiêm chức quản trị của tập đoàn lớn NextTech. Ông cũng đã từng tham gia chương trình Thương Vụ Bạc Tỷ ( Shark Tank Nước Ta mùa 3 năm 2019 ) .

Từ ngày được Shark Bình tin cậy và tương hỗ kinh tế tài chính, PosApp chính thức trở thành thành viên của tập đoàn lớn Next360 và PosApp mong ước phân phối nhiều giá trị hơn cho hội đồng doanh nghiệp Nước Ta .

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý quán cafe tốt nhất? Vui lòng để lại thông tin, chúng tôi sẽ liên hệ sớm nhất!

Hoặc liên hệ PosApp thông qua các hình thức sau:

Xem demo trực tiếp tại:

• • HCM: Lầu 5, tòa nhà HS Building, 260/11 Nguyễn Thái Bình, Quận Tân Bình
• • Hà Nội: Tầng 4, 174 đường Láng, Phường Thịnh Quang, Quận Đống Đa
• • Đà Nẵng: Số 21 Trần Quốc Toản, Hải Châu

Xem thêm: Hướng dẫn xác minh doanh nghiệp Facebook đúng chuẩn 2021 từ A-Z

>> Xem thêm:
• Phần mềm quản lý (chuỗi) quán cafe hơn 23.000 quán sử dụng
• 3 Cách quản lý nhân viên hiệu quả dù bạn đang ở nơi đâu !
• 10 Cách thu hút khách đến quán cafe, nhà hàng hiệu quả 99%

Source: https://vh2.com.vn
Category : Doanh Nghiệp