Danh mục hồ sơ quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn

• Quản lý hợp đồng thuê và các hợp đồng có liên quan

• Quản lý chăm sóc khách hàng

  Bạn đang đọc: Danh mục hồ sơ quản lý vận hành tòa nhà theo tiêu chuẩn

• Quản lý an ninh toà nhà

• Quản lý hồ sơ và kỹ thuật toà nhà

• Quản lý vệ sinh toà nhà

• Quản lý đơn vị nhà thầu

• Giám sát toà nhà

• Mô tả công việc

• Quản lý chi phí vận hành

• Quản lý thu chi điện nước

​1.    Quản lý hợp đồng thuê và các hợp đồng có liên quan

1.1 Quy trình tiến hành hợp đồng thuê và những biểu mẫu :
– Biên bản bàn giao mặt phẳng, gia tài và trang thiết bị
– Biên bản kiểm tra thay thế sửa chữa nội thất bên trong
– Biên bản tiến hành lao lý, nội quy tòa nhà
– Cung cấp dịch vụ kèm theo theo pháp luật thỏa thuận hợp tác hợp đồng thuê
1.2 Quy trình quản lý thực thi hợp đồng thuê và những biểu mẫu :
– Công văn, thông tin những loại
– Phụ lục hợp đồng kiểm soát và điều chỉnh và triển khai hiệu lực hiện hành hợp đồng thuê
– Kế hoạch gia hạn hợp đồng thuê, thanh lý hợp đồng thuê
– Sổ theo dõi thông tin người mua
1.3 Quản lý hợp đồng khác có tương quan :
– Quản lý những hợp đồng phân phối dịch vụ
– Quản lý những hợp đồng thầu phụ

   2.    Quản lý chăm sóc khách hàng

2.1 Quy định quản lý và sử dụng phòng họp và những biểu mẫu :
– Sổ theo dõi phòng họp và nhận đặt phòng theo lịch
– Xử lý công văn / bưu phẩm đến
2.2 Quy định nhìn nhận sự thỏa mãn nhu cầu của người mua và những biểu mẫu :
– Phiếu tích lũy quan điểm người mua
– Quy định giải quyết và xử lý khiếu nại, vướng mắc của người mua
– Phiếu tổng hợp quan điểm người mua về dịch vụ
– Hội nghị người mua thường niên
2.3 Quy định trang trí và Quảng cáo / Marketing của người mua
2.4 Quy định về bảo đảm an toàn, bảo mật an ninh của người mua hoạt động giải trí trong tòa nhà
2.5 Quy định quản lý vệ sinh của người mua
2.6 Quy định quản lý tài sản của người mua
2.7 Quy định bảo trì thay thế sửa chữa của người mua
2.8 Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên cấp dưới người mua
2.9 Quy định quản lý thiết bị, dịch vụ của tòa nhà

   3.    Quản lý an ninh toà nhà

3.1 Nội quy phòng cháy chữa cháy tòa nhà, và những biểu mẫu :
– Phương án phòng cháy chữa cháy, cứu hộ cứu nạn, cứu nạn, sơ tán người và gia tài tại cơ sở
– Diễn tập phòng cháy chữa cháy tại cơ sở và diễn tập có sự tham gia của Cảnh sát phòng cháy chữa cháy theo định kỳ
– Hướng dẫn sử dụng bình phòng cháy chữa cháy
– Danh mục dụng cụ phòng cháy chữa cháy thường dung
– Biên bản tự kiểm tra mạng lưới hệ thống phòng cháy chữa cháy
3.2 Quy định tuần tra bộ phận bảo vệ và những biểu mẫu :
– Kế hoạch tuần tra bảo mật an ninh, gia tài tòa nhà
– Sổ ghi nhật ký theo dõi khách đến ĐK thanh toán giao dịch
– Báo cáo, giải quyết và xử lý vi phạm …
3.3 Quy định đào tạo và giảng dạy về bảo đảm an toàn, PCCN và những biểu mẫu :
– Kế hoạch huấn luyện và đào tạo bảo đảm an toàn hàng năm
– Chương trình huấn luyện và đào tạo
– Danh sách nhân viên cấp dưới được đào tạo và giảng dạy
– Các đơn vị chức năng cử đại diện thay mặt phối hợp huấn luyện và đào tạo hàng năm
3.4 Quy trình trấn áp gia tài, sản phẩm & hàng hóa và những biểu mẫu :
– Sổ theo dõi sản phẩm & hàng hóa ra cổng và luân chuyển vào tòa nhà
– Sổ nhật ký theo dõi gia tài
– Sổ nhật ký ghi nhận vấn đề qua hình ảnh tàng trữ Camera quan sát
– Kiểm tra và giám sát những nhà thầu nội thất bên trong của khách thuê ;
3.5 Quy trình trấn áp khách trong tòa nhà, khách đến thanh toán giao dịch, nhân viên cấp dưới và những biểu mẫu :
– Sổ theo dõi khách ra vào cổng
– Sổ theo dõi nhân viên cấp dưới ra vào cổng
– Sổ ĐK thanh toán giao dịch trong tòa nhà tại quầy tiếp tân
3.6 Nội quy bộ phận bảo vệ và những biểu mẫu :
– Báo cáo tình hình bảo mật an ninh theo lao lý
– Biên bản ghi nhận vấn đề, giải quyết và xử lý vi phạm
– Nhật ký tuần tra bảo mật an ninh theo pháp luật
3.7 Quy trình xử lý sự cố bảo vệ và những biểu mẫu
– Quy trình kiểm tra trang thiết bị phòng cháy chữa cháy tòa nhà
– Quy trình sử dụng trang thiết bị phòng cháy chữa cháy
– Quy trình tuần tra của bộ phận bảo vệ bên trong và bên ngoài tòa nhà
– Quy trình trấn áp gia tài, sản phẩm & hàng hóa ra vào tòa nhà
– Quy trình trấn áp khách ra vào tòa nhà và nhân viên cấp dưới nội bộ
– Quy trình xử lý sự cố từng khuôn khổ tương quan đến nghĩa vụ và trách nhiệm bảo vệ được kiến thiết xây dựng trong giải pháp quản lý
– Quy trình giải quyết và xử lý thực trạng khẩn cấp ;
– Quy trình cứu hộ cứu nạn cứ nạn .
3.8 Phương án phối hợp xứ lý phòng cháy chữa cháy tòa nhà
3.9 Quy định quản lý và sử dụng dụng cụ bảo vệ
3.10 Quy trình giải quyết và xử lý thực trạng khẩn cấp
3.11 Quy trình xử lý sự cố thang máy và cứu hộ cứu nạn
3.12 Quy trình giải quyết và xử lý mất điện trong tòa nhà
3.13 Quy trình giải quyết và xử lý bảo mật an ninh khoanh vùng phạm vi tòa nhà
3.14 Quy trình giải quyết và xử lý bảo vệ gia tài và bãi giữ xe
3.15 Quy trình phối hợp với chính quyền sở tại địa phương

4.        Quản lý hồ sơ và kỹ thuật toà nhà

4.1 Quy trình sửa chữa thay thế và những biểu mẫu :
– Biên bản kiểm tra trang thiết bị
– Phương án sửa chữa thay thế, bảo dưỡng
– Phiếu nhu yếu sửa chữa thay thế
– Thông báo thay thế sửa chữa
– Phiếu nghiệm thu sát hoạch thay thế sửa chữa
– Sổ theo dõi những khuôn khổ thay thế sửa chữa, bảo dưỡng
4.2 Quy trình quản lý hồ sơ bảo dưỡng tòa nhà những biểu mẫu :
– Bản vẽ mạng lưới hệ thống điện chính ; điện công cộng ; điện từng khu vực và đồng hồ đeo tay điện ; điện chiếu sáng khuôn viên tòa nhà
– Bản vẽ mạng lưới hệ thống cấp – thoát nước ; giải quyết và xử lý nước thải
– Bản vẽ mạng lưới hệ thống phòng cháy chữa cháy, chống sét

        – Bản vẽ hệ thống viễn thông

– Bản vẽ mạng lưới hệ thống điều hòa không khí
– Bản vẽ mạng lưới hệ thống thông gió
– Bản vẽ kiến trúc thiết kế xây dựng ; mặt phẳng ; nội thất bên trong trong và bên ngoài tòa nhà
– Bản vẽ mạng lưới hệ thống Camera quan sát
– Bản vẽ kiến trúc móng, bể phốt, bể chứa nước hoạt động và sinh hoạt, bể chứa nước phòng cháy chữa cháy
– Danh sách máy móc thiết bị trong tòa nhà
– Phiếu theo dõi / nhật ký lý lịch máy
– Kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì
– Biên bản nghiệm thu sát hoạch bảo dưỡng, bảo trì
– Danh mục mạng lưới hệ thống điều hòa cơ điện lạnh
– Danh mục mạng lưới hệ thống vật tư, mã số vật tư
4.3 Quy trình bh thay thế sửa chữa trang thiết bị kỹ thuật tòa nhà và biểu mẫu :
– Quy trình cơ bản về bảo đảm an toàn và phòng cháy chữa cháy
– Các quá trình giải quyết và xử lý trường hợp khẩn cấp
– Quy trình kiểm tra nhật ký việc làm hàng ngày và bàn giao
– Các tiến trình chung trong ca thao tác Kỹ thuật ME
– Kiểm tra định kỳ mạng lưới hệ thống Kỹ thuật và cơ khí Tòa nhà
– Bảo trì dự trữ
– Kiểm tra lỗi mạng lưới hệ thống điều khiển và tinh chỉnh và trang thiết bị
– Theo dõi và giải quyết và xử lý những yếu tố chung
– Xử lý tương quan đến mạng lưới hệ thống thông gió
– Xử lý mạng lưới hệ thống quan đến chiếu sáng
– Xử lý nhu yếu của người mua tương quan đến cấp điện
– Xử lý tương quan đến mạng lưới hệ thống cấp – thoát nước
– Quy trình vận hành – Kiểm soát ngoài giờ của khách thuê
– Quy trình vận hành – Hệ thống Quản lý Tòa nhà mưu trí
– Quy trình vận hành – Hệ thống phòng cháy chữa cháy
– Quy trình vận hành – Hệ thống thông gió
– Quy trình vận hành – Trạm biến áp
– Quy trình vận hành – Máy phát điện
– Quy trình vận hành – Kiểm soát chiếu sáng
– Quy trình vận hành – Kiểm soát máy bơm nước và máy bơm tang áp
– Quy trình vận hành – Cấp – Thoát nước
– Quy trình vận hành – Kiểm soát thang máy
– Quy trình vận hành – Kiểm soát mạng lưới hệ thống và ghi chép nhật ký hàng ngày
– Quy trình vận hành – ghi chép chỉ số tiêu thụ điện của khách thuê
– Quy trình vận hành trang thiết bị Tòa nhà
4.4 Quy trình bảo dưỡng khu công trình kiến thiết xây dựng định kỳ
4.6 Quy trình bảo trì, vệ sinh và sử dụng máy điều hòa không khí
4.7 Quy trình bảo trì sử dụng thang máy

5.       Quản lý vệ sinh toà nhà

5.1 Quy định lập kế hoạch vệ sinh tòa nhà và những phụ lục :
– Kế hoạch vệ sinh khu ngoài tòa nhà
– Kế hoạch vệ sinh khu tiền sảnh, hiên chạy, lối đi chung của những tầng
– Kế hoạch vệ sinh khu Tolet chung của những tầng
– Kế hoạch vệ sinh khu cầu thang bộ, thang máy tòa nhà .
– Kế hoạch vệ sinh khu vưc văn phòng
– Kế hoạch vệ sinh khu bãi xe tòa nhà .
– Kế hoạch vệ sinh tường, trần, màng nhện, tay vin ;
– Kế hoạch vệ sinh đường ống, cống rãnh thoát nước mưa ;
– Kế hoạch giải quyết và xử lý rác Tòa nhà .
5.2 Quy định quản lý rác tòa nhà
5.3 Quy trình vệ sinh toilet và biểu mẫu : Checklist vệ sinh hàng ngày
5.4 Quy trình vệ sinh kính
5.5 Quy trình vệ sinh sàn
5.6 Quy trình vệ sinh thảm
5.7 Quy định sử dụng dụng cụ vệ sinh
5.8 Quy trình bảo trì, đánh bóng sàn
5.9 Quy định tiêu chuẩn vệ sinh tòa nhà

   6.    Quản lý đơn vị nhà thầu

6.1 Quy trình mua phẩm, dịch vụ và biểu mẫu :
6.2 Quy trình nhìn nhận nhà đáp ứng, và biểu mẫu :
– Bảng yêu cầu tiêu chuẩn nhìn nhận nhà đáp ứng
– Bảng nhìn nhận nhà đáp ứng
– Danh sách nhà đáp ứng chính thức
– Bảng tổng hợp nhìn nhận nhà đáp ứng định kỳ
6.3 Quy định hình thức, thái độ, tác phong nhân viên cấp dưới nhà thầu
6.4 Kiểm tra bản vẽ phong cách thiết kế mạng lưới hệ thống kỹ thuật, nội thất bên trong và phê duyệt
6.5 Lập hồ sơ quản lý và theo dõi kiến thiết

   7.    Giám sát toà nhà

7.1 Quy trình giám sát tòa nhà và biểu mẫu :
– Kế hoạch hạng mục giám sát
– Biên bản giám sát, báo cáo giải trình tình hình hoạt động giải trí
7.2 Kế hoạch giám sát vệ sinh và biểu mẫu :
– Phiếu giám sát vệ sinh hàng ngày
– Phiếu giám sát vệ sinh hàng tuần
– Báo cáo tổng hợp tình hình vệ sinh
7.3 Kế hoạch giám sát sữa chữa bảo trì và biểu mẫu :
– Sổ theo dõi nhu yếu sửa chữa thay thế
– Biên bản kiểm tra thay thế sửa chữa
– Danh mục thiết bị kiểm tra
– Biên bản nhìn nhận thực trạng sử dụng gia tài, thiết bị
7.4 Kế hoạch trình giám sát bảo mật an ninh
7.5 Kế hoạch giám sát tiếp tân
7.6 Kế hoạch giám sát nhà thầu phụ

8.     Mô tả công việc

8.1 Ban quản lý tòa nhà
– Mô tả việc làm giám đốc tòa nhà
– Mô tả việc làm thư ký giám đốc
8.2 Phòng điều hành quản lý
– Mô tả việc làm Trưởng phòng quản lý và điều hành
– Mô tả việc làm nhân viên cấp dưới kinh doanh thương mại
– Mô tả việc làm nhân viên cấp dưới giám sát
– Mô tả việc làm nhân viên cấp dưới lễ tân
8.3 Phòng bảo mật an ninh
– Mô tả việc làm Trưởng phòng bảo mật an ninh / Đội trưởng
– Mô tả việc làm Trưởng ca bảo vệ
– Mô tả việc làm bảo vệ từng vị trí và cổng chính
– Mô tả việc làm bảo vệ khu vực xe
– Mô tả việc làm bảo vệ tuần tra
8.4 Phòng kỹ thuật ( M&E )
– Mô tả việc làm Trưởng phòng kỹ thuật / Kỹ sư trưởng
– Mô tả việc làm Trưởng ca kỹ thuật
– Mô tả việc làm nhân viên cấp dưới kỹ thuật bảo dưỡng thay thế sửa chữa
8.5 Tổ vệ sinh
– Mô tả việc làm Tổ trưởng vệ sinh

          – Mô tả công việc nhân viên vệ sinh từng vị trí trực

9       Quản lý chi phí vận hành tòa nhà

10     Quản lý thu chi điện nước tòa nhà

Song Châu ( SCBI ) .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ