Tiêu đề hồ sơ. – Tài liệu text

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (415.77 KB, 37 trang )

sau khi đã nêu tên chính thức của cơ quan đó.
Ví dụ: Cơng ty xuất nhập khẩu Chợ Lớn CHOLIMEX. Nếu trong quá
trình hình thành văn bản của hồ sơ mà tên cơ quan có thay đổi, thì ở bìa hồ sơ sẽ viết tên gọi cuối cùng của cơ quan đó. Chẳng hạn, trước tháng 7 năm
1976, cơ quan quản lý hành chính các cấp mang tên gọi là Uỷ ban hành chính, sau kỳ họp thứ nhất của Quốc hội khóa VI, được đổi thành Uỷ ban
nhân dân. Như vậy, tên cơ quan viết ở bìa hồ sơ hình thành trong năm 1976 của cơ quan quản lý hành chính các cấp gồm văn bản hình thành trước và
sau tháng 71976 sẽ là Uỷ ban nhân dân, chứ khơng phải Uỷ ban hành chính. Đối với hồ sơ khởi đầu ở một cơ quan này, nhưng lại kết thúc ở một cơ
quan khác thì ngồi bìa sẽ ghi tên cơ quan cuối. Vì đó chính là tên phơng mà hồ sơ sẽ đưa vào.

b. Tên đơn vị tổ chức.

Tên đơn vị tổ chức là tên đơn vị trực thuộc cơ quan đã trực tiếp hình thành hồ sơ đó. Đơn vị tổ chức ở đây có thể là vụ, ban, đối với cơ quan cấp
Bộ như Vụ Kế hoạch, Vụ Tài vụ, Ban Thanh tra, Văn phòng … hoặc phòng đối với một cơ quan cấp Cục, Sở, Tổng cơng ty, như Phòng Tổng hợp, Phòng Kế
hoạch, Phòng Tổ chức – cán bộ … Tên đơn vị tổ chức được viết dưới tên cơ quan, nhằm mục đích phân loại hồ sơ được nhanh chóng và chính xác.
Trường hợp tên đơn vị tổ chức thay đổi cũng sẽ xử lý như trường hợp thay đổi tên cơ quan.
Ví dụ: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG
PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP

c. Tiêu đề hồ sơ.

c.1. Khái niệm.
Tiêu đề hồ sơ là một câu ngắn gọn khái quát được toàn bộ nội dung của hồ sơ.
c.2. Thuật ngữ viết tiêu đề hồ sơ. Khi viết tiêu đề hồ sơ, ta thường sử dụng các thuật ngữ sau đây để bắt
đầu cho một Tiêu đề.
– “Vv” Về việc: Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêu đề cho
các hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề.
– “Tập”: Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các hồ
sơ lập theo các đặc trưng: Tên gọi, Tác giả, Thời gian, Địa dư.
Ví dụ: Tập Quyết định của …
– “Công văn trao đổi”: Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêu
đề cho các hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch.
Ví dụ: Cơng văn trao đổi giữa …
Đối với các hồ sơ cơng trình, hồ sơ vụ án, hồ sơ cán bộ, ta thường sử dụng các thuật ngãu sau để viết Tiêu đề hồ sơ:
Ví dụ: Hồ sơ Cơng trình ….. Hồ sơ Vụ án ……….
Hồ sơ của ơng bà ……………….. Công tác tại: ……………
c.3. Yêu cầu về viết tiêu đề hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ tức là giới thiệu khái quát thành phần, nội dung các
văn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ. Đây là phần việc quan trọng và khó nhất trong biên mục hồ sơ. Vì vậy khi viết Tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu
sau:
– Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn, khái quát được nội dung bên trong với ngôn ngữ hiện đại và bảo đảm quan điểm chính trị đúng đắn. Ngắn gọn là
một yêu cầu nghiêm khắc được đặt ra khi viết tiêu đề. Một mặt do khn khổ bìa hồ sơ có hạn, khơng cho phép viết dài. Mặt khác, nếu viết theo lối liệt kê
từng tài liệu, thì sẽ khơng tóm lược được nội dung cơ bản của hồ sơ, như vậy không giúp ích được nhiều trong việc tra tìm tài liệu.
Bất cứ tài liệu hình thành trong thời đại nào, khi viết tiêu đề hồ sơ cũng phải trình bày bằng ngôn ngữ hiện đại, viết đúng ngữ pháp, lời văn trong
sáng, dễ hiểu, không được sao chép một cách máy móc những từ cổ xưa, những câu văn tối nghĩa được phản ánh trong tài liệu của hồ sơ. Tuy nhiên,
đối với những từ ngữ phản ánh đặc điểm của các thời kỳ lịch sử như tên người, tên cơ quan, tên địa điểm, dân cư, tên gọi chức vụ, thuật ngữ về luật
pháp v.v… thì cần phản ánh trung thực, khơng được thay thế bằng những ngôn từ hiện đại làm mất tính lịch sử của tài liệu.
Ví dụ: Khi biên mục hồ sơ thời phong kiến, không được thay đổi tên gọi
của các loại văn bản như sắc, chiếu … bằng quyền định, chỉ thị … Cũng không thể gọi thành phố Sài Gòn là thành phố Hồ Chính Minh, hay đơ trưởng Sài
Gòn là chủ tịch Thành phố Sài Gòn khi biên mục hồ sơ tài liệu của Ngụy quyền Sài Gòn, tay sai Đế quốc Mỹ trước đây.
– Phải làm cho các sự kiện, hiện tượng phản ánh trong hồ sơ được thể hiện đúng đắn và được đánh giá theo quan điểm của Đảng. Không được
dùng những từ ngữ mà bọn Đế quốc, Thực dân và bè lũ tay sai của chúng sử dụng để xuyên tạc sự thật, vu khống, nói xấu Cách mạng và nhân dân ta, như
gọi các cuộc đấu tranh của nhân dân ta là bạo loạn, nổi loạn, gọi những chiến sĩ cách mạng là giặc, là quân phiến loạn …
Ví dụ: Đối với những tài liệu về cuộc khởi nghĩa chống Thực dân Pháp
cuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX của Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám, nếu biên mục theo quan điểm Thực dân thì sẽ viết:
– Tài liệu về cuộc nổi loạn của phiến quân Hoàng Hoa Thám. Nhưng nếu đứng trên quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam, tiêu đề
hồ sơ này phải được thể hiện như sau:
– Tài liệu về cuộc khởi nghĩa chống Thực dân Pháp của Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám.
Vấn đề này cần được đặc biệt chú ý khi biên mục các phông của Ngụy quyền Sài Gòn, các cơ quan của Thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ.
– Tiêu đề hồ sơ cần phải phản ánh được các đặc trưng đã chọn để lập hồ sơ đó. Việc phản ánh các đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề là điều kiện quan
trọng để thể hiện chính xác thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ.
Nếu tiêu đề của hồ sơ lập ở văn thư viết chưa đạt yêu cầu, thì khi biên mục hồ sơ trong các lưu trữ cần sửa lại cho chính xác và hồn chỉnh.

c.4. Các yếu tố thơng tin của tiêu đề hồ sơ.

Tên đơn vị tổ chức là tên đơn vị trực thuộc cơ quan đã trực tiếp hình thành hồ sơ đó. Đơn vị tổ chức ở đây có thể là vụ, ban, đối với cơ quan cấpBộ như Vụ Kế hoạch, Vụ Tài vụ, Ban Thanh tra, Văn phòng … hoặc phòng đối với một cơ quan cấp Cục, Sở, Tổng cơng ty, như Phòng Tổng hợp, Phòng Kếhoạch, Phòng Tổ chức – cán bộ … Tên đơn vị tổ chức được viết dưới tên cơ quan, nhằm mục đích phân loại hồ sơ được nhanh chóng và chính xác.Trường hợp tên đơn vị tổ chức thay đổi cũng sẽ xử lý như trường hợp thay đổi tên cơ quan.Ví dụ: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNGPHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH TỔNG HỢPc.1. Khái niệm.Tiêu đề hồ sơ là một câu ngắn gọn khái quát được toàn bộ nội dung của hồ sơ.c.2. Thuật ngữ viết tiêu đề hồ sơ. Khi viết tiêu đề hồ sơ, ta thường sử dụng các thuật ngữ sau đây để bắtđầu cho một Tiêu đề.- “Vv” Về việc: Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêu đề chocác hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề.- “Tập”: Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêu đề cho các hồsơ lập theo các đặc trưng: Tên gọi, Tác giả, Thời gian, Địa dư.Ví dụ: Tập Quyết định của …- “Công văn trao đổi”: Thuật ngữ này thường được dùng để viết tiêuđề cho các hồ sơ lập theo đặc trưng cơ quan giao dịch.Ví dụ: Cơng văn trao đổi giữa …Đối với các hồ sơ cơng trình, hồ sơ vụ án, hồ sơ cán bộ, ta thường sử dụng các thuật ngãu sau để viết Tiêu đề hồ sơ:Ví dụ: Hồ sơ Cơng trình ….. Hồ sơ Vụ án ……….Hồ sơ của ơng bà ……………….. Công tác tại: ……………c.3. Yêu cầu về viết tiêu đề hồ sơ. Viết tiêu đề hồ sơ tức là giới thiệu khái quát thành phần, nội dung cácvăn bản trong hồ sơ lên bìa hồ sơ. Đây là phần việc quan trọng và khó nhất trong biên mục hồ sơ. Vì vậy khi viết Tiêu đề hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầusau:- Tiêu đề hồ sơ phải viết ngắn gọn, khái quát được nội dung bên trong với ngôn ngữ hiện đại và bảo đảm quan điểm chính trị đúng đắn. Ngắn gọn làmột yêu cầu nghiêm khắc được đặt ra khi viết tiêu đề. Một mặt do khn khổ bìa hồ sơ có hạn, khơng cho phép viết dài. Mặt khác, nếu viết theo lối liệt kêtừng tài liệu, thì sẽ khơng tóm lược được nội dung cơ bản của hồ sơ, như vậy không giúp ích được nhiều trong việc tra tìm tài liệu.Bất cứ tài liệu hình thành trong thời đại nào, khi viết tiêu đề hồ sơ cũng phải trình bày bằng ngôn ngữ hiện đại, viết đúng ngữ pháp, lời văn trongsáng, dễ hiểu, không được sao chép một cách máy móc những từ cổ xưa, những câu văn tối nghĩa được phản ánh trong tài liệu của hồ sơ. Tuy nhiên,đối với những từ ngữ phản ánh đặc điểm của các thời kỳ lịch sử như tên người, tên cơ quan, tên địa điểm, dân cư, tên gọi chức vụ, thuật ngữ về luậtpháp v.v… thì cần phản ánh trung thực, khơng được thay thế bằng những ngôn từ hiện đại làm mất tính lịch sử của tài liệu.Ví dụ: Khi biên mục hồ sơ thời phong kiến, không được thay đổi tên gọicủa các loại văn bản như sắc, chiếu … bằng quyền định, chỉ thị … Cũng không thể gọi thành phố Sài Gòn là thành phố Hồ Chính Minh, hay đơ trưởng SàiGòn là chủ tịch Thành phố Sài Gòn khi biên mục hồ sơ tài liệu của Ngụy quyền Sài Gòn, tay sai Đế quốc Mỹ trước đây.- Phải làm cho các sự kiện, hiện tượng phản ánh trong hồ sơ được thể hiện đúng đắn và được đánh giá theo quan điểm của Đảng. Không đượcdùng những từ ngữ mà bọn Đế quốc, Thực dân và bè lũ tay sai của chúng sử dụng để xuyên tạc sự thật, vu khống, nói xấu Cách mạng và nhân dân ta, nhưgọi các cuộc đấu tranh của nhân dân ta là bạo loạn, nổi loạn, gọi những chiến sĩ cách mạng là giặc, là quân phiến loạn …Ví dụ: Đối với những tài liệu về cuộc khởi nghĩa chống Thực dân Phápcuối thế kỷ XIX, đầu thế kỷ XX của Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám, nếu biên mục theo quan điểm Thực dân thì sẽ viết:- Tài liệu về cuộc nổi loạn của phiến quân Hoàng Hoa Thám. Nhưng nếu đứng trên quan điểm của Đảng cộng sản Việt Nam, tiêu đềhồ sơ này phải được thể hiện như sau:- Tài liệu về cuộc khởi nghĩa chống Thực dân Pháp của Nghĩa quân Hoàng Hoa Thám.Vấn đề này cần được đặc biệt chú ý khi biên mục các phông của Ngụy quyền Sài Gòn, các cơ quan của Thực dân Pháp và Đế quốc Mỹ.- Tiêu đề hồ sơ cần phải phản ánh được các đặc trưng đã chọn để lập hồ sơ đó. Việc phản ánh các đặc trưng lập hồ sơ vào tiêu đề là điều kiện quantrọng để thể hiện chính xác thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ.Nếu tiêu đề của hồ sơ lập ở văn thư viết chưa đạt yêu cầu, thì khi biên mục hồ sơ trong các lưu trữ cần sửa lại cho chính xác và hồn chỉnh.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2