Share file Word cho nhiều người cùng chỉnh sửa

Microsoft Office đã nâng cao tính năng cộng tác của họ để có thể cho phép nhiều người sáng tạo cùng nhau làm việc trên tài liệu. Nó cho phép người dùng chia sẻ một tệp trong OneDrive và xem ai đang làm việc trên nó, và thậm chí có một liên kết để gửi cho người khác để truy cập tài liệu dễ dàng hơn.

Cộng tác là thành phần quan trọng trong việc tạo tài liệu tốt trong nhiều môi trường làm việc. Không giống như hầu hết các chức năng khác trong Microsoft Word , các công cụ cộng tác hơi khó sử dụng. Tuy nhiên, tính năng tuyệt vời này cho phép người dùng xem những thay đổi mà người khác đã thực hiện đối với tài liệu trong thời gian thực.

Cộng tác & Chia sẻ tài liệu trong Microsoft Word

Hãy để chúng tôi xem cách bạn có thể cộng tác, chỉnh sửa, đồng tác giả & chia sẻ tài liệu Microsoft Word.

Bạn đang đọc: Share file Word cho nhiều người cùng chỉnh sửa

1] Trước khi thiết lập tệp của bạn để chia sẻ, bạn cần đảm bảo rằng bạn có một thư mục chung trong tài khoản OneDrive của mình. Mặt khác, bạn có thể sử dụng thư mục “ Public ” tồn tại cho bạn theo mặc định.

2] Nếu bạn muốn tài khoản của riêng mình, hãy mở từ và nhấp vào File Tùy chọn. Từ menu File, bạn cần phải bấm vào Save As và sau đó Thêm một P ren . `thêm địa điểm` sẽ cung cấp cho bạn các tùy chọn của các dịch vụ bạn có thể muốn sử dụng, như SharePoint hoặc OneDrive.

3] Hoàn thành màn hình `Đăng nhập` xuất hiện cho tùy chọn bạn chọn. Khi bạn đã hoàn tất, vị trí mới sẽ xuất hiện trên tùy chọn Lưu dưới dạng của Word. Sau khi lưu, bạn có thể chia sẻ tệp bằng cách nhấp vào tùy chọn Tệp và sau đó chọn tùy chọn Chia sẻ và bạn chọn tùy chọn Chia sẻ với mọi người hoặc Tôi nvite People .

4] Để mời và chia sẻ tệp, bạn sẽ phải nhập và thêm địa chỉ email của những người bạn muốn chia sẻ và sau đó gửi cho họ liên kết tới tệp của bạn. Điều này sẽ xảy ra khi bạn nhấp vào tùy chọn Chia sẻ và chọn `Nhận liên kết chia sẻ`. Sau khi nhập địa chỉ email, bạn có thể chọn nếu bạn muốn đồng nghiệp chỉnh sửa tệp hoặc chỉ xem nó.

5] Nếu bạn chọn tùy chọn Chỉnh sửa , bạn đang cho đồng nghiệp của bạn quyền chỉnh sửa tài liệu của bạn. Bạn và những người bạn đã chia sẻ tệp có thể vừa thực hiện thay đổi đối với tệp. Tuy nhiên, trong tùy chọn Xem , bên kia không thể thực hiện bất kỳ thay đổi nào, bảo vệ tệp của bạn.

Cửa sổ bật lên sẽ cho biết ai đó đang chỉnh sửa tài liệu của bạn và phần được ghi lại sẽ hiển thị những đổi khác mà người khác đã triển khai tệp của bạn .
Bạn hoàn toàn có thể xóa mọi người bằng cách nhấp chuột phải vào tên của người dùng và chọn tùy chọn ` Xóa người dùng `. Nếu bạn được cho phép đồng nghiệp biến hóa tệp và sau đó đổi khác dự tính, bạn hoàn toàn có thể biến hóa quyền cho nhân viên cấp dưới đó. Nhấp chuột phải vào tên của nhân viên cấp dưới trong tóm tắt và chọn “ Thay đổi quyền để hoàn toàn có thể xem ”. Bạn cũng hoàn toàn có thể làm theo cách khác, được cho phép một nhân viên cấp dưới biến hóa tập tin sau khi được cho phép họ xem nó .
Khi bạn san sẻ xong, bạn chỉ cần nhấp vào ` X ` ở góc trên cùng bên phải của màn hình hiển thị .

Có thể bạn quan tâm

• Có bao nhiêu đêm cho đến ngày 26 tháng 1 năm 2023?
• Danh sách người chơi mục tiêu IPL 2023 MI
• Bao lâu cho đến ngày 1 tháng 6 năm 2023?
• UFS vẫn mở cho các ứng dụng cho năm 2023 chứ?
• Orbit có mở cho các ứng dụng năm 2023 không

Nguồn : Office.com.

Google Drive giúp bạn san sẻ tài liệu của mình một cách thuận tiện hơn. Nó cũng được cho phép nhiều người đồng thời chỉnh sửa một file trong cùng một thời gian. Xem video dưới đây để biết thêm chi tiết cụ thể :

Chia sẻ files

Bất cứ khi nào bạn chia sẻ một file từ Google Drive, bạn có thể cho phép người khác xem hoặc thậm chí chỉnh sửa file đó. Trong khi bạn có thể chia sẻ các file được lưu trong Google Drive của mình, thì điều quan trọng cần nhớ là, bạn chỉ có thể thực hiện tính năng cộng tác cho những files được tạo ra trong phạm vi Drive của bạn

Hãy cùng xem ví dụ của Olenna, một giáo viên. Cô ấy sử dụng Google Drive của mình để tổ chức triển khai và lên kế hoạch như sau. Các file của Olenna gồm có :

• File ở chế độ riêng tư: ví dụ như là trang tính quỹ lớp
• File cho người khác quyền chỉnh sửa: ví dụ như là tài liệu về kế hoạch bài học của cô ấy làm cùng với cô giáo khác
• File chia sẻ ở chế độ công khai và không trao quyền chỉnh sửa: ví dụ như các thông báo được chia sẻ với học sinh và phụ huynh
• Các file được chia sẻ với cô ấy: bao gồm các file mà cô ấy có thể chỉnh sửa và không thể chỉnh sửa (ví dụ như là lịch trình mà ban giám hiệu gửi tới cô ấy)

Bạn hoàn toàn có thể thấy rằng, không có setup chung nào hoàn toàn có thể vận dụng cho tổng thể những file của Olenna. Phần setup cho mỗi file mà bạn san sẻ hoàn toàn có thể nhờ vào vào nguyên do khiến bạn san sẻ nó .
Khi san sẻ một file vào trong group với số lượng người số lượng giới hạn, những cộng tác viên của bạn sẽ phải đăng nhập vào thông tin tài khoản Google để hoàn toàn có thể xem và chỉnh sửa chúng. Tuy nhiên, khi san sẻ với một nhóm lớn hơn hoặc san sẻ công khai minh bạch, thì người xem không cần phải đăng nhập vào thông tin tài khoản Google .

Chia sẻ file với nhóm ít người

1. Lựa chọn file bạn muốn san sẻ và nhấn chọn nút “ Share ”
2. Một hộp thoại Open. Trong hộp “ People ”, gõ tên địa chỉ mail của người bạn muốn san sẻ. Nếu muốn, bạn hoàn toàn có thể thêm một lời nhắn, cái này cũng sẽ được gửi đến cho người đó .
3. Chọn “ Send ”. File của bạn đã được san sẻ

Xem thêm: Những nguy hiểm đến từ wifi công cộng và cách phòng tránh

Để trấn áp file hơn, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn mũi tên chỉ xuống để quyết định hành động xem ai là người hoàn toàn có thể chỉnh sửa, phản hồi hay xem chúng .

Chia sẻ đường link

Bạn hoàn toàn có thể thuận tiện san sẻ file với một nhóm rộng hơn bằng cách cung ứng một đường link chỉ tới file đó trong Google Drive của bạn. Đường link này cơ bản là một URL hay một địa chỉ web cho bất kể file nào bạn muốn san sẻ. Nó đặc biệt quan trọng có ích khi file quá nặng đến nỗi không hề đính kèm trong mail như những file nhạc hay video. Bạn cũng hoàn toàn có thể san sẻ đường link này bằng cách đăng lên một website công khai minh bạch. Bất kì ai nhấp vào link này sẽ được chỉ tới file đích .

Để chia sẻ một đường link

1. Chọn file bạn muốn san sẻ và chọn nút “ Share ”
2. Một hộp thoại Open. Chọn “ Get shareable link ”
3. Một đường link sẽ được sao chép vào web clipboard của bạn. Bây giờ, bạn hoàn toàn có thể dán đường link này vào mail hoặc trên Web để san sẻ file của mình. Khi triển khai xong, chọn “ Done ” .

Các files được chia sẻ với bạn

Mọi người cũng hoàn toàn có thể san sẻ file với bạn. Các file này sẽ Open trong thư mục “ Được san sẻ với tôi ” ( Shared with me ). Tuy nhiên, nếu như bạn muốn truy vấn vào file này từ Googe Drive của mình thì bạn hoàn toàn có thể chuyển dời nó. Để làm điều này, đi đến thư mục “ Được san sẻ với tôi ” vận động và di chuyển chuột đến file cần tìm và chọn Thêm vào Drive của tôi ( Add to My Drive ) .

Công cụ cộng tác (Collaboration tools)

Bất cứ khi nào bạn san sẻ một file ở định dạng Google Drive, bạn cũng hoàn toàn có thể được cho phép người khác biến hóa và chỉnh sửa chúng. Google Drive có rất nhiều công cụ giúp nâng cấp cải tiến tính năng thao tác cùng lúc, khiến cho bạn thuận tiện tiếp xúc với người cùng chỉnh sửa với mình và xem những biến hóa đó như thế nào và được làm bởi ai .
Nhấn vào những phần trong giao diện dưới đây để hiểu thêm về những tính năng cộng tác trong Google Drive

Chế độ gợi ý (Suggesting mode)

Google Drive gần đây có thêm tính năng Chế độ gợi ý, giống như tính năng Theo dõi biến hóa ( Track Changes ) trong Microsoft Office. Điều này được cho phép trước khi mỗi người thực thi chỉnh sửa thì người khác sẽ thời cơ xem xét những biến hóa đó trước khi nó được biến hóa vĩnh viễn .
Xem video dưới đây từ Google để hiểu hơn về Chế độ gợi ý, cũng như là những tips khác về cộng tác trên cùng một file .
Thử thách !

1. Mở file ví dụ. Chắc chắn rằng bạn đã đăng ký tài khoản Google, sau đó chọn “File-> Make a copy”
2. Chuyển sang chế độ gợi ý
3. Chọn 3 dòng đầu của bức thư và căn giữa.
4. Chọn tên Melissa Vaughn và thêm vào một bình luận là: Double check the spelling (Kiểm tra lại chính tả)
5. Khi hoàn thành, tài liệu của bạn sẽ trông giống như sau:

6. Tùy chọn: Thử chia sẻ tài liệu của bạn với một ai đó.

Xem thêm: Tin game Mobile hay nhất – TOP game điện thoại mới nhất 2023

Học Excel ở đâu tốt nhất ?

Xem thêm: Cách upload file lên google drive Cực Đơn Giản