Cách thức quản lý và quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, hiệu quả

Thực tế cho thấy ở các tổ chức, doanh nghiệp thì việc lưu trữ và quản lý hồ sơ rất quan trọng và cần thiết. Đối với những cơ sở càng lớn, lượng giấy tờ, hồ sơ cũng sẽ càng nhiều và đòi hỏi một sự sắp xếp, quản lý khoa học, hiệu quả. Tuy nhiên, để lưu trữ các loại hồ sơ một cách ngăn nắp, gọn gàng và có thể tìm kiếm một cách nhanh chóng là điều không dễ dàng. Bởi vậy, bài viết dưới đây chúng tôi sẽ chia sẻ cách bảo quản, sắp xếp, quản lý và quy trình lưu trữ hồ sơ một cách chi tiết nhất. 

Tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình lưu trữ và quản lý hồ sơ

“ Hồ sơ ” là một tập tài liệu có tương quan với nhau về một yếu tố hay một vấn đề, đối tượng người tiêu dùng đơn cử nào đó hoặc có đặc thù chung là hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm thuộc khoanh vùng phạm vi tính năng, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể .

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu đóng vai trò quan trọng trong chính sách hoạt động giải trí của một cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp. Nghĩa là trong mỗi hoạt động giải trí đều gắn liền với việc soạn thảo, phát hành và tổ chức triển khai, sắp xếp và lưu trữ tài liệu. Bởi vậy, quy trình lưu trữ hồ sơ có vai trò rất quan trọng :

• Đảm bảo nguồn thông tin, cung cấp tư liệu, dữ liệu đáng tin cậy để

  Bạn đang đọc: Cách thức quản lý và quy trình lưu trữ hồ sơ khoa học, hiệu quả

  ship hàng cho những hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai

• Nâng cao hiệu suất thao tác, tương hỗ thực thi việc làm
• Phục vụ cho điều tra và nghiên cứu để có kế hoạch hoàn hảo, đúng mực
• Giúp tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn và ngân sách, không mất thời hạn để tìm kiếm và xử lý tài liệu

Những cách lưu trữ hồ sơ và bảo quản giấy tờ phổ biến

• Tủ hồ sơ có nhiều ngăn: phù hợp với kích thước của các loại hồ sơ, giấy tờ khác nhau. Vừa có tính thẩm mỹ để decor cho căn phòng, vừa có tác dụng lưu trữ với số lượng nhiều. Việc phân chia khu vực cũng dễ dàng hơn, bên ngoài mỗi ngăn có thể dán giấy ghi tên các loại tài liệu để dễ dàng quản lý và tìm kiếm

• Tủ hồ sơ hai ngăn, thấp: phù hợp với diện tích phòng có diện tích hạn chế. Loại tủ này có giá thành phải chăng, vừa đựng hồ sơ, có thể đặt các chậu cây nhỏ hoặc đồ dùng thích hợp để trang trí

• Thùng hồ sơ có nắp đậy: phù hợp với các loại hồ sơ lâu năm, cố định và ít phải trích lục, tìm kiếm

• Bìa, bì đựng thích hợp: tùy vào khả năng tài chính của công ty để lựa chọn bìa, bì đựng thích hợp. Ví dụ: bìa còng sẽ phù hợp với hồ sơ lâu năm và ít phải lấy ra lấy vào, bì thư A4 có độ bảo mật và chính xác nhưng chi phí cao hơn, dùng kẹp giấy thì tiện lợi nhưng gây ảnh hưởng đến hồ sơ

Các bước lưu trữ hồ sơ hiệu quả

Bước 1: Phân loại hồ sơ

• Phân theo dự án: các dự án liên quan đến nhau thì sắp xếp và lưu trữ ở cùng một vị trí, phân theo khu vực, theo thời gian hoặc theo đối tác…

• Phân theo chủ đề: Các loại giấy tờ, tài liệu, hồ sơ dự án cùng loại nên được sắp xếp và lưu trữ cùng nhau. Phân theo chủ đề cũng rất thuận tiện trong việc quản lý và tìm kiếm

• Phân theo thời gian: có thể phân chia theo tháng, quý, năm…

Bước 2: Sắp xếp hồ sơ

Sau khi phân loại xong, bước tiếp theo là sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Điều này sẽ giúp bạn tìm kiếm thuận tiện và nhanh gọn, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn hơn :

• Sắp xếp theo thời hạn : hoàn toàn có thể dùng giấy note, ghi chú ở ngoài và sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau
• Sắp xếp theo mẫu tự ( A, B, C … ) : sắp xếp theo bảng vần âm của hồ sơ, tài liệu

• Sắp xếp theo tính chất: hồ sơ chưa giải quyết, đã giải quyết, phản hồi…

  Xem thêm: Hướng dẫn các mẹo giúp giặt quần áo một cách nhanh chóng và tiết kiệm

• Sắp xếp theo phòng ban, nghành nghề dịch vụ

Bước 3: Lập danh mục quản lý hồ sơ

• Danh mục quản lý là liệt kê một cách mạng lưới hệ thống và khoa học về những loại hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức triển khai. Thông qua hạng mục này, hoàn toàn có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ một cách nhanh gọn .
• Nên tạo một hạng mục đơn cử, đưa hồ sơ vào máy tính để khi cần tìm tài liệu, bạn hoàn toàn có thể tra nhanh trên máy tính để biết được vị trí của hồ sơ
• Danh mục hồ sơ phải được update, so sánh và bổ trợ liên tục

Bước 4: Lưu trữ hồ sơ

• Lưu hồ sơ vào từng vị trí nhất định và hoàn toàn có thể dùng bút ghi lại những hồ sơ lưu trữ. Có thể là nhãn, tên hồ sơ hoặc số thứ tự
• Hoặc dùng bảng tính Excel để lập số lưu trữ có kèm chú thích. Dùng Hyperlink ( tính năng dẫn link ) để tạo link với tập tin, hình ảnh cần lưu
• Nên tạo thêm một bản mềm trên máy tính với thư mục cụ thể

Bước 5: Theo dõi và cập nhật hồ sơ

Công việc sắp xếp, quản lý và dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, sách vở, tài liệu tưởng chừng đơn thuần nhưng thật ra rất cần được chú trọng, theo dõi tiếp tục. Việc nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của những tài liệu này là một điều thiết yếu để bảo vệ chu toàn những sách vở có giá trị .

• Hồ sơ trong quy trình lưu trữ phải được update liên tục theo số liệu phát sinh
• Cần kiểm tra hồ sơ định kì và có kế hoạch kiểm soát và điều chỉnh, bổ trợ phụ hợp so với những chứng từ, sách vở còn thiếu
• Trong trường hợp thuê kho lưu trữ bên ngoài, cần có kế hoạch và thông tin trước 1 – 2 ngày trước khi kiểm tra hoặc bổ trợ

Yêu cầu đối với hồ sơ trong cơ quan, tổ chức

• Thuận lợi trong việc tra cứu
• Hồ sơ được lập và lưu trữ phải phản ánh đúng những công dụng, quyền hạn, trách nhiệm của tổ chức triển khai, cơ quan đó

• Đảm bảo được giá trị toàn vẹn của tài liệu, giấy tờ

  Xem thêm: Cách xem kho lưu trữ tin trên Facebook cực nhanh, đơn giản

• Tuân thủ và tương thích với lao lý của pháp lý

Trên đây là quy trình lưu trữ hồ sơ bảo vệ bảo đảm an toàn và thuận tiện trong việc tra cứu nhất, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm để vận dụng cho góc thao tác của mình hoặc khu vực lưu trữ tài liệu của công ty .

Xem thêm: Các mẫu tủ tài liệu thịnh hành nhất đang được ưa chuộng

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2