Văn Thư Là Gì – Công Việc Cụ Thể Của Nhân Viên

Trong sự phát triển của các nghề nghiệp liên quan đến văn phòng, văn thư lưu trữ là một nghề không thể không nói tới. Cái nghề gắn với sắp xếp đống giấy tờ, sổ sách mà nhiều người từng cho rằng khó có tương lai này, nay đang trở thành môt trong những bộ phận quan trọng của bất cứ đơn vị tổ chức nào không riêng gì nhà nước hay doanh nghiệp.

Bạn đang xem: Văn thư là gì

Vậy thực sự văn thư tàng trữ là gì và tại sao nó lại trở nên quan trọng trong thời kỳ bùng nổ công nghệ thông tin như lúc bấy giờ. Chúng ta hãy cùng khám phá !

Đầu tiên hãy đến với những khái niệm cơ bản của văn thư lưu trữ mà đôi khi vẫn còn nhầm lẫn trong các văn bản khác nhau mà bạn từng được tiếp cận.

Những khái niệm về văn thư

Văn thư nói một cách khái quát là công văn, sách vở, còn tàng trữ là hoạt động giải trí giữ gìn, bảo tồn. Văn thư tàng trữ là hoạt động giải trí giữ lại tài liệu, hiện vật nào đó và bảo vệ tính nguyên trạng, rất đầy đủ của nó .

Công tác văn thư là gì?

kho tài liệu văn thưCông tác văn thư là tổng thể những việc làm có tương quan đến công văn sách vở, khởi đầu từ khi thảo văn bản ( so với tài liệu đi ) hoặc từ khi tiếp đón ( so với tài liệu đến ) đến khi xử lý xong việc làm, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào nơi tàng trữ ( thường là kho, phòng, tủ kín … )

Tác dụng của công tác văn thư

Góp phần đẩy mạnh và nhanh mọi hoạt động của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp, giảm lệ thuộc thủ tục giấy tờ và tiết kiệm thời gian.Giữ gìn, bảo mật thông tin và đảm bảo tính thông suốt trong hoạt động của các đơn vị, tổ chức.Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Nội dung công tác văn thư

Góp phần tăng nhanh và nhanh mọi hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai nhà nước và doanh nghiệp, giảm chịu ràng buộc thủ tục sách vở và tiết kiệm chi phí thời hạn. Giữ gìn, bảo mật thông tin thông tin và bảo vệ tính thông suốt trong hoạt động giải trí của những đơn vị chức năng, tổ chức triển khai. Tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác làm việc tàng trữ .Trách nhiệm của thủ trưởng, cán bộ, nhân viên cấp dưới trong cơ quan :– Thảo văn bản, ghi biên bản những cuộc họp, hội nghị là nghĩa vụ và trách nhiệm của nhân viên, cán bộ– Sửa và duyệt bản thảo là nhân viên, thủ trưởng .– Đánh máy, in là nhân viên cấp dưới đánh máy .– Trình ký văn thư– Ký thủ trưởng– Quản lý con dấu ngặt nghèo, sử dụng con dấu đúng pháp luật văn thư .– Vào sổ và làm thủ tục gửi đi là văn thư .– Cấp phát giấy đi đường, giấy ra mắt là văn thư .

– Nhận, vào sổ công văn đến là văn thư.

– Phân phối công văn đến bàn thủ trưởng .– Chuyển giao công văn đến bàn văn thư .– Theo dõi xử lý công văn đến+ Theo dõi xử lý về nội dung của thủ trưởng .+ Theo dõi thời hạn xử lý của văn thư– Lập hồ sơ à toàn bộ những người tương quan đến công văn sách vở .– Nộp lưu hồ sơ vào tàng trữ cơ quan của toàn bộ những người có hồ sơ .

Công tác lưu trữ là gì? Nội dung của công tác lưu trữ

Khái niệm công tác lưu trữ

số hóa tài liệu đang là điều tàng trữ phải có ở mỗi tổ chức triển khaiCông tác tàng trữ là toàn bộ những việc làm có tương quan tới tổ chức triển khai quản trị, khai thác sử dụng TLLT để ship hàng cho những nhu yếu xã hội .

Nội dung của công tác lưu trữ

Bao gồm những khâu nhiệm vụ chính như ­ sưu tầm, tích lũy, bổ trợ tài liệu .Phân loại (chỉnh lý ) tài liệu.Xác định giá trị tài liệu.Thống kê, bảo quản TL.Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng TL

Tính chất, mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ

1. Tính chất cơ mậtPhân loại ( chỉnh lý ) tài liệu. Xác định giá trị tài liệu. Thống kê, dữ gìn và bảo vệ TL.Tổ chức ship hàng khai thác, sử dụng TL1. Tính chất cơ mậtTL tiềm ẩn nhiều bí hiểm của Đảng, Nhà nước, của ngành, của cơ quan …, yên cầu công tác làm việc VTLT phải tuân theo những nguyên tắc, chính sách, thủ tục ngặt nghèo ; cán bộ làm công tác làm việc VTLT phải luôn luôn nêu cao ý thức nghĩa vụ và trách nhiệm, cẩn trọng cách mạng, ý thức tổ chức triển khai kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh những qui chế về bảo vệ TL .2. Tính chất khoa học

2. Tính chất khoa học

Tài liệu tiềm ẩn một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ chức triển khai sử dụng có hiệu suất cao, yên cầu những khâu nhiệm vụ văn thư và tàng trữ phải được triển khai theo giải pháp khoa học và có mạng lưới hệ thống lý luận riêng .

Mối quan hệ giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Nguồn TL chủ yếu và vô tận bổ sung cho các KLT là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác VT sẽ có ích và giữ lại được đầy đủ TL để bổ sung cho KLT.Tài liệu bảo đảm đầy đủ thể thức, đúng thể loại văn bản, khi giải quyết xong lập hồ sơ đầy đủ và nộp vào KLT sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân loại, XĐGTTL và phục vụ khai thác.Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho lưu trữ tránh được tình trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công khôi phục và lập lại hồ sơ.Công tác lưu trữ làm tốt sẽ phát hiện những vấn đề cần chấn chỉnh trong công tác văn thư.

Xem thêm:

Nguồn TL đa phần và vô tận bổ trợ cho những KLT là tài liệu văn thư. Làm tốt công tác làm việc VT sẽ có ích và giữ lại được không thiếu TL để bổ trợ cho KLT.Tài liệu bảo vệ không thiếu thể thức, đúng thể loại văn bản, khi xử lý xong lập hồ sơ rất đầy đủ và nộp vào KLT sẽ tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc phân loại, XĐGTTL và Giao hàng khai thác. Công tác lập hồ sơ ở khâu văn thư làm tốt thì kho tàng trữ tránh được thực trạng nhận từ văn thư từng bó, từng gói tài liệu chưa chỉnh lý, không mất công Phục hồi và lập lại hồ sơ. Công tác tàng trữ làm tốt sẽ phát hiện những yếu tố cần kiểm soát và chấn chỉnh trong công tác làm việc văn thư. Xem thêm : “ Áp Lực Công Việc Tiếng Anh Là Gì ? Cách Đánh Bại “ Bệnh Quốc Dân ” chứng từ nhiệm vụ văn thư lưu trúCông tác văn thư và công tác làm việc tàng trữ là hai công tác làm việc có nội dung nhiệm vụ khác nhau nhưng có mối quan hệ mật thiết với nhau và đều không hề thiếu được trong hoạt động giải trí của mỗi cơ quan. Vì vậy những cơ quan cần phải chăm sóc tổ chức triển khai tốt công tác làm việc văn thư để Giao hàng cho công tác làm việc hàng ngày và lâu bền hơn về sau .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2