In danh sách nhiều người trong Excel và Word (1)

Nguyen Minh Tu

Hồi âm:

Viec ban hoi Word & Excel hoan toan lam duoc. Thu tuc nay trong Word goi la “Mail Merge”. Ban thu lam theo huong dan sau:

Bạn đang đọc: In danh sách nhiều người trong Excel và Word (1)

1. Tao Data base: Danh sach khach hang chang han

Tao trong Word hoac Excel deu duoc, tuy nhien can luu y :
– Data phai o dang table, table phai nam o tren cung ben trai cua van ban ( Word ) hoac trong bang tinh ( Excel ) .
– Cac tieu de cac cot phai la tieng Viet khong dau hoac tieng Viet duoc go bang Unicode .
– Noi dung cac Cot chinh la cac noi dung se duoc in sau nay. Vi du : HoTen, Chuc Vu, Company, Address .
– Save file .

2. Tao Main document: Tam Giay moi cua ban

– Chi tao trong Word. Go van ban ban can the hien, nhung vung can ” Tron ” data thi de trong, trinh bay theo y muon cua ban .
– Ban tim chuc nang ” Mail Merge ” ( Tuy vao version Office ban dung ma chuc nang nay duoc trinh bay co the khac nhau ). Tuy nhien se co nhung phan chinh giong nhau nhu sau :

+ Main document: La tam Giay Moi cua ban.

Xem thêm: Sách – Giáo Trình Y Tế Công Cộng | Thư Viện Ebook Y Học

+ Data source : La Danh sach khach moi cua ban .

3. Let’s go ahead:

– Sau khi kich hoat chuc nang ” Mail Merge “, -> Mail merge toolbar xuat hien ( Hoac ban phai kich hoat no ) ban bat dau qua trinh ” Tron ” ( Merge ) .
– Tat ca ten cac Cot tu Data Source chinh la cac field ban dung de Tron. VD : Ban dua noi dung HoTen, Chuc Vu, Company, Address vao cac vi tri can thiet -> Nhan vao nut Show data -> Nhan vao nut Next de xem ket qua cac ban ghi .
– Tao thanh san pham cuoi cung :
+ Ra new file : Ban tim nut ” Merge to new document ” -> Ban co the kiem tra de dang ket qua .
+ Ra truc tiep printer : Ban tim nut ” Merge to printer ” -> Ban nhanh chong dua ket qua ra may in .

4. Luu y:

– Nen su dung Unicode, neu ban su dung tieng Viet, vi : Neu ban tao Data source tu Word -> Khong co van de gi. Nhung neu ban tao Datasource tu Excel -> Font chu se bi thay doi khong kiem soat duoc ( Thuong bi loi chu ” ư ” va mot so ky tu khac ). Loi khuyen : Nen tao Data source tu Excel, ban co the thong ke, filter, phan loai mot cach de dang, neu nhu ban da co Data source nhung khong lam bang Unicode -> Dung lo lang, tim phan mem Vietkey Office se cung cap cho ban cong cu Convert ma van ban thanh Unicode .

– Khi ban nam vung chuc nang co ban ban con co the khong che: Chon cai nao hoac khong chon cai nao, khi tao ra Ket qua cuoi cung: Ban co the bo nhung ket qua chon khong mong muon.

Xem thêm: Đơn xin cấp điện sinh hoạt hộ gia đình, mua điện, đóng điện, chiếu sáng

– Neu ban la officer chuyen nghiep, ban phai biet MAIL MERGE, co biet bao dip ban phai tan dung no cho cong viec : Thu chao hang, thu cam on, giay moi, cong van gui nhieu noi, thu gui nhan vien cua ban, thiep chuc nam moi … kem theo no la biet bao phong bi ban can in .
Chuc thanh cong .

Duong Dang Long

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Cộng