Tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán là gì?

Ngày nay, nhờ vào sự tăng trưởng không ngừng nghỉ của khoa học kĩ thuật từ đó những công nghệ tiên tiến tân tiến và tiên tiến và phát triển nhất đã được tất cả chúng ta ứng dụng vào hầu hết những nghành nghề dịch vụ và hoạt động giải trí trong đời sống hàng ngày, từ sản xuất, kinh doanh thương mại đến quản trị và giám sát trong quy trình làm quản lý và vận hành của những công ty và doanh nghiệp. Nhờ vận dụng những công nghệ tiên tiến kỹ thuật mà con tất cả chúng ta hoàn toàn có thể quản trị và quản lý và điều hành việc làm hiệu suất cao hơn .
Kế toán luôn được xem là bộ phận quan trọng số 1 quản trị và cân đối mọi khoản thu chi của công ty và doanh nghiệp điều đó yên cầu sự đúng chuẩn cao trong việc làm. Hơn thế nữa những tài liệu của bộ phận kế toán là vô cùng quan trọng. Dựa vào những nhu yếu trên việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán là điều thiết yếu. Hơn nữa, hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp ngày càng tăng năng lượng cạnh tranh đối đầu và hiệu suất thao tác chung của cả doanh nghiệp .

Định nghĩa hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là cách thức hay còn gọi là cấu trúc mà tổ chức nào đó dùng để thực hiện các bước: Thu thập, tổng hợp, quản lý, lưu trữ, truy xuất và cuối cùng là báo cáo dữ liệu tài chính kế toán của tổ chức hay doanh nghiệp đó. Hệ thống này có thể được sử dụng bởi bộ phận kế toán, chuyên gia tư vấn hoặc phân tích kinh doanh và thậm chí là giám đốc tài chính và ban lãnh đạo những người trực tiếp điều hành doanh nghiệp….

Để hoàn toàn có thể bảo vệ được Phần Trăm đúng chuẩn cao nhất trong từng thanh toán giao dịch kinh tế tài chính cũng như nhiệm vụ tàng trữ kinh tế tài chính của tổ chức triển khai, không chỉ có vậy là bảo vệ tài liệu kinh tế tài chính luôn được sao lưu và chuẩn bị sẵn sàng để hoàn toàn có thể phân phối được nhu yếu sử dụng trong những trường hợp cần đến bản gốc thì những nhân viên cấp dưới kế toán phải được đào tạo và giảng dạy nâng cao và chuyên nghiệp trước khi được chính thức thao tác trên hệ thống AIS .

Cấu tạo của hệ thống thông tin kế toán

Một hệ thống thông tin kế toán được cấu trúc bởi bốn thành phần chính : con người, thủ tục và hướng dẫn, tài liệu, ứng dụng. Cùng khám phá cụ thể bốn thành phần trên .

Con người

Người trong hệ thống thông tin kế toán là những người sử dụng hệ thống. Các chức vụ sau trong tổ chức triển khai là những người cần sử dụng hệ thống thông tin kế toán : kế toán, kiểm toán viên, tư vấn viên, chuyên viên nghiên cứu và phân tích kinh doanh thương mại và giám đốc kinh tế tài chính. Hệ thống thông tin kế toán giúp những bộ phận trên hoàn toàn có thể phối hợp thao tác một cách trơn tru và hợp tác ăn ý với nhau .
Đối với một hệ thống AIS được phong cách thiết kế tốt và chuyên nghiệp thì tổng thể mọi nhân viên cấp dưới trong doanh nghiệp hoặc tổ chức triển khai đều hoàn toàn có thể có quyền để truy vấn để hoàn toàn có thể tiếp cận và cung ứng những thông tin thiết yếu giúp cho quy trình hoàn thành xong việc làm được nhanh gọn và đơn thuần hơn .
Hệ thống thông tin kế toán cần được phong cách thiết kế một cách đơn thuần và dễ sử dụng. Với mục tiêu cung ứng được những nhu yếu sử dụng của người dùng cũng như hạn chế việc biến hóa và chỉnh sửa giao diện .

Thủ tục và hướng dẫn

Các phương pháp mà hệ thống thông tin kế toán sử dụng để thu nhập, tổng hợp, tàng trữ, quản trị, truy xuất và giải quyết và xử lý tài liệu được hoạt động giải trí một cách tự động hóa gọi là thủ tục và hướng dẫn của AIS. Dữ liệu của hệ thống được đến từ hai nguồn : nội bộ và nguồn bên ngoài .
Các thủ tục và hướng dẫn sẽ được mã hóa trong hệ thống trải qua tài liệu và đào tạo và giảng dạy. Để hoàn toàn có thể đạt được sự hiệu suất cao cao nhất những thủ tục và hướng dẫn luôn phải tuân thủ những sự đồng điệu .

Dữ liệu

Để hoàn toàn có thể tàng trữ thông tin trên hệ thống kế toán cần có cấu trúc cơ sở tài liệu được lập trình bằng ngôn từ truy vấn có cấu trúc ( SQL ), ngôn từ máy tính này liên tục được dùng cho cơ sở tài liệu. Hệ thống cơ sở tài liệu nhu yếu nhiều nguồn vào khác nhau để hoàn toàn có thể thực thi quy trình nhập tài liệu, hơn thế nữa cung ứng nhu yếu từng người sử dụng hệ thống và xác lập những nguồn ra khác nhau để hoàn toàn có thể cung ứng được nhu yếu của từng cá thể cũng như những thông tin loại thông tin khác nhau .
Các thông tin và số liệu về tài chính-kế toán phản ánh được tình hình kinh doanh thương mại thực tiễn của doanh nghiệp là những tài liệu được tàng trữ trong hệ thống .
Các loại tài liệu trong hệ thống sẽ được xác lập dựa trên hình thức và quy mô của tổ chức triển khai chiếm hữu hệ thống. Có 11 loại tài liệu chính sau :

• Hóa đơn bán hàng .
• Các báo cáo giải trình về việc giao dịch thanh toán của người mua .
• Các báo cáo giải trình nghiên cứu và phân tích tình hình kinh doanh thương mại .
• Các nhu yếu mua hàng .
• Hóa đơn .
• Kiểm tra số ĐK .
• Sổ cái .
• Dữ liệu được kiểm kê .
• Thông tin về biên chế .
• Bảng chấm côngnhân sự .
• Các thông tin về thuế .

Tất cả những loại tài liệu trên được dùng để tổng hợp và lập báo cáo giải trình kế toán. Việc tàng trữ mọi tài liệu này vào một nơi trong hệ thống thông tin kế toán sẽ giúp cho việc tàng trữ hồ sơ, nghiên cứu và phân tích và báo cáo giải trình cũng hơn truy thuế kiểm toán và đưa ra quyết định hành động được nhanh gọn và đúng mực hơn. Lưu ý, để những loại tài liệu trên thật sự giúp ích trong việc làm chúng luôn cần bảo vệ những yếu tố khá đầy đủ, đúng mực và đáng tin .

Phần mềm

Các chương trình được thiết lập trên máy tính cho việc tàng trữ, quản trị, truy xuất, và nghiên cứu và phân tích những tài liệu kinh tế tài chính – kế toán của tổ chức triển khai được gọi là ứng dụng của hệ thống AIS.
Trước khi máy tính và khoa học công nghệ tiên tiến được vận dụng vào việc làm những hệ thống bằng tay thủ công được dựa hầu hết trên sách vở. Tuy nhiên, hầu hết những doanh nghiệp hiện đã sửa chữa thay thế những hệ thống thủ công bằng ứng dụng kế toán làm cơ sở cho hệ thống .

Công dụng của hệ thống thông tin kế toán

Thu nhập sau đó lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động sản xuất và kinh doanh của tổ chức

Xử lý sau đó chuyển những thông tin đã được giải quyết và xử lý cho đối tượng người tiêu dùng tìm kiếm thông tin như :

• Cung cấp báo cáo giải trình kinh tế tài chính cho người mua, nhà đầu tư hay những kiểm toán viên đơn cử là những đối tượng người dùng bên ngoài tổ chức triển khai .
• Cung cấp những thông tin đúng mực và đúng thời gian cho việc lên kế hoạch hoạt động giải trí của tổ chức triển khai. Có thể kể đến như những hoạt động giải trí : quản trị, kiểm tra hay triển khai trấn áp việc lên kế hoạch .
• Cung cấp thông tin liên tục và khá đầy đủ cho việc quản lý tổ chức triển khai hàng ngày

Hỗ trợ những hoạt động giải trí giám sát trong tổ chức triển khai :

• Giám sát những quy trình tiến độ của việc hoạt động giải trí sản xuất và kinh doanh thương mại .
• Bảo vệ và bảo vệ những tài sản vật chất cũng như trí tuệ cho tổ chức triển khai .
• Giám sát và bảo vệ tính đúng chuẩn và kịp thời của những hoạt động giải trí tương quan đến thông tin của tổ chức triển khai

Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp

Hiện nay, việc thiết kế xây dựng và hoàn thành xong hệ thống thông tin kế toán ( AIS ) tại những công ty và doanh nghiệp tại Nước Ta vẫn đang tồn dư nhiều khó khăn vất vả. Hệ thống thông tin kế toán là một trong những yếu tố quyết định hành động sự tăng cường hiệu suất cao trong quản trị việc làm cũng như nâng cao năng lực cạnh tranh đối đầu của doanh nghiệp đó .
4 yếu tố quan trọng để hoàn toàn có thể phong cách thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp một cách hiệu suất cao :

• kế toán doanh nghiệpKết hợp giữa kế toán kinh tế tài chính và
• Thiết kế tiến trình luân chuyển cho chứng từ kế toán .
• Xây dựng hệ thống thông tin tài khoản và sổ sách kế toán theo hướng cung ứng thông tin quản trị .
• Cuối cùng là tổ chức triển khai hệ thống báo cáo giải trình thông tin một cách tương thích với nhu yếu của doanh nghiệp .

Để hoàn toàn có thể bảo vệ yếu tố bảo mật thông tin cho hệ thống thông tin kế toán cần quan tâm những giải pháp sau :

• Đảm bảo hệ thống không hề bị truy vấn phạm pháp .
• Giám sát và theo dõi những hoạt động giải trí truy vấn vào hệ thống .
• Bảo vệ những thiết bị giải quyết và xử lý khởi sự xâm nhập vật lí .
• Sử dụng những công nghệ tiên tiến văn minh khác để hoàn toàn có thể tương hỗ bảo mật thông tin .
• Đảm bảo bảo mật thông tin cho những tài liệu kế toán được tàng trữ .
• Bảo đảm bảo mật an ninh khi truyền tải tài liệu .
• Có những bản sao lưu để hoàn toàn có thể Phục hồi tài liệu khi gặp sự cố .

Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán được cho là có 3 vai trò chính so với tổ chức triển khai và doanh nghiệp :

Lưu trữ và xử lý dữ liệu.

Hệ thống thông tin kế toán có vai trò tàng trữ, giải quyết và xử lý và phân phối thông tin thiết yếu một cách đúng chuẩn để hoàn toàn có thể Giao hàng cho nhu yếu thiết kế xây dựng kế hoạch của doanh nghiệp .

Cầu nối cho hệ thống tác nghiệp và quản trị.

Đóng vai trò như một cầu nói hệ thống thông tin kế toán giúp cho quá trình làm việc và tăng tính phối hợp trong công việc.

Tiết kiệm tiền bạc và thời gian.

Hệ thống thông tin kế toán giúp doanh nghiệp và tổ chức triển khai hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí thời hạn và ngân sách quản lý và vận hành nhờ tính đồng điệu và bảo mật thông tin ngặt nghèo trong quy trình quản lý và vận hành hệ thống .

Bài viết trên là những thông tin được tổng hợp bởi Học viện Taca về hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Hy vọng, bài viết này giúp bạn nắm rõ được vai trò, thành phần và nhiệm vụ của hệ thống AIS.

Xem thêm :

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ