Quyết định 192/QĐ-UBND năm 2017 Quy chế Quản lý, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice trên địa bàn tỉnh Cao Bằng

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH VNPT-IOFFICE TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH CAO BẰNG

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;

Căn cứ Nghị Quyết 36a/NQ-CP, ngày
14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;

Căn cứ Văn bản số 822/HD-VTLTNN
ngày 26/8/2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản
lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng;

Căn cứ Quyết định số
22/2014/QĐ-UBND, ngày 04 tháng 8 năm 2014 của UBND tỉnh Cao Bằng, ban hành Quy
định về trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt
động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng;

Căn cứ Quyết định số 14/2015/QĐ-UBND,
ngày 16 tháng 6 năm 2015 của UBND tỉnh Cao Bằng, ban hành Quy định về quản lý, ứng
dụng chữ ký số trong việc gửi, nhận và sử dụng văn bản điện tử của các cơ quan
hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh Cao Bằng;

Căn cứ Quyết định số 10/2016/QĐ-UBND,
ngày 20 tháng 5 năm 2016 của UBND tỉnh Cao Bằng, ban hành Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ tỉnh Cao Bằng;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế về Quản lý, sử dụng Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành
VNPT-iOffice trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày
ký.

Điều 3. Các ông (bà): Chánh Văn
phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng các sở, ban, ngành của tỉnh; Chủ tịch UBND các huyện,
thành phố và các cá nhân, đơn vị sử dụng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và
điều hành VNPT-iOffice chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH VNPT-IOFFICE
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH CAO BẰNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 192
/QĐ-UBND ngày tháng 02 năm 2017 của Chủ tịch UBND tỉnh Cao Bằng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG

Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh, đối tượng áp dụng

Quy chế này lao lý về việc quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice ( gọi tắt là Hệ thống ) của những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh Cao Bằng .
Quy chế này vận dụng so với công chức, viên chức ; những cơ quan, đơn vị chức năng tham gia khai thác, sử dụng, quản lý Hệ thống ( sau đây gọi tắt là những cá thể, đơn vị chức năng ) .

Điều 2. Giải
thích thuật ngữ

Trong Quy chế này, những thuật ngữ dưới đây được hiểu như sau :
1. Cơ sở tài liệu ( Database ) : Là một hệ thống những thông tin có cấu trúc được tàng trữ tập trung chuyên sâu trên máy tính thỏa mãn nhu cầu nhu yếu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục tiêu khác nhau .
2. Số hóa văn bản : Là quy trình quy đổi từ văn bản giấy sang văn bản điện tử và hoàn toàn có thể lưu trên máy tính dưới dạng tài liệu có cấu trúc và tài liệu toàn văn .
3. Tài khoản ( Account ) : Là đối tượng người dùng đại diện thay mặt cho những cá thể, đơn vị chức năng tham gia vào Hệ thống gồm có tên và mật khẩu đăng nhập. Sau khi đã đăng nhập, thông tin tài khoản đó có quyền quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở tài liệu tùy thuộc vào mức độ phân quyền cho đến khi thoát khỏi Hệ thống. Các thông tin tài khoản được phân quyền và quản lý bởi người quản trị Hệ thống .
4. Quản trị Hệ thống là người quản trị hàng loạt Hệ thống gồm có quản trị thông tin về thông số kỹ thuật hệ thống : Thiết lập tham số thông số kỹ thuật cho hàng loạt Hệ thống, thiết lập tham số về quy trình tiến độ giải quyết và xử lý văn bản, chính sách thao tác, chế độ nhật ký, chính sách đăng nhập / đăng xuất, khai thác tài liệu, …, quản trị và phân quyền sử dụng cho người dùng theo quy trình tiến độ giải quyết và xử lý việc làm, theo quy định thao tác của cơ quan .

Điều 3. Các
nguyên tắc chung

1. Mỗi cơ quan, đơn vị chức năng được phân phối 01 trang ( Site ) ; mỗi cá thể được cấp một thông tin tài khoản ( Account ) ; được phân quyền để truy vấn, quản trị, sử dụng, khai thác Hệ thống .
2. Các cá thể, đơn vị chức năng tham gia sử dụng, khai thác Hệ thống chỉ để Giao hàng công tác làm việc ; có nghĩa vụ và trách nhiệm thực thi việc gửi, nhận, trao đổi và giải quyết và xử lý văn bản đúng quá trình giải quyết và xử lý văn bản được lao lý của pháp lý và Quy chế này ; bảo vệ tính đúng chuẩn, toàn vẹn về nội dung khi luân chuyển văn bản, thông tin trên Hệ thống .
3. Cá nhân có thẩm quyền giải quyết và xử lý việc làm trong Hệ thống khi muốn ủy quyền lại cho một người khác giải quyết và xử lý phải được sự được cho phép của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng .

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG

Điều 4. Tổ chức Hệ
thống

1. Tên miền chung để truy vấn Hệ thống trong những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh Cao Bằng là : caobang.vnptioflice.vn .
2. Định dạng tên miền truy vấn Hệ thống của từng cơ quan, đơn vị chức năng .

– Tên miền truy cập Hệ thống của các
cơ quan, đơn vị chuyên môn trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh: Sử dụng tên viết tắt
bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống và không dấu theo
dạng: caobang.vnptioffice.vn..

Ví dụ: Tên miền truy cập Hệ thống
của Sở Y tế: sytcaobang.vnptioffice.vn;

– Tên miền truy cập Hệ thống của Ủy
ban nhân dân các huyện, thành phố: Sử dụng tên của Ủy ban nhân dân cấp huyện,
thành phố tương ứng bằng chữ in thường, tiếng Việt, viết liền không khoảng trống
và không dấu theo dạng: .vnptioffice.vn.

Ví dụ: Tên miền truy cập Hệ thống
của UBND huyện Trùng Khánh: ubndtrungkhanh.vnptioffice. vn.

Điều 5. Tài khoản
truy cập

1. Định dạng tên thông tin tài khoản đăng nhập Hệ thống :
– Định dạng tên thông tin tài khoản của những cá thể người dùng tham gia vào Hệ thống :

Trong đó : Là tên của người
truy cập, viết đầy đủ, tiếng Việt không dấu;

: Là họ đệm của người
truy cập, trong đó ho lấy 01 chữ cái đầu, dem lấy 01 chữ cái đầu.

Khi có nhiều người trong cùng cơ quan trùng họ và tên, người quản trị Hệ thống của cơ quan sẽ thiết lập và thông tin cho người dùng biết thông tin tài khoản truy vấn .
– Ví dụ :

+ Tên tài khoản đăng nhập của Vũ Anh
Tuấn – Văn phòng UBND tỉnh sẽ có dạng (sau khi truy cập Site
ubndcaobang.vnptioffice.vn): tuanva;

+ Tên tài khoản đăng nhập của Phan
Văn Dựng – Sở Nội vụ sẽ có dạng (sau khi truy cập Site snvcaobang.vnptioffice.vn):
dungpv;

+ Tên tài khoản đăng nhập của Lê Thị
Phượng – Văn thư Văn phòng HĐND&UBND huyện Trà Lĩnh sẽ có dạng (sau khi
truy cập Site ubndtralinh.vnptioffice.vn): phuonglt;

2. Mật khẩu của thông tin tài khoản :
– Mật khẩu mặc định khi mới khởi tạo là : Vnpt @ 123 .
– Các cá thể, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm biến hóa mật khẩu thông tin tài khoản của mình khi đăng nhập sử dụng thông tin tài khoản lần đầu, liên tục biến hóa mật khẩu và có nghĩa vụ và trách nhiệm bảo mật thông tin thông tin về mật khẩu riêng .
– Mật khẩu OTP ( One Time Password ) : Các cá thể hoàn toàn có thể tự ĐK thêm mã xác nhận để tăng lớp bảo mật thông tin vào hệ thống. Sau khi ĐK, khi cá thể đăng nhập vào hệ thống, hệ thống sẽ nhắn mã xác nhận gồm 6 chữ số đến máy di động của cá thể, cá thể dùng mã xác nhận để nhập vào hệ thống .

3. Tất cả cá nhân, đơn vị đã được cấp
tài khoản đều có thể đăng nhập Hệ thống để sử dụng và khai thác thông tin trên
Hệ thống thông qua các trình duyệt Web vào địa chỉ đã được cung cấp (hoặc có thể
truy cập vào Hệ thống chung của tỉnh caobang.vnptioffice.vn, sau đó truy
cập vào Site của cơ quan mình).

4. Các cá thể, đơn vị chức năng tham gia vào Hệ thống không được tự ý biến hóa những thông tin của Hệ thống cũng như truy vấn trái phép vào Hệ thống. Trường hợp cần biến hóa thông tin tương quan đến Hệ thống phải được sự phê duyệt của chỉ huy cơ quan. Trường hợp bị mất quyền trấn áp thông tin tài khoản cần báo ngay cho người quản trị của cơ quan để kịp thời có giải pháp giải quyết và xử lý ( thiết lập lại mật khẩu truy vấn ) .

Chương III

QUY ĐỊNH VỀ SỬ DỤNG,
KHAI THÁC CÁC CHỨC NĂNG HỆ THỐNG

Điều 6. Xử lý văn
bản đến

1. Văn thư giải quyết và xử lý văn bản đến
a ) Văn bản giấy đến cơ quan qua đường bưu điện, fax, chuyển trực tiếp hoặc những nguồn khác :
Văn thư quét, số hóa văn bản ; update thông tin văn bản vào Hệ thống rồi chuyển cho người có thẩm quyền ” Xử lý Văn bản đến “, quan tâm : Văn thư điền khá đầy đủ những trường tin theo thẩm quyền hoặc do văn bản đến lao lý ( như cơ quan gửi, độ khẩn, nghành nghề dịch vụ, trích yếu … ). Riêng mục trích yếu cần ghi rõ hơn trích yếu của văn bản gốc để tiện cho việc thống kê, tìm kiếm sau này ; ví dụ : Không ghi chung là ” V / v Mời họp ” mà phải ghi là ” Ủy Ban Nhân Dân tỉnh mời họp ngày giờ, khu vực, về việc ….. ” .
b ) Văn bản điện tử đến qua Hệ thống ( là bản PDF hoặc bản có chữ ký số ) :
Văn thư update và chuyển cho Thủ trưởng cơ quan ( hoặc người được Thủ trưởng cơ quan chuyển nhượng ủy quyền giải quyết và xử lý văn bản ). Người ủy quyền sẽ theo dõi được những văn bản đã chuyển nhượng ủy quyền trong mục VB ủy quyền ;
2. Người có thẩm quyền giải quyết và xử lý văn bản của cơ quan : Xem xét, phân loại ; điền khá đầy đủ những thông tin trên giao diện như : quan điểm chỉ huy, thời hạn giải quyết và xử lý … rồi chuyển đến phòng, đơn vị chức năng và những cá thể tương quan biết để tiến hành, đôn đốc, phối hợp triển khai ;
Người có thẩm quyền giải quyết và xử lý văn bản, có quyền giao thời hạn giải quyết và xử lý văn bản, người giải quyết và xử lý chính, qua đó hoàn toàn có thể theo dõi thời hạn giải quyết và xử lý văn bản, số ngày văn bản giải quyết và xử lý quá hạn …
3. Lãnh đạo phòng, đơn vị chức năng : Có thể là người trực tiếp giải quyết và xử lý văn bản đến hoặc chuyển cho nhân viên tùy theo nhu yếu, đặc thù việc làm và sự phân công trách nhiệm của đơn vị chức năng ; đồng thời điền rất đầy đủ những thông tin trên giao diện như : quan điểm chỉ huy, thời hạn giải quyết và xử lý, …
4. Trong trường hợp người có thẩm quyền giải quyết và xử lý văn bản chuyển thẳng đến nhân viên thuộc những phòng, đơn vị chức năng để giải quyết và xử lý thì phải đồng thời chuyển cho chỉ huy phòng và chỉ huy cơ quan đảm nhiệm nghành nghề dịch vụ đó và nhân viên có tương quan biết để chỉ huy, theo dõi, đôn đốc, phối hợp thực thi .
5. Cá nhân trực tiếp giải quyết và xử lý văn bản đến phải update quy trình giải quyết và xử lý văn bản trải qua những trạng thái : Đang giải quyết và xử lý, đã hoàn tất ; lưu văn bản vào hồ sơ việc làm để theo dõi triển khai. Trong trường hợp văn bản đến cần phải giải quyết và xử lý, vấn đáp hoặc soạn thảo phát hành văn bản mới thì thực thi theo Khoản 1, Điều 7, Quy định này .

Điều 7. Xử lý văn
bản đi

1. Chuyên viên soạn thảo văn bản đi :

– Khi cấp trên có văn bản hoặc chỉ thị
trực tiếp: Chuyên viên sử dụng chức năng “Dự thảo văn bản đi”
đi để soạn thảo văn bản; Chuyên viên có thể soạn thảo văn bản trực tiếp trên phần
mềm hoặc soạn thảo trên máy tính rồi đính kèm file đã được soạn thảo lên Hệ thống.

– Khi có yêu cầu trả lời từ văn bản đến
(chuyên viên được giao là người xử lý chính): Chuyên viên sử dụng chức năng “phúc
đáp văn bản” đến để chọn tệp văn bản đã dự thảo đính kèm.

Khi khởi tạo văn bản, nhân viên có nghĩa vụ và trách nhiệm xác lập rõ loại văn bản, trích yếu nội dung, nơi nhận ( xác lập cơ quan nhận bản điện tử, cơ quan nhận bản điện tử và bản giấy ) .

Sau khi dự thảo văn bản, chuyên viên
vào mục Văn bản đi\Dự thảo văn bản đi, sau đó điền thông tin vào phần “trích yếu”,
chọn “văn bản đính kèm” để đính kèm tệp văn bản đã dự thảo..; chuyên viên chọn
mục: Chuyển lãnh đạo khác để chuyển bản thảo đến lãnh đạo cấp phòng (hoặc cấp
trên trực tiếp) để trình duyệt thông qua chức năng xử lý văn bản đi, lưu ý điền
đầy đủ các mục thông tin trong giao diện phần mềm (như: Trích yếu,…), cần
đính kèm các văn bản có liên quan ở mục “Chọn văn bản liên quan” để
lãnh đạo tham khảo.

Trong trường hợp dự thảo đã chuyển nhầm đến chỉ huy hoặc nhân viên khác và chưa giải quyết và xử lý văn bản đó, nhân viên soạn thảo hoàn toàn có thể sử dụng công cụ tịch thu để chuyển lại .

Trường hợp văn bản dự thảo không phát
hành nữa có thể sử dụng công cụ xóa để loại văn bản ra khỏi mục văn bản đi.

2. Phê duyệt của chỉ huy cấp phòng hoặc cấp trên trực tiếp của nhân viên, có hai trường hợp :
a ) Cơ quan chưa sử dụng chữ ký số :
– Nếu dự thảo văn bản chưa đạt nhu yếu thì Lãnh đạo hoàn toàn có thể chỉnh sửa trực tiếp văn bản, ghi lại phần chưa đạt chuyển lại cho người khởi tạo chỉnh sửa đến khi đạt nhu yếu .
– Nếu dự thảo văn bản đã đạt nhu yếu : Lãnh đạo cấp phòng ( hoặc cấp trên trực tiếp ) chuyển lại nhân viên để in trình thủ trưởng cơ quan xem xét ; nếu thủ trưởng cơ quan thống nhất với bản thảo, chấp thuận đồng ý ký, cho phát hành thì nhân viên chuyển đồng thời cả bản giấy đã được thủ trưởng cơ quan ký và bản điện tử đến Văn thư để phát hành, kết thúc quy trình giải quyết và xử lý văn bản đi .
b ) Cơ quan đã sử dụng chữ ký số :
– Đối với văn bản chỉ gửi bản điện tử, không gửi bản giấy : Chuyên viên in và trình văn bản giấy đến người có thẩm quyền ký để Văn thư lưu, đồng thời chuyển bản điện tử đến Văn thư để thực thi tiến trình xác nhận chữ ký số và phát hành .
– Đối với văn bản gửi cả bản điện tử và bản giấy : Chuyên viên in văn bản giấy, trình thủ trưởng cơ quan ký, đồng thời chuyển bản điện tử để Văn thư triển khai quy trình tiến độ xác nhận chữ ký số và phát hành cả bản giấy và bản điện tử .

Lưu ý:
Trong trường hợp Lãnh đạo chuyển nhầm văn bản mà người nhận chưa xử lý thì có
thể sử dụng công cụ thu hồi để xử lý lại văn bản. Trường hợp dự thảo không muốn
phát hành có thể sử dụng công cụ xóa để loại văn bản khỏi mục Văn bản đi

4. Thủ trưởng cơ quan ( cấp cao nhất của cơ quan hoặc người được ủy quyền ký văn bản ) cho quan điểm giải quyết và xử lý. Nếu đã thống nhất với nội dung và hình thức của dự thảo văn bản thì bút phê chuyển lại cho nhân viên để in, trình ký và chuyển cho Văn thư để phát hành ; nếu không thống nhất thì chuyển lại cho người khởi tạo văn bản để liên tục chỉnh sửa dự thảo đến khi đạt được sự thống nhất .

5. Văn thư chọn mục Văn bản đi\Chờ
phát hành, chọn số đi, nhập số văn bản, ngày ban hành, nơi nhận văn bản…
và phát hành văn bản khi nhận được dự thảo văn bản điện tử có sự đồng ý cho ban
hành của lãnh đạo cơ quan do chuyên viên chuyển đến; Văn thư quét văn bản đã được
Thủ trưởng cơ quan ký và kèm tệp để phát hành; Nếu sử dụng chữ ký số thì tiến
hành chứng thực chữ ký số cho văn bản theo quy trình đã quy định.

Trong trường hợp phát hành văn bản nhưng phát hiện nhầm lẫn, Văn thư hoàn toàn có thể tịch thu văn bản và phát hành lại với điều kiện kèm theo những đơn vị chức năng nhận chưa giải quyết và xử lý văn bản .

Điều 8. Danh mục
văn bản trao đổi trên môi trường mạng

1. Danh mục văn bản trao đổi trọn vẹn bằng bản điện tử, không gửi văn bản giấy : Là những văn bản không mật, dạng điện tử ( gồm bản PDF và bản có chữ ký số ), đơn cử :
a ) Trong khoanh vùng phạm vi nội bộ một cơ quan nhà nước gồm : Văn bản phân phối thông tin, văn bản Giao hàng chỉ huy, điều hành của chỉ huy ; lịch công tác làm việc ; những chương trình, kế hoạch của cơ quan ; giấy mời họp và tài liệu Giao hàng họp ; thông tin chung của cơ quan ; văn bản để biết, để báo cáo giải trình, xin quan điểm ; tài liệu cần trao đổi trong quy trình giải quyết và xử lý việc làm ;
b ) Giữa những cơ quan nhà nước với nhau gồm : Giấy mời họp và tài liệu kèm theo ; Báo cáo tháng, quí, 6 tháng và những báo cáo giải trình theo nhu yếu ; văn bản gửi những cơ quan, đơn vị chức năng để biết, để phối hợp, để báo cáo giải trình ; lịch công tác làm việc ; những chương trình, kế hoạch không tương quan đến kinh phí đầu tư, kinh tế tài chính ; những văn bản dự thảo để xin quan điểm, văn bản góp phần quan điểm cho những dự thảo ; văn bản sao y .
2. Danh mục những loại văn bản trao đổi dưới dạng bản điện tử ( gồm bản PDF và bản có chữ ký số ), đồng thời gửi kèm văn bản giấy :
a ) Văn bản quy phạm pháp luật ;
b ) Văn bản trình cấp ủy, HĐND, Ủy Ban Nhân Dân cùng cấp và cấp trên, gồm : Tờ trình, công văn, kế hoạch, báo cáo giải trình, kèm theo hồ sơ tài liệu ( nếu có ) ;
c ) Văn bản, gồm có : công văn, tờ trình, quyết định hành động, thông tin Kết luận, kế hoạch, hướng dẫn, quy hoạch, đề án công tác làm việc …, mang tính chỉ huy, cho chủ trương, hướng dẫn ; có nội dung về dự trù, phê duyệt, phân chia, giao chỉ tiêu, định mức, thanh quyết toán về kinh tế tài chính, ngân sách ; về tổ chức triển khai cỗ máy, cán bộ, biên chế ; phát hành bộ thủ tục hành chính .

Lưu ý: Trong phần “Nơi nhận văn bản” chuyên viên phải liệt kê chi tiết
các cơ quan, cá nhân nhận bản điện tử, các cơ quan, cá nhân nhận cả bản điện tử
và bản giấy để Văn thư phát hành.

Điều 9. Lập và quản
lý thư mục Hồ sơ công việc, thư mục Tài liệu phục vụ công tác

– Công việc : Là thư mục lưu hồ sơ, tài liệu và giao việc được hình thành trong quy trình giải quyết và xử lý văn bản trên Hệ thống, gồm có những tính năng :
+ Mới tạo : Chức năng này liệt kê những thư mục lưu văn bản trên hệ thống, được cho phép người dùng : Thêm mới thư mục, xóa thư mục đã khởi tạo trước đó ;
+ Hồ sơ việc làm : Tương tự như tính năng “ Mới tạo ”, chỉ khác ở chỗ những thư mục hiển thị theo dạng hình cây để tiện theo dõi ;
+ Lưu việc làm mới : Cho phép người dùng tạo lập cây thư mục để lưu hồ sơ trên hệ thống .
– Tài liệu : Là thư mục lưu tài liệu được người dùng lấy từ bên ngoài hoặc trong Hệ thống để ship hàng cho việc nghiên cứu và điều tra, tìm hiểu thêm, gồm những công dụng : Tài liệu của tôi ; Tài liệu được san sẻ ; Tài liệu đã xóa .

Điều 10. Khai
thác các tính năng khác của Hệ thống

1. Văn bản nội bộ

Là những văn bản trong khoanh vùng phạm vi nội bộ cơ quan để trao đổi thông tin, không phát hành ra bên ngoài. Chức năng này được khai thác để trao đổi thông tin giữa những nhân viên, giữa những đơn vị chức năng trong nội bộ cơ quan nhằm mục đích hoàn thành xong dự thảo văn bản trước khi phát hành văn bản ra bên ngoài .

2. Thông tin – Điều hành

Chức năng này dùng để trao đổi thông tin nội bộ cơ quan, chỉ huy – điều hành của chỉ huy hoặc gửi / nhận văn bản nội bộ một cách nhanh gọn, góp thêm phần tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm .

3. Lịch công tác

Bao gồm ĐK, xem lịch công tác làm việc của cá thể, chỉ huy cơ quan, đơn vị chức năng Các cá thể, phòng, đơn vị chức năng lập lịch công tác làm việc dưới dạng tin. Lãnh đạo những phòng, đơn vị chức năng hoặc người được chỉ huy những phòng, đơn vị chức năng ủy quyền là người chịu nghĩa vụ và trách nhiệm gửi lịch công tác làm việc hàng tuần của phòng, đơn vị chức năng cho Thủ trưởng cơ quan .
Văn phòng, phòng hành chính tổ chức triển khai là đơn vị chức năng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm lập và gửi lịch công tác làm việc của cơ quan lên Hệ thống .

4. Quản lý cuộc họp

Bao gồm những tính năng : Tạo lịch họp, thông tin mời họp cho Thủ trưởng cơ quan chỉ huy ; Thủ trưởng cơ quan giao trách nhiệm cho một cá thể thực thi việc : Tạo lịch họp, ra thông tin mời họp. Chú ý khi ra thông tin mời họp phải điền đủ những thông tin : ngày, giờ họp, khu vực, thành phần mời họp, tài liệu họp ( đính kèm ), thông tin cho những đối tượng người dùng được mời họp biết qua điện thoại cảm ứng, tin nhắn trên Hệ thống .

5. Tin nhắn

Chức năng này được cho phép người dùng gửi tin nhắn SMS cho những cá thể khác trong cùng một cơ quan ; Chỉ một số ít cá thể có thẩm quyền mới được cấp quyền sử dụng tính năng gửi tin nhắn Giao hàng việc làm, không được sử dụng tính năng này cho mục tiêu ngoài việc làm ; nội dung tin nhắn được nhập là Tiếng Việt không dấu và độ dài tối đa không quá 160 kí tự .

6. Tin nội bộ

Chức năng được cho phép người dùng tạo mới tin nội bộ hoặc xem tin nội bộ đã đăng để trao đổi thông tin trong nội bộ cơ quan, giống như Bảng tin truyền thống lịch sử. Tuy nhiên, chỉ người được cấp quyền mới hoàn toàn có thể update hoặc xóa tin nội bộ đã đăng .

7. Lấy ý kiến

Nếu cần lấy quan điểm góp ý 01 dự thảo văn bản hoặc một yếu tố nào đó, người được chỉ huy cơ quan giao trách nhiệm soạn thảo đưa thông tin lên mục ” Lấy quan điểm ” trên Hệ thống. Các cá thể, đơn vị chức năng nhận được nhu yếu góp ý có nghĩa vụ và trách nhiệm phản hồi với người soạn thảo theo Quy chế thao tác của cơ quan đơn vị chức năng .

8. Báo cáo thống kê

Chức năng này được cho phép quản trị hệ thống và người có thẩm quyền trong cơ quan kiểm tra, theo dõi, nhìn nhận về tình hình đăng nhập ; tình hình giải quyết và xử lý, phê duyệt văn bản ; tình hình giải quyết và xử lý thông tin điều hành ; trích xuất, tàng trữ, in sổ văn bản đến, in sổ văn bản đi .

9. Hệ thống

Cho phép người dùng xem, sửa đổi, cập
nhật các thông tin về: Cá nhân người dùng, đổi mật khẩu, tra cứu danh bạ, nhật
ký sử dụng, đăng ký mã xác thực, cập nhật thông báo khẩn. Đối với người quản
trị Hệ thống có thêm các quyền sửa đổi, bổ sung và xóa các danh mục: Huyện/TP,
xã/phường/thị trấn, tôn giáo, trình độ, danh mục đơn vị, danh mục tổ/phòng,
danh mục cán bộ (thêm mới người dùng), lĩnh vực văn bản, loại văn bản, sổ văn bản
đến – đi, nơi gửi văn bản; phân quyền cho người dùng …

10. Trao đổi trực tuyến

Cho phép người dùng hoàn toàn có thể trao trực tiếp với nhau. Tại đây người dùng hoàn toàn có thể trao đổi với nhau bằng những đoạn hội thoại text hoặc gửi file cho nhau nhằm mục đích mục tiêu phối hợp xử lý nhanh việc làm .

Chương IV

QUY ĐỊNH VỀ TRÁCH
NHIỆM, QUYỀN HẠN CỦA NHỮNG NGƯỜI THAM GIA QUẢN LÝ, SỬ DỤNG, KHAI THÁC HỆ THỐNG

Điều 11. Trách
nhiệm và quyền hạn của Thủ trưởng Cơ quan

1. Chỉ đạo, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc tiến hành sử dụng, khai thác Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tại cơ quan. Tham gia điều hành trên Hệ thống so với toàn bộ những văn bản tương quan đến việc làm của cơ quan ;
2. Cập nhật nội dung chỉ huy, thời hạn giải quyết và xử lý cho văn bản đến trước khi chuyển cho cá thể, phòng, đơn vị chức năng tương quan thực thi ;
3. Kiểm tra phê duyệt nội dung văn bản và cho quan điểm quyết định hành động phát hành văn bản đi trên Hệ thống .

Điều 12. Trách
nhiệm và quyền hạn của Văn thư

1. Thực hiện những việc làm tương quan đến luồng giải quyết và xử lý văn bản : Vào số văn bản đến, văn bản đi ; quét nội dung văn bản sau khi được chỉ huy cơ quan ký và đóng dấu hoặc thực thi xác nhận chữ ký số trên văn bản ; trấn áp lần cuối về hình thức, thể thức và phát hành, gửi văn bản đi ;
2. Thực hiện lập những báo cáo giải trình, thống kê để theo dõi, tổng hợp văn bản đi / đến, tình hình giải quyết và xử lý văn bản đi / đến, thông tin giải quyết và xử lý của từng loại văn bản theo nhu yếu của chính sách báo cáo giải trình, thống kê lao lý và nhu yếu của chỉ huy cơ quan hoặc ý kiến đề nghị của chỉ huy những phòng trình độ ;
3. Thực hiện những việc làm khác trên Hệ thống khi được chuyển nhượng ủy quyền ;
4. Trong trường hợp có sai sót khi nhập văn bản đi, đến ( nhầm số, sai số công văn, … ) không tự khắc phục được phải báo với người đảm nhiệm để chỉ huy Quản trị Hệ thống tương hỗ khắc phục .

Điều 13. Trách
nhiệm và quyền hạn của chuyên viên

1. Sử dụng những công dụng trong khoanh vùng phạm vi được cho phép của thông tin tài khoản được tạo lập trên Hệ thống để trao đổi, giải quyết và xử lý việc làm thuộc khoanh vùng phạm vi nghĩa vụ và trách nhiệm được giao ;
2. Trong trường hợp giải quyết và xử lý sai luồng công văn hoặc kết thúc giải quyết và xử lý công văn đến khi được giao giải quyết và xử lý văn bản đến, nhân viên có nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo giải trình chỉ huy cơ quan để phối hợp với người quản trị Hệ thống của cơ quan tìm cách khắc phục ;

Điều 14. Trách
nhiệm và quyền hạn của lãnh đạo phòng, đơn vị

1. Có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc những cá thể giải quyết và xử lý văn bản đi, đến trong khoanh vùng phạm vi quản lý của phòng, đơn vị chức năng mình ;
2. Tham gia quản lý và điều hành hàng loạt việc làm, giám sát quy trình giải quyết và xử lý và phát hành công văn đi của phòng, đơn vị chức năng mình trên Hệ thống ;
3. Trường hợp đi công tác làm việc hoặc không trực tiếp giải quyết và xử lý thì phải ủy quyền cho cá thể thuộc phòng, đơn vị chức năng mình thực thi thao tác trên Hệ thống theo lao lý tại Khoản 3, Điều 6 và Khoản 2, Điều 7 của Quy chế này để quá trình giải quyết và xử lý không bị gián đoạn ;
4. Chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan về việc quản lý và điều hành việc làm của phòng, đơn vị chức năng mình trên Hệ thống .

Điều 15. Trách
nhiệm của Quản trị Hệ thống

1. Viễn thông Cao Bằng chịu nghĩa vụ và trách nhiệm :
– Quản lý Hệ thống chung toàn tỉnh, vận dụng những giải pháp bảo vệ bảo đảm an toàn, bảo mật an ninh thông tin trên toàn Hệ thống ;
– Hướng dẫn, tương hỗ người quản trị, người sử dụng Hệ thống tại những cơ quan, đơn vị chức năng ; bảo vệ về đường truyền, kịp thời khắc phục sự cố kỹ thuật để Hệ thống hoạt động giải trí thông suốt 24/24 giờ trong toàn bộ những ngày trong tuần ;
– Tiếp nhận quan điểm của người sử dụng để chỉnh sửa, bổ trợ, triển khai xong, tối ưu hóa ứng dụng .
2. Người được giao quản trị Hệ thống của cơ quan, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm :
– Phân quyền khai thác hệ thống cho người dùng của cơ quan ; bảo mật thông tin thông tin người dùng của cơ quan ; thêm, bớt thông tin tài khoản người dùng khi có nhu yếu .
– Đảm bảo bảo mật an ninh, bảo đảm an toàn hạ tầng công nghệ thông tin của cơ quan hoạt động giải trí liên tục, không thay đổi trong tổng thể những ngày ; trong trường hợp Hệ thống gặp sự cố, bị mất tài liệu, có nghĩa vụ và trách nhiệm báo cáo giải trình chỉ huy cơ quan, đồng thời báo cho bộ phận kỹ thuật của Viễn thông Cao Bằng để giải quyết và xử lý kịp thời .

Điều 16. Trách
nhiệm và quyền hạn của cá nhân, đơn vị truy cập Hệ thống từ xa qua mạng
Internet

1. Các cá thể, đơn vị chức năng hoàn toàn có thể truy vấn Hệ thống từ xa qua mạng từ bất kể nơi nào, tại bất kể thời hạn nào để theo dõi, giải quyết và xử lý và điều hành việc làm trải qua thông tin tài khoản đã được tạo lập .
2. Khi truy vấn Hệ thống qua mạng, những cá thể, đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm tự quản lý tài khoản và dữ gìn và bảo vệ mật khẩu của mình. Trong mọi trường hợp, không được cho người khác dùng thông tin tài khoản và mật khẩu của mình để truy vấn. Trường hợp thông tin tài khoản truy vấn từ xa bị sử dụng không đúng, gây mất tài liệu hoặc lộ thông tin của cơ quan thì cá thể, đơn vị chức năng sở hữu tài khoản đó chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trọn vẹn về những thiệt hại gây ra và sẽ bị xem xét, giải quyết và xử lý theo lao lý .

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 17. Khen
thưởng, xử lý vi phạm

1. Các cơ quan, đơn vị chức năng và cá thể tham gia sử dụng, khai thác Hệ thống ứng dụng VNPT-iOffice trên địa phận tỉnh Cao Bằng có nghĩa vụ và trách nhiệm triển khai trang nghiêm Quy chế này, việc thực thi tốt những lao lý của Quy chế này được xem là một tiêu chuẩn để nhìn nhận mức độ hoàn thành xong trách nhiệm của công chức, viên chức và bình xét thi đua, khen thưởng hàng năm .

2. Cá nhân, đơn vị vi phạm các quy định
tại Quy chế này sẽ bị xử lý theo quy định, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm.

Điều 18. Tổ chức
thực hiện

1. Trên cơ sở Quy định này, những cơ quan đơn vị chức năng cụ thể hóa việc quản lý, khai thác và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành VNPT-iOffice cho tương thích với tình hình đặc thù và quy định thao tác của cơ quan đơn vị chức năng mình, nhưng không được trái với lao lý của pháp lý về Văn thư tàng trữ và pháp luật về trao đổi văn bản trên thiên nhiên và môi trường mạng .

2. Trong quy trình tổ chức triển khai triển khai, nếu có khó khăn vất vả, vướng mắc, những cá thể, đơn vị chức năng phản ánh đến Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh để tổng hợp, báo cáo giải trình chỉ huy Ủy Ban Nhân Dân tỉnh xem xét, sửa đổi, bổ trợ cho tương thích. / .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ