Hướng dẫn cách lưu trữ tài liệu và tổ chức thư mục hiệu quả

Trong việc làm Hành chính – nhân sự, tất cả chúng ta phải thao tác với rất nhiều loại tài liệu : tài liệu trên giấy, trên file, tài liệu theo nhóm việc, theo năm … thế cho nên công tác làm việc lưu trữ và tổ chức triển khai quản lý tài liệu rất quan trọng. Trong bài viết này, tất cả chúng ta cùng tìm hiểu và khám phá về một số ít quy tắc, cách lưu trữ tài liệu và tổ chức triển khai thư mục hiệu suất cao nhé :

Những quy tắc về đặt tên thư mục

Chúng ta hoàn toàn có thể tạo ra 1 thư mục, đặt tên cho thư mục đó, đổi tên thư mục nếu muốn. Việc đặt tên thư mục tưởng chừng đơn thuần nhưng lại ảnh hưởng tác động rất lớn tới hiệu suất cao tổ chức triển khai quản trị. Khi đặt tên thư mục cần quan tâm 1 số ít nội dung sau :

• Hạn chế sử dụng tiếng việt có dấu. Bởi trong một số chương trình hay phần mềm làm việc với thư mục của máy tính có thể gặp lỗi khi tương tác với thư mục sử dụng tiếng việt có dấu.
• Tên thư mục càng ngắn gọn càng tốt. Có quy định về độ dài tối đa của đường dẫn kèm tên file (một số hệ điều hành hạn chế ở 260 ký tự). Nếu vượt quá độ dài tối đa, chúng ta có thể gặp lỗi khi sửa/xóa/di chuyển cả thư mục đó.
• Đặt tên sao cho có thể sắp xếp thứ tự các thư mục 1 cách nhanh chóng. Việc này giúp khi mở tới thư mục có thể tìm thấy ngay vị trí thư mục cần tìm dựa vào đặc điểm tên thư mục. Thường sử dụng các số theo thứ tự 1-2-3-4… phía trước tên của thư mục đó.

Những quy tắc tổ chức thư mục

Bởi công việc của chúng ta không chỉ có những thứ liên quan tới công việc hàng ngày, mà còn nhiều việc khác nữa: việc riêng cá nhân, học tập… Chúng ta nên tổ chức rõ ràng các file tài liệu có liên quan trong từng thư mục để tránh nhầm lẫn, dễ tìm kiếm lại khi cần.

Một số chú ý quan tâm khi tổ chức triển khai thư mục :

• Tổ chức theo năm: để khi kết thúc mỗi năm chúng ta có thể đóng gói (nén), lưu trữ toàn bộ những tài liệu phát sinh của năm trước ra bộ nhớ riêng, tránh mất mát và giải phóng bộ nhớ làm việc của máy tính. Việc này giống với hồ sơ giấy, chúng ta cũng phải dọn tủ khi hết mỗi năm để có chỗ cho tài liệu mới.
• Phân chia thành nhóm các công việc liên quan trong mỗi năm. Trong mỗi nhóm việc lại bao gồm các đầu việc. Trong các đầu việc sẽ bao gồm các tài liệu liên quan tới việc đó. Thường chỉ bao gồm từ 4-5 cấp, tránh phân cấp quá sâu gây mất thời gian khi tìm, mở thư mục.
• Thay đổi Icon của thư mục để tạo điểm nhấn, gây chú ý với những thư mục quan trọng.
• Khóa bảo vệ thư mục quan trọng bằng cách đặt mật khẩu, đặt chế độ Read Only

Các bạn có thể tham khảo thêm một số bài viết về công việc quản lý công văn, giấy tờ của bộ phận Hành chính nhân sự:

Hướng dẫn cách quản lý công văn, hợp đồng hiệu quả trên Excel

Hướng dẫn lập Sơ đồ tiến trình quản trị công văn đến trên Excel
Hướng dẫn cách quản trị cấp phép vật dụng văn phòng trên Excel
Hướng dẫn cách theo dõi số ngày phép còn lại trong năm trên Excel

Source: https://vh2.com.vn
Category : Khoa Học