Làm thế nào để lưu hồ sơ tín dụng khoa học?

Hồ sơ tín dụng bao gồm những gì? Làm thế nào để lưu hồ sơ tín dụng khoa học là vấn đề không hề dễ dàng đối với những người mới chân ướt chân ráo bước vào nghề hành chính văn thư. Bằng những kinh nghiệm và kiến thức có được, sau đây là những chia sẻ từ Saigon Express – nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ hồ sơ tính dụng chuyên nghiệp có thể bạn sẽ quan tâm.

Hồ sơ tín dụng được hiểu là hồ sơ vay và trả nợ của một cá thể, tổ chức triển khai doanh nghiệp bất kể. Đây là hồ sơ quan trọng có yếu tố quyết định hành động đến năng lực vay nợ trong tương của người mua. Dựa vào hồ sơ tín dụng, người cho vay hoàn toàn có thể nhìn nhận được lịch sử dân tộc giao dịch thanh toán, các khoản vay nợ thế chấp ngân hàng của người mua để có quyết định hành động đúng đắn trong yếu tố chấp thuận đồng ý hoặc khước từ nhu yếu vay vốn của cá thể, doanh nghiệp. Chính do đó, việc lưu trữ hồ sơ tín dụng là khâu quan trọng giúp quản trị hiệu suất cao các thông tin về thời hạn thanh toán giao dịch, thực trạng nợ … của người mua .

HỒ SƠ TÍN DỤNG GỒM NHỮNG LOẠI NÀO?

• Hồ sơ pháp lý của khách hàng: CMND, hoặc hộ chiếu còn thời hạn; CMND hoặc hộ chiếu công chứng của vợ/chồng (nếu có); sổ hộ khẩu.

  Bạn đang đọc: Làm thế nào để lưu hồ sơ tín dụng khoa học?

• Hồ sơ vay vốn ngân hàng nhà nước : Mẫu hồ sơ ĐK vay vốn của ngân hàng nhà nước cấp ; Hợp đồng nguồn vào, sách vở gia tài cần mua ; sách vở chứng tỏ vốn tự có ; kê khai tra cứu CIC
• Hồ sơ kinh tế tài chính chứng tỏ nguồn trả nợ sau khi vay : Hợp đồng lao động ; bản xác nhận thông số lương ; bản kê lương 3 tháng gần nhất ; các hợp đồng cho thuê nhà / đất … ( nếu có ) …
• Hồ sơ gia tài bảo vệ : sách vở chứng tỏ đất đai ; nhà cửa ; xe cộ …

LÀM SAO ĐỂ LƯU HỒ SƠ TÍN DỤNG AN TOÀN – KHOA HỌC ?

Để việc lưu hồ sơ tín dụng không còn là nỗi ám ảnh, bạn phải có quy trình lưu trữ khoa học gồm có các bước : phân loại hồ sơ, sắp xếp hồ sơ, lập hạng mục và lưu trữ hồ sơ .

• Khi phân loại hồ sơ, bạn hoàn toàn có thể phân theo từng chủ đề, từng nhóm hoặc từng loại …
• Khi sắp xếp hồ sơ, bạn hoàn toàn có thể sắp xếp theo trình tự ngày tháng, vần vần âm, đặc thù việc làm, đánh số thứ tự …
• Cách tổ chức triển khai file hồ sơ : Theo kinh nghiệm tay nghề của nhiều đơn vị chức năng thanh toán giao dịch. Hồ sơ kẹp bằng kẹp giấy thường tạo cảm xúc lộn xộn, để đứng lâu ngày khiến tập hồ sơ dễ bị cong. Một số giải pháp gợi ý tốt hơn là dùng bìa còng, bì thư a4 hoặc cột dây. Tuy nhiên bạn nên xem xét để chọn cách sắp xếp tương thích cho mình
• Bìa còng chắc như đinh, thích hợp khi lưu trữ hồ sơ lâu năm cố định và thắt chặt. Nếu phải liên tục lấy hồ sơ ra-vào thì dùng bìa còng hơi phiền phức
• Cột dây sẽ thuận tiện cho việc trích lục hồ sơ, tuy nhiên hơi rườm rà
• Dùng bì thư A4 để lưu riêng từng bộ hồ sơ. Mỗi bộ sẽ ghi chú thông tin đơn cử. Sau đó cột từ bộ vào bìa, ngoài bìa ghi thông tin chung. Phương pháp này khoa học nhưng cần tỉ mỉ và ngân sách cao hơn hai cách nói trên .
• Hồ sơ cần được lưu đồng thời vào máy tính, với các thư mục, hạng mục rõ ràng. Luôn có link link đến file hình ảnh ( nếu có ) của mỗi bộ hồ sơ .

MỘT SỐ LƯU Ý KHÁC

Đối với việc lưu trữ, bạn nên chọn tủ chứa có nhiều ngăn nhỏ đã được ghi lại, hồ sơ phải được đưa vào vị trí nhất định để tiện cho việc tìm kiếm, bổ trợ .

Thời gian lưu trữ tín dụng thường kéo dài (lên đến hơn 10 năm). Do đó bạn không thể chứa tất cả trong cơ quan của mình, thuê mới văn phòng chỉ để chứa hồ sơ lại vô cùng hoang phí. Vậy nên cách tốt nhất để giải phóng không gian làm việc, tiết kiệm chi phí và tạo sự thuận tiện khi trích lục chính là thuê kho lưu hồ sơ tín dụng.

Với kinh nghiệm chuyên lưu trữ hồ sơ, tài liệu, những đơn vị cho thuê kho lưu trữ này sẽ có cách tổ chức lưu trữ phù hợp nhất cho hồ sơ tín dụng của bạn, đồng thời có các đảm bảo vệ sinh kho, phòng cháy chữa cháy, xịt khử côn trùng, bảo vệ, camera,… Do đó bạn có thể hoàn toàn an tâm.

Cuối cùng, khi lưu trữ hồ sơ tín dụng dù là ở cơ quan hay tại kho tài liệu thì bạn cũng cần được kiểm tra, update liên tục tránh trường hợp mất mát, thất lạc .

5

/

5 ( 1 bầu chọn )

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2