Phụ lục V: Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư

Phụ lục V

LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
(Kèm theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ)

——————

I. XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ

Danh mục hồ sơ gồm các thành phần : Các đề mục, số và ký hiệu của hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ, người lập hồ sơ. 1. Đề mục trong Danh mục hồ sơ được thiết kế xây dựng theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai ( tên các đơn vị chức năng trong cơ quan, tổ chức triển khai ) hoặc theo nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí ( tên các nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí đa phần của cơ quan, tổ chức triển khai ). Trong từng đề mục lớn được chia thành các đề mục nhỏ tương ứng với tên các đơn vị chức năng ( theo cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai ) hoặc chia thành các mặt hoạt động giải trí ( theo nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí ). Trong các đề mục nhỏ, trật tự các hồ sơ được sắp xếp theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến đơn cử. Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã. Các đề mục nhỏ ( nếu có ) trong từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả Rập. Chữ viết tắt của các đề mục lớn trong Danh mục hồ sơ do cơ quan, tổ chức triển khai lao lý nhưng cần ngắn gọn, dễ hiểu. 2. Số, ký hiệu của hồ sơ gồm có : số thứ tự ( được đánh bằng chữ số Ả Rập ) và ký hiệu ( bằng các chữ viết tắt ) của đề mục lớn. Việc đánh số hồ sơ hoàn toàn có thể vận dụng một trong hai cách sau : số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục, mở màn từ số 01 hoặc số của hồ sơ được đánh liên tục trong khoanh vùng phạm vi từng đề mục lớn, mở màn từ số 01. 3. Tiêu đề hồ sơ : cần viết ngắn gọn, rõ ràng nhưng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu sẽ hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm. 4. Thời hạn dữ gìn và bảo vệ của hồ sơ được xác lập theo lao lý hiện hành : Vĩnh viễn hoặc thời hạn bằng số năm đơn cử.

II. MẪU DANH MỤC HỒ SƠ

DANH MỤC HỒ SƠ

Năm …

( Kèm theo Quyết định số … ngày … tháng … năm …………………………. của ) ——————-

Danh mục hồ sơ này có ……………… hồ sơ, gồm có : ……………………. hồ sơ dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn ; … … … … … …. hồ sơ dữ gìn và bảo vệ có thời hạn.

III. MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU

…………..2…………………

Năm … ——————–

Mục lục này gồm : ………………………… hồ sơ ( đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ). Viết bằng chữ : …………………………….. hồ sơ ( đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ). ………… ngày …………. tháng ………… năm ….

Người lập

( Ký và ghi rõ họ và tên, chức vụ ) ———————————— 1T ên đơn vị chức năng nộp lưu hồ sơ, tài liệu. 2T hời hạn dữ gìn và bảo vệ : Bảo quản vĩnh – viễn hoặc dữ gìn và bảo vệ có thời hạn. Mục lục hồ sơ, tài liệu dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn và Mục lục hồ sơ, tài liệu dữ gìn và bảo vệ có thời hạn được lập riêng thành 02 Mục lục khác nhau. Đối với Mục lục hồ sơ, tài liệu dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn bỏ cột thời hạn dữ gìn và bảo vệ. 3 Áp dụng so với văn bản giấy. 4 Áp dụng so với văn bản điện tử.

IV. MẪU MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG HỒ SƠ5

MỤC LỤC VĂN BẢN, TÀI LIỆU

Số, ký hiệu hồ sơ:

Năm …

—————

———————————– 5 Áp dụng cho hồ sơ có thời hạn vĩnh viễn.

V. MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU

BIÊN BẢN
Giao nhận hồ sơ, tài liệu

———– Căn cứ Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư ; Căn cứ ……… ( Danh mục hồ sơ năm …, Kế hoạch tích lũy tài liệu … ), Chúng tôi gồm : BÊN GIAO : ( tên cá thể, đơn vị chức năng giao nộp hồ sơ, tài liệu ) Ông ( bà ) : …………………………………………………………………………………………….. Chức vụ công tác làm việc : …………………………………………………………………………………. BÊN NHẬN : ( Lưu trữ cơ quan ) Ông ( bà ) : ………………………………………………………………………………………………………….. Chức vụ công tác làm việc : ……………………………………………………………………………………………… Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau : 1. Tên khối tài liệu giao nộp : …………………………………………………………………………………. 2. Thời gian của hồ sơ, tài liệu : ……………………………………………………………………………… 3. Số lượng tài liệu : a ) Đối với hồ sơ, tài liệu giấy – Tổng số hộp ( cặp ) : ……………………………………………………………………………………………. – Tổng số hồ sơ ( đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ) : …………………………. Quy ra mét giá : ………………… mét. b ) Đối với hồ sơ, tài liệu điện tử – Tổng số hồ sơ : – Tổng số tệp tin trong hồ sơ : ……………………………………………………………………………….. 4. Tình trạng tài liệu giao nộp : ………………………………………………………………………………. 5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo. Biên bản này được lập thành hai bản ; bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản. /.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2