Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ trường THPT

Thực hiện Kế hoạch số

271

/ KH-UBND ngày

11

/

12

/ 201

9

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về công tác làm việc văn thư, lưu trữ trên địa phận tỉnh năm 20

20 ; Công văn số 6532 / BNC-VTLTNN ngày 26/12/2019 của Bộ Nội vụ về phương hướng, trách nhiệm công tác làm việc văn thư, lưu trữ năm 2020 .

Sở Nội vụ báo cáo

tác dụng

thực thi công tác làm việc văn thư, lưu trữ

như sau :

I. KẾT QUẢ TRIỂN KHAI THỰC HIỆN

1. Tổ chức cỗ máy và biên chế triển khai công tác làm việc văn thư, lưu trữ

a

)

Tại Chi cục Văn thư

– Lưu trữ

Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực thi tính năng lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh và triển khai tính năng tham mưu công tác làm việc quản trị nhà nước về văn thư, lưu trữ

trên địa phận tỉnh

.

– Cơ cấu tổ chức triển khai, cỗ máy của Chi cục gồm có :

+ Ban Lãnh đạo

: Chi cục trưởng, 02 Phó Chi cục trưởng

.

+ Các phòng trình độ : có

0

3

phòng trình độ nhiệm vụ

gồm

( Phòng Quản lý Văn thư – Lưu trữ ; Phòng Thu thập – Chỉnh lý ; Phòng

Nghiệp vụ

Quản lý Kho

.

–

B

iên chế : Chi cục được giao

24

biên chế ( trong đó biên chế hành chính : 0

5

, biên chế sự nghiệp :

18

, hợp đồng

theo Nghị định

68 : 0

1

)

đã triển khai 24/24 biên chế

( trong đó biên chế hành chính : 0

5

, biên chế sự nghiệp : 1

8

, hợp đồng 68 : 0

1

) .

–

Trình độ công chức, viên chức : Thạc sỹ : 0

3

; Đại học :

20

; Trung cấp :

01 .

b

)

Tạinhững

s

ở ,

ban ,

ngành

, đơn vị chức năng sự nghiệp thường trực Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, đơn vị chức năng sự nghiệp thường trực Sở

Theo báo cáo của 19 sở, ban, ngành, đơn vị chức năng sự nghiệp thường trực Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, đơn vị chức năng sự nghiệp thường trực sở : đã

sắp xếp

15

công chức ,

10

viên chức

, 10 hợp đồng

làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ

.

– Về trình độ trình độ : Đại học Luật, Cử nhân Kế toán, Đại học Khoa học Thư việnChưa được huấn luyện và đào tạo đúng chuyên ngành văn thư, lưu trữ .

c

)

Tại

cấp huyện

Tại

Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố và

Phòng Nội vụ

, Nội vụ Lao động – Thương binh và Xã hội

những huyện, thị xã

, thành phố

đã sắp xếp công chức

, viên chức tham mưu

giúp

Lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân huyện ,

Trưởng phòng triển khai công dụng tham mưu cho Ủy Ban Nhân Dân c

ác

huyện

, thị xã, thành phố

quản trị nhà nước về văn thư, lưu trữ

tại địa phương mình

và sắp xếp viên chức sự nghiệp

quản trị kho lưu trữ của Phòng Nội vụ ,

Phòng Nội vụ

,

Lao động – Thương binh và Xã hội

những huyện, thị xã

, thành phố

triển khai công tác làm việc văn thư, lưu trữ .

Nhân sự làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những phòng, ban trình độ thuộc Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã

, thành phố

hầu hết là công chức

, viên chức

kiêm nhiệm

, một người tiếp đón nhiều việc khác nhau .

Nhân sự làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại Ủy Ban Nhân Dân những xã, phường, thị xã hầu hết là người hoạt động giải trí không chuyên trách kiêm nhiệm công tác làm việc văn thư, lưu trữ

, liên tục quy đổi vị trí công tác làm việc khác nhau .

2. Công tác thiết kế xây dựng và phát hành văn bản

a ) Tại Sở Nội vụ

Ngoài những văn bản hành chính thường thì ,

những

văn bản khác có tương quan phối hợp công tác làm việc giữa những cơ quan, đơn vị chức năng, từ đầu năm đến nay, Sở đã phát hành và tham mưu Ủy Ban Nhân Dân tỉnh phát hành 1 số ít văn bản để quản trị, chỉ huy công tác làm việc trình độ nhiệm vụ. Cụ thể :

–

Trình Ủy Ban Nhân Dân tỉnh b

an

hành

:

+

Kế hoạch số 2

71

/ KH-UBND ngày

11

/ 12/20

19

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về kế hoạch công tác làm việc văn thư, lưu trữ trên địa phận tỉnh năm 20

20 ;

+

Công văn số 3920 / UBND-NC ngày 30/12/2019 về việc xử lý tài liệu tồn dư, tích đống tại những phòng, ban trình độ thuộc Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố và Ủy Ban Nhân Dân những xã, phường, thị xã trên địa phận tỉnh

;

+

Công văn số 385 / UBND-NC ngày 24/02/2020

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh

về tăng cường, công tác làm việc bảo vệ bí hiểm Nhà nước trong nghành văn thư, lưu trữ

;

+

Kế hoạch số 58 / KH-UBND ngày 6/3/2020

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về việc

triển khai Thông tư số 01/2019 / TT-BNV và Thông tư số 02/2019 / TT-BNV của Bộ Nội vụ về quản lý tài liệu điện tử năm 2020 ; Công văn số 1383 / UBND-NC ngày 11/5/2020 về thuận chủ trương biến hóa 1 số ít nội dung của Kế hoạch số 58 / KH-UBND

;

+

Công văn số 833 / UBND-NC ngày 01/4/2020

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh

về tiến hành Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưu trữ

;

+

Công văn số 1225 / UBND-NC ngày 28/4/2020

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh

về thực thi Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của những cơ quan Nhà nước tiến trình 2020 – 2025 theo QĐ số 458 / QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính Phủ

;

+

Báo cáo số 126 / BC-UBND ngày 6/5/2020

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về

báo cáo tổng kết thực thi Luật Lưu trữ theo Công văn số 1515 / BNV-VTLTNN ngày 25/3/2020 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

;

+

Công văn số 1418 / UBND-NC ngày 14/5/2020

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về

đôn đốc việc thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống ứng dụng Quản lý tài liệu lưu trữ theo Kế hoạch số 58 / KH-UBND ngày 06/3/2020 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh

;

+

Công văn số 2518 / UBND-NC ngày 27/7/2020

của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về

chỉ huy những cơ quan triển khai quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trên địa phận tỉnh

;

+ Kế hoạch số 225 / KH-UBND ngày 14/9/2020 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về việc tiến hành công tác làm việc quản trị, lưu trữ tài liệu điện tử trên địa phận tỉnh Bình Phước quy trình tiến độ 2021 – 2025 ;

+ Công văn số 3814 / UBND-NC ngày 26/10/2020 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về việc tăng cường công tác làm việc phòng cháy, chữa cháy, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ trong mùa mưa và bão .

–

Sở Nội vụ b

an hành những văn bản hướng dẫn nhiệm vụ :

+

Hướng dẫn số 131 / SNV-CCVTLT ngày 5/2/2020 về hướng dẫn triển khai Kế hoạch số 271 / KH-UBND của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh và Công văn số 6532 / BNV-VTLTNN của Bộ Nội vụ về kế hoạch công tác làm việc VTLT năm 2020

;

+

Báo cáo số 237 / SNV-CCVTLT ngày 26/02/2020 Báo cáo thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ năm 2019 trên địa phận tỉnh gửi Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

;

+

Công văn số 251 / SNV-CCVTLT ngày 28/02/2020 đôn đốc những đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ trong thời tiết của mùa nắng nóng

;

+

Hướng dẫn số 404 / HD-SNV ngày 24/3/2020 hướng dẫn thực thi một số ít nội dung tương quan đến việc gửi, nhận văn bản điện tử, sử dụng chữ ký số chuyên dùng trên văn bản điện tử

;

+

Công văn số 585 / SNV-CCVTLT ngày 23/4/2020 đề xuất những cơ quan, tổ chức triển khai thanh tra rà soát, tổng hợp list đề xuất Tặng kỷ niệm chương Vì sự nghiệp văn thư, lưu đồng thời tổng hợp đề xuất của những cơ quan, tổ chức triển khai gửi Cục Văn thư và Lưu Trữ Nhà nước

;

+

Công văn số 647 / SNV-CCVTLT ngày 5/5/2020 về tiến hành thiết kế xây dựng quy định công tác làm việc văn thư theo Công văn hướng dẫn số 297 / VTLTNN-NV ngày 23/4/2020 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

;

+

Công văn số 648 / SNV-CCVTLT ngày 5/5/2020

về

t

riển khai triển khai Thông tư số 01/2020 / TT-BNV ngày 16/4/2020 của Bộ Nội vụ về việc bãi bỏ 1 số ít văn bản QPPL do Bộ trưởng Bộ Nội vụ phát hành

;

+

Công văn số 880 / SNV-CCVTLT ngày 4/6/2020 về thống kê hạng mục, hồ sơ tác dụng xử lý TTHC còn hiệu lực thực thi hiện hành gửi những cơ quan, tổ chức triển khai để làm cơ sở tham mưu thiết kế xây dựng Kế hoạch số hóa TTHC theo Kế hoạch số 137 / KH-UBND của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh

;

+

Công văn số 1978 / SNV-CCVTLT ngày 30/6/2020 về hướng dẫn một số ít nội dung về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính

;

+

Công văn số 1488 / SNV-CCVTLT ngày 24/8/2020 về giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh .

b ) Tại những sở, ban, ngành, đơn vị chức năng sự nghiệp thường trực Ủy Ban Nhân Dân tỉnh

Theo báo cáo của 18 sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh: 18/18 sở, ban, ngành, đơn vị sự nghiệp trực thuộc UBND tỉnh đã ban hành Danh mục hồ sơ cơquan năm 2019 ; Quy chế công tác làm việc văn thư, lưu trữ năm 2020 ; Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu của cơ quan ; Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh .

Việc phát hành Quy chế công tác làm việc văn thư, lưu trữ theo

Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư

, hầu hết cơ quan, đơn vị chức năng đã phát hành mới Quy chế công tác làm việc văn thư, lưu trữ của cơ quan .

3. Công tác Tuyên truyền, phổ cập pháp lý

;

tập huấn ,

tu dưỡng nhiệm vụ về công tác làm việc văn thư, lưu trữ

.

3.1

. Tuyên truyền, thông dụng pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ

– Đối với cấp tỉnh : Sau khi

những văn bản

quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ

có hiệu lực thực thi hiện hành thi hành, Sở Nội vụ đã tham mưu Ủy Ban Nhân Dân tỉnh tổ chức triển khai hội nghị tuyên truyền, thông dụng đến những sở, ban, ngành tỉnh, Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã

, thành phố

. Để nâng cao hiệu suất cao, hàng năm Sở Nội vụ đều tham mưu Ủy Ban Nhân Dân tỉnh tiến hành lồng ghép với những lớp tu dưỡng, tập huấn công tác làm việc văn thư, lưu trữ

.

Viết bài đăng tin trên

Website

trang tin CCHC và tổ chức triển khai nhà nước

.

– Đối với cấp huyện : Thực hiện những văn bản chỉ huy, hướng dẫn của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh và Sở Nội vụ, Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã

, thành phố

đã phổ cập, tiến hành những văn bản

quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ

đến những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận huyện, thị xã

, thành phố

bằng những hình thức như : phát hành văn bản chỉ huy, mời báo cáo viên Sở Nội vụ tiến hành ,

tiến hành những văn bản mới ngày pháp lý hàng tháng ,

sao gửi văn bản đến cán bộ, công chức, viên chức để điều tra và nghiên cứu triển khai .

Từ những hoạt động giải trí tuyên truyền thông dụng nêu trên ,

nhận thức của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức

về ý nghĩa và tầm quan trọng của

công tác làm việc văn thư, lưu trữ

ngày càng

được

nâng cao, đặc biệt là những người làm công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức

đã

hiểu được tầm quan trọng của công tác làm việc văn thư, lưu trữ trong thời hạn đầu chính quyền sở tại điện tử ,

từng bước chăm sóc góp vốn đầu tư cho công tác làm việc

văn thư ,

lưu trữ từ

nhân sự đến

cơ sở vật chất, gắn công tác làm việc lưu trữ với hoạt động giải trí chung của cơ quan, tổ chức triển khai .

3.2 tập huấn ,

tu dưỡng nhiệm vụ về công tác làm việc văn thư, lưu trữ

.

Nhằm thông dụng, tiến hành những pháp luật mới của pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ ; tu dưỡng, nâng cao kỹ năng và kiến thức, nhiệm vụ quản trị văn bản điện tử cho công chức, viên chức làm công tác làm việc

văn thư, lưu trữ

tại những cơ quan, đơn vị chức năng, từng bước hoàn thành xong công tác làm việc văn thư, lưu trữ theo hướng tân tiến hóa

theo đúng kế hoạch

.

Năm 2020 ,

Sở Nội vụ tổ chức triển khai

04 lớp

tu dưỡng

, tập huấn

tiến hành Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư

;

Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc pháp luật tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử

và Quyết định số 458 / QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng nhà nước phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của những cơ quan nhà nước quá trình 2020 – 2025 c

ho

hơn 150

học viên là công chức, viên chức làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những sở, ban, ngành tỉnh, Phòng Nội vụ, Phòng Nội vụ – LĐTB&XH những huyện, thị xã, thành phố ; những phòng ban trình độ đơn vị chức năng trên địa phận thành phố

,

Đồng Xoài ; những tổ chức triển khai ngành dọc ; Doanh nghiệp nhà nước cấp tỉnh

.

Q.

ua những lớp tu dưỡng, tập huấn đã góp thêm phần nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức, viên chức so với công tác làm việc

văn thư ,

lưu trữ, đồng thời trang bị thêm những kiến thức và kỹ năng cơ bản

về

nhiệm vụ cho công chức, viên chức, nhân viên cấp dưới làm công tác làm việc

văn thư ,

lưu trữ, góp thêm phần nâng cao hiệu suất, hiệu suất cao của công tác làm việc

văn thư ,

lưu trữ tại những cơ quan, đơn vị chức năng trên địa phận tỉnh .

Ngoài ra, Chi cục cử báo cáo viên

t

ập huấn, giảng dạy một số nội dung về công tác văn thư

,

lưu trữ theo nhu yếu của những cơ quan, đơn vị chức năng trong tỉnh như :

Trường Chính trị tỉnh, Ủy Ban Nhân Dân huyện Hớn Quản, Trường Cao đẳng Nghiệp vụ Cao su Bình Phước .

Trong năm Chi cục Văn thư – Lưu trữ đã

cử công chức, viên chức tham gia không thiếu những lớp tập huấn ,

hội thảo chiến lược ,

hội nghị do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ tổ chức triển khai

.

4. Về công tác làm việc thanh tra, kiểm tra

Trong năm Chi cục đã tham gia thanh tra, kiểm tra công tác làm việc văn thư, lưu trữ cùng Đoàn thanh tra Sở Nội vụ tại Ban Tôn giáo, Ủy Ban Nhân Dân thị xã Phước Long ( hoãn 02 cuộc thanh tra, kiểm tra tại Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Lao động Thương binh và Xã hội, do tình hình dịch covid-19 làm tác động ảnh hưởng đến những hoạt động giải trí chung của toàn xã hội ) .

T

rên cơ sở những đợt

thanh tra, kiểm

tra đã giúp những cơ quan, tổ chức triển khai nhận thức vừa đủ hơn về ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác làm việc văn thư, lưu trữ cũng như tình hình công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức triển khai mình, từ đó giúp những cơ quan, tổ chức triển khai xác lập những nội dung còn hạn chế, những việc cần phải làm để nâng cao chất lượng ,

hiệu suất cao của công tác làm việc văn thư, lưu trữ

.

Từ

đó giúp nhìn nhận tình hình công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những cơ quan, tổ chức triển khai thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh để ship hàng cho việc quản trị nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng hiệu suất cao

,

sâu rộng hơn .

Đồng thời, giúp Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, Sở Nội vụ phát hiện kịp thời những khó khăn vất vả, vướng mắc trong quy trình thực thi những lao lý của pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ từ đó có cơ sở để đề xuất kiến nghị, tham mưu cấp có thẩm quyền sửa đổi, bổ trợ những pháp luật của pháp lý

cho tương thích

.

5. Công tác thẩm tra tài liệu đề xuất tiêu hủy

Trong năm 2020, Sở Nội vụ đã

tiến

t

hẩm tra tài liệu trùng thừa, hết giá trị c

ủa

0

2

đơn vị chức năng

:

Công ty Điện lực Bình Phước

vàKho bạc Nhà nước tỉnh

theo đúng lao lý .

6

. Chế độ báo cáo ,

thống kê

công tác làm việc văn thư, lưu trữ

Thực hiện tính năng quản trị nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưu trữ, Chi cục Văn thư – Lưu trữ

đã tham mưu Sở Nội vụ

thực thi chính sách báo cáo thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ

và báo cáo định kỳ, đột xuất theo

nhu yếu của Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước .

Tại những

s

ở, ban, ngành, Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã

, thành phố

: Một số cơ quan, đơn vị chức năng đã thực thi rất đầy đủ theo đúng thời hạn lao lý. Tuy nhiên, vẫn còn một số ít cơ quan, đơn vị chức năng còn chậm trễ trong việc báo cáo thống kê công tác làm việc văn thư, lưu trữ

năm 2020 .

7

. Hoạt động nhiệm vụ về văn thư, lưu trữ

7

. 1. Công tác văn thư

–

Việc thực thi những pháp luật về soạn thảo, phát hành văn bản : Nhìn chung, đã triển khai đúng theo lao lý. Tuy nhiên, vẫn còn một số ít ít cơ quan, đơn vị chức năng khi soạn thảo văn bản còn sai về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản

theo pháp luật tại

Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư

.

–

Việc quản trị văn bản đi, văn bản đến

điện tử

: Về cơ bản, thực thi đúng theo pháp luật tại Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư

. Sở Nội vụ phối hợp với Sở tin tức và Truyền thông từng bước hoàn thành xong mạng lưới hệ thống điều hành quản lý tác nghiệp và quản trị văn bản để phân phối những nhu yếu tại

Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ lao lý tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử .

–

Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan đã

có nhiều chuyển biến tích cực hơn so với năm trước ,

tuy nhiên

vẫn còn có

1 số ít

cơ quan, đơn vị chức năng chưa triển khai được việc tích lũy tài liệu

ở những phòng, bộ phận trình độ và cán bộ, công chức, viên chức vào Lưu trữ cơ quan ; hồ sơ, tài liệu do, công chức, viên chức quản trị chưa giao nộp về Lưu trữ cơ quan dẫn đến thực trạng còn nhiều hồ sơ, tài liệu tích đống, chưa được sắp xếp, chỉnh lý

.

–

Công tác quản trị sử dụng con dấu

và chữ ký số

:

Nhìn chung, c

ác cơ quan, đơn vị chức năng đều triển khai tốt việc quản trị và sử dụng con dấu theo pháp luật tại Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư

;

Nghị định số

99/2016 / NĐ-CP ngày 01/7/2016 của nhà nước

về quản trị sử dụng con dấu

.

Trong năm 2020, qua báo cáo của những cơ quan, đơn vị chức năng, việc quản trị con dấu, chữ ký số tại cơ quan, đơn vị chức năng đã không xây ra thực trạng thất lạc hay mất con đấu .

7

. 2. Công tác lưu trữ

7

. 2.1. Công tác tích lũy, chỉnh lý và xác lập giá trị tài liệu ; giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử dân tộc

– N

ăm 20

20

,

Chi cục

Văn thư – Lưu trữ

đã ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu của 10 cơ quan ( Sở Xây dựng, Sở Công thương, Sở Ngoại vụ, Ủy ban MTTQVN tỉnh, Hội cựu chiến binh tỉnh, những phòng trình độ thuộc phòng Nội vụ huyện Hớn Quản, huyện Đồng Phú, Hội Liên hiệp phụ nữ, huyện Bù Đăng, Phòng Nội vụ thị xã Đồng Xoài ) .

Hiện

đã hoàn thành xong và tổ chức triển khai nghiệm thu sát hoạch tài liệu của Sở Xây dựng, Sở Công thương, Ủy ban MTTQVN tỉnh, Hội cựu chiến binh tỉnh, những phòng trình độ thuộc phòng Nội vụ huyện Hớn Quản, huyện Bù Đăng, Phòng Nội vụ thị xã Đồng Xoài với tổng số 182,1 m và đã chuyển giao tài liệu có thời hạn quản cho phòng Nội vụ Thị xã Bình Long, phòng Nội vụ huyện Bù Đăng với số lượng 36 m .

– Tiếp nhận tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh của Sở Xây dựng, Vườn Quốc gia Bù Gia Mập, VP. HĐND

–

Ủy Ban Nhân Dân thị xã Bình Long, Công ty Điện lực

t

hành phố Đồng Xoài, Đài Phát thanh và Truyền hình

và Báo Bình Phước

với số lượng là 48,1 m tài liệu .

–

Hiện đang liên tục chỉnh lý hồ sơ, tài liệu của

Sở Xây dựng, Sở Ngoại vụ, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội thành phố Đồng Xoài .

7

. 2.2. Công tác dữ gìn và bảo vệ, bảo vệ tài liệu lưu trữ

–

Tại kho lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh

hiện đang dữ gìn và bảo vệ

71

phông tài liệu, với tổng số

16.446

hộp, tương tự với

1.733,1

m giá tài liệu, hầu hết là tài liệu hành chính và tài liệu thiết kế xây dựng cơ bản, có mốc thời hạn tài liệu từ năm 1997 đến nay

và đang dữ gìn và bảo vệ tại lưu trữ lịch sử dân tộc theo đúng pháp luật

.

Định kỳ hàng

quý

,

Chi cụctổ chức triển khai dọn vệ sinh tài liệu và sàn kho tài liệu, đồng thời thực thi phun thuốc phòng chống mối

,

mọt ở những kho tài liệu để bảo vệ việc dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ theo đúng lao lý .

– Kho tàng, trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ :

+

Kho lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh :

V

ề cơ bản bảo vệ nhu yếu kỹ thuật ; có mạng lưới hệ thống báo cháy

bán

tự động hóa và chữa cháy bằng khí CO

2

; trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu tương đối khá đầy đủ

(

điều hoà nhiệt độ ,

q

uạt thông gió ,

m

áy hút bụi

)

theo đúng pháp luật .

+

Kho lưu trữ

cơ quan

của những

s

ở, ban, ngành tỉnh

, Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố

:

Nhìn chung những

s

ở, ban, ngành tỉnh, Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã

, thành phố

chưa có kho lưu trữ ; tại một số ít

s

ở, ban, ngành tỉnh, Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã

, thành phố

đã sắp xếp sắp xếp một kho tạm để dữ gìn và bảo vệ tài liệu nhưng cũng chưa bảo vệ được nhu yếu như : Thiếu những trang thiết bị để dữ gìn và bảo vệ, diện tích quy hoạnh phòng hẹp không đủ diện tích quy hoạnh để tích lũy hết tài liệu của cơ quan, đơn vị chức năng .

7.2.3. Công tác tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

Để việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có hiệu suất cao, bảo vệ bảo đảm an toàn, Chi cục Văn thư – Lưu trữ và Ủy Ban Nhân Dân 1 số ít huyện, thị xã

, thành phố

đã xây dựng và hoàn thiện dần các công cụ tra cứu như: Mục lục hồ sơ; thẻ tra tìm; lập sổ quản lý việc khai thác, sử dụng tài liệu một cách đạt hiệu quả cao. Ngoài ra, tại kho lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh thuộc Sở Nội vụ và một số ít Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã

, thành phố

đã sắp xếp phòng đọc Giao hàng không thiếu, kịp thời nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho những cá thể và fan hâm mộ khai thác .

–

Năm 20

20

,

Lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh

Giao hàng

khoảng chừng

250

lượt

những cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể

đến khai thác, sử dụng tài liệ

u ; cung ứng trên 2.300 bản sao và xác nhận .

–

Về

thực thi Kế hoạch

tích lũy tài liệu lưu

lịch sử dân tộc, tài liệu lưu

trữ quý, hiếm của tỉnh :

Trong năm 2020 đã tích lũy được trên 300 tài liệu, hình ảnh về công cuộc kháng chiến, kiến quốc của Đảng bộ, chính quyền sở tại và quân dân Bình Phước tiến trình 1954 – 1975. Góp phần bổ trợ và làm nhiều mẫu mã thêm thành phần Phông lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh Bình Phước qua những thời kỳ .

– T

hực hiện Kế hoạch số 224 / KH-UBND ngày 26/9/2019 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh về việc Tổ chức triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử vẻ vang Bình Phước kháng chiến, kiến quốc 1954 – 1975

.

Sở Nội

vụ đã tham mưu Ủy Ban Nhân Dân tỉnh tổ chức triển khai thành công cuộc Triển lãm tài liệu lưu trữ lịch sử dân tộc đơn cử :

Ngày 29/9/2020, Ủy Ban Nhân Dân tỉnh phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trang trọng tổ chức triển khai Lễ khai mạc tại Di tích lịch sử dân tộc Quốc gia Tượng đài Chiến thắng Đồng Xoài. Lễ khai mạc đã lôi cuốn hơn 200 người tham gia khai mạc triển lãm ,

trong suốt 10 ngày diễn ra triển lãm ( từ ngày 29/9/2020 – 08/10/2020 ), Chi cục Văn thư – Lưu trữ ( Sở Nội vụ ) đã tiếp đón khoảng chừng 1.000 lượt khách đến du lịch thăm quan, gồm : Học sinh sinh viên những Trường trên địa phận tỉnh ; cán bộ, chiến sỹ thuộc lực lượng vũ trang ; cán bộ, công chức, viên chức và người dân trên địa phận tỉnh

.

Cuộc triển lãm đã được phần đông người dân nhìn nhận cao quý về nội dung và hình thức, góp thêm phần tuyên truyền đến những những tầng lớp người dân về giá trị đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ lịch sử vẻ vang .

7

. 2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ

Để từng bước hiện đại hoá công tác làm việc văn thư, lưu trữ, những

s

ở, ban, ngành ; tổ chức triển khai cấp tỉnh ; Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã

, thành phố

đã và đang ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác làm việc văn thư

, lưu trữ

trên mạng lưới hệ thống Văn phòng điện tử V.office ; One-Win SYS của tỉnh cung ứng được việc chuyển văn bản đi, đến điện tử

(

trên

phần mềm quản lý văn bản, phần mềm lưu trữ); áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:200

8

trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ

, ( không gửi văn bản giấy theo đường Bưu điện, ngoại trừ văn bản Mật ). Tuy nhiên, ứng dụng quản trị văn bản đi, đến điện tử còn chậm, việc sử lý văn bản trên mạng lưới hệ thống còn hạn chế do mạng lưới hệ thống mạng nội bộ của cơ qua, đơn vị chức năng chưa thực sự cung ứng được nhu yếu của việc làm .

Tại Chi cục Văn thư – Lưu trữ : Trong năm 2020, S

ở

Nội vụ

thực thi hoàn tất những nội dung của Kế hoạch số 58 / KH-UBND ngày 6/3/2020 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh đơn cử : Số hóa trên 200 mét tài liệu, tương tự 1.407.000 trang tài liệu ; Trang bị máy tính, máy scan cho văn thư những sở, ngành, Ủy Ban Nhân Dân những huyện thị

, thành phố

và máy tính cho hoạt động giải trí của Sở Nội vụ ;

đã x

ây dựng

và

triển khai xong ứng dụng Quản lý tài liệu tại Lưu trữ lịch sử dân tộc tỉnh

.

8

.

Báo cáo tổng kết tình hình triển khai Luật Lưu trữ số 01/2011 / QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội ( từ năm 2012 – 2019 )

Sở Nội vụ

đã

tham mưu Ủy Ban Nhân Dân tỉnh xây d

ựng báo cáo

tổng

kết

08

năm thực thi

Luật Lưu trữ

trên địa phận tỉnh

( Báo cáo số 126 / BC-UBND ngày 06/5/2020 của Ủy Ban Nhân Dân tỉnh báo cáo tổng kết tình hình thực thi Luật Lưu trữ số 01/2011 / QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội ( từ năm 2012 – 2019 ) .

9

.

Về tiến hành Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP của nhà nước ; Thông từ số 02/2019 / TT-BNV của Bộ Nội vụ ; Quyết định số 458 / QĐ-TTg của Thủ tướng nhà nước

Để tiến hành thực thi có hiệu suất cao

Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/03/2020 của nhà nước về công tác làm việc văn thư ; Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ về việc pháp luật tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử

;

Quyết định số 458 / QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng nhà nước về việc phê duyệt Đề án Lưu trữ tài liệu điện tử của những cơ quan nhà nước quá trình 2020 – 2025 .

Sở Nội vụ đã phát hành

Kế hoạch số 730 / KH-SNV ngày 14/5/2020

và tổ chức triển khai

tập huấn, tiến hành những pháp luật mới của pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ ; quản trị hồ sơ, tài liệu điện tử

, cho những sở, ban, ngành tỉnh ; Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố theo đúng thời hạn và kế hoạch .

II. ĐÁNH GIÁ CHUNG

1. Ưu điểm

–

Năm 2020, thời gian chuyển giao giữa lưu trữ truyền thống cuội nguồn và lưu trữ điện tử. Nhiệm vụ mới với khối lượng việc làm tương đối nhiều nhưng Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu Ủy Ban Nhân Dân tỉnh phát hành nhiều văn bản chỉ huy cho những cơ quan, tổ chức triển khai, giúp cho công tác làm việc quản trị nhà nước về văn thư, lưu trữ ngày càng nề nếp, không thay đổi .

Từ đó nhận thức của Lãnh đạo những sở, ban, ngành tỉnh ; Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố về vị trí, tầm quan trọng của công tác làm việc văn thư, lưu trữ đã được nâng lên rõ ràng .

– Việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ lịch sử vẻ vang tỉnh giúp cho việc quản trị, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ngày càng thuận tiện hơn, tài liệu giấy cũng được dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn hơn do ít phải lấy ra ship hàng tra tìm, khai khác ; Số lượng người dân, tổ chức triển khai có nhu yếu khai thác và trình làng ngày càng nhiều hơn .

–

Việc thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ ngày càng đi vào nề nếp, khoa học như: Quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử đã có nhiều tiến bộ; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản đi, văn bản đến điện tử, việc quản lý và sử dụng con dấu, chữ ký số đã mang lại nhiều lợi ích thiết thực như: Giảm tải văn bản giấy, gửi, nhận văn bản nhanh, tiết kiệm thời gian, chi phí, Lãnh đạo đi công tác ngoài tỉnh vẫn xử lý và ký số văn bản kịp thời, việc tra cứu văn bản tiện lợi, nhanh chóng.

2. Hạn chế

– Tại Ủy Ban Nhân Dân những huyện, thị xã, thành phố, Ủy Ban Nhân Dân những xã, phường, thị xã vẫn còn thực trạng tài liệu bó gói chưa chỉnh lý nguyên do là chưa sắp xếp được nguồn kinh phí đầu tư cho nghành nghề dịch vụ công tác làm việc này .

– Công tác văn thư, lưu trữ điện tử là một nhiệm vụ mới, có tính cấp thiết, nhu yếu về hạ tầng công nghệ thông tin, trình độ, nhân lực đảm nhiệm công tác làm việc văn thư, lưu trữ điện tử cũng biến hóa. Tuy nhiên lúc bấy giờ hạ tầng công nghệ thông tin của tỉnh chưa đồng điệu, mạng lưới hệ thống quản trị văn bản và quản lý tác nghiệp liên tục bị lỗi, vận tốc giải quyết và xử lý còn chậm, vẫn còn thực trạng văn bản bị treo trên trục liên thông ; tài liệu văn bản trên mạng lưới hệ thống không lưu trữ được những năm trước đây dẫn đến nhiều tài liệu bị mất không tìm kiếm trên mạng lưới hệ thống được. Mặt khác, việc triển khai nhiệm vụ văn thư, lưu trữ nhu yếu những đơn vị chức năng phải sắp xếp chuyên trách đồng thời phải có trình độ trình độ tương thích mới cung ứng được nhu yếu trình độ trong thời kỳ mới, nhưng hiện tại ở hầu hết những cơ quan, đơn vị chức năng đều sắp xếp kiêm nhiệm làm công tác làm việc này, trình độ trình độ không tương thích dẫn đến thực trạng tài liệu, văn bản không được lưu trữ, quản trị đúng lao lý .

– Kinh phí dành cho công tác làm việc tu dưỡng, tập huấn nhiệm vụ văn thư, lưu trữ điện tử còn hạn chế. Do đó, công chức, viên chức và người làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ chưa được tập huấn, tu dưỡng sâu xa về nhiệm vụ. Kinh phí góp vốn đầu tư trang bị cho Kho Lưu trữ chuyên sử dụng cũng chưa phân phối nhu yếu đặt ra .

– Việc chấp hành những chỉ huy trình độ về công tác làm việc văn thư, lưu trữ ở cấp huyện, cấp xã còn chậm, không kịp thời làm mất nhiều thời hạn của cơ quan quản trị cấp trên .

III. KIẾN NGHỊ

Kính ý kiến đề nghị Ủy Ban Nhân Dân tỉnh :

–

Chỉ đạo UBND những huyện, thị xã, thành phố

sắp xếp ngân sách để chỉnh lý dứt điểm khối tài liệu tài liệu giấy còn tồn dư, bó gói tại cơ quan chuyên môn thuộc Ủy Ban Nhân Dân huyện, thị xã, thành phố, Ủy Ban Nhân Dân những xã, phường, thị xã .

– Chỉ đạo những cơ quan, đơn vị chức năng tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong giải quyết và xử lý văn bản đi, đến, trên mạng lưới hệ thống mạng nội bộ từ cấp tỉnh đến cấp huyện, cấp xã, ứng dụng quản trị hồ sơ việc làm V.office ; One-Win, không chuyển văn bản giấy so với văn bản hành chính thường thì .

–

Ưu tiên kinh phí đầu tư để sắp xếp cho

những cơ quan, đơn vị chức năng xây kho lưu trữ để dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị chức năng. Bố trí kinh phí đầu tư cho những hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ để triển khai công tác làm việc chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn dư, góp vốn đầu tư trang thiết bị như giá kệ, bìa, hộp … nhằm mục đích dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu tại cơ quan được tốt hơn .

– Tăng cường góp vốn đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin trong nghành quản lý tài liệu điện tử mà đơn cử là mạng lưới hệ thống quản trị văn bản và quản lý và điều hành phải không thay đổi, tích hợp vừa đủ những tính năng của mạng lưới hệ thống, bảo đảm bảo quản tuyệt đối hàng loạt tài liệu, văn bản được thực thi trên mạng lưới hệ thống. Tránh trường hợp mạng lưới hệ thống bị lỗi, văn bản bị mất, không tìm kiếm được vì lúc bấy giờ hàng loạt tài liệu, văn bản được phát hành qua mạng lưới hệ thống này .

– Kho Lưu trữ chuyên được dùng là một bộ phận đặc trưng, quản trị hàng loạt tài liệu của tỉnh qua những thời kỳ với những tính năng nhu yếu kỹ thuật cao, độc lạ. Vì vậy, đề xuất được chăm sóc góp vốn đầu tư kinh phí đầu tư, sắp xếp đủ nhân lực bảo vệ bảo đảm an toàn cho những hoạt động giải trí dữ gìn và bảo vệ nhiệm vụ quản trị Kho theo pháp luật .

– Bố trí kinh phí đầu tư đủ và kịp thời để tổ chức triển khai tập huấn, tu dưỡng cho đội ngũ công chức, viên chức, người làm công tác làm việc văn thư, lưu trữ làm tốt công tác làm việc lập hồ sơ, giải quyết và xử lý nhiệm vụ quản trị hồ sơ, văn bản trên thiên nhiên và môi trường mạng, phân phối nhu yếu của chính quyền sở tại điện tử và chính phủ nước nhà số lúc bấy giờ .

– Tăng cường thanh tra, kiểm tra việc chấp hành những pháp luật về quản trị văn thư, lưu trữ ở cấp huyện, từ đó có cơ sở nhìn nhận nghĩa vụ và trách nhiệm người đứng đầu cơ quan, bộ phận để kiểm soát và chấn chỉnh, nâng cao hiệu suất cao quản trị công tác làm việc văn thư, lưu trữ trên địa phận tỉnh .

Trên đây là báo cáo hiệu quả triển khai công tác làm việc văn thư, lưu trữ trên địa phận tỉnh Bình Phước năm 2020. Sở Nội vụ kính báo cáo Ủy Ban Nhân Dân tỉnh. / .