Khóa luận: TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.82 MB, 101 trang )

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ – LƯU TRỮ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG
THIÊN TAI, BÃO LỤT

Khóa luận tốt nghiệp ngành
Người hướng dẫn
Sinh viên thực hiện
Mã số sinh viên
Khóa
Lớp

: LƯU TRỮ HỌC
: THS. PHẠM THỊ HÔNG QUYÊN
: NGUYỄN THỊ HẰNG
: 1305LTHB017
: 2013-2017
: ĐH LTH 13B

HÀ NỘI – 2017

MỤC LỤC
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC…………………………………………………………………………………………..2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT……………………………………………………………..6
PHẦN MỞ ĐẦU………………………………………………………………………………….1
Lí do chọn đề tài……………………………………………………………………………………………………………..1
Lịch sử nghiên cứu vấn đề……………………………………………………………………………………………….2
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài………………………………………………………………………………………..4
Nhiệm vụ nghiên cứu………………………………………………………………………………………………………5
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu………………………………………………………………………………………..5
Phương pháp nghiên cứu của đề tài…………………………………………………………………………………6
Kết cấu của khóa luận……………………………………………………………………………………………………..6

PHẦN NỘI DUNG………………………………………………………………………………9
Chương 1…………………………………………………………………………………………….9
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ…………………………………………………………………………………………..9
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ…………………………………………………………9
Khái niệm tài liệu lưu trữ…………………………………………………………………………………………………9
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ……………………………………………………….11
Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ…………………………………………………..12
Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ………………………………………………….12
Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ…………………..13
Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ…………………………………………………………………………………………………………………………14
Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ……….14
Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ…………………………………15
Quy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệu………………………………………………………………..15
Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ…………………………………………….15
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ……………………………………………………………..18
Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử………………………………….18
Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ………………………………………………………..19

Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin truyền thông…………….19
Công bố tài liệu lưu trữ (xuất bản phẩm) ……………………………………………………………………….20
Biên soạn, xuất bản sách chuyên đề……………………………………………………………………………….20
Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ…………………………………………………………………….20

Chương 2…………………………………………………………………………………………..22
THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
PHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT…….22
2. Khái quát về BNN&PTNT và bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn..22
2.1.1. Lịch sử hình thành của BNN&PTNT………………………………………………………………………..22
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn…………………………………………………………………………………………………………………….23
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn………………………………………………………………………23
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức………………………………………………………………………………………………….26
2.1.3. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát
triển nông thôn…………………………………………………………………………………………………………….27
2.1.3.1. Vị trí và chức năng…………………………………………………………………………………………….27
2.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn……………………………………………………………………………………..27
3 Khái quát công tác phòng chống thiên tai, bão lụt…………………………………………………………30
2.Một số khái niệm……………………………………………………………………………………………………….30
3.Mục đích quản lý nhà nước về phòng chống thiên tai, bão lụt……………………………………….32
4.Nội dung chủ yếu của CTPCTTBL………………………………………………………………………………….32
4.2.1.1.Hoạt động phòng ngừa thiên tai………………………………………………………………………….33
4.2.1.2.Hoạt động ứng phó thiên tai……………………………………………………………………………….33
4.2.1.3.Hoạt động khắc phục hậu quả thiên tai………………………………………………………………..34
2.3. Thành phần, khối lượng, đặc điểm, nội dung tài liệu lưu trữ có giá trị phục vụ công tác
phòng chống thiên tai, bão lụt đang bảo quản tại kho lưu trữ BNN&PTNT…………………………35
2.3.1. Thành phần, khối lượng của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL…………………………………35

2.3.2. Đặc điểm, nội dung của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL………………………………………..37
2.3.2.1. Đặc điểm của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL……………………………………………………37
2.3.2.2. Nội dung của TLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL…………………………………………………….39
2.4. Thực trạng việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác phòng chống
thiên tai, bão lụt tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn…………………………………………..40

2.4.1. Tình hình tổ chức khoa học và tổ chức bảo quản khối tài liệu lưu trữ phục vụ CTPCTTBL
tại BNN&PTNT………………………………………………………………………………………………………………40
2.4.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu…………………………………………………………………………………..40
2.4.1.2. Tổ chức bảo quản TLLT………………………………………………………………………………………47
2.4.2. Những quy định của BNN&PTNT về TCKTSDTLLT…………………………………………………….48
2.4.2.1. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng TLLT…………………………………………………….50
2.4.2.2. Trách nghiệm của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ…………………………………………………………………………………………………………………..50
2.4.2.3. Trách nhiệm của các người khai thác, sử dụng TLLT……………………………………………..50
2.4.2.4. Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT………………………………………………………………………….52
2.4.2.5. Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT chuyên ngành…………………………………………………….52
2.4.3. Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT hiện nay tại BNN&PTNT………………………………..53
2.4.4. Thành phần độc giả, số lượng người và số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác,
sử dụng phục vụ CTPCTTBL……………………………………………………………………………………………54
2.4.4.1. Thành phần độc giả khai thác, sử dụng TLLT phục vụ CTPCTTBL…………………………….54
2.4.4.2. Số lượng người và số lượng hồ sơ được khai thác phục vụ CTPCTTBL……………………55
2.4.5. Hiệu quả của hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với công tác phòng
chống thiên tai, bão lụt………………………………………………………………………………………………….56
2.4.5.1. Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu hành chính có giá trị phục vụ
CTPCTTBL……………………………………………………………………………………………………………………..58
2.4.5.2. Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu khoa học – kỹ thuật của các công
trình thủy lợi………………………………………………………………………………………………………………..60

Chương 3…………………………………………………………………………………………..63
NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤ
CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT……………………..63
3.1. Nhận xét, đánh giá………………………………………………………………………………………………….63
3.1.1. Ưu điểm……………………………………………………………………………………………………………..63
3.1.2. Hạn chế………………………………………………………………………………………………………………65
3.1.3. Nguyên nhân……………………………………………………………………………………………………….68
3.2. Một số đề xuất……………………………………………………………………………………………………….69
3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về TCKTSDTLLT……………69

3.2.2. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, cán bộ cơ quan về giá trị của tài liệu lưu trữ đối với
công tác phòng chống thiên tai, bão lụt…………………………………………………………………………..70
3.2.3. Bổ sung nhân sự và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ…………..72
3.2.4. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất, kinh phí cho hoạt động lưu trữ…………………………72
3.2.5. Nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức khoa học tài liệu…………………………………………..73
3.2.6. Đa dạng hóa các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ………………………………….74
3.2.7. Đẩy mạnh công tác tổng kết về TCKTSDTLLT……………………………………………………………74

PHẦN KẾT LUẬN…………………………………………………………………………….75
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO……………………………………………..79
PHỤ LỤC………………………………………………………………………………………….92

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
Chữ viết tắt
BNN&PTNT

Cụm từ đầy đủ
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông

BĐKH
CTPCTTBL

thôn
Biến đổi khí hậu
Công tác phòng chống thiên tai, bão

CTTL
TCKTSDTLLT

lụt
Công trình thủy lợi
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

TLLT

lưu trữ
Tài liệu lưu trữ

PHẦN MỞ ĐẦU
Lí do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ (TLLT) đóng vai trò quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực
của đời sống xã hội. Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã khẳng định: “Tài
liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây
dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa”. Tuy nhiên, chúng chỉ thực
sự phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng triệt để, có hiệu quả. Chính vì vậy,

mọi cơ quan cần phải đặc biệt chú trọng tổ chức hoạt động này.
Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (TCKTSDTLLT) là một
nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan
Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá
nhân những thông tin cần thiết từ TLLT, phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân. Thực tiễn
những năm gần đây cho thấy, đối với công tác này Đảng và Nhà nước đã chỉ
đạo ban hành các chủ trương, thể chế hóa thành hệ thống pháp lý. Đồng thời,
chú trọng đầu tư nguồn nhân lực, vật lực, tài chính nhằm thực hiện hiệu quả
công tác lưu trữ nói chung và hoạt động TCKTSDTLLT nói riêng. Qua đó,
một mặt phát huy được giá trị TLLT mặt khác giúp cho độc giả tiếp cận, sử
dụng tài liệu được nhanh chóng, thuận tiện, chính xác.
Hiện nay, biến đổi khí hậu (BĐKH) toàn cầu ngày càng phức tạp và
khốc liệt, hàng năm thế giới phải gánh chịu hàng nghìn trận thiên tai tàn phá:
bão biển, động đất, núi lửa, cháy rừng, lũ lụt, băng tan cùng rất nhiều loại
thiên tai khác. Tại nước ta, BĐKH đã và đang có những ảnh hưởng sâu rộng
đối với đời sống kinh tế, chính trị, xã hội…Tần suất và độ mạnh của các cơn
bão đổ bộ tăng lên rõ rệt. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
(BNN&PTNT) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà
nước các ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản,
thủy lợi và phát triển nông thôn trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các

1

dịch vụ công trong các ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ. Một
trong những nhiệm vụ cơ yếu mà BNN&PTNT phải triển khai thực hiện là
công tác phòng chống thiên tai, bão lụt (CTPCTTBL). Tài liệu về công tác
này tại Bộ nếu được thu thập thường xuyên, đầy đủ, hồ sơ đạt chất lượng sẽ
đóng góp rất lớn trong việc tổng hợp, phân tích, đối chiếu thông tin…phục vụ

tốt nhất, ứng phó kịp thời với thiên tai, giảm thiệt hại về người và của. Vì vậy,
việc đẩy mạnh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích phục vụ hiệu
quả CTPCTTBL là một nhu cầu thiết yếu.
Xuất phát từ tình hình trên, với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về thực
trạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về CTPCTTBL. Từ đó, đưa ra một số
đề xuất góp phần nâng cao hiệu quả việc TCKTSDTLLT phục vụ CTPCTTBL
tại kho lưu trữ BNN&PTNT. Tôi chọn đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phục vụ công
tác phòng chống thiên tai, bão lụt” làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt
nghiệp chuyên ngành Lưu trữ học của mình.
Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong nhiều năm qua, công tác lưu trữ nói chung và TCKTSDTLLT nói
riêng đã được quan tâm nghiên cứu. Hiện nay, tại Việt Nam có rất nhiều công
trình nghiên cứu về lĩnh vực này như các giáo trình về công tác lưu trữ, rất
nhiều bài viết được đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành, các luận án tiến
sĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp….Cuốn giáo trình: “Lý luận và thực
tiễn công tác lưu trữ” do tập thể các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn
Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn do Nhà xuất bản Đại
học và giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990. Giáo trình: “Nghiệp vụ lưu
trữ cơ bản” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất bản Hà Nội, năm
2006, cuốn: “Giáo trình lưu trữ” do Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội (nay là
Đại học Nội vụ Hà Nội) biên soạn và cuốn “Giáo trình lý luận và phương
pháp công tác lưu trữ” do GVC.TS. Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất bản Lao

2

Động Hà Nội, năm 2016. Trong các giáo trình trên đều có một phần hoặc một
chương nói về TCKTSDTLLT.
Ngoài ra, trên tạp chí chuyên ngành cũng có một số bài viết nghiên cứu,

trao đổi có liên quan đến vấn đề này. Một số bài viết đăng trên tạp chí Văn thư
– Lưu trữ Việt Nam đề cập đến TCKTSDTLLT bao gồm: “Phát huy giá trị tài
liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn” của tác giả Lưu
Văn Phòng, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 1/2010; “Quản lý và khai
thác, sử dụng tài liệu nghe nhìn phục vụ hoạt động văn hóa đối ngoại trong
thời kỳ đổi mới và hội nhập” của tác giả Nguyễn Anh Thư, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6/2010; “Tài liệu lưu trữ của Việt Nam – vấn đề tiếp cận
và khai thác sử dụng để nghiên cứu khoa học” của PGS. Nguyễn Văn Hàm,
tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 4/2014; “ Hoàn thiện chính sách công
về sử dụng tài liệu lưu trữ ở Việt Nam”, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam
số 2/2016; “Vài suy nghĩ nhỏ về tư duy trong công bố, tổ chức khai thác và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” của Nguyễn Văn Kết, tạp chí Văn thư – Lưu
trữ Việt Nam số 3/2016; “Nghiên cứu về công bố, giới thiệu tài liệu lưu trữ ở
Việt Nam trong những năm qua” của PGS. Nguyễn Văn Hàm (Đại học Khoa
học xã hội và nhân văn), tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Nam số 4/2016 và các
bài viết khác. Tuy nhiên, hầu hết các bài viết chỉ tập trung nghiên cứu về mặt
lý luận chung của TCKTSDTLLT, chỉ có một số bài viết đề cập đến cơ quan
cụ thể như:“Vài nét về hoạt động khai thác sử dụng tài liệu khoa học kỹ thuật
tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của tác giả Lê Thị Lý, tạp chí Văn thư
Lưu trữ Việt Nam số 6/2010.
Một số các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp về TCKTSDTLLT
như khóa luận tốt nghiệp “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật các
công trình thủy lợi tại lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn” của
Nguyễn Thị Phương Huyền, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, năm 2007
đã giúp tôi giảm thiểu thời gian tìm kiếm những tài liệu tham khảo liên quan

3

đến khóa luận của mình. Hay luận văn với đề tài: “Tổ chức quản lý và phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai tại Thái Bình” của Bùi Thị

Liễu, Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, năm 2014. Luận văn này đã trình
bày thực tế việc tổ chức quản lý và khai thác sử dụng TLLT đất đai ở Thái
Bình. Nội dung luận văn rất sát với đề tài của tôi. Ngoài ra, tôi còn tham khảo
một số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của học viên, sinh viên khoa học
ngành Lưu trữ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoa
học xã hội và nhân văn đề cập đến vấn đề này như:
Đề tài: “Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Bộ Công thương
phục vụ hoạt động quản lý nhà nước về năng lượng” Khóa luận Trần Thị Nụ,
năm 2008.
Đề tài: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòng
Chính phủ phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Chính phủ” Luận văn
thạc sĩ của Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013.
Đề tài: “Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho việc
quản lý nhà nước về nông nghiệp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn” Khóa luận tốt nghiệp đại học của Đinh Thị Vân Anh, năm 2013.
Đề tài: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác
quản lý đất đai tại Tổng cục quản lý đất đai Bộ Tài nguyên và Môi trường”
Luận văn thạc sĩ khoa học của Nguyễn Thị Thùy Dương, năm 2014.
Nhìn chung, các khóa luận, luận văn thạc sĩ, các bài viết trên tạp chí
chuyên ngành….đã đề cập khá cụ thể và chi tiết về TCKTSDTLLT ở nhiều cơ
quan, nhiều lĩnh vực nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về
TCKTSDTLLT phục vụ CTPCTTBL. Trong quá trình triển khai đề tài, tôi đã
tham khảo và kế thừa nội dung về mặt lý luận chung của công tác này nhưng
không trùng lặp với bất kỳ công trình nghiên cứu nào trước đây.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Khóa luận của tôi đặt ra và giải quyết hai mục tiêu chính sau:

4

Thứ nhất: Hệ thống một số vấn đề lý luận cơ bản về TCKTSDTLLT.
Thứ hai: Khảo sát, đánh giá tình hình TCKTSDTLLT tại BNN&PTNT
phục vụ CTPCTTBL.
Thứ ba: Nghiên cứu và đưa ra một số đề xuất góp phần nâng cao hiệu
quả TCKTSDTLLT phục vụ PCTTBL tại BNN&PTNT.
Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu nêu trên, khóa luận của tôi tập trung đặt ra
và giải quyết những nhiệm vụ sau:
Một là, hệ thống và phân tích một số vấn đề lý luận về TCKTSDTLLT;
Hai là, nghiên cứu nội dung CTPCTTBL;
Ba là, nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
BNN&PTNT
Bốn là, khảo sát, phân tích giá trị TLLT hình thành trong CTPCTTBL.
Năm là, tìm hiểu thực trạng hoạt động tổ chức khoa học tài liệu, bảo
quản và TCKTSDTLLT có giá trị phục vụ CTPCTTBL tại BNN&PTNT.
Sáu là, trên cơ sở nghiên cứu lý luận, khảo sát thực tiễn, tôi xin đưa ra
một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả việc TCKTSDTLLT phục vụ
CTPCTTBL tại BNN&PTNT.
Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
– Đối tượng nghiên cứu của đề tài
+ Hệ thống lý thuyết về TCKTSDTLLT;
+ Khối lượng, thành phần, đặc điểm, nội dung và ý nghĩa của TLLT có
giá trị phục vụ CTPCTTBL đang bảo quản tại kho lưu trữ BNN&PTNT
+ Tình hình TCKTSDTLLT để phục vụ PCTTBL tại BNN&PTNT.
– Phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đề tài tìm hiểu về công tác lưu trữ của BNN&PTNT. Bên cạnh đó, đề
tài còn đi sâu vào nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ để phục vụ CTPCTTBL. Phạm vi khảo sát là

5

tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn giai đoạn năm 2014 đến nay.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của phép duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác – Lênin, tư tưởng Hồ Chí
Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở cho nhận thức khoa học, giúp
người nghiên cứu có sự so sánh đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách
biện chứng. Từ đó sẽ có cách nhìn vấn đề một cách đa chiều, toàn diện hơn, là
cơ sở cho những đánh giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
Phương pháp khảo sát thực tế: vận dụng phương pháp này khi tiến hành
khảo sát, đánh giá thành phần, nội dung khối tài liệu có giá trị phục vụ
CTPCTTBL tại BNN&PTNT khảo sát tình hình TCKTSDTLLT phục vụ
CTPCTTBL tại Bộ.
Phương pháp mô tả, thống kê: vận dụng khi tiến hành thống kê các văn
bản liên quan đến TCKTSDTLLT của BNN&PTNT từ trước đến nay.
Phương pháp hệ thống: vận dụng khi tiến hành tổng hợp những vấn đề
lý luận và thực tiễn của TCKTSDTLLT, đánh giá giá trị của các TLLT phục
vụ CTPCTTBL tại BNN&PTNT.
Phương pháp phân tích – tổng hợp: vận dụng khi tiến hành tổng kết,
đánh giá về tình hình khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụ
CTPCTTBL tại BNN&PTNT đưa ra một số đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả
việc TCKTSDTLLT ở BNN&PTNT phục vụ CTPCTTBL.
Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết
hợp linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Kết cấu của khóa luận
Khóa luận được trình bày theo 3 phần chính:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG

6

PHẦN KẾT LUẬN
Phần nội dung gồm 3 chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Trong chương này, tôi trình bày về lý luận tổ chức khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ trên cơ sở làm rõ khái niệm về tài liệu lưu trữ nhằm giới thiệu
kiến thức nền tảng và để có thể hiểu các thuật ngữ trên một cách thống nhất
trong phạm vi khóa luận này.
Chương 2. Thực trạng việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn phục vụ công tác
phòng chống thiên tai, bão lụt
Nội dung chương này, tôi giới thiệu khái quát về cơ quan Bộ, tổ chức
bộ phận phụ trách công tác lưu trữ của BNN&PTNT nghiên cứu và đưa ra
khái niệm, nội dung, ý nghĩa của CTPCTTBL; tình hình tổ chức khoa học và
bảo quản TLLT của BNN&PTNT. Trên cơ sở đó, tìm hiểu, làm rõ thực trạng
TCKTSDTLLT của BNN&PTNT phục vụ CTPCTTBL.
Chương 3. Nhận xét, đánh giá và một số đề xuất nhằm nâng cao
hiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và
Phát triển nông thôn phục vụ công tác phòng chống thiên tai, bão lụt
Từ kết quả nghiên cứu của chương 2, chương 3 chỉ ra những ưu điểm,
hạn chế và nguyên nhân của việc TCKTSDTLLT phục vụ CTPCTTBL tại
BNN&PTNT và đưa ra một số đề xuất phù hợp để nâng cao hiệu quả công tác
này tại cơ quan Bộ.
Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn Th.S Phạm Thị Hồng Quyên, người
đã trực tiếp hướng dẫn tôi, cho tôi những góp ý đúng đắn, kịp thời cùng với
tập thể giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã
luôn giúp đỡ, động viên tôi trong suốt quá trình làm khóa luận. Đồng thời, tôi

xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Bộ, Văn phòng, Phòng Văn thư – Lưu trữ
BNN&PTNT đã tạo điều kiện tốt cho tôi khi đi tiếp cận thực tế nhằm thu thập

7

tư liệu, tài liệu phục vụ nghiên cứu đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn những
sự giúp đỡ quý báu trên.
Do điều kiện thời gian có hạn cũng như hạn chế về kiến thức, kinh
nghiệm nghiên cứu của bản thân nên khóa luận này không tránh khỏi những
thiếu sót. Tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô, bạn bè
để khóa luận được hoàn thiện hơn. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn.
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Hằng

8

PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Trước tiên, để tạo cơ sở nhận thức một cách đúng đắn và toàn diện các
vấn đề lý luận về TCKTSDTLLT, khóa luận nghiên cứu thống nhất về khái
niệm của TLLT như sau:
Khái niệm tài liệu lưu trữ
Quá trình trao đổi thông tin diễn ra như một nhu cầu tất yếu và cùng

với sự phát triển của xã hội loài người, các phương tiện ghi tin và truyền đạt
thông tin ngày càng trở nên đa dạng và tiện lợi hơn. Một trong số đó là tài liệu
bằng giấy (hay còn gọi là văn bản) và đây cũng được coi là phương tiện quan
trọng nhất.
Văn bản, tài liệu được dùng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền
đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ pháp lý để truy cứu trách nhiệm khi cần
thiết… Chúng trở thành công cụ để quản lý, điều hành cũng như duy trì hoạt
động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Vai trò đó không thể chối bỏ. Vì vậy,
con người ngày càng ý thức hơn trong việc lưu giữ tài liệu để phục vụ cho
nhu cầu sử dụng, coi đó như một loại tài sản quý giá và cần được bảo vệ.
Cũng từ đó các thuật ngữ như: “tài liệu”, “tài liệu lưu trữ” xuất hiện.
Mỗi góc độ khác nhau có các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ này.
Chính vì vậy, để có cách hiểu đúng và khoa học, chúng cần được nghiên cứu,
trao đổi và thống nhất.
Khoản 2. Điều 1 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa: “Tài
liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ
chức, cá nhân”. Và để cụ thể hơn Luật Lưu trữ cũng liệt kê: “Tài liệu bao gồm
văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài

9

liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký,
bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”.
Có thể nói, định nghĩa về “tài liệu” quy định trong Luật Lưu trữ năm
2011 nhìn chung đã khái quát được các đặc điểm cơ bản của tài liệu. Qua đó,
tạo cơ sở pháp lý cho các văn bản quy phạm liên quan đến công tác lưu trữ
của các ngành, lĩnh vực. Đồng thời, giúp chúng ta hiểu thuật ngữ “tài liệu lưu
trữ” một cách chính xác.

Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được thông qua có rất nhiều định
nghĩa về TLLT được đưa ra, điển hình như:
– “Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn
hóa, khoa học lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng,
kho lưu trữ” [7].
– “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong
toàn bộ khối tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan,
đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản cố định trong các lưu trữ để
khai thác, phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch
sử….của toàn xã hội” [8]
– “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộ
khối tài liệu hình thành qua quá trình của các cơ quan, tổ chức và được bảo
quản trong kho lưu trữ” [21]
Sau khi Luật Lưu trữ được ban hành, tại khoản 3. Điều 2 được định
nghĩa: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn,
nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao
gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì
được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Qua việc phân tích và nhận định các định nghĩa nêu trên trong các văn
bản quy định, giáo trình giảng dạy, các công trình của các tác giả nêu trên
nhận thấy: các cách giải thích dù không giống nhau nhưng đều thống nhất ở
chỗ TLLT có nguồn gốc xuất xứ và phải là những tài liệu có giá trị. Hơn thế,

10

hầu hết các định nghĩa đều thể hiện khá đầy đủ và phù hợp với các đặc điểm
cơ bản như: nguồn gốc xuất hiện, vật mang tin, giá trị tài liệu và nơi bảo quản.
Tuy nhiên, so với các cách giải thích khác thì cách hiểu tại khoản 3. Điều 2 –

Luật Lưu trữ năm 2011 bao quát toàn diện nhất và đây là định nghĩa được sử
dụng trong khóa luận này. Nó được phát biểu như sau: “Tài liệu lưu trữ là tài
liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được
lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường
hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT là một trong những hoạt động nghiệp vụ cơ bản của cơ
quan lưu trữ nhằm cung cấp cho cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức
chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế hay các cá nhân có nhu cầu trong việc sử
dụng thông tin trong TLLT phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa,
khoa học và các lợi ích chính đáng khác của công dân. Tổ chức được hiểu là
làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức
năng chung nhất định; làm cho thành có trật tự, có nền nếp; làm những gì cần
thiết để tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được hiệu quả tốt nhất [38]
Ngoài ra, một số tài liệu đề cập về tổ chức sử dụng và sử dụng tài liệu
lưu trữ cụ thể như:
– “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin
tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải
quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân” [33]
– “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông
tin tài liệu lưu trữ để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả”. [8]
Cả hai cách định nghĩa trên chỉ mới đề cập đến việc tổ chức sử dụng
hay sử dụng tài liệu lưu trữ. Mới đây nhất, tập thể giảng viên tổ bộ môn Lưu
trữ thuộc Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội biên soạn
cuốn: “Giáo trình lý luận và phương pháp công tác lưu trữ” đã giải thích khái

11

niệm trên một cách đầy đủ nhất. Do đó, trong phạm vi khóa luận này, định

nghĩa trong giáo trình này sẽ là định nghĩa tôi sử dụng. Nó được phát biểu
như sau: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai
thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu
nghiên cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, tổ chức và
cá nhân”. Đây là hoạt động của người làm lưu trữ ngay cả khi độc giả chưa có
nhu cầu tìm tin, cán bộ lưu trữ sẽ căn cứ vào giá trị của TLLT để tăng nhu cầu
tìm tin của độc giả. Với sự chủ động, cởi mở kết hợp hiện đại hóa trong việc
TCKTSDTLLT đã giúp cho độc giả tiếp cận gần hơn, chân thực hơn với
nguồn tài liệu vô cùng giá trị này.
Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT biến các thông tin quá khứ trong TLLT thành những
thông tin tư liệu bổ ích, phục vụ yêu cầu nghiên cứu, phát triển kinh tế, văn
hóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu lịch sử của các cơ quan Đảng, Nhà
nước, các tổ chức xã hội, các nhà nghiên cứu và mọi công dân có nhu cầu
khai thác.
Hoạt động này đưa ra cách tiếp cận tốt nhất, thuận lợi nhất và hiện đại
nhất để bạn đọc có thể khai thác, sử dụng một cách hiệu quả nhất tài liệu lưu
trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam.
Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác lưu trữ được định nghĩa là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà
nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới
việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá
nhân. [20]
Có thể nói, TCKTSDTLLT là một trong những công tác quan trọng của
công tác lưu trữ. Bởi xét đến cùng, mục đích, nhiệm vụ của công tác lưu trữ là
đưa những thông tin giá trị trong TLLT đến được với độc giả và được các độc

12

giả đón nhận và sử dụng. Để thực hiện tốt công tác này đòi hỏi cán bộ, người
làm lưu trữ phải nắm được nội dung và thành phần TLLT, phải biết phân tích,
tổng hợp và so sánh xử lý các nguồn thông tin để giải quyết những vấn đề
khoa học đặt ra nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhất TLLT.
TCKTSDTLLT là một động lực mạnh mẽ thúc đẩy các nghiệp vụ lưu
trữ phát triển. Nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả càng nhiều, càng phong
phú, đa dạng thì buộc hiệu quả thực hiện các công tác như thu thập, phân loại,
chỉnh lý, thống kê, xây dựng công cụ tra cứu cho TLLT phải tốt hơn, nâng cao
và hoàn thiện hơn để đáp ứng nhu cầu phục vụ. Ngoài ra, công tác này còn trở
thành cơ sở để đánh giá các khâu nghiệp vụ trước đó. Khi nhu cầu khai thác
của độc giả được đưa đến cán bộ lưu trữ mà việc tra tìm tài liệu, hồ sơ đó khó
khăn. Điều đó có nghĩa, khâu tổ chức tài liệu chưa khoa học, công tác xây
dựng công cụ tra cứu làm chưa tốt. Hay thậm chí, độc giả mất rất nhiều thời
gian tra tìm mà không tìm được tài liệu nào có giá trị, hồ sơ nào liên quan đến
vấn đề mình nghiên cứu. Nguyên nhân là do công tác thu thập, bổ sung chưa
được thực hiện triệt để cũng như việc xác định giá trị tài liệu còn nhiều hạn
chế. Từ thực trạng như vậy, các cán bộ lưu trữ nghiên cứu, đưa ra các biện
pháp khắc phục, thúc đẩy thực hiện các khâu nghiệp vụ trước đó.
TCKTSDTLLT sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian,
công sức và kinh phí cho Nhà nước và nhân dân. Nói cách khác, thực hiện tốt
công tác này các thông tin có giá trị trong TLLT sẽ biến thành của cải vật
chất, nâng cao đời sống tinh thần và văn hóa cho nhân dân.
TCKTSDTLLT là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, với nhân dân,
tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ, mang lại lợi ích thiết thực cho xã
hội, cho các kho lưu trữ. Thông qua các hình thức phong phú về sử dụng tài
liệu lưu trữ, mọi cơ quan, tổ chức, công dân thấy được vị trí và tầm quan
trọng của các kho lưu trữ; qua đó, mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và
nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.
Quy định của pháp luật hiện nay về tổ chức khai thác, sử dụng tài

13

liệu lưu trữ
TCKTSDTLLT là một trong những khâu nghiệp vụ nhận được nhiều sự
quan tâm từ phía các cơ quan quản lý nhà nước và độc giả trong thời gian gần
đây. Ở nước ta, vấn đề này cũng đã được quy định: “Bảo vệ và phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ” [15] trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội. Có thể
khái quát các quy định đó ở các khía cạnh sau đây:
Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức đối với việc tổ chức
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Vấn đề này đã được quy định về mặt nguyên tắc trong một số văn bản.
Đầu tiên phải kể đến Luật lưu trữ năm 2011, tại điểm a, khoản 3. Điều 29 quy
định cơ quan, tổ chức lưu trữ có trách nhiệm: “Chủ động giới thiệu tài liệu lưu
trữ và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếp
quản lý” và điều 31: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của
Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình.”
Quy định về quyền và nghĩa vụ đối với việc tổ chức khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ
Quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức và công dân đối với việc sử
dụng TLLT là một trong những vấn đề cơ bản nhất cần phải được điều chỉnh
bằng luật pháp. Tại khoản 1. Điều 29 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định
rõ: “Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụ
công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác”. Về
nghĩa vụ đối với việc sử dụng tài liệu lưu trữ, khoản 2. Điều 29 đã quy định:
“Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài
liệu lưu trữ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích
dẫn tài liệu lưu trữ; Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích

hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân; Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theo
quy định của pháp luật; Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy

14

chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và các quy định khác của
pháp luật có liên quan”. Ngoài ra, quyền và nghĩa vụ trong sử dụng TLLT của
nước ta còn quy định về việc người nước ngoài được phép sử dụng tài liệu lưu
trữ trong các cơ quan lưu trữ lịch sử của Việt Nam và họ phải thực hiện đúng
và đầy đủ những quy định của Việt Nam về công bố, sử dụng TLLT.
Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng TLLT là một trong những vấn
đề chủ yếu nhất của quản lý trong lĩnh vực tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ.
Vấn đề này liên quan đến hầu hết các cơ quan, tổ chức ở các ngành, các cấp,
liên quan đến việc bảo vệ các bí mật quốc gia. Tuy vậy, nó lại chỉ được quy
định chung chung tại điều 31, Luật Lưu trữ năm 2011 như sau: “Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của
pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ
quan của cơ quan, tổ chức mình.”
Quy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệu
Việc tổ chức và áp dụng các hình thức phục vụ sử dụng TLLT không
chỉ đơn thuần là vấn đề chuyên môn nghiệp vụ mà đó còn là vấn đề của hoạt
động quản lý. Hiện nay, tại điều 32, Luật Lưu trữ năm 2011 đã cụ thể hóa các
hình thức sử dụng TLLT bao gồm: “Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu
trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu tài liệu lưu
trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm,
trưng bày tài liệu lưu trữ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên
cứu; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.” Như vậy, với các
hình thức này các cơ quan lưu trữ sẽ căn cứ vào điều kiện thực tế của cơ quan

mà áp dụng những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho phù hợp.
Quy định về phạm vi sử dụng đối với các loại tài liệu lưu trữ
Có một thực tế, trong một kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ lịch sử
bảo quản khá nhiều phông hay khối phông của các cơ quan, tổ chức trong các

15

giai đoạn lịch sử khác nhau. Xét về phạm vi sử dụng, trong đó, có nhóm tài
liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi nhưng có nhóm tài liệu thuộc diện hạn chế
tiếp cận gồm có: tài liệu bí mật nhà nước, tài liệu đặc biệt quý hiếm, tài liệu bị
hư hỏng hay có nguy cơ hư hỏng. Trong pháp luật lưu trữ nước ta cũng đã quy
định về một số nguyên tắc và chế độ sử dụng TLLT thuộc diện như đã nêu
trên. Cụ thể tại điều 30, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định:
1). Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật.
2). Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong các đặc điểm sau đây:
a). Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các
mức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh
hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của cơ
quan, tổ chức, cá nhân;
b). Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng chưa
được tu bổ, phục chế;
c). Tài liệu lưu trữ đang trong quá trình xử lý về nghiệp vụ lưu trữ.
Bộ Nội vụ ban hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng phù hợp với
điều kiện kinh tế – xã hội từng thời kỳ.
Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử quyết định việc sử dụng tài liệu lưu trữ
thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng.
3). Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu

chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí
mật nhà nước.
4). Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ
mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
a). Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà
nước;

16

b.) Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng
dấu mật nhưng chưa được giải mật;
c). Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng
dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
5). Tài liệu liên quan đến cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể
từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của
Chính phủ.
6). Tài liệu đến thời hạn được sử dụng rộng rãi quy định tại điểm c
khoản 4 và khoản 5 Điều này có thể chưa được sử dụng rộng rãi theo quyết
định của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
7). Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử phải có Giấy
chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu; trường hợp sử dụng để phục vụ công tác
thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công
tác.
Ngoài những quy định đã nêu trên, trong các văn bản quy phạm pháp
luật về lưu trữ còn quy định một số nội dung khác về khai thác, sử dụng tài
liệu lưu trữ như vấn đề mang tài liệu ra nước ngoài hay lệ phí khai thác sử
dụng tài liệu.
Với những quy định như vậy đã góp phần quan trọng cho các cơ quan
lưu trữ tài liệu trong việc thực thi nhiệm vụ của mình, đặc biệt là nhiệm vụ

công bố và phục vụ khai thác sử dụng TLLT, tránh được tình trạng tài liệu bị
đóng kín trong kho lưu trữ không được đưa ra khai thác; hoặc tình trạng cho
khai thác quá sớm các tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá nhân, hoặc sử dụng ồ ạt
các tài liệu lưu trữ quý hiếm,…. Tất cả những tình trạng trên được khắc phục
đáng kể trong quá trình khai thác và sử dụng TLLT, góp phần đưa nhiệm vụ
TCKTSDTLLT của các cơ quan lưu trữ đạt kết quả cao. Đồng thời, điều đó
còn góp phần quan trọng vào việc khẳng định vị trí đặc biệt quan trọng của
TLLT đối với mọi mặt đời sống kinh tế, văn hoá, khoa học, xã hội,… của đất

17

nước.
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Có thể khẳng định, TLLT là một trong những nguồn di sản văn hóa có
giá trị đặc biệt của mỗi dân tộc. TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi được
khai thác, sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã
hội. Xác định được tầm quan trọng của TLLT, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủ
tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, theo đó yêu cầu TLLT phải được
bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử
dụng của xã hội.
Để đáp ứng nhu cầu dùng tin hiện nay của độc giả, hiện nay áp dụng
các hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu bao gồm: Tổ chức sử dụng
tài liệu tại phòng đọc, thông báo giới thiệu tài liệu lưu trữ, cấp chứng thực lưu
trữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ để biên tập báo, công bố
tài liệu lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ, biên soạn sách chuyên khảo, xây
dựng các bộ phim, tập ảnh chuyên đề, tổ chức tham quan các cơ quan lưu trữ.
Ngoài ra, ở một số lưu trữ còn áp dụng các hình thức như: cung cấp thông tim
lưu trữ qua mạng nội bộ và mạng toàn cầu, cung cấp thông tin lưu trữ qua hợp

đồng …
Hình thức để khai thác và sử dụng tài liệu thực sự rất phong phú và đa
dạng. Tuy vậy, mỗi hình thức đều có những ưu điểm, hạn chế và phương pháp
tổ chức riêng. Vì vậy, các Lưu trữ cần căn cứ vào những điều kiện cụ thể của
cơ quan mà lựa chọn những hình thức phù hợp nhằm đem lại hiệu quả cao.
Dưới đây là một số hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
phổ biến:
Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch
sử
TCKTSDTLLT tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu

18

được áp dụng phổ biến trong các Lưu trữ lịch sử. Hình thức này mang lại
nhiều lợi ích cho cả độc giả và cơ quan lưu trữ. Tại đây, độc giả có thể nghiên
cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc; có thể gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm với
nhiều độc giả khác; có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham
khảo và có thể sao chụp những tài liệu cần thiết. Cơ quan lưu trữ có điều kiện
để phục vụ được đông đảo độc giả, giới thiệu cho độc giả nhiều TLLT liên
quan đến các chủ để nghiên cứu của họ; dễ theo dõi, nắm bắt, thu nhận được
nhiều ý kiến của độc giả để cải tiến công tác phục vụ độc giả; có điều kiện
bảo vệ an toàn TLLT, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu… Các Lưu trữ
lịch sử đang ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xây dựng cơ sở dữ liệu
của các phông tài liệu lưu trữ để có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng,
đưa ra phục vụ độc giả tại phòng đọc.
Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ
Cung cấp bản sao và chứng thực lưu trữ cũng là một việc làm thường
xuyên của Lưu trữ lịch sử. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháp
lý do Lưu trữ lịch sử cấp theo yêu cầu của cơ quan hay cá nhân, trong đó xác

nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo ký
hiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho các cơ quan và cá nhân xác
minh được vấn đề đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phải
dựa vào tài liệu lưu trữ làm bằng chứng.
Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin
truyền thông
Thông báo TLLT là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính chủ động
và được áp dụng chủ yếu trong các lưu trữ lịch sử. Mục đích của công việc
này là giới thiệu, thông tin cho các cơ quan, cá nhân các tài liệu hiện đang bảo
quản trong kho lưu trữ. Thông qua hình thức này người nghiên cứu nắm được
thành phần và nội dung tài liệu đang bảo quản tại cơ quan lưu trữ, từ đó chủ
động sử dụng, nghiên cứu để phục vụ công tác.

19

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT …………………………………………………………….. 6PH ẦN MỞ ĐẦU …………………………………………………………………………………. 1L í do chọn đề tài …………………………………………………………………………………………………………….. 1L ịch sử nghiên cứu và điều tra yếu tố ………………………………………………………………………………………………. 2M ục tiêu điều tra và nghiên cứu của đề tài ……………………………………………………………………………………….. 4N hiệm vụ nghiên cứu và điều tra ……………………………………………………………………………………………………… 5 Đối tượng, khoanh vùng phạm vi điều tra và nghiên cứu ……………………………………………………………………………………….. 5P hương pháp nghiên cứu và điều tra của đề tài ………………………………………………………………………………… 6K ết cấu của khóa luận …………………………………………………………………………………………………….. 6PH ẦN NỘI DUNG. …………………………………………………………………………….. 9C hương 1 ……………………………………………………………………………………………. 9C Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆULƯU TRỮ ………………………………………………………………………………………….. 9K hái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ………………………………………………………… 9K hái niệm tài liệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………………… 9K hái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ………………………………………………………. 11M ục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ………………………………………………….. 12 Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ …………………………………………………. 12Q uy định của pháp lý lúc bấy giờ về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ………………….. 13Q uy định về nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức so với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ ………………………………………………………………………………………………………………………… 14Q uy định về quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm so với việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ………. 14Q uy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữ ………………………………… 15Q uy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệu ……………………………………………………………….. 15Q uy định về khoanh vùng phạm vi sử dụng so với những loại tài liệu lưu trữ ……………………………………………. 15C ác hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ …………………………………………………………….. 18S ử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử dân tộc …………………………………. 18C ấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản xác nhận lưu trữ ……………………………………………………….. 19T hông báo, ra mắt tài liệu lưu trữ trên những phương tiện đi lại thông tin truyền thông online ……………. 19C ông bố tài liệu lưu trữ ( xuất bản phẩm ) ………………………………………………………………………. 20B iên soạn, xuất bản sách chuyên đề ………………………………………………………………………………. 20T ổ chức triển lãm, tọa lạc tài liệu lưu trữ ……………………………………………………………………. 20C hương 2 ………………………………………………………………………………………….. 22TH ỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆULƯU TRỮ TẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔNPHỤC VỤ CÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT ……. 222. Khái quát về BNN&PTNT và bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn .. 222.1.1. Lịch sử hình thành của BNN&PTNT ……………………………………………………………………….. 222.1.2. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn và cơ cấu tổ chức tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn ……………………………………………………………………………………………………………………. 232.1.2.1. Chức năng, trách nhiệm, quyền hạn ……………………………………………………………………… 232.1.2.2. Cơ cấu tổ chức …………………………………………………………………………………………………. 262.1.3. Vị trí, công dụng, trách nhiệm, quyền hạn của bộ phận lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Pháttriển nông thôn ……………………………………………………………………………………………………………. 272.1.3.1. Vị trí và tính năng ……………………………………………………………………………………………. 272.1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn …………………………………………………………………………………….. 273 Khái quát công tác làm việc phòng chống thiên tai, bão lụt ………………………………………………………… 302. Một số khái niệm ………………………………………………………………………………………………………. 303. Mục đích quản trị nhà nước về phòng chống thiên tai, bão lụt ………………………………………. 324. Nội dung hầu hết của CTPCTTBL. ………………………………………………………………………………… 324.2.1.1. Hoạt động phòng ngừa thiên tai …………………………………………………………………………. 334.2.1.2. Hoạt động ứng phó thiên tai ………………………………………………………………………………. 334.2.1.3. Hoạt động khắc phục hậu quả thiên tai ……………………………………………………………….. 342.3. Thành phần, khối lượng, đặc thù, nội dung tài liệu lưu trữ có giá trị Giao hàng công tácphòng chống thiên tai, bão lụt đang dữ gìn và bảo vệ tại kho lưu trữ BNN&PTNT ………………………… 352.3.1. Thành phần, khối lượng của TLLT có giá trị Giao hàng CTPCTTBL. ……………………………….. 352.3.2. Đặc điểm, nội dung của TLLT có giá trị ship hàng CTPCTTBL. ………………………………………. 372.3.2.1. Đặc điểm của TLLT có giá trị ship hàng CTPCTTBL. ………………………………………………….. 372.3.2.2. Nội dung của TLLT có giá trị Giao hàng CTPCTTBL. …………………………………………………… 392.4. Thực trạng việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Giao hàng công tác làm việc phòng chốngthiên tai, bão lụt tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ………………………………………….. 402.4.1. Tình hình tổ chức khoa học và tổ chức dữ gìn và bảo vệ khối tài liệu lưu trữ ship hàng CTPCTTBLtại BNN&PTNT ……………………………………………………………………………………………………………… 402.4.1.1. Tổ chức khoa học tài liệu ………………………………………………………………………………….. 402.4.1.2. Tổ chức dữ gìn và bảo vệ TLLT. …………………………………………………………………………………….. 472.4.2. Những lao lý của BNN&PTNT về TCKTSDTLLT. …………………………………………………… 482.4.2.1. Thẩm quyền được cho phép khai thác, sử dụng TLLT. …………………………………………………… 502.4.2.2. Trách nghiệm của Lưu trữ Bộ, Lưu trữ đơn vị chức năng trong việc tổ chức khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ ………………………………………………………………………………………………………………….. 502.4.2.3. Trách nhiệm của những người khai thác, sử dụng TLLT. ……………………………………………. 502.4.2.4. Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT. ………………………………………………………………………… 522.4.2.5. Thủ tục khai thác, sử dụng TLLT chuyên ngành ……………………………………………………. 522.4.3. Các hình thức khai thác, sử dụng TLLT lúc bấy giờ tại BNN&PTNT ……………………………….. 532.4.4. Thành phần fan hâm mộ, số lượng người và số lượng hồ sơ, tài liệu lưu trữ được khai thác, sử dụng Giao hàng CTPCTTBL. ………………………………………………………………………………………….. 542.4.4.1. Thành phần fan hâm mộ khai thác, sử dụng TLLT Giao hàng CTPCTTBL. …………………………… 542.4.4.2. Số lượng người và số lượng hồ sơ được khai thác Giao hàng CTPCTTBL. ………………….. 552.4.5. Hiệu quả của hoạt động giải trí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ so với công tác làm việc phòngchống thiên tai, bão lụt …………………………………………………………………………………………………. 562.4.5.1. Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu hành chính có giá trị phục vụCTPCTTBL …………………………………………………………………………………………………………………….. 582.4.5.2. Hiệu quả từ việc khai thác, sử dụng khối tài liệu khoa học – kỹ thuật của những côngtrình thủy lợi ……………………………………………………………………………………………………………….. 60C hương 3 ………………………………………………………………………………………….. 63NH ẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAOHIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮTẠI BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN PHỤC VỤCÔNG TÁC PHÒNG CHỐNG THIÊN TAI, BÃO LỤT …………………….. 633.1. Nhận xét, nhìn nhận …………………………………………………………………………………………………. 633.1.1. Ưu điểm …………………………………………………………………………………………………………….. 633.1.2. Hạn chế ……………………………………………………………………………………………………………… 653.1.3. Nguyên nhân ………………………………………………………………………………………………………. 683.2. Một số đề xuất kiến nghị ………………………………………………………………………………………………………. 693.2.1. Hoàn thiện mạng lưới hệ thống văn bản chỉ huy, hướng dẫn nhiệm vụ về TCKTSDTLLT. ………….. 693.2.2. Nâng cao nhận thức của chỉ huy, cán bộ cơ quan về giá trị của tài liệu lưu trữ đối vớicông tác phòng chống thiên tai, bão lụt ………………………………………………………………………….. 703.2.3. Bổ sung nhân sự và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ làm công tác làm việc lưu trữ ………….. 723.2.4. Đầu tư trang thiết bị cơ sở vật chất, kinh phí đầu tư cho hoạt động giải trí lưu trữ ………………………… 723.2.5. Nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí tổ chức khoa học tài liệu ………………………………………….. 733.2.6. Đa dạng hóa những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ …………………………………. 743.2.7. Đẩy mạnh công tác làm việc tổng kết về TCKTSDTLLT. ………………………………………………………….. 74PH ẦN KẾT LUẬN ……………………………………………………………………………. 75DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO …………………………………………….. 79PH Ụ LỤC …………………………………………………………………………………………. 92DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮTChữ viết tắtBNN và PTNTCụm từ đầy đủBộ Nông nghiệp và Phát triển nôngBĐKHCTPCTTBLthônBiến đổi khí hậuCông tác phòng chống thiên tai, bãoCTTLTCKTSDTLLTlụtCông trình thủy lợiTổ chức khai thác, sử dụng tài liệuTLLTlưu trữTài liệu lưu trữPHẦN MỞ ĐẦULí do chọn đề tàiTài liệu lưu trữ ( TLLT ) đóng vai trò quan trọng so với tổng thể những lĩnh vựccủa đời sống xã hội. Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia năm 2001 đã chứng minh và khẳng định : ” Tàiliệu lưu trữ vương quốc là di sản của dân tộc bản địa, có giá trị đặc biệt quan trọng so với sự nghiệp xâydựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa “. Tuy nhiên, chúng chỉ thựcsự phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng triệt để, có hiệu suất cao. Chính vì thế, mọi cơ quan cần phải đặc biệt quan trọng chú trọng tổ chức hoạt động giải trí này. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ( TCKTSDTLLT ) là mộtnghiệp vụ cơ bản của những cơ quan lưu trữ nhằm mục đích cung ứng cho những cơ quanĐảng và Nhà nước, những tổ chức chính trị xã hội, những tổ chức kinh tế tài chính, những cánhân những thông tin thiết yếu từ TLLT, ship hàng những mục tiêu chính trị, kinhtế, văn hóa truyền thống, khoa học và những quyền lợi chính đáng của công dân. Thực tiễnnhững năm gần đây cho thấy, so với công tác làm việc này Đảng và Nhà nước đã chỉđạo phát hành những chủ trương, thể chế hóa thành mạng lưới hệ thống pháp lý. Đồng thời, chú trọng góp vốn đầu tư nguồn nhân lực, vật lực, kinh tế tài chính nhằm mục đích thực thi hiệu quảcông tác lưu trữ nói chung và hoạt động giải trí TCKTSDTLLT nói riêng. Qua đó, một mặt phát huy được giá trị TLLT mặt khác giúp cho fan hâm mộ tiếp cận, sửdụng tài liệu được nhanh gọn, thuận tiện, đúng mực. Hiện nay, đổi khác khí hậu ( BĐKH ) toàn thế giới ngày càng phức tạp vàkhốc liệt, hàng năm quốc tế phải gánh chịu hàng nghìn trận thiên tai tàn phá : bão biển, động đất, núi lửa, cháy rừng, lũ lụt, băng tan cùng rất nhiều loạithiên tai khác. Tại nước ta, BĐKH đã và đang có những tác động ảnh hưởng sâu rộngđối với đời sống kinh tế tài chính, chính trị, xã hội … Tần suất và độ mạnh của những cơnbão đổ xô tăng lên rõ ràng. Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ( BNN&PTNT ) là cơ quan của nhà nước, thực thi công dụng quản trị nhànước những ngành, nghành : Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy hải sản, thủy lợi và tăng trưởng nông thôn trong khoanh vùng phạm vi cả nước ; quản trị nhà nước cácdịch vụ công trong những ngành, nghành nghề dịch vụ thuộc khoanh vùng phạm vi quản trị của Bộ. Mộttrong những trách nhiệm cơ yếu mà BNN&PTNT phải tiến hành triển khai làcông tác phòng chống thiên tai, bão lụt ( CTPCTTBL ). Tài liệu về công tácnày tại Bộ nếu được tích lũy tiếp tục, không thiếu, hồ sơ đạt chất lượng sẽđóng góp rất lớn trong việc tổng hợp, nghiên cứu và phân tích, so sánh thông tin … phục vụtốt nhất, ứng phó kịp thời với thiên tai, giảm thiệt hại về người và của. Vì vậy, việc tăng nhanh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm mục đích mục tiêu ship hàng hiệuquả CTPCTTBL là một nhu yếu thiết yếu. Xuất phát từ tình hình trên, với mong ước khám phá sâu hơn về thựctrạng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về CTPCTTBL. Từ đó, đưa ra một sốđề xuất góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao việc TCKTSDTLLT ship hàng CTPCTTBLtại kho lưu trữ BNN&PTNT. Tôi chọn đề tài : “ Tổ chức khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Giao hàng côngtác phòng chống thiên tai, bão lụt ” làm đề tài nghiên cứu và điều tra khóa luận tốtnghiệp chuyên ngành Lưu trữ học của mình. Lịch sử nghiên cứu vấn đềTrong nhiều năm qua, công tác làm việc lưu trữ nói chung và TCKTSDTLLT nóiriêng đã được chăm sóc nghiên cứu và điều tra. Hiện nay, tại Nước Ta có rất nhiều côngtrình điều tra và nghiên cứu về nghành nghề dịch vụ này như những giáo trình về công tác làm việc lưu trữ, rấtnhiều bài viết được đăng trên những báo, tạp chí chuyên ngành, những luận án tiếnsĩ, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp …. Cuốn giáo trình : ” Lý luận và thựctiễn công tác làm việc lưu trữ ” do tập thể những tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn VănHàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn do Nhà xuất bản Đạihọc và giáo dục chuyên nghiệp ấn hành năm 1990. Giáo trình : “ Nghiệp vụ lưutrữ cơ bản ” do PGS.TS. Vũ Thị Phụng chủ biên, nhà xuất bản Thành Phố Hà Nội, năm2006, cuốn : “ Giáo trình lưu trữ ” do Trường Cao đẳng Nội vụ TP. Hà Nội ( nay làĐại học Nội vụ TP.HN ) biên soạn và cuốn “ Giáo trình lý luận và phươngpháp công tác làm việc lưu trữ ” do GVC.TS. Chu Thị Hậu chủ biên, nhà xuất bản LaoĐộng TP. Hà Nội, năm năm nay. Trong những giáo trình trên đều có một phần hoặc mộtchương nói về TCKTSDTLLT.Ngoài ra, trên tạp chí chuyên ngành cũng có 1 số ít bài viết điều tra và nghiên cứu, trao đổi có tương quan đến yếu tố này. Một số bài viết đăng trên tạp chí Văn thư – Lưu trữ Nước Ta đề cập đến TCKTSDTLLT gồm có : “ Phát huy giá trị tàiliệu lưu trữ trong điều tra và nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn ” của tác giả LưuVăn Phòng, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Nước Ta số 1/2010 ; “ Quản lý và khaithác, sử dụng tài liệu nghe nhìn Giao hàng hoạt động giải trí văn hóa truyền thống đối ngoại trongthời kỳ thay đổi và hội nhập ” của tác giả Nguyễn Anh Thư, tạp chí Văn thư Lưu trữ Nước Ta số 6/2010 ; “ Tài liệu lưu trữ của Nước Ta – yếu tố tiếp cậnvà khai thác sử dụng để nghiên cứu và điều tra khoa học ” của PGS. Nguyễn Văn Hàm, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Nước Ta số 4/2014 ; “ Hoàn thiện chủ trương côngvề sử dụng tài liệu lưu trữ ở Nước Ta ”, tạp chí Văn thư – Lưu trữ Việt Namsố 2/2016 ; “ Vài tâm lý nhỏ về tư duy trong công bố, tổ chức khai thác vàphát huy giá trị tài liệu lưu trữ ” của Nguyễn Văn Kết, tạp chí Văn thư – Lưutrữ Nước Ta số 3/2016 ; “ Nghiên cứu về công bố, trình làng tài liệu lưu trữ ởViệt Nam trong những năm qua ” của PGS. Nguyễn Văn Hàm ( Đại học Khoahọc xã hội và nhân văn ), tạp chí Văn thư – Lưu trữ Nước Ta số 4/2016 và cácbài viết khác. Tuy nhiên, hầu hết những bài viết chỉ tập trung chuyên sâu điều tra và nghiên cứu về mặtlý luận chung của TCKTSDTLLT, chỉ có 1 số ít bài viết đề cập đến cơ quancụ thể như : “ Vài nét về hoạt động giải trí khai thác sử dụng tài liệu khoa học kỹ thuậttại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ” của tác giả Lê Thị Lý, tạp chí Văn thưLưu trữ Nước Ta số 6/2010. Một số những luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp về TCKTSDTLLTnhư khóa luận tốt nghiệp “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kỹ thuật cáccông trình thủy lợi tại lưu trữ Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ” củaNguyễn Thị Phương Huyền, Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, năm 2007 đã giúp tôi giảm thiểu thời hạn tìm kiếm những tài liệu tìm hiểu thêm liên quanđến khóa luận của mình. Hay luận văn với đề tài : “ Tổ chức quản trị và phụcvụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ về đất đai tại Tỉnh Thái Bình ” của Bùi ThịLiễu, Đại học Khoa học Xã hội và nhân văn, năm năm trước. Luận văn này đã trìnhbày thực tiễn việc tổ chức quản trị và khai thác sử dụng TLLT đất đai ở TháiBình. Nội dung luận văn rất sát với đề tài của tôi. Ngoài ra, tôi còn tham khảomột số luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp của học viên, sinh viên khoa họcngành Lưu trữ của Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Đại học Khoahọc xã hội và nhân văn đề cập đến yếu tố này như : Đề tài : “ Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ ở Bộ Công thươngphục vụ hoạt động giải trí quản trị nhà nước về nguồn năng lượng ” Khóa luận Trần Thị Nụ, năm 2008. Đề tài : “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại kho lưu trữ Văn phòngChính phủ phục vụ hoạt động giải trí quản trị, quản lý và điều hành của nhà nước ” Luận vănthạc sĩ của Nguyễn Thị Lan Hương, năm 2013. Đề tài : “ Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Giao hàng cho việcquản lý nhà nước về nông nghiệp của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nôngthôn ” Khóa luận tốt nghiệp ĐH của Đinh Thị Vân Anh, năm 2013. Đề tài : “ Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Giao hàng công tácquản lý đất đai tại Tổng cục quản trị đất đai Bộ Tài nguyên và Môi trường ” Luận văn thạc sĩ khoa học của Nguyễn Thị Thùy Dương, năm năm trước. Nhìn chung, những khóa luận, luận văn thạc sĩ, những bài viết trên tạp chíchuyên ngành …. đã đề cập khá đơn cử và chi tiết cụ thể về TCKTSDTLLT ở nhiều cơquan, nhiều nghành nhưng chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu và điều tra vềTCKTSDTLLT ship hàng CTPCTTBL. Trong quy trình triển khai đề tài, tôi đãtham khảo và thừa kế nội dung về mặt lý luận chung của công tác làm việc này nhưngkhông trùng lặp với bất kỳ công trình điều tra và nghiên cứu nào trước đây. Mục tiêu điều tra và nghiên cứu của đề tàiKhóa luận của tôi đặt ra và xử lý hai tiềm năng chính sau : Thứ nhất : Hệ thống một số ít yếu tố lý luận cơ bản về TCKTSDTLLT.Thứ hai : Khảo sát, nhìn nhận tình hình TCKTSDTLLT tại BNN&PTNT Giao hàng CTPCTTBL.Thứ ba : Nghiên cứu và đưa ra một số ít yêu cầu góp thêm phần nâng cao hiệuquả TCKTSDTLLT ship hàng PCTTBL tại BNN&PTNT. Nhiệm vụ nghiên cứuĐể thực thi những tiềm năng nêu trên, khóa luận của tôi tập trung chuyên sâu đặt ravà xử lý những trách nhiệm sau : Một là, mạng lưới hệ thống và nghiên cứu và phân tích 1 số ít yếu tố lý luận về TCKTSDTLLT ; Hai là, điều tra và nghiên cứu nội dung CTPCTTBL ; Ba là, nghiên cứu và điều tra tính năng, trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu tổ chức tổ chức củaBNN và PTNTBốn là, khảo sát, nghiên cứu và phân tích giá trị TLLT hình thành trong CTPCTTBL.Năm là, khám phá tình hình hoạt động giải trí tổ chức khoa học tài liệu, bảoquản và TCKTSDTLLT có giá trị ship hàng CTPCTTBL tại BNN&PTNT. Sáu là, trên cơ sở nghiên cứu và điều tra lý luận, khảo sát thực tiễn, tôi xin đưa ramột số yêu cầu nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao việc TCKTSDTLLT phục vụCTPCTTBL tại BNN&PTNT. Đối tượng, khoanh vùng phạm vi điều tra và nghiên cứu – Đối tượng điều tra và nghiên cứu của đề tài + Hệ thống lý thuyết về TCKTSDTLLT ; + Khối lượng, thành phần, đặc thù, nội dung và ý nghĩa của TLLT cógiá trị ship hàng CTPCTTBL đang dữ gìn và bảo vệ tại kho lưu trữ BNN&PTNT + Tình hình TCKTSDTLLT để ship hàng PCTTBL tại BNN&PTNT. – Phạm vi điều tra và nghiên cứu của đề tàiĐề tài tìm hiểu và khám phá về công tác làm việc lưu trữ của BNN&PTNT. Bên cạnh đó, đềtài còn đi sâu vào điều tra và nghiên cứu những yếu tố lý luận và thực tiễn về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ để ship hàng CTPCTTBL. Phạm vi khảo sát làtài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ của Bộ Nông nghiệp và Phát triểnnông thôn quá trình năm năm trước đến nay. Phương pháp điều tra và nghiên cứu của đề tàiĐề tài được triển khai trên cơ sở phương pháp luận của phép duy vậtbiện chứng, duy vật lịch sử vẻ vang, lấy học thuyết Mác – Lênin, tư tưởng Hồ ChíMinh và những quan điểm của Đảng làm cơ sở cho nhận thức khoa học, giúpngười nghiên cứu và điều tra có sự so sánh so sánh giữa lý luận và thực tiễn một cáchbiện chứng. Từ đó sẽ có cách nhìn yếu tố một cách đa chiều, tổng lực hơn, làcơ sở cho những nhìn nhận cũng như những hiệu quả mà đề tài đưa ra. Phương pháp khảo sát thực tiễn : vận dụng chiêu thức này khi tiến hànhkhảo sát, nhìn nhận thành phần, nội dung khối tài liệu có giá trị phục vụCTPCTTBL tại BNN&PTNT khảo sát tình hình TCKTSDTLLT phục vụCTPCTTBL tại Bộ. Phương pháp diễn đạt, thống kê : vận dụng khi thực thi thống kê những vănbản tương quan đến TCKTSDTLLT của BNN&PTNT từ trước đến nay. Phương pháp mạng lưới hệ thống : vận dụng khi triển khai tổng hợp những vấn đềlý luận và thực tiễn của TCKTSDTLLT, nhìn nhận giá trị của những TLLT phụcvụ CTPCTTBL tại BNN&PTNT. Phương pháp nghiên cứu và phân tích – tổng hợp : vận dụng khi triển khai tổng kết, nhìn nhận về tình hình khai thác, sử dụng khối tài liệu lưu trữ phục vụCTPCTTBL tại BNN&PTNT đưa ra 1 số ít yêu cầu nhằm mục đích nâng cao hiệu quảviệc TCKTSDTLLT ở BNN&PTNT ship hàng CTPCTTBL.Các giải pháp nêu trên đều được thực thi một cách xen kẽ và kếthợp linh động trong suốt quy trình triển khai đề tài. Kết cấu của khóa luậnKhóa luận được trình diễn theo 3 phần chính : PHẦN MỞ ĐẦUPHẦN NỘI DUNGPHẦN KẾT LUẬNPhần nội dung gồm 3 chương : Chương 1. Cơ sở lý luận về tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong chương này, tôi trình diễn về lý luận tổ chức khai thác, sử dụngtài liệu lưu trữ trên cơ sở làm rõ khái niệm về tài liệu lưu trữ nhằm mục đích giới thiệukiến thức nền tảng và để hoàn toàn có thể hiểu những thuật ngữ trên một cách thống nhấttrong khoanh vùng phạm vi khóa luận này. Chương 2. Thực trạng việc tổ chức khai thác và sử dụng tài liệulưu trữ tại Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ship hàng công tácphòng chống thiên tai, bão lụtNội dung chương này, tôi ra mắt khái quát về cơ quan Bộ, tổ chứcbộ phận đảm nhiệm công tác làm việc lưu trữ của BNN&PTNT nghiên cứu và điều tra và đưa rakhái niệm, nội dung, ý nghĩa của CTPCTTBL ; tình hình tổ chức khoa học vàbảo quản TLLT của BNN&PTNT. Trên cơ sở đó, khám phá, làm rõ thực trạngTCKTSDTLLT của BNN&PTNT ship hàng CTPCTTBL.Chương 3. Nhận xét, nhìn nhận và một số ít đề xuất kiến nghị nhằm mục đích nâng caohiệu quả tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Bộ Nông nghiệp vàPhát triển nông thôn Giao hàng công tác làm việc phòng chống thiên tai, bão lụtTừ tác dụng điều tra và nghiên cứu của chương 2, chương 3 chỉ ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên do của việc TCKTSDTLLT Giao hàng CTPCTTBL tạiBNN và PTNT và đưa ra một số ít yêu cầu tương thích để nâng cao hiệu suất cao công tácnày tại cơ quan Bộ. Qua đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn Th.S Phạm Thị Hồng Quyên, ngườiđã trực tiếp hướng dẫn tôi, cho tôi những góp ý đúng đắn, kịp thời cùng vớitập thể giảng viên Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ TP. Hà Nội đãluôn trợ giúp, động viên tôi trong suốt quy trình làm khóa luận. Đồng thời, tôixin chân thành cảm ơn Lãnh đạo Bộ, Văn phòng, Phòng Văn thư – Lưu trữBNN và PTNT đã tạo điều kiện kèm theo tốt cho tôi khi đi tiếp cận trong thực tiễn nhằm mục đích thu thậptư liệu, tài liệu Giao hàng nghiên cứu và điều tra đề tài. Tôi xin chân thành cảm ơn nhữngsự trợ giúp quý báu trên. Do điều kiện kèm theo thời hạn hạn chế cũng như hạn chế về kỹ năng và kiến thức, kinhnghiệm nghiên cứu và điều tra của bản thân nên khóa luận này không tránh khỏi nhữngthiếu sót. Tôi rất mong nhận được những quan điểm góp phần của thầy, cô, bạn bèđể khóa luận được triển khai xong hơn. Một lần nữa, tôi xin chân thành cảm ơn. TP. Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017S inh viênNguyễn Thị HằngPHẦN NỘI DUNGChương 1C Ơ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆULƯU TRỮKhái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữTrước tiên, để tạo cơ sở nhận thức một cách đúng đắn và tổng lực cácvấn đề lý luận về TCKTSDTLLT, khóa luận điều tra và nghiên cứu thống nhất về kháiniệm của TLLT như sau : Khái niệm tài liệu lưu trữQuá trình trao đổi thông tin diễn ra như một nhu yếu tất yếu và cùngvới sự tăng trưởng của xã hội loài người, những phương tiện đi lại ghi tin và truyền đạtthông tin ngày càng trở nên phong phú và tiện nghi hơn. Một trong số đó là tài liệubằng giấy ( hay còn gọi là văn bản ) và đây cũng được coi là phương tiện đi lại quantrọng nhất. Văn bản, tài liệu được dùng để ghi chép những sự kiện, hiện tượng kỳ lạ, truyềnđạt những thông tư, mệnh lệnh, là địa thế căn cứ pháp lý để truy cứu nghĩa vụ và trách nhiệm khi cầnthiết … Chúng trở thành công cụ để quản trị, điều hành quản lý cũng như duy trì hoạtđộng của tổng thể những cơ quan, tổ chức. Vai trò đó không hề chối bỏ. Vì vậy, con người ngày càng ý thức hơn trong việc lưu giữ tài liệu để Giao hàng chonhu cầu sử dụng, coi đó như một loại gia tài quý giá và cần được bảo vệ. Cũng từ đó những thuật ngữ như : “ tài liệu ”, “ tài liệu lưu trữ ” Open. Mỗi góc nhìn khác nhau có những cách hiểu khác nhau về những thuật ngữ này. Chính vì thế, để có cách hiểu đúng và khoa học, chúng cần được điều tra và nghiên cứu, trao đổi và thống nhất. Khoản 2. Điều 1 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã đưa ra định nghĩa : “ Tàiliệu là vật mang tin được hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổchức, cá thể ”. Và để đơn cử hơn Luật Lưu trữ cũng liệt kê : “ Tài liệu bao gồmvăn bản, dự án Bất Động Sản, bản vẽ phong cách thiết kế, map, khu công trình điều tra và nghiên cứu, sổ sách, biểuthống kê ; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim ; băng, đĩa ghi âm, ghi hình ; tàiliệu điện tử ; bản thảo tác phẩm văn học, thẩm mỹ và nghệ thuật ; sổ công tác làm việc, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay ; tranh vẽ hoặc in ; ấn phẩm và vật mang tin khác ”. Có thể nói, định nghĩa về “ tài liệu ” pháp luật trong Luật Lưu trữ năm2011 nhìn chung đã khái quát được những đặc thù cơ bản của tài liệu. Qua đó, tạo cơ sở pháp lý cho những văn bản quy phạm tương quan đến công tác làm việc lưu trữcủa những ngành, nghành. Đồng thời, giúp tất cả chúng ta hiểu thuật ngữ “ tài liệu lưutrữ ” một cách đúng chuẩn. Trước khi Luật Lưu trữ năm 2011 được trải qua có rất nhiều địnhnghĩa về TLLT được đưa ra, điển hình như : – “ Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí củacác cơ quan đoàn thể, xí nghiệp sản xuất và cá thể có ý nghĩa chính trị, kinh tế tài chính, vănhóa, khoa học lịch sử dân tộc và những ý nghĩa khác được dữ gìn và bảo vệ trong những phòng, kho lưu trữ ” [ 7 ]. – “ Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trongtoàn bộ khối tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, đoàn thể, nhà máy sản xuất và cá thể được dữ gìn và bảo vệ cố định và thắt chặt trong những lưu trữ đểkhai thác, Giao hàng những mục tiêu chính trị, kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống, khoa học, lịchsử …. của toàn xã hội ” [ 8 ] – “ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong toàn bộkhối tài liệu hình thành qua quy trình của những cơ quan, tổ chức và được bảoquản trong kho lưu trữ ” [ 21 ] Sau khi Luật Lưu trữ được phát hành, tại khoản 3. Điều 2 được địnhnghĩa : “ Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị Giao hàng hoạt động giải trí thực tiễn, nghiên cứu và điều tra khoa học, lịch sử dân tộc được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ baogồm bản gốc, bản chính ; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thìđược thay thế sửa chữa bằng bản sao hợp pháp ”. Qua việc nghiên cứu và phân tích và đánh giá và nhận định những định nghĩa nêu trên trong những vănbản lao lý, giáo trình giảng dạy, những khu công trình của những tác giả nêu trênnhận thấy : những cách lý giải dù không giống nhau nhưng đều thống nhất ởchỗ TLLT có nguồn gốc nguồn gốc và phải là những tài liệu có giá trị. Hơn thế, 10 hầu hết những định nghĩa đều bộc lộ khá rất đầy đủ và tương thích với những đặc điểmcơ bản như : nguồn gốc Open, vật mang tin, giá trị tài liệu và nơi dữ gìn và bảo vệ. Tuy nhiên, so với những cách lý giải khác thì cách hiểu tại khoản 3. Điều 2 – Luật Lưu trữ năm 2011 bao quát tổng lực nhất và đây là định nghĩa được sửdụng trong khóa luận này. Nó được phát biểu như sau : “ Tài liệu lưu trữ là tàiliệu có giá trị ship hàng hoạt động giải trí thực tiễn, điều tra và nghiên cứu khoa học, lịch sử vẻ vang đượclựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ gồm có bản gốc, bản chính ; trong trườnghợp không còn bản gốc, bản chính thì được sửa chữa thay thế bằng bản sao hợp pháp ”. Khái niệm tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữTCKTSDTLLT là một trong những hoạt động giải trí nhiệm vụ cơ bản của cơquan lưu trữ nhằm mục đích cung ứng cho cơ quan Đảng và Nhà nước, những tổ chứcchính trị xã hội, những tổ chức kinh tế tài chính hay những cá thể có nhu yếu trong việc sửdụng thông tin trong TLLT ship hàng những mục tiêu chính trị, kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống, khoa học và những quyền lợi chính đáng khác của công dân. Tổ chức được hiểu làlàm cho thành một chỉnh thể, có một cấu trúc, một cấu trúc và những chứcnăng chung nhất định ; làm cho thành có trật tự, có nền nếp ; làm những gì cầnthiết để triển khai một hoạt động giải trí nào đó nhằm mục đích có được hiệu suất cao tốt nhất [ 38 ] Ngoài ra, 1 số ít tài liệu đề cập về tổ chức sử dụng và sử dụng tài liệulưu trữ đơn cử như : – “ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quy trình tổ chức khai thác thông tintài liệu lưu trữ Giao hàng nhu yếu điều tra và nghiên cứu lịch sử vẻ vang và nhu yếu nghiên cứu và điều tra giảiquyết những trách nhiệm hiện hành của những cơ quan, tổ chức và cá thể ” [ 33 ] – “ Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quy trình ship hàng khai thác thôngtin tài liệu lưu trữ để cung ứng nhu yếu điều tra và nghiên cứu của fan hâm mộ ”. [ 8 ] Cả hai cách định nghĩa trên chỉ mới đề cập đến việc tổ chức sử dụnghay sử dụng tài liệu lưu trữ. Mới đây nhất, tập thể giảng viên tổ bộ môn Lưutrữ thuộc Khoa Văn thư – Lưu trữ trường Đại học Nội vụ TP. Hà Nội biên soạncuốn : “ Giáo trình lý luận và chiêu thức công tác làm việc lưu trữ ” đã lý giải khái11niệm trên một cách khá đầy đủ nhất. Do đó, trong khoanh vùng phạm vi khóa luận này, địnhnghĩa trong giáo trình này sẽ là định nghĩa tôi sử dụng. Nó được phát biểunhư sau : “ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là quy trình tổ chức khaithác thông tin tài liệu lưu trữ ship hàng nhu yếu điều tra và nghiên cứu lịch sử vẻ vang và yêu cầunghiên cứu xử lý những trách nhiệm hiện hành của những cơ quan, tổ chức vàcá nhân ”. Đây là hoạt động giải trí của người làm lưu trữ ngay cả khi fan hâm mộ chưa cónhu cầu tìm tin, cán bộ lưu trữ sẽ địa thế căn cứ vào giá trị của TLLT để tăng nhu cầutìm tin của fan hâm mộ. Với sự dữ thế chủ động, cởi mở tích hợp hiện đại hóa trong việcTCKTSDTLLT đã giúp cho fan hâm mộ tiếp cận gần hơn, chân thực hơn vớinguồn tài liệu vô cùng giá trị này. Mục đích của tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữTCKTSDTLLT biến những thông tin quá khứ trong TLLT thành nhữngthông tin tư liệu hữu dụng, ship hàng nhu yếu điều tra và nghiên cứu, tăng trưởng kinh tế tài chính, vănhóa, khoa học kỹ thuật và nghiên cứu và điều tra lịch sử dân tộc của những cơ quan Đảng, Nhànước, những tổ chức xã hội, những nhà nghiên cứu và mọi công dân có nhu cầukhai thác. Hoạt động này đưa ra cách tiếp cận tốt nhất, thuận tiện nhất và hiện đạinhất để bạn đọc hoàn toàn có thể khai thác, sử dụng một cách hiệu suất cao nhất tài liệu lưutrữ thuộc Phông lưu trữ vương quốc Nước Ta. Ý nghĩa của tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữCông tác lưu trữ được định nghĩa là một nghành hoạt động giải trí quản trị nhànước gồm có tổng thể những yếu tố lý luận, thực tiễn và pháp chế tương quan tớiviệc tổ chức khoa học tài liệu, dữ gìn và bảo vệ và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ ship hàng công tác làm việc quản trị, nghiên cứu và điều tra khoa học và những nhu yếu cánhân. [ 20 ] Có thể nói, TCKTSDTLLT là một trong những công tác làm việc quan trọng củacông tác lưu trữ. Bởi xét đến cùng, mục tiêu, trách nhiệm của công tác làm việc lưu trữ làđưa những thông tin giá trị trong TLLT đến được với fan hâm mộ và được những độc12giả tiếp đón và sử dụng. Để triển khai tốt công tác làm việc này yên cầu cán bộ, ngườilàm lưu trữ phải nắm được nội dung và thành phần TLLT, phải biết nghiên cứu và phân tích, tổng hợp và so sánh giải quyết và xử lý những nguồn thông tin để xử lý những vấn đềkhoa học đặt ra nhằm mục đích sử dụng một cách có hiệu suất cao nhất TLLT.TCKTSDTLLT là một động lực can đảm và mạnh mẽ thôi thúc những nhiệm vụ lưutrữ tăng trưởng. Nhu cầu khai thác, sử dụng của fan hâm mộ càng nhiều, càng phongphú, phong phú thì buộc hiệu suất cao triển khai những công tác làm việc như tích lũy, phân loại, chỉnh lý, thống kê, kiến thiết xây dựng công cụ tra cứu cho TLLT phải tốt hơn, nâng caovà hoàn thành xong hơn để cung ứng nhu yếu ship hàng. Ngoài ra, công tác làm việc này còn trởthành cơ sở để nhìn nhận những khâu nhiệm vụ trước đó. Khi nhu yếu khai tháccủa fan hâm mộ được đưa đến cán bộ lưu trữ mà việc tra tìm tài liệu, hồ sơ đó khókhăn. Điều đó có nghĩa, khâu tổ chức tài liệu chưa khoa học, công tác làm việc xâydựng công cụ tra cứu làm chưa tốt. Hay thậm chí còn, fan hâm mộ mất rất nhiều thờigian tra tìm mà không tìm được tài liệu nào có giá trị, hồ sơ nào tương quan đếnvấn đề mình nghiên cứu và điều tra. Nguyên nhân là do công tác làm việc tích lũy, bổ trợ chưađược thực thi triệt để cũng như việc xác lập giá trị tài liệu còn nhiều hạnchế. Từ tình hình như vậy, những cán bộ lưu trữ nghiên cứu và điều tra, đưa ra những biệnpháp khắc phục, thôi thúc thực thi những khâu nhiệm vụ trước đó. TCKTSDTLLT sẽ có công dụng thiết thực trong việc tiết kiệm chi phí thời hạn, sức lực lao động và kinh phí đầu tư cho Nhà nước và nhân dân. Nói cách khác, thực thi tốtcông tác này những thông tin có giá trị trong TLLT sẽ biến thành của cải vậtchất, nâng cao đời sống ý thức và văn hóa truyền thống cho nhân dân. TCKTSDTLLT là cầu nối giữa những lưu trữ với xã hội, với nhân dân, tăng cường vai trò xã hội của những lưu trữ, mang lại quyền lợi thiết thực cho xãhội, cho những kho lưu trữ. Thông qua những hình thức đa dạng và phong phú về sử dụng tàiliệu lưu trữ, mọi cơ quan, tổ chức, công dân thấy được vị trí và tầm quantrọng của những kho lưu trữ ; qua đó, mọi người sẽ ý thức được nghĩa vụ và trách nhiệm vànghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ. Quy định của pháp lý lúc bấy giờ về tổ chức khai thác, sử dụng tài13liệu lưu trữTCKTSDTLLT là một trong những khâu nhiệm vụ nhận được nhiều sựquan tâm từ phía những cơ quan quản trị nhà nước và fan hâm mộ trong thời hạn gầnđây. Ở nước ta, yếu tố này cũng đã được lao lý : “ Bảo vệ và phát huy giátrị của tài liệu lưu trữ ” [ 15 ] trong mọi nghành của đời sống xã hội. Có thểkhái quát những pháp luật đó ở những góc nhìn sau đây : Quy định về nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức so với việc tổ chứckhai thác, sử dụng tài liệu lưu trữVấn đề này đã được lao lý về mặt nguyên tắc trong một số ít văn bản. Đầu tiên phải kể đến Luật lưu trữ năm 2011, tại điểm a, khoản 3. Điều 29 quyđịnh cơ quan, tổ chức lưu trữ có nghĩa vụ và trách nhiệm : “ Chủ động ra mắt tài liệu lưutrữ và tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc sử dụng tài liệu lưu trữ đang trực tiếpquản lý ” và điều 31 : “ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức địa thế căn cứ pháp luật củaLuật này và những lao lý khác của pháp lý có tương quan pháp luật việc sửdụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan, tổ chức mình. ” Quy định về quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm so với việc tổ chức khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữQuyền và nghĩa vụ và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và công dân so với việc sửdụng TLLT là một trong những yếu tố cơ bản nhất cần phải được điều chỉnhbằng lao lý. Tại khoản 1. Điều 29 – Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy địnhrõ : “ Cơ quan, tổ chức, cá thể có quyền sử dụng tài liệu lưu trữ để phục vụcông tác, nghiên cứu và điều tra khoa học, lịch sử dân tộc và những nhu yếu chính đáng khác ”. Vềnghĩa vụ so với việc sử dụng tài liệu lưu trữ, khoản 2. Điều 29 đã pháp luật : “ Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản trị tàiliệu lưu trữ ; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, trình làng, tríchdẫn tài liệu lưu trữ ; Không xâm phạm quyền lợi của Nhà nước, quyền và lợi íchhợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá thể ; Nộp phí sử dụng tài liệu lưu trữ theoquy định của pháp lý ; Thực hiện những lao lý của Luật này, nội quy, quy14chế của cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ và những lao lý khác củapháp luật có tương quan ”. Ngoài ra, quyền và nghĩa vụ và trách nhiệm trong sử dụng TLLT củanước ta còn lao lý về việc người quốc tế được phép sử dụng tài liệu lưutrữ trong những cơ quan lưu trữ lịch sử dân tộc của Nước Ta và họ phải triển khai đúngvà khá đầy đủ những lao lý của Nước Ta về công bố, sử dụng TLLT.Quy định về thẩm quyền cho phép công bố, sử dụng tài liệu lưu trữThẩm quyền cho phép công bố, sử dụng TLLT là một trong những vấnđề đa phần nhất của quản trị trong nghành nghề dịch vụ tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ. Vấn đề này tương quan đến hầu hết những cơ quan, tổ chức ở những ngành, những cấp, tương quan đến việc bảo vệ những bí hiểm vương quốc. Tuy vậy, nó lại chỉ được quyđịnh chung chung tại điều 31, Luật Lưu trữ năm 2011 như sau : “ Người đứngđầu cơ quan, tổ chức địa thế căn cứ pháp luật của Luật này và những pháp luật khác củapháp luật có tương quan lao lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơquan của cơ quan, tổ chức mình. ” Quy định về hình thức tổ chức sử dụng tài liệuViệc tổ chức và vận dụng những hình thức ship hàng sử dụng TLLT khôngchỉ đơn thuần là yếu tố trình độ nhiệm vụ mà đó còn là yếu tố của hoạtđộng quản trị. Hiện nay, tại điều 32, Luật Lưu trữ năm 2011 đã cụ thể hóa cáchình thức sử dụng TLLT gồm có : “ Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưutrữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử vẻ vang ; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ ; Giới thiệu tài liệu lưutrữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử ; Triển lãm, tọa lạc tài liệu lưu trữ ; Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong khu công trình nghiêncứu ; Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản xác nhận lưu trữ. ” Như vậy, với cáchình thức này những cơ quan lưu trữ sẽ địa thế căn cứ vào điều kiện kèm theo thực tiễn của cơ quanmà vận dụng những hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho tương thích. Quy định về khoanh vùng phạm vi sử dụng so với những loại tài liệu lưu trữCó một thực tiễn, trong một kho lưu trữ, đặc biệt quan trọng là những lưu trữ lịch sửbảo quản khá nhiều phông hay khối phông của những cơ quan, tổ chức trong các15giai đoạn lịch sử dân tộc khác nhau. Xét về khoanh vùng phạm vi sử dụng, trong đó, có nhóm tàiliệu thuộc diện sử dụng thoáng rộng nhưng có nhóm tài liệu thuộc diện hạn chếtiếp cận gồm có : tài liệu bí hiểm nhà nước, tài liệu đặc biệt quan trọng quý và hiếm, tài liệu bịhư hỏng hay có rủi ro tiềm ẩn hư hỏng. Trong pháp lý lưu trữ nước ta cũng đã quyđịnh về một số ít nguyên tắc và chính sách sử dụng TLLT thuộc diện như đã nêutrên. Cụ thể tại điều 30, Luật Lưu trữ năm 2011 lao lý : 1 ). Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử dân tộc được sử dụng thoáng đãng, trừ tài liệuthuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấuchỉ những mức độ mật. 2 ). Tài liệu hạn chế sử dụng có một trong những đặc thù sau đây : a ). Tài liệu lưu trữ không thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ cácmức độ mật nhưng có nội dung thông tin nếu sử dụng thoáng đãng hoàn toàn có thể ảnhhưởng nghiêm trọng đến quyền lợi của Nhà nước, quyền, quyền lợi hợp pháp của cơquan, tổ chức, cá thể ; b ). Tài liệu lưu trữ bị hư hỏng nặng hoặc có rủi ro tiềm ẩn bị hư hỏng chưađược trùng tu, phục chế ; c ). Tài liệu lưu trữ đang trong quy trình giải quyết và xử lý về nhiệm vụ lưu trữ. Bộ Nội vụ phát hành Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tương thích vớiđiều kiện kinh tế tài chính – xã hội từng thời kỳ. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử vẻ vang quyết định hành động việc sử dụng tài liệu lưu trữthuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng. 3 ). Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấuchỉ những mức độ mật được triển khai theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bímật nhà nước. 4 ). Tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ những mức độmật được sử dụng thoáng rộng trong những trường hợp sau đây : a ). Được giải mật theo lao lý của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhànước ; 16 b. ) Sau 40 năm, kể từ năm việc làm kết thúc so với tài liệu có đóngdấu mật nhưng chưa được giải mật ; c ). Sau 60 năm, kể từ năm việc làm kết thúc so với tài liệu có đóngdấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật. 5 ). Tài liệu tương quan đến cá thể được sử dụng thoáng đãng sau 40 năm, kểtừ năm cá thể qua đời, trừ 1 số ít trường hợp đặc biệt quan trọng theo pháp luật củaChính phủ. 6 ). Tài liệu đến thời hạn được sử dụng thoáng đãng lao lý tại điểm ckhoản 4 và khoản 5 Điều này hoàn toàn có thể chưa được sử dụng thoáng đãng theo quyếtđịnh của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. 7 ). Người sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử vẻ vang phải có Giấychứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu ; trường hợp sử dụng để Giao hàng công tácthì phải có giấy trình làng hoặc văn bản ý kiến đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi côngtác. Ngoài những pháp luật đã nêu trên, trong những văn bản quy phạm phápluật về lưu trữ còn lao lý 1 số ít nội dung khác về khai thác, sử dụng tàiliệu lưu trữ như yếu tố mang tài liệu ra quốc tế hay lệ phí khai thác sửdụng tài liệu. Với những pháp luật như vậy đã góp thêm phần quan trọng cho những cơ quanlưu trữ tài liệu trong việc thực thi trách nhiệm của mình, đặc biệt quan trọng là nhiệm vụcông bố và ship hàng khai thác sử dụng TLLT, tránh được thực trạng tài liệu bịđóng kín trong kho lưu trữ không được đưa ra khai thác ; hoặc thực trạng chokhai thác quá sớm những tài liệu lưu trữ mật, tài liệu cá thể, hoặc sử dụng ồ ạtcác tài liệu lưu trữ quý và hiếm, …. Tất cả những thực trạng trên được khắc phụcđáng kể trong quy trình khai thác và sử dụng TLLT, góp thêm phần đưa nhiệm vụTCKTSDTLLT của những cơ quan lưu trữ đạt tác dụng cao. Đồng thời, điều đócòn góp thêm phần quan trọng vào việc khẳng định chắc chắn vị trí đặc biệt quan trọng quan trọng củaTLLT so với mọi mặt đời sống kinh tế tài chính, văn hoá, khoa học, xã hội, … của đất17nước. Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữCó thể chứng minh và khẳng định, TLLT là một trong những nguồn di sản văn hóa truyền thống cógiá trị đặc biệt quan trọng của mỗi dân tộc bản địa. TLLT chỉ thật sự phát huy giá trị khi đượckhai thác, sử dụng để ship hàng những mặt hoạt động giải trí khác nhau của đời sống xãhội. Xác định được tầm quan trọng của TLLT, ngày 02 tháng 3 năm 2007, Thủtướng nhà nước đã phát hành Chỉ thị số 05/2007 / CT-TTg về việc tăng cườngbảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, theo đó nhu yếu TLLT phải đượcbảo vệ, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn và cung ứng ngày càng tốt hơn nhu yếu khai thác, sửdụng của xã hội. Để phân phối nhu yếu dùng tin lúc bấy giờ của fan hâm mộ, lúc bấy giờ áp dụngcác hình thức tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu gồm có : Tổ chức sử dụngtài liệu tại phòng đọc, thông tin trình làng tài liệu lưu trữ, cấp xác nhận lưutrữ, triển lãm tài liệu lưu trữ, sử dụng tài liệu lưu trữ để chỉnh sửa và biên tập báo, công bốtài liệu lưu trữ, cho mượn tài liệu lưu trữ, biên soạn sách chuyên khảo, xâydựng những bộ phim, tập ảnh chuyên đề, tổ chức thăm quan những cơ quan lưu trữ. Ngoài ra, ở 1 số ít lưu trữ còn vận dụng những hình thức như : phân phối thông timlưu trữ qua mạng nội bộ và mạng toàn thế giới, cung ứng thông tin lưu trữ qua hợpđồng … Hình thức để khai thác và sử dụng tài liệu thực sự rất phong phú và đa dạng và đadạng. Tuy vậy, mỗi hình thức đều có những ưu điểm, hạn chế và phương pháptổ chức riêng. Vì vậy, những Lưu trữ cần địa thế căn cứ vào những điều kiện kèm theo đơn cử củacơ quan mà lựa chọn những hình thức tương thích nhằm mục đích đem lại hiệu suất cao cao. Dưới đây là một số ít hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữphổ biến : Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịchsửTCKTSDTLLT tại phòng đọc là một trong những hình thức chủ yếu18được vận dụng thông dụng trong những Lưu trữ lịch sử vẻ vang. Hình thức này mang lạinhiều quyền lợi cho cả fan hâm mộ và cơ quan lưu trữ. Tại đây, fan hâm mộ hoàn toàn có thể nghiêncứu được nhiều tài liệu cùng một lúc ; hoàn toàn có thể gặp gỡ, trao đổi kinh nghiệm tay nghề vớinhiều fan hâm mộ khác ; hoàn toàn có thể sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu thamkhảo và hoàn toàn có thể sao chụp những tài liệu thiết yếu. Cơ quan lưu trữ có điều kiệnđể ship hàng được phần đông fan hâm mộ, trình làng cho fan hâm mộ nhiều TLLT liênquan đến những chủ để nghiên cứu và điều tra của họ ; dễ theo dõi, chớp lấy, thu nhận đượcnhiều quan điểm của fan hâm mộ để nâng cấp cải tiến công tác làm việc ship hàng fan hâm mộ ; có điều kiệnbảo vệ an toàn TLLT, tránh được sự mất mát, hư hỏng tài liệu … Các Lưu trữlịch sử đang ứng dụng công nghệ thông tin vào việc thiết kế xây dựng cơ sở dữ liệucủa những phông tài liệu lưu trữ để hoàn toàn có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh gọn, đưa ra ship hàng fan hâm mộ tại phòng đọc. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản xác nhận lưu trữCung cấp bản sao và xác nhận lưu trữ cũng là một việc làm thườngxuyên của Lưu trữ lịch sử dân tộc. Chứng thực lưu trữ là một văn bản có giá trị pháplý do Lưu trữ lịch sử dân tộc cấp theo nhu yếu của cơ quan hay cá thể, trong đó xácnhận một yếu tố, một vấn đề được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo kýhiệu tra tìm tài liệu đó. Hình thức này giúp cho những cơ quan và cá thể xácminh được yếu tố đã xảy ra trong quá khứ, nhưng bị mất chứng cứ, cần phảidựa vào tài liệu lưu trữ làm dẫn chứng. Thông báo, trình làng tài liệu lưu trữ trên những phương tiện đi lại thông tintruyền thôngThông báo TLLT là một hình thức sử dụng tài liệu mang tính chủ độngvà được vận dụng đa phần trong những lưu trữ lịch sử vẻ vang. Mục đích của công việcnày là ra mắt, thông tin cho những cơ quan, cá thể những tài liệu hiện đang bảoquản trong kho lưu trữ. Thông qua hình thức này người điều tra và nghiên cứu nắm đượcthành phần và nội dung tài liệu đang dữ gìn và bảo vệ tại cơ quan lưu trữ, từ đó chủđộng sử dụng, nghiên cứu và điều tra để Giao hàng công tác làm việc. 19

Source: https://vh2.com.vn
Category : Startup