u cầu của cơng tác văn thư Vị trí ý nghĩa của cơng tác văn thư a. Vị trí của – Tài liệu text

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (290.73 KB, 56 trang )

cao và ảnh hưởng đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.

b. Hình thức tổ chức công tác văn thư

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức cơng tác văn
thư theo một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
+ Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp
chuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ
cấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít. + Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp
vụ công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức
tạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa nhau. + Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi
giải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ
thống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước.

1.4. u cầu của cơng tác văn thư

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:
. Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn. Phải đảm bảo tính chính xác cao
. Mức độ bí mật của văn bản. Sử dụng trang thiết bị hiện đại

1.5. Vị trí ý nghĩa của cơng tác văn thư a. Vị trí của cơng tác văn thư

12 12
Cơng tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo các
loại văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoa
học trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là cơng tác quan trọng và
có tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan.

b. ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung.
Thơng tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về
mặt nội dung có thể xếp cơng tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt,
phổ biến những thơng tin mang tính pháp lý của Nhà nước. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi
phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thơng tin về mọi hoạt động
của cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên
cạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong q trình hoạt động.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ
sung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu 13
13
có giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chất
lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu khơng sẽ gây khó khăn rất nhiều cho cơng tác
lưu trữ. Cơng tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm
được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời cơng tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải
quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
2. Công tác lưu trữ 2.1. Khái niệm

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức cơng tác vănthư theo một hình thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:+ Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệpchuyên môn văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình thức này thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơcấu tổ chức ít phức tạp, số lượng văn bản ít. + Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệpvụ công tác văn thư được giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình thức này được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phứctạp, nhiều văn bản đi, đến có nhiều cơ sở ở cách xa nhau. + Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một sốkhâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bản được tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõigiải quyết văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn thư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệthống hành pháp và quản lý hành chính Nhà nước.Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu sau:. Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn. Phải đảm bảo tính chính xác cao. Mức độ bí mật của văn bản. Sử dụng trang thiết bị hiện đại12 12Cơng tác văn thư gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dung quan trọng trong hoạt động của cơ quan. Như vậy cơng tác văn thư có ảnh hưởng trựctiếp đến chất lượng quản lý của cơ quan. Trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước việc soạn thảo cácloại văn bản và sử dụng chúng để làm phương tiện mọi hoạt động của cơ quan. Vì vậy việc tổ chức quản lý các loại văn bản bằng phương pháp khoahọc trên cơ sở những quy định chung của Nhà nước là cơng tác quan trọng vàcó tính tất yếu nhằm gắn liền với hoạt động của cơ quan.Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung.Thơng tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thơng tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Vềmặt nội dung có thể xếp cơng tác văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt,phổ biến những thơng tin mang tính pháp lý của Nhà nước. Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết cơng việc của cơquan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những viphạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật. Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thơng tin về mọi hoạt độngcủa cơ quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bêncạnh đó nó sẽ là những bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong q trình hoạt động.Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổsung chủ yếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu 1313có giá trị. Trong các quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia. Nếu chấtlượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu khơng sẽ gây khó khăn rất nhiều cho cơng táclưu trữ. Cơng tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệmđược công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời cơng tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giảiquyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài.2. Công tác lưu trữ 2.1. Khái niệm

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2