Xây dựng quy trình vận hành trong doanh nghiệp mà bạn cần biết – Vinaseco

1. Quy trình trong doanh nghiệp được hiểu như thế nào?

Quy trình là gì?

Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp những việc làm, trách nhiệm được triển khai theo một thứ tự cố định và thắt chặt, nhằm mục đích đổi khác những yếu tố nguồn vào thành những hiệu quả đầu ra .

Dựa vào chức năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm:

a. Quy trình quản trị vận hành ;b. Quy trình quản trị người mua ;c. Quy trình thay đổi ;d. Quy trình xã hội / điều tiết cơ quan quản trị nhà nước .Việc xây dựng 1 quy trình vận hành là một việc làm tốn thời hạn và công sức của con người, do là yên cầu nhiều sức lực lao động và kiến thức và kỹ năng để triển khai .Tuy nhiên, theo thời hạn, khi mà quy mô của doanh nghiệp tăng lên cùng với sự tăng trưởng của cỗ máy nhân sự và khối lượng việc làm, việc không có 1 quy trình “ chuẩn-chỉnh ” sẽ rình rập đe dọa đến quy trình tiến độ hoàn thành xong việc làm cũng như hiệu quả tiềm năng của cả tổ chức triển khai .

Lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng 1 quy trình vận hành hiệu quả

a. Cải thiện hiệu suất thao tácb. Cắt giảm ngân sách nhờ tăng hiệu suất và tối ưu, nâng cấp cải tiến những hoạt động giải trí vận hànhc. Giảm thiểu rủi ro đáng tiếc trong quy trình vận hành do những đầu việc làm / trách nhiệm đã được xác lập rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tựd. Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và cải tiến vượt bậc nhờ những đầu việc cũ đã được tối ưu và xử lý triệt để

2. 5 bước thiết kế và xây dựng quy trình vận hành dành cho doanh nghiệp

Tuy yên cầu nhiều thời hạn và công sức của con người, nhưng việc xây dựng và quản trị quy trình trong doanh nghiệp cũng sẽ trở nên tương đối dễ thở hơn nếu được tuân thủ theo quy mô BPM Life Cycle gồm 5 quy trình tiến độ :– Design : Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp– Modeling : Mô hình hóa quy trình– Execution : Dùng công cụ để theo dõi và quản trị, trấn áp quy trình– Monitoring : Theo dõi quy trình thao tác trên quy trình, nhìn nhận hiệu suất cao ( thời hạn giải quyết và xử lý, chất lượng đầu ra, … )– Optimization : Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình .

Giai đoạn 1: DESIGN – Xây dựng quy trình

Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo, bao gồm:

Ví dụ như : Quy trình phong cách thiết kế banner cho chiến dịch quảng cáo FacebookBước 1 : Marketing đưa brief qua cho bên DesignerBước 2 : Designer phong cách thiết kế banner và đưa lại cho bên Marketing duyệt nội dungBước 3 : Marketing duyệt nội dung và đưa ra nhu yếu chỉnh sửa cho DesignBước 4 : Quy trình lặp lại cho đến khi đạt được nhu yếu của bên contentBước 5 : Marketing sử dụng banner đó để chạy những chiến dịch quảng cáo FacebookBước 6 : Đội Marketing thu lượng leads để lại thông tin từ chiến dịch quảng cáoBước 7 : Đội Sales quy đổi những leads này trở thành khách mua hàng

Giai đoạn 2: MODELLING – MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH

Ở quy trình tiến độ này, những nội dung mang tính kim chỉ nan ở quy trình tiến độ 1 sẽ được minh họa dưới dạng hình ảnh, gồm có những bước cùng với việc làm và người tham gia .Mục đích của tiến trình này là để :– Nhìn vào quy trình để nhìn nhận loại sản phẩm đầu ra– Biết đâu là tiến trình cần tối ưu, nâng cấp cải tiến– Giúp nhân viên cấp dưới nắm được quy trình vận hành và hoạt động giải trí theo hiệu suất cao– Có rất nhiều những để quy mô hóa quy trình, nhưng thông dụng nhất hoàn toàn có thể kể đến là Flowchart. Flowchart ( hay thường được gọi là lưu đồ – sơ đồ quy trình ), là một phương tiện đi lại đồ họa trực quan hóa những bước trong quy trình thành những hình ảnh đơn thuần, gồm có những bước / việc làm, những điều kiện kèm theo đổi khác hiệu quả, …

Giai đoạn 3: EXECUTION – TRIỂN KHAI QUY TRÌNH

Sau khi hoàn tất quy trình tiến độ xây dựng và quy mô hóa, những bộ phận hoàn toàn có thể mở màn vận dụng những quy trình này vào việc tiến hành những quy trình tiến độ theo như quy trình đề ra .Các hoạt động giải trí tiến hành nên được tàng trữ lại, để không chỉ những nhà quản trị hoàn toàn có thể quản trị được tiến trình việc làm, mà còn hoàn toàn có thể biết được bước nào đang gặp yếu tố và cần phải kiểm soát và điều chỉnh và tối ưu .

Giai đoạn 4: MONITORING – THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH

Sau khi tiến hành những hoạt động giải trí thì đây chính là quy trình tiến độ giúp những nhà quản trị nhìn nhận không chỉ với một quy trình đơn cử nào, mà còn là hàng loạt hoạt động giải trí vận hành của doanh nghiệp .

Có 3 chỉ số mà bạn có thể sử dụng để đánh giá các mục tiêu và kết quả đầu ra của cả quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm:

• Chất lượng đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy vào mục tiêu, cách đo lường ban đầu và người tiếp nhận kết quả đầu ra.
• Thời gian thực hiện và thời gian đưa kết quả đó đến khách hàng/người tiếp nhận
• Chi phí:
  – Chi phí chênh lệch giữa yếu tố đầu vào và yếu tố đầu ra
  – Chi phí làm lại do sai sót, hỏng hóc
  – Chi phí lợi nhuận từ kết quả đầu ra

Giai đoạn 5: OPTIMIZATION – ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH

Dựa vào những chỉ số được nhìn nhận trong quy trình tiến độ 4, bạn sẽ từ đó xác lập được những thiếu sót và hạn chế trong những quy trình hiện tại, nhờ vậy hoàn toàn có thể phong cách thiết kế, kiểm soát và điều chỉnh ( Quay lại tiến trình 1 ) chúng để đạt được những hiệu quả tốt hơn trong tương lai .Đây là tiến trình nghiên cứu và phân tích thông tin hiệu suất trong tiến trình Giám sát, phát hiện những điểm ùn tắc, bất hài hòa và hợp lý trong quy trình ; những rủi ro tiềm ẩn tìm tàng hoặc những thời cơ tiềm năng để giảm ngân sách hay cải tổ quy trình. Đây là quy trình tiến độ mang lại hiệu suất cao và giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp .

Trên đây là những gợi ý của Vinaseco về gia đoạn xây dựng một quy trình vận hành hiệu suất cao. Chúng tôi mong rằng bài viết này sẽ giúp những bạn hiểu thêm về nội dung này. Xin chào và hẹn gặp lại !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ