Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin là gì? 

Hệ thống thông tin (Information System – IS) tin bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ, phân phối và phản hồi thông tin nhằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. Vai trò của hệ thống thông tin là hỗ trợ việc điều hành một tổ chức, chẳng hạn như giao tiếp, lưu giữ hồ sơ, ra quyết định, phân tích dữ liệu và nhiều hơn nữa. Các công ty sử dụng thông tin này để cải thiện hoạt động kinh doanh của họ, đưa ra các quyết định chiến lược và đạt được lợi thế cạnh tranh.

Hệ thống thông tin thường gồm có sự phối hợp của ứng dụng, phần cứng và mạng viễn thông. Ví dụ, một tổ chức triển khai hoàn toàn có thể sử dụng những hệ thống ứng dụng quản trị quan hệ người mua ( CRM ) để hiểu rõ hơn về đối tượng người tiêu dùng tiềm năng của mình, có được người mua mới và giữ chân người mua hiện tại. Công nghệ này được cho phép những công ty tích lũy và nghiên cứu và phân tích tài liệu hoạt động giải trí bán hàng, xác lập nhóm tiềm năng đúng chuẩn của chiến dịch tiếp thị và giám sát sự hài lòng của người mua .

Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm các yếu tố có quan hệ với nhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối dữ liệu, thông tin và cung cấp một cơ chế phản hồi để đạt được một mục tiêu định trước. Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bao gồm:

Bạn đang đọc: Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

• Đầu vào

Trong hệ thống thông tin, đầu vào (input) thực hiện thu thập và nhập dữ liệu thô chưa qua xử lý vào hệ thống. Ví dụ, trước khi tính và in phiếu trả lương cho nhân viên người ta phải thu thập và nhập vào hệ thống số giờ công lao động của mỗi nhân viên; trong một trường đại học, các giảng viên phải trả điểm thì mới có sơ sở để tính điểm tổng kết và gửi điểm thi cho các sinh viên. Đầu vào có thể tồn tại ở nhiều dạng khác nhau nhưng trong bất cứ hệ thống nào, dạng của dữ liệu đầu vào đều phụ thuộc vào kết quả đầu ra mong muốn. Trong khi ở hệ thống tính lương, đầu vào là thẻ thời gian của các nhân viên thì ở hệ thống điện thoại khẩn cấp, một cú điện thoại gọi đến được coi là đầu vào. Cũng như vậy, đầu vào của một HTTT Marketing có thể là các kết quả điều tra thị trường hoặc phỏng vấn khách hàng.
Việc nhập dữ liệu đầu vào có thể được thực hiện thủ công, bán tự động hoặc tự động hoàn toàn. Việc nhập các chứng từ vào máy tính bằng bàn phím là hình thức nhập liệu thủ công, nhưng việc quét mã số mã vạch của hàng hóa trong một siêu thị thì lại là hình thức nhập liệu bán tự động nhờ hệ thống POS. Việc chuyển dữ liệu vào hệ thống thông qua mạng được coi là hình thức nhập liệu tự động. Không phụ thuộc vào cách nhập Đầu vào Xử lý Đầu ra Phản hồi liệu, tính chính xác của dữ liệu đầu vào là yếu tố quan trọng nhất đảm bảo có được thông tin đầu ra như mong muốn.

• Xử lý

Trong một hệ thống thông tin, giải quyết và xử lý ( processing ) là quy trình quy đổi tài liệu nguồn vào thành những thông tin đầu ra có ích. Quá trình này hoàn toàn có thể gồm có những thao tác đo lường và thống kê, so sánh và tàng trữ tài liệu cho mục tiêu sử dụng sau này. Quá trình giải quyết và xử lý hoàn toàn có thể được thực thi bằng tay thủ công hay với sự trợ giúp của những máy tính .

• Đầu ra

Trong một hệ thống thông tin, đầu ra ( output ) triển khai việc tạo ra thông tin hữu dụng thường thì ở dạng những tài liệu và báo cáo giải trình. Đầu ra của hệ thống hoàn toàn có thể là những phiếu trả lương cho nhân viên cấp dưới, những báo cáo giải trình cho những nhà quản trị hay thông tin phân phối cho những cổ đông, ngân hàng nhà nước và những cơ quan nhà nước. Trong một số ít trường hợp, đầu ra của hệ thống này lại là nguồn vào của hệ thống khác. Ví dụ, đầu ra của hệ thống giải quyết và xử lý đơn hàng hoàn toàn có thể là nguồn vào của hệ thống thanh toán giao dịch với người mua ; đầu ra của hệ thống xuất hàng của bộ phận này hoàn toàn có thể là nguồn vào của hệ thống nhập hàng của bộ phận khác. Kết quả đầu ra hoàn toàn có thể sống sót ở nhiều dạng khác nhau, ví dụ trong hệ thống máy tính thì máy in và màn hình hiển thị thường là những thiết bị ra chuẩn ; việc đưa hiệu quả ra cũng hoàn toàn có thể được thực thi thủ công bằng tay ( ví dụ những báo cáo giải trình và tài liệu viết bằng tay ) .

• Thông tin phản hồi
  

Trong một hệ thống thông tin, thông tin phản hồi ( feedback ) là tác dụng đầu ra được sử dụng để triển khai những biến hóa so với những hoạt động giải trí nhập liệu và hoạt động giải trí giải quyết và xử lý của hệ thống. Nếu có lỗi hay có yếu tố so với đầu ra thì cần triển khai việc hiệu chỉnh tài liệu nguồn vào hoặc biến hóa một tiến trình việc làm. Ví dụ, khi nhập số giờ công lao động trong tuần của một nhân viên cấp dưới nhầm 40 thành 400 thì hệ thống tính lương sẽ xác lập được giá trị này nằm ngoài khoảng chừng giá trị được cho phép ( chỉ được phép từ 0 đến 100 ) và đưa ra một thông tin lỗi như một thông tin phản hồi và thông tin này sẽ được sử dụng để kiểm tra lại và hiệu chỉnh số liệu nguồn vào về giờ công lao động cho đúng là 40 .

Vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

• Giúp lãnh đạo thấu hiểu về bức tranh tổng thể doanh nghiệp

Hệ thống thông tin nội bộ của doanh nghiệp đóng vai trò như một cây cầu, link giữa những bộ phận trong doanh nghiệp với nhau. Nó tích lũy, cung ứng thông tin cho những đơn vị chức năng thiết yếu để thực thi những mục tiêu khác nhau mà doanh nghiệp đề ra. Ví dụ như thông tin hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại của doanh nghiệp trong năm ; thông tin về trình độ quản trị của doanh nghiệp ; thông tin về những chủ trương nội bộ của doanh nghiệp ; thông tin về shopping, xuất nhập khẩu sản phẩm & hàng hóa ; thông tin về bán hàng, lệch giá, kinh tế tài chính …

• Gia tăng hiệu suất của doanh nghiệp

. Các tổ chức trên toàn thế giới dựa vào hệ thống thông tin để nghiên cứu và phát triển các cách làm mới, sản phẩm mới để tạo doanh thu, thu hút khách hàng và hợp lý hóa các nhiệm vụ tốn thời gian.

Xem thêm: Taxi 2 Công Nghệ Số Toàn Cầu, Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Công Nghệ Số Toàn Cầu

• Tiết kiệm thời gian và chi phí

Với một hệ thống thông tin, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tiết kiệm chi phí thời hạn và tiền tài trong khi đưa ra quyết định hành động mưu trí hơn. Các bộ phận nội bộ của một công ty, ví dụ điển hình như tiếp thị và bán hàng, hoàn toàn có thể tiếp xúc tốt hơn và san sẻ thông tin thuận tiện hơn .

• Giảm mắc lỗi

Vì công nghệ tiên tiến này được tự động hóa và sử dụng những thuật toán phức tạp, nó làm giảm lỗi của con người. Hơn nữa, nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể tập trung chuyên sâu vào những góc nhìn cốt lõi của một doanh nghiệp thay vì dành hàng giờ để thu thập dữ liệu, điền vào sách vở và nghiên cứu và phân tích bằng tay thủ công .

Đọc thêm : Bảo mật hệ thống thông tin quản trị trong doanh nghiệp

Xu hướng ứng dụng công nghệ tiên tiến trong quản trị hệ thống thông tin của doanh nghiệp

Trên quốc tế cũng như ở Nước Ta, những doanh nghiệp đang có khuynh hướng tăng nhanh ứng dụng công nghệ thông tin. Nếu như trước kia những doanh nghiệp Nước Ta phần đông còn lạ lẫm với việc ứng dụng hệ thống thông tin ship hàng cho công tác làm việc quản trị. Chỉ có 1 số ít ít doanh nghiệp có tính đặc trưng và có tiềm lực kinh tế tài chính mới vận dụng những thành tựu của khoa học công nghệ tiên tiến vào việc quản lí của mình. Nhưng giờ đây, đó không còn là điều mới mẻ và lạ mắt nữa mà phần nào đã trở thành một công cụ không hề thiếu trong công tác làm việc quản trị ở mọi cơ quan khác nhau, từ những cơ quan công quyền, khối hành chính sự nghiệp, tới những cơ quan trực tiếp tham gia vào quy trình sản xuất, kinh doanh thương mại, tạo ra của cải vật chất cho toàn xã hội. Các doanh nghiệp đã nhận thấy hiệu suất cao từ việc sử dụng CNTT và những quyền lợi của việc sử dụng máy tính trong hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại và để tàng trữ, khai thác, giải quyết và xử lý những thông tin sẵn có trong doanh nghiệp .

Nhiều doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn đã ứng dụng phần mềm lập kế hoạch nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để thu thập, quản lý và phân tích dữ liệu của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp, từ sản xuất đến tài chính và kế toán, mua hàng, bán hàng. Hệ thống ERP cung cấp cái nhìn 360 độ về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. ERP cũng giúp cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng đạt được sự tuân thủ quy định, tăng cường bảo mật dữ liệu và chia sẻ thông tin giữa các bộ phận. Ngoài ra, nó giúp đảm bảo rằng tất cả các hồ sơ tài chính của bạn là chính xác và cập nhật. 3S ERP – phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một trong những phần mềm ERP được ứn dụng tại nhiều doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam như: Traphaco CNC, Goldsun, Nam Dược….Về lâu dài, phần mềm ERP có thể giảm chi phí vận hành, cải thiện sự hợp tác và tăng doanh thu của bạn. Gần một nửa số công ty thực hiện hệ thống này báo cáo lợi ích lớn trong vòng sáu tháng.

Xem thêm: Cách đọc sơ đồ một sợi hệ thống điện trung thế

Vào cuối ngày, những hệ thống thông tin hoàn toàn có thể cung ứng cho bạn một lợi thế cạnh tranh đối đầu và phân phối tài liệu bạn cần để đưa ra quyết định hành động kinh doanh thương mại nhanh hơn, mưu trí hơn. Tùy thuộc vào nhu yếu của bạn, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn hệ thống giải quyết và xử lý thanh toán giao dịch, hệ thống quản trị kiến ​ ​ thức, hệ thống tương hỗ quyết định hành động và hơn thế nữa. Khi chọn một, hãy xem xét ngân sách, ngành và quy mô kinh doanh thương mại của bạn. Tìm kiếm một hệ thống thông tin tương thích với tiềm năng của bạn và hoàn toàn có thể hợp lý hóa những hoạt động giải trí hàng ngày của bạn .

Đọc thêm : Review tất tần tật về ứng dụng 3S ERP

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ