Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời – Thuận Lợi Và Khó Khăn

Ưu và điểm yếu kém khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Hiện nay, xu thế tổ chức sự kiện ở ngoài trời rất được yêu dấu và lựa chọn ngày càng nhiều. Vậy hình thức tổ chức này có những ưu và điểm yếu kém gì ?

Ưu điểm

+ Không gian thoáng đãng, hòa hợp với vạn vật thiên nhiên

+ Sức chứa rộng, phù hợp với các sự kiện quy mô khách mời lớn

+ Di chuyển thuận tiện và thuận tiện
+ Đây là thời cơ thuận tiện để những nhà tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tự do, biểu lộ sự phát minh sáng tạo trong việc phong cách thiết kế, lắp ráp bố cục tổng quan, trang trí …

Nhược điểm

+ Phụ thuộc vào yếu tố thời tiết
+ Cần tốn thêm nhiều nhân sự vì ban tổ chức sẽ phải tự sẵn sàng chuẩn bị, setup bàn và ghế, trang trí sân khấu …

Thời tiết là khó khăn vất vả lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Những chú ý quan tâm quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời

Tổ chức sự kiện ngoài trời có thành công xuất sắc hay không sẽ nhờ vào vào rất nhiều yếu tố khác nhau. Dưới đây sẽ là những yếu tố rất là quan tâm trước khi tổ chức sự kiện ngoài trời :

Bãi giữ xe

Nhà tổ chức sẽ phải tự lo bãi để xe cho khách, do đó cần tính toán số lượng người sẽ tham gia sự kiện để có thể tính ra số lượng xe và phân bố, sắp xếp các bãi giữ xe ở quanh khu vực tổ chức. Như vậy, sẽ giúp tránh được ùn tắc tại khu vực chính cũng như giúp cho người tham gia được thuận lợi hơn.

Trang trí

Vì tổ chức trong khoảng trống lớn, nên nếu không có sự trang trí hài hòa và hợp lý để làm điển hình nổi bật khu vực TT thì khu vực cần điển hình nổi bật sẽ bị phai nhạt vào khoảng trống to lớn của sự kiện. Do đó, nên sắp xếp nhiều standee hay phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức sự kiện .
Như vậy để vừa làm khoảng trống bớt trống trải mà còn tăng hiệu suất cao về hình ảnh cho chương trình. Ngoài ra, hoàn toàn có thể trang trí bằng bóng bay, hoa tươi, làm hàng rào số lượng giới hạn khoảng trống bằng những pano chữ A … Việc làm này cũng sẽ giúp cho việc quản trị sự kiện thuận tiện hơn .

Lưu ý khi setup sự kiện ngoài trời

Dự phòng

Rủi ro lớn nhất khi tổ chức sự kiện ngoài trời đó chính là thời tiết xấu. Vì vậy mà cần dự trữ những giải pháp như : ô, bạt … Số lượng chỗ ngồi cũng cần được sẵn sàng chuẩn bị tốt, nên dự trữ số bàn và ghế dư ra để tránh thực trạng thiếu bàn, ghế khi khách tham gia vượt so với dự tính .

Thiết bị âm thanh ánh sáng

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời, doanh nghiệp của bạn cần lựa chọn mạng lưới hệ thống âm thanh ánh sáng có hiệu suất lớn và tương thích với khoảng trống. Như vậy sẽ giúp mang thành công xuất sắc tốt nhất cho đơn vị chức năng cần tổ chức sự kiện .

Vệ sinh

Vệ sinh ở đây sẽ bao gồm cả những vấn đề ăn uống như đã nói ở trên và cả vệ sinh môi trường trong suốt sự kiện. Vì vậy mà cần phân bổ, sắp xếp nhiều thùng rác cũng như nhà vệ sinh lưu động quanh khu vực diễn ra sự kiện. Có thể sắp xếp nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên di chuyển, cùng với việc làm sạch để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện…

An ninh trật tự

Vì sự kiện được tổ chức ở khoảng trống quá rộng, nên nhà tổ chức khó quản trị và hoàn toàn có thể xảy ra những va chạm hay rủi ro đáng tiếc đáng tiếc. Do đó, bạn cần phải sắp xếp sự tương hỗ về bảo mật an ninh để bảo vệ sự kiện bảo đảm an toàn tốt nhất .
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ có ưu điểm mà còn khá nhiều rủi ro đáng tiếc. Dù không dễ nhưng việc này cũng đáng để thử thách, bởi những giá trị hiệu suất cao mà nó mang lại. Danang Events công ty tổ chức sự kiện số 1 việt Nam tại TP. Đà Nẵng với slogan của chúng tôi ” Chất lượng làm nên khét tiếng ” .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Đánh Giá