Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử dễ hiểu, chính xác, update nhất

Hóa đơn điện tử ngày càng được các tổ chức, cá nhân trong nền kinh tế sử dụng phổ biến. Tuy nhiên, không phải hóa đơn điện tử nào cũng hợp lý, hợp lệ, hợp pháp. Bài viết này, Kế toán Lê Ánh sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu hóa đơn điện tử, từ đó phát hiện kịp thời những sai sót về hóa đơn.

Bài viết xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử sai ngày tháng năm

1. Văn bản pháp luật ứng dụng để tra cứu hóa đơn điện tử

• Nghị định 119/2018/NĐ-CP
• Thông tư 69/2019/TT-BTC
• Nghị định 123/2020/NĐ-CP

2. Phân loại hóa đơn điện tử và nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

2.1 Phân loại hóa đơn điện tử

Theo lao lý tại những văn bản trên thì hóa đơn điện tử gồm có :

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Vì vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn bạn đọc cách tra cứu 2 loại hóa đơn trên.

2.2 Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Nguyên tắc tra cứu, sử dụng thông tin hóa đơn điện tử được lao lý tại Điều 28 Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của nhà nước lao lý về hóa đơn điện tử khi bán sản phẩm & hàng hóa, phân phối dịch vụ :
” 1. Bên sử dụng thông tin thực thi truy vấn, truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn .
2. Tổng cục Thuế triển khai công khai minh bạch những trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử phạm pháp, sử dụng bất hợp pháp hóa đơn điện tử trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để những tổ chức triển khai, cá thể hoàn toàn có thể tra cứu .
3. Để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử, bên sử dụng thông tin nhập thông tin hóa đơn điện tử cần tra cứu tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu nội dung hóa đơn điện tử .
4. Trường hợp cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền lao lý tại điểm a khoản 2 Điều 27 Nghị định này có nhu yếu tra cứu thông tin về tình hình quản trị, sử dụng hóa đơn điện tử của người bán là tổ chức triển khai, cá thể kinh doanh thương mại thì cơ quan thuế có nghĩa vụ và trách nhiệm phân phối thông tin hóa đơn điện tử cho những cơ quan, người có thẩm quyền có tương quan .
5. Tổng cục Thuế có nghĩa vụ và trách nhiệm thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống phân phối thông tin tự động hóa. ”

3. Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử

3.1 Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế

Theo nguyên tắc của việc tra cứu hóa đơn mà Kế toán Lê Ánh trích dẫn trên thì người nộp thuế cần làm những bước sau để tra cứu thông tin hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế :

Bước 1: Bạn truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế

Truy cập vào Cổng thông tin của Tổng cục thuế tại địa chỉ : http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
Khi đó màn hình hiển thị sẽ hiển thị như sau :

Bước 2: Click chọn mục tra cứu hóa đơn

Chọn mục “ Thông tin hóa đơn, biên lai ” / Chọn “ Hóa đơn ” / Chọn “ Tra cứu một hóa đơn ” hoặc “ Tra cứu nhiều hóa đơn ”. Chi tiết như sau :

Bước 3: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Bạn cần nhập khá đầy đủ những trường thông tin có gắn dấu ( * ). Đây là những thông tin bắt buộc phải điền. Điền thông tin xong, bạn ấn nút “ Tìm kiếm ” để tra cứu .
Lưu ý :

• Nếu bạn muốn tra cứu nhiều hóa đơn thì bạn cần chuẩn bị một file excel thông tin Hóa đơn cần tra cứu để có thể import lên hệ thống.
• Nếu bạn muốn tra cứu các loại hóa đơn khác như: Hóa đơn bưu điện, Hóa đơn bưu chính, Hóa đơn viễn thông, hóa đơn Invoice thì các bạn tích vào “Hóa đơn bưu chính viễn thông

Bước 4: Kiểm tra thông tin kết quả tra cứu

– Nếu tác dụng trả về hiển thị rất đầy đủ cả 2 trường “ Thông tin người bán sản phẩm & hàng hóa, dịch vụ ” và “ Thông tin hóa đơn ” thì Hóa đơn điện tử mà bạn tra cứu là hợp lệ, hợp pháp .
– Nếu hiệu quả trả về thiếu một trong hai trường thì hóa đơn điện tử đang tra cứu là không hợp pháp .
Lý do hoàn toàn có thể do bên bán chưa thông tin phát hành hóa đơn hoặc đã thông tin phát hành nhưng thông tin chưa được update lên cổng thông tin điện tử .

Trong trường hợp này, các bạn xử lý như sau:

• Liên hệ với người bán hàng để kiểm tra lại xem bên bán hàng đã thông báo phát hành hóa đơn điện tử đó chưa. Nếu bên người bán hàng đã thông báo phát hành rồi thì xin bản photo hoặc ảnh chụp của thông báo phát hành hóa đơn được cơ quan thuế chấp nhận.
• Trường hợp khác, có thể do bạn đang mở qua trình duyệt Google chrome, Cococ,… các bạn vui lòng hãy thử mở lại bằng trình duyệt Internet Explorer.

3.2 Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế

Bước 1: Truy cập vào trang web để xác minh hóa đơn

Truy cập website xác định hóa đơn có mã xác nhận của Tổng cục thuế tại https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit Hoặc website tra cứu hóa đơn điện tử http://www.tracuuhoadon.gdt.gov.vn/main.html
=> Chọn “ Hóa đơn có mã xác nhận ” => Chọn “ Xác minh hóa đơn ”

Theo 2 cách trên, màn hình hiển thị đều hiển thị như sau :

Bước 2: Điền thông tin của hóa đơn điện tử cần tra cứu

Nhập khá đầy đủ những chỉ tiêu : “ Số HĐ xác nhận ” => “ Mã xác nhận ” => “ Mã kiểm tra ”
=> Chọn “ Tra cứu ”

Bước 3: Kiểm tra kết quả tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

– Hóa đơn hợp pháp, hợp lệ nếu chỉ tiêu “ Trạng thái hóa đơn ” ở tác dụng trả về là một trong những trường hợp sau :

• Hóa đơn gốc có giá trị sử dụng và không bị thay đổi

• Là hóa đơn thay thế cho hóa đơn xác thực số …

• Là hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn xác thực số …

• Là hóa đơn bị điều chỉnh bởi hóa đơn xác thực số …

 – Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu chỉ tiêu “Trạng thái hóa đơn” ở kết quả trả về là một trong các trường hợp sau:- Hóa đơn sẽ không có giá trị pháp lý nếu chỉ tiêu “ Trạng thái hóa đơn ” ở hiệu quả trả về là một trong những trường hợp sau :

• Hóa đơn bị xóa bỏ bởi hóa đơn xác thực số … ngày….

• Hóa đơn đã bị thay thế bởi hóa đơn xác thực số … ngày….

• Là hóa đơn xóa bỏ cho hóa đơn xác thực số ….

Theo pháp luật, khi xóa bỏ hoặc sửa chữa thay thế hóa đơn thì bên bán và bên mua cần có văn bản thỏa thuận hợp tác. Nếu bên mua không được thông tin trước thì có quyền nhu yếu bên bán lý giải và phân phối thông tin .

3.3. Tra cứu hóa đơn điện tử phục vụ kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường

Việc tra cứu hóa đơn điện tử Giao hàng kiểm tra sản phẩm & hàng hóa lưu thông trên thị trường đã được lao lý rõ ràng tại Điều 29 Nghị định số 119 / 2018 / NĐ-CP ngày 12 tháng 9 năm 2018 của nhà nước lao lý về hóa đơn điện tử khi bán sản phẩm & hàng hóa, cung ứng dịch vụ :
” 1. Khi kiểm tra sản phẩm & hàng hóa lưu thông trên thị trường, so với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử Giao hàng nhu yếu quản trị, không nhu yếu phân phối hóa đơn giấy. Các cơ quan có tương quan có nghĩa vụ và trách nhiệm sử dụng những thiết bị để truy vấn tra cứu tài liệu hóa đơn điện tử .
2. Trường hợp bất khả kháng do sự cố, thiên tai gây ảnh hưởng tác động đến việc truy vấn mạng Internet dẫn đến không tra cứu được tài liệu hóa đơn, nếu :
a ) Trường hợp người luân chuyển sản phẩm & hàng hóa có chứng từ giấy ( bản sao bằng giấy không cần ký tên, đóng dấu của người mua, người bán sản phẩm & hàng hóa ) chuyển từ hóa đơn điện tử thì xuất trình chứng từ giấy chuyển cho cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực thi kiểm tra sản phẩm & hàng hóa. Cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang triển khai kiểm tra địa thế căn cứ chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử để lưu thông sản phẩm & hàng hóa và liên tục triển khai tra cứu tài liệu hóa đơn điện tử ( tại đầu mối ĐK với Tổng cục Thuế ) để Giao hàng công tác làm việc kiểm tra để giải quyết và xử lý theo pháp luật ;
b ) Trường hợp người luân chuyển sản phẩm & hàng hóa không có chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử thì cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền đang thực thi kiểm tra truy vấn Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kiểm tra, xác nhận hóa đơn điện tử của doanh nghiệp. ”

4. Một số câu hỏi về hóa đơn điện tử

Câu 1 : Các nội dung của hóa đơn điện tử
Câu 2 : Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên, khu vực công ty

Câu 3: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai ngày tháng năm

Câu 4 : Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai tên sản phẩm & hàng hóa
Câu 5 : Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai số tiền, thuế suất thuế giá trị ngày càng tăng
Câu 6 : Quy định về chữ ký hóa đơn điện tử

Source: https://vh2.com.vn
Category : Truyền Thông