Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ – HKT Consultant

1. Khái niệm

Tổ chức sử dụng tài liệu trong những phòng, kho lưu trữ là tòan bộ công tác làm việc nhằm mục đích bảo vệ phân phối cho những cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin thiết yếu Giao hàng cho mục tiêu chính trị, kinh tế tài chính, khoa học, tuyên truyền giáo dục, văn hóa truyền thống, quân sự chiến lược, ngọai giao và những quyền hạn khác của công dân .
Sử dụng tài liệu lưu trữ trong những phòng, kho lưu trữ là một mặt của họat động thông tin khoa học. Mọi họat động của những phòng, kho lưu trữ đều hướng vào tiềm năng cuối vùng là sử dụng có hiệu suất cao những tài liệu lưu trữ ship hàng những nhu yếu khác nhau của đời sống xã hội và nhằm mục đích tiết kiệm chi phí tiền của, công sức của con người và thời hạn trong quản trị, chỉ huy và điều tra và nghiên cứu khoa học …
Tài liệu lưu trữ đặc biệt quan trọng quý, hiếm ; tài liệu lưu trữ có rủi ro tiềm ẩn hư hỏng chỉ được khai thác, sử dụng bản sao .

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Đảm bảo đúng đường lối, chủ trương của Đảng và Nhà nước .

• Đảm bảo thực hiện các nguyên tắc, chế độ đã được qui định.
• Đảm bảo phục vụ công tác thông tin tư liệu nhanh chóng, chính xác.

2. Nội dung

• Thông báo về tài liệu lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu thông tin là một trong những hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ một cách chủ động. Hình thức này giúp cho các cơ quan, đơn vị được thông báo nắm được nội dung, tài liệu và sử dụng chúng trong công tác của mình. Cơ quan lưu trữ có thể gửi cho các cơ quan, đơn vị có nhu cầu những thông báo, mục lục tài liệu theo chuyên đề, đồng thời có thể đề xuất việc sử dụng tài liệu.
• Tổ chức phòng đọc tài liệu lưu trữ. Việc  tổ chức sử dụng tài liệu tại  phòng đọc lưu trữ

là một hình thức mang tính truyền thống lịch sử và được vận dụng thoáng đãng. Để hình thức này đạt được hiệu suất cao cao cần tổ chức mạng lưới hệ thống công cụ tra cứu khoa học : mục lục, những bộ thẻ ; biên sọan những sách hướng dẫn …

Mục lục hồ sơ:

Mục lục hồ sơ ( hay mục lục thống kê hồ sơ ) lưu trữ là một trong những lọai công cụ tra cứu khoa học thông dụng, thuận tiện và truyền thống cuội nguồn. Đó là bản kê biên có mạng lưới hệ thống tên gọi những hồ sơ lưu trữ và những thông tin khác về thành phần và nội dung hồ sơ của một khối tài liệu nhất định như một phông, một bộ phận của phông ( những hồ sơ của một năm, của một đơn vị chức năng tổ chức … ), một sưu tập lưu trữ. Mục lục hồ sơ thường có hai phần chính như sau :

• Phần thống kê các tiêu đề hồ sơ bao gồm: các thông tin về từng hồ sơ cụ thể (đơn vị bảo quản), tức là những thông tin về thành phần và nội dung của hồ sơ.
• Phần tra tìm bổ trợ bao gồm: tờ nhan đề, lời nói đầu, bảng kê chữ viết tắt và tờ mục lục. (Xem mẫu Mục lục hồ sơ chương 5 hình 5.8)

Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ :

Bộ thẻ là các tấm thẻ dùng để giới thiệu nội dung tài liệu, trong đó các thông tin tài liệu được phân nhóm theo các đặc trưng chuyên đề, ngành họat động hay tác giả… và được sắp xếp theo khung phân lọai thông tin tài liệu nhất định. Các bộ thẻ có thể là bao gồm các thẻ chuyên đề, thẻ sự vật chuyên đề, thẻ hệ thống.

Sách hướng dẫn tài liệu lưu trữ :
Sách hướng dẫn tài liệu lưu trữ được biên sọan để thông tin và hướng dẫn nội dung tài liệu được dữ gìn và bảo vệ trong kho tài liệu lưu trữ. Đó hoàn toàn có thể là những sách hướng dẫn về thành phần và nội dung tài liệu những phông lưu trữ được dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ, những sách hướng dẫn phông lưu trữ đơn cử nhằm mục đích ra mắt rõ thành phần và nội dung tài liệu của phông để người đọc biết được những yếu tố thuộc phông lưu trữ như : thời hạn khởi đầu, kết thúc phông ; những nhóm tài liệu hầu hết ; nội dung của những nhóm tài liệu đó ; số hiệu tra tìm …, hoặc là những sách hướng dẫn tóm tắt những phông và những sưu tập với nội dung về tên phông và số tra tìm về phông lưu trữ đó .
Sử dụng máy vi tính để tra tìm tài liệu lưu trữ
Ung dụng những thành tựu của công nghệ tiên tiến tin học vào công tác làm việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một tất yếu khách quan, ngày càng được chăm sóc và tăng trưởng nhanh gọn. Tuy nhiên, không được ý niệm rằng máy tính hoàn toàn có thể sửa chữa thay thế cho bản thân những tài liệu lưu trữ .

• Triển lãm tài liệu lưu trữ. Đây là hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác giáo dục, tuyên truyền. Đề tài triển lãm có thể rất đa dạng và phong phú. Việc này có thể được tổ chức thường xuyên hoặc không thường xuyên, cố định hoặc lưu động.
• Cung cấp các chứng nhận lưu trữ, các bản sao lục và trích lục tài liệu lưu trữ.

Giấy chứng    nhận lưu  trữ là một  lọai văn bản  có giá trị  pháp lý, trong  đó cho bíêt những nội dung có trong tài liệu của kho lưu trữ và ghi rõ các dẫn liệu tra tìm chúng.

Bản sao lục lưu trữ là bản sao tòan văn của tài liệu lưu trữ, có xác nhận của cơ quan lưu trữ .
Bản trích lục là bản sao một phần tài liệu lưu trữ tương quan đến một yếu tố, một vấn đề hoặc cá thể, có xác nhận của cơ quan lưu trữ .
Công bố tài liệu lưu trữ : Công bố tài liệu lưu trữ gồm có những nội dung công tác làm việc sau : chọn đề tài, xác lập thể lọai và hình thức công bố, lựa chọn và truyền đạt nội dung tài liệu … Hình thức công bố tài liệu luu trữ rất đa dạng và phong phú như xuất bản những tập sách công bố tài liệu ; đăng báo, tạp chí ; kiến thiết xây dựng những bộ phim tài liệu …

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2