Tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ – https://vh2.com.vn

2.2.1.1. Nhân sự bộ phận công tác văn thư, lưu trữ.

Bộ phận Văn thư, Lưu trữ của Công ty HPM thuộc phòng Hành chính nhân sự gồm 2 nhân viên cấp dưới .

STT Nhân viên Trình độ Tuổi đời Tuổi nghề

1 Phan Thị Thu Huyền Tại chức Học viện
Hành Chính 43 19 2 Bùi Hà My Cao đẳng 33 8
Với số lượng nhân viên cấp dưới phòng văn thư lúc bấy giờ của Công ty về số lượng ( 02 người ) chưa trọn vẹn cung ứng đủ về số lượng, bởi chị Phan Thu Huyền là trưởng phòng HC – NS, nên không tham gia nhiều vào công tác làm việc Văn thư – Lưu trữ mà hầu hết do chị Bùi Hà My đảm nhiệm .
Cả 02 nhân viên cấp dưới đều là những người đã có tuổi đời trong nghề, có kinh nghiệm tay nghề trong việc làm, tuy nhiên về trình độ cũng như kỹ năng và kiến thức thao tác của nhân viên cấp dưới bộ phận văn thư Công ty lúc bấy giờ vẫn chưa thực sự đạt nhu yếu về trình độ tin học, ngoại ngữ cũng như kiến thức và kỹ năng nhiệm vụ còn mang đặc thù bằng tay thủ công, chưa thực sự chuyên nghiệp và bài bản. Vì thế để bộ phận Văn thư công ty hoạt động giải trí có hiệu suất cao hơn Công ty cần đưa ra những chủ trương tuyển mới hoặc có những khoá đào tạo và giảng dạy để nâng cao trình độ cho CBCNVC phòng văn thư, phân phối tốt nhu yếu việc làm .
Bộ phận Văn thư – Lưu trữ được sắp xếp riêng một khu với diện tích quy hoạnh không quá to .
Do điều kiện kèm theo thiếu thốn về phòng ốc nên diện tích quy hoạnh phòng Văn thư – Lưu trữ của cơ quan lúc bấy giờ gần như mới chỉ đơn thuần thực thi được công dụng văn thư .
– Cách sắp xếp phòng họp tương đối hợp lý :
+ Tường phía trước và phía sau được sắp xếp bằng cửa kính chống nhiệt nên phòng thao tác có ánh sáng tự nhiên tạo không khí thao tác .
+ Hệ thống cửa sau được thông với cửa trước nên phòng thao tác rất thoáng .
+ Máy photo phục vụ việc sao chụp của cán bộ những phòng ban được sắp xếp phía ngoài và ship hàng lưu trữ của cơ quan được sắp xếp bên trong rất thuận tiện cho việc sử dụng và dữ gìn và bảo vệ .
+ Do đặc trưng việc làm của phòng văn thư nên bàn thao tác của nhân viên cấp dưới được sắp xếp theo chiều ngang rất thuận tiện cho việc đảm nhiệm, xử lý, và phát văn bản …
+ Tủ đựng con dấu và sách vở văn bản lưu văn thư được sắp xếp ngay sau bản thao tác của văn thư nên rất thuận tiện cho việc lưu trữ tài liệu và sử dụng .
+ Phòng còn được trang bị thêm máy sấy. Máy sấy được sắp xếp ngay cạnh máy in nên rất thuận tiện cho việc sử dụng .
– Tuy nhiên cạnh bên đó vẫn còn một số ít điểm chưa hài hòa và hợp lý :
+ Do điều kiện kèm theo về phòng ban nên công tác làm việc lưu trữ của cơ quan chưa có phòng riêng mà chỉ được lưu tại phòng văn thư và những tủ đựng hồ sơ trong công ty nên việc quản trị văn bản lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn vất vả .
+ Do phòng thao tác được phong cách thiết kế bằng cửa kính nên phòng thao tác nóng và bí vào mùa hè và ánh nắng trực tiếp sẽ không tốt cho công tác làm việc lưu trữ văn bản .

2.2.1.2. Nhiệm vụ tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ.

Công tác văn thư ở Công ty HPM cũng như tổng thể những doanh nghiệp khác đều gồm có nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác nhau. Tùy theo cương vị và năng lực của mỗi người trong cơ quan được giao đảm nhiệm những nội dung nhất định và có sự phân công nghĩa vụ và trách nhiệm rõ ràng như sau :
* Trách nhiệm của Ban Giám đốc :
Quyết định cơ cấu tổ chức tổ chức của phòng Hành chính – Nhân sự và bộ phận Văn thư, lưu trữ .
Phê duyệt những văn bản pháp luật công dụng, trách nhiệm của phòng Hành chính – Nhân sự và bộ phận văn thư, lưu trữ .
Là người đứng đầu chỉ huy công tác làm việc văn thư trong cơ quan, ở cơ quan cấp dưới và đơn vị chức năng thường trực. Chỉ đạo việc nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến trong công tác làm việc văn thư .
Trực tiếp ký tổng thể những văn bản do cơ quan phát hành, hoàn toàn có thể chuyển nhượng ủy quyền cho cán bộ cấp dưới ký 1 số ít văn bản thuộc thẩm quyền của mình .
Trực tiếp xử lý văn bản đến, hoặc giao cho Trưởng phòng Hành chính trực tiếp xử lý văn bản .
* Trách nhiệm của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự Công ty HPM : Là người giúp Tổng Giám đốc tổ chức thực thi những trách nhiệm công tác làm việc văn thư của cơ quan .
Trực tiếp phải làm những việc làm sau :
– Xem xét về mặt thủ tục, kiểm tra thể thức kỹ thuật trình diễn văn bản trước khi ký gửi đi .

– Ký thừa lệnh Tổng Giám đốc một số văn bản thuộc thẩm quyền của
Tổng Giám đốc công ty, ký trực tiếp một số văn bản do phòng ban hành,

– Tham gia thảo duyệt văn bản của cơ quan, tham mưu cho Tổng Giám đốc trong việc hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ .
– Tổ chức việc đánh máy văn bản đi .
Trong những điều kiện kèm theo đơn cử, hoàn toàn có thể được giao một số ít việc làm thuộc trách nhiệm của văn thư chuyên trách. Có thể giao cho cấp dưới hoặc cấp phó của mình triển khai 1 số ít trách nhiệm đơn cử trong khoanh vùng phạm vi quyền hạn của mình .

* Trách nhiệm của trưởng các đơn vị

Thủ trưởng những đơn vị chức năng trong công ty chịu nghĩa vụ và trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về hàng loạt công tác làm việc văn thư của đơn vị chức năng thực thi tốt những trách nhiệm quản trị văn bản đi của đơn vị chức năng .
– Tổ chức soạn thảo trong khoanh vùng phạm vi đơn vị chức năng .
– Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị chức năng vào lưu trữ cơ quan. – Thực hiện một số ít trách nhiệm khác khi cấp trên phó thác .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2