bài thu hoạch học công tác văn thư (văn phòng)

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (47.09 KB, 5 trang )

BÀI THU HOẠCH
Môn: Nghiệp vụ văn thư
KHÁI QUÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY
VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở CƠ QUAN
1. Tổ chức bộ máy cơ quan:
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

2. Khảo sát tình hình công tác văn thư ở cơ quan:
a. đặc điểm tình hình công tác văn thư, những thuận lợi, khó khăn:
– Đặc điểm tình hình:
Hiện nay công tác văn thư ở các cơ quan nói chung và cơ quan
trường học nói riêng, người làm công tác văn thư thường chưa qua lớp đào
tạo. Cán bộ văn thư thường phải kiêm nhiệm rất nhiều viêïc, nên ảnh
hưởng không nhỏ đến công tác xây dựng quản lý, ban hành văn bản của
cơ quan.
– Thuận lợi:
BAN ĐẠI DIỆN
CHA MẸ HỌC SINH
HIỆU TRƯỞNG
CÔNG ĐOÀN
Tổ
Hành chính
Phó
Hiệu trưởng
Phó
Hiệu trưởng
Thanh tra
Nhân dân
Văn phòng
Kế toán
Thư viện

Khối 1
Khối 2
Khối 3
Khối 4
Khối 5
ĐOÀN
ĐỘI
Trong những năm gần đây được sự quan tâm và nhìn nhận tầm quan
trọng của công tác quản lý, ban hành văn bản của các cấp lãnh đạo trong
công tác văn thư, tạo điều kiện để công tác văn thư hoạt động có hiệu quả
như: đầu tư cơ sở vâït chất, trang thiết bò văn phòng cho công tác văn thư,
đưa cán bộ đi bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ để làm tốt hơn công tác
văn thư của cơ quan.
– Khó khăn:
Hiện nay công tác văn thư còn chưa được đánh giá đúng tầm quan
trọng trong công tác quản lý nhà nước. Người làm công tác văn thư thường
là nhân viên hợp đồng phải kiêm nhiệm nhiều công việc, thậm trí theo
quan điểm của một số cán bộ trong cơ quan xem người làm công tác văn
thư như người để sai vặt (nhân viên phục vụ…) Từ những nhận thức như
thế đã ảnh hưởng đến công tác văn thư ở cơ quan, đôi khi cán bộ lãnh đạo
làm luôn công tác văn thư.
b. Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư:
Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của việc ban hành, quản lý
và giải quyết công việc bằng văn bản thì không thể thiếu được vai trò của
người làm công tác văn thư. Do đó lãnh đạo cơ quan đã đặc biệt quan tâm
và chỉ đạo chặt chẽ về việc thực hiện nghò đònh 110/2004/NĐ-CP của
Chính phủ về công tác văn thư ban hành ngày 08/4/2004, tăng cường đầu
tư mua sắm trang thiết bò văn phòng như: Bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy vi
tính, máy in….trong điều kiện cho phép của cơ quan, tạo điều kiện tốt để
cho công tác văn thư hoạt động có hiệu quả.

Tuy nhiên công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư
thực hiện chưa có bài bản, khoa học, chưa có quy đònh rõ rành trong công
tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản của cơ quan, chưa có nội quy,
quy đònh trong việc sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan. Việc thực
hiện công tác văn thư diễn ra một cách tự phát, không có kế hoạch cụ thể.
c. Tình hình thực hiện những nội dung, nghiệp vụ văn thư của cơ quan.
– Tình hình ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan:
Cơ quan trường học thường ban hành các loại văn bản như: Kế
hoạch, quyết đònh cá biệt, báo cáo, thông báo, thư mời, biên bản, giấy giới
thiệu, giấy đi đường.
– Về thể thức văn bản của cơ quan đanh trình bày so với quy đònh
của nhà nước là đủ 9 thành phầøn bắt buộc bao gồm:
+ Quốc hiệu
+ Tên cơ quan ban hành văn bản
+ Số và ký hiệu văn bản
+ Đòa danh, ngày tháng, năm ban hành văn bản
+ Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
+ Nội dung văn bản
+ Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngøi có thẩm quyền
+ Dấu của cơ quan
+ Nơi nhận
Việc trình bày các thành phần của văn bản còn nhiều sai sót cụ thể
như sau:
Ví dụ: Việc soạn thảo một quyết đònh:
Thể thức Phần đúng Chưa đúng Cần sửa chữa
– Quốc hiệu
– Tên cơ quan
ban hành văn
bản
– Số và ký hiệïu

văn bản
– Đòa danh, ngày
tháng, năm
– Tên loại
Trích yêùu nội
dung
– Thẩm quyền
ban hành
– Nội dung
– Thẩm quyền
ký
– Nơi nhận
Cỡ chữ, kiểu chữ
Cỡ chữ, kiểu chữ
Đúng vò trí
Cách trình bày
Cách trình bày
Vò trí
Vò trí
Vò trí
Vò trí
Vò trí
Vò trí
Trình bày bằng
số Ả Rập
Đúng thẩm
quyền
Vò trí
Cách thức
Dòng dưới chưa

đậm
Chưa ghạch
chân
Sau số “:” chưa
có dấu cách
In đậm
Còn ghi cả tác
giả của quyết
đònh
Còn có dấu ( )
Chữ nghiêng
Không có
ghạch chân
– Sai phần căn
cứ có dấu
ghạch
– Đầu dòng
cuối mỗi căn cứ
có dấu chấm
câu
Không có dấu
(: )
Các điều 1,
Điều 2 … chưa
thẳng nhau
Còn đậm
Đậm dòng dưới
Cần ghạch chân
Sau số ( : ) cần
đánh dấu cách

Không đậm
Bỏ phần tác giả
Bỏ dấu ( ) kiểu
chữ đứng đậm có
dấu ghạch chân
– Bỏ dấu ghạch
đầu dòng cuối mỗi
căn cứ đánh dấu
(.) căn cứ cuối dấu
(,)
Sau từ quyết đònh
có dấu (:)
Cần cài Tap cho
thẳng nhau, chữ
đậm, đứng, không
ghạch chân sau
chữ điều 1, điều 2
có dấu (. )
Cần cách dòng
Cần đậm, nghiêng
chữ nơi nhận
nghiêng
Có ghạch cân
sau điều 1, điều
2
Có dấu ( : )
– Chưa cách
dòng với nội
dung văn bản
chữ nơi nhâïn

còn chưa đậm,
nghiêng, sau
mỗi nơi nhận
chưa có dấu ( 🙂
Sau mỗi nơi nhận
có dấu ( ; )
Nơi nhận cuối có
dấu chấm (. )
– Tình hình tổ chức quản l ý văn bản đi của cơ quan:
Việc ban hành và soạn thảo văn bản chủ yếu của bộ phận nào, bộ
phận đó trực tiếp soạn thảo sau đó tự đem trình lên cho Hiệu trûng ký,
cán bộ văn thư đóng dấu cơ quan, dấu tên và lưu lại 1 bản và chuyển văn
bản ra ngoài. Như vậy việc quản lý và ban hành văn bản đi của cơ quan
còn rất nhiềøu sai sót cần chỉnh sửa lại như: Trước khi đưa cho người có
thẩm quyền ký và chuyển văn bản ra ngoài, tất cả các văn bản đầu phải
qua văn thư kiểm tra về mặt thể thức. Nêùu có sai sót thì phải chỉnh sửa sau
đó văn thư đưa lên cho người có thẩm quyền ký, văn thư trực tiếp đóng
dấu cơ quan vào văn bản, ghi số, vào sổ đăng ký văn bản đi và lưu l 1
văn bản ở tập hồ sơ lưu văn bản đi và gửi ra ngoài.
– Tình hình tổ chức quản lý văn bản đến của cơ quan:
Văn bản đến của cơ quan không nhiều, chủ yếu là công văn chỉ đạo
của Phòng giáo dục, hướng dẫn thực hiện giáo dục của Sở giáo dục, một
số thông báo… được gửi vào cư quan qua đường bưu điện; trực tiếp; cán bộ
đi hội họp mang về, sau đó đưa cho văn thư vào sổ đăng ký văn bản đến
và chuyển giao cho các bộ phận có trách nhiệm giải quyết. Việc theo dõi
thực hiện giải quyết công văn này chủ yếu do Hiệu trưởng quản lý, cán bộ
văn thư còn chưa coi đó là nhiệm vụ của mình. Cơ quan chưa có dấu đăng
ký văn bản đến.
– Tình hình tổ chức, sử dụng, quản lý con dấu của cơ quan:
cơ quan hiện có những loại con dấu như: Dấu cơ quan, dâùu Công

đoàn, dấu tên
Như vậy cần bổ sung con dấu như: Dấu Đến theo đúng mẫu quy
đònh.
Hầu hết các dấu tên và chức vụ của Hiệu trưởng, P. Hiệu trưởng
chưa đúng theo quy đònh như: Chữ nghhiêng cần sửa lại là kiểu chữ đứng
đậm.
Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan còn lỏng lẻo như:
Chưa có tủ kệ để đựng và bảo quản con dấu, nhiều cán bộ giáo viên tự
đóng dấu vào văn bản ( như sổ liên lạc, sổ điểm, học bạ )
Trên đây là tình hình thực tế việc thực hiện công tác văn thư của cơ
quan, so với những kiến thức mà em tiếp thu được qua quá trình học lớp
thư ký văn phòng 4/ 2005, em thấy cơ quan còn rất nhiều thiếu sót. Sau
khi học xong khóa này, khi về cơ quan dù có được phân công phụ trách
công tác văn thư hay không, em sẽ cố gắng đem những hiểu biết đã tiếp
thu được để vận dụng vào công tác ở cơ quan sao cho phù hợp với điều
kiện thực tế của cơ quan để công tác văn thư của cơ quan ngày càng tốt
hơn.
Người viết bản thu hoạch
Mai Thò Lụa
Khối 1K hối 2K hối 3K hối 4K hối 5 ĐOÀNĐỘITrong những năm gần đây được sự chăm sóc và nhìn nhận tầm quantrọng của công tác quản trị, phát hành văn bản của những cấp chỉ huy trongcông tác văn thư, tạo điều kiện kèm theo để công tác văn thư hoạt động giải trí có hiệu quảnhư : góp vốn đầu tư cơ sở vâït chất, trang thiết bò văn phòng cho công tác văn thư, đưa cán bộ đi tu dưỡng trình độ, nhiệm vụ để làm tốt hơn công tácvăn thư của cơ quan. – Khó khăn : Hiện nay công tác văn thư còn chưa được nhìn nhận đúng tầm quantrọng trong công tác quản trị nhà nước. Người làm công tác văn thư thườnglà nhân viên cấp dưới hợp đồng phải kiêm nhiệm nhiều việc làm, thậm trí theoquan điểm của 1 số ít cán bộ trong cơ quan xem người làm công tác vănthư như người để sai vặt ( nhân viên cấp dưới Giao hàng … ) Từ những nhận thức nhưthế đã tác động ảnh hưởng đến công tác văn thư ở cơ quan, nhiều lúc cán bộ lãnh đạolàm luôn công tác văn thư. b. Công tác chỉ huy của cơ quan so với công tác văn thư : Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của việc phát hành, quản lývà xử lý việc làm bằng văn bản thì không hề thiếu được vai trò củangười làm công tác văn thư. Do đó chỉ huy cơ quan đã đặc biệt quan trọng quan tâmvà chỉ huy ngặt nghèo về việc triển khai nghò đònh 110 / 2004 / NĐ-CP củaChính phủ về công tác văn thư phát hành ngày 08/4/2004, tăng cường đầutư shopping trang thiết bò văn phòng như : Bàn thao tác, tủ hồ sơ, máy vitính, máy in …. trong điều kiện kèm theo được cho phép của cơ quan, tạo điều kiện kèm theo tốt đểcho công tác văn thư hoạt động giải trí có hiệu suất cao. Tuy nhiên công tác chỉ huy của cơ quan so với công tác văn thưthực hiện chưa có chuyên nghiệp, khoa học, chưa có quy đònh rõ rành trong côngtác soạn thảo, phát hành, quản trị văn bản của cơ quan, chưa có nội quy, quy đònh trong việc sử dụng và dữ gìn và bảo vệ con dấu của cơ quan. Việc thựchiện công tác văn thư diễn ra một cách tự phát, không có kế hoạch đơn cử. c. Tình hình triển khai những nội dung, nhiệm vụ văn thư của cơ quan. – Tình hình phát hành và sử dụng văn bản của cơ quan : Cơ quan trường học thường phát hành những loại văn bản như : Kếhoạch, quyết đònh riêng biệt, báo cáo giải trình, thông tin, thư mời, biên bản, giấy giớithiệu, giấy đi đường. – Về thể thức văn bản của cơ quan đanh trình diễn so với quy đònhcủa nhà nước là đủ 9 thành phầøn bắt buộc gồm có : + Quốc hiệu + Tên cơ quan phát hành văn bản + Số và ký hiệu văn bản + Đòa danh, ngày tháng, năm phát hành văn bản + Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản + Nội dung văn bản + Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngøi có thẩm quyền + Dấu của cơ quan + Nơi nhậnViệc trình diễn những thành phần của văn bản còn nhiều sai sót cụ thểnhư sau : Ví dụ : Việc soạn thảo một quyết đònh : Thể thức Phần đúng Chưa đúng Cần thay thế sửa chữa – Quốc hiệu – Tên cơ quanban hành vănbản – Số và ký hiệïuvăn bản – Đòa danh, ngàytháng, năm – Tên loạiTrích yêùu nộidung – Thẩm quyềnban hành – Nội dung – Thẩm quyềnký – Nơi nhậnCỡ chữ, kiểu chữCỡ chữ, kiểu chữĐúng vò tríCách trình bàyCách trình bàyVò tríVò tríVò tríVò tríVò tríVò tríTrình bày bằngsố Ả RậpĐúng thẩmquyềnVò tríCách thứcDòng dưới chưađậmChưa ghạchchânSau số “ : ” chưacó dấu cáchIn đậmCòn ghi cả tácgiả của quyếtđònhCòn có dấu ( ) Chữ nghiêngKhông cóghạch chân – Sai phần căncứ có dấughạch – Đầu dòngcuối mỗi căn cứcó dấu chấmcâuKhông có dấu ( : ) Các điều 1, Điều 2 … chưathẳng nhauCòn đậmĐậm dòng dướiCần ghạch chânSau số ( : ) cầnđánh dấu cáchKhông đậmBỏ phần tác giảBỏ dấu ( ) kiểuchữ đứng đậm códấu ghạch chân – Bỏ dấu ghạchđầu dòng cuối mỗicăn cứ ghi lại (. ) địa thế căn cứ cuối dấu (, ) Sau từ quyết đònhcó dấu ( 🙂 Cần cài Tap chothẳng nhau, chữđậm, đứng, khôngghạch chân sauchữ điều 1, điều 2 có dấu (. ) Cần cách dòngCần đậm, nghiêngchữ nơi nhậnnghiêngCó ghạch cânsau điều 1, điềuCó dấu ( : ) – Chưa cáchdòng với nộidung văn bảnchữ nơi nhâïncòn chưa đậm, nghiêng, saumỗi nơi nhậnchưa có dấu ( 🙂 Sau mỗi nơi nhậncó dấu ( ; ) Nơi nhận cuối códấu chấm (. ) – Tình hình tổ chức triển khai quản l ý văn bản đi của cơ quan : Việc phát hành và soạn thảo văn bản hầu hết của bộ phận nào, bộphận đó trực tiếp soạn thảo sau đó tự đem trình lên cho Hiệu trûng ký, cán bộ văn thư đóng dấu cơ quan, dấu tên và lưu lại 1 bản và chuyển vănbản ra ngoài. Như vậy việc quản trị và phát hành văn bản đi của cơ quancòn rất nhiềøu sai sót cần chỉnh sửa lại như : Trước khi đưa cho người cóthẩm quyền ký và chuyển văn bản ra ngoài, tổng thể những văn bản đầu phảiqua văn thư kiểm tra về mặt thể thức. Nêùu có sai sót thì phải chỉnh sửa sauđó văn thư đưa lên cho người có thẩm quyền ký, văn thư trực tiếp đóngdấu cơ quan vào văn bản, ghi số, vào sổ ĐK văn bản đi và lưu l 1 văn bản ở tập hồ sơ lưu văn bản đi và gửi ra ngoài. – Tình hình tổ chức triển khai quản trị văn bản đến của cơ quan : Văn bản đến của cơ quan không nhiều, hầu hết là công văn chỉ đạocủa Phòng giáo dục, hướng dẫn triển khai giáo dục của Sở giáo dục, mộtsố thông tin … được gửi vào cư quan qua đường bưu điện ; trực tiếp ; cán bộđi hội họp mang về, sau đó đưa cho văn thư vào sổ ĐK văn bản đếnvà chuyển giao cho những bộ phận có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý. Việc theo dõithực hiện xử lý công văn này hầu hết do Hiệu trưởng quản trị, cán bộvăn thư còn chưa coi đó là trách nhiệm của mình. Cơ quan chưa có dấu đăngký văn bản đến. – Tình hình tổ chức triển khai, sử dụng, quản trị con dấu của cơ quan : cơ quan hiện có những loại con dấu như : Dấu cơ quan, dâùu Côngđoàn, dấu tênNhư vậy cần bổ trợ con dấu như : Dấu Đến theo đúng mẫu quyđònh. Hầu hết những dấu tên và chức vụ của Hiệu trưởng, P. Hiệu trưởngchưa đúng theo quy đònh như : Chữ nghhiêng cần sửa lại là kiểu chữ đứngđậm. Việc quản trị và sử dụng con dấu của cơ quan còn lỏng lẻo như : Chưa có tủ kệ để đựng và dữ gìn và bảo vệ con dấu, nhiều cán bộ giáo viên tựđóng dấu vào văn bản ( như sổ liên lạc, sổ điểm, học bạ ) Trên đây là tình hình trong thực tiễn việc thực thi công tác văn thư của cơquan, so với những kỹ năng và kiến thức mà em tiếp thu được qua quy trình học lớpthư ký văn phòng 4 / 2005, em thấy cơ quan còn rất nhiều thiếu sót. Saukhi học xong khóa này, khi về cơ quan dù có được phân công phụ tráchcông tác văn thư hay không, em sẽ cố gắng nỗ lực đem những hiểu biết đã tiếpthu được để vận dụng vào công tác ở cơ quan sao cho tương thích với điềukiện thực tiễn của cơ quan để công tác văn thư của cơ quan ngày càng tốthơn. Người viết bản thu hoạchMai Thò Lụa

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2