Tập bài giảng thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ – Luận văn, đồ án, luan van, do an

I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ 1. Khái niệm Thống kê trong lưu trữ là vận dụng những chiêu thức và công cụ để xác lập đúng mực về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và mạng lưới hệ thống dữ gìn và bảo vệ tài liệu trong những kho lưu trữ theo những đơn vị chức năng thống kê đã pháp luật và được bộc lộ trên những loại sổ sách thống kê. Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định và thắt chặt việc tổ chức triển khai sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo những giải pháp phân loại, giải pháp hệ thống hóa tài liệu và bảo vệ năng lực tra tìm tài liệu nhanh gọn, thuận tiện, đồng thời có cơ sở thiết kế xây dựng kế hoạch nhiệm vụ tương thích với nhu yếu đơn cử của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do những cơ quan lưu trữ báo cáo giải trình, cơ quan quản trị lưu trữ những cấp có cơ sở để kiến thiết xây dựng quy hoạch và kế hoạch tăng trưởng công tác làm việc lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi từng địa phương, từng ngành và khoanh vùng phạm vi cả nước. 2. Nguyên tắc. Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung chuyên sâu, thống nhất và bảo vệ tính thừa kế trên những tiến trình việc làm. Tất cả tài liệu dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ đều phải được phản ảnh vào những loại sổ sách thống kê ; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng người tiêu dùng quản trị của cơ quan, đơn vị chức năng nhưng hiện đang dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ. Cơ quan, tổ chức triển khai có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chính sách thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo giải trình thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 .

33 trang |

Chia sẻ: anhquan78

| Lượt xem : 2544

| Lượt tải: 5

Bạn đang xem trước 20 trang tài liệu Tập bài giảng thống kê và kiểm tra tài liệu lưu trữ, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

Đặng Thanh Nam Page 1 ĐẠI HỌC SÀI GÒN KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG TẬP BÀI GIẢNG THỐNG KÊ VÀ KIỂM TRA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TP. TP HCM, năm trước Đặng Thanh Nam Page 2 PHẦN 1 THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ I. KHÁI NIỆM, NGUYÊN TẮC CỦA CÔNG TÁC THỐNG KÊ TRONG LƯU TRỮ 1. Khái niệm Thống kê trong lưu trữ là vận dụng những giải pháp và công cụ để xác lập đúng chuẩn về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và mạng lưới hệ thống dữ gìn và bảo vệ tài liệu trong những kho lưu trữ theo những đơn vị chức năng thống kê đã lao lý và được biểu lộ trên những loại sổ sách thống kê. Thống kê tài liệu lưu trữ để nắm được số lượng tài liệu hiện có, thành phần và chất lượng tài liệu, cố định và thắt chặt việc tổ chức triển khai sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ theo những giải pháp phân loại, giải pháp hệ thống hóa tài liệu và bảo vệ năng lực tra tìm tài liệu nhanh gọn, thuận tiện, đồng thời có cơ sở kiến thiết xây dựng kế hoạch nhiệm vụ tương thích với nhu yếu đơn cử của kho lưu trữ. Trên cơ sở số liệu thống kê do những cơ quan lưu trữ báo cáo giải trình, cơ quan quản trị lưu trữ những cấp có cơ sở để thiết kế xây dựng quy hoạch và kế hoạch tăng trưởng công tác làm việc lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi từng địa phương, từng ngành và khoanh vùng phạm vi cả nước. 2. Nguyên tắc. Công tác thống kê tài liệu trong kho lưu trữ dựa trên nguyên tắc tập trung chuyên sâu, thống nhất và bảo vệ tính thừa kế trên những quy trình tiến độ việc làm. Tất cả tài liệu dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ đều phải được phản ảnh vào những loại sổ sách thống kê ; kể cả tài liệu chưa được chỉnh lý, biên mục hoặc tài liệu không thuộc đối tượng người tiêu dùng quản trị của cơ quan, đơn vị chức năng nhưng hiện đang dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ. Cơ quan, tổ chức triển khai có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chính sách thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo giải trình thống kê hằng năm được tính từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12. II. NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP THỐNG KÊ 1. Đối tượng và nội dung thống kê Trong những phòng, kho lưu trữ đối tượng người dùng thống kê đa phần là tài liệu lưu trữ. Ngoài ra, những kho lưu trữ còn thống kê phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu tài liệu, tình hình nghiên cứu và điều tra sử dụng tài liệu và thống kê đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ. Mỗi đối tượng người dùng thống kê nhu yếu những nội dung thống kê khác nhau. Cụ thể : – Đối tượng thống kê là tài liệu lưu trữ. + Số lượng tài liệu của từng phông, của kho ; + Thành phần tài liệu ; + Nội dung tài liệu ; + Tình hình tài liệu. – Đối tượng thống kê là phương tiện đi lại dữ gìn và bảo vệ trong kho lưu trữ. Đặng Thanh Nam Page 3 + Các loại phương tiện đi lại ; + Số lượng ; + Chất lượng. – Đối tượng thống kê là công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ. + Các loại công cụ tra cứu ; + Số lượng. – Đối tượng thống kê là tình hình sử dụng tài liệu lưu trữ. + Số lượng người đến điều tra và nghiên cứu tài liệu ; + Số lượng hồ sơ đã cung ứng Giao hàng điều tra và nghiên cứu sử dụng ; + Mục đích điều tra và nghiên cứu sử dụng tài liệu trong kho lưu trữ ; + Các nhóm tài liệu thường được điều tra và nghiên cứu sử dụng. – Đối tượng thống kê là cán bộ lưu trữ. + Số lượng cán bộ ; + Trình độ ; + Độ tuổi ; + Giới tính. 2. Phạm vi và giải pháp thống kê Thống kê trong lưu trữ được thực thi ở những khoanh vùng phạm vi khác nhau : thống kê trong khoanh vùng phạm vi một kho lưu trữ ; thống kê trong khoanh vùng phạm vi một ngành, một địa phương ; thống kê nhà nước về lưu trữ. Thống kê trong khoanh vùng phạm vi phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích chớp lấy về nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu trong từng phòng, kho lưu trữ. Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm mục đích tổng hợp về số lượng, thành phần, tình hình tài liệu lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi cả nước. Các phòng, kho lưu trữ trong quy trình triển khai trách nhiệm thống kê trong khoanh vùng phạm vi phòng, kho lưu trữ ; đồng thời thực thi cả trách nhiệm thống kê nhà nước. Thống kê trong lưu trữ hầu hết được thực thi tích hợp trong quy trình triển khai những nội dung nhiệm vụ như : tích lũy, chỉnh lý, dữ gìn và bảo vệ tài liệu. Ngoài ra, việc thống kê còn được triển khai định kỳ hàng năm theo pháp luật của nhà nước. III. CÁC LOẠI SỔ SÁCH THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CHÍNH 1. Sổ nhập tài liệu lưu trữ Sổ nhập tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê theo dõi tình hình nhập tài liệu vào những phòng, kho lưu trữ, được phát hành theo Quyết định số 02 / QĐ-QHTK ngày 12/01/1990 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Việc thống kê tài liệu vào sổ nhập tài liệu lưu trữ phải tuân theo những lao lý sau : – Tài liệu lưu trữ phải được thống kê vào sổ nhập ngay khi tài liệu được nhập vào kho Đặng Thanh Nam Page 4 lưu trữ. – Mỗi lần nhập được đánh 1 số ít thứ tự, không kể số tài liệu đó nhiều hay ít. – Những tài liệu được nhập vào kho lưu trữ trước khi lập sổ được tập hợp, thống kê vào sổ để những lưu trữ nắm được thực tiễn tài liệu đã được nhập vào kho lưu trữ. Tác dụng của Sổ nhập TLLT. – Sổ nhập tài liệu lưu trữ giúp cho những lưu trữ theo dõi để nắm được những đơn vị chức năng, cá thể đã giao nộp tài liệu, số lượng tài liệu đã giao nộp vào kho lưu trữ, những phông tài liệu có trong kho lưu trữ, thực trạng tài liệu khi giao nộp vào kho lưu trữ. – Các số liệu thống kê trong sổ nhập giúp cho những lưu trữ có kế hoạch bổ trợ tích lũy tài liệu chưa giao nộp về kho lưu trữ và thiết kế xây dựng kế hoạch công tác làm việc lưu trữ cho tương thích. Cấu tạo của Sổ nhập TLLT. – Bìa : Được lập trên khổ giấy A4 ( 210 mm x 297 mm ) Ba dòng trên cùng của sổ nhập dùng để ghi vừa đủ tên cơ quan theo thứ tự từ cơ quan chủ quản cao nhất đến cơ quan trực tiếp quản trị kho tài liệu. Số : Ghi số thứ tự của sổ nhập tài liệu bằng chữ số Ả Rập. Nếu là số nhập lần tiên phong thì ghi là số 01. Bắt đầu ngày … tháng … năm : Ghi ngày tháng năm khởi đầu nhập tài liệu và ĐK vào sổ. Kết thúc ngày … tháng … năm : Ghi ngày tháng năm sau cuối của việc nhập tài liệu và ĐK vào sổ. Phần nội dung thống kê của sổ nhập TLLT : Gồm 10 cột và được lập trên khổ giấy A3 ( 297 mm x 420 mm ). ……………………………………………. ……………………………………………. ….. SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số : Bắt đầu ngày … tháng … năm : Kết thúc ngày … tháng … năm : Đặng Thanh Nam Page 5 STT Ngày tháng năm nhập tài liệu Số, ký hiệu, ngày tháng năm của biên bản giao nộp tài liệu Tên cơ quan ( cá thể ) nộp tài liệu Tên phông ( sưu tập / bộ tài liệu ). Số phông Thời gian của tài liệu Số lượng Đặc điểm tình hình tài liệu Ghi chú Cách ghi sổ nhập TLLT : Cột 1 : Ghi số thứ tự lần nhập bằng chữ số Ả Rập. Mỗi lần nhập tài liệu ghi 1 số ít thứ tự không kể lần nhập đó nhiều hay ít tài liệu, mở màn từ số 01. Cột 2 : Ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu. Cột 3 : Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của biên bản giao nộp tài liệu. Cột 4 : Ghi tên cơ quan hoặc cá thể nộp tài liệu. Cột 5 : Ghi tên phông có tài liệu giao nộp. Đối với lưu trữ cơ quan cột này thay bằng “ Đơn vị có tài liệu ”. Cột 6 : Ghi số phông đã được ĐK trong list phông. Cột 7 : Nhập tài liệu của năm nào thì ghi rõ năm đó ( thời hạn của tài liệu ). Cột 8 : Nếu là tài liệu đã chỉnh lý ghi số lượng đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ. Nếu tài liệu chưa chỉnh lý hoặc tài liệu có vật mang tin khác ghi số lượng theo đơn vị chức năng giao nộp đơn cử ( mét giá hoặc cặp ba dây ). Cột 9 : Ghi tóm tắt đặc thù của tài liệu ( thực trạng vật lý của tài liệu, chất lượng của tài liệu, đặc thù sắp xếp bên trong của khối tài liệu giao nộp … ). Cột 10 : Ghi những điều thiết yếu như : ngôn từ, những phương tiện đi lại mang tin kèm theo tài liệu + Cuối mỗi cuốn sổ nhập tài liệu cần tổng hợp những những số liệu đã ĐK vào sổ như : Tổng số lần nhập ; Tổng số phông ; Tổng số tài liệu tính theo từng mô hình tài liệu ; Ký tên, đóng dấu của cơ quan. 2. Sổ xuất tài liệu lưu trữ 2.1. Sổ xuất trong thời điểm tạm thời tài liệu lưu trữ Sổ xuất trong thời điểm tạm thời tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê việc xuất những tài liệu lưu trữ ship hàng cho những mục tiêu như : cho mượn sử dụng, đưa tài liệu ra chỉnh lý, phục chế, trùng tu hoặc sao chụp Sổ xuất trong thời điểm tạm thời tài liệu lưu trữ : Giúp cho cơ quan quản trị lưu trữ nắm được những dịch chuyển về tài liệu trong kho lưu trữ để quản trị ngặt nghèo, theo dõi để thu về những tài liệu đã hết thời hạn cho mượn mà cá thể, đơn vị chức năng chưa trả và giúp bộ phận lưu trữ có kế hoạch bổ trợ nhằm mục đích hoàn hảo phông lưu trữ. Đặng Thanh Nam Page 6 Cấu tạo của Sổ xuất trong thời điểm tạm thời tài liệu lưu trữ : + Trang bìa. + Trang nội dung : STT Ngày xuất Số phiếu nhu yếu Xuất đi đâu, mục tiêu, địa thế căn cứ xuất Tên và số phông Số mục lục Số hồ sơ Số lượng Người nhận Ghi chú Cách ĐK tài liệu vào sổ xuất TLLT trong thời điểm tạm thời : Mỗi lần xuất tài liệu dù là một đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ hay một tài liệu đều phải ghi rõ tên, số và ngày tháng của văn bản làm địa thế căn cứ xuất. Tài liệu được ĐK vào sổ xuất theo thứ tự những lần xuất. Xuất tài liệu trong thời điểm tạm thời ra khỏi kho thì phải lấy chữ ký của người nhận tài liệu. Khi xuất tài liệu phải làm phiếu thay thế sửa chữa và đặt vào vị trí của tài liệu trên giá, tủ. Khi tài liệu được trả về thì phải huỷ ngay phiếu lưu lại đó. Trong phiếu thay thế sửa chữa ghi rõ số đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ, số mục lục và số phông của đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ cho mượn, ngày tháng xuất cho mượn và thời hạn trả lại. 2.2. Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ là sổ dùng để thống kê tình hình xuất tài liệu ra khỏi kho lưu trữ mà không tịch thu lại, được dùng để thống kê những tài liệu được xuất vĩnh viễn ra khỏi kho lưu trữ. Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ giúp cơ quan quản trị lưu trữ nắm được số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu đã chuyển khỏi kho lưu trữ, giúp cán bộ lưu trữ đề ra những ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số : Bắt đầu ngày … tháng … năm : Kết thúc ngày … tháng … năm : Đặng Thanh Nam Page 7 kế hoạch, giải pháp thích hợp trong công tác làm việc quản trị cũng như dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai sử dụng có hiệu suất cao tài liệu lưu trữ. Cấu tạo của Sổ xuất hẳn tài liệu lưu trữ : Trang bìa. Trang nội dung : STT Ngày xuất Căn cứ xuất Xuất đi đâu Số phông và tên phông Mục lục hồ sơ số Số hồ sơ Số lượng Ghi chú Cách ĐK tài liệu vào sổ xuất hẳn TLLT. Mỗi lần xuất tài liệu dù là một đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ hay một tài liệu đều phải ghi rõ tên, số và ngày tháng của văn bản làm địa thế căn cứ xuất ( như giấy phép xuất, biên bản chuyển giao, quyết định hành động tiêu huỷ tài liệu, biên bản xoá bỏ tài liệu, giấy ra mắt, công văn mượn tài liệu .. ) Tài liệu được ĐK vào sổ xuất theo thứ tự những lần xuất tài liệu lưu trữ. 3. Sổ ĐK những phông lưu trữ Sổ ĐK những phông lưu trữ dùng để thống kê số lượng những phông lưu trữ / những sưu tập lưu trữ và những thông tin khác tương quan tới phông lưu trữ được giao nộp vào kho lưu trữ nhằm mục đích quản trị ngặt nghèo tình hình những phông lưu trữ trong kho. ……………………………………………. ……………………………………………. ……………………………………………. SỔ XUẤT TÀI LIỆU LƯU TRỮ Số : Bắt đầu ngày … tháng … năm : Kết thúc ngày … tháng … năm : Đặng Thanh Nam Page 8 Số phông Ngày tháng nhập lần đầu Tên phông Thời gian của đơn vị chức năng hình thành phông Ghi chú Cột 1 : dùng để thống kê hàng loạt những phông có trong lưu trữ. Mỗi phông chỉ được ghi 1 lần theo lần nhập tiên phong của phông đó vào kho lưu trữ. Cột 2 : ghi ngày tháng của lần nhập tiên phong của phông vào kho lưu trữ. Cột 3 : ghi tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hình thành phông. Nếu tên biến hóa nhiều lần thì ghi tên ở đầu cuối. Cột 4 : nếu là phông đóng thì ghi thời hạn mở màn và kết thúc. Nếu phông mở thì ghi thời hạn mở màn hoạt động giải trí. Cột 5 : dùng để ghi sự biến hóa khu vực dữ gìn và bảo vệ của phông nếu phông được chuyển hẳn sang Lưu trữ khác. Ghi địa thế căn cứ đổi khác và số lượng tài liệu chuyển đi. 4. Phiếu phông lưu trữ / khu công trình / sưu tập lưu trữ “ Phiếu phông ” dùng để ghi những biến hóa về tên gọi của phông ; thống kê số lượng, thành phần và những biến hóa về số lượng và thành phần của phông đó. Phiếu phông được lập trong lần nhập tài liệu tiên phong của phông vào kho lưu trữ. Trong mục “ Tên phông ” phải liệt kê theo trình tự thời hạn tổng thể những tên gọi của đơn vị chức năng hình thành phông. Phiếu phông được dữ gìn và bảo vệ theo số thứ tự đã ĐK trong Danh sách phông, số thứ tự đó được dùng để đánh ở góc trên cùng bên phải của Phiếu phông MẪU PHIẾU TIN PHÔNG / CÔNG TRÌNH / SƯU TẬP LƯU TRỮ 1. Mã cơ quan lưu trữ. 2. Mã phông / khu công trình / sưu tập lưu trữ 3. Tên phông / khu công trình / sưu tập lưu trữ : 5. Thời gian tài liệu 6. Tổng số tài liệu 7. Số tài liệu đã chỉnh lý .. .. 8. Số tài liệu chưa chỉnh lý .. .. 9. Các nhóm tài liệu hầu hết : …………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………… 10. Các mô hình tài liệu khác ………………………………………………………………. ………………………………………………………………. 11. Ngôn ngữ : …………………………………. ………………………………….. 12. Thời gian nhập tài liệu : …. 13. Công cụ tra cứu ………………….. 14. Lập bản sao bảo hiểm 15. Ghi chú : …………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………. 16. Lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông : ……………………………………………………………………………………………………………………………………. Đặng Thanh Nam Page 9 5. Mục lục hồ sơ Mục lục hồ sơ lưư trữ là một trong những công cụ tra cứu cơ bản trong lưu trữ, dùng để thống kê những hồ sơ, cố định và thắt chặt trật tự những hồ sơ theo giải pháp hệ thống hoá và phản ánh thành phần, nội dung những hồ sơ trong phông lưu trữ. Mẫu mục lục hồ sơ được phát hành theo Quyết định số 72 / QĐ-KHKT ngày 02/8/1997 của Cục Lưu trữ Nhà nước. Mục lục hồ sơ có công dụng trình làng nội dung, thành phần tài liệu của phông, cố định và thắt chặt trật tự hệ thống hoá hồ sơ trong phông, xác lập vị trí của từng đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ trong phông. Các phòng, kho lưu trữ hoàn toàn có thể sử dụng mục lục hồ sơ làm công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Giao hàng điều tra và nghiên cứu sử dụng. Mục lục hồ sơ giúp cho việc quản trị ngặt nghèo, tra tìm tài liệu lưu trữ sau khi đã chỉnh lý. Cấu tạo của bản mục lục hồ sơ gồm có : Tờ bìa, tờ nhan đề ; tờ mục lục ; lời nói đầu ; bảng chữ viết tắt ; bảng kê những hồ sơ ; bảng hướng dẫn ; phần kết thúc.  Tờ bìa : – Tên cơ quan hay tổ chức triển khai lưu trữ : Ghi tên cơ quan – Tên phông lưu trữ : Ghi tên gọi chính thức của đơn vị chức năng hình thành phông. – Từ năm đến năm : Ghi thời hạn khởi đầu và thời hạn kết thúc của những hồ sơ có trong mục lục hồ sơ.  Tờ nhan đề : TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG :. Từ năm đến năm Đặng Thanh Nam Page 10 Cách ghi tờ nhan đề : – Tên cơ quan hay tổ chức triển khai lưu trữ : ghi như Bìa – Tên phông lưu trữ ; ghi như Bìa – Từ hồ sơ số đến hồ sơ số : Ghi số tiên phong và số hồ sơ sau cuối của quyển “ Mục lục ”. – Phông số : Viết số thứ tự của phông được cố định và thắt chặt theo list phông trong kho lưu trữ. – Mục lục số ( quyển số ) : Ghi số thứ tự của Mục lục hồ sơ trong phông. – Số trang : ghi số lượng trang của quyển “ Mục lục hồ sơ ” – Thời hạn dữ gìn và bảo vệ : Ghi thời hạn dữ gìn và bảo vệ của quyển Mục lục hồ sơ. Thời hạn dữ gìn và bảo vệ của Mục lục hồ sơ thường là vĩnh viễn.  Tờ mục lục ( của mục lục hồ sơ ) : Tờ mục lục là bảng liệt kê những phần, chương, mục trong nội dung ” Mục lục hồ sơ ” tương ứng với những phần, chương, mục, là số thứ tự trang đã được đánh số thứ tự để tra tìm thuận tiện.  Lời nói đầu : Lời nói đầu trong mỗi bản mục lục hồ sơ giúp cho việc nghiên cứu và điều tra, sử dụng tài liệu lưu trữ của phông được thuận tiện. Đối với những phông lưu trữ có những đơn vị chức năng tổ chức triển khai, thành phần và khối lượng tài liệu phức tạp, phần đông lời nói đầu phải ra mắt khái quát sự biến hóa của những đơn vị chức năng tổ chức triển khai trong phông cũng như diễn biến phức tạp của tình hình tài liệu. Nội dung ” Lời nói đầu ” gồm có những yếu tố thông tin như sau : – ” Lịch sử đơn vị chức năng hình thành phông ” : Nêu tóm tắt về : TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC LƯU TRỮ MỤC LỤC HỒ SƠ PHÔNG : Từ hồ sơ đến hồ sơ .. Phông số : Mục lục số ( quyển số ) : Thời hạn dữ gìn và bảo vệ : Số trang :. .. .. .. .. .. .. .. .. Đặng Thanh Nam Page 11 + Điều kiện lịch sử dân tộc và nguyên do sinh ra ; + Ngày, tháng, năm xây dựng, đổi khác và giải thể của đơn vị chức năng hình thành phông ; + Chức năng, trách nhiệm và quyền hạn của đơn vị chức năng hình thành phông ; + Vị trí của đơn vị chức năng hình thành phông trong mạng lưới hệ thống tổ chức triển khai Nhà nước. Mối quan hệ với những cơ quan cấp trên, cấp dưới và cùng cấp ; + Phạm vi hoạt động giải trí của đơn vị chức năng hình thành phông ; + Các đơn vị chức năng, tổ chức triển khai với sự biến hóa theo từng thời kỳ ( nếu có ). – ” Lịch sử phông ” : Nêu tóm tắt về : + Khối lượng tài liệu của toàn phông tính theo mét giá ( nếu chưa chỉnh lý ) và số lượng hồ sơ, đơn vị chức năng dữ gìn và bảo vệ ( nếu đã chỉnh lý ) ; + Thời gian mở màn và kết thúc của tài liệu trong phông ; + Số lần nhập, số lượng nhập và thời hạn nhập ; + Tình trạng tài liệu ( mức độ thiếu, đủ ; thực trạng vật lý, sự dịch chuyển … ) ; + Thành phần và nội dung hầu hết của tài liệu trong phông. – Đặc điểm chính trong quy trình biên mục và hệ thống hoá hồ sơ. – Cách sử dụng ” Mục lục hồ sơ “. Chú ý : Tuỳ theo từng loại phông và nhu yếu khai thác mà trình diễn sơ lược, chi tiết cụ thể.  Bảng chữ viết tắt : dùng để lý giải những chữ được viết tắt trong mục lục. Các chữ viết tắt được sắp xếp theo vần ABC theo pháp luật : chữ viết tắt ghi bên trái trang giấy, chữ viết không thiếu ghi bên phải trang giấy. Ví dụ : STT Chữ viết tắt Chữ viết vừa đủ 01 BDHV Bình dân học vụ 02 TNXP Thanh niên xung phong 03 Ủy Ban Nhân Dân Uỷ ban nhân dân Nếu không có chữ viết tắt cần giải nghĩa thì không cần làm bảng này.  Bảng kê hồ sơ : Phần thống kê hồ sơ của Mục lục hồ sơ là thành phần chính của mục lục dùng để thống kê những hồ sơ và dùng để tra tìm hồ sơ, tài liệu. Cặp, hộp số Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Ngày tháng mở màn và kết thúc Số tờ Ghi chú Đặng Thanh Nam Page 12 Cột 1 : Ghi số của từng cặp, hoặc số của từng hộp hồ sơ Cột 2 – Là chữ số Ả Rập được đánh cố định và thắt chặt cho mỗi hồ sơ sau khi sắp xếp trật tự những hồ sơ trong phông theo giải pháp phân loại. Số thứ tự của hồ sơ kết hợp với số phông và số mục tạo thành địa chỉ tra tìm của hồ sơ đó. Chú ý : Mỗi hồ sơ chỉ được ghi một số ít thứ tự. Nếu hồ sơ đó có nhiều tập thì mỗi tập được đánh một số ít thứ tự riêng. Cột 3. Tiêu đề hồ sơ ghi trong mục lục đúng như tiêu đề ghi trên bìa hồ sơ. Tương ứng với mỗi tiêu đề là số thứ tự của hồ sơ đó. Trường hợp nhiều hồ sơ có cùng một tiêu đề thì chỉ viết một lần cho hồ sơ đầu, sau đó viết chữ ” nt ” và chỉ ghi những điểm khác nhau như : Tập 1 …, Tập … Chú ý : Trong cột tiêu đề hồ sơ còn ghi tên nhóm hồ sơ. Tên nhóm hồ sơ là tên đơn vị chức năng tổ chức triển khai, mặt hoạt động giải trí hay thời hạn được chọn làm giải pháp hệ thống hoá tài liệu của phông. Cột 5 : Ghi tổng số lượng tờ bên trong hồ sơ sau khi tài liệu được hệ thống hoá và đánh số thứ tự. Cột 6 : Ghi những đặc thù đáng chú ý quan tâm về hình thức cũng như nội dung của hồ sơ ; đặc thù trong việc quản trị hồ sơ lưu trữ.  Bảng hướng dẫn : Bảng hướng dẫn là bảng kê tên những sự vật, yếu tố, địa điểm, tên người đã gặp trong tiêu đề hồ sơ kèm theo chú giải có công dụng giúp cho việc tra tìm thông tin được xu thế nhanh gọn. Thông thường có những bảng hướng dẫn sau : – Bảng hướng dẫn tên người. Tên người Số hồ sơ Trang số – Bảng hướng dẫn đị

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2