Những quy định về thời hạn bảo quản lưu trữ hồ sơ tài liệu

I. Khái quát chung về thời hạn bảo quản tài liệu

Thời hạn bảo quản tài liệu (sau đây viết tắt là THBQ) là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc. Cụ thể là được tính từ ngày 01/01 của năm tiếp liền sau năm công việc kết thúc và hoàn chỉnh việc lập hồ sơ, tài liệu về công việc kết thúc đó. THBQ được xác định trên cơ sở mục đích hình thành và giá trị sử dụng của hồ sơ, tài liệu và dựa trên cơ sở tài liệu có giá trị cao nhất trong hồ sơ.

Do lượng hồ sơ, tài liệu giấy hình thành phổ biến trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngày càng nhiều, và tùy vào mức độ quan trọng của từng nhóm hồ sơ. Mà hiện nay, rất nhiều Bộ/Ngành đã ban hành những quy định khác nhau về THBQ phù hợp với hoạt động thực tiễn của Bộ/Ngành đó. Đức Thịnh Phát Jsc đã tổng hợp lại những nội dung chính, cũng như cập nhật Bảng thời hạn bảo quản chi tiết của từng nhóm hồ sơ, tài liệu của mỗi Bộ/Ngành ở các liên kết dưới bài viết này. Nếu bạn đang muốn tìm hiểu chi tiết hơn, thì có thể tham khảo các Thông tư, Quyết định, Hướng dẫn của Bộ/Ngành mà bạn đang công tác như sau: 

• Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về THBQ hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
• Thông tư số 09/2011 / TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ pháp luật THBQ hồ sơ, tài liệu hình thành thông dụng trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai .
• Thông tư số 13 / 2011 / TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ pháp luật THBQ tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí của Ủy ban nhân dân những tỉnh, thành phố thường trực TW .

Căn cứ vào hai Thông tư nêu trên, 1 số ít Bộ / ngành đã thiết kế xây dựng và phát hành Bảng THBQ tài liệu chuyên ngành như :

• Quyết định số 252 / NH, ngày 28 tháng 12 năm 1993 của Thống đốc Ngân hàng Nước Ta phát hành Bảng THBQ hồ sơ tài liệu trong ngành ngân hàng nhà nước .
• Thông tư số 155 / 2013 / TT – TC ngày 06 tháng 11 năm 2013 của Bộ Tài chính pháp luật về THBQ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ cập trong hoạt động giải trí của ngành kinh tế tài chính .
• Thông tư số 11/2013 / TT – TNMT ngày 25 tháng 5 năm 2013 của Bộ Tài nguyên và Môi trường phát hành Quy định THBQ hồ sơ, tài liệu chuyên ngành tài nguyên và thiên nhiên và môi trường .
• Hướng dẫn số 02-HD/VPTW ngày 25 tháng 04 năm 2011 của Ban chấp hành Trung Ương Văn phòng thực hiện “Bảng THBQ mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung Ương.

II. Quy định về thời hạn bảo quản tài liệu

Thời hạn lưu trữ dữ gìn và bảo vệ tài liệu hình thành thông dụng trong hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai được pháp luật gồm hai mức như sau :

2.1. Bảo quản vĩnh viễn

– Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức này được dữ gìn và bảo vệ tại Lưu trữ cơ quan, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử dân tộc khi đến hạn theo pháp luật của Pháp luật về Lưu trữ .
– Hồ sơ, tài liệu dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn gồm có : Hồ sơ, tài liệu về thiết kế xây dựng, phát hành và tổ chức triển khai thực thi đường lối ; chủ trương, chủ trương, chính sách, lao lý ; kế hoạch dài hạn, báo cáo giải trình tổng kết, số liệu tổng hợp ; đề án, dự án Bất Động Sản, chương trình tiềm năng, trọng điểm Quốc gia ; dự án Bất Động Sản kiến thiết xây dựng cơ bản nhóm A ; hồ sơ gốc cán bộ ; công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vấn đề nghiêm trọng ; yếu tố sự kiện quan trọng … hình thành trong quy trình thực thi chứ năng, trách nhiệm hành chính của cơ quan, tổ chức triển khai .
– Đối với hồ sơ, tài liệu thuộc Ủy ban nhân dân những tỉnh, Thành phố thường trực Trung ương thì hồ sơ, tài liệu dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn gồm có những nhóm đơn cử như sau :

• Tài liệu của các cơ quan Trung ương, Tỉnh ủy, Hội đồng nhân dân tỉnh chỉ đạo trực tiếp các vấn đề thuộc chức năng, nhiệm vụ của UBND tỉnh.
• Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm Pháp luật.
• Hồ sơ, tài liệu để triển khai thực hiện các văn bản chỉ đạo của Đảng, văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, thi hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh.
• Báo cáo, chương trình kế hoạch công tác năm của UBND tỉnh.
• Hồ sơ, tài liệu về thanh tra, kiểm tra các vụ việc nghiêm trọng.
• Hồ sơ, tài liệu giải quyết các vấn đề điển hình thuộc chức năng, quản lý nhà nước của UBND tỉnh về các lĩnh vực.
• Hồ sơ Hội nghị tổng kết năm.
• Những tài liệu có ý nghĩa lịch sử khác.

2.2. Bảo quản có thời hạn

– Những hồ sơ, tài liệu thuộc mức có thời hạn được dữ gìn và bảo vệ tại Lưu trữ cơ quan, đến khi hết THBQ sẽ được thống kê trình Hội đồng xác lập giá trị tài liệu của cơ quan xem xét để quyết định hành động liên tục giữ lại dữ gìn và bảo vệ hay loại ra tiêu hủy. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được triển khai theo lao lý của Pháp luật về Lưu trữ .
Tìm hiểu ngay : Thương Mại Dịch Vụ hủy hồ sơ hết thời hạn lưu trữ dữ gìn và bảo vệ

– Bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu phản ánh những công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời gian nhất định, gồm các mức sau đây:

Từ 5 năm trở xuống: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu hành chính sự vụ, giao dịch thông thường, những tài liệu gửi để biết, ít liên quan hoặc không liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung ương. Bao gồm những tài liệu có tính chất hành chính như: Lịch công tác, báo cáo ngày, tuần, tháng: Giấy mời họp; thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu tham khảo lấy ý kiến thông tin trong quá trình giải quyết công việc; thông báo con dấu, chữ ký của các cơ quan, tổ chức gửi UBND tỉnh;

Từ 10 năm đến 15 năm: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị thực tiễn trong khoảng thời gian dưới 10 năm và không có giá trị lịch sử, những tài liệu có thông tin được phản ánh trong những tài liệu khác. Bao gồm những hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi.

Từ 20 năm trở lên: Bao gồm các nhóm hồ sơ: Giải quyết việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai: Dự án xây dựng cơ bản nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp sở; thư, điện trao đổi với nước ngoài; sổ đăng kí và tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn bản đến. Những hồ sơ công việc cụ thể có ý nghĩa đối với việc tra cứu, sử dụng thông tin trong thời gian dài. tài liệu có giá trị hiện hành, sổ tay công tác của các đồng chí lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng ở Trung ương ít có giá trị bổ sung cho hoạt động của cơ quan, tổ chức và không phải là Ủy viên Trung ương Đảng.

Thời hạn bảo quản 70 năm: Được áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu về từng nhân sự cụ thể, trừ tài liệu của các cá nhân, các đồng chí Ủy viện Bộ chính trị, Ban Bí thư, Ủy viên Trung ương Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng.

III. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu, tài liệu phổ biến

3.1. Đặc điểm của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến, tài liệu mẫu

– Là Bảng thống kê có mạng lưới hệ thống những nhóm hồ sơ, tài liệu của ngành, cơ quan, tổ chức triển khai, kèm theo hướng dẫn thời hạn dữ gìn và bảo vệ. Cấu tạo của Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu phổ cập, tài liệu mẫu được pháp luật như sau :

• Cột 1: Ghi số thứ tự các hồ sơ, nhóm tài liệu. Số thứ tự của các nhóm hồ sơ, nhóm tài liệu được đánh liên tục bắt đầu từ 01 đến hết.
• Cột 2: Ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ các tên hồ sơ, nhóm tài liệu.
• Cột 3: Ghi THBQ của các hồ sơ, nhóm tài liệu
• Cột 4: Ghi những điều ghi chú cần thiết liên quan đến hồ sơ, nhóm tài liệu hoặc tài liệu.

3.2. Các nhóm tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

• Nhóm 1: Tài liệu tổng hợp
• Nhóm 2: Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
• Nhóm 3: Tài liệu tổ chức, nhân sự
• Nhóm 4: Tài liệu lao động, tiền lương
• Nhóm 5: Tài liệu tài chính, kế toán
• Nhóm 6: Tài liệu xây dựng cơ bản
• Nhóm 7: Tài liệu khoa học, công nghệ
• Nhóm 8: Tài liệu hợp tác Quốc tế
• Nhóm 9: Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
• Nhóm 10: Tài liệu thi đua, khen thưởng
• Nhóm 11: Tài liệu pháp chế
• Nhóm 12: Tài liệu về Hành chính, quản trị về công sở
• Nhóm 13: Tài liệu các lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ
• Nhóm 14: Tài liệu của tổ chức Đảng và các đoàn thể cơ quan

Bạn hoàn toàn có thể xem chi tiết cụ thể hoặc tải bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ của những nhóm tài liệu hình thành phổ cập trong hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai : Tại đây

3.3. Các lĩnh vực trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Ủy ban nhân dân các tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương

• Tổng hợp.
• Kinh tế.
• Nông, Lâm, Ngư, Diêm nghiệp – Thủy sản – Thủy lợi.
• Công nghiệp – Tiểu thủ công nghiệp.
• Giao thông vận tải.
• Xây dựng, quản lý và phát triển đô thị.
• Thương mại – Dịch vụ – Du lịch.
• Giáo dục, đào tạo.
• Văn hóa – Thông tin – Thể dục, thể thao.
• Y tế, xã hội.
• Khoa học công nghệ và tài nguyên môi trường.
• Quốc phòng – An ninh – Trật tự và an toàn xã hội.
• Dân tộc và tôn giáo.
• Thi hành Pháp luật.
• Xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.
• Tài liệu của Văn phòng Ủy ban nhân dân Tỉnh.

3.4. Một số điểm lưu ý khi sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mẫu, tài liệu phổ biến

– Bảng THBQ này được vận dụng làm tiêu chuẩn để xác lập thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho những hồ sơ, tài liệu hình thành phổ cập trong hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai khi lập hạng mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành trong văn thư, xác lập giá trị tài liệu trong chỉnh lý tài liệu và phải bảo vệ những nhu yếu sau :

• Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu không được xác định thấp hơn so với thời hạn được quy định trong Bảng THBQ tài liệu phổ biến, tài liệu mẫu.
• Thời hạn bảo quản của hồ sơ, nhóm tài liệu trong Bảng THBQ phổ biến, mẫu được quy định theo những tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ở điều kiện bình thường. Khi sử dụng Bảng THBQ  để xác định thời hạn bảo quản đối với tài liệu các phông lưu trữ chưa đầy đủ, hoàn chỉnh hoặc tài liệu hình thành trong thời điểm lịch sử đặc biệt, tài liệu có vật liệu chế tác đặc biệt,… phải căn cứ vào thực tiễn tài liệu trong phông và vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu như thời gian và địa điểm hình thành tài liệu, mức độ hoàn chỉnh và khối lượng tài liệu trong phông, đặc điểm ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác tài liệu.
• Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức THBQ của tài liệu lên cao hơn so với mức quy định.
• Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết THBQ, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể kéo dài thêm thời hạn bảo quản.

– Trường hợp phông lưu trữ thiếu những tài liệu phản ánh hoạt động giải trí hầu hết của đơn vị chức năng hình thành phông được phép nâng mức THBQ so với những hồ sơ, tài liệu hiện có lên mức thời hạn dữ gìn và bảo vệ cao nhất. Ví dụ : Báo cáo sơ kết tình hình công tác làm việc tháng, quý, 6 tháng theo pháp luật có thời hạn dữ gìn và bảo vệ 10 năm nhìn nhận, khi không có báo cáo giải trình tổng kết năm sẽ được nâng thời hạn dữ gìn và bảo vệ lên mức vĩnh viễn .
– Nếu trong một hồ sơ có nhiều tài liệu có THBQ khác nhau, thì THBQ của hồ sơ được xác lập theo tài liệu có mức thời hạn dữ gìn và bảo vệ cao nhất .
– Bảng THBQ tài liệu thông dụng được dùng làm địa thế căn cứ kiến thiết xây dựng bảng THBQ tài liệu chuyển ngành. Các cơ quan, tổ chức triển khai quản trị ngành ở Trung ương địa thế căn cứ vào pháp luật ở những Thông tư để cụ thể hóa không thiếu những nghành nghề dịch vụ và nhóm hồ sơ, tài liệu trình độ nhiệm vụ của ngành, đồng thời lao lý THBQ cho những nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng .
– Trường hợp trong trong thực tiễn có những hồ sơ, tài liệu chưa được lao lý tại Bảng THBQ tài liệu thông dụng thì cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể vận dụng những mức THBQ của những nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng THBQ tài liệu phổ cập để xác lập .

Xem thêm: 4 cơ sở để xác định giá trị tài liệu trong Văn thư Lưu trữ

Co-Founder and Executive tại CTCP Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ Đức Thịnh Phát. Chuyên gia trong nghành nghề dịch vụ Văn thư Lưu trữ, đồng thời là nhà tư vấn về quy đổi số trong Công tác Lưu trữ tại những cơ quan và doanh nghiệp .
ducthinhphat.com

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2