Vai trò của công tác văn thư và tài liệu lưu trữ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (82.09 KB, 15 trang )

VAI TRÒ CỦA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Tóm tắt:
Soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động quan trọng, không thể thiếu
trong quản lý nhà nước nói chung, quản lí hành chính nhà nước nói riêng. Nhưng
để thực hiện nó một cách hiệu quả thì sự đóng góp của tài liệu lưu trữ là vô cùng
cần thiết. Nó là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, giúp quá trình soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính trở nên dễ dàng, tiết kiệm và chính xác hơn.
Bài làm
Đặt vấn đề
Lưu trữ là một thuật ngữ khá quen thuộc trong hoạt động quản lý của các cơ
quan, tổ chức, khi mỗi cơ quan, tổ chức được thành lập thì công tác lưu trữ cũng
được hình thành như một điều tất yếu. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng,
nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều
sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu
giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là
căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban
hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của
tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, trong hoạt động quản lý công tác
văn thư, lưu trữ được xem là “huyết mạch” của mỗi cơ quan, tổ chức.
Đối với các cơ quan hành chính nhà nước nói chung và các cơ quan hành
chính nhà nước ở Việt Nam nói riêng, công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, có vai trò
vô cùng quan trọng hoạt động quản lý trên mọi lĩnh vực của các cơ quan. Chính vì
thế, ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch
Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông
đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó
Người đã chỉ rõ “tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc
1

gia” và đánh giá “tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc
nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch
công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng
như khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết
sức quan trọng”. Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ
đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007,
Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống
của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là “Ngày Lưu trữ
Việt Nam”. Tuy nhiên, hiện nay trong suy nghĩ của không ít người, công tác này
hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ
đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú
trọng, đầu tư xứng đáng. Họ không nhận ra tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệu
trong cơ quan hành chính nhà nước, từ đó không phát huy được hết tiềm năng và
hiệu quả của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Do vậy, hoạt động ban hành văn
bản hành chính của cơ quan hành chính nhà nước trong nhiều năm gần đây, gặp
khá nhiều khó khăn và sai sót trong quá trình thu thập và xử lý thông tin. Bài viết
này tập trung bàn luận về “Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động soạn thảo
và ban hành văn bản hành chính nhà nước”.
1.1.

Khái niệm lưu trữ và tài liệu lưu trữ
Lưu trữ được hiểu là giữ lại các loại tài liệu, văn bản, hồ sơ của cơ quan,

của cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
Theo luật lưu trữ năm 2011 “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự
án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản,
dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo
tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết
tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”. Còn “Tài liệu lưu trữ là tài

liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa

2

chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
1.2.

Khái niệm hành chính nhà nước và việc ban hành văn bản hành chính
nhà nước
Hành chính nhà nước là hoạt động thực thi quyền hành pháp của nhà nước,

đó là hoạt động chấp hành và điều hành của hệ thống hành chính nhà nước trong
quản lý xã hội theo khuôn khổ pháp luật nhà nước nhằm phục vụ nhân dân, duy trì
sự ổn định và phát triển của xã hội. Hành chính nhà nước là một bộ phận của quản
lý nhà nước, nó là một hoạt động đa dạng, liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều
ngành, nghề khác nhau. Do đó, trong quá trình hoạt động các cơ quan hành chính
nhà nước, để đảm bảo hoạt động quản lý hành chính diễn ra hiệu quả và hợp pháp,
các cơ quan hành chính nhà nước thường xuyên soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính, văn bản hành chính nhà nước là một trong những công cụ để cơ quan
hành chính nhà nước sử dụng thể hiện quyền lực của mình, ghi chép và truyền đạt
ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan theo đúng thể thức và thẩm quyền luật định.
2.1. Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn
bản hành chính nhà nước.
Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động hành chính của cơ quan thực thi
quyền lực nhà nước (quyền hành pháp) để quản lý, điều hành các lĩnh vực của đời
sống xã hội theo quy định của pháp luật. Đây là hoạt động thường xuyên taọ ra các
tài liệu, văn bản có giá trị pháp lí quan trọng. Bên cạnh đó, để đảm bảo hoạt động
quản lí hành chính diễn ra thuận lợi và hiệu quả, nó luôn luôn cần những tài liệu,

mang thông tin chính xác làm cơ sở để sử dụng qyền lực và nhiệm vụ của mình
một cách hợp pháp, hợp lí. Trong khi đó, tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khi
được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng
về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao và có giá trị đặc biệt.
Bởi vậy có thể nói, tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động
quản lý hành chính nhà nước, cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời, thế
nhưng cũng chính các hoạt động trong quản lí hành chính nhà nước, cụ thể là trong
3

công tác soạn thảo và ban hành văn bản là nơi để tài liệu lưu trữ được sử dụng một
cách hợp lý và đúng đắn nhất. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt
động soạn thảo và ban hành văn bản được thể hiện một cách rõ ràng như sau:
Một là, Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xác
và độ tin cậy cao phục vụ cho việc soạn thảo, ban hành các văn bản quản lý hành
chính nhà nước theo đúng các quy định của pháp luật.
Như chúng ta đã biết, mọi hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính
nhà nước đều phải dựa trên cơ sở Hiến pháp và pháp luật. Cho nên, các văn bản
hành chính được ban hành yêu cầu đầu tiên trong quá trình soạn thảo và ban hành
văn bản là đảm bảo tính hợp pháp và mức độ chính xác về cả thể thức lẫn nội
dung. Mặt khác các văn bản này, phản ánh toàn bộ kết quả quả quá trình hoạt động
và quản lý mọi lĩnh vực của cơ quan. Do đó, trong quá trình soạn thảo văn bản
việc khai thác thông tin, thu thập và thông tin có thể được lấy từ nhiều nguồn khác
nhau, bởi hoạt động của hành chính nhà nước là rất rộng và đa dạng. Bên cạnh đó,
những thông tin này cần được đảm bảo dộ tin cậy và chính xác cao mới có thể đưa
vào văn bản ban hành. Như vậy, trong trường hợp này, các cơ quan hành chính
thường chọn lọc và sử dụng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ của cơ quan vì tính
chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm. Ở đây, vai trò quan
trọng của tài liệu lưu trữ thể hiện ngay khi định hướng nội dung, xác định nhu cầu
ban hành văn bản quản lý nhà nước cần phải nghiên cứu các chủ trương, đường lối

của Đảng liên quan đến vấn đề đó thông qua các tài liệu lưu trữ, bảo đảm văn bản
được xây dựng trên cơ sở chính trị và pháp luật theo đúng định hướng Xã hội chủ
nghĩa.
Một yêu cầu khác trong soạn thảo và ban hành văn bản hành chính nhà
nước là các vấn đề phải xuất phát từ yêu cầu thực tiễn, phải phù hợp với điều kện
của xã hội khi ban hành. Điều này trong tài liệu lưu trữ cũng phản ánh được thực
trạng xã hội qua các giai đoạn được lưu trữ, từ đó dựa vào những thông tin sẵn có
trong tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để soạn thảo các văn bản hành chính có nội dung
phù hợp với xã hội, tiết kiệm được thời gian đi thu thập, khảo sát lấy lại thông tin.
4

Hơn nữa, toàn bộ nguồn tài liệu lưu trữ đã được chọn lọc kỹ lưỡng khi lưu trữ, nên
có thể đảm bảo độ chính xác cao, và nó giúp cho quá trình soạn thảo văn bản hành
chính trở nên nhanh chóng, được đảm bảo về nội dung.
Hai là, Tài liệu lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu
suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ
chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc
một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh
nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu
quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước
ở nước ta hiện nay.
Mặc dù đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội luôn luôn thây đổi qua từng giai
đoạn phát triển. Thế nhưng các văn bản hành chính khi được soạn thảo luôn có một
khuôn mẫu nhất định theo quy định pháp luật, có những nguyên tắc khi soạn thảo
và ban hành văn bản không thay đổi. Như vậy, những tài liệu lưu trữ là phương
tiện, giúp người soạn văn bản xử lý và giải quyết công việc nhanh chóng, hạn chế
những lỗi sai cơ bản trong soạn thảo. Mặt khác, tài liệu lưu trữ là nơi ghi lại những
thông tin được chọn lọc trong quá khứ một cách chính xác, vì thế, đây sẽ là cơ sở
để soạn thảo một văn bản hành chính mới với nội dung có nguồn thông tin đầy đủ,

dễ dàng chỉ ra những hạn chế từ văn bản cũ, bổ sung và hoàn thiện cho văn bản
mới. Từ đó, giúp các nhà quản lí có thể kiểm tra và đánh giá công việc và năng lực
của cán bộ, công chức trong cơ quan, cũng như dựa vào các tài liệu lưu trữ trong
quá khứ mà dự báo, ban hành văn bản một cách hợp pháp, hợp lí, tránh lặp lại
những sai lầm đã xảy ra.
Ví dụ để ban hành Quyết định Số: 22/2013/QĐ-TTg về việc hỗ trợ người có
công với cách mạng về nhà ở, cần dựa vào một số tài liệu, văn bản đã được ban
hành trước đó như: Luật Tổ chức Chính phủ năm 2001; Luật Nhà ở năm 2005;
Pháp lệnh Sửa đổi, bổ sung Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng của Ủy
ban thường vụ Quốc hội; Nghị quyết số 494/NQ-UBTVQH13. Đây là nững tài liệu

5

được lưu trữ, làm cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo và ban hành quyết định số:
22/2013/QĐ-TTg về việc hỗ trợ cho người có công về nhà ở.
Ba là, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ
chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục
vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Tài liệu lưu trữ còn là cơ sở hỗ trợ công tác thanh tra, kiểm tra hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước. Thông qua các tài liệu lưu trữ các nhà quản lí
đánh giá những thành công, thất bại của từng văn bản, từng quy định; tìm hiểu
nguyên nhân để kế thừa, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhất
những tác động tiêu cực, những thiệt hại có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới.
Những tài liệu lưu trữ cũng góp phần giúp các cơ quan thanh tra, kiểm tra dễ dàng
giám sát các hoạt động của cơ quan hành chính qua từng giai đoạn. Nếu có những
hoạt động, hành vi vi phạm pháp luật, tài liệu lưu trữ sẽ cung cấp bằng chứng cụ
thể, giúp đánh giá một cách khách quan, kịp thời để đưa ra các biện pháp xử lý.
Bốn là, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia.

Trong hoạt động của quản lý nhà nước luôn luôn phải đảm bảo bí mật nhà
nước, để bảo vệ những tin tức, vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có
nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh
tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác không công bố hoặc chưa công bố và
nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho cơ quan, tổ chức nói riêng và cho Nhà nước
Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung, và trong hoạt động hành chính
nhà nước cũng vậy. Thông thường sản phẩm được hình thành trong hoạt động của
các cơ quan hành chính, chủ yếu là văn bản, tài liệu, do đó phần lớn các nội dung
thuộc bí mật nhà nước đều được văn bản hóa, được phản ánh cụ thể trong các văn
bản, tài liệu. Như vậy, từ tài liệu lưu trữ có thể xác định được các văn bản có chứa
bí mật nhà nước, từ đó biết cách lựa chọn ngôn ngữ, cách thức soạn thảo và ban
hành văn bản mới. Làm tốt hơn công tác bảo vệ bí mật nhà nước.
6

3.1. Kết luận
Soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động quan trọng, không thể thiếu
trong quản lý nhà nước nói chung, quản lí hành chính nhà nước nói riêng. Nhưng
để thực hiện nó một cách hiệu quả thì sự đóng góp của tài liệu lưu trữ là vô cùng
cần thiết. Nó là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức
tranh về quá trình quản lý nhà nước, là thước đo trình độ quản lý trong mỗi thời kỳ
lịch sử ở mỗi quốc gia. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ không chỉ góp phần quan
trọng trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, tài liệu lưu trữ còn có vai trò ghi
lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hoá quản lý, kinh
nghiệm quản lý nhà nước, từ đó phát huy, kế thừa những giá trị tốt để nâng cao
trình độ quản lý. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân lí, giá
trị trong quản lý nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm tiền của, thúc đẩy nhanh sự
phát triển của khoa học quản lý và ứng dụng thành công, nâng cao hiệu quả quản
lý nhà nước.

7

Danh mục tài liệu tham khảo
[1]. Vương Đình Quyền, (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội. Hà Nội.
[3]. Quyết định Số: 22/2013/QĐ-TTg về Hỗ trợ người có công cách mạng về nhà ở
[4].

http://skhcn.daknong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/hoat-dong-khcn-cua-tinh/1665-

tam-quan-trong-cua-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-hoat-dong-quan-ly-hanhchinh-nha-nuoc
[5].http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?
itemid=7&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content
[2]. Luật số: 01/2011/QH13, Luật lưu trữ

8

VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN
PHÒNG CHÍNH PHỦ

Tóm tắt
Văn phòng Chính phủ là một trong những cơ quan giúp việc quan trọng của
Chính phủ, có nhiệm vụ quản lí chặt chẽ các lại văn bản, tài liệu của Chính phủ,
bảo đảm thông tin thường nhật để phục vụ kịp thời cho các hoạt động hành chính.
Vì vậy, trong quá trình hoạt động sản sinh ra các văn bản, giấy tờ, tài liệu thông tin
quan trọng. Nên muốn có một kết quả tốt trong hoạt động của mình, Văn phòng
Chính phủ cần xác định rõ vai trò và làm tốt công tác văn thư.
Bài làm

Đặt vấn đề
Công tác văn thư là một hoạt động nghiệp vụ quan trọng trong các cơ quan ,
tổ chức. Đó là một trong những công tác mang tính khoa học, chính trị và tính bảo
mật cao, công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời
phục vụ hoạt động quản lí của các lãnh đạo hoặc người đứng đầu cơ quan. Mặc dù
tính chất hoạt động khác nhau, nhưng trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan tổ
chức các giấy tờ, văn bản luôn được sản sinh ra rất nhiều. Do vậy, công tác văn thư
luôn luôn được chú trọng, và bảo đảm hoạt động hiệu quả.
Văn phòng Chính phủ là một trong những cơ quan giúp việc quan trọng của
Chính phủ, có nhiệm vụ quản lí chặt chẽ các lại văn bản, tài liệu của Chính phủ,
bảo đảm thông tin thường nhật để phục vụ kịp thời cho các hoạt động hành chính.
Bởi Chính phủ là cơ quan hành chính cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủ
nghĩa Việt Nam, là cơ quan chấp hành và điều hành của Quốc hội. Trong hoạt động
quản lí hành chính nhà nước Chính phủ quản lí tất cả các lĩnh vực trong xã hội, vì
vậy trong quá trình này sản sinh ra các văn bản, giấy tờ, tài liệu thông tin quan
trọng có thể mang bí mật Nhà nước và cơ quan.Tuy nhiên, khái niệm về văn thư và
vai trò của nó lâu nay vẫn chưa được cụ thể, rõ ràng. Do đó, để hiểu rõ hơn vai trò
9

của công tác văn thư trong hoạt động hành chính nhà nước, bài viết này, sẽ nghiên
cứu về vai trò quan trọng của công tác văn thư trong hoạt động của văn phòng
chính phủ, một trong những cơ quan giúp việc về công tác văn thư, giấy tờ của
Chính phủ.
1

Khái quát chung về văn phòng chính phủ
Văn phòng Chính phủ là một cơ quan ngang Bộ trong Chính phủ Việt Nam,

thực hiện nhiệm vụ là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.

Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ
chức các hoạt động chung của Chính phủ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướng
Chính phủ (bao gồm các Phó Thủ tướng Chính phủ) lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành
hoạt động của Chính phủ và hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơ
sở; bảo đảm thông tin, phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ và cung cấp thông tin cho công chúng theo quy định của pháp
luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Chính phủ, Thủ
tướng Chính phủ.
2

Công tác văn thư trong văn phòng chính phủ
Công tác văn thư là toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn

bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông
tin văn bản cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư có
chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lí, hiệu quả của hoạt động quản lí
cao hay thấp phụ thuộc một phần vào công tác văn thư có được là tốt hay không.
Đây là công tác vừa mang tính chính trị, vừa mang tính khoa học và có tính chất
nghiệp vụ lỹ thuật, lien quan đến nhiều cán bộ, công chức. Để làm tốt công tác này,
đòi hỏi sự hiểu biết về kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các chuyên môn
nghiệp vụ.
Trong văn phòng chính phủ, công tác văn thư đặt dưới sự quản lí của văn
phòng với mục đích nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trong quá trình giải
quyết các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đáp ứng nhu cầu thực tế của
10

Chính phủ, cơ quan quản lý hành chính nà nước ở trung ương. Công tá văn thư
trong văn phòng chính phủ luôn được sự quan tâm, giám sát, đôn đốc của lãnh đạo.
Trong quá trình hoạt động Văn phòng Chính phủ cũng ban hành các văn bản

hướng dẫn, chỉ đạo về công tác văn thư cho các Cán bộ chuyên môn về lĩnh vực
này.
2

Vai trò của công tác văn thư trong hoạt động của Văn phòng Chính phủ
Một là, Công tác văn thư đóng vai trò là sợi dây liên hệ, là mắt xích không

thể thiếu giữa các cơ quan hàn chính ở cơ sở với cơ quan hành chính trung ương.
Như đã biết, các cơ quan hành chính nhà nước ta được sắp xếp theo hệ thống
thứ bậc từ trung ương đến địa phương, mối quan hệ giữa các cơ quan này là vô
cùng chặt chẽ. Trong quá trình hoạt động, thường xuyên sản sinh ra các loại văn
bản, tài liệu được trao đổi qua lại giữa trung ương và địa phương, giữa cấp trên với
cấp dưới và ngược lại. Đóng vai trò là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp việc cho
chính phủ. Công tác văn thư của văn phòng Chính phủ cung cấp và tiếp nhận thông
tin của công chúng, của các cơ quan khác về các hoạt động chủ yếu, những quyết
định quan trọng của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, những sự kiện kinh tế,
chính trị, xã hội nổi bật mà dư luận quan tâm theo quy định pháp luật và chỉ đạo
của Thủ tướng Chính phủ. Trình, chuyển giao các văn bản đến các cơ quan, đơn vị,
cá nhân liên quan. Mặt khác, ban hành một số văn bản, hướng dẫn xuống các cơ
quan cấp dưới trong thẩm quyền của Văn phòng Chính phủ theo sự chỉ đạo của
Thủ tướng Chính phủ. Vì vậy, công tác văn thư được xem như cầu nối trao đổi
thông tin giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Hai là, Công tác văn thư trong Văn phòng chính phủ góp phần nâng cao chất
lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lí của văn bản.
Một trong những nhiệm vụ của văn thư là tiếp nhận, giải quyết văn bản đến,
trình và chuyển giao ăn bản đến các cơ quạn, tổ chức, cá nhân liên quan. Như vậy,
chỉ cần một khâu chậm trễ của công tác văn thư có thể gây ảnh hưởng đến cả quá
trình hiệu quả công việc và hiệu lực pháp lí của văn bản. Công tác văn thư trong
Văn phòng Chính phủ quy định rõ thời gian, quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản để
11

đảm bảo yêu cầu hiệu lực pháp lí của văn bản. Ví dụ “đối với những vấn đề thuộc
phạm vi thẩm quyền giải quyết của Văn phòng Chính phủ, Quy chế nêu rõ, trong
thời hạn 2 ngày làm việc, kể từ khi nhận được trách nhiệm phối hợp, chuyên viên
phối hợp xử lý có trách nhiệm trả lời, gửi ý kiến phối hợp xử lý văn bản. Cũng
trong thời gian 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản, chuyên viên chịu
trách nhiệm xử lý tổng hợp ý kiến phối hợp, đề xuất, xây dựng phiếu trình, dự thảo
văn bản gửi Thủ trưởng đơn vị xem xét. Trong thời hạn 1 ngày làm việc kể từ khi
chuyên viên trình, Thủ trưởng đơn vị xem xét, duyệt, ký phiếu trình hoặc trao đổi
lại để hoàn thiện nội dung. Và trong thời gian 1 ngày làm việc, kể từ khi nhận được
văn bản, hồ sơ trình của đơn vị, lãnh đạo Văn phòng Chính phủ xem xét, giải
quyết”. Công tác văn thư được thực hiện nhanh chóng và hiệu quả sẽ góp phần
hoàn thành công việc nhanh chóng, dễ dàng, đúng thời gian quy định. Từ đó chất
lượng của công tác quản lí cũng được cải thiện và nâng cao.
Ba là, Công tác văn thư đóng vai trò là tiền đề của công tác lưu trữ được
thực hiện tốt hơn.
Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động các cơ quan sau khi đã
giải quyết xong, đối với những tài liệu còn có giá trị nghiên cứu, sử dụng. Cần lập
hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn quy định, những tài liệu có giá
trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì
vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho công tác lưu trữ của cơ quan.
Do đó, trong công tác văn thư cần được làm tốt nhất từ khâu sạn thảo, ban hành
văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu, lưu trữ cơ quan. Nếu văn thư làm
tốt công tác này, sẽ góp phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung và
tạo thuận lợi cho các hoạt động nghiên cứu cần sử dụng tài liệu. Nói tóm lại, làm
tốt công tác văn thư là yêu cầu đầu tiên, cần thiết để công tác lư trữ hoạt động hiệu
quả. Từ đó đảm bảo nguồn thông tin chính xác, đầy đủ cung cấp cho các hoạt động
quản lí của cơ quan hoặc Thủ trưởng.
Bốn là, Công tác văn thư là công cụ để Văn phòng Chính phủ hoàn thành

nhiệm vụ là cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ.
12

Văn phòng Chính phủ có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp Chính phủ tổ
chức các hoạt động chung của Chính phủ; cung cấp thông tin cho công chúng theo
quy định của pháp luật; bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ. Văn thư của Văn phòng Chính phủ là nơi thường
xuyên tiếp nhận và xử lí các văn bản đến, văn bản đi, quản lí sổ sách và những tài
lệu liên quan. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mức độ mật. Chính vì thế đây là công tác quan
trọng góp phần hạn chế nạn quan liêu, giấy tờ. Làm tốt công tác văn thư ở đây, là
chuyển giao văn bản, giấy tờ, truyền đạt thông tin về quản lí đến cơ quan, đến
người có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời theo
đúng quy định của Nhà nước. Vì thế, công tác văn thư là công cụ để Văn phòng
Chính phủ hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao, kịp thời đưa ra ý kiến, tham
mưu cho các hoạt động chung của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
Năm là, Tạo công cụ kiểm sóat các hoạt động trong Chính phủ và Văn
phòng Chính phủ, góp phần bảo vệ bí mật thông tin nhà nước và các cơ quan, tổ
chức khác.
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về các hoạt động của cơ
quan. Bởi vì đa số trong các cơ quan Nhà nước đều sử dụng văn bản làm phương
tiện ghi chép và trao đổi thông tin, như vậy nội dung các văn bản hầu như phản ánh
toàn bộ hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trách
nhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, ở đây
là Văn phòng Chính phủ công tác văn thư được thực hiện tốt, các văn bản có nội
dung chính xã, đầy đủ, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, thì khi cần
thiết nó sẽ là cơ sở, bằng chứng có giá trị pháp lí chứng bminh cho hoạt động của
cơ quan một cách chân thực nhất.
Thông thường mỗi cơ quan, tổ chức cá nhân đều mang trong mình những bí

mật riêng, đặc biệt là đối với hoạt động của các cơ quan Nhà nước. Đối với Văn
phòng Chính phủ, là một cơ quant ham mưu giúp việc cho hoạt ddoobgj của Chính
phủ, bên cạnh những bí mật của Nhà nước liên quan đến Quốc gia, còn có những
13

bí mật riêng của cơ quan mình. Vì vậy việc bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật cơ
quan gắn liền chặt chẽ với công tác văn thư, bởi lẽ hiện nay phần lớn các thông tin
thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được tiến hành văn bản hóa. Như vậy,
công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật
cơ quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật được các cơ quan có
thẩm quyền quy định ddaaryfur, chat chẽ và công tác văn thư trong Văn phòng
Chính phủ được thực hiện một cách nghiêm túc trong quá triinhf tiến hành các
khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn
cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.
Kết luận
Công tác văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung của cơ quan nói riêng. Công tác văn thư là công tác không thể thiếu được
trong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dung
hoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động các cơ
quan, được xem như một bộ phận không thể tách rời của hoạt động quản lý Nhà
nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước. Với vai trò là một
cơ quan tham mưu, giúp việc cho Chính phủ, Văn phòng Chính phủ là cơ quan
quan trọng hỗ trợ các hoạt động chung của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ.
Như vậy, vai trò của công tác văn thư không chỉ là quản lí và cung cấp các thông
tin, văn bản khi cần thiết mà còn có nhiều vai trò quan trọng khác trong hoạt động
quản lí nhà nước và hoạt động riêng của Chính phủ cũng như Văn phòng Chính
phủ nói riêng. Hơn nữa, kết quả của công tác văn thư là một trong những yếu tố
ảnh hưởng đến công tác lưu trữ. Do vậy, trong hoạt động quản lý nhà nước nói
chung, hoạt động của Văn phòng Chính phủ nói riêng cần chú trọng và đầu tư hơn

đến hoạt động của công tác văn thư.

14

Danh mục tài liệu tham khảo
[1]. Vương Đình Quyền, (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB
Đại học Quốc gia Hà Nội, HN.
[2]. http://www.tctph.vinhlong.gov.vn/modules.php?name=Noisan&id=101
[3]. http://vpcp.chinhphu.vn/Home/gioi-thieu-vpcp/chuc-nang-nhiem-vu.vgp
[4]. Nghị định Số : 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư

15

gia ” và nhìn nhận ” tài liệu lưu trữ là gia tài qúy báu, có công dụng rất lớn trong việcnghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm tay nghề, khuynh hướng chương trình kế hoạchcông tác và mục tiêu chủ trương về mọi mặt chính trị, kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống, cũngnhư khoa học kỹ thuật. Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác làm việc hếtsức quan trọng “. Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác làm việc lưu trữđối với xã hội và sự nghiệp thiết kế xây dựng, bảo vệ Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng nhà nước ban hành Quyết định số 1229 / QĐ-TTg về Ngày truyền thốngcủa ngành Lưu trữ Nước Ta và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là ” Ngày Lưu trữViệt Nam “. Tuy nhiên, lúc bấy giờ trong tâm lý của không ít người, công tác làm việc nàyhình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là việc làm sự vụ, giấy tờđơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những chăm sóc, chútrọng, góp vốn đầu tư xứng danh. Họ không nhận ra tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệutrong cơ quan hành chính nhà nước, từ đó không phát huy được hết tiềm năng vàhiệu quả của công tác làm việc lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Do vậy, hoạt động giải trí phát hành vănbản hành chính của cơ quan hành chính nhà nước trong nhiều năm gần đây, gặpkhá nhiều khó khăn vất vả và sai sót trong quy trình tích lũy và giải quyết và xử lý thông tin. Bài viếtnày tập trung chuyên sâu bàn luận về “ Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động giải trí soạn thảovà phát hành văn bản hành chính nhà nước ”. 1.1. Khái niệm lưu trữ và tài liệu lưu trữLưu trữ được hiểu là giữ lại những loại tài liệu, văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá thể để làm vật chứng và tra cứu khi thiết yếu. Theo luật lưu trữ năm 2011 “ Tài liệu là vật mang tin được hình thành trongquá trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể. Tài liệu gồm có văn bản, dựán, bản vẽ phong cách thiết kế, map, khu công trình điều tra và nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê ; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim ; băng, đĩa ghi âm, ghi hình ; tài liệu điện tử ; bản thảotác phẩm văn học, nghệ thuật và thẩm mỹ ; sổ công tác làm việc, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viếttay ; tranh vẽ hoặc in ; ấn phẩm và vật mang tin khác ”. Còn “ Tài liệu lưu trữ là tàiliệu có giá trị ship hàng hoạt động giải trí thực tiễn, điều tra và nghiên cứu khoa học, lịch sử vẻ vang được lựachọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ gồm có bản gốc, bản chính ; trong trường hợpkhông còn bản gốc, bản chính thì được sửa chữa thay thế bằng bản sao hợp pháp ”. 1.2. Khái niệm hành chính nhà nước và việc phát hành văn bản hành chínhnhà nướcHành chính nhà nước là hoạt động giải trí thực thi quyền hành pháp của nhà nước, đó là hoạt động giải trí chấp hành và quản lý và điều hành của mạng lưới hệ thống hành chính nhà nước trongquản lý xã hội theo khuôn khổ pháp lý nhà nước nhằm mục đích Giao hàng nhân dân, duy trìsự không thay đổi và tăng trưởng của xã hội. Hành chính nhà nước là một bộ phận của quảnlý nhà nước, nó là một hoạt động giải trí phong phú, tương quan đến nhiều nghành nghề dịch vụ, nhiềungành, nghề khác nhau. Do đó, trong quy trình hoạt động giải trí những cơ quan hành chínhnhà nước, để bảo vệ hoạt động giải trí quản trị hành chính diễn ra hiệu suất cao và hợp pháp, những cơ quan hành chính nhà nước tiếp tục soạn thảo và ban hành văn bảnhành chính, văn bản hành chính nhà nước là một trong những công cụ để cơ quanhành chính nhà nước sử dụng bộc lộ quyền lực tối cao của mình, ghi chép và truyền đạtý chí, mệnh lệnh của những cơ quan theo đúng thể thức và thẩm quyền luật định. 2.1. Vai trò của tài liệu lưu trữ trong hoạt động giải trí soạn thảo và phát hành vănbản hành chính nhà nước. Quản lý hành chính nhà nước là hoạt động giải trí hành chính của cơ quan thực thiquyền lực nhà nước ( quyền hành pháp ) để quản trị, quản lý những nghành của đờisống xã hội theo pháp luật của pháp lý. Đây là hoạt động giải trí tiếp tục taọ ra cáctài liệu, văn bản có giá trị pháp lí quan trọng. Bên cạnh đó, để bảo vệ hoạt độngquản lí hành chính diễn ra thuận tiện và hiệu suất cao, nó luôn luôn cần những tài liệu, mang thông tin đúng chuẩn làm cơ sở để sử dụng qyền lực và trách nhiệm của mìnhmột cách hợp pháp, hợp lý. Trong khi đó, tài liệu lưu trữ chỉ thực sự có ý nghĩa khiđược đưa ra ship hàng, sử dụng thông tin thoáng rộng vì nó tiềm ẩn những tiềm năngvề thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ đúng mực cao và có giá trị đặc biệt quan trọng. Bởi vậy hoàn toàn có thể nói, tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt độngquản lý hành chính nhà nước, phân phối thông tin không thiếu, đúng mực và kịp thời, thếnhưng cũng chính những hoạt động giải trí trong quản lí hành chính nhà nước, đơn cử là trongcông tác soạn thảo và phát hành văn bản là nơi để tài liệu lưu trữ được sử dụng mộtcách hài hòa và hợp lý và đúng đắn nhất. Vai trò quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạtđộng soạn thảo và phát hành văn bản được biểu lộ một cách rõ ràng như sau : Một là, Tài liệu lưu trữ phân phối thông tin có giá trị pháp lý, tính chính xácvà độ an toàn và đáng tin cậy cao ship hàng cho việc soạn thảo, phát hành những văn bản quản trị hànhchính nhà nước theo đúng những lao lý của pháp lý. Như tất cả chúng ta đã biết, mọi hoạt động giải trí quản trị của những cơ quan hành chínhnhà nước đều phải dựa trên cơ sở Hiến pháp và pháp lý. Cho nên, những văn bảnhành chính được phát hành nhu yếu tiên phong trong quy trình soạn thảo và ban hànhvăn bản là bảo vệ tính hợp pháp và mức độ đúng mực về cả thể thức lẫn nộidung. Mặt khác những văn bản này, phản ánh hàng loạt hiệu quả quả quy trình hoạt độngvà quản trị mọi nghành nghề dịch vụ của cơ quan. Do đó, trong quy trình soạn thảo văn bảnviệc khai thác thông tin, tích lũy và thông tin hoàn toàn có thể được lấy từ nhiều nguồn khácnhau, bởi hoạt động giải trí của hành chính nhà nước là rất rộng và phong phú. Bên cạnh đó, những thông tin này cần được bảo vệ dộ đáng tin cậy và đúng chuẩn cao mới hoàn toàn có thể đưavào văn bản phát hành. Như vậy, trong trường hợp này, những cơ quan hành chínhthường tinh lọc và sử dụng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ của cơ quan vì tínhchính xác, độ an toàn và đáng tin cậy cao, thuận tiện, nhanh gọn, tiết kiệm chi phí. Ở đây, vai trò quantrọng của tài liệu lưu trữ bộc lộ ngay khi xu thế nội dung, xác lập nhu cầuban hành văn bản quản trị nhà nước cần phải điều tra và nghiên cứu những chủ trương, đường lốicủa Đảng tương quan đến yếu tố đó trải qua những tài liệu lưu trữ, bảo vệ văn bảnđược thiết kế xây dựng trên cơ sở chính trị và pháp lý theo đúng xu thế Xã hội chủnghĩa. Một nhu yếu khác trong soạn thảo và phát hành văn bản hành chính nhànước là những yếu tố phải xuất phát từ nhu yếu thực tiễn, phải tương thích với điều kệncủa xã hội khi phát hành. Điều này trong tài liệu lưu trữ cũng phản ánh được thựctrạng xã hội qua những tiến trình được lưu trữ, từ đó dựa vào những thông tin sẵn cótrong tài liệu lưu trữ, làm cơ sở để soạn thảo những văn bản hành chính có nội dungphù hợp với xã hội, tiết kiệm ngân sách và chi phí được thời hạn đi tích lũy, khảo sát lấy lại thông tin. Hơn nữa, hàng loạt nguồn tài liệu lưu trữ đã được tinh lọc kỹ lưỡng khi lưu trữ, nêncó thể bảo vệ độ đúng chuẩn cao, và nó giúp cho quy trình soạn thảo văn bản hànhchính trở nên nhanh gọn, được bảo vệ về nội dung. Hai là, Tài liệu lưu trữ giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệusuất việc làm và xử lý giải quyết và xử lý nhanh gọn, phân phối được những nhu yếu của tổchức, cá thể. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện đi lại theo dõi, kiểm tra công việcmột cách có mạng lưới hệ thống, qua đó cán bộ, công chức hoàn toàn có thể kiểm tra, đúc rút kinhnghiệm góp thêm phần thực thi tốt những tiềm năng quản trị : hiệu suất, chất lượng, hiệuquả và đây cũng là những tiềm năng, nhu yếu của cải cách nền hành chính nhà nướcở nước ta lúc bấy giờ. Mặc dù đời sống kinh tế tài chính, văn hóa truyền thống, xã hội luôn luôn thây đổi qua từng giaiđoạn tăng trưởng. Thế nhưng những văn bản hành chính khi được soạn thảo luôn có mộtkhuôn mẫu nhất định theo pháp luật pháp lý, có những nguyên tắc khi soạn thảovà phát hành văn bản không đổi khác. Như vậy, những tài liệu lưu trữ là phươngtiện, giúp người soạn văn bản giải quyết và xử lý và xử lý việc làm nhanh gọn, hạn chếnhững lỗi sai cơ bản trong soạn thảo. Mặt khác, tài liệu lưu trữ là nơi ghi lại nhữngthông tin được tinh lọc trong quá khứ một cách đúng mực, cho nên vì thế, đây sẽ là cơ sởđể soạn thảo một văn bản hành chính mới với nội dung có nguồn thông tin khá đầy đủ, thuận tiện chỉ ra những hạn chế từ văn bản cũ, bổ trợ và triển khai xong cho văn bảnmới. Từ đó, giúp những nhà quản lí hoàn toàn có thể kiểm tra và nhìn nhận việc làm và năng lựccủa cán bộ, công chức trong cơ quan, cũng như dựa vào những tài liệu lưu trữ trongquá khứ mà dự báo, phát hành văn bản một cách hợp pháp, phải chăng, tránh lặp lạinhững sai lầm đáng tiếc đã xảy ra. Ví dụ để ban hành Quyết định Số : 22/2013 / QĐ-TTg về việc tương hỗ người cócông với cách mạng về nhà tại, cần dựa vào một số ít tài liệu, văn bản đã được banhành trước đó như : Luật Tổ chức nhà nước năm 2001 ; Luật Nhà ở năm 2005 ; Pháp lệnh Sửa đổi, bổ trợ Pháp lệnh Ưu đãi người có công với cách mạng của Ủyban thường vụ Quốc hội ; Nghị quyết số 494 / NQ-UBTVQH13. Đây là nững tài liệuđược lưu trữ, làm cơ sở pháp lý cho việc soạn thảo và phát hành quyết định hành động số : 22/2013 / QĐ-TTg về việc tương hỗ cho người có công về nhà ở. Ba là, tạo công cụ để trấn áp việc thực thi quyền lực tối cao của những cơ quan, tổchức. Góp phần giữ gìn những địa thế căn cứ, dẫn chứng về hoạt động giải trí của cơ quan, phụcvụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát. Tài liệu lưu trữ còn là cơ sở tương hỗ công tác làm việc thanh tra, kiểm tra hoạt động giải trí củacác cơ quan hành chính nhà nước. Thông qua những tài liệu lưu trữ những nhà quản líđánh giá những thành công xuất sắc, thất bại của từng văn bản, từng pháp luật ; tìm hiểunguyên nhân để thừa kế, phát huy giá trị tích cực, hạn chế đến mức thấp nhấtnhững ảnh hưởng tác động xấu đi, những thiệt hại hoàn toàn có thể xảy ra cho xã hội của văn bản mới. Những tài liệu lưu trữ cũng góp thêm phần giúp những cơ quan thanh tra, kiểm tra dễ dànggiám sát những hoạt động giải trí của cơ quan hành chính qua từng quá trình. Nếu có nhữnghoạt động, hành vi vi phạm pháp lý, tài liệu lưu trữ sẽ cung ứng vật chứng cụthể, giúp nhìn nhận một cách khách quan, kịp thời để đưa ra những giải pháp giải quyết và xử lý. Bốn là, góp thêm phần bảo vệ bí hiểm những thông tin có tương quan đến cơ quan, tổchức và những bí hiểm vương quốc. Trong hoạt động giải trí của quản trị nhà nước luôn luôn phải bảo vệ bí hiểm nhànước, để bảo vệ những tin tức, vấn đề, tài liệu, vật, khu vực, thời hạn, lời nói cónội dung quan trọng thuộc nghành nghề dịch vụ chính trị, quốc phòng, bảo mật an ninh, đối ngoại, kinhtế, khoa học, công nghệ tiên tiến, những nghành khác không công bố hoặc chưa công bố vànếu bị bật mý thì gây nguy cơ tiềm ẩn cho cơ quan, tổ chức triển khai nói riêng và cho Nhà nướcCộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam nói chung, và trong hoạt động giải trí hành chínhnhà nước cũng vậy. Thông thường loại sản phẩm được hình thành trong hoạt động giải trí củacác cơ quan hành chính, đa phần là văn bản, tài liệu, do đó hầu hết những nội dungthuộc bí hiểm nhà nước đều được văn bản hóa, được phản ánh đơn cử trong những vănbản, tài liệu. Như vậy, từ tài liệu lưu trữ hoàn toàn có thể xác lập được những văn bản có chứabí mật nhà nước, từ đó biết cách lựa chọn ngôn từ, phương pháp soạn thảo và banhành văn bản mới. Làm tốt hơn công tác làm việc bảo vệ bí hiểm nhà nước. 3.1. Kết luậnSoạn thảo và phát hành văn bản là hoạt động giải trí quan trọng, không hề thiếutrong quản trị nhà nước nói chung, quản lí hành chính nhà nước nói riêng. Nhưngđể triển khai nó một cách hiệu suất cao thì sự góp phần của tài liệu lưu trữ là vô cùngcần thiết. Nó là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bứctranh về quy trình quản trị nhà nước, là thước đo trình độ quản trị trong mỗi thời kỳlịch sử ở mỗi vương quốc. Với ý nghĩa đó, tài liệu lưu trữ không riêng gì góp thêm phần quantrọng trong việc soạn thảo và phát hành văn bản, tài liệu lưu trữ còn có vai trò ghilại và truyền bá cho thế hệ tương lai những truyền thống lịch sử văn hoá quản trị, kinhnghiệm quản trị nhà nước, từ đó phát huy, thừa kế những giá trị tốt để nâng caotrình độ quản trị. Qua tài liệu lưu trữ, cũng giúp con người tìm ra những chân lí, giátrị trong quản trị nhằm mục đích rút ngắn thời hạn, tiết kiệm ngân sách và chi phí tiền của, thôi thúc nhanh sựphát triển của khoa học quản trị và ứng dụng thành công xuất sắc, nâng cao hiệu suất cao quảnlý nhà nước. Danh mục tài liệu tìm hiểu thêm [ 1 ]. Vương Đình Quyền, ( 2011 ), Lý luận và giải pháp công tác làm việc văn thư, NXBĐại học Quốc gia TP.HN. TP.HN. [ 3 ]. Quyết định Số : 22/2013 / QĐ-TTg về Hỗ trợ người có công cách mạng về nhà ở [ 4 ]. http://skhcn.daknong.gov.vn/tin-tuc-su-kien/hoat-dong-khcn-cua-tinh/1665-tam-quan-trong-cua-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-hoat-dong-quan-ly-hanhchinh-nha-nuoc [ 5 ]. http://www.archives.gov.vn/Pages/Tin%20chi%20ti%E1%BA%BFt.aspx?itemid=7&listId=64c127ef-bb13-4c45-820f-d765e28eb7cc&ws=content [ 2 ]. Luật số : 01/2011 / QH13, Luật lưu trữVAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂNPHÒNG CHÍNH PHỦTóm tắtVăn phòng nhà nước là một trong những cơ quan giúp việc quan trọng củaChính phủ, có trách nhiệm quản lí ngặt nghèo những lại văn bản, tài liệu của nhà nước, bảo vệ thông tin thường nhật để ship hàng kịp thời cho những hoạt động giải trí hành chính. Vì vậy, trong quy trình hoạt động sản sinh ra những văn bản, sách vở, tài liệu thông tinquan trọng. Nên muốn có một hiệu quả tốt trong hoạt động giải trí của mình, Văn phòngChính phủ cần xác lập rõ vai trò và làm tốt công tác làm việc văn thư. Bài làmĐặt vấn đềCông tác văn thư là một hoạt động giải trí nhiệm vụ quan trọng trong những cơ quan, tổ chức triển khai. Đó là một trong những công tác làm việc mang tính khoa học, chính trị và tính bảomật cao, công tác làm việc văn thư bảo vệ cung ứng thông tin vừa đủ, đúng chuẩn, kịp thờiphục vụ hoạt động giải trí quản lí của những chỉ huy hoặc người đứng đầu cơ quan. Mặc dùtính chất hoạt động giải trí khác nhau, nhưng trong quy trình hoạt động giải trí của mỗi cơ quan tổchức những sách vở, văn bản luôn được sản sinh ra rất nhiều. Do vậy, công tác làm việc văn thưluôn luôn được chú trọng, và bảo vệ hoạt động giải trí hiệu suất cao. Văn phòng nhà nước là một trong những cơ quan giúp việc quan trọng củaChính phủ, có trách nhiệm quản lí ngặt nghèo những lại văn bản, tài liệu của nhà nước, bảo vệ thông tin thường nhật để ship hàng kịp thời cho những hoạt động giải trí hành chính. Bởi nhà nước là cơ quan hành chính cao nhất của nước Cộng hòa xã hội chủnghĩa Nước Ta, là cơ quan chấp hành và quản lý và điều hành của Quốc hội. Trong hoạt độngquản lí hành chính nhà nước nhà nước quản lí toàn bộ những nghành nghề dịch vụ trong xã hội, vìvậy trong quy trình này sản sinh ra những văn bản, sách vở, tài liệu thông tin quantrọng hoàn toàn có thể mang bí hiểm Nhà nước và cơ quan. Tuy nhiên, khái niệm về văn thư vàvai trò của nó lâu nay vẫn chưa được đơn cử, rõ ràng. Do đó, để hiểu rõ hơn vai tròcủa công tác làm việc văn thư trong hoạt động giải trí hành chính nhà nước, bài viết này, sẽ nghiêncứu về vai trò quan trọng của công tác làm việc văn thư trong hoạt động giải trí của văn phòngchính phủ, một trong những cơ quan giúp việc về công tác làm việc văn thư, sách vở củaChính phủ. Khái quát chung về văn phòng chính phủVăn phòng nhà nước là một cơ quan ngang Bộ trong nhà nước Nước Ta, thực thi trách nhiệm là cỗ máy giúp việc của nhà nước và Thủ tướng nhà nước. Văn phòng nhà nước có công dụng tham mưu tổng hợp, giúp nhà nước tổchức những hoạt động giải trí chung của nhà nước ; tham mưu tổng hợp, giúp Thủ tướngChính phủ ( gồm có những Phó Thủ tướng nhà nước ) chỉ huy, chỉ huy, điều hànhhoạt động của nhà nước và mạng lưới hệ thống hành chính nhà nước từ Trung ương đến cơsở ; bảo vệ thông tin, Giao hàng công tác làm việc chỉ huy, quản lý của nhà nước, Thủtướng nhà nước và cung ứng thông tin cho công chúng theo pháp luật của phápluật ; bảo vệ những điều kiện kèm theo vật chất, kỹ thuật cho hoạt động giải trí của nhà nước, Thủtướng nhà nước. Công tác văn thư trong văn phòng chính phủCông tác văn thư là hàng loạt việc làm tương quan đến soạn thảo, phát hành vănbản, tổ chức triển khai quản trị, xử lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm mục đích bảo vệ thôngtin văn bản cho hoạt động giải trí quản lí của những cơ quan, tổ chức triển khai. Công tác văn thư cóchức năng bảo vệ thông tin cho hoạt động giải trí quản lí, hiệu suất cao của hoạt động giải trí quản lícao hay thấp nhờ vào một phần vào công tác làm việc văn thư có được là tốt hay không. Đây là công tác làm việc vừa mang tính chính trị, vừa mang tính khoa học và có tính chấtnghiệp vụ lỹ thuật, lien quan đến nhiều cán bộ, công chức. Để làm tốt công tác làm việc này, yên cầu sự hiểu biết về kiến thức và kỹ năng lý luận và chiêu thức thực thi những chuyên mônnghiệp vụ. Trong văn phòng cơ quan chính phủ, công tác làm việc văn thư đặt dưới sự quản lí của vănphòng với mục tiêu nâng cao hiệu suất cao của công tác làm việc văn thư trong quy trình giảiquyết những việc làm tương quan đến văn bản, sách vở phân phối nhu yếu thực tiễn của10Chính phủ, cơ quan quản trị hành chính nà nước ở TW. Công tá văn thưtrong văn phòng cơ quan chính phủ luôn được sự chăm sóc, giám sát, đôn đốc của chỉ huy. Trong quy trình hoạt động giải trí Văn phòng nhà nước cũng phát hành những văn bảnhướng dẫn, chỉ huy về công tác làm việc văn thư cho những Cán bộ trình độ về lĩnh vựcnày. Vai trò của công tác làm việc văn thư trong hoạt động giải trí của Văn phòng Chính phủMột là, Công tác văn thư đóng vai trò là sợi dây liên hệ, là mắt xích khôngthể thiếu giữa những cơ quan hàn chính ở cơ sở với cơ quan hành chính TW. Như đã biết, những cơ quan hành chính nhà nước ta được sắp xếp theo hệ thốngthứ bậc từ TW đến địa phương, mối quan hệ giữa những cơ quan này là vôcùng ngặt nghèo. Trong quy trình hoạt động giải trí, tiếp tục sản sinh ra những loại vănbản, tài liệu được trao đổi qua lại giữa TW và địa phương, giữa cấp trên vớicấp dưới và ngược lại. Đóng vai trò là cơ quan tham mưu, tổng hợp giúp việc chochính phủ. Công tác văn thư của văn phòng nhà nước phân phối và tiếp đón thôngtin của công chúng, của những cơ quan khác về những hoạt động giải trí hầu hết, những quyếtđịnh quan trọng của nhà nước, Thủ tướng nhà nước, những sự kiện kinh tế tài chính, chính trị, xã hội điển hình nổi bật mà dư luận chăm sóc theo lao lý pháp lý và chỉ đạocủa Thủ tướng nhà nước. Trình, chuyển giao những văn bản đến những cơ quan, đơn vị chức năng, cá thể tương quan. Mặt khác, phát hành một số ít văn bản, hướng dẫn xuống những cơquan cấp dưới trong thẩm quyền của Văn phòng nhà nước theo sự chỉ huy củaThủ tướng nhà nước. Vì vậy, công tác làm việc văn thư được xem như cầu nối trao đổithông tin giữa những cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể có tương quan. Hai là, Công tác văn thư trong Văn phòng chính phủ nước nhà góp thêm phần nâng cao chấtlượng và hiệu suất cao công tác làm việc bảo vệ hiệu lực hiện hành pháp lí của văn bản. Một trong những trách nhiệm của văn thư là đảm nhiệm, xử lý văn bản đến, trình và chuyển giao ăn bản đến những cơ quạn, tổ chức triển khai, cá thể tương quan. Như vậy, chỉ cần một khâu chậm trễ của công tác làm việc văn thư hoàn toàn có thể gây ảnh hưởng tác động đến cả quátrình hiệu suất cao việc làm và hiệu lực thực thi hiện hành pháp lí của văn bản. Công tác văn thư trongVăn phòng nhà nước lao lý rõ thời hạn, tiến trình tiếp đón, giải quyết và xử lý văn bản để11đảm bảo nhu yếu hiệu lực thực thi hiện hành pháp lí của văn bản. Ví dụ “ so với những yếu tố thuộcphạm vi thẩm quyền xử lý của Văn phòng nhà nước, Quy chế nêu rõ, trongthời hạn 2 ngày thao tác, kể từ khi nhận được nghĩa vụ và trách nhiệm phối hợp, chuyên viênphối hợp giải quyết và xử lý có nghĩa vụ và trách nhiệm vấn đáp, gửi quan điểm phối hợp giải quyết và xử lý văn bản. Cũngtrong thời hạn 2 ngày thao tác kể từ khi nhận được văn bản, nhân viên chịutrách nhiệm giải quyết và xử lý tổng hợp quan điểm phối hợp, đề xuất kiến nghị, thiết kế xây dựng phiếu trình, dự thảovăn bản gửi Thủ trưởng đơn vị chức năng xem xét. Trong thời hạn 1 ngày thao tác kể từ khichuyên viên trình, Thủ trưởng đơn vị chức năng xem xét, duyệt, ký phiếu trình hoặc trao đổilại để hoàn thành xong nội dung. Và trong thời hạn 1 ngày thao tác, kể từ khi nhận đượcvăn bản, hồ sơ trình của đơn vị chức năng, lãnh đạo Văn phòng nhà nước xem xét, giảiquyết ”. Công tác văn thư được thực thi nhanh gọn và hiệu suất cao sẽ góp phầnhoàn thành công việc nhanh gọn, thuận tiện, đúng thời hạn lao lý. Từ đó chấtlượng của công tác làm việc quản lí cũng được cải tổ và nâng cao. Ba là, Công tác văn thư đóng vai trò là tiền đề của công tác làm việc lưu trữ đượcthực hiện tốt hơn. Theo pháp luật, tài liệu hình thành trong hoạt động giải trí những cơ quan sau khi đãgiải quyết xong, so với những tài liệu còn có giá trị điều tra và nghiên cứu, sử dụng. Cần lậphồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan ; đến thời hạn lao lý, những tài liệu có giátrị lịch sử dân tộc cần giao nộp và lưu trữ lịch sử dân tộc để Giao hàng cho nghiên cứu và điều tra lâu bền hơn. Vìvậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ trợ đa phần cho công tác làm việc lưu trữ của cơ quan. Do đó, trong công tác làm việc văn thư cần được làm tốt nhất từ khâu sạn thảo, ban hànhvăn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu, lưu trữ cơ quan. Nếu văn thư làmtốt công tác làm việc này, sẽ góp thêm phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ nói chung vàtạo thuận tiện cho những hoạt động giải trí nghiên cứu và điều tra cần sử dụng tài liệu. Nói tóm lại, làmtốt công tác làm việc văn thư là nhu yếu tiên phong, thiết yếu để công tác làm việc lư trữ hoạt động giải trí hiệuquả. Từ đó bảo vệ nguồn thông tin đúng chuẩn, rất đầy đủ phân phối cho những hoạt độngquản lí của cơ quan hoặc Thủ trưởng. Bốn là, Công tác văn thư là công cụ để Văn phòng nhà nước hoàn thànhnhiệm vụ là cơ quan tham mưu, giúp việc cho nhà nước. 12V ăn phòng nhà nước có công dụng tham mưu tổng hợp, giúp nhà nước tổchức những hoạt động giải trí chung của nhà nước ; cung ứng thông tin cho công chúng theoquy định của pháp lý ; bảo vệ những điều kiện kèm theo vật chất, kỹ thuật cho hoạt động giải trí củaChính phủ, Thủ tướng nhà nước. Văn thư của Văn phòng nhà nước là nơi thườngxuyên đảm nhiệm và xử lí những văn bản đến, văn bản đi, quản lí sổ sách và những tàilệu tương quan. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình diễn ; ghi số và ngày, tháng ; đóng dấu mức độ khẩn, mức độ mật. Chính do đó đây là công tác làm việc quantrọng góp thêm phần hạn chế nạn quan liêu, sách vở. Làm tốt công tác làm việc văn thư ở đây, làchuyển giao văn bản, sách vở, truyền đạt thông tin về quản lí đến cơ quan, đếnngười có nghĩa vụ và trách nhiệm xử lý hoặc triển khai được nhanh gọn, kịp thời theođúng lao lý của Nhà nước. Vì thế, công tác làm việc văn thư là công cụ để Văn phòngChính phủ triển khai xong tốt những trách nhiệm được giao, kịp thời đưa ra quan điểm, thammưu cho những hoạt động giải trí chung của nhà nước và Thủ tướng nhà nước. Năm là, Tạo công cụ kiểm sóat những hoạt động giải trí trong nhà nước và Vănphòng nhà nước, góp thêm phần bảo vệ bí hiểm thông tin nhà nước và những cơ quan, tổchức khác. Công tác văn thư bảo vệ giữ gìn khá đầy đủ chứng cứ về những hoạt động giải trí của cơquan. Bởi vì đa phần trong những cơ quan Nhà nước đều sử dụng văn bản làm phươngtiện ghi chép và trao đổi thông tin, như vậy nội dung những văn bản phần đông phản ánhtoàn bộ hoạt động giải trí của cơ quan cũng như hoạt động giải trí của những cá thể giữ tráchnhiệm khác nhau trong cơ quan. Nếu trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, ở đâylà Văn phòng nhà nước công tác làm việc văn thư được triển khai tốt, những văn bản có nộidung chính xã, không thiếu, phản ánh chân thực những hoạt động giải trí của cơ quan, thì khi cầnthiết nó sẽ là cơ sở, vật chứng có giá trị pháp lí chứng bminh cho hoạt động giải trí củacơ quan một cách chân thực nhất. Thông thường mỗi cơ quan, tổ chức triển khai cá thể đều mang trong mình những bímật riêng, đặc biệt quan trọng là so với hoạt động giải trí của những cơ quan Nhà nước. Đối với Vănphòng nhà nước, là một cơ quant ham mưu giúp việc cho hoạt ddoobgj của Chínhphủ, bên cạnh những bí hiểm của Nhà nước tương quan đến Quốc gia, còn có những13bí mật riêng của cơ quan mình. Vì vậy việc bảo vệ bí hiểm Nhà nước và bí hiểm cơquan gắn liền ngặt nghèo với công tác làm việc văn thư, bởi lẽ lúc bấy giờ phần đông những thông tinthuộc bí hiểm Nhà nước, bí hiểm cơ quan đều được thực thi văn bản hóa. Như vậy, công tác làm việc văn thư có vai trò quan trọng so với việc bảo vệ bí hiểm nhà nước, bí mậtcơ quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu tiềm ẩn bí hiểm được những cơ quan cóthẩm quyền lao lý ddaaryfur, chat chẽ và công tác làm việc văn thư trong Văn phòngChính phủ được thực thi một cách trang nghiêm trong quá triinhf triển khai cáckhâu của công tác làm việc văn thư, thì sẽ bảo vệ được bảo đảm an toàn tài liệu, góp thêm phần giữ gìncho những thông tin thuộc bí hiểm nhà nước và bí hiểm cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài. Kết luậnCông tác văn thư được xem là một bộ mặt hoạt động giải trí của cỗ máy quản trị nóichung của cơ quan nói riêng. Công tác văn thư là công tác làm việc không hề thiếu đượctrong văn phòng và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rất lớn trong nội dunghoạt động của Văn phòng. Như vậy, công tác làm việc văn thư gắn liền với hoạt động giải trí những cơquan, được xem như một bộ phận không hề tách rời của hoạt động giải trí quản trị Nhànước, có ảnh hưởng tác động trực tiếp đến chất lượng quản trị Nhà nước. Với vai trò là mộtcơ quan tham mưu, giúp việc cho nhà nước, Văn phòng nhà nước là cơ quanquan trọng tương hỗ những hoạt động giải trí chung của nhà nước và Thủ tướng nhà nước. Như vậy, vai trò của công tác làm việc văn thư không chỉ là quản lí và phân phối những thôngtin, văn bản khi thiết yếu mà còn có nhiều vai trò quan trọng khác trong hoạt độngquản lí nhà nước và hoạt động giải trí riêng của nhà nước cũng như Văn phòng Chínhphủ nói riêng. Hơn nữa, tác dụng của công tác làm việc văn thư là một trong những yếu tốảnh hưởng đến công tác làm việc lưu trữ. Do vậy, trong hoạt động giải trí quản trị nhà nước nóichung, hoạt động giải trí của Văn phòng nhà nước nói riêng cần chú trọng và góp vốn đầu tư hơnđến hoạt động giải trí của công tác làm việc văn thư. 14D anh mục tài liệu tìm hiểu thêm [ 1 ]. Vương Đình Quyền, ( 2011 ), Lý luận và chiêu thức công tác làm việc văn thư, NXBĐại học Quốc gia TP.HN, HN. [ 2 ]. http://www.tctph.vinhlong.gov.vn/modules.php?name=Noisan&id=101 [ 3 ]. http://vpcp.chinhphu.vn/Home/gioi-thieu-vpcp/chuc-nang-nhiem-vu.vgp [ 4 ]. Nghị định Số : 110 / 2004 / NĐ-CP về công tác làm việc văn thư15

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2