Phần Mềm Quản Lý Tài Liệu Chuyên Nghiệp DocEye

Công việc quản lý hồ sơ, tài liệu truyền thống gây tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn nhiều nguy cơ về bảo mật, thất thoát tài liệu. Để khắc phục những vấn đề này, nhiều đơn vị, doanh nghiệp đã bước đầu chuyển hướng sang các phương thức quản lý tài liệu điện tử, áp dụng phần mềm quản lý tài liệu vào quá trình vận hành.

Doanh nghiệp quản lý tài liệu ra sao khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu?

Doanh nghiệp quản lý tài liệu ra sao khi chưa có phần mềm quản lý tài liệu?

Với những giải pháp quản lý tài liệu truyền thống lịch sử trước đây, việc quản lý tài liệu thường được thực thi bằng cách ghi nhận, sao lưu lại trên tài liệu giấy, sổ sách theo dõi, … sau đó lưu lại trong thư viện hoặc những kho lưu trữ. Bằng cách lưu lại mã số tài liệu và ghi chép thông tin vào những kẹp file hồ sơ, người ta hoàn toàn có thể tìm kiếm lại những thông tin tài liệu khi cần .
Tuy nhiên, với cách làm này khối lượng những công văn sách vở, hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ tăng lên rất nhiều theo thời hạn. Điều này khiến doanh nghiệp mở màn lâm vào tình cảnh khó khăn vất vả khi mà việc quản trị thông tin tài liệu, tra cứu hồ sơ mở màn rơi vào trạng thái quá tải và khó trấn áp. Không những thế, việc lưu trữ tài liệu trong kho cũng khiến doanh nghiệp tốn một khoản ngân sách không hề nhỏ cho việc quản trị, kho bãi và dữ gìn và bảo vệ .

Thực tế ứng dụng phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của doanh nghiệp

Thay vì phải tốn nhiều thời hạn, công sức của con người cho việc làm quản lý tài liệu theo giải pháp truyền thống lịch sử, việc sử dụng phần mềm quản lý tài liệu đang được khuyến khích vận dụng .
Thực tế, trong nhiều năm trở lại đây cũng đã có nhiều đơn vị chức năng doanh nghiệp khởi đầu ứng dụng tin học hóa vào quy trình quản trị hồ sơ tài liệu. Tuy nhiên, do vận dụng phần mềm quản lý tài liệu không tương thích với chính sách quản lý và vận hành của doanh nghiệp hoặc phần mềm quản lý tài liệu đang sử dụng không phân phối được nhu yếu về số lượng hồ sơ, tài liệu ngày càng tăng chóng mặt theo thời hạn nên đã có không ít đơn vị chức năng doanh nghiệp tiến hành số hóa không thành công xuất sắc hoặc đạt hiệu suất cao không cao .
Chính vì lẽ đó, việc lựa chọn phần mềm quản lý tài liệu tốt, phân phối được nhu yếu về lâu về dài của doanh nghiệp được nhìn nhận là quan trọng hơn nhiều so với việc trang bị hạ tầng máy tính tốt, mạng lưới hệ thống ổ cứng lưu trữ tài liệu dung tích lớn như tâm lý của nhiều người trước kia. Doanh nghiệp cần rất là lưu tâm về yếu tố này nếu muốn mạng lưới hệ thống quản lý và vận hành của doanh nghiệp mình được không thay đổi, hoạt động giải trí trôi chảy .

>> Xem thêm bài viết: Số hóa tài liệu lưu trữ và yêu cầu thực tiễn đặt ra co ngành lưu trữ – P1

DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng, hiện đại

DocEye – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên sử dụng, văn minh
Nhận thấy những quyền lợi ngoạn mục mà phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử mang lại, nhiều doanh nghiệp đã khởi đầu ứng dụng nó vào quy trình quản trị văn bản, tài liệu tại doanh nghiệp mình. Cũng do đó, những công ty công nghệ tiên tiến đã cho sinh ra nhiều phần mềm quản lý tài liệu mới để cung ứng nhu yếu của thị trường ngày càng tăng cao. Song điều này lại khiến nhiều người dùng cảm thấy phân vân khi lựa chọn phần mềm quản trị tương thích với doanh nghiệp mình .

Phần mềm quản lý tài liệu DocEye – sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn như: Tổng Công ty Viễn thông Viettel – Chi nhánh Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Honda Vietnam, Công ty TNHH Hệ thống Thông tin FPT,… sẽ là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ DocEye là một mẫu sản phẩm của Công ty Cổ phần góp vốn đầu tư thương mại và tăng trưởng công nghệ FSI – doanh nghiệp đi đầu trong nghành quy đổi số tại Nước Ta nghiên cứu và điều tra tăng trưởng dựa trên những công nghệ tiên tiến quản trị tài liệu tiên tiến và phát triển trên quốc tế, gắn với nhu yếu trong thực tiễn của những đơn vị chức năng tổ chức triển khai, doanh nghiệp .
Hiện nay, những thông tin phi cấu trúc ( email, hình ảnh, audio, báo cáo giải trình kết xuất từ những ứng dụng nhiệm vụ, văn bản, … ) chiếm tới 80 % khối lượng thông tin của doanh nghiệp. DocEye chính là một giải pháp hữu hiệu giúp thu nhận, quản trị, lưu trữ và phân phối hàng loạt thông tin phi cấu trúc đó tới người dùng, tới những ứng dụng khác và tới những quy trình tiến độ nhiệm vụ của tổ chức triển khai .
Ngoài ra, DocEye còn có năng lực tùy chỉnh linh động theo nhu yếu của người dùng, tích hợp cùng lúc với nhiều phần mềm quản trị khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như : phần mềm quản trị kế toán, phần mềm quản trị nhân sự, phần mềm giao dịch thanh toán, …
DocEye chiếm hữu nhiều ưu điểm và quyền lợi điển hình nổi bật vượt xa một phần mềm quản lý tài liệu thường thì. Những quyền lợi của DocEye hoàn toàn có thể kể đến như :
– Quản lý, tìm kiếm san sẻ tài liệu việc làm nhanh gọn không bị số lượng giới hạn bởi khoảng trống và thời hạn .

–    Lãnh đạo có thể dễ dàng quản lý theo dõi tài liệu của doanh nghiệptheo bảng thống kê.

– Tích hợp sẵn bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp ( mẫu form, mẫu từ hành chính, … ) .
– Dễ dàng tạo lập quy trình tiến độ thao tác, giúp quản trị việc làm chuyên nghiệp hiệu suất cao .
– Tiết kiệm ngân sách quản trị quản lý và vận hành cho doanh nghiệp ( nhân sự, in ấn, quản trị, … ) .
– tin tức được bảo mật thông tin bảo đảm an toàn qua chính sách phân quyền chi tiết cụ thể đến từng người dùng .
DocEye có hai tính năng chính gồm có :

1.  Thu nhận dữ liệu thông tin

– Thu nhận và phân loại tài liệu .
– Nhận dạng và bóc tách thông tin tài liệu tự động hóa, bằng tay thủ công hoặc theo mẫu có sẵn .
– Kiểm tra và chỉnh sửa thông tin .
– Lưu trữ thông tin .
– Phân phối thông tin .

2.  Quản lý tài liệu lưu trữ

– Quản lý tài liệu .
– Tìm kiếm tài liệu nhanh gọn, thuận tiện .
– Quản lý quá trình nhiệm vụ .
– Tạo báo cáo giải trình thống kê .
– Bảo mật thông tin bảo đảm an toàn qua chính sách bảo mật thông tin nhiều lớp .

–    Sao lưu – phục hồi dữ liệu thủ công hoặc tự động.

Ứng dụng quản trị doanh nghiệp mưu trí DocEye hoạt động giải trí theo tiêu chuẩn bảo mật an ninh thông tin ISO / IEC 27001 : 2013 và tiêu chuẩn quản trị chất lượng ISO 9001 : năm ngoái, đạt phần thưởng Vietnam Digital Award 2019. và phần thưởng Sao Khuê 3 năm liên tục năm nay, 2017, 2018 .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2