Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ – tiếp cận dưới góc độ thông tin học

Ngày 06 tháng 4 năm năm nay vừa mới qua, Quốc hội đã biểu quyết trải qua Luật Tiếp cận thông tin với 88,46 % số phiếu ưng ý. Đây là một bước đi quan trọng trong việc thiết lập và duy trì hàng lang pháp lý hiệu lực hiện hành và hiệu suất cao nhằm mục đích thực thi một trong những quyền cơ bản nhất của công dân được thừa nhận trong Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Nước Ta, đó là quyền được thông tin. Là một ngành hoạt động giải trí có công dụng quản trị một nguồn thông tin phong phú, nhiều mẫu mã và rất đặc trưng, hoạt động giải trí lưu trữ của các cơ quan, tổ chức triển khai hay doanh nghiệp nói chung, các Lưu trữ lịch sử dân tộc nói riêng ( các Trung tâm Lưu trữ vương quốc ) thuộc khoanh vùng phạm vi kiểm soát và điều chỉnh của Luật nói trên. Văn bản quan trọng này sẽ có hiệu lực hiện hành từ ngày 01 tháng 7 năm 2018 .
Tiếp cận dưới góc nhìn thông tin không trọn vẹn là cách tiếp cận mới mẻ và lạ mắt trong nghiên cứu và điều tra về lý luận và thực tiễn lưu trữ học từ trước đến nay, tuy nhiên hiểu đúng và rất đầy đủ, đặc biệt quan trọng vận dụng những lý luận của thông tin học vào những nhiệm vụ cơ bản của công tác làm việc lưu trữ, vẫn chưa nhận được sự chăm sóc đúng mức của các nhà nghiên cứu. Trên trong thực tiễn, việc thừa nhận công dụng bảo vệ thông tin là tính năng cơ bản của công tác làm việc lưu trữ không song hành với việc sử dụng các kim chỉ nan thông tin học trong việc lý giải các yếu tố mang tính trình độ, nhiệm vụ của công tác làm việc này. Bài tham luận của chúng tôi tập trung chuyên sâu nghiên cứu và phân tích việc vận dụng lý luận chung của thông tin học, đơn cử là vận dụng khái niệm và đặc thù của thông tin, vào một trong những khâu nhiệm vụ quan trọng của công tác làm việc lưu trữ, đó là việc tổ chức triển khai khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ. Qua đó, chúng tôi sẽ đặt ra những bài toán cần xử lý và yêu cầu 1 số ít đề xuất kiến nghị so với khâu nhiệm vụ này để ngày càng tương thích với nhu yếu của thực tiễn đồng thời phân phối nhu yếu của Luật Lưu trữ, Luật Tiếp cận thông tin .

1. Tiếp cận từ khái niệm “Thông tin”

tin tức được ý niệm là công cụ, phương tiện đi lại được con người tạo ra, sử dụng để khám phá và chớp lấy quốc tế, qua đó làm giảu thêm nhận thức của mình. Tuy nhiên, với vai trò quan trọng như vậy nhưng việc tìm hiểu và khám phá và đưa ra một cách hiểu thống nhất về thông tin không thực sự đơn thuần. Khái niệm này Open từ những năm 50 của thế kỷ XX nhưng đến nay, là một trong những khái niệm sống sót nhiều cách định nghĩa nhất. Đứng dưới những góc nhìn tiếp cận khác nhau, các nhà khoa học đều có những cách định nghĩa khác nhau về thông tin. Một số cách định nghĩa về thông tin đang sống sót lúc bấy giờ như : quy đồng thông tin là những tín hiệu ; giống hệt thông tin với quy trình giải quyết và xử lý của nó hay quy đồng thông tin với sự phản ánh … Các cách định nghĩa này không ít đều có hạt nhân hài hòa và hợp lý. Thật vậy, tín hiệu như chữ viết, lời nói, hình ảnh hay số liệu … là phương tiện đi lại biểu lộ của thông tin. Bên cạnh đó, nếu quy trình giải quyết và xử lý là phương pháp hình thành của thông tin thì sự phản ánh vừa là thuộc tính vừa là nguồn vào của thông tin .

Trên cơ sở những cách hiểu này, các nhà thông tin học đã đưa ra một định nghĩa tương đối đầy đủ và khái quát về khái niệm này như sau: Thông tin là “sự phản ánh và biến đổi những phản ánh thu nhận được thành sự hiểu biết về những sự vật, hiện tượng”. Theo khái niệm này, quá trình thông tin chỉ kết thúc khi đem lại những hiểu biết nhất định về sự vật, hiện tượng cho người tiếp nhận thông tin, nếu ngược lại, thông tin chỉ dừng lại là các dữ liệu thô đơn thuần.

Theo khoản 1, điều 2 của Luật Tiếp cận thông tin, thông tin được hiểu là “ tin được tiềm ẩn trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, sống sót dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra trong quy trình thực thi tính năng, trách nhiệm, quyền hạn ”. Cách hiểu này nhấn mạnh vấn đề đến loại thông tin trên các vật mang tin khác nhau và được hình thành, sử dụng đa phần trong hoạt động giải trí của các cơ quan nhà nước .
Xem xét từ 02 cách hiểu nói trên về thông tin, tất cả chúng ta thuận tiện nhận thấy một số ít yếu tố xoay quanh việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ lúc bấy giờ. Thông tin tiềm ẩn trong tài liệu lưu trữ hiện dữ gìn và bảo vệ trong các Lưu trữ lịch sử vẻ vang chính là loại tin được hình thành trong quy trình thực thi công dụng, trách nhiệm, quyền hạn của nhiều cơ quan nhà nước, được biểu lộ trên nhiều vật mang tin khác nhau, phản ánh đồng thời là dẫn chứng cho những hoạt động giải trí đã diễn ra ( thông tin quá khứ ) trong quy trình hoạt động giải trí của các cơ quan nhà nước đó. Không chỉ dừng lại ở việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu của các cơ quan đang hoạt động giải trí, các Lưu trữ lịch sử vẻ vang còn dữ gìn và bảo vệ nhiều tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động giải trí của các cơ quan đã ngừng hoạt động giải trí, các cơ quan thuộc các chính sách chính trị trước như Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I dữ gìn và bảo vệ tài liệu Hán Nôm hình thành từ thời phong kiến và thời Pháp thuộc ; Trung tâm Lưu trữ vương quốc II lưu giữ tài liệu của thời Pháp thuộc và chính sách Việt Nam Cộng hòa … Như vậy, nguồn tài liệu lưu trữ dữ gìn và bảo vệ tại các Lưu trữ lịch sử vẻ vang rất phong phú về nội dung, đa dạng và phong phú về mô hình và được hình thành bởi rất nhiều cơ quan dưới các chính sách khác nhau. Việc tiếp cận các thông tin tài liệu lưu trữ sẽ gặp nhiều khó khăn vất vả nếu các người có nhu yếu dùng tin không có những hiểu biết nhất định về ngành lưu trữ. Xuất phát từ khái niệm về thông tin, việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử vẻ vang hoàn toàn có thể được hiểu như dưới đây :
– Thứ nhất, các Lưu trữ lịch sử dân tộc thực ra đang lưu giữ một kho tài liệu khổng lồ, một kho thông tin đồ sộ nhưng chỉ dừng lại ở dạng tiềm năng. Nếu không được khai thác, sử dụng hiệu suất cao, tài liệu lưu trữ hay nói cách khác nội dung của những tài liệu lưu trữ này chỉ dừng lại là những tài liệu thô, không được phát huy hết các giá trị to lớn mà nó đang có. Kho dữ liệu này chỉ thực sự phát huy ý nghĩa và trở thành nguồn thông tin hữu dụng khi và chỉ khi thỏa mãn nhu cầu các nhu yếu khác nhau của người dùng tin .
– Thứ hai, xuất phát từ sự phong phú về khối tài liệu lưu trữ được dữ gìn và bảo vệ trong các Lưu trữ lịch sử dân tộc, quyền tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ cần được bộc lộ ở 2 Lever khác nhau :
Cấp độ 1 : Người có nhu yếu dùng tin được tiếp cận các thông tin hướng dẫn về thành phần các tài liệu lưu trữ đang được dữ gìn và bảo vệ trong các Lưu trữ lịch sử dân tộc, cũng như các công cụ tra cứu thiết yếu so với những tài liệu lưu trữ đó ( thông tin cấp II ). Bản chất của Lever này là tiếp cận thông tin về các nguồn tin. Đây là những hướng dẫn quan trọng đề người tìm kiếm tài liệu lưu trữ đạt được các tiềm năng đề ra ;
Cấp độ 2 : Quyền tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ Lever này là người có nhu yếu dùng tin được tiếp cận trực tiếp với nội dung của những tài liệu lưu trữ họ cần tìm bằng các hình thức khác nhau ( thông tin cấp I ). Tất nhiên là quyền tiếp cận thông tin cấp 2 phải dựa trên cơ sở tuân thủ việc bảo vệ bí hiểm Nhà nước của người dùng tin và các Lưu trữ lịch sử vẻ vang .

2. Tiếp cận từ tính chất của thông tin

Công tác khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ thực ra là hoạt động giải trí cung ứng thông tin tài liệu lưu trữ. Thông tin tài liệu lưu trữ cũng mang không thiếu các đặc thù của thông tin nói chung. Tính chất là những đặc thù nhận dạng riêng của thông tin, để phân biệt chúng với các khái niệm khác như tài liệu, tri thức, kinh nghiệm tay nghề … và làm ra giá trị của thông tin. Như vậy, bảo vệ khá đầy đủ các đặc thù của thông tin là nhu yếu bắt buộc, nếu ngược lại sẽ làm biến chất các thuộc tính của thông tin. Hơn thế nữa, thông tin bị biến thể, méo mó sẽ làm suy giảm các giá trị quan trọng của thông tin. Bài toán đặt ra so với công tác làm việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là phải bảo toàn các đặc thù vốn có của thông tin nói chung nhưng cũng bảo vệ các đặc thù đặc trưng của thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng. Nếu thỏa mãn nhu cầu bài toán này, tài liệu lưu trữ sẽ thực sự phát huy giá trị của chúng trước những yên cầu khác nhau của những người dùng tin .
– Tính đúng mực : tin tức đúng chuẩn là phải phản ánh đúng sự vật, hiện tượng kỳ lạ như vốn có của nó. Có như vậy, thông tin mới có năng lực đem lại những hiểu biết đúng đắn về một sự vật, hiện tượng kỳ lạ. Đối với tài liệu lưu trữ, thông tin thường có độ đáng tin cậy cao, do bản thân tài liệu lưu trữ là những bản chính, bản gốc hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của các cơ quan, đơn vị chức năng hình thành phông. Nói như vậy không đồng nghĩa là bất kể tài liệu lưu trữ bản chính, bản gốc nào cũng đều bảo vệ độ an toàn và đáng tin cậy, trên trong thực tiễn vẫn sống sót những tài liệu lưu trữ tiềm ẩn những thông tin không chân thực ( do bị sửa chữa thay thế hoặc do chủ ý ngay từ khởi đầu của người soạn thảo … ). Những sống sót này không ít đã xảy ra khi nhiều báo cáo giải trình thống kê tiềm ẩn các số lượng không đúng mực hoặc nhiều bản chính văn bản có nội dung không thống nhất với tập bản lưu ở văn thư cơ quan … Những sống sót nói trên càng thuận tiện xảy ra khi pháp luật về thời hạn nộp lưu tài liệu vào các Lưu trữ lịch sử dân tộc là trong thời hạn 10 năm, kể từ năm việc làm kết thúc ( theo khoản 1, điều 21 của Luật Lưu trữ năm 2011 ). Khoảng thời hạn dài chờ nộp lưu này dễ dẫn đến rủi ro tiềm ẩn tài liệu bị sửa chữa thay thế bởi chính các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu nhằm mục đích ship hàng các mục tiêu chủ quan của người soạn thảo và phát hành văn bản .
Để bảo vệ đặc thù này yên cầu những cán bộ lưu trữ thao tác tại Lưu trữ cơ quan cũng như các Lưu trữ lịch sử dân tộc phải không ngừng nâng cao năng lượng, trình độ nhiệm vụ … để có năng lực phê phán, nhìn nhận tài liệu một cách đúng mực nhất. Tất nhiên, đây là nhu yếu rất khó thực thi trên trong thực tiễn. Việc xác lập một tài liệu có chứa thông tin đúng mực hay không lúc bấy giờ không nên chỉ nhìn nhận qua việc tuân thủ thể thức văn bản mà cần phải trải qua các khâu nhiệm vụ phức tạp hơn. Đó là việc nghiên cứu và phân tích và so sánh các tài liệu lưu trữ có nội dung tương quan đến nhau, được hình thành bởi các cơ quan hình thành phông khác nhau. Đây là một giải pháp hiệu suất cao nhằm mục đích tìm ra thông tin đúng mực nhất về một sự vật, hiện tượng kỳ lạ. Và cơ quan có điều kiện kèm theo thực thi việc làm phức tạp này không ai khác chính là các Lưu trữ lịch sử vẻ vang, nơi tập trung chuyên sâu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ của nhiều các cơ quan nhà nước khác nhau. Đảm bảo cung ứng các thông tin đúng mực vừa là nhu yếu, vừa là kỳ vọng của xã hội đặt ra đối các lưu trữ. Về phần mình, đây cũng chính là nghĩa vụ và trách nhiệm xã hội của các Lưu trữ lịch sử vẻ vang nói chung và các cán bộ làm công tác làm việc lưu trữ nói riêng .
– Tính không thiếu : tin tức không thiếu là thông tin phản ánh toàn vẹn, tổng lực về một sự vật, hiện tượng kỳ lạ. Tính chất này của thông tin là bảo vệ không bỏ sót các tin tức thuộc khoanh vùng phạm vi thông tin, tránh thực trạng thiếu hoặc thừa thông tin. Thiếu thông tin sẽ làm thông tin bị xô lệch, trong khi đó, việc phân phối thừa thông tin sẽ làm người dùng tin mất thời hạn và công sức của con người để giải quyết và xử lý. Tình trạng này cũng không phải hiếm gặp trong các Lưu trữ lịch sử dân tộc. Nhiều tài liệu cần tìm nằm rải rác trong nhiều hồ sơ khác nhau trong cùng một phông, thậm chí còn thuộc nhiều phông khác nhau. Do vậy, trong thực trạng thiếu các hướng dẫn thiết yếu của các cán bộ lưu trữ, người dùng tin muốn khám phá hoàn hảo về một vấn đề cần phải trang bị kiến thức và kỹ năng tra cứu và năng lực phán đoán “ nhạy cảm ” của một người tìm tin. Nguyên nhân dẫn đến thực trạng này hoàn toàn có thể do chất lượng hồ sơ lưu trữ không tốt ( không lập theo đặc trưng yếu tố ) hoặc do việc sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ không chuẩn ( hồ sơ tương quan đến nhau nhưng được sắp xếp trật tư xa nhau ) .
Bên cạnh đó, thực trạng cung ứng thừa thông tin cũng xảy ra, nguyên do đa phần là thiếu sự link hoặc san sẻ thông tin giữa các phông với nhau. Đây là hiện tượng kỳ lạ trùng lặp thông tin trọn vẹn trong nhiều phông lưu trữ cơ quan. Với nghĩa vụ và trách nhiệm là phân phối thông tin quá khứ một cách không thiếu nhất, các Lưu trữ lịch sử dân tộc phải bảo vệ chất lượng công tác làm việc từ khâu tích lũy, đến khâu phân loại tài liệu, phân loại thông tin tài liệu và đặc biệt quan trọng là công tác làm việc tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu .
– Tính kịp thời : tin tức kịp thời yên cầu phải phân phối các nhu yếu sử dụng một cách nhanh nhất và đúng lúc nhất. Nếu không bảo vệ đặc thù này, thông tin nhiều khi trở thành vô ích và lạ lẫm với trong thực tiễn, không có tính năng ship hàng thực tiễn. Yêu cầu này, nếu xét về logic hình thức, hoàn toàn có thể xích míc với công tác làm việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ với nhận thức cho rằng tài liệu lưu trữ là mẫu sản phẩm của quá khứ, do vậy, chúng sẽ rất khó để thỏa mãn tính kịp thời của thông tin. Đây là một ý niệm chưa thực sự đúng chuẩn, tài liệu lưu trữ vẫn giữ nguyên tính “ mới ” để cung ứng các nhu yếu sử dụng ở thời hiện tại. Thực tế lúc bấy giờ, công tác làm việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thường bị động và muộn hơn so với các nhu yếu dùng tin. Thông tin tài liệu lưu trữ tuy có sẵn nhưng nếu muốn sử dụng phải trải qua các quá trình giải quyết và xử lý thông tin. Chính quy trình tiến độ này làm mất đi tính kịp thời của thông tin tài liệu lưu trữ .

Đảm bảo tính chất này của thông tin, đối với các Lưu trữ lịch sử, thực chất là đảm bảo tính sẵn sàng của thông tin tài liệu lưu trữ và tính chủ động của những người làm công tác lưu trữ. Nếu tính sẵn sàng thỏa mãn việc phục vụ tài liệu lưu trữ bất cứ thời điểm nào thì tính chủ động làm cho các cán bộ lưu trữ quan tâm hơn nữa đến các các nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ của các cá nhân hay tổ chức. Sự kết hợp này chắc chắn sẽ thay đổi không khí làm việc của các Lưu trữ lịch sử và làm cho tài liệu lưu trữ phục vụ hữu hiệu hơn các nhu cầu đa dạng của đời sống xã hội.

– Tính cơ mật : Đây là đặc thù đặc trưng của công tác làm việc thông tin tài liệu lưu trữ. Nhiều nội dung tài liệu lưu trữ tiềm ẩn các thông tin thuộc Danh mục bí hiểm Nhà nước, do vậy nó thuộc nhóm những tài liệu hạn chế đối tượng người dùng tiếp cận. Để bảo vệ đặc thù này, các Lưu trữ lịch sử vẻ vang cần tuân thủ pháp luật tại khoản 4, điều 30 của Luật Lưu trữ. Theo lao lý này, tài liệu lưu trữ chỉ được sử dụng thoáng rộng trong các trường hợp sau :
a / Được giải mật theo pháp luật của pháp lý về bảo vệ bí hiểm nhà nước ;
b / Sau 40 năm, kể từ năm việc làm kết thúc so với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật ;
c / Sau 60 năm, kể từ năm việc làm kết thúc so với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật .
Tính hạn chế tiếp cận cũng được đặt ra so với việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ có nguồn gốc cá thể, đặc biệt quan trọng là những tài liệu được biếu, khuyến mãi hay ký gửi tại các Lưu trữ lịch sử dân tộc. Khi có nhu yếu khai thác và sử dụng khối tài liệu này, nhu yếu những người dùng tin phải nhận được sự chấp thuận đồng ý của cá thể hoặc mái ấm gia đình có tài liệu dữ gìn và bảo vệ tại các Lưu trữ lịch sử dân tộc .
Đảm bảo đặc thù này yên cầu các cán bộ làm công tác làm việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử dân tộc, từ cán bộ Giao hàng phòng đọc đến cán bộ làm công tác làm việc xét duyệt nhu yếu sử dụng tài liệu, cần phải có sự nhạy bén và linh động nhất định. Nhiều tài liệu lưu trữ tuy không có hướng dẫn tín hiệu mật nhưng vẫn có năng lực gây ảnh hưởng tác động nhiều mặt tới đời sống xã hội hay đời sống một cá thể nếu được công bố thoáng đãng, ví dụ những tài liệu về nhân thân, thân thế, sự nghiệp của một cá thể … Mặt khác, các cán bộ lưu trữ cũng không nên dựa vào việc tuân thủ đặc thù này để hạn chế các quyền tiếp cận và sử dụng các thông tin tài liệu lưu trữ chính đáng của người sử dụng .

3. Một vài kiến nghị thay lời kết

Tiếp cận dưới góc nhìn khoa học thông tin, đơn cử là từ khái niệm và đặc thù của thông tin, góp thêm phần triển khai xong hơn nữa cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác làm việc tổ chức triển khai khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các Lưu trữ lịch sử vẻ vang nói riêng và trong các lưu trữ nói chung. Hơn nữa, những nhu yếu này nếu được cung ứng sẽ nâng cao chất lượng công tác làm việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, qua đó làm biến hóa nhận thức của xã hội về vị trí, vai trò của công tác làm việc lưu trữ. Xuất phát từ góc nhìn tiếp cận nói trên, với mong ước góp phần nâng cao chất lượng công tác làm việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của các Lưu trữ lịch sử vẻ vang, chúng tôi mạnh dạn đề xuất kiến nghị một số ít đề xuất kiến nghị như sau :
– Để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, các Lưu trữ lịch sử dân tộc cần nâng cao chất lượng công tác làm việc khai thác, sử dụng trải qua việc bảo vệ các đặc thù của thông tin nói chung, thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng. Chỉ khi bảo vệ các đặc thù của thông tin, công tác làm việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ mới đạt được tiềm năng đề ra. Tuy nhiên, chất lượng và hiệu suất cao khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phụ thuộc vào rất nhiều vào các nhiệm vụ được triển khai trước đó như các nhiệm vụ tích lũy, bổ trợ tài liệu lưu trữ, phân loại tài liệu lưu trữ hay xác lập giá trị tài liệu lưu trữ … Kết quả triển khai các nhiệm vụ này tuy quyết định hành động đến chất lượng tài liệu lưu trữ nhưng không thuộc nghĩa vụ và trách nhiệm của các Lưu trữ lịch sử dân tộc, mà là nghĩa vụ và trách nhiệm của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào các Lưu trữ nói trên. Ví dụ : Tính đúng chuẩn và khá đầy đủ của tài liệu lưu trữ phần nhiều nhờ vào vào chất lượng công tác làm việc văn thư cũng như công tác làm việc lưu trữ hiện hành của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang. Nếu hai đặc thù này không bảo vệ ngay từ các cơ quan hình thành phông thì việc bảo vệ chất lượng thông tin của Lưu trữ cơ quan rất khó trở thành hiện thực. Do vậy, việc bảo vệ đặc thù của thông tin tài liệu lưu trữ phải trở thành mục tiêu hoạt động giải trí không riêng gì của các Lưu trữ lịch sử vẻ vang mà của toàn ngành lưu trữ .
– Việc phân phối các nhu yếu chính đáng của các cá thể, tổ chức triển khai là quyền hạn, nghĩa vụ và trách nhiệm, đồng thời là nghĩa vụ và trách nhiệm xã hội của các Lưu trữ lịch sử vẻ vang. Nếu không, những tài liệu lưu trữ được dữ gìn và bảo vệ trong các Lưu trữ nói trên sẽ chỉ dừng lại là một kho tài liệu khổng lồ nhưng không xác lập được giá trị, hoặc giá trị luôn chỉ dừng lại ở mức tiềm năng. Tinh thần dữ thế chủ động và chuẩn bị sẵn sàng thỏa mãn nhu cầu các nhu yếu chính đáng trong khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phải trở thành mục tiêu hoạt động giải trí, nhận thức kế hoạch của các Lưu trữ lịch sử vẻ vang. Lưu trữ lịch sử vẻ vang không phải là những “ ốc đảo ” cát cứ về mặt thông tin tài liệu lưu trữ mà cần được san sẻ và phát huy giá trị trong đời sống xã hội nói chung. Hơn nữa, để bảo vệ rất đầy đủ các giá trị của tài liệu lưu trữ, không riêng gì đổi khác trong nhận thức, các Lưu trữ lịch sử dân tộc cần nâng cao hơn nữa chất lượng triển khai các khâu nhiệm vụ. Và mục tiêu trong việc nâng cao chất lượng này chính là thõa mãn các đặc thù của thông tin nói chung và thông tin tài liệu lưu trữ nói riêng. Những đặc thù của thông tin phải trở thành những khuynh hướng quan trọng từ việc hoạch định kế hoạch tăng trưởng công tác làm việc phát huy giá trị tài liệu lưu trữ đến các thao tác nghiệp vụ đơn cử .
– Với thành phần tài liệu dữ gìn và bảo vệ nhiều mẫu mã và phong phú, nhằm mục đích tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho các cá thể, tổ chức triển khai có nhu yếu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước – với tư cách là cơ quan tham mưu quản trị nhà nước về nghành lưu trữ cho Bộ Nội vụ – hoàn toàn có thể xuất bản trong khuôn khổ một xuất bản phẩm hàng loạt sách hướng dẫn về các phông được dữ gìn và bảo vệ tại toàn bộ các Lưu trữ lịch sử dân tộc vương quốc, từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I đến IV. Như vậy, người khai thác tài liệu lưu trữ được tạo điều kiện kèm theo rộng tãi trong việc nắm hiểu thành phần tài liệu của tổng thể các phông, qua đó xác lập được tổng thể các tài liệu cần tìm kiếm để ship hàng nhu yếu của mình .
Song song với giải pháp này, các Lưu trữ lịch sử dân tộc từ cấp tỉnh đến cấp Trung ương nên công khai minh bạch các công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ trên website chính thức của mình. Cách thức này giúp người khai thác, dù ở đâu cũng hoàn toàn có thể nắm được thành phần tài liệu được dữ gìn và bảo vệ tại từng Lưu trữ lịch sử vẻ vang. Việc nắm được thành phần sẽ tạo điều kiện kèm theo tối đa cho cá thể, tổ chức triển khai tiếp cận hiệu suất cao thông tin tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử dân tộc .

Trong bối cảnh bắt đầu diễn ra những thay đổi tích cực về vai trò của tài liệu lưu trữ trong xã hội Việt Nam ngày nay, cộng hưởng với trình độ dân trí ngày một nâng cao, nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục đích đa dạng của đời sống xã hội sẽ trở thành một xu thế tất yếu. Việc đáp ứng nhu cầu chính đáng này sẽ tạo nên áp lực không nhỏ đối với toàn ngành lưu trữ. Đây sẽ vừa là thách thức, đồng thời mở ra nhiều cơ hội phát triển cho ngành lưu trữ Việt Nam. Trước sức ép này của xã hội, việc nâng cao chất lượng công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đòi hỏi một sự thay đổi mang tính toàn diện trong hoạt động các Lưu trữ lịch sử nói riêng và các lưu trữ khác nói chung. Tiếp cận dưới góc độ thông tin học chính là một trong những định hướng hợp quy luật nhằm giải quyết bài toán hóc búa nêu trên của các Lưu trữ lịch sử, cũng như của toàn ngành lưu trữ. Bài tham luận này hi vọng sẽ là một gợi ý nhỏ để có thể giải quyết bài toán đó.

 TS. Cam Anh Tuấn

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Cam Anh Tuấn (2004), Xây dựng hệ thống thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý nhà nước của các bộ, Luận văn Thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
2. Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội;
3. Đoàn Phan Tân (2006), Thông tin học, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia, HN.

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2