Số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước, những vấn đề cần lưu ý trong giai đoạn hiện nay

Bài viết cung cấp cho các nhà quản lý công tác lưu trữ những cơ sở pháp lý và thực tiễn để chỉ đạo trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

      A. ĐẶT VẤN ĐỀ

Tài liệu lưu trữ số hóa là tài liệu lưu trữ điện tử được tạo lập từ việc số hóa vừa đủ, đúng mực nội dung của tài liệu lưu trữ và được ký số bởi cơ quan, tổ chức triển khai quản lý tài liệu lưu trữ được số hóa .

       Số hóa tài liệu lưu trữ là việc thực hiện số hóa các loại hình tài liệu lưu trữ từ các vật mang tin khác như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh; tài liệu âm thanh….(trong đó phần lớn là tài liệu lưu trữ nền giấy) để lưu trữ, bảo quản và khai thác sử dụng một cách hiệu quả nhất. Về công tác này cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ, thông tin truyền thông đã có nhiều văn bản quy định, hướng dẫn để thực hiện thống nhất. Thực tiễn hiện nay, việc số hóa tài liệu lưu trữ trong các cơ quan nhà nước vẫn đang thực hiện một cách đại trà, chưa đúng quy trình, tiêu chuẩn, chưa có trọng tâm và trọng điểm dẫn đến dữ liệu tài liệu lưu trữ số hóa chưa đưa ra khai thác được, chi phí bảo quản tài liệu lưu trữ còn chồng chéo lãng phí. Từ thực tiễn này, bài viết muốn cung cấp cho các nhà quản lý trong công tác lưu trữ những cơ sở pháp lý và thực tiễn để chỉ đạo trong công tác số hóa tài liệu lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.

      B. CƠ SỞ PHÁP LÝ, THỰC TIỄN VÀ NHỮNG VẤN ĐÊ CẦN LƯU Ý TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

       I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu điện tử được số hóa từ những vật mang tin khác đã được mạng lưới hệ thống văn bản quy phạm pháp luật pháp luật như sau :
1. Tại Điều 13 Luật Lưu trữ 2011 về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử pháp luật :
a ) Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên những vật mang tin khác .
b ) Tài liệu lưu trữ điện tử phải phân phối những tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào, bảo vệ tính thừa kế, tính thống nhất, độ xác nhận, bảo đảm an toàn và năng lực truy vấn ; được dữ gìn và bảo vệ và sử dụng theo chiêu thức trình độ, nhiệm vụ riêng không liên quan gì đến nhau .
c ) Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên những vật mang tin khác không có giá trị sửa chữa thay thế tài liệu đã được số hóa .
2. Tại Điều 5,6 Nghị định số 01/2013 / NĐ-CP pháp luật một số ít điều của Luật Lưu trữ 2011, lao lý về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên những vật mang tin khác như sau :
a ) Tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên những vật mang tin khác phải cung ứng những tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào. Cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hoá .
b ) Cơ quan, tổ chức triển khai có nghĩa vụ và trách nhiệm sử dụng chữ ký số so với tài liệu số hoá .
c ) Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai phải phân phối những nhu yếu của pháp lý về thanh toán giao dịch điện tử .
d ) Dữ liệu thông tin nguồn vào phải thống nhất, tương thích với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nhiệm vụ lưu trữ .
3. Thông tư số 01/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ lao lý tiến trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác làm việc văn thư, những công dụng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quy trình giải quyết và xử lý việc làm của những cơ quan, tổ chức triển khai và Thông tư số 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ lao lý tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử đã lao lý tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Theo đó :
“ 1. Tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ tài liệu lưu trữ nền giấy
a ) Định dạng Portable Document Format (. pdf ), phiên bản 1.4 trở lên ;
b ) Ảnh màu ;
c ) Độ phân giải tối thiểu : 200 dpi ;
d ) Tỷ lệ số hóa : 100
đ ) Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai quản lý tài liệu lưu trữ số hóa
– Vị trí : Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu ;
– Hình ảnh : Dấu của cơ quan, tổ chức triển khai, màu đỏ, kích cỡ bằng kích cỡ trong thực tiễn của dấu, định dạng Portable Network Graphics (. png ) ;
– tin tức : Tên cơ quan, tổ chức triển khai, thời hạn ký ( ngày, tháng, năm ; giờ, phút, giây ; múi giờ Nước Ta theo Tiêu chuẩn ISO 8601 ) .
e ) Tên file : gồm mã hồ sơ và số thứ tự văn bản trong hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm .
2. Tài liệu ảnh
a ) Định dạng : JPEG ;
b ) Độ phân giải tối thiểu : 200 dpi .
3. Tài liệu phim ảnh
a ) Định dạng : MPEG-4 ,. avi ,. wmv ;
b ) Bit rate tối thiểu : 1500 kbps .
4. Tài liệu âm thanh
a ) Định dạng : MP3 ,. wma ;
b ) Bit rate tối thiểu : 128 kbps. ”
Về tài liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ điện tử pháp luật

“1. Dữ liệu đặc tả của phông/công trình/sưu tập lưu trữ

  2. Dữ liệu đặc tả của hồ sơ lưu trữ

3. Dữ liệu đặc tả của văn bản

       4. Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim (âm bản)/ảnh

5. Dữ liệu đặc tả của tài liệu phim, âm thanh (ghi hình, ghi âm)

Ngoài ra, Thông tư này còn hướng dẫn cụ thể việc biên mục dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ số hóa từ những vật mang tin khác nói riêng
4. Thông tư số 04/2014 / TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ pháp luật định mức kinh tế tài chính kỹ thuật tạo lập cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ đã lao lý về định mức kinh tế tài chính kỹ thuật số hóa tài liệu, Thông tư 194 / 2012 / TT-BTC ngày 15/11/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn mức chi tạo lập thông tin điện tử nhằm mục đích duy trì hoạt động giải trí tiếp tục của những cơ quan, đơn vị chức năng sử dụng ngân sách nhà .
Như vậy hoàn toàn có thể nói đến nay, mạng lưới hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử được số hóa từ những vật mang tin khác đã được những cơ quan quản trị nhà nước về lưu trữ, thông tin tiếp thị quảng cáo và kinh tế tài chính phát hành tương đối vừa đủ. Các cơ quan nhà nước có rất đầy đủ cơ sở pháp lý đề thực thi số hóa, quản trị và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số hóa một cách hiệu suất cao .

       II. CỞ SỞ THỰC TIỄN

Như trên đã đề cập những mô hình tài liệu lưu trữ của những cơ quan nhà nước trên những vật mang tin như tài liệu nền giấy, ảnh, phim ảnh ; tài liệu âm thanh …. ( trong đó hầu hết là tài liệu lưu trữ nền giấy ). Theo số liệu thống kê ngành lưu trữ đến hết 2017, tổng số tài liệu giấy là 116.221.401 m giá ; đã chỉnh lý hoàn hảo 15.187.857 m ; chưa được chỉnh lý hoặc chỉnh lý chưa hoàn hảo là 101.033.544 m giá ) tại những cơ quan Trung ương và những tỉnh, trong đó tài liệu lưu trữ có thời hạn dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn có khối lượng khá lớn. Về cơ bản, khối lượng tài liệu này đã được nhà nước góp vốn đầu tư về hạ tầng ( kho tàng 305.255 mét vuông, trang thiết bị … ) và nhân lực để dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn. Khối lượng tài liệu nền giấy chưa được chỉnh lý hoàn hảo còn tồn dư khá lớn và chưa được thu về lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử vẻ vang. Tình trạng vật lý của tài liệu nền giấy và những mô hình vật mang tin khác có hiện tượng kỳ lạ xuống cấp trầm trọng nhiều, có rủi ro tiềm ẩn hư hỏng trọn vẹn .
Về khai thác sử dụng, qua khảo sát tại những Lưu trữ lịch sử dân tộc, tần suất khai thác so với từng phông và hồ sơ tài liệu rất khác nhau nhờ vào vào giá trị nội dung của tài liệu, nhu yếu của fan hâm mộ và nhu yếu của những cơ quan nhà nước, có phông, tài liệu được khai thác tiếp tục tần suất cao, nhưng có nhiều tài liệu được khai thác rất ít thậm chí còn không được sử dụng. Việc số hóa tài liệu lưu trữ ở những cơ quan nhà nước, lưu trữ lịch sử dân tộc nhằm mục đích ship hàng khai thác sử dụng nhanh gọn hiệu suất cao, tuy nhiên còn mang tính đại trà phổ thông chưa đề cập tới 1 số ít yếu tố sau :
1. Số hóa tài liệu chưa thực thi không thiếu những bước theo quy trình tiến độ tạo lập cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ pháp luật tại Thông tư số 04/2014 / TT-BNV ngày 23/06/2014 của Bộ Nội vụ pháp luật định mức kinh tế tài chính kỹ thuật tạo lập cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ .
2. Chưa vận dụng những tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào theo pháp luật tại Thông tư 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ pháp luật tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử đã pháp luật tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào của tài liệu lưu trữ số hóa. Tài liệu lưu trữ số hóa chưa được ký số của cơ quan tổ chức triển khai quản lý tài liệu số hóa .
3. Chưa lựa chọn tài liệu lưu trữ theo những tiêu chuẩn khi số hóa như : nội dung tài liệu có giá trị cao ; tần suất khai thác sử dụng nhiều ; thực trạng vật lý của tài liệu …
4. Số hóa tài liệu lưu trữ chưa chỉnh lý hoàn hảo dẫn đến rủi ro tiềm ẩn tạo thành cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ không khai thác sử dụng được do thiếu những tài liệu đặc tả, hoặc có khai thác được cũng mang tính bán bằng tay thủ công không hiệu suất cao .
5. Công tác bảo mật thông tin thông tin trong tài liệu lưu trữ khi triển khai thuê dịch vụ số hóa tài liệu lưu trữ chưa được chú ý quan tâm và coi trọng, hoàn toàn có thể dẫn tới rò rỉ, mất dữ liêu, lộ bí hiểm nhà nước .
6. Sự tăng trưởng vượt bậc của công nghệ thông tin nói chung và công nghệ tiên tiến số hóa nói riêng cùng với mạng lưới hệ thống dịch vụ công nghệ thông tin do những doanh nghiệp nhà nước và tư nhân phân phối lúc bấy giờ tăng trưởng, phong phú, đa dạng và phong phú làm tăng hiệu suất, giảm chí phí trang thiết bị, thời hạn, nhân lực trong việc triển khai số hóa lập cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ .
7. Hệ thống định mức kinh tế tài chính kỹ thuật và đơn giá hiện hành trong công tác làm việc lưu trữ nói chung và số hóa tài liệu lưu trữ ( 2012 – năm trước ) đã lỗi thời trong mối đối sánh tương quan của sự tăng trưởng công nghệ thông tin .
8. Kính phí NSNN lúc bấy giờ và nguồn chi tiếp tục của những cơ quan nhà nước hạn hẹp không hề triển khai số hóa hàng loạt tài liệu lưu trữ hiện có kể cả việc chỉ số hóa tài liệu đã được chỉnh lý hoàn hảo có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn .

     III. NHỮNG VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý TRONG QUÁ TRÌNH SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY

Căn cứ những pháp luật của pháp lý, tình hình thực tiễn về tài liệu lưu trữ và năng lực về kinh phí đầu tư, khi triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, những cơ quan cần thiết kế xây dựng Đề án, kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ, trong đó cần chăm sóc và quan tâm những yếu tố sau :
1. Thực hiện chỉnh lý hoàn hảo tài liệu lưu trữ trước khi số hóa nhằm mục đích cung ứng những nhu yếu về tài liệu đặc tả trong việc tạo cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ hoàn hảo theo Thông tư 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ

      2. Thực hiện lựa chọn ưu tiên số hóa trước các nhóm tài liệu theo các tiêu chí: nội dung tài liệu có giá trị cao; tần suất khai thác sử dụng nhiều; tình trạng vật lý của tài liệu xuống cấp. Bởi vì theo quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ, tài liệu số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa mà vẫn phải thực hiện bảo quản theo thời hạn đã xác định.

3. Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ và ký số tài liệu lưu trữ số hóa khá đầy đủ những bước theo quy trình tiến độ tạo lập cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ pháp luật tại Thông tư 04/2014 / TT-BNV ngày 23/06/2014 pháp luật định mức kinh tế tài chính, kỹ thuật tạo lập cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ. Áp dụng những tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào theo pháp luật tại Thông tư 02/2019 / TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ lao lý tiêu chuẩn tài liệu thông tin nguồn vào và nhu yếu dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ điện tử
4. Có giải pháp quản trị ngặt nghèo về bảo mật thông tin tài liệu lưu trữ khi đưa ra số hóa từ khâu lựa chọn tài liệu, tiêu chuẩn lựa chọn nhà thầu, đấu thầu, nghiệm thu sát hoạch triển khai xong và đưa vào dữ gìn và bảo vệ theo pháp luật .

      5. Thực hiện việc đấu thầu rộng rãi các gói thầu về số hóa tài liệu lưu trữ để tiết kiệm kinh phí của NSNN. Như chúng ta đã thấy, công nghệ thông tin nói chung và công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ hiện nay đã có những phát triển vượt bậc dẫn đến tăng năng suất và giảm chí phí trang thiết bị, thời gian, nhân lực trong việc thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên,theo định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ hiện hành do các cơ quan có thẩm quyền được xây dựng từ những năm (2012-2014) đến nay đã lạc hậu trong mối quan hệ tương quan với sự phát triển của khoa học công nghệ. Trong khi chưa sửa đổi, ban hành mới các định mức kinh tế kỹ thuật và đơn giá số hóa tài liệu lưu trữ, các cơ quan cần thực hiện việc đấu thầu rộng rãi các gói thầu về số hóa tài liệu lưu trữ để tiết kiệm kinh phí của NSNN.
                               Đỗ Văn Thuận – Phó Cục trưởng – Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
                                                                         Theo: luutru.gov.vn

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2