Quy Trình Phối Hợp Giữa Các Phòng Ban: Vai Trò, Các Bước Xây Dựng

Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào muốn hoạt động hiệu quả, ngày càng phát triển và đứng vững trên thị trường, cần có bộ máy làm việc khoa học, phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận với nhau. Cũng bởi vậy nhà quản trị vô cùng quan tâm đến sự liên kết của các cá nhân, tập thể trong công việc. Bài viết dưới đây sẽ thông tin chi tiết đến bạn đọc vai trò và các bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả.

Tại sao nên kiến thiết xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban ?

Bộ máy của một doanh nghiệp, đặc biệt quan trọng là doanh nghiệp có quy mô lớn, thường được tổ chức triển khai thành nhiều bộ phận khác nhau. Để bảo vệ hoạt động giải trí trong doanh nghiệp được diễn ra liên tục và hiệu suất cao, yên cầu các phòng ban phải phối hợp ngặt nghèo, uyển chuyển. Tuy nhiên để thiết kế xây dựng được quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu suất cao, trơn tru không phải là điều thuận tiện .

Quy trình thao tác trong công ty là tập hợp những việc làm hay trách nhiệm được triển khai theo thứ tự cố định và thắt chặt, giúp người thực thi việc làm xác lập được thứ tự thực thi, tiềm năng hướng đến cũng như những quy trình tiến độ hoặc phòng ban tương quan. Quy trình thao tác đơn cử, rõ ràng giúp các thành viên triển khai trách nhiệm được giao đúng trình tự và ăn khớp với những cá thể, tổ chức triển khai khác để tạo ra những giá trị cho doanh nghiệp .

Mục đích của quy trình làm việc là đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng và tính hiệu quả của công việc. Tuân thủ nghiêm ngặt quy trình làm việc là cơ sở để dự báo đúng năng suất làm việc, đồng thời cải tiến liên tục cách làm việc để đạt hiệu quả cao hơn. Do đó việc xây dựng quy trình làm việc cụ thể giữa các phòng ban vô cùng quan trọng.

Một quy trình phối hợp giữa các phòng ban chuẩn mực, được triển khai tốt sẽ mang đến nhiều quyền lợi cho tổ chức triển khai, doanh nghiệp, đơn cử :

• Giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của các bộ phận trong doanh nghiệp, phù hợp với mục tiêu kinh doanh cụ thể.
• Tối ưu nguồn lực, giảm chi phí và thời gian nhờ việc tối ưu và cải tiến hoạt động vận hành, đảm bảo được sự trơn tru khi thực hiện công việc.
• Giúp cải tiến, nâng cao năng suất làm việc của các cá nhân, nhóm, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc.
• Giảm thiểu đáng kể rủi ro trong quá trình vận hành nhờ từng đầu việc được chuẩn hóa theo thứ tự.
• Tăng sự hài lòng và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
• Giúp nâng cao vị thế cạnh tranh trong doanh nghiệp thông qua việc tạo ra được những đột phá, sáng tạo trong công việc, giúp đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra.

Các bước thiết kế xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu suất cao

Để thiết kế xây dựng được cho công ty, tổ chức triển khai của mình một quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu suất cao, đạt chuẩn, bạn nên triển khai các bước như sau :

Xác định nhu yếu và mục tiêu của việc làm

Bước tiên phong khi kiến thiết xây dựng quy trình thao tác phối hợp giữa các phòng ban đó làm xác lập nhu yếu và mục tiêu của việc làm. Lúc này, nhà quản trị cần xác lập được nhu yếu của việc làm đang cần thực thi để vận dụng tiêu chuẩn mới và thiết kế xây dựng những tài liệu cơ bản để nhân viên cấp dưới làm theo. Việc xác lập mục tiêu của việc làm sẽ giúp doanh nghiệp xác lập được các bước triển khai trách nhiệm, chiêu thức, thời hạn triển khai và tần suất việc làm .

Xác định khoanh vùng phạm vi kiến thiết xây dựng quy trình thao tác

Khi xác lập được khoanh vùng phạm vi việc làm sẽ giúp nhà quản trị biết được ai là người hoàn toàn có thể vận dụng quy trình phối hợp giữa các phòng ban này, hoàn toàn có thể là một cá thể, một nhóm hoặc một bộ phận. Quy trình thao tác cũng hoàn toàn có thể được vận dụng theo thời hạn, khoảng trống, các nghành nghề dịch vụ khác nhau để đạt được hiệu suất cao nhất .

Xem thêm: Service Level Agreement Là Gì? Phân Loại Và Theo Dõi Ra Sao?

Xác định các nội dung chính của quy trình thao tác

Khi kiến thiết xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban, bạn cần chớp lấy được đúng mực những thông tin quan trọng về hoạt động giải trí sản xuất, kinh doanh thương mại của doanh nghiệp. Đồng thời xác lập được nghĩa vụ và trách nhiệm và khoanh vùng phạm vi việc làm của từng phòng ban đơn cử. Để nghiên cứu và phân tích đúng chuẩn nội dung trong một quy trình thao tác, bạn cần dựa vào các yếu tố sau :

• Input: Xác định đầu vào của quy trình làm việc gồm những yếu tố nào.
• Output: Đầu ra của quy trình làm việc được tạo bởi những yếu tố nào.
• Sử dụng phương pháp 5W + 1H và 5M để làm rõ được vấn đề liên quan.

Trong 5W + 1H gồm có :

• What – Là gì: Xác định nội dung của công việc.
• Why – Tại sao: Xác định mục tiêu và yêu cầu của công việc.
• When – Khi nào: Xác định thời gian thực hiện, bắt đầu và kết thúc công việc.
• Where – Ở đâu: Xác định địa điểm thực hiện.
• Who – Ai: Xác định được những nhân sự trực tiếp tham gia tiến hành công việc, người giám sát và người hỗ trợ.
• How – Như thế nào: Xác định các phương pháp thực hiện công việc.

Trong 5M gồm có :

• Manpower – Nguồn nhân lực: Những nhân sự thực hiện công việc có đảm bảo trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất theo yêu cầu không.
• Money – Tiền bạc: Ngân sách để thực hiện công việc là bao nhiêu và được giải ngân mấy lần.
• Material – Nguyên vật liệu hay hệ thống công ứng: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là gì và tiêu chuẩn của nguyên vật liệu đầu vào ra sao.
• Machine – Máy móc, công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì, bạn có thể lựa chọn áp dụng công nghệ hay phần mềm quản trị doanh nghiệp nào để thực hiện công việc.
• Method – Phương pháp làm việc: Làm việc theo phương pháp nào sẽ mang đến hiệu quả cao nhất.

Kiểm soát và kiểm tra quy trình thao tác giữa các phòng ban

Trong quy trình thiết kế xây dựng mạng lưới hệ thống quy trình thao tác, phối hợp giữa các phòng ban, bạn cần xác lập được những giải pháp kiểm tra, giám sát hàng loạt quy trình. Điều này giúp bảo vệ nhà quản trị nhìn nhận đúng mức độ tối ưu, đồng thời đưa ra được sự kiểm soát và điều chỉnh tương thích cho cỗ máy quản lý và vận hành của doanh nghiệp. Công việc trấn áp cần được triển khai trang nghiêm trải qua các yếu tố cơ bản như :

• Đơn vị đo lường hiệu quả công việc.
• Phương pháp đo lường.
• Có bao nhiêu điểm kiểm soát hay điểm kiểm soát trọng yếu.

Đối với việc xác lập chiêu thức kiểm tra, các yếu tố nhà quản trị cần chăm sóc gồm có :

• Những nội dung cần kiểm tra.
• Tần suất kiểm tra.
• Người trực tiếp chịu trách nhiệm kiểm tra tiến độ và hiệu quả công việc.
• Những vấn đề cốt lõi cần kiểm tra.

Xác định các nội dung cần thử nghiệm

Mục đích của việc xác lập nội dung thử nghiệm là kiểm tra xem việc làm có được triển khai theo đúng tiêu chuẩn được đề ra hay không. Những nội dung quan trọng trong bảng kiểm tra thử nghiệm gồm có : Công đoạn, điểm trấn áp, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, thiết bị sử dụng, hồ sơ, …
Việc xác lập thời gian cần kiểm tra sẽ giúp bạn giám sát được tính khả thi của quy trình thao tác giữa các phòng ban. Do đó, pre-test được nhìn nhận là một trong những tiến trình quan trọng nhất của giải pháp thử nghiệm. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể xem xét lựa chọn các ứng dụng tương hỗ như ứng dụng quản trị nhân sự để bảo vệ theo dõi được sát sao từng nhân viên cấp dưới và tránh những vướng mắc khi việc làm được triển khai .

Mô tả các bước việc làm

Để nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể thuận tiện vận dụng quy trình thao tác vào trong thực tiễn, nhà quản trị cần diễn đạt cụ thể các bước triển khai gồm có :

• Mô tả cụ thể từng bước trong quy trình làm việc.
• Nêu rõ cách thức thực hiện các bước trong công việc.
• Trong trường hợp việc diễn giải gây nhiều khó khăn và có độ phức tạp cao, bạn cần một tài liệu để hướng dẫn thực hiện.

Hoàn thiện các định nghĩa và tài liệu đi kèm

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban sau khi được hoàn thành cần được kèm theo văn bản giải thích định  nghĩa, tài liệu để tất cả nhân viên có thể nắm bắt chi tiết và áp dụng hiệu quả vào quá trình làm việc. Các định nghĩa và tài liệu đi kèm càng cụ thể, rõ ràng, công việc được tiến hành dễ dàng và đạt được hiệu suất cao.

• Định nghĩa: Giải thích ý nghĩa của các thuật ngữ trong quy trình làm việc, diễn giải từ viết tắt.
• Biểu mẫu đi kèm: Xác định quy trình làm việc cần những biểu mẫu nào kèm theo.

Phương pháp giúp kiến thiết xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Nhà quản trị hoàn toàn có thể dựa vào các chiêu thức dưới đây để thiết kế xây dựng cho mình một quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu suất cao, bảo vệ hiệu suất thao tác cao .

Tạo ra tiềm năng chung

Các thành viên trong nhóm thường khó tiếp cận hoặc thao tác chung với nhau nếu họ không thực sự hiểu về việc làm hay tiềm năng việc làm. Do đó nhà quản trị cần cung ứng cho nhân viên cấp dưới cái nhìn tổng quan nhất về tiềm năng chung trong việc làm trải qua các cuộc họp, bàn luận nhóm trước khi khởi đầu dự án Bất Động Sản. Điều này không chỉ tăng tính đoàn kết, tạo sự link, đồng cảm giữa các bộ phận mà còn giúp quy trình thao tác diễn ra suôn sẻ hơn .

Tăng cường sự cảm thông trong việc làm

Các phòng ban trong một tổ chức triển khai, doanh nghiệp cần tạo được sự link và đồng cảm lẫn nhau để hoàn toàn có thể tương hỗ và hợp tác, giúp việc làm được hoàn thành xong tốt nhất. Khi đó các bộ phận cần hiểu cơ bản về đặc thù việc làm của các phòng ban khác, nhằm mục đích tăng tính tương tác, giúp tăng hiệu suất việc làm. Nhân viên của bộ phận này cần hiểu được những khó khăn vất vả, thử thách mà đồng nghiệp của mình tại phòng ban khác đang gặp phải. Điều này cũng góp thêm phần kiểm soát và điều chỉnh và thực thi tốt văn hóa truyền thống doanh nghiệp thân thiện, hòa đồng, tạo sự link giữa các bộ phận với nhau .

Giao tiếp bằng ngôn từ thường thì

Một trong những cách kiến thiết xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu suất cao đó là tiếp xúc bằng ngôn từ thường thì. Thực tế tại nhiều doanh nghiệp, các phòng ban, bộ phận thường vận dụng ngôn từ chuyên ngành riêng để thuận tiện trong việc trao đổi việc làm. Tuy nhiên khi tiếp xúc chung, các phòng ban và nhân viên cấp dưới cần sử dụng ngôn từ chung mà toàn bộ mọi người hoàn toàn có thể hiểu. Việc vận dụng thuật ngữ trình độ dùng khi tiếp xúc với các thành viên trong nhóm khác sẽ khiến họ cảm thấy khó hiểu và không dễ chịu. Khi đó quy trình giải quyết và xử lý việc làm hoàn toàn có thể gặp nhiều khó khăn vất vả .

Tham khảo: Gross Salary Là Gì? Cách Tính Lương Gross Để Không Bị Thiệt

Tham gia vào quy trình phối hợp với các phòng ban khác

Một trong những nguyên tắc để kiến thiết xây dựng quy dựng quy trình thao tác giữa các phòng ban chính là tăng cường tính tương tác và link giữa các phòng ban. Đối với các dự án Bất Động Sản lớn, doanh nghiệp cần sự phối hợp của nhiều bộ phận cùng lúc. Để hoàn toàn có thể đạt được hiệu suất cao cao trong việc làm, nhà quản trị cần tiếp tục tổ chức triển khai các cuộc bàn luận, cuộc họp để các nhóm, bộ phận trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể trao đổi việc làm với nhau. Khi quy trình thao tác bảo vệ sự khoa học và hài hòa và hợp lý giữa các phòng ban sẽ tránh được thực trạng đùn đẩy nghĩa vụ và trách nhiệm cho nhau và hiệu suất cao việc làm không được như tiềm năng đặt ra .

Cập nhật và san sẻ thông tin nhanh gọn giữa các phòng ban

Một thiên nhiên và môi trường thao tác tân tiến, năng động sẽ giúp các bộ phận, phòng ban san sẻ, update thông tin mọi lúc, mọi nơi, góp thêm phần số hóa doanh nghiệp. Cũng vì thế, doanh nghiệp cần tạo dựng những ứng dụng tương thích để nhân viên cấp dưới hoàn toàn có thể thuận tiện san sẻ thông tin, góp phần quan điểm cũng như đưa ra quan điểm, nhận xét của mình, đặc biệt quan trọng là ứng dụng quản trị việc làm. Các ứng dụng này sẽ tàng trữ thông tin tương quan đến dự án Bất Động Sản để các thành viên hoặc bộ phận mới vào hoàn toàn có thể thuận tiện bắt nhịp bằng cách xem lại tài liệu đã có trước đây trên mạng lưới hệ thống .

Tạo sự link ngặt nghèo giữa chỉ huy và các phòng ban

Mối quan hệ giữa các trưởng bộ phận, người chỉ huy của các nhóm thường ảnh hưởng tác động rất nhiều đến mức độ cộng tác của các thành viên trong nhóm. Do đó những người quản trị, trưởng bộ phận cần hình thành được văn hóa truyền thống riêng trong đội ngũ chỉ huy. Với tư cách là người quản trị dự án Bất Động Sản, trưởng nhóm cũng nên hình thành văn hóa truyền thống hợp tác bằng việc thiết kế xây dựng các mối quan hệ với quản trị tại các bộ phận khác. Điều này góp thêm phần tăng sự link cũng như niềm tin tập thể và sự đoàn kết của đội ngũ nhân sự .

Tạo môi trường tự nhiên thao tác tự do

Một trong những cách kiến thiết xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban linh động đó là tạo dựng thiên nhiên và môi trường thao tác tự do cho nhân viên cấp dưới. Tâm lý có tác động ảnh hưởng vô cùng lớn đến sự phát minh sáng tạo, tập trung chuyên sâu và hiệu suất thao tác của nhân viên cấp dưới. Khi tạo được môi trường tự nhiên thao tác tự do sẽ giúp đẩy nhanh hiệu suất cao việc làm, tăng tính đoàn kết, cởi mở giữa các nhân viên cấp dưới, từ đó tăng hiệu suất việc làm .

Tăng cường link trải qua các hoạt động giải trí ngoại khóa

Thông thường, các bộ phận, phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp thường tiếp xúc với nhau tại các cuộc họp, dự án Bất Động Sản lớn. Điều này khiến các mối quan hệ trong phòng ban trở nên xa cách và cứng ngắc. Để tạo được môi trường tự nhiên thao tác hòa đồng, thân thiện trải qua việc liên kết giữa các bộ phận với nhau, doanh nghiệp nên tổ chức triển khai những buổi dã ngoại, hoạt động giải trí tình nguyện hoặc team building. Cách thức này tạo được sự link, nhờ đó khi cần triển khai các trách nhiệm tương quan giữa nhiều phòng ban, việc làm hoàn toàn có thể được hoàn thành xong nhanh gọn, bảo vệ hiệu suất cao .

Sử dụng ứng dụng quản trị việc làm, dự án Bất Động Sản

Trong thời đại công nghệ tiên tiến 4.0 đang cực kỳ tăng trưởng như lúc bấy giờ, các doanh nghiệp không hề bỏ lỡ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản trị việc làm nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao phối hợp giữa các phòng ban. Trong đó, sử dụng ứng dụng quản trị việc làm là một bước tiến vượt bậc nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao quản trị việc làm cho các cá thể, phòng ban, đồng thời nâng cao hiệu suất cao giám sát của các nhà quản trị .
Phần mềm quản trị dự án Bất Động Sản WeUp ERP là giải pháp lý tưởng để xử lý trực tiếp những khó khăn vất vả và vướng mắc trong hoạt động giải trí triển khai và quản trị việc làm. Là một phân hệ tính năng chính trong ứng dụng hoạch định và quản trị tổng thể và toàn diện WeUp ERP, ứng dụng quản trị dự án Bất Động Sản WeUp được tích hợp nền tảng công nghệ tiên tiến mở, được cho phép tùy chỉnh và giải quyết và xử lý linh động mọi nhiệm vụ của doanh nghiệp, qua đó giúp chuẩn hóa quy trình thao tác giữa các bộ phận phòng ban .

Trong đó, vai trò chính của phần mềm quản lý công việc WeUp là hỗ trợ nhân sự tối ưu hóa công việc của mình, giúp phối hợp nhanh chóng và chính xác giữa các bộ phận, và giúp nhà quản lý dễ dàng giám sát hiệu quả công việc của từng cá nhân trên một màn hình duy nhất. Cụ thể, với WeUp ERP For Healthcare, các doanh nghiệp có thể:

• Lập kế hoạch công việc cá nhân cụ thể
• Giao việc và điều phối các công việc
• Quản lý công việc toàn diện
• Theo dõi các luồng công việc và tiến độ thực hiện
• Báo cáo đo lường công việc – dự án
• Hỗ trợ tương tác trao đổi giữa các thành viên, phòng ban

WeUp ERP For Healthcare được nhìn nhận là ứng dụng quản trị việc làm hiệu suất cao, tương thích với mọi doanh nghiệp nhờ vào những ưu điểm điển hình nổi bật như :

• Lập kế hoạch công việc thuận tiện, nhanh chóng: Phần mềm giúp dễ dàng lập kế hoạch công việc theo các kế hoạch mẫu của phòng ban, hỗ trợ giao việc nhanh chóng ngay trên phần mềm. Các nhân viên có thể tự lập kế hoạch cá nhân, thêm mới các đầu công việc, tiến độ thực hiện,…
• Cho phép phân quyền linh hoạt, chuyên sâu: Nền tảng công nghệ mở trên phần mềm cho phép phân quyền cho từng nhân sự thực hiện công việc dự án như: người tham gia, người hỗ trợ, người thực hiện, người giám sát,…
• Hỗ trợ tương tác, thảo luận trực tiếp trên phần mềm: Bên cạnh những tính năng cơ bản hỗ trợ việc quản lý công việc, phần mềm quản lý dự án WeUp ERP còn hỗ trợ việc trao đổi, thảo luận trực tiếp giữa các cá nhân, phòng ban và người quản lý. WeUp ERP cho phép người dùng trong cùng hệ thống thực hiện trao đổi tương tác, gửi tài liệu đính kèm, hình ảnh về công việc, dự án mà không cần sử dụng đến phần mềm hỗ trợ nào khác.
• Cung cấp hệ thống báo cáo đa dạng, đa chiều: WeUp ERP cung cấp cho nhà quản lý đầy đủ hệ thống báo cáo từ: báo cáo tiến độ công việc, báo cáo hiệu suất nhân viên, báo cáo tiến độ công việc theo phòng ban, báo cáo tiến độ dự án,… Đồng thời phần mềm cũng cho phép theo dõi và giám sát tiến độ thực hiện công việc, dự án của nhân viên trực quan qua nhiều dạng hiển thị như: Dạng danh sách (List); Dạng bảng thông tin ( Kanban); Dạng lịch ( Calendar); Dạng bảng biểu ( Pivot); Dạng đồ thị.
• Hệ thống cảnh báo, nhắc nhở công việc: Trong hoạt động quản lý và theo dõi công việc của nhân viên, WeUp ERP hỗ trợ tối đa việc đảm bảo thực hiện công việc của nhân viên hiệu quả thông qua hệ thống cảnh báo nhắc nhở công việc như: thông báo nhắc nhở công việc mới; thông báo số lượng công việc đang thực hiện; nhắc nhở các công việc cần làm khi đến lịch thực hiện; hệ thống SMS và Email nhắc nhở khi sắp hết hạn dealine; cảnh báo công việc đã hết hạn. Nhờ vậy, các nhân viên có thể chủ động hơn trong việc thực hiện kế hoạch thực hiện công việc mà không sợ bị bỏ lỡ các đầu công việc.

Doanh nghiệp muốn đạt được hiệu suất thao tác cao, đúng quá trình và đúng chuẩn cần thiết kế xây dựng được quy trình phối hợp giữa các phòng ban thống nhất, tối ưu. Mong rằng những thông tin được san sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò và các bước kiến thiết xây dựng quy trình thao tác hiệu suất cao. Để khám phá thêm về ứng dụng quản trị việc làm WeUp ERP For Healthcare, liên hệ ngay theo số hotline : 0866 739 388 để được tương hỗ chi tiết cụ thể !

Source: https://vh2.com.vn
Category : Truyền Thông