Tổng hợp quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi trong doanh nghiệp

Quy trình quản trị văn bản đến và văn bản đi là quy trình quan trọng không hề thiếu trong quản lý và vận hành hoạt động giải trí của doanh nghiệp. Đặc biệt đây là quy trình mà nhân viên cấp dưới kế toán và nhân viên cấp dưới hành chính nhân sự của doanh nghiệp phải chăm sóc đến
Quy trình quản trị văn bản đến và đi trong doanh nghiệp là điều thiết yếu và là một trong bốn mặt hoạt động giải trí của công tác làm việc văn thư cơ quan. Quản lý văn bản là việc tổ chức triển khai thực thi quản trị mạng lưới hệ thống văn bản đi và văn bản đến của cơ quan theo nguyên tắc và trình tự nhất định. Bạn đang làm trong công tác làm việc văn thư của những công ty, doanh nghiệp và đang không biết quản trị văn bản đến và đi như thế nào ? Hãy cùng khám phá chủ đề này ở bài viết sau của 123J ob .

I. Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi 

1. Mục đích

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

Công tác văn thư – lưu trữ trong Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi  đóng một vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý của Nhà nước nhằm đảm bảo cho việc cung cấp và xem xét giải quyết mọi vấn đề một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác cũng như bảo mật an toàn những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của cơ quan, góp phần giải quyết công việc trong cơ quan được nhanh chóng và góp phần cải cách thủ tục hành chính của cơ quan.

2. Phạm vi

Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi này được áp dụng trong việc quản lý công tác văn thư (quản lý văn bản văn bản đi, văn bản đến, quản lý con dấu). Cán bộ văn thư sẽ tổ chức thực hiện quy trình này

3. Tài liệu viện dẫn

Theo Quy trình quản lý văn bản đến và quản lý văn bản văn bản đi của nghị định số 09/2010/NĐ-CP vào ngày 8 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung về một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP từ ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ đã quy định về công tác văn thư.

Theo nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP vào ngày 8 tháng 4 năm 2004 của nhà nước đã lao lý về công tác làm việc văn thư. Nghị định 111 / 2004 / NĐ-CP vào ngày 08 tháng 04 năm 2004 của nhà nước đã lao lý chi tiết cụ thể và thi hành một số ít điều về Pháp lệnh Lưu trữ vương quốc .Nghị định số 58/2001 / NĐ-CP vào ngày 24 tháng 8 năm 2001 của nhà nước về việc quản trị và sử dụng con dấu và Theo nghị định số 31/2009 / NĐ-CP ngày 01/4/2009 của nhà nước đã sửa đổi, bổ trợ một số ít điều của Nghị định số 58/2001 / NĐ-CP .Thông tư về liên tịch số 55/2005 / TTLT / BNV-VPCP vào ngày 6 tháng 5 năm 2005 của Văn phòng nhà nước và Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức cũng như kỹ thuật trình diễn văn bản. Thông tư số 01/2011 / TT-BNV vào ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về việc ra hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trong trình diễn văn bản hành chính .Công văn số 425 / VTLTNN-NVTW từ ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư được lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn và quy trình quản trị văn bản đi và văn bản đến .

4. Quy trình quản lý văn bản đến

4.1. Sơ đồ

4.2. Mô tảSau khi đảm nhiệm, ĐK văn bản đến những Cán bộ Văn thư có trách nhiệm tiếp đón, ĐK văn bản đến

• Đối với các văn bản thường:

Nhận, kiểm tra, phân loại văn bản và vào sổ Văn bản đến theo biểu mẫu đồng thời sẽ phải scan văn bản để nhập vào văn phòng điện tử nhằm mục đích quản trị những văn bản đến, so với văn bản đến được chuyển qua máy Fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng những văn bản, số lượng trang trên mỗi văn bản … và sau đó chuyển tới cho Lãnh đạo chi cục giải quyết và xử lý văn bản đến .Với những văn bản có dấu ” khẩn “, ” thượng khẩn ” phải được đặt ưu tiên bóc bì ngay và xuất trình LĐCC xử lý kịp thời .Văn bản đó trên bì thư ghi rõ tên người nhận thì phải chuyển thẳng cho người đó .Mọi văn bản đến đều sẽ được đóng dấu từ “ ĐẾN ” ở lề bên trái, phía bên trên trang đầu của văn bản và bằng mực đỏ ; vào Sổ văn bản đến, trình LĐCC cần xem xét, chỉ huy thực thi .

• Đối với quản lý văn bản văn bản mật:

Văn bản ở bì có các dấu chỉ mức độ “mật”, “tuyệt mật” thì cán bộ văn thư sẽ bóc bì thư, vào sổ văn bản đến theo biểu mẫu theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi sau đó chuyển tới LĐCC xem xét, chỉ đạo thực hiện (chú ý không thực hiện scan văn bản)

5.1.2. 2 Xem xét chỉ huy và thực thi :LĐCC sẽ trực tiếp giải quyết và xử lý văn bản đến và bút phê văn bản để phân phối những văn bản đến những phòng ban, đơn vị chức năng cá thể sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm chính giải quyết và xử lý văn bản .5.1.2. 3 Chuyển văn bảnCBVT sẽ nhận văn bản đến từ LĐCC để photo và nhân bản, khi photo xong Văn thư sẽ chuyển cho những phòng và đơn vị chức năng, cá thể sẽ theo chỉ huy của LĐCC. Với những phòng và đơn vị chức năng, cá thể khi ký nhận văn bản tại Sổ chuyển giao Văn thư, với những văn bản đến chỉ cần chuyển đến trên mạng điện tử, văn thư địa thế căn cứ vào bút phê sẽ chuyển trực tiếp qua mạng cho phòng ban và cá thể theo bút phêVăn bản đến ở cơ quan ngày nào thì sẽ chuyển không quá một ngày, không để chậm .Trường hợp những Văn thư chuyển nhầm văn bản hoặc không đúng người xử lý thì người nhận văn bản đó phải chuyển trả lại cho văn thư để chuyển về đúng nơi xử lý .Các văn bản giấy được chuyển đến những phòng ban, hoặc cá thể tương quan thì đơn vị chức năng hay cá thể đó có nghĩa vụ và trách nhiệm phải dữ gìn và bảo vệ và lưu trữ. Còn nếu những văn bản đó chỉ chuyển bằng đường điện tử thì những văn thư lưu giữ văn bản giấy5.1.2. 4 Thực hiện việc giải quyết và xử lý văn bản đếnBộ phận / cá thể có tương quan sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm điều tra và nghiên cứu, thực thi văn bản đến theo như chỉ huy của LĐCC, kể cả những văn bản thường và văn bản mật

5.1.2.5 Lưu hồ sơ

Bộ phận/Cá nhân khi thực hiện/lưu giữ văn bản theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi đã được giải quyết theo quy định. Sổ văn bản đến thường, sổ văn bản đến bảo mật được lưu trữ ở Bộ phận Văn Thư trong thời gian là một năm, sau đó chuyển lưu trữ.

5. Quy trình quản trị văn bản đi5.1. Sơ đồ

5.2. Mô tảQuy định soạn thảo văn bản đi

• Đối với văn bản thường:

Các cán bộ được phân công sẽ thực thi soạn thảo về văn bản và chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung đó và tính pháp lý của văn bản đó, hay ký nháy vào bên cạnh chữ ở kết thúc nội dung văn bản trước khi được trình duyệt .

• Đối với các văn bản mật:

Cán bộ sẽ đề xuất kiến nghị về mức độ phát hành văn bản mật và ra soạn thảo văn bản theo nội dung hay nhu yếu và thể thức lao lý ; Cán bộ dự thảo văn bản sẽ chịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung cũng như tính pháp lý của văn bản đó, ký vào bên cạnh chữ kết thúc của nội dung văn bản trước khi trình duyệt .5.2.2. 2 Duyệt văn bản thảoTrưởng phòng hay Phụ trách phòng phải thực thi soát xét lại nội dung, thể thức văn bản và k ‎ ý vào góc phải ở mục chức vụ của người có thẩm quyền để phát hành văn bản sau khi văn bản đó được chỉnh sửa .5.2.2. 3 Duyệt, ký văn bảnLĐCC sẽ xem xét nội dung, hình thức những văn bản và ký ; nếu văn bản không đạt nhu yếu phải chuyển trả lại cán bộ được phân công soạn thảo văn bản đó để chỉnh sửa .Chữ ký của người có thẩm quyền trong văn bản phải rõ ràng ; không được dùng bút chì, mực đỏ hay những thứ mực dễ phai để ký văn bản .

5.2.2.4 Làm thủ tục ban hành Sau khi đã có chữ ký của những người có thẩm quyền theo quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi, văn bản sẽ được chuyển qua Văn thư; Văn thư sẽ có trách nhiệm kiểm tra thể thức văn bản, và vào sổ văn bản đi theo, đối với các văn bản thường; vào sổ các văn bản đi và đối với văn bản mật để làm các thủ tục ban hành nếu đúng thể thức quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi. 

Với những văn bản chuyển đến trong ngành Y tế phải triển khai scan văn bản rồi chuyển văn bản qua văn phòng điện tử5.2.2. 5 Gửi văn bản đi

• Đối với các văn bản thường:

Văn thư sẽ có nghĩa vụ và trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã được chỉ định bằng đường bưu chính, qua những mạng văn phòng điện tử Sở Y tế .

• Đối với văn bản mật:

Văn thư có nghĩa vụ và trách nhiệm gửi văn bản đi theo địa chỉ đã chỉ định và bảo vệ. Nếu luân chuyển theo đường bưu điện phải triển khai theo đúng lao lý riêng của ngành bưu điệnNgoài bì thư có đóng dấu ( ký hiệu ) theo đúng mức độ nhu yếu của văn bản5.2.2. 6 Lưu hồ sơSau khi ĐK cũng như làm thủ tục phát hành thì những bộ phận trình độ có nghĩa vụ và trách nhiệm lưu giữ 01 bản chính ( Văn thư sẽ chuyển qua văn phòng điện tử cho phòng ban soạn thảo và những phòng tương quan ( nếu có ) ), cán bộ văn thư lưu giữ bản gốc .

II. Biểu mẫu quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi 

Biểu mẫu quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

1. Sổ theo dõi công văn đến

Sổ theo dõi công văn đến

2. Sổ theo dõi công văn đi

Sổ theo dõi công văn đi

3. Sổ chuyển giao văn bản

Sổ chuyển giao văn bản

4. Danh mục thông báo

Danh mục thông tin

IV. Kết luận

Nếu nắm rõ được những pháp luật trên về quản trị văn bản đến và đi, tin chắc rằng bạn sẽ làm tốt việc làm văn thư của mình. Mong rằng bài viết trên của 123J ob về quy trình quản trị văn bản .

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2