Hướng dẫn thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp – V-BOX

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là một bước vô cùng quan trọng trong nhiệm vụ lưu giữ tất cả giấy tờ và dữ liệu quan trọng của công ty. Vậy trong các doanh nghiệp lớn, quy trình này sẽ được thực hiện như thế nào? Có thể thuê ngoài để tiến hành lưu trữ hay không? Tất cả thông tin cần thiết sẽ được V-Box cung cấp trong bài viết sau.

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp là gì?

Hồ sơ của doanh nghiệp là những sách vở, tài liệu đặc biệt quan trọng quan trọng, tương quan đến sự sống sót và tăng trưởng của cả cơ sở. Để thuận tiện trong sắp xếp và lưu giữ, hồ sơ được chia thành 3 loại chính :

• Tài liệu nội bộ doanh nghiệp gồm những hướng dẫn việc làm, thủ tục quản trị, chủ trương hoạt động giải trí, biểu mẫu thống kê, kế hoạch hoạt động giải trí chính thức, thông tin cơ cấu tổ chức tổ chức triển khai, kinh tế tài chính, …

• Tài liệu bên ngoài có liên quan đến hoạt động doanh nghiệp gồm kế hoạch, tiêu chuẩn, cơ sở kỹ thuật,…

  Bạn đang đọc: Hướng dẫn thực hiện quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp – V-BOX

• Tài liệu tìm hiểu thêm, vận dụng vào hoạt động giải trí công ty .

Quá trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp được tạo ra nhằm mục đích mục tiêu tổng hợp chi tiết cụ thể toàn bộ những bước cần thực thi để sắp xếp hồ sơ và cất giữ cẩn trọng. Qua việc thực thi rất đầy đủ 5 bước trong quy trình, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm xuống tối đa năng lực thất lạc những sách vở quan trọng .
Nếu không sử dụng tài liệu điện tử thì tài liệu giấy của doanh nghiệp sẽ vô cùng nhiều, Trong trường hợp này, quy trình lưu trữ tham gia phân loại tổng thể sách vở theo từng tiêu chuẩn và đặc thù khác nhau. Do đó, việc quản trị và tìm kiếm khi cần sẽ thuận tiện hơn rất nhiều .

Ngoài ra, quy trình này còn khá chú trọng những lao lý về lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp. Tùy từng loại hồ sơ, doanh nghiệp sẽ được phép lưu giữ theo những khoản thời hạn khác nhau. Có nhiều hồ sơ chỉ lưu trữ dưới 5 năm nhưng cũng có nhiều loại hoàn toàn có thể lưu trữ vĩnh viễn .

Chính sách quản lý lưu trữ hồ sơ hiện nay

Nhà nước ta có đưa ra 1 số ít chủ trương dành riêng cho công tác làm việc quản trị, lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp như sau :

• Thời hạn lưu giữ những loại hồ sơ theo pháp luật của pháp lý .
• Xác định từng loại tài liệu và lập kế hoạch bảo vệ hồ sơ mật, hồ sơ nội bộ .
• Lựa chọn người tiếp cận và quản trị hồ sơ đáng đáng tin cậy. Hãy tìm kiếm người tuyệt đối trung thành với chủ với doanh nghiệp .
• Đảm bảo luôn đủ nguồn kinh phí đầu tư để duy trì việc lưu trữ bảo đảm an toàn toàn bộ hồ sơ .
• Phát triển cơ sở vật chất, ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến tại những kho trữ .

Quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp chi tiết

Sau khi lập rõ ràng kế hoạch chính sách quản lý, quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp cần sắp xếp, lưu giữ phải thực hiện những việc sau:

• Xác định khu vực lưu giữ hồ sơ : Xây dựng kho, thuê kho, tự lưu tại doanh nghiệp hay thuê dịch vụ ngoài, …
• Thống nhất thời hạn mở màn lưu trữ, thời hạn hủy bỏ lưu trữ và lựa chọn giải pháp thích hợp để tiêu hủy hồ sơ hết hạn phép lưu giữ .
• Họp bàn những phương phức phân loại hồ sơ, đồng thời lập hạng mục liệt kê tổng thể hồ sơ cần trữ .
• Thông báo kế hoạch cho tổng thể nhân viên cấp dưới có trách nhiệm tham gia quy trình lưu trữ và bộ phận kinh tế tài chính để có sự chuẩn bị sẵn sàng kỹ trước khi thực thi thực thi .

Hướng dẫn cách tổ chức sắp xếp lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp

Hiện nay có khá nhiều cách tổ chức triển khai sắp xếp mà doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn như :

• Lựa chọn chiêu thức dữ gìn và bảo vệ như tủ gỗ, kệ, bìa cứng, túi hồ sơ nhựa, lưu trữ trên mạng lưới hệ thống điện toán đám mây, …
• Sử dụng giấy ghi nhớ để phân loại tài liệu hoặc ghi lại những mốc thời hạn cần tái sắp xếp và kiểm tra .
• Sắp xếp riêng không liên quan gì đến nhau những tài liệu thuộc những phòng ban, hồ sơ hợp tác cùng những đối tác chiến lược khác nhau, chia theo nhóm, quý hay năm, .. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể sắp theo trình tự thời hạn để dễ tìm kiếm .
• Tạo và lưu trữ file hồ sơ mềm trên mạng lưới hệ thống máy tính .

Lập danh mục, phân loại hồ sơ, chứng từ

Danh mục có chức năng hệ thống lại tất cả các loại hồ sơ, phân loại và sắp xếp chúng một cách khoa học. Vì vậy, danh mục đóng một vài trò quan trọng trong quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp.

Đối với mạng lưới hệ thống hồ sơ quá lớn, người quản trị lưu trữ sẽ không hề trấn áp hết toàn bộ chúng được. Do đó, doanh nghiệp cần lập những hạng mục rõ ràng về những loại tài liệu. Phương pháp tối ưu nhất trong trường hợp này là mỗi phòng ban tự tạo và lưu giữ một hạng mục tài liệu riêng, sau đó gửi về cho người quản trị .

Theo dõi và cập nhật hồ sơ lưu trữ

Khi lưu trữ hồ sơ, cần tiếp tục theo dõi thực trạng hồ sơ, update liên tục những mục mới được bổ trợ. Vì một doanh nghiệp đang hoạt động giải trí thì hồ sơ sẽ luôn được thay đổi và bổ trợ nên bước này sẽ không hề bỏ lỡ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ theo kỳ để bảo vệ độ bảo đảm an toàn và bảo mật thông tin của chúng .

Trên đây là quy trình lưu trữ hồ sơ doanh nghiệp chuẩn chỉnh nhất mà bạn nên biết. Nếu bạn còn gặp những thắc mắc hay vấn đề khi thực hiện lưu trữ, hãy liên hệ V-Box để được hỗ trợ chi tiết nhé!

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2