Bật mí quy trình và cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả nhất

Đối với những doanh nghiệp xây dựng, hồ sơ sách vở là một trong những thành phần quan trọng luôn được những nhà quản trị chú trọng trong việc lưu trữ. Tuy nhiên để lưu trữ một cách hiệu suất cao những yếu tố quan trong này thì không phải là điều mà ai cũng nắm rõ cho mình. Vậy cách lưu trữ hồ sơ xây dựng là gì ? Quy trình triển khai và những chú ý quan tâm khi lưu trữ sẽ ra làm sao ? Cùng tìm ngay cho mình câu vấn đáp trải qua những san sẻ trong khoanh vùng phạm vi bài viết sau của timviec365.vn nhé !

1. Tại sao phải lưu trữ hồ sơ xây dựng ?

Trong hoạt động giải trí quản lý và vận hành của những doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp ngành nghề xây dựng nói riêng, có rất nhiều những loại hồ sơ cần được lưu trữ để Giao hàng quy trình thao tác. Một số hồ sơ đặc biệt quan trọng quan trọng và không hề làm mất hoàn toàn có thể kể đến như thể sách vở, bản vẽ hoàn thành xong của khu công trình, hồ sơ phong cách thiết kế khu công trình, bản ký duyệt dự án Bất Động Sản kiến thiết, báo cáo giải trình về kinh tế tài chính, ngân sách, sách vở tương quan đến việc đánh giá và thẩm định, phong cách thiết kế, … Ngoài ra thì cũng có những tài liệu hồ sơ được biểu lộ dưới dạng khác như ghi âm, băng đĩa để hoàn toàn có thể lưu lại thông tin quan trọng của hàng loạt tiến trình kiến thiết xây dựng. Trên trong thực tiễn, dù khu công trình xây dựng bạn đang đảm nhiệm đã hoàn thành xong xong hay chưa thì thì những sách vở của hàng loạt quy trình đó đều có ý nghĩa rất quan trọng. Bạn sẽ không hề đoán trước được những trường hợp phát sinh cần đến những sách vở thiết yếu. Nếu không được lưu trữ một cách cẩn trọng và bảo vệ bảo đảm an toàn thì rất hoàn toàn có thể những trường hợp đó sẽ gây bất lợi cho quy trình thao tác của bạn. Vậy cách lưu trữ hồ sơ xây dựng sẽ được thực thi như thế nào ? Tại sao phải lưu trữ hồ sơ xây dựng

2. Bật mí pháp luật và cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

2.1. Quy định về việc lưu trữ hồ sơ xây dựng mà bạn cần chăm sóc

Căn cứ vào Thông tư của Bộ Nội Vụ về việc bảo quản hồ sơ của các cơ quan tổ chức thì việc lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp xây dựng sẽ cần đảm bảo một số quy định về thời gian. Một số hồ sơ xây dựng có thời gian lưu trữ vĩnh viễn đó là hồ sơ văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của cơ quan, ngành; hồ sơ công trình xây dựng cơ bản,… Ngoài ra còn có những loại hồ sơ có thời gian lưu trữ ngắn hơn (10 năm, 15 năm,…). Khi các doanh nghiệp tìm hiểu về cách lưu trữ hồ sơ xây dựng thì nên tìm hiểu đối với từng loại hồ sơ để lưu trữ một cách phù hợp.

Quy định về việc lưu trữ hồ sơ xây dựng mà bạn cần quan tâm

2.2. Cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

2.2.1. Xây dựng quy trình lưu trữ hồ sơ

Đối với việc lưu trữ hồ sơ xây dựng thì việc tiên phong những doanh nghiệp cần triển khai đó là xây dựng một quy trình lưu trữ chuyên nghiệp và bài bản. Quy trình này cần tạo dựng và xác lập được những yếu tố như thể giải pháp lưu trữ, phương pháp để update, phân loại, dữ gìn và bảo vệ tài liệu. Thông báo, phổ cập cũng như hướng dẫn quy trình lưu trữ đến nhân viên cấp dưới hoặc người đảm nhiệm để họ trực tiếp triển khai. Cuối cùng là liên tục theo dõi, update để bổ trợ, kiểm tra những thông tin tương quan đến hồ sơ xây dựng.

2.2.2. Phân loại hồ sơ xây dựng cần lưu trữ

Như đã nhắc đến ở trên thì có rất nhiều những loại sách vở hồ sơ mà những doanh nghiệp xây dựng cần lưu trữ. Trước khi thực thi việc làm này thì những doanh nghiệp cần phân loại một cách rõ ràng, đơn cử từng hồ sơ để cất giữ một cách khoa học. Ban hoàn toàn có thể phân loại hồ sơ xây dựng theo nhiều yếu tố và đặc thù đặc trưng của hồ sơ. Một số cơ sở để phân loại hoàn toàn có thể kể đến như thể phân loại hồ sơ theo dự án Bất Động Sản, phân loại hồ sơ theo chủ đề, phân loại hồ sơ theo thời hạn, … Phân loại hồ sơ xây dựng cần lưu trữ Sau khi đã sàng lọc và sắp xếp từng loại đơn cử thì bạn cần sắp xếp chúng vào những bìa đựng tương thích. Ghi chú một cách rõ ràng ở bên ngoài tập hồ sơ để lúc tìm kiếm thuận tiện hơn. Sắp xếp hồ sơ vào những hộp hoặc thùng có nắp đậy hoặc để lên tủ, kệ một cách hài hòa và hợp lý. Với những sách vở liên tục cần đến trong quy trình hoạt động giải trí thì bạn hoàn toàn có thể để ở phí ngoài để dễ truy xuất. Còn so với những sách vở phải lưu trữ trong thời hạn dài và ít khi sử dụng thì bạn nên dữ gìn và bảo vệ ở bên trong và sắp xếp chúng chung một chỗ.

2.2.3. Lựa chọn khu vực và phương pháp lưu trữ hồ sơ xây dựng

Địa điểm cũng là một yếu tố quan trọng trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả. Bạn có thể lựa chọn những văn phòng riêng biệt để lưu trữ và sử dụng những tủ hồ sơ với nhiều ngăn khác nhau. Khi sắp xếp bạn cũng cần lưu ý đến phương pháp sắp xếp sao cho khoa học và hiệu quả nhất. Trong trường hợp nếu bạn không có đủ diện tích để cất giữ và lưu trữ thì bạn có thể sử dụng những công cụ khác như kệ treo tường, tủ nhỏ, kệ,… để tiết kiệm không gian.

Lựa chọn địa điểm và cách thức lưu trữ hồ sơ xây dựng Khi lưu trữ hồ sơ xây dựng, người triển khai cũng cần tạo lập hạng mục hồ sơ với những list đơn cử để thuận tiện cho quy trình tìm kiếm sau này. Thực hiện sao lưu trên máy tính để tránh những trường hợp mất mát hồ sơ sách vở không đáng có.

Xem thêm: Thông tin chi tiết liên quan đến hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công

3. Một số quan tâm trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

Lưu trữ hồ sơ sách vở là một việc làm quan trọng và không hề bỏ lỡ so với toàn bộ những doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nghành xây dựng nói riêng. Trong quy trình này, người triển khai cần quan tâm 1 số ít yếu tố để hoàn toàn có thể thao tác một cách hiệu suất cao. Đầu tiên bạn nên thêm số thứ tự và ghi chú rất đầy đủ dán nhãn cho tài liệu để làm tín hiệu trong quy trình tìm kiếm. Đối với những doanh nghiệp có số lượng dự án Bất Động Sản lớn thì còn cần có cho mình những chiêu thức hủy hồ sơ xây dựng để tránh việc lưu trữ trở nên quá tải. Một số lưu ý trong cách lưu trữ hồ sơ xây dựng

Việc lưu trữ thủ công này tuy quen thuộc nhưng lại phát sinh ra một số vấn đề không đáng có đó là về mức độ bảo mật và an toàn của hồ sơ. Để giải quyết được vấn đề này, các doanh nghiệp nên sử dụng các phần mềm quản lý công trình miễn phí trong quá trình lưu trữ và kiểm soát hồ sơ xây dựng.

Một cái tên mà chúng tôi muốn giới thiệu cho bạn đó chính là phần mềm Quản lý công trình 365. Đây là một sản phẩm  công nghệ tiên tiến, được sản xuất riêng biệt cho ngành nghề xây dựng. Tích hợp tất cả những tính năng ưu việt, sự liên kết, đồng nhất thông tin cùng với một giao diện vô cùng thân thiện và cung cấp hoàn toàn miễn phí. Chắc chắn, phần mềm này sẽ không khiến cho người dùng thất vọng khi quyết định lựa chọn và sử dụng cho mình.

Sử dụng phần mềm quản lý công trình

Trên đây là những chia sẻ về cách lưu trữ hồ sơ xây dựng dành cho bạn. Với những thông tin trên, chúng tôi hy vọng bạn đã tìm ra cho mình được phương pháp để lưu trữ hồ sơ xây dựng hiệu quả. Đừng quên theo dõi và ghé thăm timviec365.vn để có được những thông tin bổ ích khác nhé!

Quy trình cùng những lao lý về quản trị chất lượng khu công trình xây dựng
Bạn đang muốn tìm hiểu và khám phá thông tin về việc quản trị chất lượng khu công trình trong hoạt động giải trí xây dựng ? Bỏ túi ngay cho mình những san sẻ trong bài viết sau đây để giải đáp vướng mắc một cách thỏa đáng !
Quản lý chất lượng khu công trình xây dựng

Chia sẻ:

Từ khóa tương quan
Chuyên mục

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2