Những quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán trong tổ chức

1. Hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán bao gồm những gì?

Tài liệu tài chính, kế toán của cơ quan, doanh nghiệp bao gồm hệ thống các sổ sách, chứng từ, bảng biểu và các báo cáo tài chính.

Theo luật kế toán quy định thì những tài liệu này bao gồm: các sổ kế toán, báo cáo tài chính, chứng từ, các báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và các tài liệu khác có liên quan.

Những sách vở, hồ sơ này còn được chia nhỏ và phân loại cụ thể hơn trong thông tư số 09/2011 / TT-BNV của nhà nước .

2. Quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ?

Mỗi loại tài liệu tài chính, kế toán sẽ có quy định về thời gian lưu trữ hồ sơ khác nhau. Có những giấy tờ chỉ cần bảo quản trong 5, 10 năm tuy nhiên có những giấy tờ cần được bảo quản 20 năm và thậm chí là vĩnh viễn.

Để ship hàng cho công tác làm việc tra cứu và thực thi theo đúng quy định của pháp lý về việc lưu trữ tài liệu kinh tế tài chính, kế toán của tổ chức triển khai, những nhân sự trong cơ quan, doanh nghiệp cần phân loại rõ những loại sách vở thiết yếu và thời hạn lưu trữ theo quy định .

Theo điều 3, thông tư 09/2011/TT – BNV thì các đơn vì là tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp kinh tế, sản xuất – kinh doanh cần có quy trình lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài chính kế toán chi tiết như sau:

3. Bảo quản tài liệu lưu trữ

Điều 11, luật doanh nghiệp năm trước có quy định rõ về những quy định lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Theo đó- Các hồ sơ, tài liệu nói chung ( không chỉ riêng tài liệu kinh tế tài chính, kế toán ) cần được lưu giữ theo thời hạn quy định- Tất cả những văn bản sách vở cần lưu giữ tại trụ sở thao tác của Tổ chức hay những khu vực khác đủ tiêu chuẩn ( như kho tài liệu, TT lưu trữ, Cục văn thư Quốc gia, … )Thông thường, so với doanh nghiệp nhỏ, số lượng hồ sơ, tài liệu ít, những đơn vị chức năng này thường chọn giải pháp sử dụng chính văn phòng làm việc làm khu vực lưu trữ sách vở .Tuy nhiên, nếu xét theo phương diện dài hạn, việc lưu trữ hồ sơ tài liệu trong nội bộ doanh nghiệp dễ dẫn tới việc mất thêm nhiều “ hao phí ” cố định và thắt chặt. Không gian thao tác ngày càng bị thu hẹp hơn trong toàn cảnh ngân sách thuê văn phòng đang ngày càng tăng .Hiện tại, xu thế của đại đa số doanh nghiệp là thuê những kho tài liệu hay TT lưu trữ để dữ gìn và bảo vệ những hồ sơ, tài liệu kinh tế tài chính, kế toán của tổ chức triển khai .Việc này giúp những tổ chức triển khai, đơn vị chức năng giải phóng bớt khoảng trống dư thừa không hữu dụng, tập trung chuyên sâu tăng trưởng sản xuất – kinh doanh thương mại, cạnh bên đó giảm tải nhân sự, công sức của con người trong việc sắp xếp, truy vấn, dữ gìn và bảo vệ sách vở .

Các tài liệu được bảo quản an toàn, bảo mật hơn.

> Tham khảo thêm những dịch vụ kho tài liệu để tối ưu hơn việc làm lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho tổ chức triển khai .

Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn các quy định về lưu trữ hồ sơ, tài liệu tài chính, kế toán trong các đơn vị. Nếu cần tư vấn thêm về các dịch vụ lưu kho, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu phù hợp cho doanh nghiệp, bạn có thể liên hệ ngay với các chuyên gia của ALS để được hỗ trợ nhanh nhất.

Chia sẻ bài viết này

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2