Quy chế thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ của phường Hòa Cường Bắc –

QUY CHẾ

Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của phường Hòa Cường Bắc

( Ban hành kèm theo Quyết định số : / QĐ-UBND ngày tháng năm 2020
của Ủy Ban Nhân Dân phường Hòa Cường Bắc )

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế này lao lý việc thực thi công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại những đơn vị chức năng, bộ phận thuộc Ủy Ban Nhân Dân phường Hòa Cường Bắc ( sau đây viết tắt là Quy chế ) .
Thực hiện công tác làm việc văn thư tại Quy chế này gồm có : Soạn thảo, ký phát hành văn bản giấy, văn bản điện tử ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu giấy ; hồ sơ, tài liệu điện tử vào Lưu trữ cơ quan ; quản trị và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí hiểm trong công tác làm việc văn thư .
Thực hiện công tác làm việc lưu trữ tại Quy chế này gồm có : tích lũy, chỉnh lý, xác lập giá trị tài liệu, dữ gìn và bảo vệ, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, tổ chức triển khai .

2. Đối tượng áp dụng

Quy chế này vận dụng tại phường Hòa Cường Bắc ; những ban ngành thuộc phường ; cán bộ công chức, người lao động, người hoạt động giải trí không chuyên trách và những cơ quan, đơn vị chức năng có tương quan .

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Quy chế này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau :

1. Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
2. Văn bản chuyên ngành là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định.
3. Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.
4. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
5. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
6. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến.
7. Bản thảo văn bản là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức.
8. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
9. Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
10. Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
11. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
12. Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
13. Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức.
14. Hồ sơ là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.
16. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
17. Lưu trữ cơ quan là tổ chức hoặc bộ phận thực hiện các nhiệm vụ lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
18. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
19. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
20. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
21. Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Điều 3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND phường trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
2. a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
3. b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị, bộ phận trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
4. Trách nhiệm của Văn phòng UBND phường

Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân phường có nghĩa vụ và trách nhiệm tham mưu người đứng đầu cơ quan tổ chức triển khai thực thi, trực tiếp quản trị, kiểm tra, giám sát việc triển khai công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại cơ quan ; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra nhiệm vụ về công tác làm việc văn thư, lưu trữ cho cán bộ công chức Ủy Ban Nhân Dân phường .

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động

Trong quy trình xử lý việc làm tương quan đến công tác làm việc văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động ( sau đây viết tắt là công chức ) phải thực thi tráng lệ những pháp luật của cơ quan, tổ chức triển khai về văn thư, lưu trữ .

Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động giải trí trong công tác làm việc văn thư, lưu trữ của cơ quan có tương quan đến bí hiểm nhà nước phải thực thi theo những pháp luật của pháp lý hiện hành về bảo vệ bí hiểm nhà nước .

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1

SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN GIẤY, VĂN BẢN ĐIỆN TỬ

Điều 5. Hình thức văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật của UBND phường gồm: Quyết định.
2. Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), Quyết định (cá biệt), chỉ thị quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.
3. Văn bản chuyên ngành.
4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

Điều 6. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1. Văn bản quy phạm pháp luật

Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản quy phạm pháp luật của Ủy Ban Nhân Dân triển khai theo pháp luật tại Chương V Nghị định số 34/2016 / NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm năm nay lao lý chi tiết cụ thể một số ít điều và giải pháp thi hành luật phát hành văn bản quy phạm pháp luật .

2. Văn bản hành chính

Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính triển khai theo lao lý tại Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP về công tác làm việc văn thư .

3. Văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản chuyên ngành triển khai theo pháp luật của cơ quan quản trị ngành .

4. Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài

Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức triển khai hoặc cá thể quốc tế triển khai theo lao lý hiện hành của pháp lý và theo thông lệ quốc tế .

Điều 7. Soạn thảo văn bản

1. Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định tại Chương IV Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2016 quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
3. a) Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
4. b) Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau

– Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo .
– Thu thập, giải quyết và xử lý thông tin có tương quan .
– Soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình diễn .
– Trường hợp thiết yếu, đề xuất kiến nghị với chỉ huy cơ quan tìm hiểu thêm quan điểm của những đơn vị chức năng, cá thể có tương quan ; nghiên cứu và điều tra tiếp thu quan điểm để hoàn hảo bản thảo .
– Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có tương quan, quan điểm đề xuất kiến nghị của đơn vị chức năng hoặc công chức soạn thảo và quan điểm giải quyết và xử lý của người đứng đầu cơ quan .
– Đối với văn bản điện tử, cá thể được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản ngoài việc triển khai những nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo ( nếu có ) vào Hệ thống và update những thông tin thiết yếu .
– Trường hợp cần sửa đổi, bổ trợ bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho quan điểm vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến chỉ huy đơn vị chức năng chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá thể được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản .

Điều 8. Duyệt bản thảo, kiểm tra và ký ban hành văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.
2. Trong trường hợp dự thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Đơn vị hoặc cá nhân được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 10. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền

quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường ký tổng thể những văn bản do Ủy Ban Nhân Dân phường phát hành. Các trường hợp ký thay ( phải ghi KT. ), ký thừa lệnh ( phải ghi TL. ), ký thừa ủy quyền ( phải ghi TUQ. ), ký thay mặt đại diện ( phải ghi TM. ) .

3. Trong trường hợp đặc biệt, Chủ tịch UBND phường có thể ủy quyền cho các Phó Chủ tịch UBND phường của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, tổ chức ủy quyền.
4. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
5. Việc ký ban hành các văn bản được thực hiện theo quy định tại Điều 13 Mục II Chương II của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, trong đó:
6. a) Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.
7. b) Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số thực hiện theo Phụ lục I của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

Mục 2

QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 11. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đến, văn bản đi của cơ quan phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và quy định tại Quy chế này.

Điều 12. Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức triển khai phải được quản trị theo trình tự sau :

1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 13. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy
2. a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
3. b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi cơ quan, tổ chức thuộc diện đăng ký tại văn thư cơ quan phải được bóc bì, đóng dấu “Đến”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức thì văn thư cơ quan chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan thì cá nhân nhận văn bản phải chuyển lại cho văn thư cơ quan để đăng ký.
4. c) Mẫu dấu “Đến” và cách ghi các thông tin trên dấu “Đến” thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục IV ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư.
5. Đối với văn bản điện tử
6. a) Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.
7. b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a hoặc gửi sai nơi nhận thì cơ quan, tổ chức nhận văn bản phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.
8. c) Cơ quan, tổ chức nhận văn bản có trách nhiệm thông báo ngay trong ngày cho cơ quan, tổ chức gửi về việc đã nhận văn bản bằng chức năng của Hệ thống.
9. Việc đăng ký văn bản đến phải đảm bảo đầy đủ, rõ ràng chính xác thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
10. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
11. Đăng ký văn bản đến

Văn bản được ĐK bằng sổ hoặc bằng Hệ thống .

1. Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư cơ quan ĐK văn bản vào sổ ĐK văn bản đến. Mẫu sổ ĐK văn bản đến theo pháp luật tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020 / NĐ-CP .

1. Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

Văn thư cơ quan tiếp đón văn bản và ĐK vào Hệ thống. Trường hợp thiết yếu, văn thư triển khai số hóa văn bản đến theo pháp luật tại Phụ lục I Nghị định 30/2020 / NĐ-CP. Văn thư update vào Hệ thống những trường thông tin nguồn vào của tài liệu quản trị văn bản đến theo lao lý tại Phụ lục V Nghị định 30/2020 / NĐ-CP. Văn bản đến được ĐK vào Hệ thống phải được in ra giấy khá đầy đủ những thông tin theo mẫu sổ, ký nhận và đóng sổ để quản trị .

6. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 14. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản đến sau khi được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, Văn thư cơ quan đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận văn bản phải ký nhận văn bản.
4. Trình chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư cơ quan trình văn bản điện tử đến người có thẩm quyền chỉ đạo giải quyết trên Hệ thống.

quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường có thẩm quyền ghi ý kiến chỉ huy xử lý văn bản đến trên Hệ thống và update vào Hệ thống những thông tin : Đơn vị hoặc người nhận ; quan điểm chỉ huy, trạng thái giải quyết và xử lý văn bản ; thời hạn xử lý ; chuyển văn bản cho đơn vị chức năng hoặc cá thể được giao xử lý. Trường hợp văn bản điện tử gửi kèm văn bản giấy thì văn thư cơ quan triển khai trình văn bản điện tử trên Hệ thống và chuyển văn bản giấy đến đơn vị chức năng hoặc cá thể được quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường giao chủ trì xử lý .

Điều 15. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Sau khi nhận văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của lãnh đạo cơ quan; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì các đơn vị, bộ phận và cá nhân có trách nhiệm trả lời văn bản chậm nhất là sau 7 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đến.
3. Định kỳ hàng tuần, phụ trách Văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tổng hợp số liệu văn bản đến, số liệu văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết của UBND phường thông báo cho công chức Văn phòng – Thống kê để tổng hợp số liệu văn bản đến đã giải quyết và chưa được giải quyết của cơ quan, báo cáo lãnh đạo cơ quan. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Công chức Văn phòng – Thống kê có trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo UBND phường về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến của đơn vị, bộ phận.
5. Lãnh đạo UBND phường quy định thời gian xử lý văn bản đến đối với từng lĩnh vực chuyên môn của đơn vị, bộ phận phụ trách.

Điều 16. Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do những cơ quan phát hành được quản trị theo trình tự sau :

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, tổ chức, dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.

            Điều 17. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản

1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản ; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo giải trình người có nghĩa vụ và trách nhiệm xem xét, xử lý .

2. Ghi số và thời gian ban hành văn bản
3. a)Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của cơ quan là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

– Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật : Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp mạng lưới hệ thống số riêng .
– Việc cấp số văn bản hành chính do quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường lao lý .

1. b) Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
2. c) Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 18. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
2. Đăng ký văn bản

Văn bản được ĐK bằng sổ hoặc bằng Hệ thống .

1. Đăng ký văn bản bằng sổ

Văn thư cơ quan ĐK văn bản vào sổ ĐK văn bản đi. Mẫu sổ ĐK văn bản đi theo pháp luật tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020 / NĐ-CP .

1. Đăng ký văn bản bằng Hệ thống

Văn bản ĐK bằng Hệ thống phải được in ra giấy khá đầy đủ những trường thông tin theo mẫu sổ ĐK văn bản đi, đóng sổ để quản trị .

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 19.  Nhân bản, đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, tổ chức và dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy.
2. a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản.
3. b) Việc đóng dấu cơ quan, chữ ký số của cơ quan, tổ chức

– Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức triển khai phát hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, size bằng kích cỡ thực tiễn của dấu, định dạng (. png ) nền trong suốt, trùm lên khoảng chừng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái .
– Chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai trên văn bản kèm theo văn bản chính được biểu lộ như sau : Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan chỉ triển khai ký số văn bản và không triển khai ký số lên văn bản kèm theo ; văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan triển khai ký số lên văn bản kèm theo .

– Vị trí: góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.

– Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức triển khai : Không hiển thị .
– tin tức : Số và ký hiệu văn bản ; thời hạn ký ( ngày tháng năm ; giờ phút giấy ; múi giờ Nước Ta theo tiêu chuẩn ISO 8601 ) được trình diễn bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen .

1. c) Dấu chỉ mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
2. d) Dấu chỉ mức độ khẩn được đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo đề xuất mức độ khẩn trình người ký quyết định. Xác định độ khẩn theo các mức: hỏa tốc, thượng khẩn, khẩn.

Điều 20. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
4. Thu hồi văn bản
5. a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.
6. b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.
7. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.
8. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của cơ quan, tổ chức.

Điều 21. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy
2. a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. b) Bản chính văn bản được lưu tại hồ sơ công việc.
4. Lưu văn bản điện tử
5. a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
6. b) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy.
7. c) Cơ quan, tổ chức có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

Mục 3

LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU

VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 22. Lập Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan phê duyệt, được phát hành vào đầu năm và gửi những đơn vị chức năng, cá thể tương quan làm địa thế căn cứ để lập hồ sơ. Mẫu Danh mục hồ sơ được triển khai theo lao lý tại Phụ lục V Nghị định 30/2020 / NĐ-CP .

Điều 23. Lập hồ sơ

1. Yêu cầu
2. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
3. b) Các văn bản, tài liệu trong một hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.
4. Mở hồ sơ
5. a) Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ hoặc theo Kế hoạch công tác.
6. b) Cập nhật những thông tin ban đầu về hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã ban hành.
7. c) Trường hợp các hồ sơ không có trong Danh mục hồ sơ, cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc tự xác định các thông tin: Tiêu đề hồ sơ, số và ký hiệu hồ sơ, thời hạn bảo quản hồ sơ, người lập hồ sơ và thời gian bắt đầu.
8. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

            Cá nhân được giao nhiệm vụ có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ đã mở, bao gồm tài liệu phim, ảnh, ghi âm (nếu có) bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc.

4. Kết thúc hồ sơ
5. Hồ sơ được kết thúc khi công việc đã giải quyết xong.
6. b) Người lập hồ sơ có trách nhiệm: Rà soát lại toàn bộ văn bản, tài liệu có trong hồ sơ; loại ra khỏi hồ sơ có bản trùng, bản nháp; xác định lại thời hạn bảo quản của hồ sơ; chỉnh sửa tiêu đề, số và ký hiệu hồ sơ cho phù hợp; hoàn thiện, kết thúc hồ sơ.
7. c) Đối với hồ sơ giấy: Người lập hồ sơ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên và viết Mục lục văn bản đối với hồ sơ có thời hạn và bảo quản vĩnh viễn; viết chứng từ kết thúc đối với tất cả hồ sơ.
8. d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập hồ sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các thông tin còn thiếu. Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 24. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.

1. Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan phải đủ thành phần, đúng thời hạn và thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
3. a) Đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản: Trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán.
4. b) Đối với hồ sơ, tài liệu khác: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc.
5. Thủ tục nộp lưu
6. a) Đối với hồ sơ giấy

Khi nộp lưu tài liệu phải lập 02 bản “ Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu ” và 02 bản “ Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu ” theo mẫu tại Phụ lục V Nghị định 30/2020 / NĐ-CP. Đơn vị, cá thể nộp lưu tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại 01 bản .

1. Đối với hồ sơ điện tử

Cá nhân được giao trách nhiệm xử lý việc làm và lập hồ sơ triển khai nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống .
Lưu trữ cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục link đúng mực tài liệu đặc tả với hồ sơ ; tiếp đón và đưa hồ sơ về chính sách quản trị hồ sơ lưu trữ điện tử trên Hệ thống .

Điều 25. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1. Trách nhiệm của Chủ tịch UBND phường

Hằng năm quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy thiết kế xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan ; chỉ huy công tác làm việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan .

3. Trách nhiệm của Phó Chủ tịch UBND phường và cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan.
4. a) Các Phó Chủ tịch UBND phường phụ trách từng lĩnh vực chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của lĩnh vực mình phụ trách vào Lưu trữ cơ quan.
5. b) Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, người lao động phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp vào Lưu trữ cơ quan.
6. c) Cán bộ, công chức, người lao động có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan.
7. d) Trường hợp cán bộ, công chức, người lao động có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được Chủ tịch UBND phường đồng ý bằng văn bản và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi Lưu trữ cơ quan. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu.

đ ) Cán bộ, công chức, người lao động trong cơ quan trước khi nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác làm việc, đi học tập dài ngày phải chuyển giao hàng loạt hồ sơ, tài liệu hình thành trong quy trình công tác làm việc cho cơ quan, Lưu trữ cơ quan theo quy chế của cơ quan mình .

Mục 4

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CON DẤU VÀ THIẾT BỊ LƯU KHÓA BÍ MẬT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 26. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Công chức Văn phòng – Thống kê chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường về việc quản lý, sử dụng con dấu của UBND phường. Lãnh đạo các đơn vị thuộc phường chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND phường việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Công chức Văn phòng – Thống kê có trách nhiệm giao cho phụ trách văn thư, lưu trữ cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan theo quy định.
3. Phụ trách văn thư, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
4. a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tại trụ sở cơ quan mình.
5. b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được lập biên bản.
6. c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản.
7. d) Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan trực tiếp thực hiện.
8. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Điều 27. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu
2. a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
3. b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
4. c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục.
5. d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do Chủ tịch UBND phường quy định.

đ ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng chừng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần những tờ giấy ; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản .

2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí hiểm của cơ quan được sử dụng để ký số những văn bản điện tử do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử .

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1

CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG, QUẢN LÝ TÀI LIỆU

            Điều 28. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Hằng năm văn thư, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tổ chức triển khai tích lũy hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, đơn cử :

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các bộ phận, cán bộ, công chức, người lao động xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các bộ phận, cán bộ, công chức, người lao động chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kệ, giá và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.

Điều 29. Xác định giá trị tài liệu

1. Văn thư, lưu trữ phường có nhiệm vụ căn cứ vào các quy định hiện hành về thời hạn bảo quản tài liệu của cấp trên, ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan và ý kiến tham gia của cơ quan có thẩm quyền (nếu cần) để xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình lãnh đạo cơ quan ban hành.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau
3. a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
4. b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan quyết định thành lập, thành phần của Hội đồng bao gồm:
3. a) Chủ tịch Hội đồng.
4. b) Phụ trách văn thư, lưu trữ và thủ quỹ là Thư ký Hội đồng.
5. c) Công chức Văn phòng – Thống kê là ủy viên.
6. d) Người am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị là ủy viên.
7. Hội đồng xác định giá trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, đơn vị.
8. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan quyết định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan; lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử; hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 31 của Quy chế này.

Điều 31. Hủy tài liệu hết giá trị

1. Thẩm quyền quyết định huỷ tài liệu hết giá trị

Người đứng đầu cơ quan quyết định hành động huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan .

2. Lập thủ tục đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy tài liệu

Theo đề xuất của Hội đồng xác lập giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm đề xuất cơ quan có thẩm quyền đánh giá và thẩm định tài liệu hết giá trị trước khi thực thi việc tiêu hủy tài liệu theo lao lý sau :

1. a) Hồ sơ đề nghị thẩm định, gồm có

– Công văn ý kiến đề nghị thẩm tra tài liệu hết giá trị .
– Danh mục tài liệu hết giá trị .
– Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị ;
– Biên bản họp Hội đồng xác lập giá trị tài liệu .

1. b) Thẩm quyền thẩm định tài liệu hết giá trị

– Phòng Nội vụ Q. : Thẩm định tài liệu hết giá trị của Ủy Ban Nhân Dân phường ;

3. Việc hủy tài liệu hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành biên bản.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị gồm có:
5. a) Quyết định thành lập Hội đồng;
6. b) Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
7. d) Văn bản đề nghị thẩm định, xin ý kiến của cơ quan có tài liệu hết giá trị;

đ ) Văn bản đánh giá và thẩm định, cho quan điểm của cơ quan có thẩm quyền ;

1. e) Quyết định huỷ tài liệu hết giá trị;
2. g) Biên bản bàn giao tài liệu hủy;
3. h) Biên bản huỷ tài liệu hết giá trị.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

Điều 32. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm việc làm kết thúc, Ủy Ban Nhân Dân phường thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có nghĩa vụ và trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử vẻ vang Q. Hải Châu .

Mục 2

BẢO QUẢN, THỐNG KÊ, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

            Điều 33. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ do các cán bộ, công chức, người lao động tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.

Phụ trách văn thư, lưu trữ có nghĩa vụ và trách nhiệm : Thu thập, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ của cơ quan trong Kho Lưu trữ ; để trong hộp ( cặp ), dán nhãn ghi khá đầy đủ thông tin theo pháp luật để tiện dữ gìn và bảo vệ, thống kê, kiểm tra và tra cứu ; tiếp tục kiểm tra tình hình tài liệu lưu trữ của cơ quan có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng tài liệu .

Điều 34. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng khai thác, sử dụng tài liệu
2. a) Cán bộ, công chức, người lao động trong và ngoài cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu để giải quyết công việc.
3. b) Cá nhân đến sử dụng tài liệu để phục vụ nhu cầu chính đáng của mình.
4. Thủ tục khai thác và sử dụng tài liệu

Thực hiện theo điểm b khoản 2 Điều 37 Quy chế này .

Điều 35. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Sử dụng tài liệu tại phòng của Lưu trữ cơ quan.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.

Điều 36. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Chủ tịch UBND phường cho phép khai thác, sử dụng tài liệu của cơ quan mình.
2. Phụ trách văn thư, lưu trữ có trách nhiệm tra tìm hồ sơ, tài liệu cho các đối tượng có nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu của cơ quan khi đủ các thủ tục tại điểm b khoản 2 Điều 37 của Quy chế này.

Điều 37. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Kho Lưu trữ của cơ quan phải có Nội quy Kho Lưu trữ
2. Nội quy Kho Lưu trữ UBND phường
3. a) Thời gian phục vụ: Từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần

Sáng từ 08 giờ 00 đến 11 giờ
Chiều từ 14 giờ 00 đến 16 giờ 30

1. b) Các giấy tờ cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu

– Cán bộ, công chức, người lao động muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan phải được sự đồng ý chấp thuận của quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường .
– Cán bộ, công chức, người lao động ngoài cơ quan muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có giấy trình làng của cơ quan quản trị và được sự đồng ý chấp thuận của quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường .
– Các cá thể muốn khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục tiêu riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có một trong những sách vở sau : chứng minh thư nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc những sách vở tùy thân khác do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp và phải được sự chấp thuận đồng ý của quản trị Ủy Ban Nhân Dân phường .

1. c) Những vật dụng được và không được mang vào phòng đọc.

Không được hút thuốc lá, đem những chất dễ cháy, dễ nổ và dụng cụ phát tia lửa vào trong Kho .

1. d) Ngoài các quy định trên, cơ quan, tổ chức, cá nhân cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định cụ thể có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan.

Điều 38. Báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ

Định kỳ hàng năm cơ quan phải báo cáo giải trình thống kê cơ sở về tình hình triển khai công tác làm việc văn thư, lưu trữ. Số liệu thống kê định kỳ hàng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12. Việc báo cáo giải trình thống kê được triển khai theo lao lý sau :

1. UBND phường báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và gửi về Phòng Nội vụ quận trước ngày 15/01 năm kế tiếp của năm báo cáo.
2. Nội dung báo cáo và thời gian báo cáo thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương IV

KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM VÀ KHIẾU NẠI, TỐ CÁO

Điều 39.  Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Các đơn vị, bộ phận và cá nhân có thành tích trong công tác văn thư, lưu trữ được xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Cán bộ, công chức, người lao động vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý vi phạm kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp cán bộ, công chức, người lao động vi phạm quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức, người lao động.

Điều 40. Khiếu nại, tố cáo

1. Các đơn vị, bộ phận và cá nhân có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 41. Tổ chức thực hiện

1. Chủ tịch UBND phường và các đơn vị, bộ phận, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy chế này.
2. Công chức Văn phòng – Thống kê có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện Quy chế. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, các cơ quan, đơn vị phản ánh về Công chức Văn phòng – Thống kê để tổng hợp, báo cáo UBND phường sửa đổi, bổ sung Quy chế phù hợp với tình hình thực tế.

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2