Nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác Văn thư – lưu trữ ở Trường TH, THCS, THPT – Đại học Hà Tĩnh

TÓM TẮT:

Công tác văn thư – lưu trữ so với những cơ quan, tổ chức triển khai nói chung và trường học nói riêng có vai trò rất là thiết yếu và quan trọng. Lĩnh vực công tác này nhằm mục đích bảo vệ thông tin bằng văn bản ship hàng kịp thời cho việc chỉ huy, quản trị quản lý, triển khai công dụng, trách nhiệm và có ảnh hưởng tác động trực tiếp tới chất lượng và hiệu suất cao hoạt động giải trí giáo dục của mỗi Nhà trường. Bài viết trình diễn 1 số ít yếu tố về tình hình trong công tác văn thư – lưu trữ ở trường TH, trung học cơ sở, THPT – Đại học thành phố Hà Tĩnh, từ đó đề xuất kiến nghị một số ít giải pháp, nhằm mục đích góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao hoạt động giải trí quản trị công tác văn thư – lưu trữ tại đơn vị chức năng lúc bấy giờ .

NỘI DUNG:

1. Đặt vấn đề

Trường TH, THCS & THPT (trường Phổ thông) – Đại học Hà Tĩnh được thành lập tháng 7 năm 2016, là đơn vị sự nghiệp công lập, tự chủ chi thường xuyên thuộc Trường Đại học Hà Tĩnh, chịu sự quản lý của Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Tĩnh; thực hiện nhiệm vụ giáo dục, tổ chức quá trình dạy và học theo các quy chế, quyết định và văn bản hướng dẫn của Bộ Giáo dục và đào tạo, Sở Giáo dục và Đào tạo Hà Tĩnh. Trường có tuổi đời còn quá trẻ, tuy nhiên đội ngũ CBGV có trình độ chuyên môn cao, nhiệt tình, tâm huyết với nghề dạy học, trách nhiệm với học sinh và phần lớn học sinh chăm ngoan, có ý thức học tập, là môi trường giáo dục được phụ huynh và xã hội ngày càng tin tưởng.

Công tác văn thư – lưu trữ (VT-LT) là công cụ mà tất cả các cơ quan, đơn vị trong quá trình hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình đều sử dụng. Đặc biệt, đối với các cơ sở giáo dục, đây là một hoạt động nghiệp vụ, phục vụ giúp Hiệu trưởng trong công tác quản lý nhà nước: Nhằm cụ thể hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư và lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ sở giáo dục; giúp các cơ sở giáo dục thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý, triển khai và xử lý văn bản; giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài phục vụ cho công tác giáo dục. Vì vậy, việc quản lý công tác VT-LT nhất thiết phải được coi trọng nhằm thực hiện tốt nhiệm vụ chính trị của Nhà trường.

2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của trường Phổ thông – Đại học hà Tĩnh

Công tác VT-LT của trường Phổ thông – Đại học thành phố Hà Tĩnh ngày càng hoàn thành xong hơn và đạt được những hiệu quả nhất định trong thời hạn qua, bộc lộ trên phương diện quản trị và tổ chức triển khai thực thi như sau :
Thứ nhất, Nhà trường đã phát hành kế hoạch công tác văn thư theo từng năm học. Đặc biệt năm học 2021 – 2022 đã Ban hành Quy chế về công tác Văn thư – lưu trữ ( theo quyết định hành động số 336 / QĐ-TH, trung học cơ sở, THPT ngày 19/10/2021 ) : Quy định về quản trị văn bản đến, quản trị văn bản đi ; lập hồ sơ và quản trị hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan ; quản trị và sử dụng con dấu của đơn vị chức năng …
Thứ hai, Luôn tạo điều kiện kèm theo để nhân viên cấp dưới làm công tác văn thư tham gia học tập nâng cao trình độ ( hoàn thành xong chương trình Đại học ngành văn thư – lưu trữ ), Nhân viên văn thư của Nhà trường luôn có ý thức tự học, tự tu dưỡng nhiệm vụ về công tác văn thư, lưu trữ, update những văn bản mới về công tác văn thư góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao, chất lượng công tác văn thư của Nhà trường .
Thứ ba, Trong năm học Nhà trường luôn thực thi tốt công tác tự kiểm tra ; tráng lệ khắc phục những việc hạn chế và những đề xuất kiến nghị của đoàn kiểm tra công tác văn thư của cấp trên .
Thứ tư, Công tác soạn thảo và quản trị văn bản tại Nhà trường về cơ bản đều bảo vệ đúng trình tự, thủ tục theo pháp luật .
Thứ năm, Việc thiết kế xây dựng hạng mục hồ sơ, công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu cũng được chăm sóc, tiến hành, hướng dẫn đến từng cán bộ, giáo viên trong Nhà trường .
Bên cạnh những hiệu quả đã đạt được, việc triển khai công tác văn thư của Nhà trường trong thời hạn qua đã thể hiện một số ít hạn chế cần được khắc phục, đó là :
– Cơ sở vật chất cho công tác văn thư – lưu trữ trong bước đầu được cải tổ nhưng vẫn chưa cung ứng được nhu yếu về hiện đại hóa công tác văn thư .
– Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước về công tác văn thư còn một số ít cán bộ, giáo viên, nhân viên cấp dưới chưa update không thiếu, kịp thời, gây hạn chế trong công tác soạn thảo văn bản .
– Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn hạn chế .
– Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ đa phần bằng hình thức thủ công bằng tay, sắp xếp chưa thực sự khoa học ; Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh gọn nhất là một yếu tố không thuận tiện .

3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ của trường Phổ thông – Đại học hà Tĩnh

Để công tác VT-LT của trường Phổ thông – Đại học TP Hà Tĩnh ngày càng hiệu suất cao hơn, phân phối nhu yếu của Ngành Giáo dục đào tạo, trong thời hạn tới Nhà trường cần tập trung chuyên sâu vào một số ít giải pháp sau :

Một là, Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, giáo viên, nhân viên trong hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ.

Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên cấp dưới về công tác VT-LT bằng nhiều hình thức :
– Thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ cập văn bản lao lý của pháp lý về VT-LT : Tăng cường tổ chức triển khai công tác tuyên truyền, thông dụng Luật lưu trữ ; Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước và những văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ trên Cổng thông tin điện tử, tại những buổi họp đơn vị chức năng .
– Thực hiện trang nghiêm việc cử cán bộ, nhân viên cấp dưới tham gia những buổi tập huấn về công tác VT-LT tại Trường Đại học thành phố Hà Tĩnh, Sở Giáo dục – Đào tạo TP Hà Tĩnh ; khuyến khích nhân viên cấp dưới tự học tập tu dưỡng về nhiệm vụ văn thư .
– Giáo dục đào tạo ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho nhân viên cấp dưới làm công tác VT-LT của Nhà trường .

Các hình thức trên, giúp nguồn nhân lực (toàn thể giáo viên, nhân viên, đặc biệt là nhân viên văn thư) có sự tác động về nhận thức, biến nhận thức đúng đắn thành hành động có hiệu quả, tạo nên hiệu quả hoạt động công tác VT-LT trong Nhà trường có sự chuyển biến tích cực, sâu sắc.

Hai là, Bổ sung và hoàn thiện hệ thống văn bản hướng dẫn công tác văn thư – lưu trữ của Trường TH, THCS, THPT – Đại học Hà Tĩnh.

Cách thức triển khai :
– Tổ chức lập hạng mục hồ sơ lưu trữ hàng năm và gửi những bộ phận trong nhà trường triển khai .
– Tổ chức tiến hành văn bản quy phạm pháp luật mới được phát hành về công tác VT-LT, bảo vệ bí hiểm nhà nước trong những đơn vị chức năng, cơ quan thuộc ngành GD&ĐT ; update những văn bản, hướng dẫn, pháp luật mới ( Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước và những văn bản hướng dẫn về văn thư, lưu trữ ) để vận dụng trong quy trình triển khai công tác VT-LT, bảo vệ tính đúng mực, triển khai tráng lệ Quy chế về công tác VT-LT trong trường học .
– Xây dựng và phát hành những văn bản hướng dẫn trình độ, nhiệm vụ về công tác VT-LT trong nội bộ trường Phổ thông – Đại học thành phố Hà Tĩnh tương thích với tình hình thực tiễn, cần tập trung chuyên sâu vào những yếu tố sau :
+ Hàng năm, thiết kế xây dựng Quy chế công tác VT-LT của Nhà trường ( địa thế căn cứ những nội dung tại Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước ) : Mục đích của Quy chế là cụ thể hóa những văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý để chỉ huy, tổ chức triển khai, hướng dẫn triển khai và cũng là công cụ quan trọng để Nhà trường quản trị công tác VT-LT .
+ Công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo lao lý của Bộ Nội vụ ( địa thế căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011 ) ; Xây dựng và phát hành Bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ để lao lý thời hạn dữ gìn và bảo vệ cho từng loại tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp vào kho lưu trữ bảo quan theo thời hạn thích hợp và loại tài liệu khi hết giá trị ( địa thế căn cứ Thông tư số 27/2016 / TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm năm nay của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo lao lý thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu trình độ nhiệm vụ của ngành giáo dục ) .
+ Công tác soạn thảo và phát hành và quản trị văn bản đi ; công tác tiếp đón và quản trị văn bản đi, đến ; quản trị và sử dụng con dấu cơ quan theo Nghị định số 30/2020 / NĐ-CP ngày 05/3/2020 của nhà nước .
+ Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ .
+ Đẩy mạnh việc đảm nhiệm, giải quyết và xử lý, phát hành và quản trị văn bản điện tử .
+ Xây dựng cơ sở đữ liệu để quản lý tài liệu lưu trữ và ship hàng khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo Quyết định 458 / QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng nhà nước .

Ba là, tổ chức thực hiện có hiệu quả hơn nữa các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ.

Đây là những giải pháp tương quan trực tiếp đến hoạt động giải trí VT-LT của Nhà trường để tổ chức triển khai thực thi có hiệu suất cao hơn nữa những nhiệm vụ VT-LT đơn cử là :
– Phải tích cực, dữ thế chủ động, nghĩa vụ và trách nhiệm hơn nữa trong việc làm xử lý công văn, tài liệu hằng ngày, bảo vệ xử lý nhanh gọn, bảo đảm an toàn, hiệu suất cao ; những ngày nghỉ, giờ nghỉ, văn thư nhận được công văn, tài liệu đến, phải kịp thời báo cáo giải trình Hiệu trưởng để xử lý, bảo vệ thời hạn lao lý .
– Tổ chức, cá thể được giao xử lý văn bản đến phải hoàn thành xong việc làm đúng thời hạn đã pháp luật hoặc theo quan điểm chỉ huy của người có thẩm quyền ; trường hợp xét thấy không hề triển khai xong việc làm thì phải báo cáo giải trình người có thẩm quyền để kịp thời giải quyết và xử lý .

Bốn là, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư – lưu trữ.

Trước sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của cách mạng công nghiệp 4.0, nhất là công nghệ thông tin, Trường Phổ thông – Đại học Hà Tĩnh cần tăng cường hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT nhằm đáp ứng nhu cầu kịp thời, chính xác, khoa học, bảo đảm bí mật trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế và công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước.

– Nhà trường cần thực thi những bước nhiệm vụ để chuyển tài liệu giấy sang dạng điện tử nhằm mục đích dữ gìn và bảo vệ, bảo hiểm tài liệu được tốt hơn và thuận tiện trong việc số hóa tài liệu lưu trữ .

– Tổ chức các lớp tập huấn về sử dụng phần mềm chuyên dụng, về nền tảng kiến thức tin học cho các cán bộ làm công tác VT-LT trong Nhà trường để nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT của đơn vị.

3. Kết luận

Qua đó, tất cả chúng ta thấy rằng, VT-LT là một bộ phận không hề thiếu trong hoạt động giải trí của mỗi Nhà trường và đó là việc làm của cả tập thể chứ không riêng một cá thể nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những bước tiến dài, rất cần sự đổi khác nhận thức của toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên cấp dưới của Trường. Vì vậy, mỗi tổ chức triển khai, cá thể trong trường Phổ thông – Đại học thành phố Hà Tĩnh phải luôn hoạt động, tăng trưởng triển khai xong mình ; cụ thể hóa phương pháp triển khai những giải pháp tương thích nhằm mục đích đưa công tác VT-LT của Nhà trường vào nề nếp và góp thêm phần tích cực tổ chức triển khai tiến hành thực thi trách nhiệm chính trị và nâng cao hiệu lực hiện hành, hiệu suất cao quản trị của đơn vị chức năng .

Tác giả: Tiến sĩ Nguyễn Thị Thanh Tâm – Hiệu trưởng Trường TH, THCS, THPT – Đại học Hà Tĩnh

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2