Hướng dẫn sắp xếp lưu trữ hồ sơ tài liệu gọn gàng và khoa học

Nếu bạn là dân văn phòng thì chắc không còn xa lạ gì với những tủ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp. Đây là những nơi giúp lưu trữ hồ sơ, tài liệu, giúp bảo quản dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nếu một ngày nào đó mà trong tủ tài liệu lại có rất nhiều hồ sơ, khiến cho việc lưu trữ khó khăn hơn. Vậy làm cách nào có thể giải quyết được những vấn đề đó. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu bài viết này để có thêm những cách sắp xếp và lưu trữ những bộ hồ sơ, tài liệu một cách hiệu quả nhất.

1. Phân loại hồ sơ và tài liệu

Các doanh nghiệp lúc bấy giờ có rất nhiều những loại hồ sơ tài liệu khác nhau, gồm có những loại chính sau :

– Tài liệu và các loại giấy tờ hành chính của công ty: Thường bao gồm các loại giấy tờ pháp luật, hồ sơ doanh nghiệp (giấy phép KD, giấy đăng ký DN,…), Các loại giấy tờ báo cáo thống kê, tài liệu hồ sơ mua bán thiết bị cho doanh nghiệp và một số loại giấy tờ, văn bản khác.

– Hồ sơ nhân sự: gồm những giấy tờ liên quan đến toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, hợp đồng lao động, giấy tờ về lương, bảo hiểm,…

– Tài liệu trong hoạt động kinh doanh và sản xuất: gồm tất cả những tài liệu liên quan đến kinh doanh của doanh nghiệp, giấy tờ về hoạt động thương mại, kế hoạch hằng năm,…

– Tài liệu về giấy tờ về tài chính, kế toán:  gồm các loại giấy tờ về kế toán tài chính, kế toán thu chi, chứng từ, hóa đơn,…

– Một số loại văn bản, tài liệu khác của doanh nghiệp

Việc phân loại hồ sơ và doanh nghiệp sẽ giúp bạn thuận tiện sắp xếp và lưu trữ một cách hiệu suất cao hơn. Thuận tiện hơn trong việc dữ gìn và bảo vệ và tìm kiếm sau này nếu cần. Để phân liệu một cách hiệu suất cao thì cần 1 số ít vật dụng lưu trữ như tủ, những loại file, bìa tài liệu, thuận tiện hơn trong dữ gìn và bảo vệ .

Để hoàn toàn có thể lựa chọn được những loại tủ hồ sơ tương thích, bạn hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm phần sau đây !

2. Lựa chọn tủ lưu trữ hồ sơ thích hợp

Hầu hết những doanh nghiệp đều lựa chọn loại tủ đứng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu. Bạn hoàn toàn có thể xem xét lựa chọn những loại tủ hồ sơ tương thích với khoảng trống và diện tích quy hoạnh của văn phòng .

Phân loại những loại tủ theo vật liệu thì thường có :

– Tủ vật liệu gỗ công nghiệp

– Tủ vật liệu gỗ tự nhiên

– Tủ chất liệu sắt

– Tủ hồ sơ nhôm kính

Tùy vào nhu yếu của doanh nghiệp mà bạn hoàn toàn có thể lựa chọn những loại tủ sao cho tương thích. Đối với vật liệu của tủ hồ sơ không tác động ảnh hưởng quá nhiều đến hiệu suất cao của việc lưu trữ hồ sơ và tài liệu. Chủ yếu ảnh hưởng tác động đến độ bền và yếu tố nghệ thuật và thẩm mỹ .

Bạn nên tận dụng tối đa diện tích quy hoạnh của văn phòng để hoàn toàn có thể lựa chọn được kích cỡ tủ tương thích nhất, giúp thuận tiện cho việc lưu trữ mà không quá chiếm diện tích quy hoạnh .

Nên lựa chọn loại tủ có nhiều ngăn và mỗi ngăn có size tương thích những những tài liệu mà bạn dự trù lưu trữ ở đây .

Loại tủ có bề mặt kính thường được lựa chọn thông dụng, vì bạn có để thuận tiện nhìn thấy bên trong đang lưu trữ những loại hồ sơ nào, giúp thuận tiện hơn trong việc sắp xếp và di tán chúng. Một điều quan tâm nữa là nên sử dụng mảnh giấy nhỏ để ghi chú, phân loại hồ sơ / tài liệu ở những ngăn khác nhau .

3. Sắp xếp và lưu trữ hồ sơ

Để hoàn toàn có thể sắp xếp được số lượng lớn những hồ sơ, tài liệu một cách khoa học, bạn hoàn toàn có thể vận dụng những cách sau :

– Sắp xếp theo thời hạn của tài liệu / hồ sơ : dựa theo những mốc thời hạn của tuần, tháng hay quý để hoàn toàn có thể phân loại nhỏ những loại hồ sơ. Việc này sẽ giúp bạn thuận tiện hơn trong việc tìm kiếm sau này .

– Sắp xếp theo loại hồ sơ : Như chúng tôi đã liệt kê ở trên, với những loại hồ sơ khác nhau bạn hoàn toàn có thể lựa chọn phân loại theo đặc thù của những loại hồ sơ .

– Sắp xếp theo thứ tự bảng vần âm : cách này cũng tựa như như sắp xếp theo thời hạn. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn sắp xếp từ A, B, C, … theo tên từng loại hồ sơ. Việc này yên cầu bạn phải thuộc được những tên phân loại hồ sơ và những đặc thù của những loại đó .

Tiếp theo là cần lưu trữ những loại sách vở và tổng hợp chúng lại với nhau : Các loại sách vở lúc bấy giờ thường được tổng hợp vào những bìa, file, bìa còng đựng tài liệu, … Nó giấy dữ gìn và bảo vệ sách vở hiệu suất cao, tránh những nét nhăn, quăn góc, tránh bị rách nát sách vở, hạn chế được việc tiếp xúc với nhiệt độ và nhiệt độ .

Để cẩn trọng hơn trong việc lưu trữ, thường thì những file gốc của những tài liệu sẽ được lưu trữ trên những đám mây. Bạn hoàn toàn có thể lựa chọn lưu trữ trên những ổ đĩa cứng, trên google drive hoặc trên OneDrive .

Phần kết

Bài viết trên đây, chúng tôi đã hướng dẫn bạn những cách lưu trữ và bảo quản hồ sơ/ tài liệu một cách hiệu quả. Bạn có thể ứng dụng thực tế cho doanh nghiệp của mình để đem lại hiệu quả nhé!

Source: https://vh2.com.vn
Category: Lưu Trữ VH2