Nội dung công tác lưu trữ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (523.53 KB, 16 trang )

CÔNG TÁC LƯU TRỮ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
TS. GVC. Nguyễn Lệ Nhung
TS. GVC. Nguyễn Lệ Nhung
DĐ: 091.258.1997
DĐ: 091.258.1997
NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức
quan, tổ chức
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
2
2
. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ

làm công tác lưu trữ

1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức
quan, tổ chức

Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực
Trong một quốc gia, một cơ quan, tổ chức, để thực
hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn
hiện hiệu quả một nhiệm vụ nào đó có tính dài hạn
cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ
cần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộ
phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho
phận chuyên trách có nhiệm vụ tham mưu tư vấn cho
lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế
lãnh đạo thực hiện các công việc như: xây dựng kế
hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên
hoạch phát triển ngắn hạn, dài hạn về lĩnh vực chuyên
môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các
môn; thực hiện các nghiệp chuyên môn; đề xuất các
giải pháp phát triển trong thời gian tới.
giải pháp phát triển trong thời gian tới.
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
làm công tác lưu trữ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
1.1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ
quan, tổ chức

quan, tổ chức
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là
Công tác lưu trữ là một mặt hoạt động cơ bản, là
nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ
nhiệm vụ quan trọng của tất cả các cơ quan, tổ
chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ,
chức. Vì vậy, để thực hiện tốt công tác lưu trữ,
trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên
trong mỗi cơ quan, tổ chức cần có bộ phận chuyên
trách làm công tác lưu trữ.
trách làm công tác lưu trữ.
Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có trách
nhiệm tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo cơ
quan trong việc:

–
–
Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài
Xây dựng kế hoạch phát triển ngắn hạn, dài
hạn công tác lưu trữ;
hạn công tác lưu trữ;

– Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ
– Soạn thảo những văn bản chỉ đạo nghiệp vụ
lưu trữ trong cơ quan;
lưu trữ trong cơ quan;

– Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; tư vấn
– Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể; tư vấn
cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho

cho lãnh đạo về việc đầu tư trang thiết bị, kho
tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các
tàng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ; làm các
báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ
báo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơ
quan và những đóng góp của công tác lưu trữ
quan và những đóng góp của công tác lưu trữ
đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
đối với sự phát triển của cơ quan, của ngành…
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan
Cán bộ làm công tác lưu trữ trong các cơ quan
cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về
cần có nghiệp vụ chuyên môn nhất định về
công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận
công tác lưu trữ. Ở các cơ quan có bộ phận
làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm
làm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làm
nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
nghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của
Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận
Trưởng phòng Lưu trữ, ở các cơ quan bộ phận
lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu
lưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịu
sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ

sự chỉ đạo trực tiếp của tránh văn phòng cơ
quan.
quan.

1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
1. Tổ chức bộ máy và nhân sự
làm công tác lưu trữ
làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
1.2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư.
Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm
Công tác văn thư là nơi đăng ký, lưu trữ và phục vụ tra tìm
tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc
tài liệu khi công việc phản ánh trong tài liệu chưa kết thúc
hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được
hoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới được
chuyển vào lưu trữ.
chuyển vào lưu trữ.

Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu
Công tác văn thư làm tốt sẽ góp phần thúc đẩy công tác lưu
trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ
trữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số cơ quan nhỏ
người ta thường bố trí cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm.
người ta thường bố trí cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm.
Tuy nhiên, cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm không thể

Tuy nhiên, cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm không thể
đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.
đầu tư nhiều thời gian cho công tác lưu trữ.

Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc
Các cơ quan, tổ chức tùy thuộc vào mức độ công việc
của cơ quan để bố trí nhân sự phù hợp.
của cơ quan để bố trí nhân sự phù hợp.

Cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo
Cần lưu ý công tác lưu trữ chỉ thực hiện tốt, đảm bảo
việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt
việc cung cấp thông tin quá khứ chất lượng cho hoạt
động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách
động quản lý của lãnh đạo khi cán bộ chuyên trách
công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức
công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn phù hợp, tức
là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng
là được đào tạo trong các trường trung cấp, cao đẳng
hoặc đại học đúng chuyên ngành.
hoặc đại học đúng chuyên ngành.
2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ
những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý
nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ
nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ

thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những
thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những
vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn
vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn
quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp
quốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm pháp
luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý
luật của ngành góp phần tạo một hành lang pháp lý
cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng
cho việc triển khai thực hiện các chủ trương của Đảng
và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát
và chính sách của nhà nước về việc quản lý và phát
triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
triển ngành lưu trữ đồng thời hệ thống văn bản đó
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu
cũng góp phần thực hiện thống nhất về nghiệp vụ lưu
trữ trong phạm vi toàn quốc.
trữ trong phạm vi toàn quốc.

Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là
Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ là
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001
được Quốc hội
được Quốc hội
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua
nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua
ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước
ngày 04 tháng 4 năm 2001 và được Chủ tịch nước
công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15

công bố bằng Lệnh số: 03/2001/L/CTN ngày 15
tháng 4 năm 2001.
tháng 4 năm 2001.

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra đời có sự kế thừa
Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 ra đời có sự kế thừa
nội dung của những văn bản được ban hành trước đó
nội dung của những văn bản được ban hành trước đó
có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như:
có hiệu lực pháp lý trong thời gian dài như:
Nghị định
Nghị định
142-CP của Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9
142-CP của Hội đồng Chính phủ ngày 28 tháng 9
năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn
năm 1963 ban hành Điều lệ về công tác công văn
giấy tờ và công tác lưu trữ.
giấy tờ và công tác lưu trữ.
Pháp lệnh ra đời trên cơ
Pháp lệnh ra đời trên cơ
sở sửa đổi, bổ sung
sở sửa đổi, bổ sung
Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ
Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ
quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982
quốc gia do Hội đồng Bộ trưởng ban hành năm 1982
.
.

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày
08/4/2004 về công tác văn thư và nghị định số
08/4/2004 về công tác văn thư và nghị định số
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
111/2004/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia.
Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư
Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thư
lưu trữ mới được ban hành.
lưu trữ mới được ban hành.

Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và
Để thực hiện các điều quy định trong Pháp lệnh và
các Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn
các Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các
thư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và ban hành các
Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
Thông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hành
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị
một số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghị
định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc
định. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ
thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ
chức từ trung ương tới địa phương.
chức từ trung ương tới địa phương.
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ
3. Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ

– Thu thập, bổ sung tài liệu;
– Thu thập, bổ sung tài liệu;
– Xác định giá trị tài liệu;
– Xác định giá trị tài liệu;
– Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
– Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ;
– Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
– Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu;
– Chỉnh lý tài liệu;
– Chỉnh lý tài liệu;
– Tổ chức bảo quản tài liệu;
– Tổ chức bảo quản tài liệu;
– Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
– Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu;
– Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.
– Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ.

Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ
Việc thực hiện thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ
quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm
quan, tổ chức đã được quy định trong các văn bản quy phạm
pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
pháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ.
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ
4. Kiểm tra, đánh giá về công tác lưu trữ

Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ
Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ
chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của NN

chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của NN
về một ngành, một lĩnh vực nhất định.
về một ngành, một lĩnh vực nhất định.

Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình
Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình
công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành
công việc được xem xét trong một thời gian hoàn thành
nhất định.
nhất định.

Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một
Kiểm tra, đánh giá được thực hiện sau khi kết thúc một
công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có được
công việc, một sự vật hiện tượng vừa xảy ra để có được
những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận đó có
những kết luận chuẩn xác hoặc kiểm tra kết luận đó có
đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không.
đúng với thực tế sự vật, hiện tượng hay không.

Trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính là
Trong lĩnh vực quản lý nhà nước thì mục đích chính là
kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
kiểm tra việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật,
các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ
các văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại các cơ
quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.
quan thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản đó.

Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra

Kiểm tra, đánh giá trong lưu trữ là tiến hành kiểm tra
các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng
các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản hướng
dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo
về công tác lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức theo
một thời gian thực hiện nhất định.
một thời gian thực hiện nhất định.

Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan
Để thực hiện việc kiểm tra, đánh giá, các cơ quan
thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường
thường áp dụng các cách thức như: Kiểm tra thường
xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra
xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm tra
qua các báo cáo bằng văn bản.
qua các báo cáo bằng văn bản.
Nội dung của công tác kiểm tra
Nội dung của công tác kiểm tra

Kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan,
Kiểm tra về tổ chức công tác lưu trữ tại cơ quan,
trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ
trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữ
trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại
trong cơ quan, trang thiết bị bảo quản tài liệu tại
lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ cơ quan và việc thực hiện các nghiệp vụ
lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà

lưu trữ theo những quy định, hướng dẫn của nhà
nước.
nước.

Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá
Từ đó tổng hợp kết quả đưa ra những đánh giá
chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn
chính xác về sự phát triển ngành lưu trữ trong toàn
quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch
quốc đồng thời xây dựng phương án, kế hoạch
khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích
khắc phục những tồn tại hạn chế nhằm mục đích
xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững
xây dựng một ngành lưu trữ phát triển bền vững
đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với
đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu xã hội đặt ra với
ngành lưu trữ
ngành lưu trữ
.
.

Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ
Bộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơ
quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ
quan có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại các cơ
quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác
quan, đơn vị ngang cấp hoặc thực hiện công tác
kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo
kiểm tra đối với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáo
với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng

với cơ quan chủ quản hoặc lãnh đạo cơ quan cùng
cấp.
cấp.

Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm
Ở mỗi cơ quan, tổ chức bộ phận làm công tác kiểm
tra, đánh giá về công tác lưu trữ thường là bộ phận
tra, đánh giá về công tác lưu trữ thường là bộ phận
thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng
thanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòng
quy định.
quy định.
làm công tác lưu trữ1. 1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ1. 1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơquan, tổ chứcquan, tổ chứcTrong một vương quốc, một cơ quan, tổ chức triển khai, để thựcTrong một vương quốc, một cơ quan, tổ chức triển khai, để thựchiện hiệu suất cao một trách nhiệm nào đó có tính dài hạnhiện hiệu suất cao một trách nhiệm nào đó có tính dài hạncần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộcần phải có bộ phân chuyên trách làm công tác đó. Bộphận chuyên trách có trách nhiệm tham mưu tư vấn chophận chuyên trách có trách nhiệm tham mưu tư vấn cholãnh đạo thực thi những việc làm như : thiết kế xây dựng kếlãnh đạo triển khai những việc làm như : kiến thiết xây dựng kếhoạch tăng trưởng thời gian ngắn, dài hạn về nghành chuyênhoạch tăng trưởng thời gian ngắn, dài hạn về nghành nghề dịch vụ chuyênmôn ; thực thi những nghiệp trình độ ; đề xuất kiến nghị cácmôn ; thực thi những nghiệp trình độ ; đề xuất kiến nghị cácgiải pháp tăng trưởng trong thời hạn tới. giải pháp tăng trưởng trong thời hạn tới. 1. Tổ chức cỗ máy và nhân sự1. Tổ chức cỗ máy và nhân sựlàm công tác lưu trữlàm công tác lưu trữ1. 1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơ1. 1 Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ trong cơquan, tổ chứcquan, tổ chứcCông tác lưu trữ là một mặt hoạt động giải trí cơ bản, làCông tác lưu trữ là một mặt hoạt động giải trí cơ bản, lànhiệm vụ quan trọng của tổng thể những cơ quan, tổnhiệm vụ quan trọng của tổng thể những cơ quan, tổchức. Vì vậy, để thực thi tốt công tác lưu trữ, chức. Vì vậy, để triển khai tốt công tác lưu trữ, trong mỗi cơ quan, tổ chức triển khai cần có bộ phận chuyêntrong mỗi cơ quan, tổ chức triển khai cần có bộ phận chuyêntrách làm công tác lưu trữ. trách làm công tác lưu trữ. Bộ phận lưu trữ trong cơ quan có tráchnhiệm tư vấn, tham mưu cho chỉ huy cơquan trong việc : Xây dựng kế hoạch tăng trưởng thời gian ngắn, dàiXây dựng kế hoạch tăng trưởng thời gian ngắn, dàihạn công tác lưu trữ ; hạn công tác lưu trữ ; – Soạn thảo những văn bản chỉ huy nhiệm vụ – Soạn thảo những văn bản chỉ huy nghiệp vụlưu trữ trong cơ quan ; lưu trữ trong cơ quan ; – Thực hiện những nhiệm vụ lưu trữ đơn cử ; tư vấn – Thực hiện những nhiệm vụ lưu trữ đơn cử ; tư vấncho chỉ huy về việc góp vốn đầu tư trang thiết bị, khocho chỉ huy về việc góp vốn đầu tư trang thiết bị, khotàng cho việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ ; làm cáctàng cho việc dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ ; làm cácbáo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơbáo cáo tổng kết về công tác lưu trữ của cơquan và những góp phần của công tác lưu trữquan và những góp phần của công tác lưu trữđối với sự tăng trưởng của cơ quan, của ngành … so với sự tăng trưởng của cơ quan, của ngành … 1. Tổ chức cỗ máy và nhân sự1. Tổ chức cỗ máy và nhân sựlàm công tác lưu trữlàm công tác lưu trữ1. 2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ1. 2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữCán bộ làm công tác lưu trữ trong những cơ quanCán bộ làm công tác lưu trữ trong những cơ quancần có nhiệm vụ trình độ nhất định vềcần có nhiệm vụ trình độ nhất định vềcông tác lưu trữ. Ở những cơ quan có bộ phậncông tác lưu trữ. Ở những cơ quan có bộ phậnlàm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làmlàm công tác lưu trữ độc lập thì cán bộ làmnghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ huy trực tiếp củanghiệp vụ lưu trữ chịu sự chỉ huy trực tiếp củaTrưởng phòng Lưu trữ, ở những cơ quan bộ phậnTrưởng phòng Lưu trữ, ở những cơ quan bộ phậnlưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịulưu trữ thuộc văn phòng thì cán bộ lưu trữ chịusự chỉ huy trực tiếp của tránh văn phòng cơsự chỉ huy trực tiếp của tránh văn phòng cơquan. quan. 1. Tổ chức cỗ máy và nhân sự1. Tổ chức cỗ máy và nhân sựlàm công tác lưu trữlàm công tác lưu trữ1. 2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ1. 2 Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữCông tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Công tác lưu trữ có quan hệ mật thiết với công tác văn thư. Công tác văn thư là nơi ĐK, lưu trữ và Giao hàng tra tìmCông tác văn thư là nơi ĐK, lưu trữ và Giao hàng tra tìmtài liệu khi việc làm phản ánh trong tài liệu chưa kết thúctài liệu khi việc làm phản ánh trong tài liệu chưa kết thúchoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới đượchoặc kết thúc chưa được một năm, sau đó tài liệu mới đượcchuyển vào lưu trữ. chuyển vào lưu trữ. Công tác văn thư làm tốt sẽ góp thêm phần thôi thúc công tác lưuCông tác văn thư làm tốt sẽ góp thêm phần thôi thúc công tác lưutrữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong 1 số ít cơ quan nhỏtrữ làm tốt và ngược lại. Vì vậy trong một số ít cơ quan nhỏngười ta thường sắp xếp cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm. người ta thường sắp xếp cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm. Tuy nhiên, cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm không thểTuy nhiên, cán bộ văn thư – lưu trữ kiêm nhiệm không thểđầu tư nhiều thời hạn cho công tác lưu trữ. góp vốn đầu tư nhiều thời hạn cho công tác lưu trữ. Các cơ quan, tổ chức triển khai tùy thuộc vào mức độ công việcCác cơ quan, tổ chức triển khai tùy thuộc vào mức độ công việccủa cơ quan để sắp xếp nhân sự tương thích. của cơ quan để sắp xếp nhân sự tương thích. Cần quan tâm công tác lưu trữ chỉ thực thi tốt, đảm bảoCần quan tâm công tác lưu trữ chỉ triển khai tốt, đảm bảoviệc cung ứng thông tin quá khứ chất lượng cho hoạtviệc cung ứng thông tin quá khứ chất lượng cho hoạtđộng quản trị của chỉ huy khi cán bộ chuyên tráchđộng quản trị của chỉ huy khi cán bộ chuyên tráchcông tác lưu trữ có trình độ trình độ tương thích, tứccông tác lưu trữ có trình độ trình độ tương thích, tứclà được huấn luyện và đào tạo trong những trường tầm trung, cao đẳnglà được huấn luyện và đào tạo trong những trường tầm trung, cao đẳnghoặc ĐH đúng chuyên ngành. hoặc ĐH đúng chuyên ngành. 2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật và2. Ban hành những văn bản quy phạm pháp luật vànhững văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữnhững văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữCông tác lưu trữ là một nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí quản lýCông tác lưu trữ là một nghành hoạt động giải trí quản lýnhà nước. Để thực thi tốt công tác lưu trữ cần có hệnhà nước. Để thực thi tốt công tác lưu trữ cần có hệthống văn bản quy phạm pháp luật lao lý nhữngthống văn bản quy phạm pháp luật lao lý nhữngvấn đề quản trị về công tác lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi toànvấn đề quản trị về công tác lưu trữ trong khoanh vùng phạm vi toànquốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm phápquốc gia. Hệ thống những văn bản quy phạm phápluật của ngành góp thêm phần tạo một hành lang pháp lýluật của ngành góp thêm phần tạo một hành lang pháp lýcho việc tiến hành thực thi những chủ trương của Đảngcho việc tiến hành thực thi những chủ trương của Đảngvà chủ trương của nhà nước về việc quản trị và phátvà chủ trương của nhà nước về việc quản trị và pháttriển ngành lưu trữ đồng thời mạng lưới hệ thống văn bản đótriển ngành lưu trữ đồng thời mạng lưới hệ thống văn bản đócũng góp thêm phần thực thi thống nhất về nhiệm vụ lưucũng góp thêm phần thực thi thống nhất về nhiệm vụ lưutrữ trong khoanh vùng phạm vi toàn nước. trữ trong khoanh vùng phạm vi toàn nước. Văn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ làVăn bản có giá trị cao nhất trong ngành lưu trữ làPháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001P háp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 được Quốc hộiđược Quốc hộinước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông quanước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông quangày 04 tháng 4 năm 2001 và được quản trị nướcngày 04 tháng 4 năm 2001 và được quản trị nướccông bố bằng Lệnh số : 03/2001 / L / CTN ngày 15 công bố bằng Lệnh số : 03/2001 / L / CTN ngày 15 tháng 4 năm 2001. tháng 4 năm 2001. Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 sinh ra có sự kế thừaPháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001 sinh ra có sự kế thừanội dung của những văn bản được phát hành trước đónội dung của những văn bản được phát hành trước đócó hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý trong thời hạn dài như : có hiệu lực thực thi hiện hành pháp lý trong thời hạn dài như : Nghị địnhNghị định142-CP của Hội đồng nhà nước ngày 28 tháng 9142 – CP của Hội đồng nhà nước ngày 28 tháng 9 năm 1963 phát hành Điều lệ về công tác công vănnăm 1963 phát hành Điều lệ về công tác công văngiấy tờ và công tác lưu trữ. sách vở và công tác lưu trữ. Pháp lệnh sinh ra trên cơPháp lệnh sinh ra trên cơsở sửa đổi, bổ sungsở sửa đổi, bổ sungPháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữPháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữquốc gia do Hội đồng Bộ trưởng phát hành năm 1982 vương quốc do Hội đồng Bộ trưởng phát hành năm 1982N ghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP của nhà nước ngàyNghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP của nhà nước ngày08 / 4/2004 về công tác văn thư và nghị định số08 / 4/2004 về công tác văn thư và nghị định số111 / 2004 / NĐ-CP của nhà nước lao lý chi tiết cụ thể thi111 / 2004 / NĐ-CP của nhà nước pháp luật cụ thể thihành 1 số ít điều của Pháp lệnh Lưu trữ vương quốc. hành 1 số ít điều của Pháp lệnh Lưu trữ vương quốc. Đây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thưĐây là hai văn bản quan trọng trong công tác văn thưlưu trữ mới được phát hành. lưu trữ mới được phát hành. Để triển khai những điều pháp luật trong Pháp lệnh vàĐể triển khai những điều pháp luật trong Pháp lệnh vàcác Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Văncác Nghị định trên Nhà nước, Bộ Nội vụ và Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và phát hành cácthư và Lưu trữ nhà nước đã biên soạn và phát hành cácThông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hànhThông tư, Quyết định, Công văn hướng dẫn thi hànhmột số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghịmột số điều, mục, khoản trong Pháp lệnh và Nghịđịnh. Những văn bản đó góp thêm phần thống nhất việcđịnh. Những văn bản đó góp thêm phần thống nhất việcthực hiện những nhiệm vụ lưu trữ trong những cơ quan, tổthực hiện những nhiệm vụ lưu trữ trong những cơ quan, tổchức từ TW tới địa phương. chức từ TW tới địa phương. 3. Thực hiện những nhiệm vụ lưu trữ3. Thực hiện những nhiệm vụ lưu trữ – Thu thập, bổ trợ tài liệu ; – Thu thập, bổ trợ tài liệu ; – Xác định giá trị tài liệu ; – Xác định giá trị tài liệu ; – Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ ; – Thống kê và kiểm tra trong lưu trữ ; – Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu ; – Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu ; – Chỉnh lý tài liệu ; – Chỉnh lý tài liệu ; – Tổ chức dữ gìn và bảo vệ tài liệu ; – Tổ chức dữ gìn và bảo vệ tài liệu ; – Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ; – Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu ; – Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. – Ứng dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ. Việc triển khai thống nhất những nhiệm vụ lưu trữ trong những cơViệc triển khai thống nhất những nhiệm vụ lưu trữ trong những cơquan, tổ chức triển khai đã được lao lý trong những văn bản quy phạmquan, tổ chức triển khai đã được pháp luật trong những văn bản quy phạmpháp luật và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ. pháp lý và những văn bản hướng dẫn về công tác lưu trữ. 4. Kiểm tra, nhìn nhận về công tác lưu trữ4. Kiểm tra, nhìn nhận về công tác lưu trữKiểm tra, nhìn nhận là khâu then chốt giúp những cơ quan, tổKiểm tra, nhìn nhận là khâu then chốt giúp những cơ quan, tổchức nắm được tình hình triển khai những pháp luật của NNchức nắm được tình hình thực thi những lao lý của NNvề một ngành, một nghành nhất định. về một ngành, một nghành nhất định. Kiểm tra, nhìn nhận là bước sau cuối của một quy trìnhKiểm tra, nhìn nhận là bước ở đầu cuối của một quy trìnhcông việc được xem xét trong một thời hạn hoàn thànhcông việc được xem xét trong một thời hạn hoàn thànhnhất định. nhất định. Kiểm tra, nhìn nhận được thực thi sau khi kết thúc mộtKiểm tra, nhìn nhận được triển khai sau khi kết thúc mộtcông việc, một sự vật hiện tượng kỳ lạ vừa xảy ra để có đượccông việc, một sự vật hiện tượng kỳ lạ vừa xảy ra để có đượcnhững Tóm lại chuẩn xác hoặc kiểm tra Tóm lại đó cónhững Tóm lại chuẩn xác hoặc kiểm tra Tóm lại đó cóđúng với trong thực tiễn sự vật, hiện tượng kỳ lạ hay không. đúng với trong thực tiễn sự vật, hiện tượng kỳ lạ hay không. Trong nghành quản trị nhà nước thì mục tiêu chính làTrong nghành quản trị nhà nước thì mục tiêu chính làkiểm tra việc thực thi những văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra việc triển khai những văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại những cơcác văn bản hướng dẫn của cơ quan chủ quản tại những cơquan thuộc khoanh vùng phạm vi kiểm soát và điều chỉnh của những văn bản đó. quan thuộc khoanh vùng phạm vi kiểm soát và điều chỉnh của những văn bản đó. Kiểm tra, nhìn nhận trong lưu trữ là thực thi kiểm traKiểm tra, nhìn nhận trong lưu trữ là thực thi kiểm tracác văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản hướngcác văn bản quy phạm pháp luật, những văn bản hướngdẫn nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcdẫn nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nướcvề công tác lưu trữ trong những cơ quan, tổ chức triển khai theovề công tác lưu trữ trong những cơ quan, tổ chức triển khai theomột thời hạn triển khai nhất định. một thời hạn triển khai nhất định. Để thực thi việc kiểm tra, nhìn nhận, những cơ quanĐể thực thi việc kiểm tra, nhìn nhận, những cơ quanthường vận dụng những phương pháp như : Kiểm tra thườngthường vận dụng những phương pháp như : Kiểm tra thườngxuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm traxuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, kiểm traqua những báo cáo giải trình bằng văn bản. qua những báo cáo giải trình bằng văn bản. Nội dung của công tác kiểm traNội dung của công tác kiểm traKiểm tra về tổ chức triển khai công tác lưu trữ tại cơ quan, Kiểm tra về tổ chức triển khai công tác lưu trữ tại cơ quan, trình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữtrình độ và số lượng cán bộ làm công tác lưu trữtrong cơ quan, trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu tạitrong cơ quan, trang thiết bị dữ gìn và bảo vệ tài liệu tạilưu trữ cơ quan và việc thực thi những nghiệp vụlưu trữ cơ quan và việc triển khai những nghiệp vụlưu trữ theo những lao lý, hướng dẫn của nhàlưu trữ theo những lao lý, hướng dẫn của nhànước. nước. Từ đó tổng hợp tác dụng đưa ra những đánh giáTừ đó tổng hợp tác dụng đưa ra những đánh giáchính xác về sự tăng trưởng ngành lưu trữ trong toànchính xác về sự tăng trưởng ngành lưu trữ trong toànquốc đồng thời kiến thiết xây dựng giải pháp, kế hoạchquốc đồng thời kiến thiết xây dựng giải pháp, kế hoạchkhắc phục những sống sót hạn chế nhằm mục đích mục đíchkhắc phục những sống sót hạn chế nhằm mục đích mục đíchxây dựng một ngành lưu trữ tăng trưởng bền vữngxây dựng một ngành lưu trữ tăng trưởng bền vữngđáp ứng được vừa đủ những nhu yếu xã hội đặt ra vớiđáp ứng được rất đầy đủ những nhu yếu xã hội đặt ra vớingành lưu trữngành lưu trữBộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơBộ phận thanh tra, pháp chế hoặc văn phòng cơquan hoàn toàn có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại những cơquan hoàn toàn có thể kiểm tra công tác lưu trữ tại những cơquan, đơn vị chức năng ngang cấp hoặc thực thi công tácquan, đơn vị chức năng ngang cấp hoặc thực thi công táckiểm tra so với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáokiểm tra so với cơ quan cấp dưới, sau đó báo cáovới cơ quan chủ quản hoặc chỉ huy cơ quan cùngvới cơ quan chủ quản hoặc chỉ huy cơ quan cùngcấp. cấp. Ở mỗi cơ quan, tổ chức triển khai bộ phận làm công tác kiểmỞ mỗi cơ quan, tổ chức triển khai bộ phận làm công tác kiểmtra, nhìn nhận về công tác lưu trữ thường là bộ phậntra, nhìn nhận về công tác lưu trữ thường là bộ phậnthanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòngthanh tra, pháp chế hoặc do lãnh đạo văn phòngquy định. lao lý .

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2