Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ và những vấn đề cần nghiên cứu

ThS. Lê Nguyên Ngọc
Trung tâm Lưu trữ quốc gia I

Tài liệu lưu trữ là những sản phẩm vật chất rất dễ bị xâm hại và hư hỏng, mặc dầu chúng có được cấu thành từ bất kể vật liệu gì đi nữa thì những yếu tố khách quan như : Acid, tia cực tím, nhiệt độ, nhiệt độ, sự xâm nhập của côn trùng nhỏ, nấm mốc, thảm họa tự nhiên và những tác nhân hoá học đều hoàn toàn có thể gây ra hư hại cho tài liệu. Bên cạnh đó những yếu tố chủ quan như : việc sử dụng tài liệu chưa đúng cách, dữ gìn và bảo vệ tài liệu không họp lý cũng gây ảnh hưởng tác động và làm hư hại tài liệu. Vì vậy để dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu, người làm công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ phải sử dụng kỹ năng và kiến thức của nhiều ngành tri thức khoa học, đặc biệt quan trọng là hoá học, sinh học. Ngoài ra cần chú trọng công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ phòng ngừa để tránh rủi ro tiềm ẩn huỷ hoại tự nhiên hoặc không bình thường so với tài liệu, nhằm mục đích mục tiêu lê dài tuổi thọ cho tài liệu. Do đó, tất cả chúng ta cần nghiên cứu và điều tra kỹ những tác nhân của thiên nhiên và môi trường dữ gìn và bảo vệ, tác nhân sinh học phá hoại tài liệu, kho dữ gìn và bảo vệ tài liệu, những chiêu thức dữ gìn và bảo vệ và sửa chữa thay thế tài liệu và những tiến trình và thao tác dữ gìn và bảo vệ tài liệu .
1. Nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ

1.1.  Nguyên nhân do môi trường

a ) Nhiệt độ và nhiệt độ
Nước Ta nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa gió mùa, nắng nóng, mưa nhiều nên nhiệt độ trung bình hàng năm khoảng chừng 25 ° c và nhiệt độ tương đối trên 80 % ; tuy nhiên trong 10 năm gần đây ( 2002 – 2011 ) nhiệt độ trung bình hằng năm đã tăng 25,4 ° c, nhiệt độ tương đối 80,9 % ( theo hiệu quả của Trung tâm Dự báo Khí tượng Thuỷ văn Trung ương ). Như vậy là toàn cầu ngày càng nóng lên và trở thành điều kiện kèm theo bất lợi cho công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu .
Chúng ta biết mặc dầu giấy và mực có độ bền tương đối, tuy nhiên những vật liệu khác ( bột giấy nghiền, mực làm từ acid ) sẽ hư hỏng nhanh gọn dưới môi trường tự nhiên không bảo vệ. Dù tất cả chúng ta không hề triệt tiêu mọi quy trình lão hoá của tài liệu, tuy nhiên tất cả chúng ta hoàn toàn có thể làm chậm lại đáng kể quy trình hư hỏng của tài liệu, trải qua việc tạo ra thiên nhiên và môi trường ôn hoà. Việc trấn áp nhiệt độ và nhiệt độ tương đối là một trách nhiệm khó khăn vất vả. Theo dõi nhiệt độ và nhiệt độ tương đối có ý nghĩa then chốt để trấn áp thiên nhiên và môi trường hiệu suất cao, từ đó có kế hoạch toàn diện và tổng thể về trang thiết bị và bảo vệ chống ỉại những biến hóa khí hậu hoàn toàn có thể xảy ra. Việc trấn áp thiên nhiên và môi trường rất quan trọng vì nhiệt độ, nhiệt độ tương đối không thích hợp hoàn toàn có thể hạn chế nghiêm trọng đến tuổi thọ của tài liệu hoặc kích thích sự tăng trưởng của nấm mốc, côn trùng nhỏ. Chúng ta biết rằng nhiệt độ và nhiệt độ tương đối có mối quan hệ tương tác, biến hóa trong yếu tố này, hoàn toàn có thể đưa tới đổi khác yếu tố kia. Ví dụ : ở nhiệt độ 0 ° c mỗi m3 không khí hoàn toàn có thể chứa 6 g hơi nước và ở 20 ° c sức chứa tăng lên 17 g / m3 không khí. Qua đó ta thấy rằng không khí ấm giữ nhiều nhiệt độ hơn không khí mát. Ngoài ra quy trình hư hỏng của tài liệu hoàn toàn có thể xảy ra do phản ứng hoá học, mà hầu hết là ảnh hưởng tác động của môi trường tự nhiên vì nhiệt độ, nhiệt độ làm ngày càng tăng phản ứng hoá học, gây ra sự phá huỷ của acid, phản ứng hoá học hoàn toàn có thể tăng gấp đôi nếu nhiệt độ tăng thêm 10 ° c. Ảnh hưởng giao động về nhiệt độ và nhiệt độ tương đối là mối quan ngại đến thực trạng vật lý của tài liệụ. Vì vậy tất cả chúng ta phải luôn cần duy trì một chính sách nhiệt độ, nhiệt độ tương đối không thay đổi
b ) Ảnh hưởng của bụi và khỉ hoá chất
Môi trường bên ngoài sản sinh ra bụi và khí hoá chất như khí thải của xí nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu cháy, từ những toà nhà đang thiết kế xây dựng … Bụi cũng chứa chất hấp thu khác như dioxit sunfiir ( SO2 ) trong khí quyển hoặc tài liệu thu về chưa được vệ sinh thật sạch. Bụi cũng được tạo ra từ tài liệu mục mủn hoặc những hạt nhỏ từ bêtông, xi-măng của toà nhà mới xây, những hạt bụi này có nhiều kiềm, dễ gây ra hư hỏng cho tài liệu. Nếu trong kho tàng thiếu không khí thi acid acetic hay foormaldehyl cũng được tạo ra. Ngoài ra, trong công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ tất cả chúng ta hoàn toàn có thể đã dùng một số ít loại hoá chất như Gastoxin, photoxin … để khử trùng hoặc foormaldehyl, thymol để giải quyết và xử lý nấm mốc hoặc hoá chất để khử acid thì khi nào cũng còn một dư lượng hoá chất nhất định, nếu dư lượng này quá tiêu chuẩn được cho phép thì sẽ xảy ra công dụng ngược lại so với tài liệu và người sử dụng .
Bụi và sự tai hại của chúng đối vói tài liệu : Những bụi từ bêtông, sàn kho thường gọi là hạt bụi, những hạt bụi này gây ra hư hại vật lý, đặc biệt quan trọng hoàn toàn có thể dẫn đến sự ăn mòn và làm xước tài liệu nếu như tất cả chúng ta vệ sinh không đúng cách. Bụi sinh học có chứa những bào tử nấm mốc, những bào tử này sẽ tăng trưởng nếu nhiệt độ tương đối trong kho > 70 %. Ngoài ra bụi còn lôi cuốn và chứa những sinh vật gây hại, được cho phép côn trùng nhỏ ẩn nấp và làm tổ trong thiên nhiên và môi trường bảo đảm an toàn. Bụi là nguồn dinh dưỡng quan trọng cho những sinh vật khác. Vậy bụi cũng là nguyên nhân cho côn trùng nhỏ và nấm mốc tăng trưởng .
Khí hoá chất hoàn toàn có thể là khí thải từ những dư lượng hoá chất còn lại trong công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ, ô nhiễm từ môi trường tự nhiên bên ngoài hoặc sản sinh ra từ tài liệu. Khí hoá chất gồm có : Dioxitsunflir ( S02 ), OxitNitơ ( NO ) ; Dioxitcacbon ( C02 ) ; khí ôzôn ( 03 ) .. là những chất gây ra hư hại cho tài liệu. Một số khí acid hoàn toàn có thể tạo thành acid nếu nhiệt độ trong kho quá cao. Khí ôzôn là ôxy hoá phản ứng mạnh và hoàn toàn có thể gây ra tai ương đặc biệt quan trọng với giấy tráng nhũ gelatin. Những tác nhân làm tăng ảnh hưởng tác động của khí acid là nhiệt độ, nhiệt độ cao trong môi trường tự nhiên kho, tổng thể những điều này làm tăng ảnh hưởng tác động của khí acid lên tài liệu
c ) Ánh sáng
Ánh sáng cũng góp thêm phần làm hư hỏng tài liệu, tư liệu lưu trữ. Ánh sáng hoàn toàn có thể làm suy yếu và làm giòn sợi giấy và hoàn toàn có thể làm giấy ngả màu vàng hoặc sẫm lại. Ánh sáng cũng gây ra lớp trung gian làm bạc mầu hoặc đổi màu giấy. Bất cứ sự tiếp xúc nào với ánh sáng mặc dầu chỉ trong thời hạn ngắn đều gây hại cho tài liệu. Ánh sáng thông thường được đo bằng độ lux, mặc dầu toàn bộ những bước sóng đều có hại, nhưng tia cực tím ( UV ) là có hại nhất so với tài liệu lưu trữ, vì cường độ nguồn năng lượng của nó. Tia cực tím và sóng ngắn mang đến rất nhiều biến hóa về đặc thù lý, hoá. Khi giấy bị ánh sáng có tia cực tím chiếu thì sẽ phá vỡ link gluxit và làm yếu những link khác là hiện quang hoá học .
1.2. Nguyên nhân do sinh vật
a ) Côn trùng
Côn trùng là sinh vật gây hại cho tài liệu và tư liệu với vận tốc rất nhanh ( đặc biệt quan trọng là mối ). Côn trùng không những cắn, phá tài liệu, tư liệu mà còn đào thải những chất cặn bã lên mặt phẳng tài liệu và đó cũng là nguyên nhân để nấm mốc tăng trưởng. Các loài côn trùng nhỏ thường gặp trong kho tài liệu là ba đuôi, gián, bọ cánh cứng … Côn trùng có trong kho từ 3 nguồn khác nhau : Tài liệu nhập vào kho đã có côn trùng nhỏ, côn trùng nhỏ có sẵn trong kho và từ bên ngoài xâm nhập vào. Thức ăn hầu hết của côn trùng nhỏ là vật liệu có chứa xenlulo như : giấy, vải .. Côn trùng đẻ ra trứng, sau đó tăng trưởng thành ấu trùng và thành con trưởng thành. Quá trình này trọn vẹn phụ thuộc vào vào nhiệt độ, nhiệt độ. Nếu nhiệt độ, nhiệt độ cao côn trùng nhỏ sẽ tăng trưởng một cách nhanh gọn .

b) Nấm mốc

Nấm mốc là những thể nấm rất nhỏ bé, tự sinh sống bằng cách tự hấp thụ thức ăn ở khắp nơi trên mặt phẳng của hiện vật. Sự tăng trưởng của nấm mốc nhờ vào vào 2 tác nhân : dinh dưỡng và thiên nhiên và môi trường sống. Các vật liệu có nguồn gốc hữu cơ như giấy, vải, hồ dán đều trở thành môi trường tự nhiên dinh dưỡng của nấm mốc. Nhiệt độ, nhiệt độ, ôxy có vai trò quyết định hành động đến sự xâm nhập và tăng trưởng của nấm mốc. Độ ẩm tương đối trên mặt phẳng vật liệu lớn hơn nhiệt độ tương đối trong phòng kho là tác nhân tác động ảnh hưởng đến sự tăng trưởng của nấm mốc mà nhiệt độ tương đối lại nhờ vào vào sự thông thoáng và nhiệt độ. Khi nhiệt độ tương đối > 70 % thì những bào tử nấm mốc tăng trưởng. Nhiệt độ trung bình tăng trưởng của nấm mốc là trên 22 ° c, tuy nhiên cũng có ỉoài nấm mốc tăng trưởng ở nhiệt độ, nhiệt độ cao hơn hoặc thấp hom. Ôxy cũng rất cần cho sự tăng trưởng của nấm mốc. Trong môi trường tự nhiên không có ôxy hoặc thiếu ôxy hoàn toàn có thể tránh được sự xâm hại của nấm mốc. Các bào tử nấm tản ra và phát tán trong thiên nhiên và môi trường nhờ sự lưu thông của không khí, sự vận động và di chuyển của côn trùng nhỏ …
Nấm mốc và côn trùng nhỏ có quan hệ tương tác lẫn nhau. Nấm mốc tăng trưởng được ngoài nhờ nhiệt độ, nhiệt độ thích họp còn do sự chuyển dời và chất đào thải của côn trùng nhỏ ; côn trùng nhỏ dùng bào tử nấm mốc để làm thức ăn và là nơi đẻ trứng .
2. Một số giải pháp dữ gìn và bảo vệ
2.1. Biện pháp dữ gìn và bảo vệ phòng ngừa
Bảo quản phòng ngừa là sử dụng một loạt những giải pháp để ngăn ngừa sự huỷ hoại của tự nhiên hoặc con người so với tài liệu lưu trữ, nhằm mục đích mục tiêu lê dài tuổi thọ cho chúng. Nếu như dữ gìn và bảo vệ thụ động nhằm mục đích vào những tài liệu bị hư hỏng, những thiệt hại đã được xác lập thì dữ gìn và bảo vệ phòng ngừa là ảnh hưởng tác động vào những nguyên nhân gây ra sự huỷ hoại so với tài liệu lưu trữ. Vì vậy công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ phòng ngừa là sự tiếp cận toàn diện và tổng thể hàng loạt những mô hình tài liệu, gồm có tổng thể những tác nhân hợp thành : Môi trường ( nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng, bụi, khí hoá chất .. ), tác nhân sinh học ( côn trùng nhỏ, nấm mốc, chuột .. ), cấu trúc khu vực nhà kho, quy trình dữ gìn và bảo vệ, đặc thù của giấy, con người. Trước khi kiến thiết xây dựng dữ gìn và bảo vệ phòng ngừa cần điều tra và nghiên cứu những đặc thù nêu trên .
Để kiến thiết xây dựng được chủ trương dữ gìn và bảo vệ phòng ngừa phải dựa trên những tiêu chuẩn đã được xác lập về dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn cho tài liệu lưu trữ :
a ) Đối với nhiệt độ, nhiệt độ
Đảm bảo chính sách nhiệt độ, nhiệt độ tối ưu cho từng mô hình tài liệu ( tài liệu giấy, phim, ảnh, băng ghi âm … ) trong đó nhiệt độ tương đối là yếu tố quan trọng nhất. Mỗi mô hình tài liệu đều có tiêu chuẩn riêng về chính sách nhiệt độ, nhiệt độ ví dụ : điều kiện kèm theo dữ gìn và bảo vệ tài liệu giấy là ở nhiệt độ 20 ± 2 ° c, nhiệt độ tương đối 50 ± 5 % ; phim, ảnh, băng, đĩa nhiệt độ 16 ± 2 ° c, nhiệt độ tương đối 45 ± 5 %. Nếu độ ẩm thấp làm cho tài liệu bị mất nước dẫn đến khô Giòn, ố vàng, ngược lại nhiệt độ cao > 70 % thì nấm mốc, côn trùng nhỏ tăng trưởng, những khí hoá chất dễ tạo thành những chất acid để tiến công vào tài liệu. Với tiêu chuẩn đã được xác lập, điều kiện kèm theo duy nhất so với vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa gió mùa như ở Nước Ta là phải thiết kế xây dựng kho theo đúng tiêu chuẩn và có mạng lưới hệ thống điêu hoà, hút ẩm để bảo vệ đúng chính sách nhiệt độ, nhiệt độ cho mỗi mô hình tài liệu .
b ) Đối với bụi và khí hóa chất
Nguồn gốc gây ra bụi và khí hoá chất là từ bên ngoài xâm nhập vào, từ tài liệu bị mục mủn, từ dư lượng hoá chất trong quy trình dữ gìn và bảo vệ hoặc từ nhà kho. Để hạn chế bụi và khí hoá chất làm tác động ảnh hưởng đến thực trạng vật lý tài liệu, tất cả chúng ta cần thực thi 1 số ít việc làm : tổng thể tài liệu tích lũy về trước khi nhập vào kho phải thực thi việc làm tẩy trùng và vệ sinh thật sạch đến từng hồ sơ. Tài liệu trong kho được đưa vào hộp theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hoặc được bao gói cẩn trọng. Thường xuyên sử dụng máy hút bụi để làm sạch bụi trên vỏ hộp, giá để tài liệu và bảo vệ tiêu chuẩn khí hoá chất trong kho : SO2 < 0,15 mg / m3, NO2 khoảng chừng 0, lmg / m3, C02 < 0,15 mg / m3 không khí. Vì vậy nếu sử dụng hoá chất để dữ gìn và bảo vệ tài liệu phải có thời hạn thông gió thích hợp để hạn chế dư lượng hoá chất còn lại và không vượt quá tiêu chuẩn được cho phép. Nếu mạng lưới hệ thống điều hoà không khí chưa có tính năng làm sạch không khí, thì cần sử dụng thêm mạng lưới hệ thống làm sạch không khí để vô hiệu không khí bị ô nhiễm, khử những khí hoá chất và những nguồn nhiễm bẩn khác . c ) Đối với ánh sáng Toàn bộ hư hại tài liệu do ánh sáng gây ra là sự phối hợp giữa thời lượng và cường độ tiếp xúc của tài liệu với ánh sáng. Vì vậy tất cả chúng ta cần kiểm soát và điều chỉnh ánh sáng ở mức tương thích với người sử dụng và trong thời hạn ngắn nhất được cho phép. Tốt nhất là chỉ để tài liệu tiếp xúc với ánh sáng khi có người sử dụng và thực thi việc làm trình độ. Chỉ nên thắp sáng bằng những bóng đèn có ánh sáng nóng. Nếu tọa lạc tài liệu, tuyệt đối không để ánh sáng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu và nên tọa lạc trong thời hạn tương thích. Đối với tài liệu giấy thì độ chiếu sáng lớn nhất không quá 501 ux .

d) Đối với nấm mốc

– Một là, trấn áp nguồn dinh dưỡng của nấm mốc tức là trong quy trình triển khai nhiệm vụ dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ không được phép đưa 1 số ít chất mà nấm mốc tăng trưởng được như : dầu, mỡ, glycerine .. Ngoài ra trong bụi có những chất hữu cơ, vô cơ nên nấm mốc dễ tăng trưởng và đó cũng là nguồn dinh dưỡng cho côn trùng nhỏ tăng trưởng. Vì vậy hàng loạt tài liệu phải được đưa vào hộp hoặc bao gói cẩn trọng và tiếp tục vệ sinh hộp, giá, tủ, sàn kho ; tẩy trùng cho tài liệu trước khi nhập kho .
Nguồn : Kỷ yếu hội thảo chiến lược khoa học

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2