3 Tiêu Chí Lựa Chọn Phần Mềm Lưu Trữ Hồ Sơ

Làm thế nào để lựa chọn được phần mềm lưu trữ hồ sơ phù hợp? Bài viết dưới đây sẽ chỉ ra 3 tiêu chí giúp doanh nghiệp lựa chọn được phần mềm lưu trữ hồ sơ tốt nhất.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ là việc làm vô cùng quan trong tại những doanh nghiệp bởi nó tương quan trực tiếp đến những yếu tố về dự án Bất Động Sản, hợp đồng, thống kê kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, trong thời hạn gần đây những doanh nghiệp mở màn chuyển sang chăm sóc những ứng dụng quản trị hỗ sơ lưu trữ để ship hàng tốt hơn cho việc làm .

Phần mềm lưu trữ hồ sơ là gì?

Phần mềm lưu trữ hồ sơ giúp quản lý tài liệu hiệu suất cao hơn
Phần mềm lưu trữ hồ sơ là ứng dụng giúp người dùng quản trị những hồ sơ, tài liệu trong đơn vị chức năng, tổ chức triển khai thuận tiện và hiệu suất cao hơn .
Với ứng dụng lưu trữ hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp sẽ được quản trị trên cùng một mạng lưới hệ thống thay vì bị phân tán tại nhiều nơi trong văn phòng thao tác. Nhờ vậy giúp tiết kiệm chi phí thời hạn và công sức của con người của người quản trị .
Ngày nay, ứng dụng lưu trữ hồ sơ đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm mục đích cải tổ hiệu suất trong việc tạo lập thông tin và công văn nội bộ, sắp xếp, lưu trữ và phát hành chúng dưới dạng kỹ thuật số ( những bản mềm ). Theo đó, những tài liệu hồ sơ của doanh nghiệp được tập trung chuyên sâu ở cùng một chỗ

3 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Phần mềm quản trị hồ sơ lưu trữ cần cung ứng được tiêu chuẩn quản trị khoa học, truy vấn từ xa, tích hợp được với ứng dụng thứ ba

1. Hệ thống lưu trữ hồ sơ khoa học

Yếu tố quan trọng nhất của một phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ là giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và khai thác tài liệu. Vì vậy một phần mềm quản lý tài liệu tối ưu phải hỗ trợ được vấn đề sắp xếp tài liệu tự động, khoa học theo (theo tên, theo dự án, thời gian tạo, trạng thái, theo phòng ban,…) tùy chỉnh theo nhu cầu của người dùng.

Người dùng nên lựa chọn một ứng dụng đã tăng trưởng tính năng tìm kiếm và bộ lọc đến một mức nhất định, tối thiểu hoàn toàn có thể tương hỗ bạn tìm kiếm một văn bản bất kể hoặc lọc ra tổng thể những hồ sơ có tương quan đến cá thể .

2. Có khả năng truy cập từ xa

Nghiên cứu gần đây do công ty dịch vụ kế toán doanh nghiệp nhỏ Intuit Australia ủy quyền khảo sát dựa trên 750 chủ doanh nghiệp ở Úc năm 2013 cho biết 77 % những nhà quản trị muốn truy vấn vào những tệp tài liệu từ xa. Thực tế, truy vấn tài liệu từ xa sẽ thuận tiện hơn cho người dùng trong những yếu tố về khai tác và san sẻ tài liệu .

3. Có thể tích hợp các ứng dụng từ bên thứ ba

Một ứng dụng hữu dụng trong thời kỳ kỷ nguyên số buộc phải có tính tích hợp can đảm và mạnh mẽ. Đó là mạng lưới hệ thống API mở giúp thuận tiện truyền tải tài liệu qua lại giữa ứng dụng đó với những ứng dụng ngoài hoặc mạng lưới hệ thống tài liệu có sẵn của doanh nghiệp. Một ứng dụng quản trị hồ sơ thường cần tích hợp với Gmail, Microsoft, Calendar, Dropbox, …

Quản lý, lưu trữ hồ sơ nhẹ nhàng, đơn giản hơn với phần mềm DocEye

DocEye là ứng dụng lưu trữ hồ sơ mưu trí
DocEye là ứng dụng quản trị hồ sơ lưu trữ mưu trí đã 3 năm liền đạt phần thưởng Sao Khuê năm nay, 2017, 2018. Với ứng dụng DocEye, doanh nghiệp sẽ không phải lo ngại về yếu tố quản trị khi số lượng hồ sơ nhiều lên theo thời hạn, hay đau đầu mỗi khi tìm kiếm một bộ hồ sơ trong kho lưu trữ. DocEye sẽ giúp bạn tạm biệt chuỗi ngày phải cất công đến kho tài liệu, mỏi mắt tìm kiếm một hồ sơ hay hợp đồng mỗi khi cần nữa .

Lưu trữ hồ sơ tài liệu thông minh sẽ giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để giải quyết các công việc khác. Từ đó nâng cao năng suất và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

Nhờ vào đâu mà DocEye lại có thể giúp doanh nghiệp làm được những điều đó?

DocEye sở hữu 2 tính năng cơ bản là thu nhận thông tin tài liệu và quản trị thông tin tài liệu được thu nhận giúp doanh nghiệp :

• Tiết kiệm 50-80% thời gian tìm kiểm hồ sơ lưu trữ
• Tiết kiệm chi phí lưu trữ tài liệu theo thời gian (chi phí in ấn, nhân sự, bảo quản,…)
• Quản lý, tìm kiếm, chia sẻ tài liệu nhanh chóng không bị giới hạn bởi không gian, thời gian
• Biết chính xác vị trí của tài liệu bản cứng tại đâu trong kho lưu trữ hồ sơ nhờ tính năng quản lý kho 3D
• ….

Tại sao doanh nghiệp nên lựa chọn DocEye?

• Phần mềm đã được ứng dụng tại hàng trăm đơn vị, doanh nghiệp lớn trên cả nước như: Honda Vietnam, Pepsico, Tổng Công ty Viễn thông Viettel – Chi nhánh Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty Cổ phần Công nghệ tài chính Netfin,…
• Vận hành theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015 và tiêu chuẩn an ninh thông tin ISO/IEC 27001:2013
• Đạt nhiều giải thưởng CNTT danh giá: Giải thưởng Sao Khuê 3 năm liên tiếp 2016, 2017, 2018; Giải thưởng công nghệ số tiêu biểu Việt Nam 2019,…

Để tham khảo và trải nghiệm các tính năng của phần mềm quản lý tài liệu văn bản điện tử DocEye, các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức có thể đăng ký dùng thử ngay Tại đây

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2