HỒ SƠ CỦA DOANH NGHIỆP VÀ CHẾ ĐỘ LƯU GIỮ

Hồ sơ của doanh nghiệp và chính sách lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp như nào cho hài hòa và hợp lý ?Phong trào khởi nghiệp cùng sự tăng trưởng kinh tế tài chính dẫn đến số lượng doanh nghiệp ngày càng tăng nhanh từng ngày. Việc quản trị của cơ quan nhà nước so với xác doanh nghiệp hiện tại tuy chưa được ngặt nghèo tối đa nhưng cũng được nâng cao và ngày càng siết chặt. Bản thân nội bộ doanh nghiệp cũng cần có công cụ quản trị doanh nghiệp của mình bằng những văn bản. Rất rất nhiều doanh nghiệp lúc bấy giờ, hồ sơ doanh nghiệp chỉ vỏn vẹn hồ sơ chứng từ kế toán và tờ giấy ghi nhận ĐK doanh nghiệp. Như vậy sẽ phát sinh những hậu quả ra làm sao ? Việc lưu giữ hồ sơ chưa tốt dẫn đến hậu quả mà những doanh nghiệp không ngờ tới. Ví dụ : giá trị doanh nghiệp khi gọi vốn bị giảm sút, không có tài liệu xử lý khi có tranh chấp nội bộ, …

Các loại hồ sơ, tài liệu tối thiểu mà doanh nghiệp phải có và lưu giữ là gì, như nào?

Luật Thành Thái kính gửi đến quý khách hàng, đối tác, bạn đọc một vài hướng dẫn về hồ sơ của doanh nghiệp và chế độ lưu giữ hồ sơ doanh nghiệp để quý khách hàng, đối tác, bạn đọc có thêm kiến thức tham khảo áp dụng cho doanh nghiệp của mình.

I. Ý NGHĨA CỦA VIỆC XÂY DỰNG HỆ THỐNG VĂN BẢN VÀ LƯU GIỮ HỒ SƠ

Lợi ích của việc lưu giữ hồ sơ vừa đủ, khoa học có rất nhiều quyền lợi, trong đó có những quyền lợi nổi bật sau :

1. Thuận tiện và chuyên nghiệp trong việc quản lý và điều hành công ty.

Việc quản trị công ty bằng những văn bản nội bộ, những quy định, tiến trình sẽ giúp người quản trị công ty thuận tiện hơn trong quản trị. Có một khung pháp lý nội bộ, có địa thế căn cứ trong việc phân cấp, phân quyền, quản trị việc làm và giải quyết và xử lý những yếu tố phát sinh .Ví dụ : Công ty bạn có anh A là người lao động tiếp tục đi muộn, về sớm, tiếp tục nói xấu đồng nghiệp, gây mất đoàn kết nội bộ. Công ty quyết định hành động vận dụng giải quyết và xử lý kỷ luật lao động sa thải so với anh A. Tuy nhiên, công ty không có nội quy lao động. Bộ luật lao động 2012, đơn cử tại Khoản 3, Điều 128 lao lý “ Những pháp luật cấm khi giải quyết và xử lý kỷ luật lao động : Xử lý kỷ luật lao động so với người lao động có hành vi vi phạm không được lao lý trong nội quy lao động. ”. Hậu quả hoàn toàn có thể xảy ra : Anh A sau khi bị giải quyết và xử lý kỷ luật quay lại khởi kiện công ty nhu yếu hủy quyết định hành động sa thải và bồi thường thiệt hại do vận dụng giải quyết và xử lý kỷ luật trái pháp lý .

2. Có đầy đủ giấy tờ mỗi khi có cơ quan nhà nước kiểm tra, thanh tra.

Công ty bạn sản xuất thực phẩm, việc lưu giữ hồ sơ không được cẩn trọng và bị mất hết những sách vở. Đột nhiên, công ty có cơ quan quản trị đến kiểm tra cơ sở và không xuất trình được giấy ghi nhận cơ sở đủ điều kiện kèm theo bảo đảm an toàn thực phẩm, xác nhận kiến thức và kỹ năng ATTP cho người tham gia sản xuất, không có nội quy, tiến trình, chính sách vệ sinh, … sẽ bị xử phạt hành chính theo pháp luật của pháp lý ( Nghị định 115 / 2018 / NĐ-CP – Quy định xử phạt vi phạm hành chính về bảo đảm an toàn thực phẩm ) .

3. Tránh các tranh chấp nội bộ.

Bạn cùng xây dựng công ty CP cùng bốn cổ đông khác. Mọi người thỏa thuận hợp tác miệng việc bạn là quản trị hội đồng quản trị công ty nhưng không có văn bản ghi nhận. Bốn cổ đông còn lại xích míc với bạn, họ thực thi họp bầu hội đồng quản trị mới và bầu quản trị hội đồng quản trị. Bạn đưa ra quan điểm : bạn là quản trị hồi đồng quản trị ; bạn không chấp thuận đồng ý sự đổi khác đó do chưa hết nhiệm kỳ và không có địa thế căn cứ không bổ nhiệm, bãi nhiệm. Tuy nhiên công ty chưa làm thủ tục bầu thành viên HĐQT và bầu quản trị HĐQT. Bạn sẽ giải quyết và xử lý thế nào ?

4. Làm tăng giá trị công ty.

Bạn nên biết rằng không một nhà đầu tư nào mong ước góp vốn đầu tư vốn vào một công ty mà hồ sơ sổ sách không có gì cả. Việc công ty hoạt động giải trí không có hồ sơ biểu lộ sự thiếu chuyên nghiệp ; không minh bạch ; không có sự tăng trưởng bền vững và kiên cố và chứa đựng nhiều rủi ro đáng tiếc tiềm ẩn. Một startup cũng không hề bán CP, gọi vốn vào công ty với giá cao khi công ty chỉ có một tờ giấy ghi nhận ĐK doanh nghiệp là hồ sơ pháp lý .

II. QUY ĐỊNH CỦA LUẬT DOANH NGHIỆP VỀ LƯU GIỮ HỒ SƠ

Luật doanh nghiệp năm trước có lao lý về chính sách lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp như sau :

“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp

Tùy theo mô hình, doanh nghiệp phải lưu giữ những tài liệu sau đây :a ) Điều lệ công ty ; quy định quản trị nội bộ của công ty ; sổ ĐK thành viên hoặc sổ ĐK cổ đông ;b ) Văn bằng bảo lãnh quyền sở hữu công nghiệp ; giấy ghi nhận ĐK chất lượng loại sản phẩm ; giấy phép và giấy ghi nhận khác ;c ) Tài liệu, sách vở xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty ;d ) Biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị ; những quyết định hành động của doanh nghiệp ;đ ) Bản cáo bạch để phát hành sàn chứng khoán ;e ) Báo cáo của Ban trấn áp, Kết luận của cơ quan thanh tra, Kết luận của tổ chức triển khai truy thuế kiểm toán ;g ) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo giải trình kinh tế tài chính hằng năm .Doanh nghiệp phải lưu giữ những tài liệu lao lý tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc khu vực khác được lao lý trong Điều lệ công ty ; thời hạn lưu giữ triển khai theo lao lý của pháp lý có tương quan. ”

III. HƯỚNG DẪN CÁC HỒ SƠ TỐI THIỂU DOANH NGHIỆP PHẢI CÓ VÀ LƯU GIỮ

Mỗi người và đơn vị chức năng sẽ có những những lưu giữ, sắp xếp hồ sơ, tài liệu khác nhau. Có thể chia ra làm những nhóm một cách cơ bản và tối thiểu như sau :– Nhóm tài liệu / hồ sơ pháp nhân ;– Nhóm tài liệu / hồ sơ nội bộ công ty ;– Nhóm tài liệu / hồ sơ lao động ;

– Nhóm tài liệu/hồ sơ về giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ do cơ quan nhà nước cấp cho doanh nghiệp;

– Nhóm tài liệu / hồ sơ về gia tài ;– Nhóm tài liệu / hồ sơ về những hợp đồng, thanh toán giao dịch ;– Nhóm tài liệu / hồ sơ về những dự án Bất Động Sản góp vốn đầu tư, kinh doanh thương mại ;– Nhóm tài liệu / hồ sơ về phát hành CP, trái phiếu, phát hành sàn chứng khoán ;– Nhóm tài liệu / hồ sơ về kế toán, thuế, kinh tế tài chính .Các loại hồ sơ, sách vở ghi nhận không tự hình thành mà cần phải trải qua một quy trình thanh toán giao dịch. Do đó, việc lưu giữ hồ sơ của doanh nghiệp cũng phải đi kèm với việc lưu giữ những hồ sơ giao dịch để ra tác dụng là những tài liệu đó .

1. Nhóm hồ sơ pháp nhân:

Giấy ghi nhận ĐK doanh nghiệp ( Đi kèm là hợp đồng và hồ sơ xây dựng doanh nghiệp ) ; Giấy ghi nhận mẫu dấu ( nếu có – hồ sơ xin cấp ) ; Giấy ghi nhận góp vốn đầu tư ( nếu có – hồ sơ xin cấp giấy ghi nhận góp vốn đầu tư ) ; Giấy ghi nhận ĐK Trụ sở / văn phòng đại diện thay mặt / khu vực kinh doanh thương mại ( hồ sơ xây dựng ) .

2. Nhóm hồ sơ nội bộ công ty:

Điều lệ công ty, những quy định quản trị nội bộ, những quá trình thao tác ; Sổ ĐK thành viên hoặc sổ ĐK cổ đông ; Các biên bản họp, nghị quyết xác lập tư cách những cơ quan quản trị, cá thể quản trị ( hội đồng quản trị, ban trấn áp, quản trị HĐQT, Giám đốc / tổng giám đốc ) ; Các biên bản họp, quyết định hành động, nghị quyết của những cấp quản trị trong quy trình kinh doanh thương mại .

3. Nhóm tài liệu/hồ sơ lao động:

Quy chế quản trị lao động, nội quy lao động ; thỏa ước lao động tập thể ; hồ sơ xây dựng công đoàn cơ sở ; hợp đồng lao động ( những văn bản kèm theo : thư mời thử việc, thao tác, phụ lục, quyết định hành động điều chuyển, … ) so với từng lao động ; hồ sơ bảo hiểm ;

4. Nhóm tài liệu/hồ sơ về giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ do cơ quan nhà nước cấp cho doanh nghiệp:

Giấy ghi nhận và bộ hồ sơ xin phép những giấy ghi nhận, kiểm soát và điều chỉnh giấy ghi nhận như văn bằng bảo lãnh quyền sở hữu công nghiệp, thương hiệu, kiểu sáng công nghiệp ; giấy ghi nhận ĐK chất lượng mẫu sản phẩm ; giấy phép con và giấy ghi nhận khác .

5. Nhóm tài liệu/hồ sơ về tài sản:

Các giấy ghi nhận gia tài và hồ sơ hình thành như : Giấy ghi nhận quyền sử dụng đất ( hồ sơ nhận chuyển nhượng ủy quyền, xin giao đất, thuê đất, … ) ; giấy ĐK xe oto ( hồ sơ ĐK xe, hợp đồng mua xe ) ; ..

6. Nhóm tài liệu/hồ sơ về các hợp đồng, giao dịch:

Hợp đồng ; những chứng, biên bản về việc đàm phán, giao kết, triển khai hợp đồng ; những phụ lục hợp đồng ; biên bản thanh lý hợp đồng ; …

7. Nhóm tài liệu/hồ sơ về các dự án đầu tư, kinh doanh:

Các loại sách vở ghi nhận, hồ sơ gia tài, lao động, .. tương quan đến từng dự án Bất Động Sản góp vốn đầu tư, kinh doanh thương mại đơn cử .

8. Nhóm tài liệu/hồ sơ về phát hành cổ phần, trái phiếu, phát hành chứng khoán.

9. Nhóm tài liệu/hồ sơ về kế toán, thuế, tài chính: (Theo quy định của Luật kế toán).

IV. DỊCH VỤ CỦA LUẬT THÀNH THÁI

Luật Thành Thái luôn chuẩn bị sẵn sàng tương hỗ và tư vấn Quý khách hàng trong những việc làm sau :

– Xây dựng hệ thống văn bản, hồ sơ nội bộ;

– Rà soát và hoàn thiện hệ thống văn bản, hồ sơ nội bộ;

– Hỗ trợ lưu trữ hệ thống văn bản, hồ sơ nội bộ doanh nghiệp.

Ngoài ra, Luật Thành Thái tương hỗ Quý khách hàng trong những việc làm khác như :Tư vấn, soạn thảo Nội quy, Hợp đồng, Quy chế của doanh nghiệpTư vấn và dịch vụ cấp giấy ghi nhận góp vốn đầu tư…

Trên đây là những tư vấn sơ bộ của Luật Thành Thái về hồ sơ của doanh nghiệp và chế độ lưu trữ. Nếu có bất cứ thắc mắc gì, Quý khách hàng xin vui lòng liên hệ theo hotline: 081 439 3779 hoặc [email protected]

Luật Thành Thái rất mong nhận được sự hợp tác từ Quý khách hàng!

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2