Bài giảng môn bảo quản tài liệu lưu trữ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (499.08 KB, 28 trang )

ĐẠI HỌC SÀI GÒN
KHOA THƯ VIỆN – VĂN PHÒNG

TẬP BÀI GIẢNG

BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

TP. HCM, 2014
Đặng Thanh Nam

Page 0

I. KHÁI NIỆM, Ý NGHĨA, NỘI DUNG CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU
TRỮ
1. Khái niệm
Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học, kỹ thuật nhằm bảo đảm an
toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ các yêu cầu nghiên cứu, sử dụng tài liệu trước
mắt và lâu dài.
2. Ý nghĩa
Công tác bảo quản tài liệu có ý nghĩa rất quan trọng. Tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng khi
chịu tác động bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường, hóa chất và nhân tố con người. Thực hiện
các nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu lưu trữ, giữ
được thông tin tài liệu phục vụ nghiên cứu sử dụng.
Vị trí nước ta nằm trong khu vực nhiệt đới có gió mùa, nóng, ẩm, nhiều mưa, các loại
vi sinh vật, nấm mốc côn trùng dễ có điều kiện môi trường phát triển tác động, gây hư hại tài
liệu lưu trữ rất lớn. Việc bảo quản tài liệu lưu trữ ở nước ta là nhiệm vụ rất khó khăn và phức
tạp.
3. Nội dung của công tác bảo quản
Nội dung của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ bao gồm xây dựng, cải tạo, bố trí kho
lưu trữ; tổ chức sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ; xử lý kỹ thuật bảo quản tài liệu; tu bổ và

phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng.
Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu, mức
độ và cách thức tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và thực hiện các chế độ quy định về
bảo vệ, bảo quản tài liệu; áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm hạn chế, ngăn chặn
sự tác động của các nhân tố gây hại đối với tài liệu.
Kết hợp áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật hiện đại và vận dụng những kinh
nghiệm cổ truyền để hạn chế quá trình lão hóa tự nhiên nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu.
Xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, bố trí các phòng bảo quản tài liệu hợp lý, sắp xếp
khoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp phần hạn chế các tác nhân gây hại đối với tài liệu lưu
trữ.
Đối với những tài liệu hư hỏng và có nguy cơ bị hư hỏng cần phải áp dụng các biện
pháp để tu bổ và phục hồi tài liệu để phục vụ nghiên cứu sử dụng.
II. CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Tài liệu tự hủy do chất liệu và phương pháp chế tác
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều loại vật liệu khác nhau, bằng các phương
pháp khác nhau: tài liệu giấy, tài liệu trên tre, gỗ, trên da thú, khắc trên đá, trên kim loại, tài
liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình… Trong các loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tài
liệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng chủ yếu trong các kho lưu
trữ. Mỗi loại tài liệu có vật liệu hình thành khác nhau do đó có độ bền vững khác nhau và chịu
tác động khác nhau bởi các nhân tố tự nhiên, môi trường.

Đặng Thanh Nam

Page 1

a. Tài liệu giấy
Giấy là một lớp mỏng gồm các sợi xenlulô, lig-nin và một số chất khác liên kết chặt
chẽ với nhau. Các chất trên pha chế với tỷ lệ khác nhau cho ta các loại giấy khác nhau. Mức
độ hư hại của giấy thay đổi theo tỷ lệ các chất cấu thành của nó. Ngày nay ta thường gặp các

loại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in bản đồ, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảm
quang… Về nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền.
Phương pháp và kỹ thuật chế tạo giấy cũng ảnh hưởng đến độ bền của giấy: giấy dó
được chế tạo bằng phương pháp thủ công được liên kết bằng sợi xenlulô, ít sử dụng chất tẩy
do đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao. Giấy được chế tạo bằng phương pháp công
nghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và các thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sử
dụng các chất tạo màu nên độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách.
Để thể hiện chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực là dung
dịch có màu; có nhiều loại mực khác nhau: mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can,
mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc vào các thành phần hóa học chế tạo ra
chúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hòa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền.
Thành phần của mực bao gồm chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn.
Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau. Loại tài liệu cổ thường
được viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ bồ hóng (muội than), có nhiều các bon chịu
được tác động của ánh sáng và các phản ứng hóa học khác.
Các loại mực viết hiện nay được chế tạo từ muối kim loại hoặc nhựa cây có
màu. Độ axít của các loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động bởi ánh sáng, nhiệt độ và độ
ẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ lệ chất keo
nhiều hơn nên trong quá trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy do
đó ít bị nhòe, ít bị bay màu khi bị tác động của ánh sáng, nhiệt độ và độ ẩm.
Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài liệu. Giấy than và ruy
băng có cấu tạo gồm hai lớp: lớp nền bằng giấy mỏng (giấy than) hoặc bằng vải (ruy băng) và
lớp mực. Mực của giấy than và ruy băng là dạng mực đặc có bổ sung thêm chất dầu. Do mực
ở dạng đặc nên khi tài liệu hình thành khả năng liên kết giữa giấy và mực của giấy than hạn
chế, dễ bị phai mờ.
Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu. Ruột bút chì đen làm bằng than chì và đất
sét. Tùy theo tỷ lệ của than chì và mức độ luyện khác nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khác
nhau. Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng. Nét bút
chì màu dễ bị phai màu khi chịu tác động của nhiệt độ, độ ẩm và ánh sáng.
b. Tài liệu ảnh, phim ảnh

Vật liệu hình thành tài liệu ảnh bao gồm phim nhựa, giấy ảnh, các hóa chất tạo nên
hình ảnh. Độ bền của phim, ảnh phụ thuộc vào hóa chất tạo nên nền phim, và các hóa chất xử
lý hình ảnh.
Nền phim bằng nhựa nitrat xen-lu-lô có thể tự cháy trong môi trường nhiệt độ cao; nền
phim bằng nhựa tri-a-xê-tát xen-lu-lô có độ bền vững cao.
Trong quá trình xử lý phim ảnh nếu còn để dư hóa chất trên nền phim ảnh sẽ làm mờ
hình ảnh và khi gặp môi trường thuận lợi, các hóa chất sẽ tác động lẫn nhau xảy ra phản ứng
hóa học gây mất hình ảnh.

Đặng Thanh Nam

Page 2

Đặc biệt hình ảnh được lưu giữ lại trên tài liệu phim ảnh thông qua quá trình phản ứng
quang hóa do vậy tác động của các yếu tố nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng đều làm ảnh hưởng đến
tài liệu.
c. Tài liệu ghi âm
Tùy thuộc vào phương pháp hình thành, tài liệu ghi âm có nhiều loại: ghi âm cơ giới,
ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang và ghi âm kỹ thuật số.
Ghi âm cơ giới thường gãy rãnh âm thanh và xước bề mặt đĩa gây hỏng tài liệu.
Ghi âm từ tính kém bền vững, dễ bị mất từ, mất âm thanh nếu bảo quản trong môi
trường có nhiều kim loại, chất dễ nhiễm từ.
2. Các nhân tố tự nhiên
Các nhân tố tự nhiên là những nhân tố gây hại rất lớn đối với tài liệu lưu trữ. Nước ta
có vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới, nằm trên bờ biển Thái Bình Dương, có hơn 3.000 km bờ
biển nên nhiệt độ cao, độ ẩm cao, nắng nhiều và gay gắt, mưa nhiều, lượng mưa lớn. Ngoài ra
ở nước ta còn có gió Tây – Nam là loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, lắm bụi, nên việc bảo
quản tài liệu ở nước ta rất phức tạp.
a. Nhiệt độ không khí

Nước ta nằm vào khu vực nhiệt đới, nhiệt độ trung bình hàng năm cao. Nhiệt độ cao
làm tài liệu bị khô, giòn, dễ gãy. Nhiệt độ cao là điều kiện thuận lợi để các hóa chất trên phim
ảnh và trong môi trường tác động lẫn nhau xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hại tài liệu.
b. Độ ẩm
Độ ẩm là yếu tố gây hại lớn nhất đối với tài liệu lưu trữ. Độ ẩm tương đối ở nước ta
trung bình từ 80 – 90%. Độ ẩm cao làm cho tài liệu ngấm ẩm sẽ bị mục dần, chữ viết bị nhòe.
Độ ẩm cao làm cho các hóa chất trong môi trường và trong thành phần cấu tạo của tài liệu bị
hòa tan dễ xảy ra các phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu. Ngoài ra độ ẩm cao còn tạo điều
kiện môi trường cho nấm mốc, vi sinh vật phát triển, xâm nhập lên tài liệu.
c. Ánh sáng
Ánh sáng là yếu tố gây tác động quang hóa, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị bay
màu. Trong ánh sáng có các tia tử ngoại, tia này sẽ làm biến đổi cấu trúc của giấy, cấu trúc
phân tử mực và chất kết dính. Trong bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếu
trực tiếp lên tài liệu.
d. Bụi
Bụi là một trong những nhân tố gây hại đối với tài liệu lưu trữ. Bụi bám lên tài liệu gây
ố vàng, lão hóa tài liệu. Bụi có nhiều loại: bụi cơ khí, bụi vi sinh vật, bụi cát… Bụi cơ khí, bụi
cát bám vào tài liệu gây cọ xát làm xước tài liệu. Bụi vi sinh vật là các bào tử nấm, mốc, côn
trùng, khi bám lên tài liệu gặp môi trường thuận lợi sẽ phát triển thành nấm, mốc, côn trùng
gây hư hại tài liệu. Nước ta nằm dọc theo bờ biển, có bãi cát dài, gió mạnh, có nhiều cơn gió
xoáy đã mang một khối lượng lớn bụi bay trong không khí và mang đi khắp nơi, vào các kho
lưu trữ. Ngoài ra nhiều kho lưu trữ, đặc biệt là các lưu trữ hiện hành của nhiều cơ quan được
bố trí ở các khu vực vệ sinh môi trường kém, ô nhiễm, bụi bẩn, đã làm ảnh hưởng đến tài liệu.

Đặng Thanh Nam

Page 3

e. Côn trùng và các loại gặm nhấm

Điều kiện khí hậu nhiệt đới nước ta rất phù hợp cho côn trùng sống và phát triển. Côn
trùng là kẻ thù nguy hiểm của tài liệu lưu trữ; có loại cắn tài liệu, có loại gây hư hỏng phương
tiện bảo quản. Côn trùng gây hại tài liệu lưu trữ thường gặp là mối, mọt, bọ ba đuôi; các loài
gặm nhấm là gián, chuột.
Ngoài ra ở nước ta thường xảy ra thiên tai, bão, lụt, gió lốc cũng gây hư hỏng tài liệu
lưu trữ.
3. Nguyên nhân do điều kiện bảo quản và sử dụng tài liệu
Đây là những nguyên nhân do con người gây ra. Con người có thể có ý thức, có mục
đích đánh cắp, phá hủy tài liệu, nhưng nhiều trường hợp do vô ý hoặc thiếu tinh thần trách
nhiệm hoặc do điều kiện khách quan cũng gây hư hại tài liệu lưu trữ.
Trường hợp có ý thức tiêu hủy, đánh cắp tài liệu thường do các thế lực đối lập, thù
địch thực hiện, hoặc những trường hợp đã có những hành vi vi phạm pháp luật tìm cách tiêu
hủy tài liệu để xóa bằng chứng, dấu vết.
Vô ý thức gây hại cho tài liệu lưu trữ thường là do chính cơ quan trực tiếp quản lý tài
liệu, nhân viên lưu trữ và những người sử dụng tài liệu. Việc thiếu kho tàng, phương tiện,
điều kiện bảo quản tài liệu, thiếu hiểu biết về chuyên môn, thiếu ý thức chấp hành các quy
định về bảo quản, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ đều gây mất mát, hư hỏng tài liệu.
III. NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ ĐỂ BẢO QUẢN TÀI
LIỆU
1. Yêu cầu về kho lưu trữ
Để đảm bảo an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ được bí mật cần phải xây dựng những
kho lưu trữ chuyên dụng. Yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kho lưu trữ chuyên dụng được quy
định tại thông tư 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ.
a. Yêu cầu chung
Kho lưu trữ chuyên dụng phải đảm bảo được các yêu cầu: địa điểm xây kho thuận tiện
giao thông, có địa chất ổn định, địa thế cao, thoát nước nhanh, xa các khu vực dễ xảy ra cháy
nổ, ô nhiễm; có đất dự phòng để mở rộng khi cần thiết. Kho lưu trữ phải bảo đảm kết cấu bền
vững, bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ. Thiết kế kho phải hợp lý, liên hoàn phù hợp
với các loại hình tài liệu và các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, đáp ứng các yêu cầu về mỹ quan
của công trình văn hóa.

b. Khu vực kho bảo quản tài liệu
Kho bảo quản tài liệu phải bố trí thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi,
có lối ra vào độc lập. Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa không quá 200 m2 gồm diện
tích các giá để tài liệu, diện tích lối đi giữa các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho.
Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây. Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bền
vững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12. Tải trọng sàn kho tối
thiểu là 1700Kg/m2 nếu sử dụng giá cố định; 2400Kg/ m2 nếu dùng giá di động. Nền kho bảo
quản tài liệu phải được xử lý chống mối, bằng phẳng, chịu được ma sát và không gây bụi.
Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa các kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửa
cấp 1 theo tiêu chuẩn quy định của Nhà nước (không sập đổ sau 4 giờ cháy). Mái kho được

Đặng Thanh Nam

Page 4

thiết kế hai lớp: lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật liệu cách nhiệt; Giữa
hai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1 mét tạo lưu không thông thoáng. Chiều cao tầng kho tối
thiểu 2,4m; tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng 3,6m. Tầng hầm thông gió, chống
ẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1m – 2,4m. Cửa ra vào và cửa thoát hiểm được làm 1 cánh,
bằng vật liệu chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1m, mở theo chiều từ trong ra ngoài. Khe hở
giữa các cánh cửa với mặt nền không được lớn hơn 5 mm. Diện tích cửa sổ chiếm khoảng
1/10 diện tích tường kho, cửa sổ phải có khả năng chống đột nhập, chống côn trùng, chống
bụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bảo đảm độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu và cho phép
thông gió tự nhiên khi cần thiết. Kho bảo quản tài liệu phải có đầy đủ trang thiết bị bảo vệ và
bảo quản tài liệu. Giao thông trong kho gồm cầu thang chính, cầu thang thoát hiểm và thang
máy (đối với kho lưu trữ có từ hai tầng trở lên). Cầu thang thoát hiểm bố trí ở cuối khu vực
kho, rộng 1,5 đến 2,0 m. Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu ích 500-800 kg, có tường
chịu lửa bao quanh, thùng thang máy có kích thước 1,5 đến 1,8m có cửa mở có chiều rộng
hữu ích tối thiểu 1,2 m.

Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp đặt riêng; có phương
tiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho. Hệ thống cấp và thoát
nước được lắp đặt riêng. Không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên hoặc mái kho lưu trữ. Đường
ống nước đảm bảo độ kín, không rò rỉ, không đi qua phòng kho bảo quản tài liệu. Hệ thống
thoát nước đảm bảo tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường.
Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các phương tiện, thiết bị phòng, chữa cháy;
xung quanh kho lưu trữ phải có hệ thống đường cho xe cứu hỏa và hệ thống nước cứu hỏa.
Đối với khu vực bảo quản tài liệu chỉ sử dụng bình khí hoặc bình bọt làm phương tiện chữa
cháy để không làm tổn hại đến tài liệu.
Ngoài khu vực kho bảo quản tài liệu, kho lưu trữ còn có khu vực xử lý nghiệp vụ lưu
trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật và khu vực phục vụ công chúng.
Tổng diện tích sàn của khu vực xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặt
thiết bị kỹ thuật tối thiểu bằng 50% tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu.
Khu vực xử lý nghiệp vụ được bố trí gần khu vực kho bảo quản tài liệu gồm các
phòng: Phòng tiếp nhận tài liêu; phòng khử trùng tài liệu; phòng khử axit; phòng chỉnh lý tài
liệu; phòng để tài liệu hết giá trị; phòng tu bổ phục chế tài liệu; phòng lập bản sao bảo hiểm.
Khu vực lắp đặt thiết bị kỹ thuật gồm các phòng lắp đặt hệ thống điều hòa trung tâm;
thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra tình trạng bảo vệ, xử lý trong trường hợp xảy ra cháy nổ
Khu hành chính bao gồm các phòng: phòng làm việc hành chính; phòng họp; phòng
khách; phòng bảo vệ an ninh; nhà xe của công chức và độc giả; các công trình phụ trợ: cổng,
vườn hoa, cây cảnh, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh…
Khu vực phục vụ công chúng tối thiểu bằng tổng diện tích sàn kho bảo quản tài liệu.
Khu vực phục vụ công chúng gồm các phòng sau: phòng đọc chung; phòng đọc đặc biệt;
phòng bảo quản tạm tài liệu; phòng sao chụp tài liệu; phòng hội nghị; phòng trưng bày; phòng
gửi tư trang của công chúng.
Kho lưu trữ chuyên dụng hiện nay chủ yếu được xây dựng ở các trung tâm lưu trữ bảo
quản tài liệu có ý nghĩa lịch sử.
Ở các cơ quan tổ chức, kho lưu trữ hiện hành được đặt trong trụ sở làm việc của các cơ
quan tổ chức. Khi bố trí kho lưu trữ cần lưu ý một số điểm chính sau đây:

Đặng Thanh Nam

Page 5

Địa điểm bố trí kho lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu về bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu,
không bố trí kho lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan, tránh hướng tây;
tránh gần khu vực ẩm ướt, ô nhiễm; tránh nơi dễ xảy ra cháy nổ. Bố trí kho lưu trữ gần thang
máy, cầu thang nhằm thuận tiện cho việc vận chuyển tài liệu.
Kho lưu trữ phải đảm bảo đủ diện tích để bảo quản tài liệu; bảo đảm các yêu cầu về
nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng…
Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối an toàn.
Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho lưu trữ.
2. Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ
Trang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện để bảo quản, vừa là
phương tiện để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu bao
gồm:
a. Giá
Giá đựng tài liệu phải đảm bảo yêu cầu bền vững, tiết kiệm diện tích bảo quản và vật
liệu. Nên dùng giá kim loại để tránh được sự tác động của côn trùng, ẩm mốc. Tùy theo điều
kiện của các kho lưu trữ có thể dùng giá cố định hoặc giá di động. Giá thiết kế hai mặt (giá
đôi), tháo lắp được để tùy theo diện tích mà có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung. Khi thiết kế nên thiết
kế chân giá cao để hạn chế sự xâm nhập của côn trùng, mối…
b. Tủ
Ở các phòng kho lưu trữ có nhiều loại tủ: tủ đựng hồ sơ; tủ đựng bản can; tủ đựng ảnh;
tủ đựng tài liệu theo khổ.
Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở các phòng đang làm việc hiện
hành; tủ cũng có thể bằng kim loại hay bằng gỗ. Đối với những tài liệu quan trọng đặc biệt thì
có thể dùng két sắt hay các thiết bị bảo quản đặc biệt khác.
c. Hòm đựng tài liệu

Đối với nước ta thiên tai địch họa thường xuyên xảy ra, hòm đựng tài liệu cũng là
phương tiện cần thiết. Vật liệu của hòm cũng có thể bằng gỗ hay bằng kim loại; khi thiết kế
chú ý đến các yếu tố chống ẩm, chống mối, chống sự xâm nhập của chuột…; khi bảo quản tài
liệu trong kho mặc dù hòm xếp nhiều tầng nhưng lấy tài liệu không phải di chuyển; khi cần
vận chuyển tài liệu đi nơi khác phải chịu được lực.
d. Các trang thiết bị khác
Để bảo quản tốt và thuận lợi cho việc thống kê, quản lý và tra tìm, các hồ sơ được xếp
vào cặp. Căp đựng tài liệu đã được tiêu chuẩn hóa theo quy định tại Tiêu chuẩn ngành TCN03-1997, ban hành kèm theo quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 4/8/1997 của Cục Lưu trữ
Nhà nước.
Ngoài ra tùy điều kiện kho tàng và khả năng kinh phí người ta còn trang bị một số thiết
bị thích hợp, như các phương tiện vận chuyển; hệ thống báo động, báo cháy; trang thiết bị
chống cháy; trang thiết bị thông gió, chống ẩm như quạt, máy điều hòa nhiệt độ, các dụng cụ
đo độ ẩm…

Đặng Thanh Nam

Page 6

IV. CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Biện pháp phòng chống ẩm
a. Khái niệm về độ ẩm
– Độ ẩm tuyệt đối (ký hiệu là a): Là độ ẩm xác định lượng hơi nước có thực trong
không khí, lượng hơi nước đó tính bằng gam trong 1m3.
Ví dụ: Vào thời điểm đo độ ẩm không khí, nhiệt độ ngoài trời 250C người ta đo được
trong 1 m3 không khí có chứa 17g nước. Như vậy a= 17g/m3. Căn cứ vào độ ẩm tuyệt đối đo
được để tính toán thời điểm thông gió hay bao gói tài liệu. Tuy nhiên độ ẩm tuyệt đối không
thể biểu thị được mức độ khô hay ướt của không khí vì cùng một độ ẩm tuyệt đối như nhau
nhưng nếu nhiệt độ cao thì không khí khô ráo nhưng nếu nhiệt độ thấp thì không khí bị ẩm
ướt.

– Độ ẩm bảo hòa (ký hiệu là A): Là lượng hơi nước cao nhất mà 1m3 không khí có khả
năng chứa được ở một nhiệt độ nhất định. Nếu quá lượng hơi nước đó, lượng hơi nước dư
thừa sẽ đọng lại thành nước. Điểm phân chia ranh giới giữa hơi nước và nước gọi là điểm
sương.
Ví dụ: ở nhiệt độ 250 C thì lượng hơi nước bảo hòa trong 1m3 không khí là 23 gam
(A=23).
Nhiệt độ càng cao, khả năng chứa ẩm của không khí càng lớn. Ở các cơ quan chuyên
môn đều có bảng tính sẵn độ ẩm bảo hòa tương đương với từng nhiệt độ nhất định.
– Độ ẩm tương đối (ký hiệu là r):
Để đo mức độ ẩm ướt của không khí người ta dùng độ ẩm tương đối.
Độ ẩm tương đối là tỷ số % của lượng hơi nước có thực (a) và lượng hơi nước bảo hòa
trong 1m3 không khí ở một nhiệt độ nhất định.
a
r=

x 100 %

A
Ví dụ: Ở nhiệt độ 29 C, nếu ta có độ ẩm tuyệt đối là 22,44 g/m3 (theo bảng tính toán ở
nhiệt độ này), độ ẩm bảo hòa là 28,45g/m3 thì độ ẩm tương đối:
0

a
r=

x 100 % = 78%
A

Cũng với độ ẩm tuyệt đối đó, nếu nhiệt độ là 310 C thì độ ẩm bảo hòa sẽ là 31,70 g/m3
thì độ ẩm tương đối sẽ là:

a
r=

x 100 % = 70%
A

b. Các phương pháp phòng chống ẩm
– Thông gió: Nếu không khí trong kho lưu trữ ẩm ướt hơn không khí ở ngoài
trời thì ta phải mở cửa cho không khí khô ráo bên ngoài vào thay thế không khí ẩm ướt trong
kho lưu trữ.

Đặng Thanh Nam

Page 7

Khi mở cửa thông gió cần chú ý chọn thời điểm phù hợp:
* Nhiệt độ ngoài kho không cao quá 320C và không thấp hơn 100C.
* Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho.
* Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ hơn
nhiệt độ điểm sương trong kho.
Khi mở cửa thông gió nên dùng quạt phối hợp để thông gió ở những góc khuất trong
kho.
Thông gió là biện pháp đơn giản, rẻ tiền, tuy vậy cũng có nhược điểm là khi mở cửa
thông gió bụi và côn trùng cũng có điều kiện thâm nhập vào kho.
– Dùng chất hút ẩm:
+ Dùng Silicagen bọc vào túi vải cho vào các gói, hộp tài liệu để hút ẩm. Trước khi
sử dụng, Silicagen phải được sấy ở nhiệt độ 1300C trong thời gian 6 giờ, sau khi sử dụng một
thời gian, Silicagen hút đủ nước đổi màu thì đưa sấy lại.
+ Vôi sống cũng có tác dụng hút ẩm. Nếu trong kho lưu trữ quá ẩm ướt có thể dùng

vôi sống để hút ẩm. Vôi sống cho vào bao tải, để ở góc kho, khi hút no nước vôi sẽ tan thành
bột và thay vôi khác. Khi cho vôi sống vào bao chỉ nên cho lượng vôi chỉ khoảng 1/3 bao để
khi ngấm ẩm vôi nở ra không bị tràn khỏi bao.
– Bao gói cách ly độ ẩm.
Có thể dùng giấy dầu, giấy Paraphin, túi chất dẻo để bao gói tài liệu, tránh không khí
ẩm xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu được bao gói trong điều kiện khô hanh. Trước khi bao gói
phải kiểm tra, nếu tài liệu đang bị ẩm thì không được bao gói. Khi bao gói cho thêm Silicagen
và chất chống nấm mốc.
– Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí hoặc trung tâm điều hòa không khí cho
cả kho lưu trữ.
Là biện pháp phòng chống ẩm có tính chủ động, hiệu quả. Tuy nhiên sử dụng phương
pháp này đòi hỏi có kho tàng phù hợp và có điều kiện kinh phí.
– Sấy tài liệu.
Trong trường hợp mưa, bão, lụt, tài liệu bị ướt có thể dùng tủ sấy hoặc dùng bóng điện
sơ mờ để sấy tài liệu. Không được dùng than củi sấy tài liệu. Các tài liệu như phim, ảnh, băng
ghi âm tuyệt đối không được sấy.
2. Biện pháp phòng chống nấm mốc
a. Khái niệm về nấm mốc
Nấm mốc là loại thực vật cấp thấp, sinh sống bằng phương pháp ký sinh, cộng sinh
hoặc hoại sinh. Cơ thể mốc là một hệ thống nhỏ rất mảnh nhiều màu sắc. Nó không thể tự
quang hợp được để điều chế lấy thức ăn. Nấm mốc tồn tại và phát triển được nhờ ba yếu tố
chính: thức ăn, nước và nhiệt độ thích hợp.
b. Biện pháp phòng chống nấm mốc

Đặng Thanh Nam

Page 8

Để chống nấm mốc, trước khi đưa vào kho lưu trữ, tài liệu phải khô, sạch và được khử

trùng. Tài liệu được đưa vào phòng kín với một khối lượng hóa chất bốc hơi để diệt nấm mốc.
Tài liệu được giữ trong phòng kín với nhiệt độ khoảng 30oC trong thời gian từ 24 đến 40 giờ.
Đối với kho lưu trữ cũng cần được khử trùng và kiểm tra định kỳ mức độ ô nhiễm trước khi
đưa tài liệu vào. Nếu kho ẩm ướt hoặc trong kho có chứa tài liệu đã bị mốc thì không khí
trong kho là môi trường thuận tiện cho nấm mốc phát triển và xâm nhập lên tài liệu mới ngay
sau khi tài liệu được đưa vào kho.
Để phòng nấm mốc phải thường xuyên vệ sinh kho tàng và thiết bị bảo quản. Dùng
máy hút bụi hoặc vải xô màn, bàn chải lông mềm lau sạch bụi, không để bụi là các bào tử
nấm mốc bám lên giá, tủ và các hộp đựng tài liệu. Sử dụng máy điều hòa không khí, máy hút
ẩm cũng là biện pháp quan trọng chống nấm mốc.
Khi tài liệu đã bị nấm mốc cần khống chế nhiệt độ và độ ẩm để hạn chế sự phát triển
của chúng, sau đó dùng hóa chất để diệt nấm mốc. Các loại hóa chất dùng để chống nấm mốc
có hiệu quả là: Penta Clorua Phenol (PCP); Penta Nitro Phenol (PNP); Phenolat Natri
(NaCPC) …
Khi sử dụng hóa chất phải theo hướng dẫn của các nhà chuyên môn để tránh gây hư
hại tài liệu và nhiễm độc cho người.
3. Phòng chống côn trùng
a. Các loại côn trùng phá hoại tài liệu
Các loại côn trùng phá hoại tài liệu thường gặp như nhậy cánh bạc “bọ ba đuôi”, gián,
mối, mọt. Ở bìa, hộp, cặp thường gặp các loại sâu non và nhộng trưởng thành của các loại cánh
cứng, cánh phấn. Gáy sách thường bị gián, bọ ba đuôi cắn. Trong các loại côn trùng phá hoại
tài liệu thì mối là kẻ thù nguy hiểm nhất, gây hại nhanh và nghiêm trọng nhất đối với tài liệu lưu
trữ và trang thiết bị trong kho lưu trữ.
b. Biện pháp phòng chống côn trùng
Cũng như biện pháp phòng chống nấm mốc, để phòng chống côn trùng cần
phải luôn luôn kiểm tra, phát hiện, vệ sinh và khử trùng kho tàng và tài liệu. Khi cần thiết sử
dụng hóa chất để đề phòng và tiêu diệt côn trùng.
Nước ta ở vùng nhiệt đới ẩm, mối phát triển mạnh nên đối với tài liệu lưu trữ cần đặc
biệt quan tâm việc phòng và chống mối. Mối có nhiều loại, chủ yếu là mối đất. Mối đất
thường phá hoại nhà cửa, kho tàng, trang thiết bi và tài liệu lưu trữ. Ngoài ra còn có loài mối

khô, loài mối này khó phát hiện vì chúng không xâm nhập từ đất lên, không làm đường mối
mà thường bay trong không khí để xâm nhập vào kho lưu trữ và các kho tàng khác. Mối khô
thường làm tổ trên cao, số lượng ít và sức phá hoại không lớn.
Phòng mối chủ yếu là phát hiện, ngăn chặn, phá bỏ đường xâm nhập của mối. Việc
phòng chống mối phải thực hiện từ khi xây dựng nhà kho. Địa điểm xây dụng kho phải ở nơi
cao ráo, xử lý nền kho, ngâm tẩm vật liệu trước khi đưa vào xây dựng kho. Các phương tiện
bảo quản tài liệu phải được kê cao; Bố trí giá tủ trong kho lưu trữ cách mặt đất 20 cm, cách
tường 50 cm, cách trần nhà 80 cm để mối không có điều kiện xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu
phải đặt lên giá kệ.

Đặng Thanh Nam

Page 9

Thường xuyên quyét dọn kho tàng sạch sẽ tạo ra môi trường động để hạn chế sự xâm
nhập của mối. Kiểm tra kho tàng thường xuyên, phát hiện kịp thời sự xâm nhập của mối để
tìm biện pháp xử lý nhằm hạn chế tác hại của mối đối với tài liệu.
Khi phát hiện có môi trong kho lưu trữ phải tìm tổ để phá hoặc dùng các loại hóa chất
để diệt mối.
4. Phòng chống chuột
Chuột là loại gặm nhấm khá nguy hiểm, sản sinh nhanh nên sức phá hoại nhanh và
lớn; chuột cắn tài liệu, làm tổ, phóng uế gây hư hỏng và làm bẩn tài liệu.
Chuột có ba nhóm chủ yếu: chuột nhà, chuột đồng và chuột rừng. Để đề phòng chuột
xâm nhập vào kho lưu trữ phải có các biện pháp che chắn chu đáo; khơi thông cống rãnh, làm
lưới sắt bịt kín các lỗ thông hơi, các đường ống thông vào nhà kho. Diệt chuột bằng bả hoặc
bằng các hóa chất. Các loại hóa chất thường dùng để diệt chuột là kẽm phốt phua (PZn) hay
kẽm sun phát (ZnS). Ngoài ra có thể dùng bẫy hoặc nuôi mèo bắt chuột.
5. Phòng chống cháy
Trong kho lưu trữ, nguyên nhân gây cháy có thể là do không chấp hành nội quy về

việc dùng lửa, hút thuốc, do chập điện hoặc do kẻ gian phá hoại gây cháy.
Cháy trong kho lưu trữ dù lớn hay nhỏ đều gây thiệt hại. Phòng cháy là nhiệm vụ
thường xuyên, quan trọng của các kho lưu trữ. Để phòng cháy cần đề ra và thực hiện nghiêm
ngặt các quy định về phòng cháy. Nội quy ra vào kho lưu trữ phải chặt chẽ. Đường dây điện
phải đặt ngầm hay bọc kín, có hệ thống cầu dao điện an toàn; các trang thiết bị báo cháy, dụng
cụ chữa cháy như nước, cát, xẻng, bình chữa cháy phải được trang bị đầy đủ.
Khi xảy ra cháy ở kho lưu trữ phải dùng các biện pháp chữa cháy như cách ly vật cháy;
làm lạnh cục bộ khu vực cháy; làm ngạt hơi cháy. Hiện nay các kho lưu trữ thường trang bị các
hệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động.
V. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮ
Quản lý chặt chẽ tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê đầy đủ, kiểm tra thường xuyên,
để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ và bảo vệ
an toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.
1. Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ
Sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác tổ chức khoa học các hồ sơ nhằm phục vụ
cho việc tổ chức sử dụng tài liệu được thuận lợi. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữ
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thống kê và kiểm tra. Ngoài ra, sắp xếp khoa học các hồ
sơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện xử lý nhanh chóng các biến cố
xảy ra, chống được các yếu tố gây hại cho tài liệu.
a. Sắp xếp tài liệu theo hồ sơ
Các tài liệu trong hồ sơ, đơn vị bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã vận dụng để
lập hồ sơ. Mỗi hồ sơ, đơn vị bảo quản chỉ dày khoảng 2 cm; nếu khối lượng tài liệu trong hồ
sơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị bảo quản.

Đặng Thanh Nam

Page 10

Các tài liệu là bản vẽ có khổ rộng thường xếp theo các phương pháp: đặt nằm phẳng

trong các tủ chuyên dụng; cuộn tròn đối với bản vẽ bằng giấy mỏng. Đối với những bản vẽ
khổ rộng, giấy cứng thì phải treo lên các giá treo.
b. Sắp xếp tài liệu lên giá
Nguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy. Tùy theo từng loại tài liệu để
sắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy định
xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới.
Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói… có đánh số thứ tự, cần
xếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và các cột lại được xếp từ
trái qua phải.
c. Sắp xếp giá trong kho
Sắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện vận chuyển và đi lại,
đồng thời phải bảo đảm cho kho được thông thoáng, tránh được các yếu tố phá hoại tài liệu,
tiết kiệm được diện tích, thuận lợi cho công tác làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểm
tra tài liệu.
d. Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu
Trong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng chỉ dẫn: Bảng
chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá.
Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ở
ngăn nào, giá nào trong kho. Bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo mẫu:
TÀI LIỆU

NƠI ĐỂ

Tên phông

Số phông

Mục lục số

Đơn vị bảo quản

số

Tầng

Kho
Giá số

Phòng
Ngăn số

Bảng chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá là bảng chỉ dẫn đi từ tài liệu trên giá mà biết tài
liệu đó thuộc phông nào. Tập hợp những bản chỉ dẫn nơi để tài liệu theo giá ta biết được các
giá trong kho để tài liệu của những phông nào và có thể lập được sơ đồ giá tài liệu trong toàn
kho. Bảng chỉ dẫn này được thiết kế theo mẫu:
NƠI ĐỂ TÀI LIỆU
Giá số

Ngăn

Phông số

Tên phông

Mục lục số

ĐVBQ
Từ số :
Đến số:

Nhà số

Tầng số
Phòng số

Đặng Thanh Nam

Page 11

Các bảng chỉ dẫn trên được làm thành các tấm thẻ bìa cứng có cùng kích thước và sắp
xếp theo từng loại bảng chỉ dẫn.
Mỗi khi có sự sắp xếp lại trong kho thì phải thay đổi các tấm thẻ theo sự sắp xếp đó.
Như vậy bảng chỉ dẫn cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và phát hiện kịp thời tài
liệu bị thiếu, bị mất.
2. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữ
Mỗi kho lưu trữ đều có chế độ quản lý tài liệu nhằm bảo vệ an toàn và bảo
quản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu.
Chế độ bảo vệ tài liệu bao gồm:
Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, tình trạng vật lý của tài liệu,
tình hình bảo quản tài liệu.
Quy chế vệ sinh tài liệu: Quy định về việc định kỳ lau dọn vệ sinh tài liệu. Quy định
phòng cháy, chữa cháy: nhằm mục đích loại trừ những nguyên nhân gây cháy. Cần có các quy
định cụ thể như: cấm mang các chất cháy, dễ cháy vào kho lưu trữ; cấm sử dụng các chất dễ
phát lửa; cấm hút thuốc, đun nấu điện trong kho. Quy định các phương án phòng chữa cháy.
Nội quy ra vào kho: Nhằm quản lý người ra vào kho, để phòng kẻ gian đột nhập đánh
cắp, tiêu hủy tài liệu. Nội quy ra vào kho lưu trữ quy định rõ các thủ tục cần thiết khi đến kho
lưu trữ để liên hệ công tác hay sử dụng tài liệu; phương pháp theo dõi, quản lý người ra vào
kho.
Ngoài ra trong quá trình thực hiên chế độ bảo quản, để tránh cho việc gây hư hại tài
liệu phải đặt ra các quy trình, quy phạm trong thao tác sử dụng hóa chất. Đối với những tài
liệu hư hỏng phải đem tu bổ, phục chế, cần tránh làm hư hỏng thêm tài liệu. Khi áp dụng các

tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác lưu trữ, cần phải tổ chức thí nghiệm, thử nghiệm
một cách thận trọng, sau khi có kết luận chắc chắn mới được áp dụng.
3. Chế độ sử dụng tài liệu
Đưa tài liệu lưu trữ ra phục vụ nghiên cứu sử dụng, đáp ứng các yêu cầu của xã hội là
mục tiêu của công tác lưu trữ. Để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu nhằm phục vụ lâu dài,
trong quá trình giao nhận, vận chuyển, sử dụng tài liệu phải có các quy định cụ thể, chặt chẽ
và phải thực hiện nghiêm túc các quy định. Các quy định về sử dụng tài liệu bao gồm: Quy
định về khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu; Quy định về chế
độ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu; Nội quy phòng đọc; Quy định về việc trưng bày
triển lãm tài liệu…
VI. TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Tu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng là công việc thường xuyên tại các kho lưu trữ. Mục
đích của việc tu bổ tài liệu là nhằm kéo dài tuổi thọ của những tài liệu lưu trữ đang có nguy cơ
hư hỏng.
Hiện nay có nhiều phương pháp tu bổ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, nhưng tu bổ tài liệu
bằng phương pháp thủ công được áp dụng phổ biến ở lưu trữ các nước. Ngày 15/6/2000 Cục
Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 69/QĐ-LTNN về quy trình tu bổ tài liệu lưu trữ.

Đặng Thanh Nam

Page 12

Yêu cầu của việc tu bổ tài liệu là phải bảo đảm tính chính xác của tài liệu tu bổ, không làm
sai lệch nội dung và hình thức so với nguyên trạng ban đầu của tài liệu.
Quy trình tu bổ tài liệu bao gồm:
– Kiểm tra, lựa chọn tài liệu cần tu bổ. Tài liệu lựa chọn để tu bổ là những tài liệu có
giá trị thông tin cao nhưng tình trạng vật lý đã bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng. Những
tài liệu đã được lựa chọn tu bổ phải thống kê vào “Phiếu yêu cầu tu bổ tài liệu” (biểu số 1)
trình Giám đốc kho lưu trữ hoặc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ duyệt (nếu là tài liệu quý

hiếm).
– Giao nhận tài liệu. Tài liệu đưa đi tu bổ phải được giao nhận theo phiếu yêu cầu tu bổ
tài liệu đã được duyệt. Trên góc phải của tài liệu phải dán nhãn ghi thông tin về địa chỉ tài
liệu; nếu tài liệu có chữ một mặt có thể ghi thông tin bằng bút chì ở mặt sau của tài liệu.
Thông tin địa chỉ tài liệu bao gồm: tên phông; mục lục số; hồ sơ số.
– Kiểm tra xác định thực trạng ban đầu của tài liệu và quyết định biện pháp tu bổ. Nội
dung kiểm tra bao gồm: đo kích thước tài liệu; xác định vật mang tin; xác định chất liệu,
phương pháp ghi tin; xác định độ PH của tài liệu; xác định độ hòa tan của mực và chất màu;
xác định nấm mốc; xác định tình trạng hư hỏng của tài liệu. Số liệu và kết quả các nội dung
kiểm tra xác định thực trạng tài liệu được ghi vào “Phiếu theo dõi tu bổ tài liệu”(biểu số 2).
– Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu, bóc tách tài liệu dính bết. Tài liệu được ghim,
khâu với nhau phải dùng dao lưỡi mỏng để tháo ghim hoặc dùng kéo để cắt chỉ khâu. Tài liệu
bị dính bết nhẹ, dùng bay sừng hoặc thanh cật tre lùa vào giữa hai tờ tài liệu để tách tài liệu ra.
Nếu tài liệu bị dính bết nặng phải làm ẩm rồi mới tách tài liệu. Có thể làm ẩm bằng phương
pháp cho nước bốc hơi từ từ làm tài liệu ẩm dần hoặc để tài liệu ở môi trường độ ẩm cao. Nếu
tài liệu được can dính với nhau bằng hồ dán phải dùng cồn 96% bôi lên chỗ dính hồ, chờ vài
phút rồi mới tách tài liệu ra và tẩy sạch hồ dán. Trong quá trình bóc tách tài liệu nếu có những
mảnh tài liệu bị rời ra phải cho mảnh đó vào bao bì, trên bao bì ghi rõ địa chỉ và vị trí của tài
liệu.
– Làm phẳng tài liệu bằng cách dùng máy ép, tấm kính, hoặc vật nặng để ép phẳng tài
liệu. Trong trường hợp thật cần thiết mới là bằng bàn là chuyên dụng. Khi là phải đặt giấy lót
và là lên mặt trái tài liệu.
– Tẩy các vết ố, bẩn trên tài liệu. Tùy theo các vết ố bẩn để sử dụng các cách tẩy bằng
xăng, bằng bột cao su, bằng cồn 96% hoặc bằng dung dịch thuốc tím.
– Khử nấm mốc. Khi kiểm tra phát hiện tài liệu bị nấm mốc phải tiến hành khử nấm
mốc (biểu số 3 hoặc 4).
– Khử axít: Tài liệu có độ PH dưới 6.0 phải tiến hành khử axít. Nếu tài liệu bị phai màu
hoặc phai mực dùng phương pháp khử khô (biểu số 5). Nếu tài liệu không bị phai màu, không
bị phai mực thì áp dụng phương pháp khử ướt (biểu số 6).
– Vệ sinh tài liệu: dùng bàn chải mềm quét, chải hoặc dùng vải mềm thấm dung dịch

nước cất pha 2% formaldehyt lau sạch cả hai mặt của tờ tài liệu.
– Tu bổ tài liệu.
Tùy thuộc vào mức độ hư hỏng và chất liệu của tài liệu có thể tu bổ tài liệu hư hỏng
bằng một trong các biện pháp sau:

Đặng Thanh Nam

Page 13

+ Vá, dán tài liệu: áp dụng đối với những tài liệu có tình trạng vật lý tốt nhưng rách các
mép ngoài hoặc có các lỗ thủng trên bề mặt (trình tự tiến hành theo hướng dẫn ở biểu số 7).
+ Bồi nền tài liệu: Áp dụng để tu bổ những tài liệu có tình trạng vật lý yếu, hoặc tài
liệu bị giòn (trình tự tiến hành theo hướng dẫn ở biểu số 8).
+ Bồi nền và viền mép tài liệu: Áp dụng để tu bổ tài liệu sao in ánh sáng hoặc giấy
trôki (trình tự tiến hành theo biểu số 9).
+ Tu bổ tài liệu bản đồ bằng vải (trình tự tiến hành theo biểu số 10).
+ Làm bao để bảo vệ tài liệu: áp dụng đối với bản can (trình tự tiến hành theo hướng
dẫn ở biểu số 11).
– Kiểm tra nghiệm thu số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở phiếu theo dõi tu bổ và
thực tế tài liệu. Thẩm định kết quả nghiệm thu.
– Bàn giao vận chuyển và sắp xếp tài liệu đã được tu bổ về đúng vị trí tài liệu trong kho
lưu trữ.

Đặng Thanh Nam

Page 14

Biểu số 1:

CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Số: …………………

Hà Nội, ngày……tháng… năm………

PHIẾU YÊU CẦU TU BỔ TÀI LIỆU
Họ và tên người yêu cầu: …………………………………………………………………………..
Tài liệu yêu cầu tu bổ:………………………………………………………………………………..
Số

Địa chỉ

Tiêu đề văn bản

Số lượng

Tên

TT

tài liệu

(tài liệu)

Tờ

phòng

1

2

Đặng Thanh Nam

3

4

5

Ghi chú

6

Page 15

Biểu số 2:
PHIẾU THEO DÕI TU BỔ TÀI LIỆU
1. Địa chỉ tài liệu.
a) Tên phông: …………………………………………………………………………………………………….
b) Mục lục số: ……………….…… c) Hồ sơ số: …………..…………… d) Tờ số:
…………………………..
2. Kiểm tra xác định thực trạng của tài liêu.
a) Kích thước: ……cm x …..cm

b) Vật mang tin:

……………………………………..………..
c) Chất liệu ghi tin: …………….

d) Phương pháp ghi tin:

………………………………….
e) Độ PH: ……………… …………….

f) Độ hoà tan:

…………………………………………………….
g) Nấm mốc: …………………………..
h) Thực trạng hư hỏng của tài liệu:
Dính bết ở ô số: …………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………….
Giòn mủn, gãy vụn ở ô số: ……………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………………………………….
Rách, thủng mất chữ ở ô số: ………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………….
Ố bẩn, ố vàng ở ô số: ………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….
Mờ chữ ở ô số: …………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………………….
i) Người kiểm tra xác định:
………………………………………………………………………………………………………………………….

3. Biện pháp giải quyết.
a) Phải chụp ảnh: ………………………………………………………………………………………………..

Đặng Thanh Nam

Page 16

b) Khử nấm mốc bằng phương pháp: ……………………………………………………………………
c) Khử axit bằng phương pháp: …………………………………………………………………………….
d) Tẩy ố bẩn: ………………………………………………………………………………………………………
e) Tu bổ bằng phương pháp: …………………………………………………………………………………
f) Người quyết định biện pháp giải quyết: ………………………………………………………………
4. Người thực hiện tu bổ tài liệu.
a) Khử nấm mốc: ……………………………………………………………………………………………….
b) Khử axit: ……………………………………………………………………………………………………….
c) Tu bổ: ……………………………………………………………………………………………………………
5. Kết quả kiểm tra.
a) Khử nấm mốc: ……………………………………………………………………………………………….
b) Khử axit: ……………………………………………………………………………………………………….
c) Tu bổ: ……………………………………………………………………………………………………………
d) Ngày và người kiểm tra: ………………………………………………………………………………….
6. Ngày và người nghiệm thu.
………………………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………….

Đặng Thanh Nam

Page 17

Biểu số 3:

QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT FORMALDEHYL
……………..
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
– Hoá chất Formaldehyl;
– Đèn cồn, cồn 96%;
– Ống cao su chịu nhiệt;
– Tủ xông khí;
– Giá để tài liệu;
– Băng dính;
– Găng tay, khẩu trang.
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Lắp bình cầu vào giá đỡ và nối ống dẫn khí từ bình cầu vào tủ xông khí.
2. Treo tài liệu lên dây hoặc xếp tài liệu lên giá trong tủ xông khí sao cho giữa các tờ
tài liệu có khe hở để khí xông vào được.
3. Dùng băng dính dán kín tủ xông khí.
4. Đổ hoá chất Formaldehyl vào bình cầu (1 lít).
5. Đổ cồn vào đèn và lắp vào đáy bình cầu; khoảng cách giữa đáy bình và đèn 2 cm.
6. Đổ đèn cồn để đun sôi hoá chất trong thời gian 6 giờ kể từ lúc hoá chất sôi.
7. Sau 01 ngày mở tủ ra cho thoát khí.
8. Sau 03 ngày lấy tài liệu ra và dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại kết quả khử
nấm mốc.
Biểu số 4:
QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT THYMOL
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ.
– Hoá chất Thymol 100g/1m3;
– Đèn điện công suất 15-20w (3 bóng/1m3);
– 3 đĩa đựng hoá chất bằng thuỷ tinh;
– Tủ xông khí;
– Giá để tài liệu;
– Băng dính;

Đặng Thanh Nam

Page 18

– Găng tay, khẩu trang;.
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Lắp bóng đèn vào trong tủ xông khí.
2. Đặt đĩa thuỷ tinh đựng hoá chất ngay trên bóng đèn (số lượng đĩa tương ứng với số
bóng đèn và khoảng cách giữa bóng đèn và đĩa khoảng 2 cm).
3. Đổ hoá chất vào các đĩa thuỷ tinh.
4. Treo tài liệu lên dây hoặc xếp tài liệu lên giá trong tủ xông khí sao cho giữa các tờ
tài liệu có khe hở để khí xông vào được.
5. Dùng băng dính dán kín tủ xông khí.
6. Cắm điện vào ổ và bật công tắc cho đèn sáng.
7. Sau 12 giờ đồng hồ tắt đèn và rút điện khỏi ổ cắm.
8. Sau 01 ngày mở tủ ra cho thoát khí.
9. Sau 03 ngày lấy tài liệu ra và dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại kết quả khử
nấm mốc.

Đặng Thanh Nam

Page 19

Biểu số 5:
QUY TRÌNH KHỬ AXIT
BẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ KHÔ
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ

– Máy kiểm tra độ PH;
– Giá đỡ tài liệu;
– Lưới nilon;
– Giá phơi tài liệu;
– Hoá chất: Dung dịch Magnesium Oxide (Mgo);
– Bình phun hoá chất;
– Găng tay, khẩu trang.
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Rửa vòi và bình phun bằng nước sạch.
2. Đổ dung dịch vào bình phun.
3. Đặt tài liệu lên lưới đỡ (mặt trái lên trên).
4. Phun dung dịch lên tài liệu lần lượt từ trái qua phải, từ trên xuống dưới với khoảng
cách từ vòi phun đến tài liệu từ 20 – 25 cm.
Nếu tài liệu dầy thì phải phun cả hai mặt.
5. Đưa tài liệu đem phơi khô trên giá.
6. Kiểm tra lại độ PH bằng máy đo PH, nếu độ PH dưới 6,5 thì phun lại.

Đặng Thanh Nam

Page 20

Biểu số 6:
QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ AXIT BẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ ƯỚT
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
– Máy kiểm tra độ PH;
– Khay đựng hoá chất các loại;
– Lưới nilon để đỡ tài liệu;
– Giá phơi tài liệu;
– Hoá chất;

– Bình CO2 có đồng hồ áp lực (hoặc nước khoáng có ga);
– Nước cất;
– Cân tiểu ly;
– Thìa đong hoá chất;
– Đũa khuấy hoá chất bằng thuỷ tinh;
– Thùng đựng hoá chất;
– Bình đong các cỡ;
– Giấy thấm;
– Găng tay, khẩu trang.
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Pha hoá chất.
1.1. Cân, đong hoá chất và nước cất theo tỷ lệ 10 – 15 gam Ca(HCO3)2 hoặc
MgCO3/1lít nước cất.
1.2. Hoà tan hoá chất với nước cất, dùng đũa thuỷ tinh khuấy đều trong 5 phút.
1.3. Sục khí CO2 với áp suất 1,5 – 2 atp trong thời gian 20 phút.
1.4. Đậy kín thùng và để ở nhiệt độ 25oC trong 24 giờ.
1.5. Gạn phần nước trong của dung dịch ra khay (bỏ phần vàng trên mặt và phần kết
tủa ở đáy thùng).
2. Khử axit.
2.1. Đặt từng tờ tài liệu vào lưới nylon.
2.2. Ngâm tài liệu vào khay có chứa dung dịch sao cho tài liệu ướt đều cả hai mặt.
2.3. Sau thời gian 10 – 20 phút vớt tài liệu khỏi khay.
2.4. Ngâm tài liệu vào khay nước sạch để rửa phân hoá chất còn dư thừa.
2.5. Vớt tài liệu đem phơi khô trên giá.
2.6. Kiểm tra lại độ PH bằng máy đo PH, nếu độ PH dưới 6,5 tiến hành khử lại theo
trình tự trên.

Đặng Thanh Nam

Page 21

Biểu số 7:
QUY TRÌNH CHI TIẾT VÁ – DÁN TÀI LIỆU

I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
– Bàn tu bổ;
– Hộp đèn;
– Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, bay, con lăn…;
– Giấy để vá tài liệu;
– Giấy dó các loại;
– Máy xén, dao xén;
– Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12).
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Chọn giấy vá có cùng chất liệu với tài liệu cần vá.
2. Đặt tài liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗ
rách, thủng của tài liệu.
3. Dùng kim châm theo đường bút chì sao cho cách đường bút chì 1mm.
4. Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm.
5. Lấy phần vá ra tẩy sạch vết chì và quét hồ.
6. Đặt miếng vá sao cho cân đều các mép của vết thủng.
7. Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá.
8. Dùng dải giấy dó mỏng có bản rộng 2 – 4 mm quét hồ và dán đè lên xung quanh
chỗ vá.
9. Tài liệu khô, lật mặt lên và làm viền tiếp mặt sau.
10. Phơi khô và ép phẳng tài liệu.
11. Xén mép tài liệu.

Đặng Thanh Nam

Page 22

Biểu số 8:
QUY TRÌNH CHI TIẾT BỒI NỀN TÀI LIỆU
……………………
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ.
– Bàn tu bổ;
– Giấy dó các loại;
– Giấy để vá tài liệu các loại;
– Dao xương, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, phíp, bay, con lăn, bàn là,
chăn, bát đựng hồ, bàn chải quét hồ các loại;
– Bèn ép;
– Máy xén, dao xén;
– Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12).
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Dùng vải màn giặt sạch lau kỹ bàn tu bổ.
2. Lựa chọn giấy dó để bồi nền. Tuỳ theo độ dầy của tài liệu mà lựa chọn giấy bồi
thích hợp.
+ Nếu bồi nền 1 mặt thì chọn giấy bồi nền có độ dày tương đương với tài liệu.
+ Nếu bồi nền 2 mặt thì chọn giấy bồi nền mỏng có thể nhìn thấu được.
3. Đặt giấy dó lên bàn tu bổ, dùng khăn sạch làm vệ sinh giấy dó.
4. Quét hồ lên giấy dó theo chiều từ giữa ra các cạnh.
5. Đặt tài liệu lên giấy dó đã quét hồ.
6. Làm phẳng tài liệu.
7. Nếu tài liệu bị thủng thì phải vá bằng giấy cùng loại.
8. Làm phẳng tài liệu bằng con lăn, trước khi lăn phải dùng vài màn ẩm đặt lên trên
tài liệu và lăn theo chiều từ giữa ra các cạnh.
9. Nếu bồi nền 2 mặt thì làm phẳng bằng bay rồi quét hồ lên tài liệu và đặt tiếp tờ
giấy bồi thứ 2 lên trên. Dùng vải màn ẩm đặt lên trên tài liệu và lăn từ giữa ra các cạnh.

Hoặc dùng giấy chống dính và tấm nylon đặt lên trên tài liệu rồi dùng bay làm phẳng.
10. Đem tài liệu phơi khô trên giá.
11. Thu gom.
12. Ép phẳng tài liệu.
13. Xén mép tài liệu.

Đặng Thanh Nam

Page 23

Biểu số 9:
QUY TRÌNH TU BỔ BẢN VẼ KỸ THUẬT
SAO IN ÁNH SÁNG HOẶC IN TRÊN GIẤY TROKY
……………………
I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ
– Bàn làm việc rộng và phẳng;
– Giấy dó các loại;
– Giấy để vá tài liệu các loại;
– Dao xương, bay, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, con lăn;
– Bàn là, chăn chiên để lót tài liệu;
– Bàn ép;
– Máy xén, dao xén;
– Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp (Phụ lục số 12).
II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH
1. Dùng vải màn giặt sạch, ẩm lau kỹ bàn làm việc.
2. Đặt giấy dó dày lên bàn và vệ sinh giấy dó cho sạch.
3. Quét hồ CMC hoặc hồ bột nếp lên giấy dó. Quét từ giữa ra các cạnh.
4. Cuộn bản đồ, bản vẽ lại (nếu tài liệu khổ rộng) trong lõi cứng.
5. Đặt tài liệu lên trên giấy dó đã quét hồ. Đặt đến đâu thì dùng bay vuốt đến đó để

loại trừ các ổ không khí dễ làm cho tài liệu bị nhăn.
6. Làm phẳng tài liệu có thể dùng các cách sau:
+ Dùng bay;
+ Dùng dao xương;
+ Dùng con lăn. Nếu dùng con lăn thì phải đặt lên trên tài liệu một mảnh vải ẩm và
lăn từ giữa ra các cạnh.
7. Viền mép mặt còn lại của tài liệu bằng giấy dó rộng 1.5cm (1cm dán đè lên mép
tài liệu; 0,5 cm để chườm ra phía ngoài).
8. Phơi khô.
9- Ép phẳng.
10. Xén mép cách tài liệu 0,3cm.
Lưu ý: Bản đồ sau khi tu bổ phải bảo quản trong tủ chuyên dụng.

Đặng Thanh Nam

Page 24

phục chế những tài liệu đã bị hư hỏng. Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ cần nắm được những tác nhân gây hại cho tài liệu, mứcđộ và phương pháp ảnh hưởng tác động làm hư hỏng tài liệu từ đó đề ra và triển khai những chính sách pháp luật vềbảo vệ, bảo quản tài liệu ; vận dụng những giải pháp khoa học kỹ thuật nhằm mục đích hạn chế, ngăn chặnsự tác động ảnh hưởng của những tác nhân gây hại so với tài liệu. Kết hợp vận dụng những giải pháp khoa học kỹ thuật tân tiến và vận dụng những kinhnghiệm truyền thống để hạn chế quy trình lão hóa tự nhiên nhằm mục đích lê dài tuổi thọ của tài liệu. Xây dựng kho lưu trữ chuyên được dùng, sắp xếp những phòng bảo quản tài liệu hài hòa và hợp lý, sắp xếpkhoa học tài liệu trong kho lưu trữ góp thêm phần hạn chế những tác nhân gây hại so với tài liệu lưutrữ. Đối với những tài liệu hư hỏng và có rủi ro tiềm ẩn bị hư hỏng cần phải vận dụng những biệnpháp để trùng tu và phục sinh tài liệu để Giao hàng điều tra và nghiên cứu sử dụng. II. CÁC NGUYÊN NHÂN GÂY HƯ HẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ1. Tài liệu tự hủy do vật liệu và phương pháp chế tácTài liệu lưu trữ được hình thành từ nhiều loại vật tư khác nhau, bằng những phươngpháp khác nhau : tài liệu giấy, tài liệu trên tre, gỗ, trên da thú, khắc trên đá, trên sắt kẽm kim loại, tàiliệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình … Trong những loại tài liệu trên, tài liệu giấy, tàiliệu ảnh, tài liệu phim, tài liệu ghi âm, ghi hình chiếm khối lượng hầu hết trong những kho lưutrữ. Mỗi loại tài liệu có vật tư hình thành khác nhau do đó có độ vững chắc khác nhau và chịutác động khác nhau bởi những tác nhân tự nhiên, thiên nhiên và môi trường. Đặng Thanh NamPage 1 a. Tài liệu giấyGiấy là một lớp mỏng mảnh gồm những sợi xenlulô, lig-nin và một số ít chất khác link chặtchẽ với nhau. Các chất trên pha chế với tỷ suất khác nhau cho ta những loại giấy khác nhau. Mứcđộ hư hại của giấy biến hóa theo tỷ suất những chất cấu thành của nó. Ngày nay ta thường gặp cácloại giấy như giấy in báo, in typô, giấy in map, giấy đánh máy, giấy vẽ kỹ thuật, giấy cảmquang … Về nguyên tắc, giấy nào có thành phần xen-lu-lô càng cao thì giấy đó càng bền. Phương pháp và kỹ thuật sản xuất giấy cũng tác động ảnh hưởng đến độ bền của giấy : giấy dóđược sản xuất bằng giải pháp bằng tay thủ công được link bằng sợi xenlulô, ít sử dụng chất tẩydo đó giấy có màu nâu, xám nhưng độ bề cao. Giấy được sản xuất bằng giải pháp côngnghiệp, sử dụng bột xen-lu-lô và những thành phần phụ gia, sử dụng nhiều chất tẩy trắng, sửdụng những chất tạo màu nên độ bền không cao, dễ bị lão hóa, dễ bị mục, bị rách nát. Để biểu lộ chữ viết, đường nét, hình vẽ trên giấy người ta dùng mực. Mực là dungdịch có màu ; có nhiều loại mực khác nhau : mực viết, mực in, mực nho, mực dấu, mực can, mực sao in ánh sáng. Độ bền của mực phụ thuộc vào vào những thành phần hóa học chế tạo rachúng. Mực càng bám chặt vào sợi giấy, càng khó hòa tan thì đường nét, hình vẽ càng bền. Thành phần của mực gồm có chất màu, chất cầm màu, chất keo, chất chống đóng cặn. Tài liệu lưu trữ của nước ta được viết bằng nhiều loại mực khác nhau. Loại tài liệu cổ thườngđược viết bằng mực nho. Mực nho được chế từ bồ hóng ( muội than ), có nhiều những bon chịuđược tác động ảnh hưởng của ánh sáng và những phản ứng hóa học khác. Các loại mực viết lúc bấy giờ được sản xuất từ muối sắt kẽm kim loại hoặc nhựa cây cómàu. Độ axít của những loại mực càng lớn thì càng dễ bị tác động ảnh hưởng bởi ánh sáng, nhiệt độ và độẩm, chữ viết dễ bị mờ, bị nhòe hoặc chữ viết ăn thủng cả giấy. Mực in do có tỷ suất chất keonhiều hơn nên trong quy trình đánh máy, in typô, photocopy mực dễ gắn chặt trên sợi giấy dođó ít bị nhòe, ít bị bay màu khi bị ảnh hưởng tác động của ánh sáng, nhiệt độ và nhiệt độ. Giấy than và ruy băng cũng là những dạng mực để nhân bản tài liệu. Giấy than và ruybăng có cấu trúc gồm hai lớp : lớp nền bằng giấy mỏng dính ( giấy than ) hoặc bằng vải ( ruy băng ) vàlớp mực. Mực của giấy than và ruy băng là dạng mực đặc có bổ trợ thêm chất dầu. Do mựcở dạng đặc nên khi tài liệu hình thành năng lực link giữa giấy và mực của giấy than hạnchế, dễ bị phai mờ. Bút chì có nhiều loại như chì đen, chì màu. Ruột bút chì đen làm bằng than chì và đấtsét. Tùy theo tỷ suất của than chì và mức độ luyện khác nhau mà bút chì có độ mềm, cứng khácnhau. Nét bút chì đen ít bị bay màu, ít bị tác động ảnh hưởng của nhiệt độ, nhiệt độ và ánh sáng. Nét bútchì màu dễ bị phai màu khi chịu tác động ảnh hưởng của nhiệt độ, nhiệt độ và ánh sáng. b. Tài liệu ảnh, phim ảnhVật liệu hình thành tài liệu ảnh gồm có phim nhựa, giấy ảnh, những hóa chất tạo nênhình ảnh. Độ bền của phim, ảnh phụ thuộc vào vào hóa chất tạo nên nền phim, và những hóa chất xửlý hình ảnh. Nền phim bằng nhựa nitrat xen-lu-lô hoàn toàn có thể tự cháy trong môi trường tự nhiên nhiệt độ cao ; nềnphim bằng nhựa tri-a-xê-tát xen-lu-lô có độ vững chắc cao. Trong quy trình giải quyết và xử lý phim ảnh nếu còn để dư hóa chất trên nền phim ảnh sẽ làm mờhình ảnh và khi gặp thiên nhiên và môi trường thuận tiện, những hóa chất sẽ ảnh hưởng tác động lẫn nhau xảy ra phản ứnghóa học gây mất hình ảnh. Đặng Thanh NamPage 2 Đặc biệt hình ảnh được lưu giữ lại trên tài liệu phim ảnh trải qua quy trình phản ứngquang hóa do vậy ảnh hưởng tác động của những yếu tố nhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng đều làm tác động ảnh hưởng đếntài liệu. c. Tài liệu ghi âmTùy thuộc vào giải pháp hình thành, tài liệu ghi âm có nhiều loại : ghi âm cơ giới, ghi âm từ tính, ghi âm cảm quang và ghi âm kỹ thuật số. Ghi âm cơ giới thường gãy rãnh âm thanh và xước mặt phẳng đĩa gây hỏng tài liệu. Ghi âm từ tính kém vững chắc, dễ bị mất từ, mất âm thanh nếu bảo quản trong môitrường có nhiều sắt kẽm kim loại, chất dễ nhiễm từ. 2. Các tác nhân tự nhiênCác tác nhân tự nhiên là những tác nhân gây hại rất lớn so với tài liệu lưu trữ. Nước tacó vị trí địa lý thuộc vùng nhiệt đới gió mùa, nằm trên bờ biển Thái Bình Dương, có hơn 3.000 km bờbiển nên nhiệt độ cao, nhiệt độ cao, nắng nhiều và nóng bức, mưa nhiều, lượng mưa lớn. Ngoài raở nước ta còn có gió Tây – Nam là loại gió lục địa vừa khô, vừa nóng, lắm bụi, nên việc bảoquản tài liệu ở nước ta rất phức tạp. a. Nhiệt độ không khíNước ta nằm vào khu vực nhiệt đới gió mùa, nhiệt độ trung bình hàng năm cao. Nhiệt độ caolàm tài liệu bị khô, giòn, dễ gãy. Nhiệt độ cao là điều kiện kèm theo thuận tiện để những hóa chất trên phimảnh và trong môi trường tự nhiên tác động ảnh hưởng lẫn nhau xảy ra những phản ứng hóa học gây hư hại tài liệu. b. Độ ẩmĐộ ẩm là yếu tố gây hại lớn nhất so với tài liệu lưu trữ. Độ ẩm tương đối ở nước tatrung bình từ 80 – 90 %. Độ ẩm cao làm cho tài liệu ngấm ẩm sẽ bị mục dần, chữ viết bị nhòe. Độ ẩm cao làm cho những hóa chất trong thiên nhiên và môi trường và trong thành phần cấu trúc của tài liệu bịhòa tan dễ xảy ra những phản ứng hóa học gây hư hỏng tài liệu. Ngoài ra nhiệt độ cao còn tạo điềukiện môi trường tự nhiên cho nấm mốc, vi sinh vật tăng trưởng, xâm nhập lên tài liệu. c. Ánh sángÁnh sáng là yếu tố gây ảnh hưởng tác động quang hóa, làm cho giấy bị vàng, giòn, mực bị baymàu. Trong ánh sáng có những tia tử ngoại, tia này sẽ làm đổi khác cấu trúc của giấy, cấu trúcphân tử mực và chất kết dính. Trong bảo quản tài liệu lưu trữ không nên để ánh sáng chiếutrực tiếp lên tài liệu. d. BụiBụi là một trong những tác nhân gây hại so với tài liệu lưu trữ. Bụi bám lên tài liệu gâyố vàng, lão hóa tài liệu. Bụi có nhiều loại : bụi cơ khí, bụi vi sinh vật, bụi cát … Bụi cơ khí, bụicát bám vào tài liệu gây cọ xát làm xước tài liệu. Bụi vi sinh vật là những bào tử nấm, mốc, côntrùng, khi bám lên tài liệu gặp môi trường tự nhiên thuận tiện sẽ tăng trưởng thành nấm, mốc, côn trùnggây hư hại tài liệu. Nước ta nằm dọc theo bờ biển, có bãi cát dài, gió mạnh, có nhiều cơn gióxoáy đã mang một khối lượng lớn bụi bay trong không khí và mang đi khắp nơi, vào những kholưu trữ. Ngoài ra nhiều kho lưu trữ, đặc biệt quan trọng là những lưu trữ hiện hành của nhiều cơ quan đượcbố trí ở những khu vực vệ sinh thiên nhiên và môi trường kém, ô nhiễm, bụi bẩn, đã làm ảnh hưởng tác động đến tài liệu. Đặng Thanh NamPage 3 e. Côn trùng và những loại gặm nhấmĐiều kiện khí hậu nhiệt đới gió mùa nước ta rất tương thích cho côn trùng nhỏ sống và tăng trưởng. Côntrùng là quân địch nguy hại của tài liệu lưu trữ ; có loại cắn tài liệu, có loại gây hư hỏng phươngtiện bảo quản. Côn trùng gây hại tài liệu lưu trữ thường gặp là mối, mọt, bọ ba đuôi ; những loàigặm nhấm là gián, chuột. Ngoài ra ở nước ta thường xảy ra thiên tai, bão, lụt, gió lốc cũng gây hư hỏng tài liệulưu trữ. 3. Nguyên nhân do điều kiện kèm theo bảo quản và sử dụng tài liệuĐây là những nguyên do do con người gây ra. Con người hoàn toàn có thể có ý thức, có mụcđích đánh cắp, hủy hoại tài liệu, nhưng nhiều trường hợp do vô ý hoặc thiếu ý thức tráchnhiệm hoặc do điều kiện kèm theo khách quan cũng gây hư hại tài liệu lưu trữ. Trường hợp có ý thức tiêu hủy, đánh cắp tài liệu thường do những thế lực trái chiều, thùđịch triển khai, hoặc những trường hợp đã có những hành vi vi phạm pháp lý tìm cách tiêuhủy tài liệu để xóa vật chứng, dấu vết. Vô ý thức gây hại cho tài liệu lưu trữ thường là do chính cơ quan trực tiếp quản trị tàiliệu, nhân viên cấp dưới lưu trữ và những người sử dụng tài liệu. Việc thiếu kho tàng, phương tiện đi lại, điều kiện kèm theo bảo quản tài liệu, thiếu hiểu biết về trình độ, thiếu ý thức chấp hành những quyđịnh về bảo quản, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ đều gây mất mát, hư hỏng tài liệu. III. NHỮNG YÊU CẦU VỀ KHO TÀNG, TRANG THIẾT BỊ ĐỂ BẢO QUẢN TÀILIỆU1. Yêu cầu về kho lưu trữĐể bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ và bảo vệ được bí hiểm cần phải thiết kế xây dựng nhữngkho lưu trữ chuyên được dùng. Yêu cầu, tiêu chuẩn, quy cách kho lưu trữ chuyên được dùng được quyđịnh tại thông tư 09/2007 / TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ. a. Yêu cầu chungKho lưu trữ chuyên sử dụng phải bảo vệ được những nhu yếu : khu vực xây kho thuận tiệngiao thông, có địa chất không thay đổi, vị trí cao, thoát nước nhanh, xa những khu vực dễ xảy ra cháynổ, ô nhiễm ; có đất dự trữ để lan rộng ra khi thiết yếu. Kho lưu trữ phải bảo vệ cấu trúc bềnvững, bảo vệ, bảo quản bảo đảm an toàn tài liệu lưu trữ. Thiết kế kho phải hài hòa và hợp lý, liên hoàn phù hợpvới những mô hình tài liệu và những quy trình tiến độ nhiệm vụ lưu trữ, cung ứng những nhu yếu về mỹ quancủa khu công trình văn hóa truyền thống. b. Khu vực kho bảo quản tài liệuKho bảo quản tài liệu phải sắp xếp thành khu vực riêng, hạn chế tiếp xúc với đường đi, có lối ra vào độc lập. Diện tích mỗi kho bảo quản tài liệu tối đa không quá 200 mét vuông gồm diệntích những giá để tài liệu, diện tích quy hoạnh lối đi giữa những hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho. Cửa kho bảo quản tài liệu phải tránh hướng tây. Kết cấu kho lưu trữ phải có sức chịu tải bềnvững, chống được động đất trên 7 độ richte, chống được bão trên cấp 12. Tải trọng sàn kho tốithiểu là 1700K g / mét vuông nếu sử dụng giá cố định và thắt chặt ; 2400K g / mét vuông nếu dùng giá di động. Nền kho bảoquản tài liệu phải được giải quyết và xử lý chống mối, phẳng phiu, chịu được ma sát và không gây bụi. Tường kho bảo quản tài liệu và tường ngăn giữa những kho bảo quản tài liệu phải có độ chịu lửacấp 1 theo tiêu chuẩn pháp luật của Nhà nước ( không sập đổ sau 4 giờ cháy ). Mái kho đượcĐặng Thanh NamPage 4 phong cách thiết kế hai lớp : lớp trong đổ bê tông cốt thép tại chỗ, lớp ngoài bằng vật tư cách nhiệt ; Giữahai lớp mái có chiều cao tối thiểu 1 mét tạo lưu không thông thoáng. Chiều cao tầng liền kề kho tốithiểu 2,4 m ; tầng giáp mái chống nóng có chiều cao khoảng chừng 3,6 m. Tầng hầm thông gió, chốngẩm, chống mối có chiều cao từ 2,1 m – 2,4 m. Cửa ra vào và cửa thoát hiểm được làm 1 cánh, bằng vật tư chống cháy, có chiều rộng tối thiểu 1 m, mở theo chiều từ trong ra ngoài. Khe hởgiữa những cánh cửa với mặt nền không được lớn hơn 5 mm. Diện tích hành lang cửa số chiếm khoảng1 / 10 diện tích quy hoạnh tường kho, hành lang cửa số phải có năng lực chống đột nhập, chống côn trùng nhỏ, chốngbụi, chống ánh sáng mặt trời trực tiếp, bảo vệ độ chiếu sáng tự nhiên tối thiểu và cho phépthông gió tự nhiên khi thiết yếu. Kho bảo quản tài liệu phải có vừa đủ trang thiết bị bảo vệ vàbảo quản tài liệu. Giao thông trong kho gồm cầu thang chính, cầu thang thoát hiểm và thangmáy ( so với kho lưu trữ có từ hai tầng trở lên ). Cầu thang thoát hiểm sắp xếp ở cuối khu vựckho, rộng 1,5 đến 2,0 m. Thang máy chở tài liệu có tải trọng hữu dụng 500 – 800 kg, có tườngchịu lửa bao quanh, thùng thang máy có size 1,5 đến 1,8 m có cửa mở có chiều rộnghữu ích tối thiểu 1,2 m. Hệ thống điện chiếu sáng trong kho và bảo vệ ngoài kho được lắp ráp riêng ; có phươngtiện đóng, ngắt điện chung cho toàn kho và riêng cho mỗi tầng kho. Hệ thống cấp và thoátnước được lắp ráp riêng. Không đặt thiết bị cấp nước ở tầng trên hoặc mái kho lưu trữ. Đườngống nước bảo vệ độ kín, không rò rỉ, không đi qua phòng kho bảo quản tài liệu. Hệ thốngthoát nước bảo vệ tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường. Kho lưu trữ phải được trang bị khá đầy đủ những phương tiện đi lại, thiết bị phòng, chữa cháy ; xung quanh kho lưu trữ phải có mạng lưới hệ thống đường cho xe cứu hỏa và mạng lưới hệ thống nước cứu hỏa. Đối với khu vực bảo quản tài liệu chỉ sử dụng bình khí hoặc bình bọt làm phương tiện đi lại chữacháy để không làm tổn hại đến tài liệu. Ngoài khu vực kho bảo quản tài liệu, kho lưu trữ còn có khu vực giải quyết và xử lý nhiệm vụ lưutrữ, khu hành chính, khu vực lắp ráp thiết bị kỹ thuật và khu vực Giao hàng công chúng. Tổng diện tích sàn của khu vực giải quyết và xử lý nhiệm vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vực lắp đặtthiết bị kỹ thuật tối thiểu bằng 50 % tổng diện tích quy hoạnh sàn kho bảo quản tài liệu. Khu vực giải quyết và xử lý nhiệm vụ được sắp xếp gần khu vực kho bảo quản tài liệu gồm cácphòng : Phòng tiếp đón tài liêu ; phòng khử trùng tài liệu ; phòng khử axit ; phòng chỉnh lý tàiliệu ; phòng để tài liệu hết giá trị ; phòng trùng tu phục chế tài liệu ; phòng lập bản sao bảo hiểm. Khu vực lắp ráp thiết bị kỹ thuật gồm những phòng lắp ráp mạng lưới hệ thống điều hòa TT ; thiết bị theo dõi, giám sát, kiểm tra thực trạng bảo vệ, giải quyết và xử lý trong trường hợp xảy ra cháy nổKhu hành chính gồm có những phòng : phòng thao tác hành chính ; phòng họp ; phòngkhách ; phòng bảo vệ bảo mật an ninh ; nhà xe của công chức và fan hâm mộ ; những khu công trình phụ trợ : cổng, vườn hoa, hoa lá cây cảnh, tường rào, trạm điện, bể nước, khu vệ sinh … Khu vực Giao hàng công chúng tối thiểu bằng tổng diện tích quy hoạnh sàn kho bảo quản tài liệu. Khu vực ship hàng công chúng gồm những phòng sau : phòng đọc chung ; phòng đọc đặc biệt quan trọng ; phòng bảo quản tạm tài liệu ; phòng sao chụp tài liệu ; phòng hội nghị ; phòng tọa lạc ; phònggửi tư trang của công chúng. Kho lưu trữ chuyên được dùng lúc bấy giờ đa phần được kiến thiết xây dựng ở những TT lưu trữ bảoquản tài liệu có ý nghĩa lịch sử vẻ vang. Ở những cơ quan tổ chức triển khai, kho lưu trữ hiện hành được đặt trong trụ sở thao tác của những cơquan tổ chức triển khai. Khi sắp xếp kho lưu trữ cần quan tâm một số ít điểm chính sau đây : Đặng Thanh NamPage 5 Địa điểm sắp xếp kho lưu trữ phải bảo vệ nhu yếu về bảo quản, bảo vệ bảo đảm an toàn tài liệu, không sắp xếp kho lưu trữ ở tầng hầm hoặc tầng trên cùng của trụ sở cơ quan, tránh hướng tây ; tránh gần khu vực khí ẩm, ô nhiễm ; tránh nơi dễ xảy ra cháy nổ. Bố trí kho lưu trữ gần thangmáy, cầu thang nhằm mục đích thuận tiện cho việc luân chuyển tài liệu. Kho lưu trữ phải bảo vệ đủ diện tích quy hoạnh để bảo quản tài liệu ; bảo vệ những nhu yếu vềnhiệt độ, nhiệt độ, ánh sáng … Hệ thống điện trong phòng kho bảo quản tài liệu lưu trữ phải tuyệt đối bảo đảm an toàn. Bố trí phòng đọc tài liệu riêng, tách rời kho lưu trữ. 2. Yêu cầu về trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữTrang thiết bị bảo quản trong kho lưu trữ vừa là phương tiện đi lại để bảo quản, vừa làphương tiện để quản trị hồ sơ, tài liệu lưu trữ. Trang thiết bị trong kho bảo quản tài liệu baogồm : a. GiáGiá đựng tài liệu phải bảo vệ nhu yếu bền vững và kiên cố, tiết kiệm ngân sách và chi phí diện tích quy hoạnh bảo quản và vậtliệu. Nên dùng giá sắt kẽm kim loại để tránh được sự ảnh hưởng tác động của côn trùng nhỏ, ẩm mốc. Tùy theo điềukiện của những kho lưu trữ hoàn toàn có thể dùng giá cố định và thắt chặt hoặc giá di động. Giá phong cách thiết kế hai mặt ( giáđôi ), tháo lắp được để tùy theo diện tích quy hoạnh mà hoàn toàn có thể lắp ráp 2, 3, 4 khung. Khi phong cách thiết kế nên thiếtkế chân giá cao để hạn chế sự xâm nhập của côn trùng nhỏ, mối … b. TủỞ những phòng kho lưu trữ có nhiều loại tủ : tủ đựng hồ sơ ; tủ đựng bản can ; tủ đựng ảnh ; tủ đựng tài liệu theo khổ. Tủ đựng hồ sơ chỉ thích hợp với việc bảo quản tài liệu ở những phòng đang thao tác hiệnhành ; tủ cũng hoàn toàn có thể bằng sắt kẽm kim loại hay bằng gỗ. Đối với những tài liệu quan trọng đặc biệt quan trọng thìcó thể dùng két sắt hay những thiết bị bảo quản đặc biệt quan trọng khác. c. Hòm đựng tài liệuĐối với nước ta thiên tai địch họa liên tục xảy ra, hòm đựng tài liệu cũng làphương tiện thiết yếu. Vật liệu của hòm cũng hoàn toàn có thể bằng gỗ hay bằng sắt kẽm kim loại ; khi thiết kếchú ý đến những yếu tố chống ẩm, chống mối, chống sự xâm nhập của chuột … ; khi bảo quản tàiliệu trong kho mặc dầu hòm xếp nhiều tầng nhưng lấy tài liệu không phải vận động và di chuyển ; khi cầnvận chuyển tài liệu đi nơi khác phải chịu được lực. d. Các trang thiết bị khácĐể bảo quản tốt và thuận tiện cho việc thống kê, quản trị và tra tìm, những hồ sơ được xếpvào cặp. Căp đựng tài liệu đã được tiêu chuẩn hóa theo lao lý tại Tiêu chuẩn ngành TCN03-1997, phát hành kèm theo quyết định hành động số 74 / QĐ-KHKT ngày 4/8/1997 của Cục Lưu trữNhà nước. Ngoài ra tùy điều kiện kèm theo kho tàng và năng lực kinh phí đầu tư người ta còn trang bị 1 số ít thiếtbị thích hợp, như những phương tiện đi lại luân chuyển ; mạng lưới hệ thống báo động, báo cháy ; trang thiết bịchống cháy ; trang thiết bị thông gió, chống ẩm như quạt, máy điều hòa nhiệt độ, những dụng cụđo nhiệt độ … Đặng Thanh NamPage 6IV. CÁC BIỆN PHÁP KỸ THUẬT BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ1. Biện pháp phòng chống ẩma. Khái niệm về nhiệt độ – Độ ẩm tuyệt đối ( ký hiệu là a ) : Là nhiệt độ xác định lượng hơi nước có thực trongkhông khí, lượng hơi nước đó tính bằng gam trong 1 m3. Ví dụ : Vào thời gian đo nhiệt độ không khí, nhiệt độ ngoài trời 250C người ta đo đượctrong 1 m3 không khí có chứa 17 g nước. Như vậy a = 17 g / m3. Căn cứ vào nhiệt độ tuyệt đối đođược để thống kê giám sát thời gian thông gió hay bao gói tài liệu. Tuy nhiên nhiệt độ tuyệt đối khôngthể bộc lộ được mức độ khô hay ướt của không khí vì cùng một độ ẩm tuyệt đối như nhaunhưng nếu nhiệt độ cao thì không khí khô ráo nhưng nếu nhiệt độ thấp thì không khí bị ẩmướt. – Độ ẩm bảo hòa ( ký hiệu là A ) : Là lượng hơi nước cao nhất mà 1 m3 không khí có khảnăng chứa được ở một nhiệt độ nhất định. Nếu quá lượng hơi nước đó, lượng hơi nước dưthừa sẽ đọng lại thành nước. Điểm phân loại ranh giới giữa hơi nước và nước gọi là điểmsương. Ví dụ : ở nhiệt độ 250 C thì lượng hơi nước bảo hòa trong 1 m3 không khí là 23 gam ( A = 23 ). Nhiệt độ càng cao, năng lực chứa ẩm của không khí càng lớn. Ở những cơ quan chuyênmôn đều có bảng tính sẵn nhiệt độ bảo hòa tương tự với từng nhiệt độ nhất định. – Độ ẩm tương đối ( ký hiệu là r ) : Để đo mức độ khí ẩm của không khí người ta dùng nhiệt độ tương đối. Độ ẩm tương đối là tỷ số % của lượng hơi nước có thực ( a ) và lượng hơi nước bảo hòatrong 1 m3 không khí ở một nhiệt độ nhất định. r = x 100 % Ví dụ : Ở nhiệt độ 29 C, nếu ta có nhiệt độ tuyệt đối là 22,44 g / m3 ( theo bảng đo lường và thống kê ởnhiệt độ này ), nhiệt độ bảo hòa là 28,45 g / m3 thì nhiệt độ tương đối : r = x 100 % = 78 % Cũng với nhiệt độ tuyệt đối đó, nếu nhiệt độ là 310 C thì nhiệt độ bảo hòa sẽ là 31,70 g / m3thì nhiệt độ tương đối sẽ là : r = x 100 % = 70 % b. Các chiêu thức phòng chống ẩm – Thông gió : Nếu không khí trong kho lưu trữ khí ẩm hơn không khí ở ngoàitrời thì ta phải Open cho không khí khô ráo bên ngoài vào sửa chữa thay thế không khí khí ẩm trongkho lưu trữ. Đặng Thanh NamPage 7K hi Open thông gió cần quan tâm chọn thời gian tương thích : * Nhiệt độ ngoài kho không cao quá 320C và không thấp hơn 100C. * Độ ẩm tuyệt đối và tương đối ngoài trời phải thấp hơn trong kho. * Ngoài kho không có sương đọng, nhiệt độ không khí ngoài kho phải nhỏ hơnnhiệt độ điểm sương trong kho. Khi Open thông gió nên dùng quạt phối hợp để thông gió ở những góc khuất trongkho. Thông gió là giải pháp đơn thuần, rẻ tiền, tuy nhiên cũng có điểm yếu kém là khi mở cửathông gió bụi và côn trùng nhỏ cũng có điều kiện kèm theo xâm nhập vào kho. – Dùng chất hút ẩm : + Dùng Silicagen bọc vào túi vải cho vào những gói, hộp tài liệu để hút ẩm. Trước khisử dụng, Silicagen phải được sấy ở nhiệt độ 1300C trong thời hạn 6 giờ, sau khi sử dụng mộtthời gian, Silicagen hút đủ nước đổi màu thì đưa sấy lại. + Vôi sống cũng có công dụng hút ẩm. Nếu trong kho lưu trữ quá khí ẩm hoàn toàn có thể dùngvôi sống để hút ẩm. Vôi sống cho vào bao tải, để ở góc kho, khi hút no nước vôi sẽ tan thànhbột và thay vôi khác. Khi cho vôi sống vào bao chỉ nên cho lượng vôi chỉ khoảng chừng 1/3 bao đểkhi ngấm ẩm vôi nở ra không bị tràn khỏi bao. – Bao gói cách ly nhiệt độ. Có thể dùng giấy dầu, giấy Paraphin, túi chất dẻo để bao gói tài liệu, tránh không khíẩm xâm nhập vào tài liệu. Tài liệu được bao gói trong điều kiện kèm theo khô khô cứng. Trước khi bao góiphải kiểm tra, nếu tài liệu đang bị ẩm thì không được bao gói. Khi bao gói cho thêm Silicagenvà chất chống nấm mốc. – Dùng máy hút ẩm, máy điều hòa không khí hoặc TT điều hòa không khí chocả kho lưu trữ. Là giải pháp phòng chống ẩm có tính dữ thế chủ động, hiệu suất cao. Tuy nhiên sử dụng phươngpháp này yên cầu có kho tàng tương thích và có điều kiện kèm theo kinh phí đầu tư. – Sấy tài liệu. Trong trường hợp mưa, bão, lụt, tài liệu bị ướt hoàn toàn có thể dùng tủ sấy hoặc dùng bóng điệnsơ mờ để sấy tài liệu. Không được dùng than củi sấy tài liệu. Các tài liệu như phim, ảnh, băngghi âm tuyệt đối không được sấy. 2. Biện pháp phòng chống nấm mốca. Khái niệm về nấm mốcNấm mốc là loại thực vật cấp thấp, sinh sống bằng chiêu thức ký sinh, cộng sinhhoặc hoại sinh. Cơ thể mốc là một mạng lưới hệ thống nhỏ rất mảnh nhiều sắc tố. Nó không hề tựquang hợp được để điều chế lấy thức ăn. Nấm mốc sống sót và tăng trưởng được nhờ ba yếu tốchính : thức ăn, nước và nhiệt độ thích hợp. b. Biện pháp phòng chống nấm mốcĐặng Thanh NamPage 8 Để chống nấm mốc, trước khi đưa vào kho lưu trữ, tài liệu phải khô, sạch và được khửtrùng. Tài liệu được đưa vào phòng kín với một khối lượng hóa chất bốc hơi để diệt nấm mốc. Tài liệu được giữ trong phòng kín với nhiệt độ khoảng chừng 30 oC trong thời hạn từ 24 đến 40 giờ. Đối với kho lưu trữ cũng cần được khử trùng và kiểm tra định kỳ mức độ ô nhiễm trước khiđưa tài liệu vào. Nếu kho khí ẩm hoặc trong kho có chứa tài liệu đã bị mốc thì không khítrong kho là môi trường tự nhiên thuận tiện cho nấm mốc tăng trưởng và xâm nhập lên tài liệu mới ngaysau khi tài liệu được đưa vào kho. Để phòng nấm mốc phải tiếp tục vệ sinh kho tàng và thiết bị bảo quản. Dùngmáy hút bụi hoặc vải xô màn, bàn chải lông mềm lau sạch bụi, không để bụi là những bào tửnấm mốc bám lên giá, tủ và những hộp đựng tài liệu. Sử dụng máy điều hòa không khí, máy hútẩm cũng là giải pháp quan trọng chống nấm mốc. Khi tài liệu đã bị nấm mốc cần khống chế nhiệt độ và nhiệt độ để hạn chế sự phát triểncủa chúng, sau đó dùng hóa chất để diệt nấm mốc. Các loại hóa chất dùng để chống nấm mốccó hiệu suất cao là : Penta Clorua Phenol ( PCP ) ; Penta Nitro Phenol ( PNP ) ; Phenolat Natri ( NaCPC ) … Khi sử dụng hóa chất phải theo hướng dẫn của những nhà chuyên môn để tránh gây hưhại tài liệu và nhiễm độc cho người. 3. Phòng chống côn trùnga. Các loại côn trùng nhỏ phá hoại tài liệuCác loại côn trùng nhỏ phá hoại tài liệu thường gặp như nhậy cánh bạc “ bọ ba đuôi ”, gián, mối, mọt. Ở bìa, hộp, cặp thường gặp những loại sâu non và nhộng trưởng thành của những loại cánhcứng, cánh phấn. Gáy sách thường bị gián, bọ ba đuôi cắn. Trong những loại côn trùng nhỏ phá hoạitài liệu thì mối là quân địch nguy khốn nhất, gây hại nhanh và nghiêm trọng nhất so với tài liệu lưutrữ và trang thiết bị trong kho lưu trữ. b. Biện pháp phòng chống côn trùngCũng như giải pháp phòng chống nấm mốc, để phòng chống côn trùng nhỏ cầnphải luôn luôn kiểm tra, phát hiện, vệ sinh và khử trùng kho tàng và tài liệu. Khi thiết yếu sửdụng hóa chất để đề phòng và hủy hoại côn trùng nhỏ. Nước ta ở vùng nhiệt đới gió mùa ẩm, mối tăng trưởng mạnh nên so với tài liệu lưu trữ cần đặcbiệt chăm sóc việc phòng và chống mối. Mối có nhiều loại, hầu hết là mối đất. Mối đấtthường phá hoại nhà cửa, kho tàng, trang thiết bi và tài liệu lưu trữ. Ngoài ra còn có loài mốikhô, loài mối này khó phát hiện vì chúng không xâm nhập từ đất lên, không làm đường mốimà thường bay trong không khí để xâm nhập vào kho lưu trữ và những kho tàng khác. Mối khôthường làm tổ trên cao, số lượng ít và sức phá hoại không lớn. Phòng mối hầu hết là phát hiện, ngăn ngừa, phá bỏ đường xâm nhập của mối. Việcphòng chống mối phải triển khai từ khi kiến thiết xây dựng nhà kho. Địa điểm xây dụng kho phải ở nơicao ráo, giải quyết và xử lý nền kho, ngâm tẩm vật tư trước khi đưa vào thiết kế xây dựng kho. Các phương tiệnbảo quản tài liệu phải được kê cao ; Bố trí giá tủ trong kho lưu trữ cách mặt đất 20 cm, cáchtường 50 cm, cách trần nhà 80 cm để mối không có điều kiện kèm theo xâm nhập vào tài liệu. Tài liệuphải đặt lên giá kệ. Đặng Thanh NamPage 9T hường xuyên quyét dọn kho tàng thật sạch tạo ra thiên nhiên và môi trường động để hạn chế sự xâmnhập của mối. Kiểm tra kho tàng tiếp tục, phát hiện kịp thời sự xâm nhập của mối đểtìm giải pháp giải quyết và xử lý nhằm mục đích hạn chế tác hại của mối so với tài liệu. Khi phát hiện có môi trong kho lưu trữ phải tìm tổ để phá hoặc dùng những loại hóa chấtđể diệt mối. 4. Phòng chống chuộtChuột là loại gặm nhấm khá nguy hại, sản sinh nhanh nên sức phá hoại nhanh vàlớn ; chuột cắn tài liệu, làm tổ, phóng uế gây hư hỏng và làm bẩn tài liệu. Chuột có ba nhóm đa phần : chuột nhà, chuột đồng và chuột rừng. Để đề phòng chuộtxâm nhập vào kho lưu trữ phải có những giải pháp che chắn chu đáo ; khơi thông cống rãnh, làmlưới sắt bịt kín những lỗ thông hơi, những đường ống thông vào nhà kho. Diệt chuột bằng bả hoặcbằng những hóa chất. Các loại hóa chất thường dùng để diệt chuột là kẽm phốt phua ( PZn ) haykẽm sun phát ( ZnS ). Ngoài ra hoàn toàn có thể dùng bẫy hoặc nuôi mèo bắt chuột. 5. Phòng chống cháyTrong kho lưu trữ, nguyên do gây cháy hoàn toàn có thể là do không chấp hành nội quy vềviệc dùng lửa, hút thuốc, do chập điện hoặc do kẻ tà đạo phá hoại gây cháy. Cháy trong kho lưu trữ dù lớn hay nhỏ đều gây thiệt hại. Phòng cháy là nhiệm vụthường xuyên, quan trọng của những kho lưu trữ. Để phòng cháy cần đề ra và triển khai nghiêmngặt những pháp luật về phòng cháy. Nội quy ra vào kho lưu trữ phải ngặt nghèo. Đường dây điệnphải đặt ngầm hay bọc kín, có mạng lưới hệ thống cầu dao điện bảo đảm an toàn ; những trang thiết bị báo cháy, dụngcụ chữa cháy như nước, cát, xẻng, bình chữa cháy phải được trang bị không thiếu. Khi xảy ra cháy ở kho lưu trữ phải dùng những giải pháp chữa cháy như cách ly vật cháy ; làm lạnh cục bộ khu vực cháy ; làm ngạt hơi cháy. Hiện nay những kho lưu trữ thường trang bị cáchệ thống thiết bị báo cháy, chữa cháy tự động hóa. V. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ TÀI LIỆU TRONG KHO LƯU TRỮQuản lý ngặt nghèo tài liệu, sắp xếp khoa học, thống kê không thiếu, kiểm tra liên tục, để nắm vũng số lượng, thành phần, tình hình và nội dung tài liệu trong kho lưu trữ và bảo vệan toàn tài liệu là những nội dung quan trọng của công tác làm việc bảo quản tài liệu lưu trữ. 1. Phương pháp sắp xếp tài liệu trong kho lưu trữSắp xếp tài liệu trong kho lưu trữ là công tác làm việc tổ chức triển khai khoa học những hồ sơ nhằm mục đích phục vụcho việc tổ chức triển khai sử dụng tài liệu được thuận tiện. Sắp xếp khoa học tài liệu trong kho lưu trữtạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho công tác làm việc thống kê và kiểm tra. Ngoài ra, sắp xếp khoa học những hồsơ trong kho lưu trữ còn giúp cho cán bộ lưu trữ có điều kiện kèm theo giải quyết và xử lý nhanh gọn những biến cốxảy ra, chống được những yếu tố gây hại cho tài liệu. a. Sắp xếp tài liệu theo hồ sơCác tài liệu trong hồ sơ, đơn vị chức năng bảo quản được sắp xếp theo đặc trưng đã vận dụng đểlập hồ sơ. Mỗi hồ sơ, đơn vị chức năng bảo quản chỉ dày khoảng chừng 2 cm ; nếu khối lượng tài liệu trong hồsơ nhiều thì nên chia thành nhiều tập, mỗi tập là 1 đơn vị chức năng bảo quản. Đặng Thanh NamPage 10C ác tài liệu là bản vẽ có khổ rộng thường xếp theo những chiêu thức : đặt nằm phẳngtrong những tủ chuyên sử dụng ; cuộn tròn so với bản vẽ bằng giấy mỏng dính. Đối với những bản vẽkhổ rộng, giấy cứng thì phải treo lên những giá treo. b. Sắp xếp tài liệu lên giáNguyên tắc sắp xếp tài liệu lên giá là dễ tìm thấy, dễ lấy. Tùy theo từng loại tài liệu đểsắp xếp nhưng việc sắp xếp tài liệu trong từng khoang, từng giá phải thống nhất theo quy địnhxếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới. Trường hợp tài liệu được sắp xếp trong từng hộp, trong gói … có đánh số thứ tự, cầnxếp nằm thì đặt chúng theo số thứ tự từ dưới lên trên thành từng cột và những cột lại được xếp từtrái qua phải. c. Sắp xếp giá trong khoSắp xếp giá trong kho phải thuận tiện cho phương tiện đi lại luân chuyển và đi lại, đồng thời phải bảo vệ cho kho được thông thoáng, tránh được những yếu tố phá hoại tài liệu, tiết kiệm chi phí được diện tích quy hoạnh, thuận tiện cho công tác làm việc làm vệ sinh, sắp xếp tài liệu và thống kê, kiểmtra tài liệu. d. Bảng hướng dẫn nơi để tài liệuTrong một kho lưu trữ có nhiều phông, nhiều giá cần phải làm hai bảng hướng dẫn : Bảngchỉ dẫn nơi để tài liệu theo phông và bảng hướng dẫn nơi để tài liệu theo giá. Bảng hướng dẫn nơi để tài liệu theo phông là bảng cho biết tài liệu của phông đó để ởngăn nào, giá nào trong kho. Bảng hướng dẫn này được phong cách thiết kế theo mẫu : TÀI LIỆUNƠI ĐỂTên phôngSố phôngMục lục sốĐơn vị bảo quảnsốTầngKhoGiá sốPhòngNgăn sốBảng hướng dẫn nơi để tài liệu theo giá là bảng hướng dẫn đi từ tài liệu trên giá mà biết tàiliệu đó thuộc phông nào. Tập hợp những bản hướng dẫn nơi để tài liệu theo giá ta biết được cácgiá trong kho để tài liệu của những phông nào và hoàn toàn có thể lập được sơ đồ giá tài liệu trong toànkho. Bảng hướng dẫn này được phong cách thiết kế theo mẫu : NƠI ĐỂ TÀI LIỆUGiá sốNgănPhông sốTên phôngMục lục sốĐVBQTừ số : Đến số : Nhà sốTầng sốPhòng sốĐặng Thanh NamPage 11C ác bảng hướng dẫn trên được làm thành những tấm thẻ bìa cứng có cùng size và sắpxếp theo từng loại bảng hướng dẫn. Mỗi khi có sự sắp xếp lại trong kho thì phải biến hóa những tấm thẻ theo sự sắp xếp đó. Như vậy bảng hướng dẫn được cho phép ta quản lý tài liệu về số lượng, nơi để và phát hiện kịp thời tàiliệu bị thiếu, bị mất. 2. Chế độ bảo vệ tài liệu trong kho lưu trữMỗi kho lưu trữ đều có chính sách quản lý tài liệu nhằm mục đích bảo vệ bảo đảm an toàn và bảoquản toàn vẹn trạng thái vật lý của tài liệu. Chế độ bảo vệ tài liệu gồm có : Chế độ kiểm tra định kỳ, đột xuất về số lượng, chất lượng, thực trạng vật lý của tài liệu, tình hình bảo quản tài liệu. Quy chế vệ sinh tài liệu : Quy định về việc định kỳ lau dọn vệ sinh tài liệu. Quy địnhphòng cháy, chữa cháy : nhằm mục đích mục tiêu loại trừ những nguyên do gây cháy. Cần có những quyđịnh đơn cử như : cấm mang những chất cháy, dễ cháy vào kho lưu trữ ; cấm sử dụng những chất dễphát lửa ; cấm hút thuốc, đun nấu điện trong kho. Quy định những giải pháp phòng chữa cháy. Nội quy ra vào kho : Nhằm quản trị người ra vào kho, để phòng kẻ tà đạo đột nhập đánhcắp, tiêu hủy tài liệu. Nội quy ra vào kho lưu trữ pháp luật rõ những thủ tục thiết yếu khi đến kholưu trữ để liên hệ công tác làm việc hay sử dụng tài liệu ; chiêu thức theo dõi, quản trị người ra vàokho. Ngoài ra trong quy trình thực hiên chính sách bảo quản, để tránh cho việc gây hư hại tàiliệu phải đặt ra những tiến trình, quy phạm trong thao tác sử dụng hóa chất. Đối với những tàiliệu hư hỏng phải đem trùng tu, phục chế, cần tránh làm hư hỏng thêm tài liệu. Khi vận dụng cáctiến bộ của khoa học kỹ thuật vào công tác làm việc lưu trữ, cần phải tổ chức triển khai thí nghiệm, thử nghiệmmột cách thận trọng, sau khi có Kết luận chắc như đinh mới được vận dụng. 3. Chế độ sử dụng tài liệuĐưa tài liệu lưu trữ ra ship hàng điều tra và nghiên cứu sử dụng, phân phối những nhu yếu của xã hội làmục tiêu của công tác làm việc lưu trữ. Để bảo vệ, bảo quản bảo đảm an toàn tài liệu nhằm mục đích ship hàng vĩnh viễn, trong quy trình giao nhận, luân chuyển, sử dụng tài liệu phải có những pháp luật đơn cử, chặt chẽvà phải triển khai tráng lệ những pháp luật. Các lao lý về sử dụng tài liệu gồm có : Quyđịnh về khai thác sử dụng tài liệu và thẩm quyền khai thác sử dụng tài liệu ; Quy định về chếđộ kiểm tra, theo dõi việc xuất nhập tài liệu ; Nội quy phòng đọc ; Quy định về việc trưng bàytriển lãm tài liệu … VI. TU BỔ PHỤC CHẾ TÀI LIỆU LƯU TRỮTu bổ, phục chế tài liệu hư hỏng là việc làm tiếp tục tại những kho lưu trữ. Mụcđích của việc trùng tu tài liệu là nhằm mục đích lê dài tuổi thọ của những tài liệu lưu trữ đang có nguy cơhư hỏng. Hiện nay có nhiều giải pháp trùng tu tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, nhưng trùng tu tài liệubằng chiêu thức bằng tay thủ công được vận dụng phổ cập ở lưu trữ những nước. Ngày 15/6/2000 CụcLưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 69 / QĐ-LTNN về tiến trình trùng tu tài liệu lưu trữ. Đặng Thanh NamPage 12Y êu cầu của việc trùng tu tài liệu là phải bảo vệ tính đúng chuẩn của tài liệu trùng tu, không làmsai lệch nội dung và hình thức so với nguyên trạng bắt đầu của tài liệu. Quy trình trùng tu tài liệu gồm có : – Kiểm tra, lựa chọn tài liệu cần trùng tu. Tài liệu lựa chọn để trùng tu là những tài liệu cógiá trị thông tin cao nhưng thực trạng vật lý đã bị hư hỏng hoặc có rủi ro tiềm ẩn hư hỏng. Nhữngtài liệu đã được lựa chọn trùng tu phải thống kê vào “ Phiếu nhu yếu trùng tu tài liệu ” ( biểu số 1 ) trình Giám đốc kho lưu trữ hoặc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ duyệt ( nếu là tài liệu quýhiếm ). – Giao nhận tài liệu. Tài liệu đưa đi trùng tu phải được giao nhận theo phiếu nhu yếu tu bổtài liệu đã được duyệt. Trên góc phải của tài liệu phải dán nhãn ghi thông tin về địa chỉ tàiliệu ; nếu tài liệu có chữ một mặt hoàn toàn có thể ghi thông tin bằng bút chì ở mặt sau của tài liệu. Thông tin địa chỉ tài liệu gồm có : tên phông ; mục lục số ; hồ sơ số. – Kiểm tra xác lập tình hình bắt đầu của tài liệu và quyết định hành động giải pháp trùng tu. Nộidung kiểm tra gồm có : đo size tài liệu ; xác lập vật mang tin ; xác lập vật liệu, chiêu thức ghi tin ; xác lập độ PH của tài liệu ; xác lập độ hòa tan của mực và chất màu ; xác lập nấm mốc ; xác lập thực trạng hư hỏng của tài liệu. Số liệu và tác dụng những nội dungkiểm tra xác lập tình hình tài liệu được ghi vào “ Phiếu theo dõi trùng tu tài liệu ” ( biểu số 2 ). – Tháo gỡ ghim, kẹp, chỉ khâu tài liệu, bóc tách tài liệu dính bết. Tài liệu được ghim, khâu với nhau phải dùng dao lưỡi mỏng mảnh để tháo ghim hoặc dùng kéo để cắt chỉ khâu. Tài liệubị dính bết nhẹ, dùng bay sừng hoặc thanh cật tre lùa vào giữa hai tờ tài liệu để tách tài liệu ra. Nếu tài liệu bị dính bết nặng phải làm ẩm rồi mới tách tài liệu. Có thể làm ẩm bằng phươngpháp cho nước bốc hơi từ từ làm tài liệu ẩm dần hoặc để tài liệu ở môi trường tự nhiên độ ẩm cao. Nếutài liệu được can dính với nhau bằng hồ dán phải dùng cồn 96 % bôi lên chỗ dính hồ, chờ vàiphút rồi mới tách tài liệu ra và tẩy sạch hồ dán. Trong quy trình bóc tách tài liệu nếu có nhữngmảnh tài liệu bị rời ra phải cho mảnh đó vào vỏ hộp, trên vỏ hộp ghi rõ địa chỉ và vị trí của tàiliệu. – Làm phẳng tài liệu bằng cách dùng máy ép, tấm kính, hoặc vật nặng để ép phẳng tàiliệu. Trong trường hợp thật thiết yếu mới là bằng bàn là chuyên được dùng. Khi là phải đặt giấy lótvà là lên mặt trái tài liệu. – Tẩy những vết ố, bẩn trên tài liệu. Tùy theo những vết ố bẩn để sử dụng những cách tẩy bằngxăng, bằng bột cao su đặc, bằng cồn 96 % hoặc bằng dung dịch thuốc tím. – Khử nấm mốc. Khi kiểm tra phát hiện tài liệu bị nấm mốc phải triển khai khử nấmmốc ( biểu số 3 hoặc 4 ). – Khử axít : Tài liệu có độ PH dưới 6.0 phải thực thi khử axít. Nếu tài liệu bị phai màuhoặc phai mực dùng chiêu thức khử khô ( biểu số 5 ). Nếu tài liệu không bị phai màu, khôngbị phai mực thì vận dụng chiêu thức khử ướt ( biểu số 6 ). – Vệ sinh tài liệu : dùng bàn chải mềm quét, chải hoặc dùng vải mềm thấm dung dịchnước cất pha 2 % formaldehyt lau sạch cả hai mặt của tờ tài liệu. – Tu bổ tài liệu. Tùy thuộc vào mức độ hư hỏng và vật liệu của tài liệu hoàn toàn có thể trùng tu tài liệu hư hỏngbằng một trong những giải pháp sau : Đặng Thanh NamPage 13 + Vá, dán tài liệu : vận dụng so với những tài liệu có thực trạng vật lý tốt nhưng rách nát cácmép ngoài hoặc có những lỗ thủng trên mặt phẳng ( trình tự triển khai theo hướng dẫn ở biểu số 7 ). + Bồi nền tài liệu : Áp dụng để trùng tu những tài liệu có thực trạng vật lý yếu, hoặc tàiliệu bị giòn ( trình tự thực thi theo hướng dẫn ở biểu số 8 ). + Bồi nền và viền mép tài liệu : Áp dụng để trùng tu tài liệu sao in ánh sáng hoặc giấytrôki ( trình tự triển khai theo biểu số 9 ). + Tu bổ tài liệu map bằng vải ( trình tự thực thi theo biểu số 10 ). + Làm bao để bảo vệ tài liệu : vận dụng so với bản can ( trình tự triển khai theo hướngdẫn ở biểu số 11 ). – Kiểm tra nghiệm thu sát hoạch số lượng, chất lượng tài liệu trên cơ sở phiếu theo dõi trùng tu vàthực tế tài liệu. Thẩm định hiệu quả nghiệm thu sát hoạch. – Bàn giao luân chuyển và sắp xếp tài liệu đã được trùng tu về đúng vị trí tài liệu trong kholưu trữ. Đặng Thanh NamPage 14B iểu số 1 : CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚCCỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMTRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIAĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcSố : … … … … … … … TP.HN, ngày … … tháng … năm … … … PHIẾU YÊU CẦU TU BỔ TÀI LIỆUHọ và tên người nhu yếu : ………………………………………………………………………….. Tài liệu nhu yếu trùng tu : ……………………………………………………………………………….. SốĐịa chỉTiêu đề văn bảnSố lượngTênTTtài liệu ( tài liệu ) TờphòngĐặng Thanh NamGhi chúPage 15B iểu số 2 : PHIẾU THEO DÕI TU BỔ TÀI LIỆU1. Địa chỉ tài liệu. a ) Tên phông : ……………………………………………………………………………………………………. b ) Mục lục số : … … … … … …. … … c ) Hồ sơ số : … … … … .. … … … … … d ) Tờ số : … … … … … … … … … … .. 2. Kiểm tra xác lập tình hình của tài liêu. a ) Kích thước : … … cm x … .. cmb ) Vật mang tin : … … … … … … … … … … … … … … .. … … … .. c ) Chất liệu ghi tin : … … … ……. d ) Phương pháp ghi tin : … … … … … … … … … … … … …. e ) Độ PH : … … … … … … … …………. f ) Độ hoà tan : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …. g ) Nấm mốc : … … … … … … … … … … .. h ) Thực trạng hư hỏng của tài liệu : Dính bết ở ô số : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Giòn mủn, gãy vụn ở ô số : ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. Rách, thủng mất chữ ở ô số : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Ố bẩn, ố vàng ở ô số : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Mờ chữ ở ô số : ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… i ) Người kiểm tra xác lập : …………………………………………………………………………………………………………………………. 3. Biện pháp xử lý. a ) Phải chụp ảnh : ……………………………………………………………………………………………….. Đặng Thanh NamPage 16 b ) Khử nấm mốc bằng chiêu thức : …………………………………………………………………… c ) Khử axit bằng giải pháp : ……………………………………………………………………………. d ) Tẩy ố bẩn : ……………………………………………………………………………………………………… e ) Tu bổ bằng giải pháp : ………………………………………………………………………………… f ) Người quyết định hành động giải pháp xử lý : ……………………………………………………………… 4. Người thực thi trùng tu tài liệu. a ) Khử nấm mốc : ………………………………………………………………………………………………. b ) Khử axit : ………………………………………………………………………………………………………. c ) Tu bổ : …………………………………………………………………………………………………………… 5. Kết quả kiểm tra. a ) Khử nấm mốc : ………………………………………………………………………………………………. b ) Khử axit : ………………………………………………………………………………………………………. c ) Tu bổ : …………………………………………………………………………………………………………… d ) Ngày và người kiểm tra : …………………………………………………………………………………. 6. Ngày và người nghiệm thu sát hoạch ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… Đặng Thanh NamPage 17B iểu số 3 : QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT FORMALDEHYL … … … … … .. I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ – Hoá chất Formaldehyl ; – Đèn cồn, cồn 96 % ; – Ống cao su đặc chịu nhiệt ; – Tủ xông khí ; – Giá để tài liệu ; – Băng dính ; – Găng tay, khẩu trang. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH1. Lắp bình cầu vào giá đỡ và nối ống dẫn khí từ bình cầu vào tủ xông khí. 2. Treo tài liệu lên dây hoặc xếp tài liệu lên giá trong tủ xông khí sao cho giữa những tờtài liệu có khe hở để khí xông vào được. 3. Dùng băng dính dán kín tủ xông khí. 4. Đổ hoá chất Formaldehyl vào bình cầu ( 1 lít ). 5. Đổ cồn vào đèn và lắp vào đáy bình cầu ; khoảng cách giữa đáy bình và đèn 2 cm. 6. Đổ đèn cồn để đun sôi hoá chất trong thời hạn 6 giờ kể từ lúc hoá chất sôi. 7. Sau 01 ngày mở tủ ra cho thoát khí. 8. Sau 03 ngày lấy tài liệu ra và dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại hiệu quả khửnấm mốc. Biểu số 4 : QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ NẤM MỐC BẰNG HOÁ CHẤT THYMOLI. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ. – Hoá chất Thymol 100 g / 1 m3 ; – Đèn điện hiệu suất 15-20 w ( 3 bóng / 1 m3 ) ; – 3 đĩa đựng hoá chất bằng thuỷ tinh ; – Tủ xông khí ; – Giá để tài liệu ; – Băng dính ; Đặng Thanh NamPage 18 – Găng tay, khẩu trang ;. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH1. Lắp bóng đèn vào trong tủ xông khí. 2. Đặt đĩa thuỷ tinh đựng hoá chất ngay trên bóng đèn ( số lượng đĩa tương ứng với sốbóng đèn và khoảng cách giữa bóng đèn và đĩa khoảng chừng 2 cm ). 3. Đổ hoá chất vào những đĩa thuỷ tinh. 4. Treo tài liệu lên dây hoặc xếp tài liệu lên giá trong tủ xông khí sao cho giữa những tờtài liệu có khe hở để khí xông vào được. 5. Dùng băng dính dán kín tủ xông khí. 6. Cắm điện vào ổ và bật công tắc nguồn cho đèn sáng. 7. Sau 12 giờ đồng hồ đeo tay tắt đèn và rút điện khỏi ổ cắm. 8. Sau 01 ngày mở tủ ra cho thoát khí. 9. Sau 03 ngày lấy tài liệu ra và dùng đèn Black Lingt Lam kiểm tra lại tác dụng khửnấm mốc. Đặng Thanh NamPage 19B iểu số 5 : QUY TRÌNH KHỬ AXITBẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ KHÔI. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ – Máy kiểm tra độ PH ; – Giá đỡ tài liệu ; – Lưới nilon ; – Giá phơi tài liệu ; – Hoá chất : Dung dịch Magnesium Oxide ( Mgo ) ; – Bình phun hoá chất ; – Găng tay, khẩu trang. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH1. Rửa vòi và bình phun bằng nước sạch. 2. Đổ dung dịch vào bình phun. 3. Đặt tài liệu lên lưới đỡ ( mặt trái lên trên ). 4. Phun dung dịch lên tài liệu lần lượt từ trái qua phải, từ trên xuống dưới với khoảngcách từ vòi phun đến tài liệu từ 20 – 25 cm. Nếu tài liệu dầy thì phải phun cả hai mặt. 5. Đưa tài liệu đem phơi khô trên giá. 6. Kiểm tra lại độ PH bằng máy đo PH, nếu độ PH dưới 6,5 thì phun lại. Đặng Thanh NamPage 20B iểu số 6 : QUY TRÌNH CHI TIẾT KHỬ AXIT BẰNG PHƯƠNG PHÁP KHỬ ƯỚTI. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ – Máy kiểm tra độ PH ; – Khay đựng hoá chất những loại ; – Lưới nilon để đỡ tài liệu ; – Giá phơi tài liệu ; – Hoá chất ; – Bình CO2 có đồng hồ đeo tay áp lực đè nén ( hoặc nước khoáng có ga ) ; – Nước cất ; – Cân tiểu ly ; – Thìa đong hoá chất ; – Đũa khuấy hoá chất bằng thuỷ tinh ; – Thùng đựng hoá chất ; – Bình đong những cỡ ; – Giấy thấm ; – Găng tay, khẩu trang. II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH1. Pha hoá chất. 1.1. Cân, đong hoá chất và nước cất theo tỷ suất 10 – 15 gam Ca ( HCO3 ) 2 hoặcMgCO3 / 1 lít nước cất. 1.2. Hoà tan hoá chất với nước cất, dùng đũa thuỷ tinh khuấy đều trong 5 phút. 1.3. Sục khí CO2 với áp suất 1,5 – 2 atp trong thời hạn 20 phút. 1.4. Đậy kín thùng và để ở nhiệt độ 25 oC trong 24 giờ. 1.5. Gạn phần nước trong của dung dịch ra khay ( bỏ phần vàng trên mặt và phần kếttủa ở đáy thùng ). 2. Khử axit. 2.1. Đặt từng tờ tài liệu vào lưới nylon. 2.2. Ngâm tài liệu vào khay có chứa dung dịch sao cho tài liệu ướt đều cả hai mặt. 2.3. Sau thời hạn 10 – 20 phút vớt tài liệu khỏi khay. 2.4. Ngâm tài liệu vào khay nước sạch để rửa phân hoá chất còn dư thừa. 2.5. Vớt tài liệu đem phơi khô trên giá. 2.6. Kiểm tra lại độ PH bằng máy đo PH, nếu độ PH dưới 6,5 thực thi khử lại theotrình tự trên. Đặng Thanh NamPage 21B iểu số 7 : QUY TRÌNH CHI TIẾT VÁ – DÁN TÀI LIỆUI. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ – Bàn trùng tu ; – Hộp đèn ; – Dao, kim, kéo, bút chì, tẩy, panh, nhíp, bay, con lăn … ; – Giấy để vá tài liệu ; – Giấy dó những loại ; – Máy xén, dao xén ; – Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp ( Phụ lục số 12 ). II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH1. Chọn giấy vá có cùng vật liệu với tài liệu cần vá. 2. Đặt tài liệu và giấy vá lên hộp đèn soi, dùng bút chì mềm tô lên giấy vá những chỗrách, thủng của tài liệu. 3. Dùng kim châm theo đường bút chì sao cho cách đường bút chì 1 mm. 4. Dùng tăm bông thấm nước sạch quét lên đường kim châm. 5. Lấy phần vá ra tẩy sạch vết chì và quét hồ. 6. Đặt miếng vá sao cho cân đều những mép của vết thủng. 7. Sau 3-5 phút dùng panh gõ nhẹ lên miếng vá. 8. Dùng dải giấy dó mỏng dính có bản rộng 2 – 4 mm quét hồ và dán đè lên xung quanhchỗ vá. 9. Tài liệu khô, lật mặt lên và làm viền tiếp mặt sau. 10. Phơi khô và ép phẳng tài liệu. 11. Xén mép tài liệu. Đặng Thanh NamPage 22B iểu số 8 : QUY TRÌNH CHI TIẾT BỒI NỀN TÀI LIỆU … … … … … … … … I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ. – Bàn trùng tu ; – Giấy dó những loại ; – Giấy để vá tài liệu những loại ; – Dao xương, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, phíp, bay, con lăn, bàn là, chăn, bát đựng hồ, bàn chải quét hồ những loại ; – Bèn ép ; – Máy xén, dao xén ; – Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp ( Phụ lục số 12 ). II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH1. Dùng vải màn giặt sạch lau kỹ bàn trùng tu. 2. Lựa chọn giấy dó để bồi nền. Tuỳ theo độ dầy của tài liệu mà lựa chọn giấy bồithích hợp. + Nếu bồi nền 1 mặt thì chọn giấy bồi nền có độ dày tương tự với tài liệu. + Nếu bồi nền 2 mặt thì chọn giấy bồi nền mỏng mảnh hoàn toàn có thể nhìn thấu được. 3. Đặt giấy dó lên bàn trùng tu, dùng khăn sạch làm vệ sinh giấy dó. 4. Quét hồ lên giấy dó theo chiều từ giữa ra những cạnh. 5. Đặt tài liệu lên giấy dó đã quét hồ. 6. Làm phẳng tài liệu. 7. Nếu tài liệu bị thủng thì phải vá bằng giấy cùng loại. 8. Làm phẳng tài liệu bằng con lăn, trước khi lăn phải dùng vài màn ẩm đặt lên trêntài liệu và lăn theo chiều từ giữa ra những cạnh. 9. Nếu bồi nền 2 mặt thì làm phẳng bằng bay rồi quét hồ lên tài liệu và đặt tiếp tờgiấy bồi thứ 2 lên trên. Dùng vải màn ẩm đặt lên trên tài liệu và lăn từ giữa ra những cạnh. Hoặc dùng giấy chống dính và tấm nylon đặt lên trên tài liệu rồi dùng bay làm phẳng. 10. Đem tài liệu phơi khô trên giá. 11. Thu gom. 12. Ép phẳng tài liệu. 13. Xén mép tài liệu. Đặng Thanh NamPage 23B iểu số 9 : QUY TRÌNH TU BỔ BẢN VẼ KỸ THUẬTSAO IN ÁNH SÁNG HOẶC IN TRÊN GIẤY TROKY … … … … … … … … I. YÊU CẦU VẬT LIỆU VÀ DỤNG CỤ – Bàn thao tác rộng và phẳng ; – Giấy dó những loại ; – Giấy để vá tài liệu những loại ; – Dao xương, bay, thước, kéo, xốp, vải màn, xô đựng nước, con lăn ; – Bàn là, chăn chiên để lót tài liệu ; – Bàn ép ; – Máy xén, dao xén ; – Hồ dán CMC hoặc bột gạo nếp ( Phụ lục số 12 ). II. TRÌNH TỰ TIẾN HÀNH1. Dùng vải màn giặt sạch, ẩm lau kỹ bàn thao tác. 2. Đặt giấy dó dày lên bàn và vệ sinh giấy dó cho sạch. 3. Quét hồ CMC hoặc hồ bột nếp lên giấy dó. Quét từ giữa ra những cạnh. 4. Cuộn map, bản vẽ lại ( nếu tài liệu khổ rộng ) trong lõi cứng. 5. Đặt tài liệu lên trên giấy dó đã quét hồ. Đặt đến đâu thì dùng bay vuốt đến đó đểloại trừ những ổ không khí dễ làm cho tài liệu bị nhăn. 6. Làm phẳng tài liệu hoàn toàn có thể dùng những cách sau : + Dùng bay ; + Dùng dao xương ; + Dùng con lăn. Nếu dùng con lăn thì phải đặt lên trên tài liệu một mảnh vải ẩm vàlăn từ giữa ra những cạnh. 7. Viền mép mặt còn lại của tài liệu bằng giấy dó rộng 1.5 cm ( 1 cm dán đè lên méptài liệu ; 0,5 cm để chườm ra phía ngoài ). 8. Phơi khô. 9 – Ép phẳng. 10. Xén mép cách tài liệu 0,3 cm. Lưu ý : Bản đồ sau khi trùng tu phải bảo quản trong tủ chuyên sử dụng. Đặng Thanh NamPage 24

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2