Hệ thống thông tin được sử dụng ở Vinamilk

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (786.91 KB, 14 trang )

Bạn đang đọc: Hệ thống thông tin được sử dụng ở Vinamilk – Tài liệu text

Hệ thống thông tin – vinamilk

HỆ THỐNG THÔNG TIN ĐƯỢC SỬ DỤNG Ở VINAMILK

Khái niệm: ERP1 là một thuật ngữ được dùng liên quan đến mọi hoạt động của doanh
nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực hiện các quy trình xử lý một cách tự
động hóa để giúp doanh nghiệp quản lí các hoạt động then chốt. Theo Kurmar và
Hillegersberg (2000), ERP là một thuật ngữ liên quan đến hệ thống tích hợp thông tin
và quá trình kinh doanh bao gồm các phân hệ chức năng được cài đặt tùy theo mục
địch của doanh nghiệp.

Các phân hệ trong ERP:
Đặc trưng của các phần mềm ERP là cấu trúc phân hệ, trong đó từng phân hệ có thể
hoạt động độc lập nhưng vẫn có khả năng kết nối với nhau.
Theo tài liệu chính thức của CIBRES – cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ chuyên
viên triển khai ERP, thì một ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ: kế toán tài chính, hậu
cần, sản xuất, quản lý dự án, dịch vụ, dự đoán và lập kế hoạch và công cụ lập báo cáo.

Đặc điểm của ERP:
1

1

Hệ thống thông tin – vinamilk

– Đầy đủ các phân hệ nghiệp vụ như các phân hệ kể trên
– Tích hợp hoàn toàn, dữ liệu tập trung
– Tự động hóa quy trình tác nghiệp
– Kiến trúc và công nghệ tiên tiến
– An toàn và bảo mật cao

Lợi ích của ERP (theo Shang và Seddon, 2002):

– Lợi ích hoạt động: giảm chi phí, chu kỳ thời gian hoạt động, cải thiện năng
–

suất, chất lượng cũng như dịch vụ khách hàng.
Lợi ích quản trị: ERP áp dụng cơ sở dữ liệu dùng chung và khả năng phân tích
dữ liệu tạo điều kiện dễ dàng cho việc ra quyết định và cải thiện đánh giá hoạt
động ở các bộ phận.
Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công nghệ thông tin.
Lợi ích cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin: tạo điều kiện cho doanh nghiệp
giảm chi phái và tăng khả năng thực hiện các ứng dụng khác.
Lợi ích doanh nghiệp: cải thiện quy trình làm việc, quá trình học tập và truyền
thông trong doanh nghiệp từ đó cải thiện văn hóa công ty.

Thực trạng ở Việt Nam:
Thị trường ERP Việt Nam đi sau khoảng 10-15 năm so với thị trường ERP ở Châu Âu
và Mỹ. Số lượng chuyên viên tư vấn có khả năng triển khai những dự án ERP quy mô
lớn vẫn còn rất ít, chủ yếu cần có sự trợ giúp từ các chuyên viên tư vấn nước ngoài.
2003, thị trường ERP Việt Nam bắt đầu phát triển.
2004, thị trường ERP phát triển trên nhiều phân khúc doanh nghiệp cả lớn và nhỏ.
Nhiều dự án ERP quy mô lớn được triển khai tại các công ty: Bibica, Tổng công ty
lương thực miền nam, Savimex và Vinamilk.
Tiếp đến 2010, ứng dụng ERP phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam từ các doanh nghiệp
lớn tới cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

a. Giải pháp ERP của Oracle
2

Hệ thống thông tin – vinamilk

Tên gọi: Oracle E-Business Suite (EBS) phiên bản 11i

Để quản lý hiệu quả quá trình mua bán ở cả đầu vào và đầu ra Vinamilk sử
dụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP EBS 11i, đưa vào sử dụng và kết
nối tại 13 địa điểm, gồm các trụ sở, nhà máy, kho hàng của Vinamilk trên toàn quốc.
Hệ thống ERP được thiết kế theo kiểu các phân hệ. Những phân hệ chức năng chính
được chia thích hợp với những hoạt động kinh doanh chuyên biệt như tài chính kế
toán, sản xuất và phân phối.

Trên thị trường ERP, Oracle E-Business Suite được biết đến như là một trong
những giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới. Đây là một bộ gồm các ứng dụng quản
3

Hệ thống thông tin – vinamilk

trị doanh nghiệp cho phép quản lí hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệp vụ:
kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa…

b. CRM của SAP

SAP CRM là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng tích hợp (CRM) –
nằm trong gói SAP Business Suite, được sản xuất bởi SAP AG mà đối tượng là hoạt
động kinh doanh của các tổ chức vừa và lớn trong tất cả các ngành, lĩnh vực.
Chức năng CRM của SAP kết hợp ERP Oracle EBI 11i, Vinamilk có thể quản
lý mọi mặt trong quan hệ khách hàng và các quy trình hoạt động từ khi bắt đầu đến
lúc kết thúc. Vinamilk sử dụng SAP CRM để giao tiếp với các nhà phân phối. Phần
mềm này không chỉ giúp công ty giải quyết mục tiêu ngắn hạn – từ đó giảm chi phí và

tăng khả năng ra quyết định mà còn có thể giúp công ty có được khả năng cạnh tranh
hiệu quả trong dài hạn.

4

Hệ thống thông tin – vinamilk

c. Microsoft Dynamics SL Solomon

Microsoft Dynamics SL là một trong những sản phẩm phần mềm hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp của Microsoft cho doanh nghiệp nhỏ và định hướng theo dự
án. Nó là phần mềm trong gói Microsoft Dynamics.
Microsoft Dynamics SL được biết đến với thế mạnh của hệ thống ERP với sự
kết nối với Microsoft Office Project Server, một phần mềm trong gói Microsoft
Office. Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện này cung cấp doanh nghiệp theo
hướng dự án, dịch vụ và phân phối cách quản lý dự án cùng chức năng kế toán dự án
để giúp các tổ chức quản lý hiệu quả các dự án, nâng cao lợi nhuận và hiệu quả. Các
chức năng đó bao gồm tài chính, kế toán dự án, sản xuất, dịch vụ lĩnh vực, quản lý
chuỗi cung ứng, phân tích, và thương mại điện tử.
Các nhà phân phối sử dụng giải pháp Solomon (đã được đổi tên lại là Microsoft
Dynamics SL) để thông tin với Vinamilk. Hệ thống này đảm bảo thông tin được lưu
chuyển thông suốt và kịp thời giữa Vinamilk và các nhà phân phối. Nhân viên bán
hàng dùng máy tính để bàn nhập dữ liệu, sau đó đồng bộ dữ liệu vào hệ thống CNTT
của Vinamilk.
5

Hệ thống thông tin – vinamilk

d. Bussiness Intelligent

BI là qui trình và Công Nghệ mà các doanh nghiệp dùng để kiểm soát khối
lượng dữ liệu khổng lồ, khai phá dữ liệu. Một hệ thống BI (BI system) còn được gọi là
hệ thống hỗ trợ quyết đinh (Decision Support System -DSS). Vấn đề cốt lõi trong hệ
thống BI là kho dữ liệu (Data Warehouse) và khai phá dữ liệu (Data Mining) vì dữ
liệu dùng trong BI là dữ liệu tổng hợp, đó là đặc trung của kho dữ liệu. Đồng thời việc
phân tích dữ liệu trong BI không phải là những phân tích đơn giản (query, Filtering)
mà là những kỹ thuật trong khai phá dữ liệu (Data Mining) dùng để phân loại
(classification) phân cụm (clustering), hay dự đoán (Prediction). Vì vậy BI có mối
quan hệ rất chặt chẽ với Data Warehouse và Data mining.
Tại Vinamilk, Hệ thống phần mềm SAP được xây dựng theo công nghệ SAP
NetWenver. NetWenver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS,
cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho
nhân viên bán hàng. Ba ứng dụng được NetWenver tích hợp thành hệ thống Business
Warehouse – BW để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo
Vinamilk có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh
trên toàn quốc.
6

Hệ thống thông tin – vinamilk

2. Tác động của hệ thống thông tin tới các dòng chảy trong kênh
Hệ thống thông tin tác động một cách đồng thời tới dòng chảy hàng hóa vật
chất, sở hữu và đặt hàng. Trước hết nó tác động tới chi phí để vận hành các dòng chảy
trong kênh, sau đó làm thay đổi việc bổ xung kho hàng.
a. Dòng phân phối vật chất
Dòng phân phối vật chất nhằm quản lý các mạng lưới cung ứng, tức là các
dòng gia tăng giá trị từ người cung ứng tới người sử dụng cuối cùng. Khi vận dụng hệ

thống thông tin và quản lí mạng lưới cung ứng của mình thì hiệu quả sẽ tăng cao. Hệ
thống thông tin có vai trò với dòng phân phối vật chất như sau:

– Dự báo mức tiêu thụ, từ đó, công ty sẽ lên lịch tiến độ sản xuất và xác định
–

mức dự trữ hàng hóa.
Kho dự trữ thành phẩm là cầu nối giữa đơn đặt hàng của khách hàng và
hoạt động sản xuất của công ty.
Đơn đặt hàng của khách hàng làm tiêu hao mức dự trữ thành phẩm, còn
hoạt động sản xuất lại làm tăng mức dự trữ thành phẩm. Dòng thành phẩm
vật chất rời khỏi dây chuyền qua đóng gói rồi vào kho của nhà máy, xử lý
tại phòng gửi hàng, vận chuyển đi, nhập kho ngoài nhà máy rồi giao cho
nhà phân phối.

Phân hệ Logistics của Oracle EBS 11i hỗ trợ quản lí toàn bộ quy trình cung
ứng từ quản lý kho đến vận chuyển và trả lại hàng với các phân hệ:

–

Inventory Management – quản lý hàng tồn kho
Supply Chain Intelligence – quản lý chuỗi cung ứng
Transportation – quản lý vận tải
Warehouse Management – quản lý kho hàng
…

Ngoài ra Microsoft Dynamics SL Solomon cung cấp tính năng để giảm sự quá
tải của kho hoặc nằm dưới ngưỡng an toàn. Giúp giảm chi phí phân phối bởi quản lý
vận tải và tinh giản các quy trình.
b. Dòng đặt hàng

Xem thêm: Hệ thống sổ sách kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC – KẾ TOÁN HÀ NỘI GROUP

Dòng đặt hàng là dòng 2 chiều. Quản lý đơn hàng trước đây dựa vào điện thọai
và các chứng từ có liên quan như đơn hàng, đơn hàng thay đổi, bảng báo giá, hóa đơn
bán hàng.. . Hiện nay Vinamilk đã xây dựng được quy trình thu thập, tập hợp, giải
quyết đơn đặt hàng tối ưu bằng các hệ thống đặt hàng tự động và quản lý tồn kho bằng
máy tính. Như vậy, thời gian đặt hàng, chờ đợi và giao hàng được rút ngắn.
Vinamilk còn cử giám sát kinh doanh và nhân viên bán hàng trực tiếp. Hàng
ngày, các nhân viên bán hàng sẽ nhận các thiết bị cầm tay PDA được cập nhật danh
sách đại lý và các mục tiêu bán hàng trọng tâm. Cuối ngày, các nhân viên sẽ cắm thiết
bị này vào máy tính của nhà phân phối để cập nhật được vào hệ thống thông tin của
nhà phân phối, đưa ra các kết quả và số liệu trong ngày về tình trạng kho hàng, doanh
7

Hệ thống thông tin – vinamilk

thu, công nợ,… Từ đó, Vinamilk phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng
xử lý, chỉ tiêu và lập kế hoạch phân phối hàng.
Vinamilk thực hiện quản lí đơn hàng với các nhà phân phối của mình qua Palm
Z22 – 1 thiết bị cầm tay được Vinamilk trang bị đồng loạt cho các nhà phân phối. Z22
không những thiết lập được lộ trình giao hàng theo đúng kế hoạch về ngày giao hàng,
sản phẩm thay thế và những đơn hàng thực hiện trước đó của khách hàng.
Trước hết, Z22 tiếp nhận các lộ trình bán hàng theo đúng kế hoạch các giám sát
kinh doanh đề ra. Thứ hai, Z22 thay thế cho hàng đống hồ sơ, giấy tờ liên quan tới
từng đại lý mà trước đây các giám sát kinh doanh vẫn phải mang theo.
c. Dòng rủi ro
Đối với các nhà phân phối: Các quy định trong hợp đồng đã chỉ rõ trách nhiệm
của mỗi bên đối với hàng hóa. Khi hàng hóa được chuyển đến kho của nhà phân phối,
họ có trách nhiệm bảo quản hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn đã định.
Với các sản phẩm sắp hết hạn hoặc quá hạn, nhà phân phối có trách nhiệm
thông báo cho công ty bằng cách cập nhật lên hệ thống quản lý bằng máy tính đã được

Vinamilk trang bị từ trước qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP hoặc
kết nối offline qua phần mềm Solomon của Microsoft.
Ngoài ra, Vinamilk còn thuê dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật qua điện thoại (call center)
của FPT. Dịch vụ này sẽ hỗ trợ nhanh từ việc sửa chữa gấp trong vòng một giờ đến
việc thay luôn từng chiếc máy tính để bàn của nhà phân phối. Vinamilk cũng đòi hỏi
các nhà phân phối phải có hệ thống sao lưu dữ liệu để phòng trường hợp hệ thống gặp
sự cố.
d. Dòng thanh toán
Phân hệ Oracle Order Fulfillment của Oracle EBS 11i cho phép quản lí các quy
trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp thời, góp phần tăng khả năng thực
hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động hóa quy trình từ bán hàng đến
thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng và thực hiện đơn hàng. Các phân hệ
của Quản lí bán hàng gồm Order Management, Configurator, Advanced Pricing,
iStore, Supply Chain Intelligence…
Hoạt động thanh toán giữa Vinamilk với các nhà phân phối, siêu thị, key
accounts được thực hiện thông qua trung gian là các ngân hàng. Việc thanh toán qua
ngân hàng là một giao dịch không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp. Hệ thống kế
toán PERP- Fin cung cấp cho doanh nghiệp một giao diện mở để thực hiện thanh toán
điện tử qua các ngân hàng.
Ngoài ra Vinamilk liên kết với Ngân Hàng Sacombank cho ra đời sản phẩm thẻ
Sacombank – Vinamilk dành cho các đại lí, nhà phân phối của Vinamilk. Thẻ kết nối
với tài khoản tiền gửi tại Sacombank, cho phép bạn sử dụng tiền trong tài khoản để
giao dịch mọi lúc mọi nơi thông qua dịch vụ Sacombank M-Plus, Internet Banking
như tra cứu số dư, in sao kê, chuyển khoản, thanh toán dư nợ. Thêm vào đó, người
8

Hệ thống thông tin – vinamilk

dùng sẽ được hưởng các ưu đãi, giảm giá tại tất cả điểm mua sắm, ẩm thực, du lịch,

giáo dục … có biểu tượng Sacombank Plus.
e. Dòng đàm phán
Đây là dòng 2 chiều liên quan đến sự thương lượng, trao đổi song phương giữa
Vinamilk với các đại lý, nhà phân phối, hay bán lẻ. Việc quản lý dòng chảy này dựa
trên những hợp đòng ký kết và thoả thuận giữa 2 bên và sự xác lập lợi ích lâu dài của
các thành viên kênh, đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của các thành viên kênh phải gắn
với doanh nghiệp. Vinamilk đàm phán với các nhà phân phối để họ bán các sản phẩm
của hãng đúng giá, áp dụng đầy đủ các chương trình xúc tiến mà công ty đề ra. Mỗi
NPP có 1 Supervisor quản lý nhiệm vụ đàm phán này.
Công nghệ thông tin được Vinamilk dùng như 1 trong những điều kiện thoả
thuận giữa 2 bên. Vinamilk sẽ cung cấp phần mềm Microsoft Dynamics SL cho gần
200 NPP, đây là phần mêm hỗ trợ cho các qui trình kinh doanh chính như kế toán,
tổng hợp số liệu, in đơn hàng. Đổi lại, các nhà phân phối phải có hệ thống sao lưu giữ
liệu để đề phòng sự cố và ưu tiên bán sản phẩm của Vinamilk 1 cách tối ưu nhất.
Ứng dụng PDA cụ thể là Palm Z22 giúp cho công tác mua bán trên giấy tờ
giảm đi, thay vào đó nhiều hoạt động sẽ được tự động hoá như lộ trình kế hoạch đã đề
ra trong những lần đàm phán trước, trong điều kiện không có sự thay đổi trong các
điều khoản đàm phán.

f. Dòng xúc tiến
Thiết bị cầm tay Palm Z22 và hỗ trợ cho nhân viên về sản phẩm và chương
trình khuyến mãi. hỗ trợ mạnh các chương trình khuyến mãi. Bởi Vinamilk có rất
nhiều loại sản phẩm khác nhau nên các chương trình khuyến mãi kèm theo cũng rất
phong phú tùy theo từng dòng sản phẩm gây khó khăn cho nhân viên bán hàng trong
việc ghi nhớ, việc sử dụng thiết bị sẽ giúp nhân viên cập nhật đầy đủ hơn.

LỢI ÍCH CỦA ERP

•

Lợi ích hoạt động:
9

Hệ thống thông tin – vinamilk

o Giảm lượng hàng tồn kho: Theo dõi lượng hàng tồn kho và xác định
lượng hàng tồn kho tối ưu. Nhờ đó, sẽ giảm lượng vốn lưu động đồng
thời tăng hiệu quả kinh doanh.
o Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng: Với ERP, đơn hàng của
khách
hàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng thời gian nhân viên dịch
vụ
khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho khách hàng và bộ
phận.
o Chuẩn hóa và tăng hiệu quả sản xuất: Hệ thống ERP giúp loại bỏ những
yếu tố kém hiệu quả, tránh sai sót trong việc lên kế hoạch sản xuất và
giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm.
• Lợi ích quản trị:
o Tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy, với hệ thống ERP các phòng ban
sẽ sử dụng chung một hệ thống trong thời gian thực. Hẹ thống ERP tập
trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung
giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách
dễ dàng. Nên đảm bảo tính minh bạch, chính xác thông tin tránh được sự
nghi ngờ, thắc mắc giữa các phòng ban.
o Chuẩn hóa thông tin nhân sự: Hệ thống ERP giúp sắp xếp hợp lý các quy
trình quản lý nhân sự và tiền lương. Tăng sử dụng hiệu quả nhận sự, giam
bớt các sai sót gian lận trong tính lương.Hơn nữa, ERP còn hỗ trợ các nhà
quản lý nhân sự theo dõi giờ giấc cong nhân,hướng dẫn họ về các nghĩa
vụ và quyền lợi.

o Công tác kế toán chính xác hơn: ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt những
sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công, dễ
dàng kiểm tra tính chính xác của các tài khoản, hỗ trợ các quy trình kế
toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng.
• Lợi ích chiến lược: cung cấp lợi thế cạnh tranh trên cơ sở công
nghệ thông tin.
• Lợi ích doanh nghiệp: cải thiện quy trình làm việc, quá trình học
tập và truyền thông trong doanh nghiệp từ đó cải thiện văn hóa công ty.
== Chi phí: Vì hệ thống ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý quá
trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nên chi phí để triển khai hệ
thống này cao hơn rất nhiều so với các phần mềm đơn lẻ cộng lại. Hệ
thống phần mềm cần phải được thường xuyên cập nhật các phiên bản mới
nhất dùng cho việc quản lý một cách hiệu quả nhất, mỗi lần nâng cấp phải
10

Hệ thống thông tin – vinamilk

tốn hàng tỷ. khi hệ thống phần mềm phần cứng được mua rồi thì cần cân
nhắc đến một vấn đề quan trọng và then chốt đó là nhân lực cần có để sử
dụng được hệ thống đó. Nguồn nhân lực không những phải am hiểu về
tình hình chung của vinamilk mà còn phải cần có trình độ để vận hành
được hệ thống vì thế chi phí để đầu tư cho erp và để đưa nó vào hoạt
động hoàn chỉnh là rất lớn không chỉ về năng lực phần cứng phần mềm
mà còn cả năng lực con người.

NHỮNG VẤN ĐỀ HIỆN TẠI CỦA ERP

– Đòi hỏi các công ty phầm mềm phải có các kiến thức về công nghệ thong tin và am
hiểu các hoạt động của doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nhau

11

Hệ thống thông tin – vinamilk

– Vì hệ thống ERP tích hợp tất cả các tính năng quản lý của quá trình sản xuất, kinh
doanh của doanh nghiệp. Nên chi phí để triển khai và duy trì hệ thống này cao hơn rất
nhiều so với các sản phẩm đơn lẻ cộng
– Khó khăn lớn nhất và bao trùm đối với Vinamilk vận dụng ERP là vấn đề con người.
Làm thế nào để nhân lực trong công ty có đủ kiến thức và năng lực để làm việc với
những nhân viên mới, chưa có kinh nghiệm. Nguyên do chung cho những vấn đề trên
là mọi cái hoạt động hiện thời khác với những gì nó làm trước kia. Khi mọi người
không thể làm việc theo cách quen thuộc mà họ làm trước đây và chưa được huấn
luyện cách mới, họ lo lắng, hoang mang, công việc diễn ra tồi tệ., ngoài ra với hệ
thống ERP công việc của nhân viên sẽ tăng lên. Nếu chính sách đãi ngộ không phù
hợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng chống lại dự án.
– Nói một cách đơn giản nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực hiện các nhiệm
vụ khác nhau trong công ty bạn, bao gồm Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kết
quả cao nhất từ phần mềm này, bạn phải làm sao để khiến các nhân viên trong công ty
tuân thủ đường lối làm việc đã được phác hoạ, vạch sẳn trong phần mềm. Nếu các
nhân viên không đồng ý sử dụng quy trình làm việc mới của phần mềm vì họ cho rằng
nó không hiệu quả như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ từ chối sử dụng phần mềm hay
thậm chí yêu cầu bộ phận CNTT thay đổi phần mềm để phù hợp với cách làm việc cũ
của họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án ERP thường bị rối loạn. Những cuộc
tranh cãi cứ liên tiếp diễn ra
– Bên cạnh đó, Vinamilk lại là một công ty lớn có hệ thống phân phối rộng khắp cả
nước và đang vươn ra thị trường quốc tế. Vì vậy, việc quản lý hệ thống phân phối này
là không hề đơn giản. Việc áp dụng hệ thống ERP để hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp từ năm 2007 nhưng Vinamilk cũng chỉ mới giám sát tới mức bán buôn (tức

220 nhà phân phối chính thức). Còn ở cấp độ bán lẻ với khoảng 300.000 điểm buôn
bán nhỏ, đầu năm 2013, Vinamilk mới tiếp tục phát triển hệ thống ERP của mình qua
việc ký kết hợp đồng triển khai hệ thống quản lý bán hàng do Viettel cung cấp.
Hiện trạng này gây ra 3 khó khăn với các doanh nghiệp có kênh phân phối lớn trên
phạm vi toàn quốc như Vinamilk:
•

Không quản lý được hàng tồn, lượng tiêu thụ của đại lý, dẫn tới không có kế
hoạch sản xuất chính xác.

•

Khó quản lý thu nợ, không có hệ thống quản lý giám sát nên không quản lý
được việc thu hồi nợ, lượng hàng tồn… của điểm bán để điều chỉnh kịp thời.

•

Khó quản lý nhân viên bán hàng, không có công cụ hữu hiệu để lượng hóa,
đánh giá kết quả kinh doanh của nhân viên.

CÁCH VINAMILK THU THẬP, XỬ LÝ, LƯU TRỮ, DỮ LIỆU,THÔNG TIN
12

Hệ thống thông tin – vinamilk

o Triển khai hệ thống ERP
Các bước thực hiện
1. Lập danh sách chi tiết các nhiệm vụ chính: Danh mục các nhiệm vụ
chính,

Xem thêm: Điểm chuẩn Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông cao nhất là 26,9

thời gian và người thực hiện.
2. Thời gian triển khai: Thờ gian trung bình để triển khai hệ thống ERP là 6
tháng, bao gồm cả cài đặt, hạy thử. Thời gian triển khai đặc biệt phj thuọc
vào động cơ của người thực hiện.
3. Chuẩn bị tài nguyên: Để triển khai hệ thống cần ập kế hoạch tìa nguyên
càn thiết( Material Requirement-MRP) thì hệ thống mới hoactj đọng trơn
tru được. Bên cạnh đó cần phải lập kế hoạch xử lý các trường hợp thiếu
linh kiện, danh sách các nhà cng cấp thay thế khi cần thiết và nhân sự để
xử lý các tình huống thiếu hụt linh kiện, thiế bị. Dồng thời kiểm tra tính
chính xáccủa thiết bị, đòi hỏi độ chính xác của thiét bị đến 98%.
4. Báo cáo lưu kho-Inventory Records: đòi hỏi độ chính xác của hàng hóa
trong kho đến 95%.
5. Lịch trình- Lead Times: Xác định các mốc thời gian cụ thể cho từng tiểu
dự án
6. Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information: Thông tin chính xác và đầy
đủ của người cung cấp
7. Thông tin khách hàng- Customer Information: Hệ thống mới sẽ thiết lạp
và
xử lý đưn hàng bởi nếu thong tin về khách hàng khong chính xác sẽ làm
sai lệch cả hệ thống bán hàng
8. Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard: Hệ thống mới được sử dụng
để phân bộ nhân viên và đánh giá hiệu quả. Do vạy, têu chuẩn về nhân
viên phải chính xác. Nếu tiêu chuẩn không thể hiện thông tin chính xác thì
sẽ không có tác dụng và làm sai lệch thông tin về nguồn nhân lực.
9. Hệ thống mạng: Cần được xậy dựng đồng bọ với hê thống ERP
10. Phần cứng: sử dụng mọi biện pháp có thể để đảm bao hẹ thống phần cứng
được cài đặt sẽ đủ khả năng đáp ứng các yêu cầu của nười sử dụng sau này
và thời gian tối thiểu phải nâng cấp sau này.
11. Đào tạo: Đào tạo quy trình triển khai và các vấn đề cơ bản cần lưu ý trong
quá trình triển khai như lập kế hoạch tài ngyen cần thiét(MRP), lập kế

hoạch năng suất cần thiết(CRP), cấu trúc tài nguyên (BOM), quản lý lưu
kho…Để đảm bảo hệ thống hoạt động tốtvà hiểu qua cần đào tạo ít nhất
70%-80% nhân sự trong toàn bô tỏ chức. Nhiệm vụ đào tạo cần được đề
cập rõ trong quá trình thương lượng với nhà cung cấp giải pháp.
12. Chuyển đổi và tải dữ liệu: Trước khi thực hiện phải hiểu rõ tầm quan trong
của công việc này. Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống
13

Hệ thống thông tin – vinamilk

mới và là gợi ý cho doanh nghiệp:
• Cân đối hàng lưu kho
• Địa điểm kho hàng
• Hóa đơn nguyên vật liệu
• Giao thức
• Dữ liệu khách hàng
• Dữ liệu nhà cung cấp
• Lịch trình
• Đơn hàng
• Thông tin tài chính kế toán
13 Quy trìn hoạt động: xậy dựng quy trình hoạt động với hệ thống mới
Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công
a) Nguồn nhân lực
¬ Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành.

¬ Lãnh đạo phải là người có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng, nhân viên phải là
những người có năng lực.
¬ Tinh thần đoàn kết, phối hợp cũng thực hiện một mục tiêu chung.

¬ Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ.
b) Quy trình
¬ Thực hiện khảo sát mô tả quy trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa
vào
triển khai hệ thống ERP.
¬ Áp dụng các quy trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng. Quy trình này
được
nghiên cứu và dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi.
¬ Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy
c) Công nghệ
¬ Lựa chọn ERP phù hợp với doanh nghiệp ( cơ sở hạ tầng, trình độ công
nghệ…)
¬ Lựa chọn nhà cung cấp hệ thống ERP đáng tin cậy đảm bảo việc hướng dẫn
triển khai, quy trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ.
¬ Giam thiểu các chi phí bảo trì, bảo dưỡng
d) Ngân sách
¬ Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiêp trong vòng
3-5
năm mà vừa đáp ứng được năng lực và khoản ngân sách đầu tư
¬ Thực hiện phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc
trước khi đầu tư vào một hệ thống ERP.
14

Lợi ích của ERP ( theo Shang và Seddon, 2002 ) : – Lợi ích hoạt động giải trí : giảm ngân sách, chu kỳ luân hồi thời hạn hoạt động giải trí, cải tổ năngsuất, chất lượng cũng như dịch vụ người mua. Lợi ích quản trị : ERP vận dụng cơ sở tài liệu dùng chung và năng lực phân tíchdữ liệu tạo điều kiện kèm theo thuận tiện cho việc ra quyết định hành động và cải tổ nhìn nhận hoạtđộng ở những bộ phận. Lợi ích kế hoạch : cung ứng lợi thế cạnh tranh đối đầu trên cơ sở công nghệ thông tin. Lợi ích hạ tầng công nghệ thông tin : tạo điều kiện kèm theo cho doanh nghiệpgiảm chi phái và tăng năng lực triển khai những ứng dụng khác. Lợi ích doanh nghiệp : cải tổ quy trình tiến độ thao tác, quy trình học tập và truyềnthông trong doanh nghiệp từ đó cải tổ văn hóa truyền thống công ty. Thực trạng ở Nước Ta : Thị phần ERP Nước Ta đi sau khoảng chừng 10-15 năm so với thị trường ERP ở Châu Âuvà Mỹ. Số lượng nhân viên tư vấn có năng lực tiến hành những dự án Bất Động Sản ERP quy môlớn vẫn còn rất ít, đa phần cần có sự trợ giúp từ những nhân viên tư vấn quốc tế. 2003, thị trường ERP Nước Ta khởi đầu tăng trưởng. 2004, thị trường ERP tăng trưởng trên nhiều phân khúc doanh nghiệp cả lớn và nhỏ. Nhiều dự án Bất Động Sản ERP quy mô lớn được tiến hành tại những công ty : Bibica, Tổng công tylương thực miền nam, Savimex và Vinamilk. Tiếp đến 2010, ứng dụng ERP tăng trưởng can đảm và mạnh mẽ tại Nước Ta từ những doanh nghiệplớn tới cả những doanh nghiệp vừa và nhỏ. a. Giải pháp ERP của OracleHệ thống thông tin – vinamilkTên gọi : Oracle E-Business Suite ( EBS ) phiên bản 11 iĐể quản trị hiệu suất cao quy trình mua và bán ở cả nguồn vào và đầu ra Vinamilk sửdụng giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể và toàn diện ERP EBS 11 i, đưa vào sử dụng và kếtnối tại 13 khu vực, gồm những trụ sở, xí nghiệp sản xuất, kho hàng của Vinamilk trên toàn nước. Hệ thống ERP được phong cách thiết kế theo kiểu những phân hệ. Những phân hệ tính năng chínhđược chia thích hợp với những hoạt động giải trí kinh doanh thương mại chuyên biệt như kinh tế tài chính kếtoán, sản xuất và phân phối. Trên thị trường ERP, Oracle E-Business Suite được biết đến như thể một trongnhững giải pháp ERP số 1 trên quốc tế. Đây là một bộ gồm những ứng dụng quảnHệ thống thông tin – vinamilktrị doanh nghiệp được cho phép quản lí hiệu suất cao và tự động hóa toàn bộ những mảng nhiệm vụ : kế toán kinh tế tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, đáp ứng, vật tư sản phẩm & hàng hóa … b. CRM của SAPSAP CRM là một ứng dụng quản trị quan hệ người mua tích hợp ( CRM ) – nằm trong gói SAP Business Suite, được sản xuất bởi SAP AG mà đối tượng người tiêu dùng là hoạtđộng kinh doanh thương mại của những tổ chức triển khai vừa và lớn trong tổng thể những ngành, nghành. Chức năng CRM của SAP phối hợp ERP Oracle EBI 11 i, Vinamilk hoàn toàn có thể quảnlý mọi mặt trong quan hệ người mua và những tiến trình hoạt động giải trí từ khi mở màn đếnlúc kết thúc. Vinamilk sử dụng SAP CRM để tiếp xúc với những nhà phân phối. Phầnmềm này không chỉ giúp công ty xử lý tiềm năng thời gian ngắn – từ đó giảm ngân sách vàtăng năng lực ra quyết định hành động mà còn hoàn toàn có thể giúp công ty có được năng lực cạnh tranhhiệu quả trong dài hạn. Hệ thống thông tin – vinamilkc. Microsoft Dynamics SL SolomonMicrosoft Dynamics SL là một trong những loại sản phẩm ứng dụng hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp của Microsoft cho doanh nghiệp nhỏ và khuynh hướng theo dựán. Nó là ứng dụng trong gói Microsoft Dynamics. Microsoft Dynamics SL được biết đến với thế mạnh của hệ thống ERP với sựkết nối với Microsoft Office Project Server, một ứng dụng trong gói MicrosoftOffice. Giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng lực này phân phối doanh nghiệp theohướng dự án Bất Động Sản, dịch vụ và phân phối cách quản trị dự án Bất Động Sản cùng tính năng kế toán dự ánđể giúp những tổ chức triển khai quản trị hiệu suất cao những dự án Bất Động Sản, nâng cao doanh thu và hiệu suất cao. Cácchức năng đó gồm có kinh tế tài chính, kế toán dự án Bất Động Sản, sản xuất, dịch vụ nghành nghề dịch vụ, quản lýchuỗi đáp ứng, nghiên cứu và phân tích, và thương mại điện tử. Các nhà phân phối sử dụng giải pháp Solomon ( đã được đổi tên lại là MicrosoftDynamics SL ) để thông tin với Vinamilk. Hệ thống này bảo vệ thông tin được lưuchuyển thông suốt và kịp thời giữa Vinamilk và những nhà phân phối. Nhân viên bánhàng dùng máy tính để bàn nhập tài liệu, sau đó đồng nhất tài liệu vào hệ thống CNTTcủa Vinamilk. Hệ thống thông tin – vinamilkd. Bussiness IntelligentBI là quy trình tiến độ và Công Nghệ mà những doanh nghiệp dùng để trấn áp khốilượng tài liệu khổng lồ, khám phá tài liệu. Một hệ thống BI ( BI system ) còn được gọi làhệ thống tương hỗ quyết đinh ( Decision Support System – DSS ). Vấn đề cốt lõi trong hệthống BI là kho tài liệu ( Data Warehouse ) và tìm hiểu và khám phá tài liệu ( Data Mining ) vì dữliệu dùng trong BI là tài liệu tổng hợp, đó là đặc trung của kho tài liệu. Đồng thời việcphân tích tài liệu trong BI không phải là những nghiên cứu và phân tích đơn thuần ( query, Filtering ) mà là những kỹ thuật trong tìm hiểu và khám phá tài liệu ( Data Mining ) dùng để phân loại ( classification ) phân cụm ( clustering ), hay Dự kiến ( Prediction ). Vì vậy BI có mốiquan hệ rất ngặt nghèo với Data Warehouse và Data mining. Tại Vinamilk, Hệ thống ứng dụng SAP được kiến thiết xây dựng theo công nghệ tiên tiến SAPNetWenver. NetWenver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS, cùng với hệ thống Solomon sử dụng tại những nhà phân phối và ứng dụng trên PDA chonhân viên bán hàng. Ba ứng dụng được NetWenver tích hợp thành hệ thống BusinessWarehouse – BW để ship hàng cho hệ thống báo cáo giải trình mưu trí, giúp ban lãnh đạoVinamilk có được thông tin đúng mực và trực tuyến về tình hình hoạt động giải trí kinh doanhtrên toàn nước. Hệ thống thông tin – vinamilk2. Tác động của hệ thống thông tin tới những dòng chảy trong kênhHệ thống thông tin tác động ảnh hưởng một cách đồng thời tới dòng chảy hàng hóa vậtchất, chiếm hữu và đặt hàng. Trước hết nó tác động ảnh hưởng tới ngân sách để quản lý và vận hành những dòng chảytrong kênh, sau đó làm biến hóa việc bổ xung kho hàng. a. Dòng phân phối vật chấtDòng phân phối vật chất nhằm mục đích quản trị những mạng lưới đáp ứng, tức là cácdòng ngày càng tăng giá trị từ người đáp ứng tới người sử dụng ở đầu cuối. Khi vận dụng hệthống thông tin và quản lí mạng lưới đáp ứng của mình thì hiệu suất cao sẽ tăng cao. Hệthống thông tin có vai trò với dòng phân phối vật chất như sau : – Dự báo mức tiêu thụ, từ đó, công ty sẽ lên lịch quá trình sản xuất và xác địnhmức dự trữ sản phẩm & hàng hóa. Kho dự trữ thành phẩm là cầu nối giữa đơn đặt hàng của người mua vàhoạt động sản xuất của công ty. Đơn đặt hàng của người mua làm tiêu tốn mức dự trữ thành phẩm, cònhoạt động sản xuất lại làm tăng mức dự trữ thành phẩm. Dòng thành phẩmvật chất rời khỏi dây chuyền sản xuất qua đóng gói rồi vào kho của nhà máy sản xuất, xử lýtại phòng gửi hàng, luân chuyển đi, nhập kho ngoài xí nghiệp sản xuất rồi giao chonhà phân phối. Phân hệ Logistics của Oracle EBS 11 i hỗ trợ quản lí hàng loạt quy trình tiến độ cungứng từ quản trị kho đến luân chuyển và trả lại hàng với những phân hệ : Inventory Management – quản trị hàng tồn khoSupply Chain Intelligence – quản trị chuỗi cung ứngTransportation – quản trị vận tảiWarehouse Management – quản trị kho hàngNgoài ra Microsoft Dynamics SL Solomon cung ứng tính năng để giảm sự quátải của kho hoặc nằm dưới ngưỡng bảo đảm an toàn. Giúp giảm ngân sách phân phối bởi quản lývận tải và tinh giản những tiến trình. b. Dòng đặt hàngDòng đặt hàng là dòng 2 chiều. Quản lý đơn hàng trước đây dựa vào điện thọaivà những chứng từ có tương quan như đơn hàng, đơn hàng đổi khác, bảng làm giá, hóa đơnbán hàng. .. Hiện nay Vinamilk đã kiến thiết xây dựng được quy trình tiến độ tích lũy, tập hợp, giảiquyết đơn đặt hàng tối ưu bằng những hệ thống đặt hàng tự động hóa và quản trị tồn dư bằngmáy tính. Như vậy, thời hạn đặt hàng, chờ đón và giao hàng được rút ngắn. Vinamilk còn cử giám sát kinh doanh thương mại và nhân viên cấp dưới bán hàng trực tiếp. Hàngngày, những nhân viên cấp dưới bán hàng sẽ nhận những thiết bị cầm tay PDA được update danhsách đại lý và những tiềm năng bán hàng trọng tâm. Cuối ngày, những nhân viên cấp dưới sẽ cắm thiếtbị này vào máy tính của nhà phân phối để update được vào hệ thống thông tin củanhà phân phối, đưa ra những tác dụng và số liệu trong ngày về thực trạng kho hàng, doanhHệ thống thông tin – vinamilkthu, nợ công, … Từ đó, Vinamilk nghiên cứu và phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra những hướngxử lý, chỉ tiêu và lập kế hoạch phân phối hàng. Vinamilk thực thi quản lí đơn hàng với những nhà phân phối của mình qua PalmZ22 – 1 thiết bị cầm tay được Vinamilk trang bị hàng loạt cho những nhà phân phối. Z22không những thiết lập được lộ trình giao hàng theo đúng kế hoạch về ngày giao hàng, loại sản phẩm thay thế sửa chữa và những đơn hàng thực thi trước đó của người mua. Trước hết, Z22 đảm nhiệm những lộ trình bán hàng theo đúng kế hoạch những giám sátkinh doanh đề ra. Thứ hai, Z22 sửa chữa thay thế cho hàng đống hồ sơ, sách vở tương quan tớitừng đại lý mà trước kia những giám sát kinh doanh thương mại vẫn phải mang theo. c. Dòng rủi roĐối với những nhà phân phối : Các lao lý trong hợp đồng đã chỉ rõ trách nhiệmcủa mỗi bên so với sản phẩm & hàng hóa. Khi sản phẩm & hàng hóa được chuyển đến kho của nhà phân phối, họ có nghĩa vụ và trách nhiệm dữ gìn và bảo vệ sản phẩm & hàng hóa theo đúng tiêu chuẩn đã định. Với những mẫu sản phẩm sắp hết hạn hoặc quá hạn, nhà phân phối có trách nhiệmthông báo cho công ty bằng cách update lên hệ thống quản trị bằng máy tính đã đượcVinamilk trang bị từ trước qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP hoặckết nối offline qua ứng dụng Solomon của Microsoft. Ngoài ra, Vinamilk còn thuê dịch vụ tương hỗ kỹ thuật qua điện thoại cảm ứng ( call center ) của FPT. Thương Mại Dịch Vụ này sẽ tương hỗ nhanh từ việc sửa chữa thay thế gấp trong vòng một giờ đếnviệc thay luôn từng chiếc máy tính để bàn của nhà phân phối. Vinamilk cũng đòi hỏicác nhà phân phối phải có hệ thống sao lưu dữ liệu để phòng trường hợp hệ thống gặpsự cố. d. Dòng thanh toánPhân hệ Oracle Order Fulfillment của Oracle EBS 11 i được cho phép quản lí những quytrình bán hàng rất mềm dẻo, cung ứng số liệu kịp thời, góp thêm phần tăng năng lực thựchiện đúng hạn những đơn hàng của người mua, tự động hóa quy trình tiến độ từ bán hàng đếnthu tiền, góp thêm phần làm giảm những ngân sách bán hàng và triển khai đơn hàng. Các phân hệcủa Quản lí bán hàng gồm Order Management, Configurator, Advanced Pricing, iStore, Supply Chain Intelligence … Hoạt động giao dịch thanh toán giữa Vinamilk với những nhà phân phối, nhà hàng, keyaccounts được triển khai trải qua trung gian là những ngân hàng nhà nước. Việc giao dịch thanh toán quangân hàng là một thanh toán giao dịch không hề thiếu so với mọi doanh nghiệp. Hệ thống kếtoán PERP – Fin phân phối cho doanh nghiệp một giao diện mở để thực thi thanh toánđiện tử qua những ngân hàng nhà nước. Ngoài ra Vinamilk link với Ngân Hàng Sacombank cho sinh ra loại sản phẩm thẻSacombank – Vinamilk dành cho những đại lí, nhà phân phối của Vinamilk. Thẻ kết nốivới thông tin tài khoản tiền gửi tại Sacombank, được cho phép bạn sử dụng tiền trong thông tin tài khoản đểgiao dịch mọi lúc mọi nơi trải qua dịch vụ Sacombank M-Plus, Internet Bankingnhư tra cứu số dư, in sao kê, chuyển khoản qua ngân hàng, giao dịch thanh toán dư nợ. Thêm vào đó, ngườiHệ thống thông tin – vinamilkdùng sẽ được hưởng những khuyễn mãi thêm, giảm giá tại tổng thể điểm shopping, ẩm thực ăn uống, du lịch, giáo dục … có hình tượng Sacombank Plus. e. Dòng đàm phánĐây là dòng 2 chiều tương quan đến sự thương lượng, trao đổi song phương giữaVinamilk với những đại lý, nhà phân phối, hay kinh doanh nhỏ. Việc quản trị dòng chảy này dựatrên những hợp đòng ký kết và thỏa thuận hợp tác giữa 2 bên và sự xác lập quyền lợi lâu dài hơn củacác thành viên kênh, bảo vệ quyền lợi và nghĩa vụ và nghĩa vụ và trách nhiệm của những thành viên kênh phải gắnvới doanh nghiệp. Vinamilk đàm phán với những nhà phân phối để họ bán những sản phẩmcủa hãng đúng giá, vận dụng không thiếu những chương trình triển khai mà công ty đề ra. MỗiNPP có 1 Supervisor quản trị trách nhiệm đàm phán này. Công nghệ thông tin được Vinamilk dùng như 1 trong những điều kiện kèm theo thoảthuận giữa 2 bên. Vinamilk sẽ phân phối ứng dụng Microsoft Dynamics SL cho gần200 NPP, đây là phần mêm tương hỗ cho những quá trình kinh doanh thương mại chính như kế toán, tổng hợp số liệu, in đơn hàng. Đổi lại, những nhà phân phối phải có hệ thống sao lưu giữliệu để đề phòng sự cố và ưu tiên bán mẫu sản phẩm của Vinamilk 1 cách tối ưu nhất. Ứng dụng PDA đơn cử là Palm Z22 giúp cho công tác làm việc mua và bán trên giấy tờgiảm đi, thay vào đó nhiều hoạt động giải trí sẽ được tự động hóa như lộ trình kế hoạch đã đềra trong những lần đàm phán trước, trong điều kiện kèm theo không có sự biến hóa trong cácđiều khoản đàm phán. f. Dòng xúc tiếnThiết bị cầm tay Palm Z22 và tương hỗ cho nhân viên cấp dưới về loại sản phẩm và chươngtrình khuyến mại. tương hỗ mạnh những chương trình khuyến mại. Bởi Vinamilk có rấtnhiều loại loại sản phẩm khác nhau nên những chương trình khuyến mại kèm theo cũng rấtphong phú tùy theo từng dòng mẫu sản phẩm gây khó khăn vất vả cho nhân viên cấp dưới bán hàng trongviệc ghi nhớ, việc sử dụng thiết bị sẽ giúp nhân viên cấp dưới update vừa đủ hơn. LỢI ÍCH CỦA ERPLợi ích hoạt động giải trí : Hệ thống thông tin – vinamilko Giảm lượng hàng tồn dư : Theo dõi lượng hàng tồn dư và xác địnhlượng hàng tồn dư tối ưu. Nhờ đó, sẽ giảm lượng vốn lưu động đồngthời tăng hiệu suất cao kinh doanh thương mại. o Tích hợp thông tin đặt hàng của người mua : Với ERP, đơn hàng củakháchhàng đi theo một lộ trình tự động hóa từ khoảng chừng thời hạn nhân viên cấp dưới dịchvụkhách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng cho người mua và bộphận. o Chuẩn hóa và tăng hiệu suất cao sản xuất : Hệ thống ERP giúp vô hiệu nhữngyếu tố kém hiệu suất cao, tránh sai sót trong việc lên kế hoạch sản xuất vàgiảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị chức năng mẫu sản phẩm. • Lợi ích quản trị : o Tiếp cận thông tin quản trị đáng an toàn và đáng tin cậy, với hệ thống ERP những phòng bansẽ sử dụng chung một hệ thống trong thời hạn thực. Hẹ thống ERP tậptrung những tài liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản trị tài liệu chunggiúp cho những phân hệ riêng không liên quan gì đến nhau hoàn toàn có thể san sẻ thông tin với nhau một cáchdễ dàng. Nên bảo vệ tính minh bạch, đúng chuẩn thông tin tránh được sựnghi ngờ, vướng mắc giữa những phòng ban. o Chuẩn hóa thông tin nhân sự : Hệ thống ERP giúp sắp xếp hài hòa và hợp lý những quytrình quản trị nhân sự và tiền lương. Tăng sử dụng hiệu suất cao nhận sự, giambớt những sai sót gian lận trong tính lương. Hơn nữa, ERP còn tương hỗ những nhàquản lý nhân sự theo dõi giờ giấc cong nhân, hướng dẫn họ về những nghĩavụ và quyền hạn. o Công tác kế toán đúng chuẩn hơn : ERP sẽ giúp những công ty giảm bớt nhữngsai sót mà nhân viên cấp dưới thường mắc phải trong cách hạch toán bằng tay thủ công, dễdàng kiểm tra tính đúng mực của những thông tin tài khoản, tương hỗ những quá trình kếtoán và những giải pháp trấn áp nội bộ chất lượng. • Lợi ích kế hoạch : cung ứng lợi thế cạnh tranh đối đầu trên cơ sở côngnghệ thông tin. • Lợi ích doanh nghiệp : cải tổ tiến trình thao tác, quy trình họctập và tiếp thị quảng cáo trong doanh nghiệp từ đó cải tổ văn hóa truyền thống công ty. = = giá thành : Vì hệ thống ERP tích hợp toàn bộ những tính năng quản trị quátrình sản xuất kinh doanh thương mại của doanh nghiệp nên ngân sách để tiến hành hệthống này cao hơn rất nhiều so với những ứng dụng đơn lẻ cộng lại. Hệthống ứng dụng cần phải được liên tục update những phiên bản mớinhất dùng cho việc quản trị một cách hiệu suất cao nhất, mỗi lần tăng cấp phải10Hệ thống thông tin – vinamilktốn hàng tỷ. khi hệ thống ứng dụng phần cứng được mua rồi thì cần cânnhắc đến một yếu tố quan trọng và then chốt đó là nhân lực cần có để sửdụng được hệ thống đó. Nguồn nhân lực không những phải am hiểu vềtình hình chung của vinamilk mà còn phải cần có trình độ để vận hànhđược hệ thống do đó ngân sách để góp vốn đầu tư cho erp và để đưa nó vào hoạtđộng hoàn hảo là rất lớn không chỉ về năng lượng phần cứng phần mềmmà còn cả năng lượng con người. NHỮNG VẤN ĐỀ HIỆN TẠI CỦA ERP – Đòi hỏi những công ty phầm mềm phải có những kiến thức và kỹ năng về công nghệ tiên tiến thong tin và amhiểu những hoạt động giải trí của doanh nghiệp trong nhiều nghành kinh doanh thương mại khác nhau11Hệ thống thông tin – vinamilk – Vì hệ thống ERP tích hợp tổng thể những tính năng quản trị của quy trình sản xuất, kinhdoanh của doanh nghiệp. Nên ngân sách để tiến hành và duy trì hệ thống này cao hơn rấtnhiều so với những loại sản phẩm đơn lẻ cộng – Khó khăn lớn nhất và bao trùm so với Vinamilk vận dụng ERP là yếu tố con người. Làm thế nào để nhân lực trong công ty có đủ kiến thức và kỹ năng và năng lượng để thao tác vớinhững nhân viên cấp dưới mới, chưa có kinh nghiệm tay nghề. Nguyên do chung cho những yếu tố trênlà mọi cái hoạt động giải trí hiện thời khác với những gì nó làm trước kia. Khi mọi ngườikhông thể thao tác theo cách quen thuộc mà họ làm trước kia và chưa được huấnluyện cách mới, họ lo ngại, hoang mang lo lắng, việc làm diễn ra tồi tệ., ngoài những với hệthống ERP việc làm của nhân viên cấp dưới sẽ tăng lên. Nếu chủ trương đãi ngộ không phùhợp thì sẽ dẫn đến hiện tượng kỳ lạ chống lại dự án Bất Động Sản. – Nói một cách đơn thuần nhất thì ERP là một bộ thực tiễn tốt nhất thực thi những nhiệmvụ khác nhau trong công ty bạn, gồm có Tài chính, Sản xuất, Kho. Để thu được kếtquả cao nhất từ ứng dụng này, bạn phải làm thế nào để khiến những nhân viên cấp dưới trong công tytuân thủ đường lối thao tác đã được phác họa, vạch sẳn trong ứng dụng. Nếu cácnhân viên không chấp thuận đồng ý sử dụng tiến trình thao tác mới của ứng dụng vì họ cho rằngnó không hiệu suất cao như cái họ đang sử dụng thì họ sẽ phủ nhận sử dụng ứng dụng haythậm chí nhu yếu bộ phận CNTT đổi khác ứng dụng để tương thích với cách thao tác cũcủa họ. Điểm này là điểm mấu chốt mà dự án Bất Động Sản ERP thường bị rối loạn. Những cuộctranh cãi cứ liên tục diễn ra – Bên cạnh đó, Vinamilk lại là một công ty lớn có hệ thống phân phối rộng khắp cảnước và đang vươn ra thị trường quốc tế. Vì vậy, việc quản trị hệ thống phân phối nàylà không hề đơn thuần. Việc vận dụng hệ thống ERP để hoạch định nguồn lực doanhnghiệp từ năm 2007 nhưng Vinamilk cũng chỉ mới giám sát tới mức bán sỉ ( tức220 nhà phân phối chính thức ). Còn ở Lever kinh doanh bán lẻ với khoảng chừng 300.000 điểm buônbán nhỏ, đầu năm 2013, Vinamilk mới liên tục tăng trưởng hệ thống ERP của mình quaviệc ký kết hợp đồng tiến hành hệ thống quản trị bán hàng do Viettel phân phối. Hiện trạng này gây ra 3 khó khăn vất vả với những doanh nghiệp có kênh phân phối lớn trênphạm vi toàn nước như Vinamilk : Không quản trị được hàng tồn, lượng tiêu thụ của đại lý, dẫn tới không có kếhoạch sản xuất đúng chuẩn. Khó quản trị thu nợ, không có hệ thống quản trị giám sát nên không quản lýđược việc tịch thu nợ, lượng hàng tồn … của điểm bán để kiểm soát và điều chỉnh kịp thời. Khó quản trị nhân viên cấp dưới bán hàng, không có công cụ hữu hiệu để lượng hóa, nhìn nhận tác dụng kinh doanh thương mại của nhân viên cấp dưới. CÁCH VINAMILK THU THẬP, XỬ LÝ, LƯU TRỮ, DỮ LIỆU, THÔNG TIN12Hệ thống thông tin – vinamilko Triển khai hệ thống ERPCác bước thực hiện1. Lập list chi tiết cụ thể những trách nhiệm chính : Danh mục những nhiệm vụchính, thời hạn và người triển khai. 2. Thời gian tiến hành : Thờ gian trung bình để tiến hành hệ thống ERP là 6 tháng, gồm có cả setup, hạy thử. Thời gian tiến hành đặc biệt quan trọng phj thuọcvào động cơ của người triển khai. 3. Chuẩn bị tài nguyên : Để tiến hành hệ thống cần ập kế hoạch tìa nguyêncàn thiết ( Material Requirement-MRP ) thì hệ thống mới hoactj đọng trơntru được. Bên cạnh đó cần phải lập kế hoạch giải quyết và xử lý những trường hợp thiếulinh kiện, list những nhà cng cấp thay thế sửa chữa khi thiết yếu và nhân sự đểxử lý những trường hợp thiếu vắng linh phụ kiện, thiế bị. Dồng thời kiểm tra tínhchính xáccủa thiết bị, yên cầu độ đúng mực của thiét bị đến 98 %. 4. Báo cáo lưu kho-Inventory Records : yên cầu độ đúng chuẩn của hàng hóatrong kho đến 95 %. 5. Lịch trình – Lead Times : Xác định những mốc thời hạn đơn cử cho từng tiểudự án6. Thông tin nhà cung cấp-Vendor-Information : Thông tin đúng mực và đầyđủ của người cung cấp7. Thông tin người mua – Customer Information : Hệ thống mới sẽ thiết lạpvàxử lý đưn hàng bởi nếu thong tin về người mua khong đúng mực sẽ làmsai lệch cả hệ thống bán hàng8. Tiêu chuẩn người vận hành-Labor Standard : Hệ thống mới được sử dụngđể phân bộ nhân viên cấp dưới và nhìn nhận hiệu suất cao. Do vạy, têu chuẩn về nhânviên phải đúng chuẩn. Nếu tiêu chuẩn không biểu lộ thông tin đúng chuẩn thìsẽ không có tính năng và làm xô lệch thông tin về nguồn nhân lực. 9. Hệ thống mạng : Cần được xậy dựng đồng bọ với hê thống ERP10. Phần cứng : sử dụng mọi giải pháp hoàn toàn có thể để đảm bao hẹ thống phần cứngđược thiết lập sẽ đủ năng lực cung ứng những nhu yếu của nười sử dụng sau nàyvà thời hạn tối thiểu phải tăng cấp sau này. 11. Đào tạo : Đào tạo quy trình tiến độ tiến hành và những yếu tố cơ bản cần quan tâm trongquá trình tiến hành như lập kế hoạch tài ngyen cần thiét ( MRP ), lập kếhoạch hiệu suất thiết yếu ( CRP ), cấu trúc tài nguyên ( BOM ), quản trị lưukho … Để bảo vệ hệ thống hoạt động giải trí tốtvà hiểu qua cần huấn luyện và đào tạo ít nhất70 % – 80 % nhân sự trong toàn bô tỏ chức. Nhiệm vụ huấn luyện và đào tạo cần được đềcập rõ trong quy trình thương lượng với nhà cung ứng giải pháp. 12. Chuyển đổi và tải tài liệu : Trước khi thực thi phải hiểu rõ tầm quan trongcủa việc làm này. Sau này những thông tin và chỉ số phải tải vào hệ thống13Hệ thống thông tin – vinamilkmới và là gợi ý cho doanh nghiệp : • Cân đối hàng lưu kho • Địa điểm kho hàng • Hóa đơn nguyên vật liệu • Giao thức • Dữ liệu người mua • Dữ liệu nhà sản xuất • Lịch trình • Đơn hàng • Thông tin kinh tế tài chính kế toán13 Quy trìn hoạt động giải trí : xậy dựng quá trình hoạt động giải trí với hệ thống mớiCác yếu tố quyết định hành động để tiến hành ERP thành cônga ) Nguồn nhân lực ¬ Quán triệt tư tưởng từ cấp chỉ huy đến nhân viên cấp dưới thừa hành. ¬ Lãnh đạo phải là người có tầm nhìn, kế hoạch rõ ràng, nhân viên cấp dưới phải lànhững người có năng lượng. ¬ Tinh thần đoàn kết, phối hợp cũng thực thi một tiềm năng chung. ¬ Thiết lập chính sách giám sát, kiểm tra triển khai một cách ngặt nghèo. b ) Quy trình ¬ Thực hiện khảo sát diễn đạt tiến trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưavàotriển khai hệ thống ERP. ¬ Áp dụng những tiến trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng. Quy trình nàyđượcnghiên cứu và dụng thoáng đãng nên không hề tự ý biến hóa. ¬ Lựa chọn nhà phân phối ứng dụng đáng tin cậyc ) Công nghệ ¬ Lựa chọn ERP tương thích với doanh nghiệp ( hạ tầng, trình độ côngnghệ … ) ¬ Lựa chọn nhà phân phối hệ thống ERP đáng đáng tin cậy bảo vệ việc hướng dẫntriển khai, tiến trình tiến hành nhanh gọn, đúng quy trình tiến độ. ¬ Giam thiểu những ngân sách bảo dưỡng, bảo dưỡngd ) giá thành ¬ Lựa chọn ERP có năng lực phân phối nhu yếu của doanh nghiêp trong vòng3-5năm mà vừa cung ứng được năng lượng và khoản ngân sách góp vốn đầu tư ¬ Thực hiện nghiên cứu và phân tích nhìn nhận hiệu suất cao góp vốn đầu tư một cách chi tiết cụ thể, nghiêm túctrước khi góp vốn đầu tư vào một hệ thống ERP. 14

Source: https://vh2.com.vn
Category : Công Nghệ