Một số giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại phòng nội vụ huyện phong điền

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (173.91 KB, 18 trang )

LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư- Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong
các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công tác
đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- tài liệu. Làm tốt công
tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc nhanh
chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Ngày nay, cùng với sự phát triển
của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà
nước cũng có sự phát triển để phù hợp.Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư-
Lưu trữ, trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã
và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục
vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. Trong những năm
qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các
cấp, công tác văn thư, lưu trữ đã đạt được nhiều thành tích đáng kể. Một số văn bản
quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt
động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được
củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn
hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như
yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội. Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác văn, lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức vẫn còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình
đổi mới nền hành chính nhà nước.
Phòng Nội vụ huyện Phong Điền là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân huyện Phong Điền, có chức năng tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực công tác: tổ chức; biên chế các cơ
quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương;
địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã,
phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi
đua- khen thưởng; công tác thanh niên ( gọi chung là công tác nội vụ).
Xuất phát từ những lý do trên và trong phạm vi hiểu biết của bản thân, cũng
như từ thực tiễn của đơn vị đang công tác, tôi đã mạnh dạn chọn đề tài: “ Một số giải
pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện Phong

Điền.”
Phương pháp nghiên cứu: Áp dụng các văn bản pháp luật của Nhà nước và
thực tiễn của đơn vị, tôi đã kết hợp các phương pháp: Phương pháp phân tích tổng
hợp, phương pháp thống kê, so sánh, phương pháp điều tra, phương pháp quy nạp
diễn dịch để nghiên cứu hoàn thành tiểu luận của mình.
1
I. NỘI DUNG TÌNH HUỐNG :
1. Hoàn cảnh ra đời của tình huống:
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thời
chịu sự hướng dẫn, kiểm tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
Nhiệm vụ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền về công tác văn thư, lưu trữ như
sau:
Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ của
Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp huyện và cấp xã;
Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động
văn thư, lưu trữ;
Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ;
Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ;
Cơ cấu tổ chức Phòng Nội vụ hiện nay có 10 cán bộ, công chức trong đó có một
biên chế làm công tác văn thư lưu trữ. Với chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực
công tác: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước; cải cách
hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên
chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ;
văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua-khen thưởng; công tác thanh niên. Hàng
năm Phòng Nội vụ huyện tiếp nhận, xử lý lượng văn bản tương đối lớn. Cụ thể số liệu
theo báo cáo tổng kết 3 năm gần đây là:
Năm Văn bản đến Văn bản đi
2010 2.648 1.161

2011 2.482 1.229
2012 2.640 1.234
Đặc điểm của công tác văn thư hiện nay của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền
thực hiện theo hình thức văn thư hỗn hợp. Trong đó, việc tiếp nhận văn bản, đăng ký
văn bản, nhân bản, đóng dấu … được thực hiện tại bộ phận văn thư, do một cán bộ
đảm nhiệm – gọi là cán bộ văn thư của cơ quan. Việc soạn thảo, in ấn, lưu hồ sơ công
việc, trình ký… được thực hiện tại các bộ phận chuyên môn.
2
Việc thực hiện các trình tự quản lý văn bản còn nhiều sai sót.
Ví dụ:
Văn bản đến không qua cán bộ văn thư .
Văn bản phát hành không được kiểm tra, kiểm duyệt về nội dung và thể thức.
Không lập hồ sơ công việc;
Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản…
2. Mô tả tình huống:
Vấn đề quản lý hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều bất cập, chưa
được chú trọng, ảnh hưởng đến quá trình điều hành hoạt động của cơ quan. Hạn chế
đến các hoạt động trong công cuộc cải cách hành chính và quản lý công sở.
Những năm qua chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác văn
thư, lưu trữ. Đặc biệt hoạt động lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực
đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn
đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ. Việc
truy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo…
Các bộ phận chuyên môn chưa thực hiện lập hồ sơ công việc, gây khó khăn cho
việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.
Chưa triển khai thực hiện việc ban hành các văn bản liên quan đến công tác văn
thư, lưu trữ (danh mục hồ sơ, bảng thời hạn bảo quản tài liệu, danh mục thành phần
hồ sơ, tài liệu ).
Những tồn tại trên là do những nguyên nhân chủ yếu sau:
Lãnh đạo chưa nhận thức đầy đủ, toàn diện công tác văn thư, lưu trữ chưa dành

sự quan tâm đúng mức đến công tác này.
Chưa có những quy định để điều chỉnh đầy đủ và cụ thể các quan hệ nội bộ
trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác quán triệt việc
thực hiện thi hành Nghị định 110, Nghị định 111 ban hành còn chậm, chưa đầy đủ,
thiếu đồng bộ và trong một số trường hợp chưa đáp ứng được yêu cầu. Việc chấp
hành pháp luật văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa nghiêm, tính răn đe đối với hành vi
vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hầu như chưa có.
Thiếu biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ. Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ
mà thực tế đang đòi hỏi cấp bách vẫn chưa giải quyết được đầy đủ, cụ thể là: Bồi
dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; việc lập danh mục tài liệu của cơ quan; Chưa ứng
dụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ.
3
II. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG:
1. Mục tiêu phân tích tình huống:
Những năm gần đây, công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan đã được quan tâm,
củng cố. Các nghiệp vụ của công tác này từng bước được quy định cụ thể, đặc biệt là
nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của cơ quan.
Công tác văn thư bao gồm: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao
văn bản đến cho cán bộ, công chức; giúp lãnh đạo phòng đôn đốc việc giải quyết văn
bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký
ban hành; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng;
đóng dấu mức độ khẩn, mật; đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi
việc chuyển phát văn bản đi; sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản
lưu; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy
giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức; bảo quản, sử dụng con
dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác. Những nội dung này đã và đang
thực hiện tương đối tốt.
Đối với văn bản đến, tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan
được quản lý theo trình tự sau: tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn
bản đến; giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,
tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Những văn bản đến không được đăng ký tại
văn thư thì không giải quyết. Tuy nhiên, thực trạng có một vấn đề nhiều văn bản đến
không được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công văn
được gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận chuyên môn.
Văn bản đến phải được kịp thời trình cho lãnh đạo cơ quan phê duyệt và
chuyển giao cho cán bộ, công chức giải quyết. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ
khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung
văn bản.
Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản
đến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết
những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc
các lĩnh vực được phân công phụ trách.
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho cán
bộ, công chức giải quyết. Cán bộ, công chức có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết
văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ
chức.
4
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho người được giao trách nhiệm
thực hiện những công việc sau: xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn
bản quan trọng, khẩn cấp; chuyển văn bản đến cho cán bộ, công chức giải quyết; theo
dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Đối với văn bản đi, tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành phải được
quản lý theo trình tự sau: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký
hiệu và ngày, tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu
có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn
bản đi; lưu văn bản đi.
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; Văn bản đi có

thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.
Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan và một
bản lưu trong hồ sơ.
Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tự đăng
ký.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm: mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; kết
thúc và biên mục hồ sơ. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập: hồ sơ được lập phải
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc của cơ quan, tổ chức; văn bản,
tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh
đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc; văn bản, tài liệu
được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
Cán bộ, công chức trong cơ quan, phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị
lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn quy định.
Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng
thời hạn giữ lại không được quá hai năm.
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển
công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện các nội dung, trình tự trên chưa được quán
triệt và thực hiện nghiêm túc, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn
chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của
quản lý. Điều này thể hiện ở những vấn đề như:
5
Chất lượng các văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan còn thấp.
Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống
nhất.
Việc quản lý văn bản đi, đến còn chưa thực hiện theo đúng trình tự. Việc xử, lý,
theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công. Việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầng

công nghệ thông tin mới bắt đầu được hình thành.
Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không lập
hồ sơ công việc hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa đáp ứng được yêu cầu vẫn còn
diễn ra khá phổ biến. Việc quản lý, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được thực hiện nghiêm
túc dẫn đến tình trạng các hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúng
thời hạn quy định, ở nhiều nơi tài liệu còn ở tình trạng tích đống tại các phòng làm
việc của cán bộ.
2. Cơ sở lý luận:
Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động trực tiếp bằng các văn bản
quy phạm pháp luật sau:
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban
thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn
thư.
Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên tịch
Bộ Nội vụ – Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung
một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư.
Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức
các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương.
Ngoài ra còn hệ thống các văn bản liên quan đến quản lý và sử dụng con dấu,
bảo vệ bí mật Nhà nước
6
3. Phân tích diễn biến tình huống:
Công tác văn thư : Tại Điều 1, Khoản 2, Nghị định 110/2004/NĐ-CP của

Chính phủ về công tác văn thư ghi rõ: “ Công tác văn thư quy định tại Nghị định này
bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu
khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử
dụng con dấu trong công tác văn thư.”
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản
lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản
cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt
động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với
văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu hết cán bộ,
công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo
và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết.
Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể
hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực
hiện, giải quyết công việc.
Công tác lưu trữ: Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác
định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ
chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và
xã hội.
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Nội dung công
tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài
liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu
trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ,
tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng
của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,

cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói
riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư
và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng.
Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem xét báo
cáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ hoàn thành,
7
các biện pháp được áp dụng, những thuận lợi, khó khăn đã gặp phải… từ đó đưa ra
phương hướng công tác cho phù hợp; hoặc để bảo đảm tính khoa học trong quá trình
xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó
ở giai đoạn trước để đúc rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc
thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với thực
tế. Cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định,
giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời
thông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, giấy tờ là một
trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của các cơ quan đơn
vị.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước
đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là
nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho
người soạn thảo văn bản. Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn
thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công
dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ
quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ
có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không. Như
vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn
thư.
Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công
tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan
trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như là
cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ

tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển,
từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ.
Tóm lại : Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối
quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong
quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào
lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau.
Công tác văn thư phải đảm bảo một số nguyên tắc cơ bản sau:
Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có
quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc
chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có
đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn”
(sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau
8
khi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát
ngay sau khi văn bản được ký.
Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng
ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước
Hoạt động lưu trữ phải đáp ứng được các mục tiêu sau:
Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những
tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá,
xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng
chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc, giải quyết
xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu
trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán
bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục
tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu
của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá

nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ
việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
4. Nguyên nhân xảy ra tình huống:
Số lượng văn bản xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thu
thập, sắp xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ rất khó khăn. Điều này một phần là do lượng
văn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn đọng từ các năm trước.
Một phần là do kho lưu trữ chưa đạt yêu cầu; quá trình tổ chức sắp xếp và sử dụng tài
liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định; bên cạch đó, một nguyên nhân quan trọng là ý
thức trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ ở đại bộ phận cán bộ công chức còn hạn
chế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, trì trệ; làm việc theo thói quen. Thực trạng này sẽ dẫn
đến phải tốn kém một khoản kinh phí khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu này
trong thời gian sắp tới. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
văn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực hiện.
Nguyên nhân của tình huống xuất phát từ một số yếu tố sau :
Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn về phía đội ngũ cán bộ, công chức, hiện tại
chỉ có 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ. Mặt khác, nghiệp vụ của cán bộ
chuyên viên tham gia các quá trình soạn thảo văn bản trong quán trình thực hiện công
tác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp yêu cầu công việc đề ra.
9
Bên cạnh đó Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Phong Điền vẫn chưa hiểu rõ và
đánh giá hết được các nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưa
dành sự quan tâm, đầu tư đúng như yêu cầu của công tác này.
Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ công việc vừa là tồn tại, nhưng
đồng thời cũng là nguyên nhân quan trọng dẫn đến tài liệu tồn đọng, tích đống còn
nhiều, gây tốn kém, lãng phí về công tác chỉnh lý sau này.
Thiếu nguồn kinh phí trong chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng
công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
Một nguyên nhân quan trọng là công tác quản lý hành chính về công tác văn

thư lưu trữ chưa được quan tâm thực hiện.
5. Hậu quả của tình huống:
Không tổ chức được hoạt động lưu trữ tại đơn vị, tài liệu tích đống tại các
phòng làm việc, không được tổ chức phân loại nhiều năm dẫn đến tình trạng ùn đọng,
thất lạc tài liệu, không đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy, mất mỹ quan công
sở
Không khai thác được tài liệu có giá trị lưu trữ, không thực hiện được việc nộp
lưu tài liệu cho cơ quan cấp trên.
III. XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
1.Mục tiêu xử lý tình huống:
Nhằm tìm ra nguyên nhân và một số giải pháp để nâng cao chất lượng và khắc
phục những khó khăn bất cập trong công tác công tác văn thư, lưu trữ. Từng bước
hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ để phục vụ tốt hơn việc chỉ đạo, điều hành đáp
ứng yêu cầu cải cách hành chính trong giai đoạn mới. Đảm bảo thực hiện có nề nếp,
hiệu quả việc hình thành, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đối với tổ chức, cơ
quan, đơn vị và xã hội. Với những vấn đề còn tồn tại trong công tác văn thư, lưu trữ
tại Phòng Nội vụ huyện Phong Điền, đặt ra cho bộ phận văn thư tìm ra các giải pháp
để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị nhằm đạt được những yêu
cầu sau:
Một là: Tăng cường ý thức pháp luật trong công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ,
công chức ở một số cơ quan. Thực hiện nghiêm túc các Quy trình, trình tự quản lý
văn bản đi, đến theo đúng quy định của Nhà nước.
Hai là: Xây dựng các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ thống nhất, đồng bộ có
hiệu lực thực hiện.
Ba là: Đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ
10
Bốn là: Kiện toàn biên chế cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ trình độ,
năng lực, phẩm chất đáp ứng được yêu cầu đổi mới cồng tác văn thư – lưu trữ.
Năm là: Thực hiện đồng bộ các chương trình áp dụng trong việc tổ chức thực
hiện cải cách hành chính, áp dụng các biện pháp điều hành, hiện đại hoá công sở.

2. Xây dựng giải pháp xử lý tình huống:
Với tình huống nêu trên trong quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội
vụ huyện Phong Điền từ khi thành lập đến nay, trải qua quá trình hoạt động thực hiện
nhiệm vụ chuyên môn cũng như nghiệm vụ chính trị của cơ quan, công tác văn thư,
lưu trữ của đơn vị còn nhiều vấn đề bất cập cần giải quyết.
Trong điều kiện diễn ra tình huống này, một yếu tố khách quan là đội ngũ cán
bộ quản lý thiếu ổn định do việc luân chuyển cán bộ, nên công tác văn thư, lưu trữ
qua một thời gian dài không được chú trọng. Làm ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả
của đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hoá công sở, tăng cường hiệu quả của
nền hành chính và việc đổi mới lề lối làm việc hành chính văn phòng.
Với suy nghĩ trên, tôi đã mạnh dạn đề xuất với lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện
Phong Điền trong chương trình thực hiện cải cách hành chính của huyện nhà cần chú
trọng đến việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Giải pháp cụ thể để thực hiện mục tiêu là:
Một là: Đổi mới quản lý công tác văn thư, lưu trữ.
Hai là: Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu trữ.
Ba là: Củng cố kiện toàn cán bộ và hệ thống quản lý công tác văn thư – lưu trữ
Bốn là: Thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan;
Năm là: Tăng cường cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản của hoạt động văn
thư – lưu trữ.
Sáu là: Tăng cường kiểm tra việc thực hiện các trình, trình tự thực hiện các
công việc trong hoạt động văn thư – lưu trữ tại cơ quan.
3. Lựa chọn giải pháp xử lý tình huống:
Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyện
Phong Điền trong giai đoạn hiện nay, khắc phục được những tồn tại, hạn chế nêu trên,
với trách nhiệm được giao quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ
huyện Phong Điền tôi đã nghiên cứu, đề xuất và triển khai các giải pháp sau:
11
3.1. Đổi mới công tác văn thư lưu trữ:

a. Triển khai thực hiện chương trình 5S
Trong quá trình học tập và nghiên cứu các giải pháp để giải quyết vấn đề quản
lý công sở khắc phục những tồn tại từ việc phân công phân nhiệm cho từng cán bộ,
công chức, trang bị tài sản thiếu đồng bộ, nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất, chất
lượng công việc, tạo sự thuận lợi, thoải mái, luôn đem lại hứng khởi cho cán bộ, công
chức, hay nói cách khác là tạo nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo
chất lượng tôi đã học tập được kinh nghiệm của một số đơn vị triển khai chương trình
5S trong điều hành công sở.
5S là phát kiến của người Nhật trong hoạt động quản lý Văn phòng, quản lý sản
xuất của doanh nghiệp. 5S gồm 5 từ theo tiếng Nhật Seiri (Sàng lọc) Seiton (Sắp xếp)
Seiso (Sạch sẽ) Seiketsu (Săn sóc) và Shitsuke (Sẵn sàng). Khái niệm 5S được bắt
nguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các công
ty, trong đó có Việt Nam. Mục đích của áp dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ở
việc nâng cao điều kiện và môi trường làm việc trong một tổ chức mà còn làm thay
đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc, tăng cường khả năng sáng tạo trong công việc
và phát huy vai trò của hoạt động nhóm. Khắc phục được các thực trạng :
Thông thường nơi làm việc của bạn (văn phòng) có nhiều giấy tờ, tài liệu, hồ sơ
bề bộn và lộn xộn ( thiếu sự sắp xếp- SEITON)
Tại văn phòng, tủ tài liệu càng ngày càng thấy đầy và chật chội. Chiếc cặp
chúng ta một vài tháng không lục lại sẽ thấy nó đầy lên ; Đồ dùng cũ, hư hỏng, tài
liệu, giấy tờ không được loại bỏ chiếm dụng không gian của văn phòng (thiếu sự sàng
lọc – SEIRI).
Môi trường làm việc thiếu vệ sinh, nhiều bụi, rác văn phòng tại những chỗ ít sử
dụng đến ( thiếu sự sạch sẽ – SEISO).
Việc sắp xếp thiếu quy củ thiếu sự Săn sóc, giữ gìn – SEIKETSU.
Kết quả:
Có những thứ (đồ dùng, tài liệu, hồ sơ ) khi cần thì tìm không ra nhưng khi
không cần thì lại thấy ( thiếu sự sẵn sàng – SHITSUKE ).
Từ thực tế trên là năm thiếu dẫn đến hiệu quả làm việc chưa cao, ảnh hưởng
đến năng xuất, chất lượng, tư tưởng làm việc của cán bộ, công chức. Công sở thiếu đi

một lề lối tác phong làm việc khoa học, hiện đại, ảnh hưởng đến mục tiêu chính sách
đặt ra là ” Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả”.
Lợi ích của việc áp dụng chương trình 5S là rất hiệu quả đối với hoạt động của
các văn phòng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động sản xuất của các doanh
nghiệp. Việc thực hiện 5S sẽ giảm các thao tác, giảm thời gian khi tìm kiếm đồ vật.
12
Chỗ làm việc được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo đảm những khoảng trống.
Hoạt động duy trì phòng ngừa và kiểm tra dễ dàng hơn. Tai nạn, rủi ro giảm đáng kể.
Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đối
với người lao động
Việc triển khai thực hiện 5S rất đơn giản và tiện lợi. 5S góp phần cải tiến tính
sáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông giữa mọi người. Cải tiến các quan
hệ, hoạt động nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm nâng
cao hiệu suất công việc.
Thực hiện 5S đối với công sở giúp văn phòng sạch sẽ, hiệu quả công việc tăng
cao hơn, tạo cảm hứng sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực hiện 5S năng suất cải
thiện, doanh nghiệp phát triển, đời sống đi lên, công nhân hạnh phúc. Hãy làm theo
chương trình 5S cách để tạo ra sự phát triển như người Nhật Bản từng làm!
b. Từng bước áp dụng công nghệ thông tin
Xác định được vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống, hoạt động của
mỗi cá nhân, cùng với việc thực hiện phong trào ứng dụng Công nghệ thông tin trong
công tác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cũng
được quan tâm thực hiện.
3.2. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về văn thư, lưu
trữ.
a. Triển khai các văn bản pháp luật liên quan đến công tác văn thư lưu trữ
Tổ chức triển khai các văn bản pháp luật quy định về hoạt động công tác văn
thư, lưu trữ.
Hướng dẫn triển khai kế hoạch tổ chức công tác văn thư, lưu trữ đến các bộ
phận trong cơ quan.

b. Thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo
Hàng năm, tổ chức thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo công tác văn thư, lưu
trữ theo Quyết định số: 14/2005/QĐ-BNV Ngày 06/1/2005 của Bộ Nội vụ về việc
Ban Hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ .
3.3 Củng cố kiện toàn cán bộ và hệ thống quản lý công tác văn thư – lưu
trữ
Cử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ do
các cơ quan chuyên môn tổ chức.
Thực hiện tốt chế độ bồi dưỡng độc hại và chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật cho
cán bộ làm công tác lưu trữ theo quy định hiện hành. Quy định tại các văn bản sau:
13
– Thông tư số 07/2005/TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thực
hiện chế độ phụ cấp độc hại nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức.
– Thông tư liên tịch số 10/2006/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 12/9/2006 của Bộ
Lao động – Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế sửa đổi, bổ sung khoản 2, mục II
Thông tư tịch số 10/1999/TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 17/3/1999 của Bộ Lao động –
Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế hướng dẫn thực hiện chế độ bồi dưỡng bằng hiện
vật đối với người lao động làm việc trong điều kiện có yêu tố nguy hiểm, độc hại.
Công văn số 2939/BNV-TL ngày 04/10/2005 Bộ Nội vụ về việc chế độ phụ cấp
độc hai, nguy hiểm đối với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ.
Công văn số 758/VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưu
trữ nhà nước về việc hưởng chế độ bồi dưỡng bằng hiện vật đối với ngành lưu trữ.
Thống nhất việc sử dụng bộ phông chữ tiếng Việt theo Tiêu chuẩn TCVN
69:09:2001 theo Quyết định số 72/2002/QĐ-TTg ngày 16/02/2002 của Thủ tướng
Chính phủ và dùng chế độ gõ Unicode trong quá trình soạn thảo văn bản bằng máy
tính. Quán triệt nghiêm túc việc thực hiện đúng thể thức văn bản quy định tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
3.4. Tăng cường các hoạt động kiểm tra, giám sát
Nhằm khắc phục những sai sót trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản,

thì hoạt động kiểm tra, giám sát là không thể thiếu được. Trách nhiệm được quy định
rõ tại Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,
bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính
phủ về công tác văn thư:
Sửa đổi, bổ sung Điều 9 như sau:
Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước
pháp luật.
2. Chánh Văn phòng; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức
không có Văn phòng; người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổ
chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác phải kiểm tra và chịu
trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước người
đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật”.
Giao cho từng bộ phận chuyên môn, từng cán bộ công chức chịu trách nhiệm
về việc lập hồ sơ theo chức năng nhiệm vụ của đơn vị mình. Giám sát việc lập hồ sơ
của cán bộ thuộc đơn vị quản lý.
14
3.5. Thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ cơ quan
Đối với từng cán bộ, công chức, công tác lập hồ sơ giúp sắp xếp công văn giấy
tờ có khoa học, thuận tiện cho công việc nghiên cứu, đề xuất ý kiến và giải quyết
công việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn
giấy tờ, nâng cao hiệu quả công tác, chuẩn bị tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu.
Đối với cơ quan công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong
cơ quan, phân loại công văn, giấy tờ trong cơ quan một cách khoa học, quản lý hồ sơ
của cơ quan được chặt chẽ, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ cần thiết, tránh được
việc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, không
đơn vị nào lập như hiện tượng đã diễn ra.
Căn cứ vào chức năng của bộ phận, nhiệm vụ của từng cán bộ được phân công

đảm nhận và tình hình khối tài liệu để tập hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ (chỉnh lý sơ bộ).
Hồ sơ lập ra phải bảo đảm:
Thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị có hồ sơ hoặc cán bộ lập những
hồ sơ ấy.
Đảm bảo hồ sơ có giá trị là bằng chứng xác thực và văn kiện trong hồ sơ có giá
trị bảo quản tương đối giống nhau.
Phản ánh được mối liên hệ chặt chẽ của các công văn, giấy tờ hình thành trong
quá trình giải quyết sự việc nêu trong hồ sơ.
4. Kiến nghị
4.2. Đối với UBND Tỉnh Thừa Thiên Huế
Tăng cường công tác rà soát, ban hành đầy đủ văn bản, phù hợp với thực tiễn
quản lý; tổ chức kiểm tra; hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị
trực thuộc.
Chỉ đạo thực hiện tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan và lưu trữ lịch sử theo quy định; xây dựng và triển khai thực hiện kế hoạch xử lý
tài liệu tồn đọng tại các cơ quan;
Bố trí biên chế văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện để công chức, viên chức văn thư,
lưu trữ, nhất là ở các cơ quan, đơn vị cơ sở được nâng cao chuyên môn nghiệp vụ đạt
tiêu chuẩn theo quy định và phát triển toàn diện, đáp ứng được yêu cầu công việc
trong giai đoạn mới.
4.2. Đối với Ủy ban nhân dân huyện Phong Điền
15
Cần sớm có các biện pháp chỉ đạo tăng cường các hoạt động nâng cao hiệu quả
công tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể:
Tiếp tục đầu tư kinh phí cho việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ như:
xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, mua sắm trang thiết bị; ứng dụng công nghệ thông tin
trong văn thư, lưu trữ.
Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác
văn thư Đặc biệt chú trọng đầu tư điều kiện để ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoat động văn thư, lưu trữ.

Quan tâm tạo điều kiện xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng cho huyện để thu
thập tài liệu của huyện vào lưu trữ để quản lý tránh tình trạng tài liệu nằm ở các
phòng ban dài ngày sẽ xảy ra tình trạng hư hỏng, mất mát tài liệu của nhà nước.
Trang cấp thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác Văn thư lưu trữ;
Tổ chức cho cán bộ lưu trữ cấp huyện, sở được đi học tập kinh nghiệm ở các
Kho, Trung tâm lưu trữ lớn trên cả nước.
KẾT LUẬN.
Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính
nhà nước là rất quan trọng; góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,
văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những
bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Giúp cho cán bộ, công
chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, đáp ứng
được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi,
kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất
lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính
nhà nước ở nước ta hiện nay; Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của
các cơ quan, tổ chức, cá nhân. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt
động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát; Góp phần bảo vệ bí mật
những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc
gia.
Từ những lý do nêu trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn
thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước
được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và
thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ
quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò
của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa
16
công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực

nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị.
Đối với bản thân tôi, sau khi tiếp thu những chuyên đề lý luận về quản lý hành
chính nhà nước chương trình chuyên viên do các thầy, cô giáo của Trường Chính trị
Nguyễn Chí Thanh giảng dạy, đã nhận thức được những vấn đề cơ bản về Quản lý
hành chính nói chung và những vấn đề trực tiếp liên quan đến lĩnh vực công việc của
mình nói riêng.
Từ những kiến thức luận mà bản thân tiếp thu được qua khoá học và những
thực tế diễn ra trong những lĩnh vực cá nhân đang tham gia công tác. Với trách nhiệm
của một công chức Nhà nước, tôi cố gắng vận dụng kiến thức đã học, chính sách của
Đảng, pháp luật của nhà nước để xử lý công việc được tốt hơn. Góp phần cải cách
hành chính, hiện đại hoá hướng tới một nền hành chính hiệu lực, hiệu quả. Xây dựng,
duy trì và cải tiến liên tục hoạt động đảm bảo chất lượng đối với các nhiệm vụ, nhằm
đáp ứng yêu cầu,nâng cao chất lượng trong công việc
Phong Điền, ngày 20 tháng 4 năm 2013
Người thực hiện
Đồng Thị Bạch Vân
17
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Pháp lệnh số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy ban
thường vụ Quốc hội về Lưu trữ quốc gia.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của pháp lệnh lưu trữ quốc gia.
Quyết định Số: 13/2005/QĐ-BNV 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ V/v
việc ban hành chế độ báo cáo thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ.
Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa
đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư.

Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ Quy
định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh.
Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.
Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục văn thư
lưu trữ nhà nước hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư và lưu trữ cơ quan
Chỉ thị số 08/CT-UBND ngày 19 tháng 3 năm 2013 của Chủ tịch UBND tỉnh
Thừa Thiên Huế về việc cũng cố, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn
tỉnh Thừa Thiên Huế
Báo cáo công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền năm
2010, 2011, 2012.
Tài liệu bồi dưỡng về quản lý hành chính Nhà nước ( chương trình chuyên
viên).
18
Điền. ” Phương pháp nghiên cứu và điều tra : Áp dụng những văn bản pháp lý của Nhà nước vàthực tiễn của đơn vị chức năng, tôi đã tích hợp những chiêu thức : Phương pháp nghiên cứu và phân tích tổnghợp, giải pháp thống kê, so sánh, giải pháp tìm hiểu, phương pháp quy nạpdiễn dịch để nghiên cứu và điều tra hoàn thành xong tiểu luận của mình. I. NỘI DUNG TÌNH HUỐNG : 1. Hoàn cảnh sinh ra của trường hợp : Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và thông tin tài khoản riêng ; chịu sự chỉđạo, quản trị về tổ chức triển khai, biên chế và công tác của Ủy ban nhân dân huyện, đồng thờichịu sự hướng dẫn, kiểm tra về trình độ, nhiệm vụ của Sở Nội vụ. Nhiệm vụ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền về công tác văn thư, lưu trữ nhưsau : Hướng dẫn, kiểm tra việc triển khai những chính sách, pháp luật về văn thư, lưu trữ củaNhà nước và của tỉnh so với những cơ quan, tổ chức triển khai ở cấp huyện và cấp xã ; Thực hiện báo cáo giải trình, thống kê về văn thư, lưu trữ theo pháp luật của pháp lý ; Tổ chức sơ kết, tổng kết và triển khai công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt độngvăn thư, lưu trữ ; Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp huyện theo hướng dẫn của Sở Nội vụ ; Thực hiện một số ít dịch vụ công về văn thư, lưu trữ ; Cơ cấu tổ chức triển khai Phòng Nội vụ lúc bấy giờ có 10 cán bộ, công chức trong đó có mộtbiên chế làm công tác văn thư lưu trữ. Với công dụng quản trị nhà nước về những lĩnh vựccông tác : tổ chức triển khai ; biên chế những cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước ; cải cáchhành chính ; chính quyền sở tại địa phương ; địa giới hành chính ; cán bộ, công chức, viênchức nhà nước ; cán bộ, công chức xã, phường, thị xã ; hội, tổ chức triển khai phi chính phủ ; văn thư, lưu trữ nhà nước ; tôn giáo ; thi đua-khen thưởng ; công tác người trẻ tuổi. Hàngnăm Phòng Nội vụ huyện đảm nhiệm, giải quyết và xử lý lượng văn bản tương đối lớn. Cụ thể số liệutheo báo cáo giải trình tổng kết 3 năm gần đây là : Năm Văn bản đến Văn bản đi2010 2.648 1.1612011 2.482 1.2292012 2.640 1.234 Đặc điểm của công tác văn thư lúc bấy giờ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điềnthực hiện theo hình thức văn thư hỗn hợp. Trong đó, việc tiếp đón văn bản, đăng kývăn bản, nhân bản, đóng dấu … được triển khai tại bộ phận văn thư, do một cán bộđảm nhiệm – gọi là cán bộ văn thư của cơ quan. Việc soạn thảo, in ấn, lưu hồ sơ côngviệc, trình ký … được thực thi tại những bộ phận trình độ. Việc triển khai những trình tự quản trị văn bản còn nhiều sai sót. Ví dụ : Văn bản đến không qua cán bộ văn thư. Văn bản phát hành không được kiểm tra, kiểm duyệt về nội dung và thể thức. Không lập hồ sơ việc làm ; Bộ phận soạn thảo không lưu văn bản … 2. Mô tả trường hợp : Vấn đề quản trị hành chính về công tác văn thư, lưu trữ còn nhiều chưa ổn, chưađược chú trọng, ảnh hưởng tác động đến quy trình quản lý hoạt động giải trí của cơ quan. Hạn chếđến những hoạt động giải trí trong công cuộc cải cách hành chính và quản trị văn phòng. Những năm qua chưa có sự chăm sóc chỉ huy đúng mức so với công tác vănthư, lưu trữ. Đặc biệt hoạt động giải trí lưu trữ, biểu lộ ở chỗ chưa sắp xếp cán bộ đủ năng lựcđáp ứng nhu yếu nhiệm vụ, trang thiết bị ship hàng công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫnđến chưa phát huy được tính năng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ. Việctruy cập tài liệu lưu trữ rất khó khăn vất vả. Ảnh hưởng đến công tác thống kê, báo cáo giải trình … Các bộ phận trình độ chưa triển khai lập hồ sơ việc làm, gây khó khăn vất vả choviệc tích lũy hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử vẻ vang. Chưa tiến hành triển khai việc phát hành những văn bản tương quan đến công tác vănthư, lưu trữ ( hạng mục hồ sơ, bảng thời hạn dữ gìn và bảo vệ tài liệu, hạng mục thành phầnhồ sơ, tài liệu ). Những sống sót trên là do những nguyên do đa phần sau : Lãnh đạo chưa nhận thức khá đầy đủ, tổng lực công tác văn thư, lưu trữ chưa dànhsự chăm sóc đúng mức đến công tác này. Chưa có những pháp luật để kiểm soát và điều chỉnh khá đầy đủ và đơn cử những quan hệ nội bộtrong quản trị công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Công tác không cho việcthực hiện thi hành Nghị định 110, Nghị định 111 phát hành còn chậm, chưa khá đầy đủ, thiếu đồng điệu và trong một số ít trường hợp chưa cung ứng được nhu yếu. Việc chấphành pháp lý văn thư, lưu trữ nhìn chung chưa nghiêm, tính răn đe so với hành vivi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ hầu hết chưa có. Thiếu biên chế cán bộ làm công tác lưu trữ. Nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữmà thực tiễn đang yên cầu cấp bách vẫn chưa xử lý được không thiếu, đơn cử là : Bồidưỡng nhiệm vụ văn thư, lưu trữ ; việc lập hạng mục tài liệu của cơ quan ; Chưa ứngdụng công nghệ thông tin trong văn thư – lưu trữ. II. PHÂN TÍCH TÌNH HUỐNG : 1. Mục tiêu nghiên cứu và phân tích trường hợp : Những năm gần đây, công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan đã được chăm sóc, củng cố. Các nhiệm vụ của công tác này từng bước được lao lý đơn cử, đặc biệt quan trọng lànghiệp vụ kiến thiết xây dựng và quản trị văn bản ở khâu văn thư hiện hành của cơ quan. Công tác văn thư gồm có : tiếp đón, ĐK văn bản đến ; trình, chuyển giaovăn bản đến cho cán bộ, công chức ; giúp chỉ huy phòng đôn đốc việc xử lý vănbản đến ; tiếp đón những dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, kýban hành ; kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình diễn ; ghi số và ngày, tháng ; đóng dấu mức độ khẩn, mật ; ĐK, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõiviệc chuyển phát văn bản đi ; sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ và Giao hàng việc tra cứu, sử dụng bảnlưu ; quản trị sổ sách và cơ sở tài liệu ĐK, quản trị văn bản ; làm thủ tục cấp giấygiới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức ; dữ gìn và bảo vệ, sử dụng condấu của cơ quan, tổ chức triển khai và những loại con dấu khác. Những nội dung này đã và đangthực hiện tương đối tốt. Đối với văn bản đến, toàn bộ văn bản, kể cả đơn, thư do cá thể gửi đến cơ quanđược quản trị theo trình tự sau : đảm nhiệm, ĐK văn bản đến ; trình, chuyển giao vănbản đến ; xử lý và theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến. Văn bản đến từ bất kể nguồn nào đều phải được tập trung chuyên sâu tại văn thư cơ quan, tổ chức triển khai để làm thủ tục tiếp đón, ĐK. Những văn bản đến không được ĐK tạivăn thư thì không xử lý. Tuy nhiên, tình hình có một yếu tố nhiều văn bản đếnkhông được chuyển qua bộ phận văn thư cơ quan, nhiều khi việc chuyển công vănđược gửi thẳng trực tiếp cho bộ phận trình độ. Văn bản đến phải được kịp thời trình cho chỉ huy cơ quan phê duyệt vàchuyển giao cho cán bộ, công chức xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ những mức độkhẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo vệ đúng chuẩn và giữ gìn bí hiểm nội dungvăn bản. Người đứng đầu cơ quan có nghĩa vụ và trách nhiệm chỉ huy xử lý kịp thời văn bảnđến. Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai được giao chỉ huy giải quyếtnhững văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộccác nghành nghề dịch vụ được phân công đảm nhiệm. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai giao cho cánbộ, công chức xử lý. Cán bộ, công chức có nghĩa vụ và trách nhiệm điều tra và nghiên cứu, giải quyếtvăn bản đến theo thời hạn được pháp lý lao lý hoặc theo pháp luật của cơ quan, tổchức. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai hoàn toàn có thể giao cho người được giao trách nhiệmthực hiện những việc làm sau : xem xét hàng loạt văn bản đến và báo cáo giải trình về những vănbản quan trọng, khẩn cấp ; chuyển văn bản đến cho cán bộ, công chức xử lý ; theodõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến. Đối với văn bản đi, tổng thể văn bản do cơ quan, tổ chức triển khai phát hành phải đượcquản lý theo trình tự sau : kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình diễn ; ghi số, kýhiệu và ngày, tháng của văn bản ; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật ( nếucó ) ; ĐK văn bản đi ; làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát vănbản đi ; lưu văn bản đi. Văn bản đi phải được hoàn thành xong thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trongngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo ; Văn bản đi cóthể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Mỗi văn bản đi phải lưu tối thiểu hai bản chính ; một bản lưu tại văn thư cơ quan và mộtbản lưu trong hồ sơ. Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức triển khai phải được sắp xếp thứ tự đăngký. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm có : mở hồ sơ ; tích lũy, update vănbản, tài liệu hình thành trong quy trình theo dõi, xử lý việc làm vào hồ sơ ; kếtthúc và biên mục hồ sơ. Yêu cầu so với mỗi hồ sơ được lập : hồ sơ được lập phảiphản ánh đúng tính năng, trách nhiệm của đơn vị chức năng hoặc của cơ quan, tổ chức triển khai ; văn bản, tài liệu được tích lũy vào hồ sơ phải có sự tương quan ngặt nghèo với nhau và phản ánhđúng trình tự diễn biến của vấn đề hay trình tự xử lý việc làm ; văn bản, tài liệuđược tích lũy vào hồ sơ phải có giá trị dữ gìn và bảo vệ tương đối đồng đều. Cán bộ, công chức trong cơ quan, phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trịlưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức triển khai theo thời hạn lao lý. Trường hợp đơn vị chức năng hoặc cá thể cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạnnộp lưu thì phải lập hạng mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức triển khai nhưngthời hạn giữ lại không được quá hai năm. Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyểncông tác khác đều phải chuyển giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị chức năng hay người tiếp sau. Tuy nhiên, trong quy trình thực thi những nội dung, trình tự trên chưa được quántriệt và triển khai trang nghiêm, cạnh bên đó công tác này cũng đang sống sót những hạnchế, chưa ổn cần được chăm sóc khắc phục để hoàn toàn có thể cung ứng được những nhu yếu củaquản lý. Điều này bộc lộ ở những yếu tố như : Chất lượng những văn bản được soạn thảo và sử dụng trong cơ quan còn thấp. Việc thực thi những quy trình tiến độ kiến thiết xây dựng, thủ tục phát hành còn chồng chéo, chưa thốngnhất. Việc quản trị văn bản đi, đến còn chưa thực thi theo đúng trình tự. Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, xử lý văn bản còn chậm và bằng tay thủ công. Việc ứngdụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế do cơ sở hạ tầngcông nghệ thông tin mới khởi đầu được hình thành. Công tác lập hồ sơ hiện hành chưa thực sự đi vào nề nếp. Tình trạng không lậphồ sơ việc làm hoặc nếu có lập hồ sơ thì cũng chưa cung ứng được nhu yếu vẫn còndiễn ra khá thông dụng. Việc quản trị, nộp lưu hồ sơ tài liệu chưa được triển khai nghiêmtúc dẫn đến thực trạng những hồ sơ tài liệu có giá trị, cần lưu trữ chưa được nộp lưu đúngthời hạn pháp luật, ở nhiều nơi tài liệu còn ở thực trạng tích đống tại những phòng làmviệc của cán bộ. 2. Cơ sở lý luận : Hoạt động công tác văn thư, lưu trữ được tác động ảnh hưởng trực tiếp bằng những văn bảnquy phạm pháp luật sau : Pháp lệnh số 34/2001 / PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy banthường vụ Quốc hội về Lưu trữ vương quốc. Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/4/2004 của nhà nước về công tác vănthư. Nghị định số 111 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/4/2004 của nhà nước pháp luật chi tiếtthi hành 1 số ít điều của pháp lệnh lưu trữ vương quốc. Thông tư liên tịch số 55/2005 / TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Liên tịchBộ Nội vụ – Văn phòng nhà nước hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình diễn vănbản. Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP ngày 08/02/2010 của nhà nước sửa đổi, bổ sungmột số điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/4/2004 của nhà nước vềcông tác văn thư. Nghị định số 13/2008 / NĐ-CP ngày 04/02/2008 của nhà nước lao lý tổ chứccác cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố thường trực Trungương. Ngoài ra còn mạng lưới hệ thống những văn bản tương quan đến quản trị và sử dụng con dấu, bảo vệ bí hiểm Nhà nước3. Phân tích diễn biến trường hợp : Công tác văn thư : Tại Điều 1, Khoản 2, Nghị định 110 / 2004 / NĐ-CP củaChính phủ về công tác văn thư ghi rõ : “ Công tác văn thư lao lý tại Nghị định nàybao gồm những việc làm về soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản và tài liệukhác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của những cơ quan, tổ chức triển khai ; quản trị và sửdụng con dấu trong công tác văn thư. ” Công tác văn thư gồm có những việc làm về soạn thảo, phát hành văn bản ; quảnlý văn bản ; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm mục đích bảo vệ thông tin văn bảncho hoạt động giải trí quản trị của những cơ quan, tổ chức triển khai. Có thể nói rằng, hầu hết những hoạtđộng quản trị, chỉ huy, quản lý và điều hành việc làm hành chính hàng ngày đều gắn liền vớivăn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư. Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảovà phát hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao xử lý. Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có tác động ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượngvà hiệu suất cao việc làm của cơ quan, tổ chức triển khai, đồng thời cũng tạo nên vật chứng thểhiện sự minh bạch, nghĩa vụ và trách nhiệm của những cơ quan, tổ chức triển khai và cá thể so với việc thựchiện, xử lý việc làm. Công tác lưu trữ : Công tác lưu trữ là những hoạt động giải trí có tương quan đến việc xácđịnh giá trị, tích lũy, sắp xếp khoa học, dữ gìn và bảo vệ bảo đảm an toàn, làm công cụ tra cứu và tổchức khai thác, sử dụng Giao hàng nhu yếu thông tin lưu trữ của những cơ quan, tổ chức triển khai vàxã hội. Về cơ bản hoàn toàn có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm mục đích bảo vệ thông tinvăn bản, Giao hàng hoạt động giải trí quản trị, quản lý của cơ quan, tổ chức triển khai. Nội dung côngtác này gồm có những việc về soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản và những tàiliệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan ; lập hồ sơ hiện hành, giaonộp hồ sơ vào lưu trữ ; và quản trị, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưutrữ là một trong những trách nhiệm cơ bản của cơ quan, tổ chức triển khai nhằm mục đích lựa chọn, lưu giữ, tổ chức triển khai một cách khoa học những hồ sơ, tài liệu để Giao hàng nhu yếu khai thác, sử dụngcủa cơ quan và xã hội. Nội dung công tác lưu trữ gồm có những việc về tích lũy, bảoquản và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan. Trong hoạt động giải trí quản trị hành chính nhà nước lúc bấy giờ, trên mọi nghành nghề dịch vụ, hầuhết những việc làm từ chỉ huy, điều hành quản lý, quyết định hành động, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, phát hành và tổ chức triển khai sử dụng văn bản nóiriêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thưvà lưu trữ so với hoạt động giải trí quản trị hành chính nhà nước là rất quan trọng. Ví dụ, khi soạn thảo báo cáo giải trình tổng kết công tác cuối năm, hoàn toàn có thể xem xét báocáo của những năm trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để nhìn nhận mức độ hoàn thành xong, những giải pháp được vận dụng, những thuận tiện, khó khăn vất vả đã gặp phải … từ đó đưa raphương hướng công tác cho tương thích ; hoặc để bảo vệ tính khoa học trong quá trìnhxây dựng bản quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu và điều tra tình hình yếu tố đóở quy trình tiến độ trước để đúc rút kinh nghiệm tay nghề, tìm ra nguyên do làm cho công việcthành công hay không thành công xuất sắc, từ đó đưa ra trách nhiệm, kế hoạch sát hợp với thựctế. Cơ quan quản trị nhà nước không hề rút ngắn thời hạn phát hành những quyết định hành động, xử lý kịp thời, đúng đắn những nhu yếu của công dân nếu không có khá đầy đủ, kịp thờithông tin từ tài liệu lưu trữ. Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn, sách vở là mộttrong những điều kiện kèm theo để triển khai cải cách thủ tục hành chính của những cơ quan đơnvị. Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu và khám phá những thông tin, những tài liệu đã giải quyết và xử lý trướcđó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ lànguồn phân phối những thông tin có giá trị pháp lý, đúng chuẩn và kịp thời nhất chongười soạn thảo văn bản. Trên thực tiễn, cơ quan quản trị nhà nước không hề rút ngắnthời gian phát hành những quyết định hành động, xử lý kịp thời, đúng đắn những nhu yếu của côngdân nếu không có khá đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơquan được thực thi nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờcó làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn trọng hay không. Nhưvậy, triển khai tốt công tác lưu trữ sẽ góp thêm phần thôi thúc triển khai tốt công tác vănthư. Ngược lại, triển khai tốt công tác văn thư cũng sẽ góp thêm phần triển khai tốt côngtác lưu trữ. Cụ thể là việc quản trị văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng tác động quantrọng đến việc thực thi tốt công tác lưu trữ. Có thể xem công tác lập hồ sơ như làcầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽtiết kiệm thời hạn, sức lực lao động và tạo điều kiện kèm theo thuận tiện để công tác lưu trữ tăng trưởng, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Tóm lại : Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mốiquan hệ ngặt nghèo, thôi thúc với nhau. Mối quan hệ này bộc lộ qua sự liên tục trongquá trình từ soạn thảo, phát hành, quản trị văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vàolưu trữ lịch sử vẻ vang có mối quan hệ ngặt nghèo, phụ thuộc vào, thôi thúc nhau. Công tác văn thư phải bảo vệ một số ít nguyên tắc cơ bản sau : Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức triển khai, trừ trường hợp pháp lý cóquy định khác, đều phải được quản trị tập trung chuyên sâu, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổchức. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được ĐK, phát hành hoặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày thao tác tiếp theo. Văn bản đến cóđóng những dấu độ khẩn : “ Hoả tốc ” ( kể cả “ Hoả tốc ” hẹn giờ ), “ Thượng khẩn ” và “ Khẩn ” ( sau đây gọi chung là văn bản khẩn ) phải được ĐK, trình và chuyển giao ngay saukhi nhận được. Văn bản khẩn đi cần được triển khai xong thủ tục phát hành và chuyển phátngay sau khi văn bản được ký. Văn bản, tài liệu mang bí hiểm nhà nước ( sau đây gọi tắt là văn bản mật ) được đăngký, quản trị theo pháp luật của pháp lý hiện hành về bảo vệ bí hiểm nhà nướcHoạt động lưu trữ phải cung ứng được những tiềm năng sau : Góp phần quan trọng bảo vệ thông tin cho hoạt động giải trí quản trị ; phân phối nhữngtài liệu, tư liệu, số liệu đáng đáng tin cậy Giao hàng những mục tiêu chính trị, kinh tế tài chính, văn hoá, xã hội. Đồng thời phân phối những thông tin quá khứ, những địa thế căn cứ, những bằngchứng Giao hàng cho hoạt động giải trí quản trị của những cơ quan. Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất việc làm, giải quyếtxử lý nhanh gọn và cung ứng được những nhu yếu của tổ chức triển khai, cá thể. Hồ sơ tài liệutrở thành phương tiện đi lại theo dõi, kiểm tra việc làm một cách có mạng lưới hệ thống, qua đó cánbộ, công chức hoàn toàn có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm tay nghề góp thêm phần thực thi tốt những mụctiêu quản trị : hiệu suất, chất lượng, hiệu suất cao và đây cũng là những tiềm năng, yêu cầucủa cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta lúc bấy giờ. Tạo công cụ để trấn áp việc thực thi quyền lực tối cao của những cơ quan, tổ chức triển khai, cánhân. Góp phần giữ gìn những địa thế căn cứ, vật chứng về hoạt động giải trí của cơ quan, phục vụviệc kiểm tra, thanh tra giám sát. Góp phần bảo vệ bí hiểm những thông tin có tương quan đến cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp và những bí hiểm vương quốc. 4. Nguyên nhân xảy ra trường hợp : Số lượng văn bản giải quyết và xử lý nhiều, công tác văn thư phân tán, dẫn đến việc thuthập, sắp xếp, dữ gìn và bảo vệ tài liệu lưu trữ rất khó khăn vất vả. Điều này một phần là do lượngvăn bản, tài liệu rời lẻ chưa được lập hồ sơ còn nhiều do tồn dư từ những năm trước. Một phần là do kho lưu trữ chưa đạt nhu yếu ; quy trình tổ chức triển khai sắp xếp và sử dụng tàiliệu lưu trữ vẫn còn hạn chế nhất định ; bên cạch đó, một nguyên do quan trọng là ýthức nghĩa vụ và trách nhiệm về công tác văn thư, lưu trữ ở đại bộ phận cán bộ công chức còn hạnchế, thiếu tính cầu thị, bảo thủ, ngưng trệ ; thao tác theo thói quen. Thực trạng này sẽ dẫnđến phải tốn kém một khoản kinh phí đầu tư khá lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu nàytrong thời hạn sắp tới. Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tácvăn thư, lưu trữ vẫn chưa được thực thi. Nguyên nhân của trường hợp xuất phát từ 1 số ít yếu tố sau : Đầu tiên phải kể đến đó là khó khăn vất vả về phía đội ngũ cán bộ, công chức, hiện tạichỉ có 01 cán bộ làm công tác văn thư kiêm lưu trữ. Mặt khác, nhiệm vụ của cán bộchuyên viên tham gia những quy trình soạn thảo văn bản trong quán trình triển khai côngtác văn thư, lưu trữ vẫn chưa theo kịp nhu yếu việc làm đề ra. Bên cạnh đó Lãnh đạo Phòng Nội vụ huyện Phong Điền vẫn chưa hiểu rõ vàđánh giá hết được những nội dung quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ nên chưadành sự chăm sóc, góp vốn đầu tư đúng như nhu yếu của công tác này. Tình trạng cán bộ, công chức chưa lập hồ sơ việc làm vừa là sống sót, nhưngđồng thời cũng là nguyên do quan trọng dẫn đến tài liệu tồn dư, tích đống cònnhiều, gây tốn kém, tiêu tốn lãng phí về công tác chỉnh lý sau này. Thiếu nguồn kinh phí đầu tư trong chỉnh lý tài liệu, góp vốn đầu tư trang thiết bị, ứng dụngcông nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữMột nguyên do quan trọng là công tác quản trị hành chính về công tác vănthư lưu trữ chưa được chăm sóc thực thi. 5. Hậu quả của trường hợp : Không tổ chức triển khai được hoạt động giải trí lưu trữ tại đơn vị chức năng, tài liệu tích đống tại cácphòng thao tác, không được tổ chức triển khai phân loại nhiều năm dẫn đến thực trạng ùn đọng, thất lạc tài liệu, không bảo vệ bảo đảm an toàn phòng cháy chữa cháy, mất mỹ quan côngsởKhông khai thác được tài liệu có giá trị lưu trữ, không triển khai được việc nộplưu tài liệu cho cơ quan cấp trên. III. XỬ LÝ TÌNH HUỐNG1. Mục tiêu giải quyết và xử lý trường hợp : Nhằm tìm ra nguyên do và 1 số ít giải pháp để nâng cao chất lượng và khắcphục những khó khăn vất vả chưa ổn trong công tác công tác văn thư, lưu trữ. Từng bướchoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ để Giao hàng tốt hơn việc chỉ huy, quản lý đápứng nhu yếu cải cách hành chính trong quá trình mới. Đảm bảo triển khai có nề nếp, hiệu suất cao việc hình thành, bảo vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ so với tổ chức triển khai, cơquan, đơn vị chức năng và xã hội. Với những yếu tố còn sống sót trong công tác văn thư, lưu trữtại Phòng Nội vụ huyện Phong Điền, đặt ra cho bộ phận văn thư tìm ra những giải phápđể nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị chức năng nhằm mục đích đạt được những yêucầu sau : Một là : Tăng cường ý thức pháp lý trong công tác văn thư, lưu trữ của cán bộ, công chức ở 1 số ít cơ quan. Thực hiện trang nghiêm những Quy trình, trình tự quản lývăn bản đi, đến theo đúng lao lý của Nhà nước. Hai là : Xây dựng những văn bản quản trị văn thư, lưu trữ thống nhất, đồng nhất cóhiệu lực triển khai. Ba là : Đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư góp vốn đầu tư cho công tác văn thư, lưu trữ10Bốn là : Kiện toàn biên chế cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ có đủ trình độ, năng lượng, phẩm chất phân phối được nhu yếu thay đổi cồng tác văn thư – lưu trữ. Năm là : Thực hiện đồng nhất những chương trình vận dụng trong việc tổ chức triển khai thựchiện cải cách hành chính, vận dụng những giải pháp quản lý và điều hành, hiện đại hoá văn phòng. 2. Xây dựng giải pháp giải quyết và xử lý trường hợp : Với trường hợp nêu trên trong quản trị công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nộivụ huyện Phong Điền từ khi xây dựng đến nay, trải qua quy trình hoạt động giải trí thực hiệnnhiệm vụ trình độ cũng như nghiệm vụ chính trị của cơ quan, công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị chức năng còn nhiều yếu tố chưa ổn cần xử lý. Trong điều kiện kèm theo diễn ra trường hợp này, một yếu tố khách quan là đội ngũ cánbộ quản trị thiếu không thay đổi do việc luân chuyển cán bộ, nên công tác văn thư, lưu trữqua một thời hạn dài không được chú trọng. Làm tác động ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quảcủa thay đổi phương pháp quản lý và điều hành và hiện đại hoá văn phòng, tăng cường hiệu suất cao củanền hành chính và việc thay đổi lề lối thao tác hành chính văn phòng. Với tâm lý trên, tôi đã mạnh dạn đề xuất kiến nghị với chỉ huy Phòng Nội vụ huyệnPhong Điền trong chương trình thực thi cải cách hành chính của huyện nhà cần chútrọng đến việc tăng cường quản trị công tác văn thư, lưu trữ. Giải pháp đơn cử để triển khai tiềm năng là : Một là : Đổi mới quản trị công tác văn thư, lưu trữ. Hai là : Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, thông dụng pháp lý về văn thư, lưu trữ. Ba là : Củng cố kiện toàn cán bộ và mạng lưới hệ thống quản trị công tác văn thư – lưu trữBốn là : Thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quan ; Năm là : Tăng cường cơ sở vật chất phân phối nhu yếu cơ bản của hoạt động giải trí vănthư – lưu trữ. Sáu là : Tăng cường kiểm tra việc thực thi những trình, trình tự thực thi cáccông việc trong hoạt động giải trí văn thư – lưu trữ tại cơ quan. 3. Lựa chọn giải pháp giải quyết và xử lý trường hợp : Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ huyệnPhong Điền trong quá trình lúc bấy giờ, khắc phục được những sống sót, hạn chế nêu trên, với nghĩa vụ và trách nhiệm được giao quản trị hoạt động giải trí văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụhuyện Phong Điền tôi đã nghiên cứu và điều tra, đề xuất kiến nghị và tiến hành những giải pháp sau : 113.1. Đổi mới công tác văn thư lưu trữ : a. Triển khai thực thi chương trình 5ST rong quy trình học tập và nghiên cứu và điều tra những giải pháp để xử lý yếu tố quảnlý văn phòng khắc phục những sống sót từ việc phân công phân nhiệm cho từng cán bộ, công chức, trang bị gia tài thiếu đồng nhất, nhằm mục đích nâng cao hiệu suất cao, hiệu suất, chấtlượng việc làm, tạo sự thuận tiện, tự do, luôn đem lại hứng khởi cho cán bộ, côngchức, hay nói cách khác là tạo nền tảng cơ bản để triển khai những mạng lưới hệ thống đảm bảochất lượng tôi đã học tập được kinh nghiệm tay nghề của một số ít đơn vị chức năng tiến hành chương trình5S trong quản lý văn phòng. 5S là phát kiến của người Nhật trong hoạt động giải trí quản trị Văn phòng, quản trị sảnxuất của doanh nghiệp. 5S gồm 5 từ theo tiếng Nhật Seiri ( Sàng lọc ) Seiton ( Sắp xếp ) Seiso ( Sạch sẽ ) Seiketsu ( Săn sóc ) và Shitsuke ( Sẵn sàng ). Khái niệm 5S được bắtnguồn từ Nhật bản vào đầu những năm 80 và đã được vận dụng thoáng rộng tại những côngty, trong đó có Nước Ta. Mục đích của vận dụng 5S không chỉ đơn thuần dừng lại ởviệc nâng cao điều kiện kèm theo và thiên nhiên và môi trường thao tác trong một tổ chức triển khai mà còn làm thayđổi cách tâm lý, thói quen thao tác, tăng cường năng lực phát minh sáng tạo trong công việcvà phát huy vai trò của hoạt động giải trí nhóm. Khắc phục được những tình hình : Thông thường nơi thao tác của bạn ( văn phòng ) có nhiều sách vở, tài liệu, hồ sơbề bộn và lộn xộn ( thiếu sự sắp xếp – SEITON ) Tại văn phòng, tủ tài liệu ngày càng thấy đầy và eo hẹp. Chiếc cặpchúng ta một vài tháng không lục lại sẽ thấy nó đầy lên ; Đồ dùng cũ, hư hỏng, tàiliệu, sách vở không được vô hiệu chiếm hữu khoảng trống của văn phòng ( thiếu sự sànglọc – SEIRI ). Môi trường thao tác thiếu vệ sinh, nhiều bụi, rác văn phòng tại những chỗ ít sửdụng đến ( thiếu sự thật sạch – SEISO ). Việc sắp xếp thiếu quy củ thiếu sự Săn sóc, giữ gìn – SEIKETSU. Kết quả : Có những thứ ( vật dụng, tài liệu, hồ sơ ) khi cần thì tìm không ra nhưng khikhông cần thì lại thấy ( thiếu sự chuẩn bị sẵn sàng – SHITSUKE ). Từ trong thực tiễn trên là năm thiếu dẫn đến hiệu suất cao thao tác chưa cao, ảnh hưởngđến năng xuất, chất lượng, tư tưởng thao tác của cán bộ, công chức. Công sở thiếu đimột lề lối tác phong thao tác khoa học, văn minh, ảnh hưởng tác động đến tiềm năng chính sáchđặt ra là ” Hiệu lực – Minh bạch – Hiệu quả “. Lợi ích của việc vận dụng chương trình 5S là rất hiệu suất cao so với hoạt động giải trí củacác văn phòng hành chính Nhà nước và cho cả hoạt động giải trí sản xuất của những doanhnghiệp. Việc triển khai 5S sẽ giảm những thao tác, giảm thời hạn khi tìm kiếm vật phẩm. 12C hỗ thao tác được sử dụng tốt hơn. Lối đi rõ ràng, bảo vệ những khoảng trống. Hoạt động duy trì phòng ngừa và kiểm tra thuận tiện hơn. Tai nạn, rủi ro đáng tiếc giảm đáng kể. Sản phẩm sai lỗi ít hơn. Nơi thao tác thật sạch, ngăn nắp, tăng cường sự hứng thú đốivới người lao độngViệc tiến hành triển khai 5S rất đơn thuần và tiện nghi. 5S góp thêm phần nâng cấp cải tiến tínhsáng tạo của con người. Cải tiến sự truyền thông online giữa mọi người. Cải tiến những quanhệ, hoạt động giải trí nhóm, tăng cường tình bạn mang lại sinh khí cho mọi người nhằm mục đích nângcao hiệu suất việc làm. Thực hiện 5S so với văn phòng giúp văn phòng thật sạch, hiệu suất cao việc làm tăngcao hơn, tạo cảm hứng phát minh sáng tạo, còn với doanh nghiệp thực thi 5S hiệu suất cảithiện, doanh nghiệp tăng trưởng, đời sống đi lên, công nhân niềm hạnh phúc. Hãy làm theochương trình 5S cách để tạo ra sự tăng trưởng như người Nhật Bản từng làm ! b. Từng bước vận dụng công nghệ thông tinXác định được vai trò của công nghệ thông tin trong đời sống, hoạt động giải trí củamỗi cá thể, cùng với việc triển khai trào lưu ứng dụng Công nghệ thông tin trongcông tác. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ cũngđược chăm sóc thực thi. 3.2. Đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ cập pháp lý về văn thư, lưutrữ. a. Triển khai những văn bản pháp lý tương quan đến công tác văn thư lưu trữTổ chức tiến hành những văn bản pháp lý pháp luật về hoạt động giải trí công tác vănthư, lưu trữ. Hướng dẫn tiến hành kế hoạch tổ chức triển khai công tác văn thư, lưu trữ đến những bộphận trong cơ quan. b. Thực hiện tráng lệ chính sách báo cáoHàng năm, tổ chức triển khai thực thi tráng lệ chính sách báo cáo giải trình công tác văn thư, lưutrữ theo Quyết định số : 14/2005 / QĐ-BNV Ngày 06/1/2005 của Bộ Nội vụ về việcBan Hành chính sách báo cáo giải trình thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ. 3.3 Củng cố kiện toàn cán bộ và mạng lưới hệ thống quản trị công tác văn thư – lưutrữCử cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ tham gia những lớp tập huấn nhiệm vụ docác cơ quan chuyên môn tổ chức triển khai. Thực hiện tốt chính sách tu dưỡng ô nhiễm và chính sách tu dưỡng bằng hiện vật chocán bộ làm công tác lưu trữ theo pháp luật hiện hành. Quy định tại những văn bản sau : 13 – Thông tư số 07/2005 / TT-BNV ngày 05/01/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thựchiện chính sách phụ cấp ô nhiễm nguy hại so với cán bộ, công chức, viên chức. – Thông tư liên tịch số 10/2006 / TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 12/9/2006 của BộLao động – Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế sửa đổi, bổ trợ khoản 2, mục IIThông tư tịch số 10/1999 / TTLT-BLĐTBXH-BYT ngày 17/3/1999 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội và Bộ Y tế hướng dẫn triển khai chính sách tu dưỡng bằng hiệnvật so với người lao động thao tác trong điều kiện kèm theo có yêu tố nguy hại, ô nhiễm. Công văn số 2939 / BNV-TL ngày 04/10/2005 Bộ Nội vụ về việc chính sách phụ cấpđộc hai, nguy khốn so với cán bộ, công chức, viên chức ngành lưu trữ. Công văn số 758 / VTLTNN-TCCB ngày 13/11/2006 của Cục Văn thư và Lưutrữ nhà nước về việc hưởng chính sách tu dưỡng bằng hiện vật so với ngành lưu trữ. Thống nhất việc sử dụng bộ phông chữ tiếng Việt theo Tiêu chuẩn TCVN69 : 09 : 2001 theo Quyết định số 72/2002 / QĐ-TTg ngày 16/02/2002 của Thủ tướngChính phủ và dùng chính sách gõ Unicode trong quy trình soạn thảo văn bản bằng máytính. Quán triệt tráng lệ việc thực thi đúng thể thức văn bản pháp luật tại Thôngtư số 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình diễn văn bản hành chính. 3.4. Tăng cường những hoạt động giải trí kiểm tra, giám sátNhằm khắc phục những sai sót trong quy trình soạn thảo và phát hành văn bản, thì hoạt động giải trí kiểm tra, giám sát là không hề thiếu được. Trách nhiệm được quy địnhrõ tại Điều 1 Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP ngày 08/02/2010 của nhà nước sửa đổi, bổ trợ một số ít điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chínhphủ về công tác văn thư : Sửa đổi, bổ trợ Điều 9 như sau : Điều 9. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành1. Thủ trưởng đơn vị chức năng hoặc cá thể chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu nghĩa vụ và trách nhiệm về nội dung văn bản trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai và trướcpháp luật. 2. Chánh Văn phòng ; Trưởng Phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chứckhông có Văn phòng ; người được giao nghĩa vụ và trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan tổchức quản trị công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức triển khai khác phải kiểm tra và chịutrách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình diễn và thủ tục phát hành văn bản trước ngườiđứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai và trước pháp lý ”. Giao cho từng bộ phận trình độ, từng cán bộ công chức chịu trách nhiệmvề việc lập hồ sơ theo công dụng trách nhiệm của đơn vị chức năng mình. Giám sát việc lập hồ sơcủa cán bộ thuộc đơn vị chức năng quản trị. 143.5. Thực hiện tốt việc lập hồ sơ hiện hành và việc giao nộp hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ cơ quanĐối với từng cán bộ, công chức, công tác lập hồ sơ giúp sắp xếp công văn giấytờ có khoa học, thuận tiện cho việc làm nghiên cứu và điều tra, đề xuất kiến nghị quan điểm và giải quyếtcông việc, khi cần tài liệu tìm thấy ngay, quản trị ngặt nghèo, giữ gìn bí hiểm công văngiấy tờ, nâng cao hiệu suất cao công tác, chuẩn bị sẵn sàng tốt cho việc lưu trữ hồ sơ tài liệu. Đối với cơ quan công tác lập hồ sơ nhằm mục đích quản trị được hàng loạt việc làm trongcơ quan, phân loại công văn, sách vở trong cơ quan một cách khoa học, quản trị hồ sơcủa cơ quan được ngặt nghèo, có kế hoạch lập và giữ những hồ sơ thiết yếu, tránh đượcviệc lập hồ sơ trùng lặp hoặc ngược lại, có việc cần lập hồ sơ nhưng không ai, khôngđơn vị nào lập như hiện tượng kỳ lạ đã diễn ra. Căn cứ vào công dụng của bộ phận, trách nhiệm của từng cán bộ được phân côngđảm nhận và tình hình khối tài liệu để tập hợp hồ sơ, tài liệu lưu trữ ( chỉnh lý sơ bộ ). Hồ sơ lập ra phải bảo vệ : Thể hiện đúng công dụng, trách nhiệm của đơn vị chức năng có hồ sơ hoặc cán bộ lập nhữnghồ sơ ấy. Đảm bảo hồ sơ có giá trị là vật chứng xác nhận và văn kiện trong hồ sơ có giátrị dữ gìn và bảo vệ tương đối giống nhau. Phản ánh được mối liên hệ ngặt nghèo của những công văn, sách vở hình thành trongquá trình xử lý vấn đề nêu trong hồ sơ. 4. Kiến nghị4. 2. Đối với Ủy Ban Nhân Dân Tỉnh Thừa Thiên HuếTăng cường công tác thanh tra rà soát, phát hành rất đầy đủ văn bản, tương thích với thực tiễnquản lý ; tổ chức triển khai kiểm tra ; hướng dẫn nhiệm vụ văn thư, lưu trữ so với những đơn vịtrực thuộc. Chỉ đạo triển khai tốt việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơquan và lưu trữ lịch sử dân tộc theo lao lý ; kiến thiết xây dựng và tiến hành triển khai kế hoạch xử lýtài liệu tồn dư tại những cơ quan ; Bố trí biên chế văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện kèm theo để công chức, viên chức văn thư, lưu trữ, nhất là ở những cơ quan, đơn vị chức năng cơ sở được nâng cao trình độ nhiệm vụ đạttiêu chuẩn theo pháp luật và tăng trưởng tổng lực, phân phối được nhu yếu công việctrong quá trình mới. 4.2. Đối với Ủy ban nhân dân huyện Phong Điền15Cần sớm có những giải pháp chỉ huy tăng cường những hoạt động giải trí nâng cao hiệu quảcông tác văn thư, lưu trữ. Cụ thể : Tiếp tục góp vốn đầu tư kinh phí đầu tư cho việc hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ như : thiết kế xây dựng, tái tạo kho lưu trữ, shopping trang thiết bị ; ứng dụng công nghệ thông tintrong văn thư, lưu trữ. Tổ chức nghiên cứu và điều tra khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ tiên tiến trong công tácvăn thư Đặc biệt chú trọng góp vốn đầu tư điều kiện kèm theo để ứng dụng công nghệ thông tin tronghoat động văn thư, lưu trữ. Quan tâm tạo điều kiện kèm theo kiến thiết xây dựng kho lưu trữ chuyên được dùng cho huyện để thuthập tài liệu của huyện vào lưu trữ để quản trị tránh thực trạng tài liệu nằm ở cácphòng ban dài ngày sẽ xảy ra thực trạng hư hỏng, mất mát tài liệu của nhà nước. Trang cấp thiết bị tân tiến Giao hàng cho công tác Văn thư lưu trữ ; Tổ chức cho cán bộ lưu trữ cấp huyện, sở được đi học tập kinh nghiệm tay nghề ở cácKho, Trung tâm lưu trữ lớn trên cả nước. KẾT LUẬN.Vai trò của công tác văn thư và lưu trữ so với hoạt động giải trí quản trị hành chínhnhà nước là rất quan trọng ; góp thêm phần bảo vệ thông tin cho hoạt động giải trí quản trị ; cungcấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng an toàn và đáng tin cậy Giao hàng những mục tiêu chính trị, kinh tế tài chính, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung ứng những thông tin quá khứ, những địa thế căn cứ, nhữngbằng chứng ship hàng cho hoạt động giải trí quản trị của những cơ quan. Giúp cho cán bộ, côngchức cơ quan nâng cao hiệu suất việc làm và xử lý giải quyết và xử lý nhanh gọn, đáp ứngđược những nhu yếu của tổ chức triển khai, cá thể. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện đi lại theo dõi, kiểm tra việc làm một cách có mạng lưới hệ thống, qua đó cán bộ, công chức hoàn toàn có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm tay nghề góp thêm phần triển khai tốt những tiềm năng quản trị : hiệu suất, chấtlượng, hiệu suất cao và đây cũng là những tiềm năng, nhu yếu của cải cách nền hành chínhnhà nước ở nước ta lúc bấy giờ ; Tạo công cụ để trấn áp việc thực thi quyền lực tối cao củacác cơ quan, tổ chức triển khai, cá thể. Góp phần giữ gìn những địa thế căn cứ, vật chứng về hoạtđộng của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát ; Góp phần bảo vệ bí mậtnhững thông tin có tương quan đến cơ quan, tổ chức triển khai, doanh nghiệp và những bí hiểm quốcgia. Từ những nguyên do nêu trên, hoàn toàn có thể thấy được nếu chăm sóc làm tốt công tác vănthư và lưu trữ sẽ góp thêm phần bảo vệ cho những hoạt động giải trí của nền hành chính nhà nướcđược thông suốt. Nhờ đó góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao quản trị hành chính nhà nước vàthúc đẩy nhanh gọn công cuộc cải cách hành chính lúc bấy giờ. Thiết nghĩ mỗi cơquan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai tròcủa công tác văn thư, lưu trữ để hoàn toàn có thể đưa ra những giải pháp tương thích nhằm mục đích đưa16công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị chức năng mình đi vào nề nếp và góp thêm phần tích cựcnâng cao hiệu lực hiện hành, hiệu suất cao quản trị của cơ quan, đơn vị chức năng. Đối với bản thân tôi, sau khi tiếp thu những chuyên đề lý luận về quản trị hànhchính nhà nước chương trình nhân viên do những thầy, cô giáo của Trường Chính trịNguyễn Chí Thanh giảng dạy, đã nhận thức được những yếu tố cơ bản về Quản lýhành chính nói chung và những yếu tố trực tiếp tương quan đến nghành việc làm củamình nói riêng. Từ những kỹ năng và kiến thức luận mà bản thân tiếp thu được qua khoá học và nhữngthực tế diễn ra trong những nghành nghề dịch vụ cá thể đang tham gia công tác. Với trách nhiệmcủa một công chức Nhà nước, tôi cố gắng nỗ lực vận dụng kiến thức và kỹ năng đã học, chủ trương củaĐảng, pháp lý của nhà nước để giải quyết và xử lý việc làm được tốt hơn. Góp phần cải cáchhành chính, hiện đại hoá hướng tới một nền hành chính hiệu lực thực thi hiện hành, hiệu suất cao. Xây dựng, duy trì và nâng cấp cải tiến liên tục hoạt động giải trí bảo vệ chất lượng so với những trách nhiệm, nhằmđáp ứng nhu yếu, nâng cao chất lượng trong công việcPhong Điền, ngày 20 tháng 4 năm 2013N gười thực hiệnĐồng Thị Bạch Vân17TÀI LIỆU THAM KHẢOPháp lệnh số 34/2001 / PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Ủy banthường vụ Quốc hội về Lưu trữ vương quốc. Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của nhà nước vềcông tác văn thư ; Nghị định số 111 / 2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 củaChính phủ lao lý cụ thể thi hành một số ít điều của pháp lệnh lưu trữ vương quốc. Quyết định Số : 13/2005 / QĐ-BNV 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ V / vviệc phát hành chính sách báo cáo giải trình thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ. Thông tư liên tịch số 01/2011 / TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nộivụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính. Nghị định số 09/2010 / NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của nhà nước sửađổi, bổ trợ một số ít điều của Nghị định số 110 / 2004 / NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm2004 của nhà nước về công tác văn thư. Nghị định số 14/2008 / NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của nhà nước Quyđịnh tổ chức triển khai những cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, Q., thị xã, thành phố thuộc tỉnh. Công văn số 425 / VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước Bộ Nội vụ hướng dẫn quản trị văn bản đi, văn bản đến. Công văn số 260 / VTLTNN-NVĐP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Cục văn thưlưu trữ nhà nước hướng dẫn thiết kế xây dựng quy định công tác văn thư và lưu trữ cơ quanChỉ thị số 08 / CT-UBND ngày 19 tháng 3 năm 2013 của quản trị Ủy Ban Nhân Dân tỉnhThừa Thiên Huế về việc cũng cố, tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàntỉnh Thừa Thiên HuếBáo cáo công tác văn thư, lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Phong Điền năm2010, 2011, 2012. Tài liệu tu dưỡng về quản trị hành chính Nhà nước ( chương trình chuyênviên ). 18

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2