Quyết định 1538/QĐ-UBND năm 2019 phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam, giai đoạn 2019-2024 Số hiệu 1538/QĐ-UBND – LawNet

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH, GIAI ĐOẠN 2019 – 2024

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM

Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015;

Căn cứ Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;

Căn cứ Nghị định số 60/2003/NĐ-CP
ngày 06/6/2003 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Ngân
sách nhà nước;

Căn cứ Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ
và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Thông tư số
06/2011/TT-BTTTT ngày 28/02/2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông Quy định về lập
và quản lý chi phí đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin;

Căn cứ Thông tư số
04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế
kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ;

Căn cứ Quyết định số
2995/QĐ-UBND ngày 01 tháng 10 năm 2013 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc phê duyệt
quy hoạch ngành Văn thư Lưu trữ tỉnh Quảng Nam đến năm 2020;

Căn cứ Kế hoạch số
692/KH-UBND ngày 01 tháng 02 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn
thư, lưu trữ năm 2019;

Theo Công văn số
493/STC-HCSN ngày 04/3/2019 của Sở Tài chính, Công văn số 283/STT&TT-CNTT
ngày 09/4/2018 của Sở Thông tin và Truyền thông và đề nghị của Giám đốc Sở Nội
vụ tại Tờ trình số 973/TTr-SNV ngày 10/5/2019,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.
Phê duyệt Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch
sử tỉnh, giai đoạn 2019-2024 (sau đây gọi tắt là Đề án), với các nội dung chính
như sau:

1. Mục tiêu, yêu cầu của Đề
án

1.1. Mục tiêu

a ) Mục tiêu tổng quát
– Chuyển phương pháp hoạt động giải trí của lưu trữ truyền thống cuội nguồn ( lưu trữ giấy ) sang lưu trữ tân tiến ( lưu trữ điện tử ) .
– Thống nhất việc thiết kế xây dựng cơ sở tài liệu lưu trữ, tăng cường hiệu suất cao trong việc quản trị và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, phân phối thông tin Giao hàng nhân dân được nhanh gọn, đúng mực và kịp thời .
– Kéo dài tuổi thọ, dữ gìn và bảo vệ và bảo hiểm tài liệu lưu trữ bản gốc .
b ) Mục tiêu đơn cử
– Trang bị, kiến thiết xây dựng mạng lưới hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin đồng điệu, văn minh, tương thích cho việc số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử vẻ vang .
– Xây dựng mạng lưới hệ thống thông tin ship hàng những nhu yếu quản trị, tra cứu tài liệu lưu trữ và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ đã được số hóa ;
– Hạn chế tài liệu giấy bị hư hỏng, xuống cấp trầm trọng về mặt vật lý do phải lưu thông liên tục trong quy trình khai thác và sử dụng .
– Bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có trình độ trình độ nhiệm vụ sâu xa và kỹ thuật thành thạo về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác làm việc lưu trữ ;
– Tạo lập cơ sở tài liệu tài liệu lưu trữ theo đúng pháp luật của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, giúp việc quản trị, khai thác tài liệu tại Lưu trữ lịch sử dân tộc khoa học, thuận tiện .
– Nâng cấp, triển khai xong Phần mềm lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử dân tộc, sau này sẽ sử dụng làm Phần mềm lưu trữ chạy trên thiên nhiên và môi trường Internet và tiến tới thiết lập cho toàn bộ những đơn vị chức năng, cơ quan có nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử dân tộc, tạo thành khối cơ sở tài liệu đồng điệu, thống nhất trên toàn tỉnh ( nộp lưu file giấy và file điện tử ) .

1.2. Yêu cầu

– Tài liệu số hóa phải là tài liệu có tính pháp lý, có giá trị cao và tiếp tục được tra cứu, sử dụng .
– Việc số hóa tài liệu phải bảo vệ tính pháp lý, tính trung thực của hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình tiến độ số hóa tài liệu tại Phần mềm lưu trữ .
– Tài liệu lưu trữ sau khi được quét ( scan ) xong phải được lưu dưới dạng những file điện tử và tích hợp vào cơ sở tài liệu trên Phần mềm lưu trữ theo từng hồ sơ và từng văn bản .
– Không được hủy tài liệu giấy có giá trị dữ gìn và bảo vệ vĩnh viễn sau khi tài liệu đó được số hóa .

2. Nội dung số hóa tài liệu
lưu trữ:

Quy trình số hóa tài liệu được triển khai theo những bước như sau :
– Bước 1 : Lập kế hoạch tích lũy CSDL
– Bước 2 : Chuẩn hóa và quy đổi tài liệu
– Bước 3 : Số hóa tài liệu
– Bước 4 : Kiểm tra mẫu sản phẩm
– Bước 5 : Nghiệm thu và chuyển giao loại sản phẩm

3. Kinh phí thực hiện Đề án

3.1. Nguồn kinh phí:

Ngân sách chi tiêu tỉnh, cấp theo lộ trình hàng năm, từ 2019 – 2024 .

3.2. Kinh phí thực hiện:

Tổng kinh phí thực hiện Đề án: 9,109,461,754
đồng (bao gồm thuế VAT).

(Bằng chữ: Chín tỷ một trăm
lẻ chín triệu bốn trăm sáu mươi mốt nghìn bảy trăm năm mươi bốn đồng);

Trong đó :

– Chi phí sử dụng nhân công
viên chức tại Trung tâm: 1,312,313,777 đồng

– Chi phí ngân sách được cấp: 7,797,147,977
đồng

(có phụ lục 01 tổng dự toán
kèm theo)

3.3. Kinh phí chi tiết

a) Chi phí đầu tư trang thiết bị
(phòng server, máy chủ, phần cứng, phần mềm, thiết bị văn phòng, hệ thống báo
cháy): 1,630,766,960, gồm:

+ Phòng sever, server : 925,987,900 đồng ;
+ Phần cứng : 504,798,500 đồng ;
+ Phần mềm : 199,980,560 đồng ;

(kèm theo phụ lục 02)

b ) Chi tiêu triển khai số hóa

– Đơn giá số hóa: Theo quy định
tại Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23/6/2014 của Bộ Nội vụ; Đề án được xây dựng
ở thời điểm năm 2019, áp dụng mức lương cơ sở là 1.390.000 đồng theo quy
định tại Nghị định số 72/2018/NĐ-CP ngày 15/5/2018 của Chính phủ để tính chi
phí nhân công số hóa. Đề án sẽ được thực hiện ổn định trong 06 năm (2019-2024);
tổng số nhân viên thực hiện số hóa là 10 người với 560 mét tài liệu. (có
phụ lục 03 thống kê phông kèm theo).

– Tổng kinh phí nhân công thực hiện
toàn bộ tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử là: 7,031,855,604 đồng;
trong đó:

– Chi phí nhân công thuê ngoài:
5,719,541,827 đồng

– Chi phí sử dụng nhân công
viên chức tại Trung tâm:1,312,313,777 đồng c) Chi phí văn phòng phẩm: 293,953,936
đồng.

d) Chi phí khác: 152,885,255
đồng.

3.4. Bố trí kinh phí

– Kinh phí thực thi Đề án được cấp từ Ngân sách chi tiêu tỉnh và cấp trực tiếp cho Chi cục Văn thư – Lưu trữ Quảng Nam thường trực Sở Nội vụ ;
– Kinh phí được cấp theo hàng năm, phân chia theo lộ trình triển khai Đề án, mở màn từ năm 2019 đến năm 2024 .

+ Giai đoạn I: Từ tháng 05/2019
đến tháng 12/2020: 2,890,863,000 đồng

+ Giai đoạn II: từ tháng
01/2021 đến tháng 12/2022: 2,748,877,000 đồng

+ Giai đoạn III: từ tháng
01/2023 đến tháng 12/2024: 2,157,407,000 đồng

4. Lộ trình thực hiện Đề án

4.1. Thời gian thực hiện: Thời
gian triển khai thực hiện: từ năm 2019 đến hết năm 2024.

4.2. Lộ trình thực hiện

a ) Giai đoạn chuẩn bị sẵn sàng Đề án : Từ tháng 9 đến tháng 12/2017 : Xây dựng Đề án trình những cấp có thẩm quyền phê duyệt .
b ) Giai đoạn tiến hành, triển khai Đề án : Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2024, được chia làm 3 quá trình, đơn cử :
+ Giai đoạn I : Từ tháng 05/2019 đến tháng 12/2020 : Nâng cấp ứng dụng, góp vốn đầu tư máy móc thiết bị, triển khai số hóa Phông Ban Thi đua – Khen thưởng ;

+ Giai đoạn II: từ tháng
01/2021 đến tháng 12/2022: thực hiện số hóa các Phông: Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở
Giao thông và Vận tải;

+ Giai đoạn III : từ tháng 01/2023 đến tháng 12/2024 : triển khai số hóa những Phông : Sở Tài nguyên và Môi trường ; Sở Tư pháp, Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Sở Công nghiệp ( Phông đóng ) ( nay là Sở Công Thương ), Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Văn hóa – tin tức ( Phông đóng ), Sở Lao động Thương binh và Xã hội, Chi cục Bảo vệ thực vật, Thanh tra tỉnh, Kho bạc nhà nước tỉnh, Trường Cao đẳng Y tế, Sở Xây dựng, Hội đồng nhân dân, Bảo hiểm xã hội tỉnh, Tài liệu kháng chiến trước 1975, Cục Thống kê, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Giáo dục và Đào tạo, Hồ sơ đi B, Văn phòng Ủy Ban Nhân Dân tỉnh, Ban Dân tộc, Chi Cục Thuế Tam Kỳ .

(có phụ lục 04 lộ trình thực
hiện kèm theo)

Điều 2.
Tổ chức thực hiện

1. Giám đốc Sở Nội vụ : Xây dựng kế hoạch, chỉ huy Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức triển khai tiến hành thực thi Đề án ; quản trị, theo dõi tiến trình thực thi Đề án ; định kỳ báo cáo giải trình Ủy ban nhân dân tỉnh hiệu quả tiến hành thực thi Đề án .
2. Giám đốc Sở Tài chính : Thẩm định, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh sắp xếp kinh phí đầu tư thực thi Đề án ; hướng dẫn Sở Nội vụ lập dự trù kinh phí đầu tư ( hàng năm ), sử dụng kinh phí đầu tư đúng mục tiêu và triển khai thanh, quyết toán đúng lao lý hiện hành .
3. Giám đốc Sở tin tức và Truyền thông : Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc duy trì đường truyền, bảo vệ dung tích lưu trữ cho Phần mềm lưu trữ để Chi cục Văn thư – Lưu trữ thực thi có hiệu suất cao Đề án số hóa tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ Lịch sử tỉnh .

Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở:
Nội vụ, Tài chính, Thông tin và Truyền thông; Chi cục trưởng Chi cục Văn thư –
Lưu trữ và các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Quyết định có hiệu lực hiện hành kể từ ngày ký. / .

PHỤ LỤC I

BẢNG TỔNG HỢP DỰ TOÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1538/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2019 của
UBND tỉnh Quảng Nam)

ĐVT:
đồng

PHỤ LỤC II

BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ MUA SẮM THIẾT BỊ VÀ PHẦN MỀM
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1538/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2019 của
UBND tỉnh Quảng Nam)

ĐVT:
đồng

PHỤ LỤC III

THỐNG KÊ PHÔNG LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1538/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2019 của
UBND tỉnh Quảng Nam)

PHỤ LỤC IV

LỘ TRÌNH THỰC HIỆN ĐỀ ÁN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1538/QĐ-UBND ngày 27 tháng 5 năm 2019 của
UBND tỉnh Quảng Nam)

+
Giai đoạn II: từ tháng 01 năm 2021 đến tháng 12 năm 2022

+
Giai đoạn III: từ tháng 01 năm 2023 đến tháng 12 năm 2024

Source: https://vh2.com.vn
Category : Lưu Trữ VH2